Guide d`informatisation de votre système comptable

Le
Management
Guide
d’informatisation
de votre
système comptable
Un supplément du Management
Volume VIII, Numéro 4, 1999/2000
Un supplément du Management
« Comprendre et utiliser les systèmes de gestion financière pour la prise de décisions »
Volume VIII, Numéro 4, 1999/2000
Guide d’informatisation de votre système comptable
Dans ce supplément
Prendre la décision d’informatiser ............................ 4
Examen de l’avantage de l’informatisation ......... 4
Revoir les limites et dangers .................................. 6
Se préparer à l’informatisation ................................. 7
Evaluer les besoins en gestion et comptabilité ..... 7
Evaluer l’état de préparation de votre organisation ..................................................................... 8
Mettre en oeuvre votre projet d’informatisation ... 10
Mettre sur pied l’équipe du projet ....................... 10
Préparer les documents d’orientation ................ 10
Revoir le système actuel ...................................... 11
Mettre au point les modifications proposées ..... 11
Choisir et acheter le logiciel ................................ 11
Installer le matériel et le logiciel et saisir
l’information préliminaire .................................. 12
Préparer et former le personnel .......................... 13
Suivre et évaluer .................................................. 13
Exemple de calendrier d’exécution ..................... 14
Choisir et acheter le logiciel .................................... 16
Définir les besoins du point de vue logiciel ......... 16
Comprendre les modules de progiciels ............... 17
Modules de logiciel comptable et leurs
fonctions .............................................................. 18
Evaluer les options en matière de logiciels et de
vendeurs .............................................................. 21
Outil d’évaluation du logiciel et du vendeur ....... 23
Adapter le logiciel à vos besoins ............................. 25
Ressources choisies sur l’Internet ............................ 26
Un système de gestion financière efficient et
efficace dépend de la disponibilité de données
financières exactes et opportunes. Généralement, ces
données sont fournies par le système comptable
d’une organisation. Suite à des facteurs tels que
l’expansion, l’exigence de nouveaux rapports,
Guide d’informatisation de votre système comptable
l’importance de créer un système viable, ainsi que la disponibilité de technologies à coûts relativement faibles, de plus
en plus d’organisations mettent en place un système de
comptabilité informatisé qui leur fournira les données dont
elles ont besoin au moment voulu. La tâche peut sembler bien
lourde pour les responsables qui doivent planifier et mettre en
œuvre un système de comptabilité informatisé. Ce guide vise
à aider ceux qui se trouvent devant un tel choix pour qu’ils
puissent envisager certains des facteurs se rapportant à l’informatisation ou à la modernisation d’un système comptable.
La plupart des organisations évoluent tout au long d’une
progression de systèmes comptables. Généralement, elles
démarrent avec un système manuel (sur papier) puis passent à
un système mixte d’outils sur papier et de tableur informatique et enfin, adoptent un seul système informatisé. Souvent,
ce système informatisé est un ensemble de plusieurs systèmes
ou programmes qui placent les données dans des tableurs ou
des bases de données. Les améliorations au niveau du matériel
et du progiciel font qu’il est maintenant facile de passer d’un
ensemble d’outils sur papier et de tableur à un système
informatisé, ou encore à perfectionner un système existant. La
diminution du coût du matériel informatique et des logiciels
réduit également l’engagement financier nécessaire pour
procéder à ce changement.
Ce guide a été rédigé pour assister les responsables qui se
demandent s’ils veulent ou non informatiser leur système
comptable ou qui sont en train de se préparer ou encore
d’appliquer une décision déjà prise de passer à l’informatisation. Les responsables qui évaluent les besoins d’informatisation du système comptable de leur programme veulent faire
des recommandations en technologie à leurs bureaux régionaux ou centraux, ou mettent en œuvre de nouveaux systèmes
informatiques ou modernisent leur système comptable.
Le guide donne une vue d’ensemble de toutes les démarches liées à l’informatisation ou au perfectionnement d’un
système comptable, de la décision de passer à l’informatisation, à la préparation à l’informatisation et à la mise en œuvre
d’un projet d’informatisation. Il se concentre sur une étape clé
du processus : le choix et l’achat du logiciel. Le guide présente des listes de questions aidant à identifier les problèmes
3
du système actuel et à comprendre si l’informatisation
aidera effectivement à résoudre ces problèmes. Il fournit
également un outil qui vous aidera à évaluer les
progiciels et les vendeurs et à comprendre comment ils
peuvent ou non répondre à vos besoins.
Ce supplément a été rédigé par Amos Kimunya, Paul
Fishstein et Natalie Gaul. Amos Kimunya est Directeur
de Matrix Development Consultants à Nairobi, au Kenya.
Il a travaillé avec des organisations non gouvernementales (ONG) au Kenya, au Nigeria, en Tanzanie et au
Royaume-Uni dans le domaine de la gestion financière,
des systèmes financiers et de la viabilité. Paul Fishstein
et Natalie Gaul sont Responsables supérieurs de Programme auprès du projet de Développement de Gestion
de la Planification familiale de Management Sciences for
Health. Paul Fishstein a travaillé avec des ONG en Asie
et en Europe de l’Est sur les questions de viabilité. Il est
le codirecteur du Domaine de Gestion financière de
MSH. Natalie Gaul a travaillé avec des ONG et des organisations du secteur public en Asie, aux Caraïbes et en
Europe de l’Est sur les systèmes de comptabilité, la
gestion financière et les opérations et la gestion de projet. Les auteurs et les rédacteurs aimeraient faire mention
du travail et de la contribution de Cheryl Davis Ivey,
Directrice exécutive du Conseil national de Santé reproductive à Kingston, en Jamaïque.
Prendre la décision
d’informatiser
La décision d’informatiser votre système comptable
dépend généralement de vos besoins d’avoir accès à des
données exactes, constantes et opportunes, disponibles
sous diverses présentations et formes. Avez-vous déjà en
place un bon système sur papier ? Trouvez-vous que votre
personnel comptable passe trop de temps à remplir
manuellement les tableurs ? Etes-vous frustrés parce que
vous n’êtes pas en mesure de faire le test de nouveaux
scénarios de coûts en utilisant de nouvelles informations ? Les bailleurs de fonds mettent-ils plus de temps à
débloquer le financement à cause de retards dans la
présentation de vos comptes rendus ? Si vous répondez «
oui » à l’une de ces questions, votre organisation pourra
effectivement profiter de l’informatisation ou du perfectionnement de votre système comptable.
Examen de l’avantage de l’informatisation
L’informatisation de votre système comptable comporte de nombreux avantages tangibles et intangibles. Le
tableau suivant est un bref survol des avantages d’un
système de comptabilité informatisé qui fonctionne bien.
Envisager l’informatisation : besoins et avantages
Besoins du responsable
Les responsables ont besoin
d’informations opportunes et
exactes pour prendre des
décisions
Les responsables doivent
identifier et résoudre les
problèmes
4
Avantages d’un système informatisé
•
Le système vérifie automatiquement les numéros de compte et rejette les
données qui ne sont pas conformes aux critères prescrits
•
Les chèques ou les reçus qui manquent sont immédiatement notés
•
Les longs processus de compte rendu sont informatisés
•
Divers rapports peuvent être créés rapidement sur demande
•
Des informations peuvent être tirées lorsque celles-ci sont nécessaires
•
Le traitement et l’analyse de données sont plus rapides et plus exacts
•
Permet aux responsables de reconnaître plus facilement les problèmes ; par
exemple, recouvrement lent des comptes clients, baisse des ventes ou besoins
de liquidités
•
Elimine le besoin de faire une étude manuelle des comptes clients, une tâche
ennuyeuse qui prend du temps, surtout s’il y a des changements de personnel
Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
Envisager l’informatisation : besoins et avantages
Besoins du responsable
Les responsables doivent
examiner les données sous divers
angles pour prendre de bonnes
décisions de gestion
Les responsables doivent préparer plusieurs rapports différents
et présenter les informations
financières sous les différents
formats exigés par les organes
directeurs, les sources de
financement ou la direction
Les responsables sont plus efficaces relativement au coûts. En
d’autres mots, ils doivent faire
plus avec moins de ressources
Avantages d’un système informatisé
•
Les responsables peuvent utiliser le système pour étudier les données de
diverses manières ; par exemple, les dépenses peuvent être notées par
fournisseur, par article acheté, par unité ou par période
•
Le système permet de créer des rapports qui comparent les données par
période (par exemple, l’année actuelle et l’année précédente), et fournissent
des informations sur les tendances (par exemple, croissance ou déclins)
•
De meilleures capacités de compte rendu permettent aux responsables de
suivre les dépenses par rapport aux rubriques budgétaires, de contrôler les
soldes des comptes et de projeter les futurs besoins de trésorerie
•
Un seul système informatisé peut fournir les données dont les responsables
financiers et les responsables de programmes ont besoin
•
Les contrôles monétaires et de stock sont effectués plus facilement
•
Les organisations avec des bureaux ou points de services à plusieurs endroits
peuvent gérer leurs finances de manière plus coordonnée et constante et
partager les informations entre leurs centres de responsabilité
•
La présentation des rapports peut changer en appuyant simplement sur un
bouton ou en cliquant avec la souris
•
Une fois que des données exactes sont saisies dans le système, la plupart des
rapports peuvent être imprimés sur demande
•
Le personnel peut demander les données par courrier électronique, quand il
en a besoin, et répondre plus rapidement et facilement aux demandes de
compte rendu
•
Les responsables peuvent préparer facilement les rapports que leur demandent
les bailleurs de fonds ; par exemple, rapports avec pertes et profits, bilans,
balance de vérification et rapports spéciaux pour les bailleurs de fonds
•
Les besoins concernant les comptes rendus sont satisfaits plus rapidement,
avec moins d’effort
•
Les cabinets d’audit/commissaires aux comptes ont plus facilement accès aux
transactions passées ; par exemple, aux numéros de chèques, leur montant,
bénéficiaire et date, et voient ainsi diminuer le temps nécessaire pour fournir
ces informations et documentations pendant un audit
•
Permet à une organisation de réaliser une plus grande quantité de travail ou de
satisfaire à des besoins de rapports complexes malgré un personnel moindre
•
Utilise les caractéristiques et les fonctions de la technologie à base de
Windows qui permet à divers logiciels d’être compatibles et utilisés pour
diverses applications
•
Accroît la capacité d’emmagasinage de données. Permet aux responsables de
renforcer les systèmes existants ou de satisfaire à de nouveaux besoins commerciaux ou de gestion de manière efficace par rapport aux coûts
Guide d’informatisation de votre système comptable
5
Avant de prendre la décision d’informatiser, vous
devez déjà avoir en place un solide système de comptabilité. En effet, informatiser un système faible ne l’améliorera pas du jour au lendemain. L’encadré précédent a
montré certaines des « bonnes » raisons d’informatiser
votre système comptable. Voyons maintenant dans
l’encadré suivant certaines des « mauvaises » raisons.
« Mauvaises » raisons d’informatiser votre système comptable
•
« Tout le monde informatise… c’est la chose à faire. »
•
« Nos comptes sont tellement désorganisés… nous devrions les informatiser et les organiser. »
•
« On vient de nous donner quelques ordinateurs… nous devrions les utiliser. »
•
« Le Service des Finances n’est pas très efficace… il passe trop de temps à faire les comptes. »
•
« J’ai vu un nouveau logiciel dans une revue… c’est le plus récent, nous devrions l’acheter ! »
Revoir les limites et dangers
Certes, il existe maints avantages à informatiser un
système comptable, mais vous devez toujours examiner
soigneusement ce qu’un tel système peut vous rapporter
et comment il peut vous aider à traiter les données aux
fins de prendre des décisions. Envisageons les aspects
suivants :
•
Un système informatisé a besoin de données
exactes et à jour. Ce n’est pas parce que votre
système est informatisé qu’il est à jour ou sans
erreur. Il faut mettre à jour et contrôler régulièrement vos données.
•
Les ordinateurs ne peuvent pas résoudre les
problèmes de votre système comptable. Par luimême, un système informatisé ne peut pas consolider vos livres, améliorer la structure de votre
organisation, accroître votre efficacité ou améliorer la gestion. Il ne résoudra pas vos problèmes
tels qu’un personnel sous qualifié ou guère
motivé, de mauvaises compétences en gestion,
des politiques inadéquates ou des conditions
externes défavorables. L’informatisation n’améliorera pas un système comptable à problèmes,
mais elle peut améliorer un système qui fonctionne bien.
•
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L’informatisation de votre système comptable
peut demander l’acquisition de nouvelles
compétences dans votre organisation. Vous
aurez peut-être besoin de recruter de nouveaux
membres du personnel ou de former le personnel
existant. Vous devrez réorganiser votre service
comptable, laisser partir certaines personnes ou
recruter de nouveaux responsables. Le personnel
risque de résister à ces changements. Il vous
faudra consacrer temps et ressources pour l’orienter à la nécessité du nouveau système et à ses
avantages afin d’éviter retards ou échecs au
niveau de l’exécution de votre projet.
•
L’informatisation comporte des risques. Votre
personnel devra faire attention aux virus et autres
dangers pesant sur l’intégrité des données. Le
caractère confidentiel d’information délicate est
également un sujet à préoccupations et l’accès à
certaines informations devra peut-être être limité
à certaines personnes seulement. Des erreurs au
niveau de la saisie de données peuvent aboutir à
des calculs inexacts et à une représentation erronée du tableau financier de votre organisation.
Faîtes attention à ces types de risques afin de les
réduire au maximum.
•
L’informatisation comporte parfois des coûts
cachés. Ces coûts sont notamment les dépenses
de l’achat d’un équipement périphérique (unités à
zip, imprimantes secondaires) et les fournitures
nécessaires (cartouche, papier). Les coûts futurs
incluent ceux liés à la mise à jour du système, à
l’aide technique nécessaire et à l’emmagasinage
de données.
•
Il n’est pas toujours efficace d’informatiser le
système entier. Les essais faits pour tout informatiser en une seule fois peuvent aboutir à un
système qui est lourd, peu fiable, inefficace et qui
démoralise votre personnel. Une approche en
étapes est plus facile à gérer.
Prenez le temps nécessaire pour bien réfléchir sur ces
questions lorsque vous prenez la décision d’informatiser
de votre système comptable, que ce soit pour la première
fois ou pour perfectionner votre système actuel. Une fois
Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
que vous avez pris la décision d’informatiser ou de
moderniser, vous pouvez passer aux préparations nécessaires. En effet, une préparation soigneuse diminue
nettement le besoin de faire appel à une assistance technique de l’extérieur et réduit par ailleurs le coût général
de l’informatisation. Cette préparation vous permet
également de faire le travail préparatoire et de limiter
l’intervention de vendeurs ou de contractants au moment
où ceux-ci sont vraiment nécessaires.
Se préparer à l’informatisation
Tout au long de cette préparation, vous devez vous
poser des questions sur votre capacité organisationnelle,
vos systèmes existants, vos ressources humaines, l’espace
physique, vos ressources financières et vos besoins en
information. Trop souvent, la discussion liée à l’informatisation d’un système comptable se limite au choix du
logiciel. Cette vue étroite des choses ne tient pas compte
des maints autres facteurs pouvant faire de votre initiative une réussite ou un échec face aux besoins organisationnels devant être satisfaits. Vous devez notamment
évaluer vos besoins en gestion et comptabilité pour un
système informatisé et voir si votre organisation est prête
à cette informatisation.
Le tableau suivant fournit une brève liste de questions qui vous aideront à commencer à vous préparer à
l’informatisation.
Questions clés à poser lorsqu’on se prépare à l’informatisation
•
Quels sont les problèmes commerciaux ou de gestion que l’informatisation pourrait résoudre ou
minimiser ?
•
De quels types d’informations l’organisation requiert-elle du système de comptabilité informatisé pour
répondre aux questions commerciales ou de gestion et prendre les décisions de gestion ?
•
Qui recevra cette information ? Ces personnes bénéficieront-elles du fait que cette information est
désormais disponible dans de courts délais ? Quels sont les types de décisions en gestion qu’elles
pourront mieux prendre grâce à la disponibilité de cette information ?
•
Le financement est-il disponible pour l’informatisation ? Votre budget comporte-t-il des limites ?
Existe-t-il des conditions imposées à des bailleurs de fonds qui représentent une barrière à
l’informatisation ? Des informations plus opportunes et accessibles justifient-elles le coût de l’achat,
de l’installation et du maintien d’un système informatisé ?
•
Quelle est la capacité actuelle de technologie de l’information de votre organisation et peut-elle
soutenir l’informatisation ?
Evaluer les besoins en gestion
et comptabilité
Durant la phase préparatoire, vous devez examiner
les besoins en gestion de votre organisation et voir ce que
celle-ci attend de son système comptable. Travaillez avec
les autres cadres de votre organisation à répondre à ces
questions, soit lors d’une séance de brainstorming ou au
cours d’interviews individuelles ou collectives. Un grand
nombre d’organisations trouve qu’il est bon d’engager un
consultant pour travailler avec un groupe de responsables
pour déterminer les besoins organisationnels. Un consultant sera effectivement en mesure d’identifier les causes
véritables des problèmes de gestion, notamment ceux ne
pouvant pas être résolus en informatisant le système
comptable.
Quand vous évaluez vos besoins, il est particulièrement important de faire participer les responsables et le
Guide d’informatisation de votre système comptable
personnel de l’ensemble de l’organisation. Cela vous
aidera à avoir le point de vue de vos clients internes, à
savoir tous les éventuels utilisateurs du système
informatisé. Le temps que vous preniez à ce stade pour
faire participer toute une gamme d’utilisateurs et pour
déterminer ce qu’ils souhaitent et ce dont ils ont besoin
du système, permettra de susciter leur intérêt et leur
engagement pour le nouveau projet d’informatisation.
Vous pouvez également demander l’avis des principaux
bailleurs de fonds, organismes publics, commissaires aux
comptes, clients et fournisseurs pour voir comment
l’informatisation pourrait répondre à leurs besoins.
Le tableau suivant présente des exemples de questions
pour évaluer vos besoins en matière d’informatisation. Ces
questions sont données à titre d’exemple et les réponses
seront donc différentes d’une organisation à une autre.
7
Exemples de questions pour évaluer vos besoins en informatisation
Comment l’informatisation aidera-t-elle à atteindre les buts organisationnels ?
L’organisation est-elle complexe ? Dans quelle mesure la complexité a avoir avec la taille du budget, le
volume de transactions mensuelles et le nombre de personnels, bailleurs de fonds, devises utilisées, formations sanitaires, exercices fiscaux et utilisateurs de l’information comptable.
Qu’attendez-vous de votre système comptable ?
• Soutenir les tâches administratives quotidiennes, par exemple, inscriptions de patients et impression de
factures
• Noter les données comptables
• Faire le compte rendu de traitements fournis gratuitement
• Gérer les produits, médicaments et autres fournitures
Quelles informations souhaitez-vous tirer de votre système comptable et qui utilisera ces informations ?
• De quel type d’information avez-vous besoin ?
• Quels sont les rapports réalisés ?
• Qui les lira ?
• Quelle est la fréquence des rapports ?
• Quelles décisions ces rapports doivent-ils aider à prendre ?
Qu’est-ce que les responsables n’obtiennent pas avec le système actuel, par exemple, accès rapide à une
information de gestion exacte et utile ?
Quels sont vos plus grands problèmes ou préoccupations ? Quel est le pire gaspillage de temps dans votre
système de comptabilité actuel ?
Est-ce que l’organisation dispose d’un plan comptable pour répondre à la complexité susmentionnée ? Le fait
d’élargir ou de revoir le plan comptable améliorera-t-il la qualité des rapports ou de l’information financière ?
Quel est l’impact que vous souhaitez avoir grâce à l’informatisation ? Est-ce que vous souhaitez qu’elle
réduise votre temps d’analyse, accélère la saisie et le traitement de données, améliore l’exactitude, améliore
les contrôles, montre les tendances ou améliore la gestion des achats et des paiements ? Est-ce que l’impact
prévu justifie le coût de l’adoption du nouveau système ?
Quels sont les intrants du système ?
• Quelles sont les données qui doivent être saisies en détail dans le système informatisé ?
• Quelles sont les données qui doivent être saisies uniquement sous forme récapitulative ?
• Quelles sont les données qui doivent rester dans le système manuel et ne pas être saisies dans le
système informatisé ?
• Est-ce que certaines parties du système informatisé, tels les salaires, doivent être confiées à un tiers
parti ?
• Tous les bureaux et centres de santé de l’organisation doivent-ils être informatisés ? Seront-ils liés en
réseaux ?
Le système comptable doit-il être intégré à d’autres systèmes, par exemple, le paiement de salaires et
l’inventaire des fournitures ? Est-ce nécessaire ? Le cas échéant, comment les systèmes seront-ils reliés ?
Est-ce que de petits perfectionnements, peu chers du système actuel, pourraient résoudre vos besoins en gestion ?
D’autres solutions à vos besoins en gestion (formation du personnel, recrutement de personnel avec des
compétences différentes, modification de procédures de fonctionnement) ont-elles été explorées ?
Tous les besoins actuels et futurs ont-ils été identifiés ? (C’est un point d’importance critique car un grand
nombre d’organisations investissent dans des systèmes qu’elles dépassent rapidement !)
Evaluer l’état de préparation
de votre organisation
Si vous décidez que l’informatisation répondra de
fait aux besoins de votre organisation sur le plan gestion
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et comptabilité, posez les questions suivantes pour voir si
elle est prête à informatiser. Pour chaque question, le
tableau fournit une liste d’actions de suivi proposées.
Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
Voir si votre organisation est prête pour l’informatisation
Questions
Actions de suivi possibles
La direction s’est-elle engagée à l’informatisation du système comptable et
a-t-elle vérifié que tout le personnel clé
participe au processus ?
•
•
Organisez des réunions pour informer la direction des plans
Arrêtez le projet si la direction ne s’engage pas
L’organisation dispose-t-elle d’un personnel qualifié pour faire fonctionner
le système ?
•
•
Evaluez les compétences nécessaires
Mettez en place un programme de formation avant de procéder aux
changements du système
Recrutez le personnel avec les compétences nécessaires
•
Le personnel est-il prêt à accepter le
nouveau système ?
•
•
•
Le personnel est-il prêt à consacrer le
temps nécessaire à la formation et cette
formation peut-elle être intégrée aux
emplois du temps ?
•
Un système manuel acceptable et
fonctionnel est-il déjà en place ?
•
•
•
•
Informez le personnel des plans, expliquez les avantages d’informatiser au
personnel et à l’organisation dans son ensemble
Donnez au personnel l’occasion de poser des questions
Si nécessaire, rassurez le personnel en lui indiquant qu’il ne perdra pas son
travail
Formulez un plan de formation qui intègre la formation aux emplois du
temps
Expliquez les avantages du point de vue développement professionnel
Identifiez toute faiblesse du système actuel et renforcer le
Remettez l’informatisation à plus tard, à un moment où un système manuel
acceptable et fonctionnel est en place
Voyez si les améliorations ont éliminé la nécessité d’informatiser
Les responsables apprécient-ils et
utilisent-ils l’information produite
actuellement par le système manuel ?
•
Avez-vous un budget pour la formation,
l’entretien, le soutien et le perfectionnement du matériel informatique et des
logiciels (y compris le coût initial du
matériel) ?
•
Etablissez un budget réaliste et complet sur tous les aspects de l’informatisation et incluez le au budget annuel
Avez-vous identifié un soutien technique
local pour le système ?
•
•
Identifiez et évaluez le soutien technique local, si disponible
Si le soutien local n’est pas disponible, déterminez les procédures et les
coûts liés à l’obtention d’un tel soutien et décidez s’il faut ou non procéder
D’autres systèmes de soutien (téléphone,
Internet, ordinateurs) sont-ils disponibles,
adéquats et pratiques ?
•
Déterminez les faiblesses des systèmes de communication et de soutien et
formulez des plans pour les combler
Le service d’électricité est-il fiable ?
•
Vérifiez que le service d’électricité est adéquat et assurez une autre source
en cas de panne
Le contexte physique convient-il au
système informatisé ? Les fonds sont-ils
disponibles pour procéder aux améliorations nécessaires ?
•
Identifiez ce qui manque, estimez les coûts pour répondre à ces manques et
vérifiez que des fonds suffisants ont été budgétisés pour les améliorations
•
•
Identifiez les décisions que les responsables peuvent prendre grâce à cette
information
Réalisez une formation sur l’utilisation de l’information
Echangez les idées avec les responsables sur l’information dont ils ont
besoin
Guide d’informatisation de votre système comptable
9
Mettre en œuvre votre projet
d’informatisation
Un projet d’informatisation devrait engager toute une
gamme de membres du personnel et toucher de nombreux
départements et niveaux différents dans votre organisation. Vous devez mettre en place une équipe de projet,
fixer vos objectifs, vous rencontrer régulièrement, établir
les comptes rendus nécessaires, faire une évaluation
(dont une analyse des coûts), établir un budget réaliste et
un calendrier d’exécution avec des délais possibles. La
création d’une équipe du projet avec des membres
provenant de tous les domaines de l’organisation est un
aspect d’importance critique pour la réussite du projet.
En effet, la création d’une telle équipe illustre l’impact
du projet sur l’organisation entière et renforce l’engagement du personnel face à la fourniture de données
exactes et à l’utilisation des comptes rendus que le nouveau système va produire.
Les étapes suivantes vous aideront à réaliser votre
projet d’informatisation :
•
Mettre sur pied l’équipe du projet ;
•
Préparer les documents d’orientation ;
•
Revoir le système actuel ;
•
Mettre au point les modifications proposées au
système ;
•
•
Choisissez un responsable du projet pour superviser
le processus en entier, notamment pour coordonner les
réunions avec les fournisseurs, les consultants et le
personnel, et suivre et mettre à jour la direction quant aux
progrès réalisés. L’équipe du projet devra comprendre
des membres clés du service de comptabilité et des
responsables d’autres départements qui utiliseront les
nouveaux rapports. N’oubliez pas d’inclure le personnel
financier de première ligne qui travaillera tous les jours
avec le système, pas simplement les cadres. Si votre organisation compte déjà un service informatique, n’oubliez
pas d’inclure l’administrateur du système. Il faut également inclure tout consultant, volontaire ou autre personne
qui gèrera ou guidera le projet. Réunir une équipe dès le
début du processus permet d’assurer que tous les points
de vue sont représentés.
Préparer les documents d’orientation
Investissez le temps nécessaire au début du projet
pour préparer les documents officiels pour guider l’informatisation. Ces documents doivent être disponibles pour
que l’équipe puisse les utiliser et suivre les étapes de
réalisation qui faciliteront le processus lors de stades
ultérieurs. Les documents d’orientation devraient inclure
les aspects suivants :
•
Définition des besoins ;
Choisir et acheter le logiciel ;
•
Définition des objectifs ;
Installer le matériel et le logiciel et saisir
l’information préliminaire nécessaire ;
•
Cadre pour l’examen de systèmes existants ;
•
Budget ;
•
Préparer et former votre personnel ;
•
•
Suivre et évaluer le projet.
Termes de référence pour le fournisseur et les
consultants, si nécessaire ;
•
Calendrier d’exécution avec personnel
responsable des tâches ;
•
Plan de suivi et d’évaluation, y compris les jalons
de suivi et indicateurs de réussite.
La séquence de ces étapes dépendra de la taille et de
la complexité de votre organisation. Un calendrier
d’exécution est présenté à titre d’exemple sur le tableau
de la page 14.
Les sections ultérieures de ce supplément expliquent
davantage en détail deux aspects importants du choix et
de l’achat du logiciel pour votre projet d’informatisation : définir les logiciels nécessaires et évaluer logiciels
et vendeurs (à partir de la page 16).
10
Mettre sur pied l’équipe du projet
Budget. N’oubliez pas de faire un budget complet
avec toutes les ressources pour les formations, les fournitures et les réimpressions de formulaires.
Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
Calendrier d’exécution. Lorsque vais préparerez le
calendrier d’exécution, donnez-vous des délais réalistes
et faîtes particulièrement attention aux tâches qui
dépendent d’autres tâches devant être achevées en
premier. Il faut prévoir le temps nécessaire pour tester et
modifier le système. En effet, se fixer des délais guère
réalistes que vous ne pouvez pas respecter peut saper le
moral de personnel. Chaque fois que possible, évitez de
réaliser le projet à un moment déjà très chargé, par
exemple, à la clôture des comptes en fin d’année, afin de
diminuer l’impact du temps nécessaire pour transférer les
données du système manuel au système informatisé.
Revoir le système actuel
Avant de prendre des décisions concernant un nouveau système, l’équipe du projet doit faire un examen
complet des procédures internes et de la documentation
de l’organisation dont dépend le système de comptabilité
informatisé. Vous devez vérifier que les livres du système
sont consolidés et que l’information est exacte. L’équipe
devrait revoir les points suivants :
•
Besoins du personnel et des utilisateurs finaux ;
•
Procédures à tous les points de services et points
de saisie de données ;
•
Plans comptables, classements des comptes et
centres de coûts ;
•
Comptes rendus et conceptions budgétaires ;
•
Structures de codage pour les articles, tels que les
médicaments, les fournitures de planification
familiale et les activités du projet ;
•
Fichiers directeurs, tels que les comptes, les
coûts, les fournisseurs, les vendeurs et les
dossiers des patients ;
•
Contrôles à l’entrée, par exemple, formulaires de
saisie et contrôles de vérification.
Mettre au point les modifications
proposées
En fonction des résultats de l’examen du système,
l’équipe du projet devrait identifier les besoins insatisfaits par le système actuel et formuler des modifications
éventuelles qui aideront l’organisation à répondre à ses
besoins. Il est important d’expliquer les procédures et les
Guide d’informatisation de votre système comptable
besoins avant de choisir un nouveau logiciel. Tel que
noté auparavant, tout le personnel dont le travail sera
affecté par le nouveau système devrait participer à la
formulation des modifications. Ce personnel va de
l’utilisateur de première ligne, tel que le personnel
comptable, aux responsables de programme qui
utiliseront les rapports financiers pour prendre des
décisions afférentes au programme. Vous devrez peut-être
passer par plusieurs répétitions avant d’être satisfait,
mais ce temps n’est pas perdu. Envisagez d’organiser une
série de réunions d’une journée ou d’une demi-journée
pour que les représentants de tous les partis concernés
puissent revoir les modifications proposées. Pour cette
étape, l’équipe devrait :
•
Modifier les procédures et les formulaires
financiers, autant qu’il le sera nécessaire ;
•
Revoir le plan comptable et le plan de codage
connexe ;
•
Concevoir les rapports de gestion.
Choisir et acheter le logiciel
Cette étape vous aidera à définir vos besoins en
logiciels et à évaluer les modules des progiciels, les
progiciels et les vendeurs.
Définir les besoins en logiciels. Le logiciel dont
vous avez besoin dépend de facteurs tels que la taille de
votre organisation, le nombre et le type de transactions
qui doivent être saisies (par exemple, le nombre de
devises avec lesquelles vous travaillez et le volume de
services dont vous rendez compte) ainsi que les rapports
que vous devez préparer. Un bon vendeur devrait pouvoir
vous aider à définir ces besoins. Sa participation à
l’identification de vos besoins est une partie importante
du processus d’évaluation de ce vendeur. Par vous-même
ou avec l’assistance du vendeur, faites une recherche
préliminaire sur l’Internet et dans les revues commerciales et autres publications. Interviewez les organisations et les bureaux d’audit qui ont réalisé un projet
d’informatisation et demandez-leur s’ils peuvent recommander des vendeurs. Quand vous définissez vos besoins
du point de vue logiciel, vous devriez :
•
Faire un cahier de charge pour logiciels et le
soutien technique ;
•
Evaluer si vous avez besoin d’un logiciel
spécialisé pour les organisations à but non
lucratif.
11
Evaluer les modules des progiciels. Les modules des
progiciels sont analogues aux modules d’un système de
comptabilité classique. Les logiciels de bas de gamme
contiennent tous les modules en un seul ensemble, alors
que les logiciels de moyenne à haute qualité les vendent
séparément et vous permettent d’acheter et d’installer
uniquement ceux dont vous avez besoin. Lorsque vous
évaluez les modules de progiciel, il vous est conseillé de :
•
Déterminer les modules qui répondent le mieux à
vos besoins ;
•
Déterminer si vous avez besoin d’un logiciel de
bas ou haut de gamme.
Examiner les logiciels et vendeurs disponibles.
Lorsque vous contactez des vendeurs, demandez-leur leurs
références et le nom de leurs clients actuels. Demandez
également aux vendeurs de vous faire une démonstration
des progiciels. Demandez-leur de faire une démonstration
uniquement de quatre à six progiciels. Rappelez-vous que
tous les vendeurs cherchent probablement à vendre leurs
propres produits. Faites un examen technique des progiciels, négociez avec le vendeur et achetez le progiciel.
Lorsque vous évaluez les progiciels et les vendeurs, vous
devriez :
Contacter les références et les clients actuels des
éventuels vendeurs ;
•
Choisir le logiciel en fonction des critères
d’évaluation ;
•
Négocier les modalités avec le vendeur ;
•
Acheter le logiciel.
Ces trois dernières activités seront discutées plus en
détail dans la section « Choisir et acheter le logiciel » qui
commence à la page 16.
Installer le matériel et le logiciel et saisir
l’information préliminaire
La mise en œuvre d’un projet d’informatisation peut
prendre une année sinon davantage, à partir de l’installation initiale jusqu’à l’élimination progressive des systèmes d’informatisation manuels. Le vendeur du logiciel
sera en mesure de vous aider dans le cadre des étapes
suivantes :
•
Installer le matériel et autres technologies
d’information nécessaires ;
•
Installer le logiciel supplémentaire, par exemple
le logiciel de réseau ;
•
Installer le progiciel ;
•
Saisir les soldes de départ et autres informations
préliminaires nécessaires, notamment des
informations sur l’organisation, les vendeurs et
les clients ;
•
Commencer à exploiter le système informatique
en parallèle avec les systèmes existants (tel que le
système manuel) ;
•
Définir des critères d’évaluation pour le logiciel et
le vendeur ;
•
Préparer une liste de questions que vous allez
poser au vendeur ;
•
Demander des devis des vendeurs ou consultants ;
•
Choisir les meilleurs candidats aux fins d’examen
supplémentaire ;
•
Demander aux vendeurs de faire une
démonstration du logiciel pour le personnel ;
•
Faire un examen technique des logiciels retenus
sur la liste sélective en utilisant les critères
d’évaluation ;
Corriger tout problème au niveau du logiciel ou
des procédures de gestion financière ;
•
Diminuer l’utilisation du système manuel ;
•
Eliminer progressivement le système manuel.
•
12
•
Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
L’installation de l’équipement et du logiciel demande
une égale préparation des ressources humaines notamment la formation du personnel existant et l’éventuel
recrutement de nouveaux membres. Il n’est pas conseillé
d’attendre que le logiciel soit installé pour commencer à
former le personnel qui utilisera ce logiciel. L’élimination progressive des anciens systèmes peut se faire plus
rapidement si le personnel commence à prendre confiance en le nouveau système informatisé avant que
l’installation ne soit complète. Il est bon d’évaluer les
progrès et de réajuster périodiquement les calendriers.
Préparer et former le personnel
Souvent, une organisation se concentre sur le système même (matériel et logiciel) pendant l’informatisation et néglige de préparer et de former le personnel qui
utilisera le système pour prendre des décisions. Il est très
important que votre personnel comprenne le système.
Des orientations initiales et périodiques l’aideront à
utiliser le système efficacement et éviteront qu’il n’appréhende trop les changements suscités par le nouveau
système. La formation peut être organisée selon les
grandes catégories suivantes : formation générale en
informatisation, par exemple, traitement de texte, saisie,
tableurs ; formation se rapportant au système comptable ;
et compte rendu, interprétation et prise de décisions. Pour
cette étape, l’organisation devrait :
•
Fournir une formation ou une orientation
préliminaire sur le logiciel, avant la mise en
œuvre ;
•
Recruter le nouveau personnel, notamment le
personnel temporaire pour créer des bases de
données et saisir les transactions précédentes ;
•
Former le personnel existant ;
•
Revoir, si nécessaire, les positions, descriptions,
rôles et responsabilités ;
Guide d’informatisation de votre système comptable
•
Former un administrateur du système en matière
d’entretien du logiciel, mises à jour, consignation
de changements et systèmes de dépannage/
remplacement ;
•
Former le personnel comptable à l’utilisation des
modules du système ;
•
Former le personnel de gestion et de programme
pour qu’il puisse interpréter les comptes rendus.
Suivre et évaluer
Comparez périodiquement les progrès réalisés par
rapport aux repères définis au démarrage du projet pour
voir si les choses avancent comme prévu et pour que le
personnel reste informé et enthousiaste face aux
changements en cours. Des réunions périodiques seront
l’occasion pour le personnel de soulever certaines
questions relatives à la mise en œuvre, lui permettront
d’identifier les obstacles, de proposer des solutions et de
redistribuer temps et autres ressources plus efficacement.
A mesure que les conditions de l’informatisation
changent et que vous vous familiarisez avec ce qui
marche and ce qui marche moins bien, vous établirez
peut-être qu’il faudra modifier le temps projeté pour
l’informatisation. Faites des mises à jour régulières aux
partis concernés pour éviter les surprises désagréables et
susciter l’enthousiasme face aux accomplissements. Lors
d’une évaluation finale, examinez vos indicateurs de
réussite pour voir s’ils ont été atteints et, s’ils ne l’ont pas
été, déterminez les raisons de cet échec et notez tout
changement fait à la conception originale et le pourquoi
de ces changements.
Le diagramme Gantt suivant présente un exemple de
calendrier pour informatiser un système comptable.
Prière de noter que certaines tâches et étapes peuvent se
dérouler parallèlement.
13
Exemple de calendrier d’exécution pour un projet d’informatisation de la comptabilité
Mois 1
ACTIVITE
1
Mettre sur pied l'équipe du projet
Nommez les membres qui feront partie de l'équipe du projet
Identifiez le responsable du projet
Préparer les documents d’orientation
Préparez l’énoncé des besoins
Précisez les objectifs
Elaborez un cadre/plan pour l’examen du système existant
Etablissez le budget
Rédigez les termes de référence pour les consultants
Elaborez un calendrier d’exécution
Créez un plan de suivi et d’évaluation
Revoir le système actuel
Demandez au personnel (y compris les utilisateurs finals) quels sont leurs besoins
Révisez les procédures financières aux points de services et aux points de saisie de données
Révisez le plan comptable et le codage
Révisez les comptes rendus et formules budgétaires
Révisez les structures de codage existantes
Révisez les contrôles à l’entrée
Mettre au point les modifications proposées au système
Modifiez, si nécessaire, les procédures et formulaires financiers
Révisez le plan comptable et les plans de codage connexes
Créez les rapports de gestion
Choisir et acheter le logiciel
Formulez des cahiers de charge pour le logiciel et le soutien technique
Déterminez les modules de logiciel comptable nécessaires
Déterminez si un logiciel de haute gamme est nécessaire
Déterminez s’il est nécessaire d’employer un logiciel spécialisé en organisations à but non
lucratif
Formulez des critères d’évaluation pour le logiciel
Formulez une liste de questions pour les vendeurs
Demandez des devis des vendeurs de logiciels ou consultants
Choisissez les meilleurs candidats aux fins d’examen supplémentaire personnel
Demandez aux vendeurs/consultants de faire une démonstration du logiciel pour le personnel
Faîtes un examen technique des logiciels retenus sur la liste sélective en utilisant les critères
d’évaluation
Contactez les références et clients des éventuels vendeurs
Choisissez le logiciel en fonction des critères d’évaluation
Négociez les termes avec les vendeurs/consultants
Achetez le logiciel
Installer le matériel et le logiciel et saisir l’information préliminaire
Achetez et installez le nouveau matériel (si nécessaire)
Achetez et installez les logiciels supplémentaires (si nécessaire)
Installez le progiciel choisi
Saisissez l’information nécessaire de l’ancien système
Exploitez le nouveau système informatique en parallèle avec l’ancien système
Diminuez l’utilisation du système manuel
Eliminez progressivement l’utilisation de l’ancien système
Préparer et former le personnel
Faîtes une orientation générale sur le projet d’informatisation
Identifiez les fonctions et compétences nécessaires pour le nouveau système
Révisez les descriptions de tâches, rôles/responsabilités et titres (si nécessaire)
Recrutez le nouveau personnel (si nécessaire)
Formez le personnel comptable/financier à l’utilisation de nouveaux systèmes et modules
Formez l’administrateur du système à l’entretien du logiciel
Formez le personnel de gestion et de programme pour qu’il puisse interpréter les comptes
rendus
Suivre et évaluer
Comparez les progrès du projet par rapport aux repères/jalons
Documentez les obstacles et identifiez des solutions
Mesurez les indicateurs de succès pour voir s’ils ont été atteints
Identifiez les changements faits à la conception originale et les raisons pour lesquelles ils ont
été effectués
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Mois 2
2
3
4
5
X
X
X
X
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X
X
X
X
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6
7
8
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Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
Mois 3
Mois 4
9
10
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Mois 5
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Mois 6
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22
Mois 7
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Mois 8
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Environ 12 mois
Environ 12 mois
Environ 12 mois
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Guide d’informatisation de votre système comptable
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X
X
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X
15
Choisir et acheter le logiciel
Sun Accounting, Solomon IV, Navision, SCALA et SAP
sont des exemples de logiciels plus sophistiqués.
Le choix et l’achat du logiciel que vous utiliserez
pour informatiser votre système comptable est la décision
la plus importante que vous ayez à prendre tout au long
de ce processus d’informatisation. Il vous faudra examiner attentivement les capacités du logiciel par rapport aux
besoins d’informatisation de votre organisation. Vous
devrez évaluer les modules de logiciel comptable et
déterminer ceux dont vous aurez besoin. L’évaluation des
choix de logiciels et vendeurs représente une autre partie
importante de ce processus.
Un principe à suivre lorsque vous décidez d’acheter
et d’installer un logiciel, complexe ou non, consiste à
choisir le logiciel le plus simple qui réponde à vos besoins. Evitez d’utiliser un système plus grand ou plus
complexe que ne l’exigent vos besoins. Lorsque vous
prenez la décision, envisagez les aspects suivants :
Il faut être attentif et méthodique durante cette étape.
Cela augmentera vos chances d’avoir par la suite un
système de comptabilité informatisé efficace répondant à
vos besoins. Un grand nombre d’organisations achètent
des logiciels qui sont trop puissants et compliqués, dont
l’organisation n’a pas besoin, et qui sont difficiles à gérer
et onéreux à l’achat. Rappelez-vous qu’il n’est pas toujours possible qu’un système fasse tout ce que l’utilisateur lui demande sans devenir trop compliqué, cher ou
sans qu’il ne requière une trop grande main-d’œuvre.
Pesez attentivement d’une part les souhaits exprimés par
vos collègues et d’autre part, ce que l’organisation peut
réellement exécuter et facilement utiliser, ainsi que se
permettre financièrement.
Définir les besoins du point
de vue logiciel
Ces besoins dépendent de facteurs tels que le nombre
de devises utilisées par votre organisation et le besoin
d’avoir un système qui peut être adapté à vos besoins.
Les programmes les moins sophistiqués sont conçus pour
les petites entreprises. Généralement, elles n’ont qu’un
seul utilisateur, par exemple, l’administrateur ou le
comptable. Les programmes plus performants sont conçus pour les plus grandes entreprises munies d’un service
de comptabilité. Les programmes les plus performants
peuvent avoir de multiples utilisateurs d’un réseau local
ou alors, connecter plusieurs endroits dans le cadre d’un
réseau étendu. Le nombre d’employés d’une organisation
n’est pas important dans votre choix d’un logiciel. Il est
cependant essentiel de prendre en compte la complexité
des activités de l’organisation, par exemple, le nombre de
transactions gérées chaque mois, les besoins de sécurité,
le nombre de devises et les méthodes d’achat. Quickbooks, DacEasy, Pegasus, Capital Lite et Peachtree sont
des exemples de logiciels peu compliqués. Par contre,
16
•
Nombre de transactions ou de saisies qui doivent
être notées ;
•
Nombre de personnes qui saisiront les données et
les utiliseront ;
•
Nombre de devises ;
•
Problèmes de sécurité ;
•
Méthodes d’achat et coûts ;
•
Nécessité d’un logiciel spécialisé pour organisations à but non lucratif.
Nombre de transactions. Les systèmes de comptabilité modernes ne limitent généralement pas le nombre
de transactions permises, mais les systèmes peu avancés
sont généralement assez lents lorsqu’ils doivent gérer un
grand volume de données. Ils fonctionnent mieux quand
vous n’avez que quelques centaines de transactions par
mois. (Les transactions ont avoir avec le nombre de
chèques reçus, les frais et saisies de journal. Vous pouvez
déterminer le nombre actuel de transactions de votre
organisation à partir du système manuel existant.) Tenez
compte des futurs accroissements, liés à l’expansion ou à
de nouveaux financements qui poussaient augmenter
votre besoin de suivre de nouvelles données. Envisagez
également la complexité des transactions que vous notez.
Par exemple, facturez-vous tels frais à plusieurs projets,
bailleurs de fonds ou à des comptes du grand registre ?
Un système plus compliqué mis au point pour des platesformes plus grandes de bases de données, telles que
Oracle, Informix ou SQL Server, peut traiter des milliers
de transactions par jour sans les ralentir.
Nombre de devises. Des programmes plus simples
sont généralement utilisés pour une seule devise. Des
programmes plus sophistiqués permettent des saisies en
diverses devises. Ils comprennent un tableau de conversion des devises qui permet de faire des mises à jour
quand le taux de change baisse ou augmente. Ils permettent aussi de convertir en une seule monnaie que vous
retenez pour le compte rendu. Une autre caractéristique
liée à la devise pourrait être l’affectation automatique à
« Pertes et profits suite au taux de change ». Certains
Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
programmes qui travaillent avec de multiples devises ne
permettent en fait de ne maintenir qu’un seul taux de
change entre devises, ce qui n’est pas très utile pour la
plupart des organisations.
Sécurité. Les programmes moins performants
peuvent avoir un mot de passe qui limite l’accès, mais
qui permet généralement à l’utilisateur de modifier les
données préalables. S’il s’agit là d’une caractéristique
utile pour les organisations qui ne se préoccupent pas de
l’aspect sécurité, c’est pourtant un danger pour les
organisations plus grandes avec un personnel comptable
plus important. Les programmes plus sophistiqués offrent
une sécurité plus grande. L’administrateur peut limiter les
tâches que chaque utilisateur effectue. Par exemple, les
responsables de saisies de données et assistants financiers auront le droit de saisir les reçus, mais ne peuvent
pas ajouter de nouveaux codes ou modifier les rapports.
Dans les systèmes plus sophistiqués, la saisie et l’affichage s’effectuent en deux étapes, chaque étape disposant de contrôles. Une fois notées, les transactions ne
peuvent plus être modifiées, sauf en procédant à des
saisies d’ajustement. Le système crée alors des comptes
rendus montrant telle saisie et modification subséquente
faite par tel utilisateur.
Méthodes d’achat et coûts. Les programmes les
moins performants sont généralement vendus comme un
seul produit et vous aurez peut-être à acheter un produit
séparé pour chaque utilisateur. Les programmes les plus
avancés sont normalement vendus par module et le prix
peut varier avec le nombre prévu d’utilisateurs. Par
exemple, un logiciel de cinq utilisateurs qui comprend le
grand livre, les comptes fournisseurs et les comptes clients peut coûter quatre fois plus cher que le même logiciel destiné à un seul utilisateur. La version pour dix
utilisateurs du même logiciel avec des modules de plusieurs devises, contrôle de stock, achats et biens fixes
peut revenir 20 fois plus cher qu’un seul produit moins
performant. Les modules des progiciels sont discutés plus
en détail dans la section suivante, « Comprendre les
modules de progiciel ».
Besoin de disposer d’un logiciel spécialisé pour
organisations à but non lucratif. Certains logiciels sont
développés tout particulièrement pour des organisations à
but non lucratif. Ces logiciels sont généralement bien
développés du côté dons, comptabilité par fonds, et
comptes rendus pour bailleurs de fonds, et permettent de
nombreux niveaux de sous-classification des comptes.
Par exemple, un logiciel pour organisation à but non
lucratif peut allouer un chèque donné au code de compte
Guide d’informatisation de votre système comptable
des véhicules, au code de sous-compte pour un certain
véhicule, à une annexe de l’organisation ou au paiement
du bailleur de fonds finançant les véhicules.
La plupart des logiciels disponibles sont développés
pour des entreprises commerciales, mais les meilleurs
peuvent être adaptés aux besoins d’organisations à but
non lucratif, non gouvernementales ou sanitaires. Si votre
organisation a plusieurs comptes de bailleurs de fonds
avec des conditions spécifiques et si vous devez suivre
les dépenses par source de financement ou utiliser plusieurs devises, c’est probablement le logiciel à but non
lucratif qui vous conviendra le mieux.
Comprendre les modules
de progiciels
Les modules de progiciels correspondent aux modules d’un système comptable classique. Les principaux
modules de progiciel sont, le gestionnaire du système, le
grand livre, les comptes clients, les comptes fournisseurs,
l’inventaire, le paiement des salaires et les biens fixes. La
plupart des progiciels sophistiqués comportent ces modules, disponibles séparément, et vous pouvez choisir
d’acheter uniquement les modules dont vous avez besoin.
La plupart des progiciels moins performants comprennent
tous les modules dont vous avez besoin en un seul
ensemble et vous pouvez choisir les modules que vous
voulez installer et utiliser dans votre système.
Les modules que vous installez dépendront de facteurs tels que la taille et la complexité de votre organisation, votre système financier existant et l’expertise de
votre personnel comptable. Par exemple, un grand nombre d’organisations contractent à l’extérieure certaines
fonctions comptables, telles les salaires, qu’elles contractent à d’autres compagnies. Si vous choisissez de
contracter à l’extérieure cette fonction, vous aurez besoin
d’un module sur le paiement des salaires. Les petites
organisations qui n’enregistrent que quelques transactions peuvent marquer les comptes fournisseurs ou les
comptes clients dans des journaux tenus manuellement,
et afficher uniquement le récapitulatif des résultats dans
le module du grand livre à la fin de chaque mois. Cela
demande qu’elles installent le module du grand livre, et
non les modules des comptes clients ou des comptes
fournisseurs. Votre équipe devra consulter le personnel
comptable et revoir les normes juridiques lorsqu’elle
décidera des modules à informatiser.
L’installation de modules inutiles accroît le coût et la
complexité d’un système de finances informatisé. Il est
bon de faire appel à un expert pour identifier vos besoins
17
concernant les différents modules. N’oubliez pas de tenir
compte de l’expansion future et évaluez si vous pouvez
modifier un progiciel en ajoutant des modules supplémentaires à l’avenir si l’organisation s’agrandit ou s’il
faut revoir le système.
Le tableau qui suit décrit les fonctions qu’exécutent
les modules de progiciels utilisés le plus couramment.
N’oubliez pas que les noms des modules peuvent varier
d’un vendeur à l’autre et que certaines fonctions connexes peuvent être reliées dans le même module.
Modules de logiciel comptable et leurs fonctions
Module
Gestionnaire de
système
Grand livre (G/L)
Plan comptable
(sous module G/L)
Bilan
(sous module G/L)
Balance de vérification
(sous module G/L)
18
Fonctions
•
Contrôle le système comptable informatisé
•
Peut définir les fichiers directeurs, les tableaux à consulter et le matériel installé, avec
descriptions par service et emplacement
•
Peut contrôler la création des rapports
•
C’est le pivot du système de comptabilité informatisé
•
Reçoit les entrées des autres modules, par exemple, les comptes fournisseurs, les
comptes clients et les salaires sur une base journalière, hebdomadaire ou mensuelle
•
Crée des documents financiers clés, notamment la balance de vérification, bilan et
déclaration de pertes et profits
•
Permet aux utilisateurs de changer l’information préalablement affichée
•
Note les transactions financières qui n’ont pas été consignées dans d’autres modules
•
Crée des budgets, permettant à une organisation de suivre les différences entre les
résultats prévus et les résultats effectifs
•
Crée des audits détaillés à titre d’essai
•
En utilisant une série de codes, identifie et décrit les éléments d’actif, les recettes et les
dépenses et les fonds propres, suivis par le système
•
Influence la qualité et la complexité des rapports créés par le système
•
Doit être en mesure de créer les codes de compte de taille nécessaire et de traiter le
sous-codage au niveau du département, de l’emplacement, du projet, de la source de
financement ou des activités, si nécessaire
•
Suit la relation entre actif, passif et fonds propres
•
Doit être en mesure de créer des rapports sur les flux de trésorerie et les budgets
•
Doit être en mesure de créer des rapports qui répondent aux conditions juridiques et
répondent également aux besoins des bailleurs de fonds et responsables
•
Note les soldes de chaque compte, généralement sur une base mensuelle et fait des
essais/tests pour montrer aux utilisateurs si les saisies ont été affichées correctement
•
Dans la comptabilité traditionnelle à double entrée, reflète les biens et les dépenses
comme chiffres positifs (débits) et les fonds propres, recettes et dettes comme chiffres
négatifs (crédits)
Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
Modules de logiciel comptable et leurs fonctions
Module
Compte client (C/C)
Fonctions
•
Traite des revenus que touchera l’organisation des ventes à crédit, des prêts ou des dons
promis
•
Est souvent chargé de facturer les clients
•
A souvent la capacité de reconnaître les dépôts dans les comptes bancaires
•
Maintient généralement les fichiers directeurs sur les clients, avec les noms et les
adresses
•
Peut avoir la capacité d’imprimer une liste de l’argent due à l’organisation, identifie la
source et note l’échéance de la dette
Activités du point de
vente (sous module
C/C)
•
Peut être lié à l’inventaire ou C/C
•
Permet une mise à jour automatique des stocks et des ventes quand une vente est faite
en utilisant des registres informatisés ou des lecteurs de codes à barres
Compte fournisseur
(C/F)
•
Traite des sommes dues à d’autres (achats à crédit ou remboursement d’une dette)
•
Peut avoir la capacité d’imprimer des chèques par ordinateur aux vendeurs
•
Garde à jour les dossiers directeurs, par exemple avec des information sur les vendeurs
•
Est en mesure de noter les factures par date d’échéance et de reconnaître des conditions
spéciales de paiement (par exemple, des remises pour le paiement d’une facture avant la
date due)
•
Devrait permettre d’afficher les paiements immédiats (chèques manuels) qui n’ont pas
encore été saisis dans C/F
•
Permet à une organisation de reconnaître les dépenses et de mettre à jour les budgets au
stade de commande (coûts encourus ou dettes)
•
Reconnaît les coûts quand la facture est saisie (pas simplement quand l’argent est
débloqué)
•
Permet à l’organisation de reconnaître les biens commandés, le prix convenu et son
impact sur le budget
•
Permet à l’organisation de reconnaître les coûts quand un bon d’achat est communiqué
et de comparer les factures reçues aux bons d’achat
•
Peut fournir des informations sur les taux d’utilisation des produits et fournitures,
indique quand les produits ont été commandés et fixe les niveaux de commande
minimum et maximum
•
Peut automatiquement mettre à jour les fichiers de stock quand les biens sont reçus
•
Prépare les réconciliations bancaires
•
Imprime une liste des chèques faits par une organisation et reconnaît les chèques qui
ont été encaissés. (N.B. : Ceci est moins utile quand des opérations au comptant ou par
télex sont utilisées pour la plupart des transactions)
Bon d’achat
(sous module C/F)
Réconciliation
bancaire
(sous module C/F)
Guide d’informatisation de votre système comptable
19
Modules de logiciel comptable et leurs fonctions
Module
Inventaire
Salaires
Biens fixes
Fonctions
•
Met à jour les stocks et les prix quand les biens sont reçus
•
Diminue les inventaires au moment de la vente
•
Capable de relier le système de bons d’achat pour montrer les biens commandés
•
Devrait permettre de noter les dates de péremption des produits
•
Permet des mises à jour en fonction de l’inventaire physique ou quand les produits ne
peuvent plus être vendus parce qu’ils sont endommagés ou arrivés à expiration
•
A la capacité de prévenir le personnel quand une commande doit être passée en fonction
de l’analyse de l’utilisation
•
Suit les informations sur les employés, notamment les salaires versés, les impôts retenus
à la base, les prestations diverses et les prêts accordés
•
Gère les informations sur les employés, par exemple les noms et adresses
•
Peut avoir la capacité d’imprimer les chèques de salaire et de maintenir des soldes à jour
des salaires versés, des prélèvements et des avantages divers
•
Peut suivre les congés, congés maladie et jours de fête
•
A parfois la capacité de satisfaire à des conditions juridiques liées au traitement des
employés, par exemple, l’impôt sur le revenu et les avantages sociaux
•
Parfois, ce travail est mieux réalisé par un logiciel de tiers parti relié au logiciel
principal, ou quand cette tâche est confiée à l’extérieur
•
Si l’on confie cette tâche à l’extérieur ou si l’on utilise un logiciel complémentaire, il est
nécessaire de se donner des politiques et procédures claires sur la manière dont on saisit
les données relatives aux salaires, par exemple, réductions, augmentations de la charge
fiscale et dépenses salariales
•
Suit l’information clé, par exemple, le coût, la date d’entrée en service, le détenteur des
titres/actions ou la durée utile des biens fixes (équipement et biens immobiliers avec une
durée de plus d’un an)
•
Peut également suivre les numéros de modèle et de série, l’emplacement, le numéro
d’identification, la garantie, l’information sur le service et le vendeur
•
Devrait être en mesure de traiter les coûts d’amortissement en fonction des règles
comptables suivies par une organisation et exprime la valeur de l’actif moins
l’amortissement accumulé
Modules divers ou adjonctions de tierce parti.
Un grand nombre d’ONG, de centres de santé ou d’organisations à but non lucratif devront effectuer des tâches
spéciales, par exemple, des envois à un grand nombre de
membres, des appels de fonds et la gestion de dons. Peutêtre que ces organisations pourront utiliser un logiciel
intégrant ces activités au système financier. Ce type
d’adjonction peut être onéreux. Vous pouvez également
réaliser ces activités par le biais de programmes de base
de données ou de traitement de texte.
20
Quelques dernières idées sur les modules. Les
noms des logiciels pris individuellement ne sont pas
importants. Certains logiciels fusionnent les fonctions de
plusieurs modules. A vous de voir si le système financier
de votre organisation arrive à gérer toutes ses fonctions.
En évaluant les modules du logiciel, vous devez analyser
son caractère fonctionnel, son coût, sa complexité et sa
rapidité. Cela vous aidera à comparer les avantages et les
coûts de chaque logiciel. Votre but est de garder le système aussi simple que possible tout en répondant à vos
Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
besoins actuels et futurs. Des systèmes plus complexes
peuvent accroître le coût de votre équipement et de la
formation et augmentent par ailleurs le risque de piratage
de données.
Evaluer les options en matière
de logiciels et de vendeurs
En choisissant le logiciel qui vous permettra d’informatiser votre système de comptabilité, vous devez vous
poser certaines questions quant aux coûts du système et
aux ressources humaines et autres ressources nécessaires
pour le soutenir. L’équipe devrait également revoir le
logiciel et les vendeurs disponibles.
Poser les bonnes questions
Il existe au moins sept questions que vous et votre
équipe devriez poser lorsque vous évaluez votre logiciel
et matériel. Voici ces questions :
•
Faut-il acheter le système ou le mettre au point
nous-mêmes ?
•
Quels sont les véritables coûts du système ?
•
Qui fournira l’équipement nécessaire ?
•
Qui fournira le soutien ?
•
Quelles sont les ressources humaines nécessaires
pour le logiciel et l’équipement ?
•
Quels sont les autres critères que nous devons
envisager ?
Faut-il acheter le système ou le mettre au point
nous-mêmes ? Une des principales questions a considerer lorsque vous vous aprêtez à choisir un logiciel est de
vous demandez si vous devriez acheter un logiciel adapté
ou un logiciel commercial. Le logiciel commercial permettra peut-être de répondre à vos besoins et il est moins
cher que ceux conçus sur mesure. Le logiciel commercial
acheté auprès de concepteurs connus est généralement
vendu avec une garantie, des mises à jour régulières, un
support disponible et une formation. Auparavant, la
flexibilité offerte par le logiciel sur mesure était un attrait
du point de vue vente. Cependant aujourd’hui les logiciels commerciaux récents sont suffisamment flexibles
pour répondre aux besoins de la plupart des organisations. Si vous avez des conditions véritablement uniques,
par exemple, un système de rapport spécifique pour tel
bailleur de fonds ou gouvernement, vous pouvez probablement répondre à ces conditions en utilisant une
adjonction ou en établissant une interface avec des bases
de données, des tableurs ou des programmes de traitement de texte déjà utilisés.
Guide d’informatisation de votre système comptable
Quels sont les véritables coûts du système ? Certains coûts sont évidents, d’autres ne le sont pas. Le prix
d’achat, l’installation et la formation sont parmi les coûts
évidents. Les coûts cachés sont les licences, l’entretien,
l’adaptation, la nouvelle documentation pour la saisie, les
coûts des futures mises à jour et les produits consommables. Assurez-vous que les fournisseurs vous parlent
de tous ces aspects et n’oubliez pas de les inclure dans
vos coûts organisationnels et de formation. Contactez les
clients du vendeur et comparez leurs expériences avec les
estimations du vendeur.
Qui fournira l’équipement nécessaire ? Votre
équipement doit être capable d’exploiter le logiciel choisi, maintenant et à l’avenir. Envisagez les plans qu’envisage votre organisation pour les bureaux du réseau ou les
centres de santé. Quand vous choisissez le matériel informatique, tenez compte des composantes suivantes :
•
Système informatique (unité centrale, écran,
clavier, souris) ;
•
Dispositifs de support : (unités zip et disquette) ;
•
Alimentation continue d’électricité et stabilisation
des pics d’électricité ;
•
Imprimantes qui peuvent utiliser la taille de papier
nécessaire pour les tableurs, autres rapports
comptables et chèques imprimés sur ordinateur (si
nécessaire), et qui fonctionnent avec une bonne
vitesse et une bonne qualité d’impression.
Ne limitez pas votre choix à un logiciel qui fonctionnera sur les ordinateurs dont vous disposez actuellement
dans votre organisation. En effet, vos besoins risquent de
dépasser le type de matériel que vous avez actuellement.
Par exemple, le logiciel qui répondra à vos besoins
nécessitera peut-être d’une mémoire plus grande ou d’un
système d’exploitation différent que celui dont disposent
actuellement vos ordinateurs. Soyez prêt à acheter de
nouveaux ordinateurs pour exploiter le nouveau logiciel,
si c’est nécessaire.
Qui fournira le soutien ? Que se passe-t-il quand
vous avez des problèmes techniques avec le logiciel ou le
matériel. Les stratégies de soutien au matériel et au logiciel sont les suivantes : service de soutien sur place,
participation à un groupe d’utilisateurs, aide payante sur
appel et signature d’un contrat d’entretien. Etudiez les
options disponibles et évaluez leurs avantages comparatifs. Le niveau et la qualité du soutien peuvent varier
d’un vendeur à l’autre.
Actuellement, un grand nombre de vendeurs de logiciel fournissent un soutien par téléphone ou par le biais
de l’Internet. Avez-vous l’infrastructure nécessaire pour
21
accéder à ce type de soutien ? Si vous avez besoin d’un
soutien plus intense d’un vendeur ou d’un consultant,
n’oubliez pas de l’inclure dans votre budget d’informatisation. En effet, fournir au personnel l’accès au soutien
pendant le démarrage du projet économise de l’argent
dans le long terme et réduit le coût qu’il faudra encourir
par la suite pour corriger les erreurs.
Quelles sont les ressources humaines nécessaires
pour le logiciel et l’équipement ? Les organisations
tendent souvent à sous-estimer les ressources humaines
nécessaires pour perfectionner ou mettre à jour un
système comptable. Des membres plus âgés, même s’ils
ont de l’expérience en matière de comptabilité, n’ont pas
toujours l’expérience nécessaire en ce qui concerne les
systèmes de comptabilité informatisés. Les besoins en
formation dépendront du personnel disponible et de leur
expérience. Dans certains cas, vous devrez recruter un
personnel supplémentaire avec les compétences nécessaires. Cela exigera de vous que vous réorganisiez votre
département de comptabilité ou que vous redéployiez le
personnel. Lorsque vous choisissez votre logiciel, voyez
si votre organisation est prête à faire ce type de
changement.
Quels sont les autres critères que nous devons
envisager ? D’autres caractéristiques souvent ignorées
sont plus subjectives. Dans l’idéal, le logiciel sera de
nature conviviale. Les nouveaux logiciels à base de
Windows renforcent la capacité des nouveaux utilisateurs
à maîtriser rapidement de nouveaux programmes. Des
caractéristiques telles que tables à consulter, messages
d’aide en ligne et menus faciles à naviguer contribuent
tous au caractère convivial. Un autre critère important
lorsque vous choisissez votre logiciel est le vendeur. Il
est probable que vous forgerez une relation à long terme
avec ce vendeur. La capacité de ce dernier à fournir un
service d’installation complet, un soutien à la mise en
œuvre, une formation et une mise à jour du système,
augmente nettement la valeur de votre choix de logiciel.
D’autres aspects entrant en ligne de compte incluent la
réputation du vendeur, sa disponibilité et sa capacité à
fournir un soutien technique. En conclusion, vous devez
prêter autant d’attention au choix du vendeur qu’au choix
du logiciel même.
22
Examiner les logiciels et les vendeurs
disponibles
Une fois que l’équipe aura examiné les conditions du
système informatisé, elle devra examiner la capacité des
différents logiciels à répondre aux besoins du système.
N’oubliez pas d’identifier les besoins qui sont les plus
importants. Tout logiciel qui ne répond pas à ces besoins
ne devra pas être considéré.
Le vendeur est une partie importante de cette évaluation. Lorsque vous contacter les vendeurs, soyez prêt à
leurs communiquer quels sont les besoins critiques en
logiciel de votre système. Cela aidera les vendeurs à faire
une bonne suggestion ou à choisir de ne pas participer au
projet.
Voici un exemple d’outil que vous pouvez utiliser
pour analyser les logiciels et comparer les produits. Cet
outil vous aidera à déterminer si un logiciel addresse les
conditions minimales ou essentielles de votre système. Il
vous aidera également à déterminer les logiciels qui
satisfont le plus grand nombre de capacités nécessaires,
et vous permettra de comparer leurs coûts et avantages.
Notez qu’il faut utiliser un formulaire pour chaque
logiciel que vous évaluez.
Le formulaire a six colonnes. Dans la colonne « Conditions minimales », l’équipe devrait noter les capacités
du logiciel et/ou du vendeur. Clarifier ces conditions
aidera effectivement les vendeurs à différencier les capacités négociables de celles qui ne le sont pas. La colonne
« Capacités du système » est une liste complète des différentes capacités des logiciels et des vendeurs. Les quatre
colonnes à droite identifient la « Disponibilité » de ces
différentes capacités. Elles peuvent être disponibles par
le biais de l’une des quatre options suivantes :
•
Dans le cadre du logiciel de base ;
•
Dans le cadre d’un module d’adjonction au logiciel, provenant du même vendeur ;
•
En tant qu’adjonction d’un tiers parti, fourni par
un autre vendeur de logiciel et utilisé conjointement avec le logiciel principal du vendeur ;
•
En modifiant le code de programmation du
logiciel qui adapte le logiciel à vos conditions
spécifiques.
Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
Outil d’évaluation du logiciel et du vendeur
Nom du logiciel _______________________
Nom du vendeur _______________________
Disponibilité
Cond
min
Capacités du système
Logiciel
de base
Adjonction Adjonction
Modifier le
du
d'un tiers
logiciel
vendeur
parti
Capacité générale
1. Capacité de multi-utilisateurs, y compris accès simultané ?
2. Avec de véritables multiples devises ?
3. Peut être élargi pour répondre aux futurs besoins de l'organisation ?
4. Peut s’occuper d’un certain nombre de transactions de l’organisation ?
La rapidité est-elle acceptable pour la saisie et la transformation de
5.
données ?
6. Peut-il être adapté au contexte local (format/date/devises) ?
7. Peut-on ajouter d’autres modules par la suite ?
8. Est-il exploité sur une plate-forme de logiciels de l’organisation ?
Identification du compte
9. En mesure d’accepter la structure de codage de votre plan comptable ?
10. En mesure d’accepter les sous-classifications/analyses de vos comptes ?
11. Nombre de comptes et sous-classifications des comptes ?
12. En mesure de fournir des analyses détaillées par bailleur de fonds, projet,
formation sanitaire, etc. ?
Méthodologies de système
13. Les saisies sont-elles affichées immédiatement dans les livres au moment
de l'entrée (moins de sécurité) ou saisies dans un état temporaire et
ensuite, affichées en lots après vérification (plus de sécurité) ?
14. Demande que les saisies précédentes soient modifiées par le biais
d’ajustements ?
15. Dispose d’une intégrité référentielle (à savoir, si une saisie est modifiée
ou effacée, cela affecte toutes les saisies connexes) ?
16. A une caractéristique de repositionnement (à savoir, si le système n’arrive
pas à achever une transaction composite avec plus d’une action, il revient
à l’étape où il était avant que ne commence la transaction composite) ?
17. Le système « clôt » les périodes comptables et ne permet pas de
modifications en périodes closes, sauf en ajustant les saisies au mois
actuel ou reste « ouvert » pour modifications ?
Intégration à d’autres systèmes
18. En mesure d’importer les données comptables d’autres programmes ?
19. En mesure d’exporter les données comptables à d’autres systèmes ?
20. Peut importer des listes (par exemple, plans comptables, listes de
vendeurs) ?
21. Peut exporter des listes (par exemple, plans comptables) ?
22. Est relié aux tableurs ?
Interface avec l’utilisateur
23. Interface conviviale pour le comptable et le non-comptable ?
24. Interface sur mesure ?
25. Menus déroulants logiques et intuitifs ?
26. Aide en ligne ?
27. Aide sensible au contexte ?
28. Formation interactive ?
29. Système manuel ?
Guide d’informatisation de votre système comptable
23
Disponibilité
Cond
min
Capacités du système
Logiciel
de base
Adjonction Adjonction
du
d'un tiers
vendeur
parti
Modifier
le logiciel
Rapports
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
En mesure de voir les rapports sur l’écran ?
Peut imprimer les rapports sur un fichier d’exportation ?
Capable de voir le détail des rubriques ?
Rapports standard utiles ?
Rapports pouvant être modifiés/adaptés par l’utilisateur (par exemple,
changer les dates des rapports, la présentation et les colonnes des
rapports) ?
Rapports programmables par l’utilisateur ?
En mesure de préparer des rapports en fonction de certaines variables ou
critères (par exemple, coût d’un séminaire dans une région donnée, total
des coûts uniquement pour le Centre A) ?
Description graphique de certains rapports (par exemple, graphiques à
barres ou à secteurs) ?
En mesure d’adapter des rapports imprimés (par exemple, états et
factures) ?
Sécurité
39. Protection de mots de passe pour l’accès au système général ?
40. Restriction de mots de passe pour des fonctions spécifiques du système ?
41. Crée-t-il un dossier pour audit ?
Formation
42.
43.
44.
45.
Une formation suffisante est-elle incluse au système ?
Coût supplémentaire de la formation après l’installation ?
Formation adaptée à l’utilisation au niveau de l'organisation ?
Formation pour la direction concernant l’interprétation des rapports ?
Soutien
Documentation suffisante et compréhensible ?
Soutien disponible immédiatement par téléphone ?
Soutien disponible immédiatement sur place ?
Soutien disponible via l’Internet ?
Frais supplémentaires pour le soutien ?
Réputation du vendeur et du produit
51. Le système est-il utilisé actuellement dans des organisations analogues ?
52. Le cas échéant, les organisations sont-elles satisfaites ?
53. Le produit est-il sur le marché depuis six mois au moins ?
54. Le vendeur a-t-il au moins cinq ans d’existence devant lui ?
55. Quelle est la connaissance représentative du vendeur face au logiciel ?
56. Le vendeur a-t-il une bonne réputation ?
57. Le vendeur répond-il bien aux questions et demandes d’information ou
de démonstration ?
58. Le vendeur a-t-il la capacité et le personnel pour fournir un soutien
technique ?
Licence
59. Achetez-vous la propriété du système (y compris la capacité de modifier
le code de source et de distribuer le système à d’autres sites dans votre
organisation) ou achetez-vous simplement le droit d’utiliser le système
sur un seul ordinateur ?
60. Le fournisseur est-il prêt à nommer un agent pour détenir le code de
source ?
61. Devez-vous payer des frais de licence annuels pour utiliser le logiciel ?
46.
47.
48.
49.
50.
24
Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
tions. Faîtes attention à la documentation et aux
procédures à l’appui pour vérifier que les données
brutes saisies dans votre système de comptabilité,
sont de bonne qualité.
Adapter le logiciel à vos besoins
Une fois que vous aurez analysé vos besoins actuels
et futurs en matière d’informatisation, vous pourrez
identifier de manière plus précise les avantages que vous
recherchez et la manière dont ce projet d’informatisation
pourra vous aider à les obtenir. Traitez l’informatisation
comme un projet en mettant en place une équipe de projet, en faisant une évaluation complète, en identifiant vos
objectifs et vos activités, en fixant des délais réalistes, en
produisant des rapports réguliers, en établissant un
budget complet et des indicateurs sensibles des résultats,
cela vous permettra en effet d’atteindre plus aisément les
résultats souhaités.
•
Ne saisir que l’information nécessaire. Si les
annexes et les formations sanitaires tiennent leurs
propres livres, peut-être vaut-il mieux saisir
uniquement l’information résumée au niveau central. En effet, demander au personnel de collecter
et de saisir des données que vous n’utiliserez pas,
équivaut à une perte de temps et d’argent et n’est
guère bon pour le moral du personnel.
•
Se concentrer sur ce que vous voulez obtenir
de votre système comptable. Utilisez l’information et vérifiez que les responsables obtiennent un
feed-back. Cela montre que vous prenez ce projet
au sérieux et que vous êtes engagé à une bonne
gestion. Quand le personnel sait que quelqu’un
utilisera l’information produite, il fera davantage
attention à vérifier que l’information est correcte
et opportune.
•
A chaque étape et stade de décision, réfléchir
aux ressources humaines – aux personnes – qui
utiliseront le système. Faire participer tout le
personnel au processus d’informatisation et fournir une formation permettra de disposer d’un
personnel motivé et d’un système qui fonctionne
efficacement. Faites participer tous ceux concernés
– pas simplement les comptables. Vérifiez que la
gestion financière suscite l’intérêt de tous et faîtes
que chacun se sente responsable.
Si vous souhaitez que le projet d’informatisation
rapporte les bénéfices escomptés, vous devrez :
•
•
Etre réaliste quant à ce que vous souhaitez que
le système réalise accomplisse. Ne structurez pas
trop le système. Un système qui a une combinaison de modules manuels et informatiques pourra
mieux répondre à vos besoins qu’un système entièrement informatisé. De même, il est plus facile
de garder certains modules séparés que de créer
un système informatisé, entièrement connecté.
Divisez les tâches entre ordinateurs et personnel
en fonction de ce que chacun fait le mieux.
Vérifier que votre système financier de base
est en ordre avant d’informatiser. Informatiser
un mauvais système de gestion financière ne rapporte que peu de bénéfices et bien des frustra-
Guide d’informatisation de votre système comptable
25
Ressources choisies sur l’Internet
La liste suivante présente les sites Web que les responsables financiers trouervent peut-être intéressants
ou utiles lorsqu’ils envisageront d’informatiser leurs systèmes de gestion financière. Si certains de ces sites se
concentrent sur le marketing des propres produits et services des propriétaires, ils peuvent également être
utiles pour comprendre les capacités des logiciels et vendeurs et pour comparer les caractéristiques des différents logiciels. L’inclusion à cette liste ne constitue pas une approbation du contenu du site.
http://erc.msh.org/
Le Centre des Ressources électroniques du Management, de Management Sciences for Health, comprend
une information et des outils de gestion financière sous « La Boîte à Outils du Manager des Programmes de
Santé » et « Managing Your Organization’s Finances » avec une section en français.
http://www.sbt.com/offers/199/index.html
Le Système de comptabilité SBT offre un livret gratuit intitulé « How to Choose Accounting Software ».
http://www.tatebramald.co.uk/web/sds/index.htm
Le site Web de Tate Bramald Ltd. contient le texte intégral d’un guide pour le choix et l’application d’un logiciel comptable intitulé « Seven Deadly Sins : A Guide to Selecting and Implementing Accountancy Systems ».
Vous pouvez également commander un exemplaire gratuit sur papier.
http://www.zdnet.com/pcmag/issues/1609/pcmg0xxx.htm
Le numéro de PC Magazine du 6 mai 1997 a une matrice qui récapitule les caractéristiques de 10 logiciels
comptables simples conçus pour de petites entreprises. La liste comprend également des liens aux évaluations
des produits par PC Magazine.
http://www.zdnet.com/products/stories/reviews/0,4161,278567,00.html
Le numéro de Computer Shopper du 1 mai 1998 a un compte rendu intitulé « Set Your Records Straight :
Eight Accounting Packages Help Small Businesses Keep Track of Their Cash Flow », avec des évaluations de
huit logiciels pour petite entreprise.
http://www.zdnet.com/products/softwareuser/
Le « Software Product Guide » de ZDN a une caractéristique de recherche et comprend des évaluations ainsi
que des articles sur de nombreux types de logiciels. « Financial » est l’un des nombreux liens-guide de logiciel.
http://www.acctg2000.com/sw_acc_publ.htm
Le site Web de Accounting 2000.com : « S/W Publishers & Accounting S/W Product Names » dispose d’une
liste relativement complète d’éditeurs de logiciel et de noms de produits avec des informations pour les
contacter.
http://www.nonprofitfinancial.org/publications.html
Le Nonprofit Financial Center fournit aux organisations à but non lucratif divers services et produits. Il vend
la publication entitulée NFC 1999 Software Selection Handbook, qui évalue 26 logiciels comptables
spécialisés, disponibles dans le commerce.
http://www.businessfinancemag.com/accountinglibrary/offer.html
Business Finance Magazine publie plusieurs ressources conçues pour aider les responsables à choisir un
logiciel comptable dont « The Accounting Software Handbook », « The Accounting Software Sourcebook »
et « The Accounting Library ». Ils sont disponibles sur le site Web de la revue.
http://www.softresources.com/page9.html
SoftResources LLC offre un livre gratuit « Choosing the Right Software Vendor ». Le site Web fournit
également une liste de sites connexes pour le choix du logiciel.
http://www.accountingsoftwarenews.com/
Accounting Software News fournit des informations pour aider les responsables à choisir le bon logiciel
comptable. Son site Web contient des articles, des nouvelles et des liens aux sites des créateurs de logiciels.
26
Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
http://www.accountingsource.com/index.html
AccountingSource.com offre un service d’évaluation des logiciels comptables dans la section entitulée « Free
services: selection help » qui présente des solutions en fonction des besoins de votre comptabilité. Le site
Web a des démonstrations pouvant être téléchargées, des CD-ROM démo gratuits et un magasin de logiciels
en ligne.
http://www.2020software.com/acct.htm
2020software.com offre une matrice comparant certains logiciels du point de vue prix, langue, base de
données et utilisation.
http://www.ctsguides.com/
CTS publie de nombreux guides pour assister dans le choix de logiciels. Une fois sur la page d’acceuil du site
Internet de CTS, allez au paragraphe intitulé « Software selection ». Vous y trouverez : Guide to Selecting
Software for Nonprofits and Trade Associations et Guide to Accounting Software for Microcomputers &
Requirements ainsi que d’autres guides. Ceux-ci peuvent être commandés sur le site Internet de CTS.
http://www.rutgers.edu/accounting
Le site Web de l’Université Rutgers, « Rutgers Accounting Web », ou RAW, offre un lien à « Accounting
Resources on the Internet ». La section logiciel des ressources donne une liste de liens aux différents sites
Web de progiciels.
http://www.computercpa.com/
La page d’accueil de Cohen Computer Consulting s’appelle la Page d’Accueil du Comptable. Elle comprend
une liste des sites Web de concepteurs de progiciels, organisés par niveau (du niveau le plus faible au niveau
le plus élevé), et fournit des liens à des revues et bulletins sur les progiciels.
http://www.blackbaud.com/products/
Blackbaud, Inc. conçoit des progiciels pour des organisations à but non lucratif. Son site Web fait le récapitulatif de ses produits, offre des démonstrations pouvant être téléchargées et un guide à télécharger pour choisir
le logiciel.
http://www.teamtci.com/systems.htm
Le site Web de Thorson Computers a des résumés de nombreux produits de progiciels.
http://www.accountinglibrary.com/
Le site Web de la Bibliothèque du Comptable présente, aux fins de vente, un logiciel pour l’analyse des
besoins à base d’ordinateur. Le programme est conçu pour aider les organisations à définir leurs besoins en
progiciels, comparer leurs besoins par rapport aux produits existants et classer les produits par rapport aux
conditions de l’organisation.
http://www.choosesmart.com/
Le site Web de Expert Buying Systems, Inc. inclut une section avec des articles sur les logiciels et la technologie à propos de la sélection de logiciels, de choix de technologies, de questions de mise en œuvre et d’autres
thèmes connexes.
Guide d’informatisation de votre système comptable
27
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