Guide d`informatisation de votre système comptable

Guide
d’informatisation
de votre
système comptable
Management
Le
Un supplément du Management
Volume VIII, Numéro 4, 1999/2000

Un supplément du Management
« Comprendre et utiliser les systèmes de gestion financière pour la prise de décisions »
Volume VIII, Numéro 4, 1999/2000

Guide d’informatisation de votre système comptable 3
Guide d’informatisation de votre système comptable
Dans ce supplément
Prendre la décision d’informatiser............................ 4
Examen de l’avantage de l’informatisation ......... 4
Revoir les limites et dangers .................................. 6
Se préparer à l’informatisation................................. 7
Evaluer les besoins en gestion et comptabilité ..... 7
Evaluer l’état de préparation de votre organi-
sation ..................................................................... 8
Mettre en oeuvre votre projet d’informatisation ... 10
Mettre sur pied l’équipe du projet ....................... 10
Préparer les documents d’orientation ................ 10
Revoir le système actuel ...................................... 11
Mettre au point les modifications proposées ..... 11
Choisir et acheter le logiciel ................................ 11
Installer le matériel et le logiciel et saisir
l’information préliminaire .................................. 12
Préparer et former le personnel .......................... 13
Suivre et évaluer .................................................. 13
Exemple de calendrier d’exécution ..................... 14
Choisir et acheter le logiciel .................................... 16
Définir les besoins du point de vue logiciel ......... 16
Comprendre les modules de progiciels ............... 17
Modules de logiciel comptable et leurs
fonctions .............................................................. 18
Evaluer les options en matière de logiciels et de
vendeurs .............................................................. 21
Outil d’évaluation du logiciel et du vendeur ....... 23
Adapter le logiciel à vos besoins ............................. 25
Ressources choisies sur l’Internet ............................ 26
Un système de gestion financière efficient et
efficace dépend de la disponibilité de données
financières exactes et opportunes. Généralement, ces
données sont fournies par le système comptable
d’une organisation. Suite à des facteurs tels que
l’expansion, l’exigence de nouveaux rapports,
l’importance de créer un système viable, ainsi que la dispo-
nibilité de technologies à coûts relativement faibles, de plus
en plus d’organisations mettent en place un système de
comptabilité informatisé qui leur fournira les données dont
elles ont besoin au moment voulu. La tâche peut sembler bien
lourde pour les responsables qui doivent planifier et mettre en
œuvre un système de comptabilité informatisé. Ce guide vise
à aider ceux qui se trouvent devant un tel choix pour qu’ils
puissent envisager certains des facteurs se rapportant à l’infor-
matisation ou à la modernisation d’un système comptable.
La plupart des organisations évoluent tout au long d’une
progression de systèmes comptables. Généralement, elles
démarrent avec un système manuel (sur papier) puis passent à
un système mixte d’outils sur papier et de tableur informa-
tique et enfin, adoptent un seul système informatisé. Souvent,
ce système informatisé est un ensemble de plusieurs systèmes
ou programmes qui placent les données dans des tableurs ou
des bases de données. Les améliorations au niveau du matériel
et du progiciel font qu’il est maintenant facile de passer d’un
ensemble d’outils sur papier et de tableur à un système
informatisé, ou encore à perfectionner un système existant. La
diminution du coût du matériel informatique et des logiciels
réduit également l’engagement financier nécessaire pour
procéder à ce changement.
Ce guide a été rédigé pour assister les responsables qui se
demandent s’ils veulent ou non informatiser leur système
comptable ou qui sont en train de se préparer ou encore
d’appliquer une décision déjà prise de passer à l’informatisa-
tion. Les responsables qui évaluent les besoins d’informatisa-
tion du système comptable de leur programme veulent faire
des recommandations en technologie à leurs bureaux régio-
naux ou centraux, ou mettent en œuvre de nouveaux systèmes
informatiques ou modernisent leur système comptable.
Le guide donne une vue d’ensemble de toutes les dé-
marches liées à l’informatisation ou au perfectionnement d’un
système comptable, de la décision de passer à l’informatisa-
tion, à la préparation à l’informatisation et à la mise en œuvre
d’un projet d’informatisation. Il se concentre sur une étape clé
du processus : le choix et l’achat du logiciel. Le guide pré-
sente des listes de questions aidant à identifier les problèmes

4 Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000
du système actuel et à comprendre si l’informatisation
aidera effectivement à résoudre ces problèmes. Il fournit
également un outil qui vous aidera à évaluer les
progiciels et les vendeurs et à comprendre comment ils
peuvent ou non répondre à vos besoins.
Ce supplément a été rédigé par Amos Kimunya, Paul
Fishstein et Natalie Gaul. Amos Kimunya est Directeur
de Matrix Development Consultants à Nairobi, au Kenya.
Il a travaillé avec des organisations non gouvernemen-
tales (ONG) au Kenya, au Nigeria, en Tanzanie et au
Royaume-Uni dans le domaine de la gestion financière,
des systèmes financiers et de la viabilité. Paul Fishstein
et Natalie Gaul sont Responsables supérieurs de Pro-
gramme auprès du projet de Développement de Gestion
de la Planification familiale de Management Sciences for
Health. Paul Fishstein a travaillé avec des ONG en Asie
et en Europe de l’Est sur les questions de viabilité. Il est
le codirecteur du Domaine de Gestion financière de
MSH. Natalie Gaul a travaillé avec des ONG et des orga-
nisations du secteur public en Asie, aux Caraïbes et en
Europe de l’Est sur les systèmes de comptabilité, la
gestion financière et les opérations et la gestion de pro-
jet. Les auteurs et les rédacteurs aimeraient faire mention
du travail et de la contribution de Cheryl Davis Ivey,
Directrice exécutive du Conseil national de Santé repro-
ductive à Kingston, en Jamaïque.
Prendre la décision
d’informatiser
La décision d’informatiser votre système comptable
dépend généralement de vos besoins d’avoir accès à des
données exactes, constantes et opportunes, disponibles
sous diverses présentations et formes. Avez-vous déjà en
place un bon système sur papier ? Trouvez-vous que votre
personnel comptable passe trop de temps à remplir
manuellement les tableurs ? Etes-vous frustrés parce que
vous n’êtes pas en mesure de faire le test de nouveaux
scénarios de coûts en utilisant de nouvelles informa-
tions ? Les bailleurs de fonds mettent-ils plus de temps à
débloquer le financement à cause de retards dans la
présentation de vos comptes rendus ? Si vous répondez «
oui » à l’une de ces questions, votre organisation pourra
effectivement profiter de l’informatisation ou du perfec-
tionnement de votre système comptable.
Examen de l’avantage de l’informatisation
L’informatisation de votre système comptable com-
porte de nombreux avantages tangibles et intangibles. Le
tableau suivant est un bref survol des avantages d’un
système de comptabilité informatisé qui fonctionne bien.
Envisager l’informatisation : besoins et avantages
Besoins du responsable Avantages d’un système informatisé
Les responsables ont besoin
d’informations opportunes et
exactes pour prendre des
décisions
• Le système vérifie automatiquement les numéros de compte et rejette les
données qui ne sont pas conformes aux critères prescrits
• Les chèques ou les reçus qui manquent sont immédiatement notés
• Les longs processus de compte rendu sont informatisés
• Divers rapports peuvent être créés rapidement sur demande
• Des informations peuvent être tirées lorsque celles-ci sont nécessaires
• Le traitement et l’analyse de données sont plus rapides et plus exacts
Les responsables doivent
identifier et résoudre les
problèmes
• Permet aux responsables de reconnaître plus facilement les problèmes ; par
exemple, recouvrement lent des comptes clients, baisse des ventes ou besoins
de liquidités
• Elimine le besoin de faire une étude manuelle des comptes clients, une tâche
ennuyeuse qui prend du temps, surtout s’il y a des changements de personnel

Guide d’informatisation de votre système comptable 5
Les responsables doivent
examiner les données sous divers
angles pour prendre de bonnes
décisions de gestion
• Les responsables peuvent utiliser le système pour étudier les données de
diverses manières ; par exemple, les dépenses peuvent être notées par
fournisseur, par article acheté, par unité ou par période
• Le système permet de créer des rapports qui comparent les données par
période (par exemple, l’année actuelle et l’année précédente), et fournissent
des informations sur les tendances (par exemple, croissance ou déclins)
• De meilleures capacités de compte rendu permettent aux responsables de
suivre les dépenses par rapport aux rubriques budgétaires, de contrôler les
soldes des comptes et de projeter les futurs besoins de trésorerie
• Un seul système informatisé peut fournir les données dont les responsables
financiers et les responsables de programmes ont besoin
• Les contrôles monétaires et de stock sont effectués plus facilement
• Les organisations avec des bureaux ou points de services à plusieurs endroits
peuvent gérer leurs finances de manière plus coordonnée et constante et
partager les informations entre leurs centres de responsabilité
Envisager l’informatisation : besoins et avantages
Besoins du responsable Avantages d’un système informatisé
Les responsables doivent prépa-
rer plusieurs rapports différents
et présenter les informations
financières sous les différents
formats exigés par les organes
directeurs, les sources de
financement ou la direction
• La présentation des rapports peut changer en appuyant simplement sur un
bouton ou en cliquant avec la souris
• Une fois que des données exactes sont saisies dans le système, la plupart des
rapports peuvent être imprimés sur demande
• Le personnel peut demander les données par courrier électronique, quand il
en a besoin, et répondre plus rapidement et facilement aux demandes de
compte rendu
• Les responsables peuvent préparer facilement les rapports que leur demandent
les bailleurs de fonds ; par exemple, rapports avec pertes et profits, bilans,
balance de vérification et rapports spéciaux pour les bailleurs de fonds
• Les besoins concernant les comptes rendus sont satisfaits plus rapidement,
avec moins d’effort
• Les cabinets d’audit/commissaires aux comptes ont plus facilement accès aux
transactions passées ; par exemple, aux numéros de chèques, leur montant,
bénéficiaire et date, et voient ainsi diminuer le temps nécessaire pour fournir
ces informations et documentations pendant un audit
Les responsables sont plus effi-
caces relativement au coûts. En
d’autres mots, ils doivent faire
plus avec moins de ressources
• Permet à une organisation de réaliser une plus grande quantité de travail ou de
satisfaire à des besoins de rapports complexes malgré un personnel moindre
• Utilise les caractéristiques et les fonctions de la technologie à base de
Windows qui permet à divers logiciels d’être compatibles et utilisés pour
diverses applications
• Accroît la capacité d’emmagasinage de données. Permet aux responsables de
renforcer les systèmes existants ou de satisfaire à de nouveaux besoins com-
merciaux ou de gestion de manière efficace par rapport aux coûts