Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

®
®
Formation Microsoft Excel 2010
Créer des requêtes pour une
nouvelle base de données
Contenu du cours
• Vue d’ensemble : les requêtes sont très
importantes
• Leçon : inclut sept sections
• Tâches pratiques suggérées
• Contrôle des connaissances
• Aide-mémoire
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Vue d’ensemble : les requêtes
sont très importantes
Dans ce cours, vous allez apprendre à
créer des requêtes pour une base de
données Access. Les requêtes
constituent une partie essentielle de
toute base de données. Elles vous
permettent d’extraire des informations
significatives de votre base de données
et de répondre à d’importantes
questions d’ordre professionnel.
Ce cours est le quatrième d’une série
qui montre aux débutants comment
utiliser Access 2010.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Objectifs du cours
• Utiliser le Concepteur de requêtes pour créer une
requête Sélection qui retourne les données d’une
seule table
• Créer une requête Sélection qui vous demande
d’entrer des paramètres et retourne ensuite les
résultats qui correspondent à ces paramètres
• Utiliser une formule dans une requête pour calculer
une somme
• Utiliser l’Assistant Requête pour créer une requête
Sélection qui retourne les données de deux tables.
• Utiliser une expression pour concaténer les champs
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Obtenir des réponses à partir de vos
données
Blocs de construction d’une requête Sélection
Votre nouvelle base de
données de suivi des
biens est prête. Vous
disposez des tables, des
relations et des
données. L’étape
suivante consiste à créer
quelques requêtes. Elles
vous permettront de
répondre à des
questions importantes
et faciliteront la création
de formulaires et
d’états.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Obtenir des réponses à partir de vos
données
Blocs de construction d’une requête Sélection
Plus précisément, vous
allez créer des requêtes
de sélection. Elles
extraient les données,
les traitent et affichent
les résultats dans une
feuille de données.
Par exemple, si vous
souhaitez savoir qui
appeler quand un
ordinateur doit être
réparé, vous créez une
requête qui extrait les
noms et numéros de
téléphone appropriés.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Obtenir des réponses à partir de vos
données
Blocs de construction d’une requête Sélection
C’est ce qu’illustre
l’image. La requête
extrait les données sur
les biens à partir de la
première table, les noms
des techniciens à partir
de la deuxième table et
affiche le résultat de
manière exploitable.
Commençons par
examiner les différentes
parties d’une requête.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Bases de la création de requêtes de
sélection
Processus de base pour la création d’une requête
Access permet de créer
des requêtes de
sélection de deux
façons : le Concepteur
de requêtes et
l’Assistant Requête.
Indépendamment de
l’outil que vous utilisez,
certaines étapes
demeurent communes
quand vous créez une
requête Sélection.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Bases de la création de requêtes de
sélection
1 Commencez par choisir
une source
d’enregistrements pour la
requête. La source peut se
composer d’une ou de
plusieurs tables, d’une ou
de plusieurs requêtes, ou
d’une combinaison des
deux. L’image illustre une
table ouverte dans le
Concepteur de requêtes.
Processus de base pour la création d’une requête
2 Dans la source
d’enregistrements,
sélectionnez les champs
que vous voulez voir dans
la requête. L’image illustre
les champs dans le
Concepteur de requêtes,
mais vous procédez de
même dans l’Assistant
Requête.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Bases de la création de requêtes de
sélection
Processus de base pour la création d’une requête
3 Ajoutez un critère de tri, filtre
ou autre critère de sélection
à vos requêtes. Par exemple,
si vous utilisez les critères
illustrés dans l’image, la
requête ne retourne que les
données des biens acquis
après le 1er mai 2010. Vous
pouvez aussi utiliser les
critères qui vous invitent à
saisir des valeurs avant que la
requête ne s’exécute, comme
nous le verrons
ultérieurement dans le cours.
4 Quand vous avez fini d’ajouter
des champs et des critères de
sélection, exécutez la requête
pour voir si elle apporte les
résultats escomptés.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Utilisations des résultats de requête
Lorsque vous exécutez une
requête Sélection, Access
affiche les résultats dans
une feuille de données. Le
résultat est appelé jeu
d’enregistrements, et
vous pouvez l’utiliser de la
même façon qu’une feuille
de données.
Requête comme source de données pour un état
Par exemple, lorsque vous
ajoutez ou modifiez des
données, Access répercute
ces modifications sur les
tables qui font office de
sources d’enregistrements
pour votre requête.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Utilisations des résultats de requête
Requête comme source de données pour un état
Vous pouvez aussi utiliser
les jeux d’enregistrements
pour fournir les données
des formulaires, états ou,
même, d’autres requêtes.
Par exemple, si vous
voulez un état sur les
ordinateurs qui
nécessitent d’être
remplacés, vous pouvez
créer une requête qui
retourne ces données, puis
générer rapidement votre
état.
L’image illustre cela. La
requête ne retourne que
les enregistrements où un
bien a été marqué comme
devant être mis au rancart.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Utilisations des résultats de requête
Requête comme source de données pour un état
Les deux derniers cours de
cette série montrent
comment créer des
formulaires et des états qui
utilisent les requêtes comme
sources de données. Pour
l’heure, souvenez-vous que
contrairement aux tables,
les jeux d’enregistrements
n’existent pas physiquement
dans votre base de
données : Access stocke la
requête et n’affiche un jeu
d’enregistrements que
lorsque vous exécutez la
requête.
Aussi, créons une requête.
Nous allons commencer à
l’aide du Concepteur de
requêtes.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Requête sur une seule source
d’enregistrements
Le Concepteur de
requêtes offre le
meilleur contrôle qui
soit sur une requête
Sélection. Il facilite aussi
la création d’une
requête qui utilise une
seule table comme
source
d’enregistrements.
Utilisation du Concepteur de requêtes
Par exemple, ce type de
requête facilite
l’affichage des biens et
de leurs dates d’achat.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Requête sur une seule source
d’enregistrements
Voici comment procéder.
1 Sous l’onglet Créer, dans le
groupe Requêtes, cliquez
sur Création de requête.
Le concepteur démarre et
affiche la boîte de dialogue
Afficher la table. Sur le
ruban, l’onglet Créer
apparaît également.
2 Dans la boîte de dialogue,
Utilisation du Concepteur de requêtes
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
sélectionnez votre source
d’enregistrements. Vous
pouvez utiliser une
combinaison de tables et
de requêtes, et celles que
vous sélectionnez
apparaissent dans la
section supérieure du
concepteur.
Requête sur une seule source
d’enregistrements
Utilisation du Concepteur de requêtes
3 Dans la source
d’enregistrements, doublecliquez sur les champs que
vous voulez voir apparaître
dans votre jeu
d’enregistrements ou vos
résultats. Vos choix
apparaissent dans la
section inférieure du
concepteur.
4 Lorsque vous avez fini
d’ajouter les champs,
accédez à l’onglet Création
et, dans le groupe
Résultats, cliquez sur
Exécuter.
Votre jeu d’enregistrements
apparaît sous forme de
feuille de données.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Créer une requête de sorte qu’elle
demande une entrée
Le type de requête que
vous avez créé dans la
section précédente peut
retourner une multitude
de données. Une solution
courante pour limiter la
quantité de données
retournées par une
requête consiste à utiliser
un paramètre.
Utilisation des critères dans une requête
En bref, les paramètres
permettent à l’utilisateur
d’entrer des valeurs avant
que la requête ne soit
lancée. Les paramètres
constituent un type de
filtre que vous intégrez à
votre requête.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Créer une requête de sorte qu’elle
demande une entrée
Voici comment utiliser
des paramètres dans vos
requêtes :
1 Ouvrez la requête en mode
Création, et, dans la ligne
Critères du champ que
vous voulez filtrer, entrez
votre paramètre. Par
exemple, vous pouvez
utiliser les critères figurant
dans l’image.
Utilisation des critères dans une requête
2 Lorsque vous exécutez la
requête, les critères vous
demandent d’entrer une
date de début et une date
de fin, et retournent
seulement les
enregistrements situés
entre les dates que vous
spécifiez.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Utiliser une formule dans une requête
Une autre solution
courante pour modifier
les critères de sélection
d’une requête consiste à
ajouter une fonction.
Utilisation d’une fonction dans une requête
Par exemple, si vous
souhaitez savoir quelle
somme votre entreprise
a dépensée pour les
fournitures de bureau
l’année écoulée, vous
pouvez ajouter une
fonction d’agrégation à
la requête et la somme
apparaîtra dans les
résultats.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Utiliser une formule dans une requête
1 Ouvrez la requête en
mode Création.
2 Sous l’onglet Créer, dans
le groupe
Afficher/Masquer,
cliquez sur Totaux. La
ligne Total apparaît dans
le concepteur.
Utilisation d’une fonction dans une requête
3 Dans le champ où vous
voulez utiliser la
fonction, cliquez sur la
ligne Total et
sélectionnez une
fonction dans la liste.
4 Lorsque vous exécutez la
requête, les résultats
incluent vos calculs.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Requête sur plusieurs sources
d’enregistrement
Utilisation de l’Assistant Requête pour créer une
requête multisource.
Vous pouvez utiliser plusieurs
tables, ou d’autres requêtes,
comme source
d’enregistrement pour une
nouvelle requête. De fait,
votre requête va porter sur
un bien plus grand nombre
de sources. Les requêtes sur
plusieurs sources permettent
de répondre à des questions
telles que savoir de quel
fournisseur provient tel ou tel
bien.
L’Assistant Requête constitue
la solution la plus simple
pour commencer à créer des
requêtes sur plusieurs
sources, en particulier si vous
débutez dans Access.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Requête sur plusieurs sources
d’enregistrement
1 Sous l’onglet Création,
dans le groupe
Requêtes, cliquez sur
Assistant Requête.
2 Terminez l’Assistant.
Sélectionnez les tables et
les champs que vous
voulez utiliser comme
source d’enregistrement,
et ...
Utilisation de l’Assistant Requête pour créer une
requête multisource.
3 attribuez un nom
descriptif à votre
nouvelle requête, en
évitant d’utiliser des
espaces dans le nom.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Suggestions d’exercices pratiques
1. Créez une requête Sélection à partir d’une seule table.
2. Faites en sorte qu’une requête demande une entrée
(ajoutez un paramètre).
3. Ajoutez un champ calculé à une requête.
4. Mettez en forme le champ calculé.
5. Créez une requête à partir de plusieurs tables
6. Concaténez les champs avec une expression.
Exercices pratiques en ligne (nécessite Access 2010)
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Contrôle des connaissances question 1
Lorsque vous commencez par créer une requête, vous
sélectionnez : (Choisir une réponse)
1. Une source d’enregistrements.
2. Une table système.
3. Un jeu d’enregistrements.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Contrôle des connaissances question 1
Lorsque vous commencez par créer une requête, vous
sélectionnez :
Réponse :
1. Une source d’enregistrements.
La source d’enregistrements peut être une combinaison de
tables et de requêtes.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Contrôle des connaissances question 2
Vous utilisez des critères dans une requête quand vous
devez : (Choisir une réponse)
1. Garantir que vos données sont correctement mises en
forme
2. Ajouter des formules à une table
3. Trier, filtrer ou limiter les résultats retournés par la
requête
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Contrôle des connaissances question 2
Vous utilisez des critères dans une requête quand vous
devez :
Réponse :
3. Trier, filtrer ou limiter les résultats retournés par la
requête
Les critères peuvent être assez puissants, aussi. Par
exemple, vous pouvez utiliser les critères pour trouver les
enregistrements qui correspondent aux personnes qui
habitent dans une ville donnée et dont les anniversaires
tombent entre les dates spécifiées.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Contrôle des connaissances question 3
Pour pouvoir utiliser plusieurs tables comme source
d’enregistrements, ces tables doivent :
(Choisir une réponse)
1. Être ouvertes en mode Feuille de données
2. Participer à une relation
3. Ne pas servir de source d’enregistrements pour une
autre requête
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Contrôle des connaissances question 3
Pour pouvoir utiliser plusieurs tables comme source
d’enregistrements, ces tables doivent :
Réponse :
2. Participer à une relation
Si les tables ne font pas partie d’une relation, la requête
retourne toutes les données de chaque table et les résultats
ne sont presque jamais significatifs.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Contrôle des connaissances question 4
Une expression est : (Choisir une réponse)
1. Une formule stockée dans une ou plusieurs tables de
base de données.
2. Une formule qui calcule simplement les dates.
3. Un objet qui peut effectuer des calculs et d’autres
tâches telles que la validation des données.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Contrôle des connaissances question 4
Une expression est :
Réponse :
3. Un objet qui peut effectuer des calculs et d’autres
tâches telles que la validation des données.
Ce cours vous a montré différentes façons d’utiliser les
expressions. L’Aide-mémoire qui est référencé à la fin vous
permet d’accéder à de plus amples informations sur celles-ci.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Contrôle des connaissances question 5
Ce cours vous a expliqué tout ce que vous devez savoir sur les
requêtes. (Choisir une réponse)
1. Vrai.
2. Faux.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Contrôle des connaissances question 5
Ce cours vous a expliqué tout ce que vous devez savoir
sur les requêtes.
Réponse :
2. Faux.
L’Aide-mémoire, qui est référencé sur la diapositive
suivante, vous permet d’accéder à de plus amples
informations. Ne manquez pas l’occasion.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Aide-mémoire
Pour un résumé des tâches abordées dans ce cours,
reportez-vous à l’ Aide-mémoire.
Créer des requêtes pour une nouvelle base de données