Réalisation et utilisation d`enregistrements de patients par
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Nombre de pages: 1/3 Domaine \ Sous-Domaine: 2. Activités médicales et de soins \ 2.1 Dispositions générales Instance décisionnelle : Référence : Comité de direction HUGO.MS.DG.0002 Portée : HUG de version : 1.0 Réalisation et utilisation d'enregistrements de patients par N° Publié le: des moyens audiovisuels 05.05.2004 Rédacteur : Responsable du document: Créé le : 16.03.2004 En vigueur à partir du : 18.11.1998 Rédacteur HUG Marescotti Karin Approuvé le : 17.11.1998 Type de document : Catégorie législative et réglementaire \ Directives du Comité de direction 1. Champ d'application 1.1 Cette directive s’applique aux enregistrements de patients effectués par des moyens audiovisuels à des fins diagnostiques et thérapeutiques ou à des fins d’enseignement et de recherche. 1.2 Tous les types d’enregistrements sont concernés, que ceux-ci soient réalisés sur des supports photographiques, magnétiques ou numériques. 2. Nature de l’enregistrement 2.1 L’enregistrement d’un patient par des moyens audiovisuels à des fins diagnostiques et thérapeutiques fait partie du dossier médical et est par conséquent soumis aux règles applicables à celui-ci. (voir directive relative à la consultation du dossier des patients). 2.2 L’enregistrement d’un patient à des fins d’enseignement et de recherche est régi par l’article 6 de la loi concernant les rapports entre les membres des professions de la santé et les patients (K 1 80). Il fait partie intégrante du dossier d’enseignement et de recherche. 3. Consentement pour les enregistrements effectués à des fins diagnostiques et thérapeutiques ou à des fins d’enseignement et de recherche Principes de base 3.1 Le consentement éclairé du patient est le préalable nécessaire à la réalisation de tout enregistrement. Le patient doit donc être renseigné de manière complète sur le processus de l'enregistrement, les buts visés par celui-ci et l'utilisation qui pourra en être faite. 3.2 Le consentement est attesté par la signature du patient apposée sur une des deux déclarations annexées, lesquelles font partie du dossier médical dans le contexte d’un enregistrement effectué à des fins diagnostiques et thérapeutiques ou du dossier d’enseignement et de recherche. 3.3 Lorsque le patient est incapable de discernement, l'accord écrit de son représentant légal est nécessaire quel que soit la nature de l’enregistrement. En cas de doute sur la capacité de discernement du patient ou lorsqu'un patient incapable de discernement n'a pas de représentant légal, il ne peut pas être procédé à l'enregistrement. 3.4 Si d'autres personnes que les patients sont impliquées sur les enregistrements (par exemple des collaborateurs des HUG), ces personnes doivent également donner leur accord exprès en signant l’une des deux déclarations de consentement où doit déjà figurer la signature du patient pour accord, qu’il s’agisse d’enregistrements à des fins diagnostiques et thérapeutiques ou à des fins d’enseignement et de recherche. Nombre de pages: 2/3 Domaine \ Sous-Domaine: 2. Activités médicales et de soins \ 2.1 Dispositions générales Instance décisionnelle : Référence : Comité de direction HUGO.MS.DG.0002 Portée : HUG de version : 1.0 Réalisation et utilisation d'enregistrements de patients par N° Publié le: des moyens audiovisuels 05.05.2004 Rédacteur : Responsable du document: Créé le : 16.03.2004 En vigueur à partir du : 18.11.1998 Rédacteur HUG Marescotti Karin Approuvé le : 17.11.1998 Type de document : Catégorie législative et réglementaire \ Directives du Comité de direction Cas particuliers 3.5 3.6 Quand l’enregistrement de patients effectué à des fins diagnostiques et thérapeutiques ou à des fins d’enseignement et de recherche préserve totalement leur anonymat ou celui des autres personnes figurant sur ledit enregistrement, leur accord n’est pas nécessaire. Lorsqu'un patient arrive à la DUMC dans un état d'inconscience, il peut être procédé à l'enregistrement à des fins d’enseignement et de recherche moyennant l'accord écrit du seul médecin responsable. Cet enregistrement ne peut toutefois être visionné qu'avec le consentement ultérieur du patient ou de son représentant légal. En cas de refus, l'enregistrement est détruit. En cas de décès, l'accord des proches est sollicité; s'ils refusent, l'enregistrement est détruit. 4. Révocation du consentement 4.1 Le patient ou les autres personnes impliquées selon le point 3.4 peuvent révoquer leur consentement à tout nouvel enregistrement effectué à des fins diagnostiques et thérapeutiques ou à des fins d’enseignement et de recherche en tout temps. La révocation doit être faite par écrit par le patient ou son représentant légal ainsi que par les autres personnes directement impliquées dans l’enregistrement. 4.2 La révocation est conservée selon la nature de l’enregistrement dans le dossier médical ou dans le dossier d’enseignement et de recherche. 4.3 La révocation du consentement à un enregistrement effectué à des fins d’enseignement et de recherche implique la destruction sans délai de l’enregistrement original ainsi que des copies éventuelles (exception, voir point 6). La mention de la destruction de l’enregistrement doit figurer dans le dossier d’enseignement et de recherche. 4.4 En revanche, l’enregistrement effectué à des fins diagnostiques et thérapeutiques fait partie intégrante du dossier médical et reste la propriété des HUG. A ce titre, cet enregistrement est indestructible sous réserve de la décision du Conseil d’Etat autorisant sa destruction à partir d’un certain délai de conservation. 5. Accès 5.1 L'enregistrement effectué à des fins diagnostiques et thérapeutiques ou à des fins d’enseignement et de recherche doit être montré au patient sur demande écrite de celui-ci. Le patient peut obtenir une copie de l’enregistrement, contre remboursement du coût du support, si les autres personnes impliquées sur cet enregistrement donnent leur accord sur le même formulaire où elles ont consenti à l’enregistrement. (voir annexes). 5.2 L'accès aux enregistrements par des personnes autres que le patient suit les règles de l’accès au dossier médical ou au dossier d’enseignement et de recherche. Toute utilisation des enregistrements effectués à des fins cliniques et thérapeutiques ou à des fins d’enseignement et de recherche fait l'objet d'une demande motivée qui doit s'en tenir strictement aux termes de la déclaration de consentement. Cette demande est classée dans le dossier médical ou dans le dossier d’enseignement et de recherche du patient. Nombre de pages: 3/3 Domaine \ Sous-Domaine: 2. Activités médicales et de soins \ 2.1 Dispositions générales Instance décisionnelle : Référence : Comité de direction HUGO.MS.DG.0002 Portée : HUG de version : 1.0 Réalisation et utilisation d'enregistrements de patients par N° Publié le: des moyens audiovisuels 05.05.2004 Rédacteur : Responsable du document: Créé le : 16.03.2004 En vigueur à partir du : 18.11.1998 Rédacteur HUG Marescotti Karin Approuvé le : 17.11.1998 Type de document : Catégorie législative et réglementaire \ Directives du Comité de direction 6. Utilisation étendue à des fins d’enseignement et de recherche 6.1 Les enregistrements peuvent faire l'objet d'une utilisation étendue aux conditions énoncées cidessous, par exemple être mis à disposition d'autres institutions. 6.2 Cette utilisation étendue doit être impérativement acceptée par le patient capable de discernement. En cette matière, la représentation est exclue; ainsi, l'accord du représentant légal ne peut suppléer celui du patient, même incapable de discernement. 6.3 Le patient et les autres personnes concernées doivent être dûment informés que, du fait de l'utilisation étendue, on ne peut garantir que l'enregistrement effectué à des fins d’enseignement et de recherche puisse être détruit en cas de révocation du consentement. 6.4 Le médecin-chef du service concerné transmet l’enregistrement à l’emprunteur après signature par celui-ci du bulletin de prêt annexé, dont une copie lui est remise. Dans ce bulletin, il est rappelé que l’emprunteur doit utiliser l’enregistrement dans le cadre du consentement du patient, qu’il ne peut exécuter de copies des enregistrements qui lui sont confiés, qu’il ne peut transmettre lesdits enregistrements à des tiers, qu’il doit s’engager à prendre toutes mesures utiles pour sauvegarder l’anonymat du patient et des autres personnes qui figureront sur l’enregistrement, qu’il doit restituer le matériel prêté dans les délais convenus sur le bulletin. 6.5 Chaque département médical doit avoir un registre répertoriant les bulletins de prêt. 7. Archivage des enregistrements Tout conteneur d'enregistrement (boîtier, disque, cassette, etc.) doit être muni de l'étiquette HUG (disponible au magasin central) permettant de le localiser dans un système d'archivage et mentionnant les restrictions d'utilisation, ainsi que de l’étiquette impact. Des modalités propres à chaque département assurent le contrôle, l'archivage, ainsi que la vérification de l'emploi des enregistrements. 8. Liens et annexes Bulletin de prêt d'enregistrement audiovisuel à des fins d'enseignement et de recherche Déclaration de consentement pour enregistrement audiovisuel à des fins d'enseignement et de recherche ou à des fins diagnostiques et thérapeutiques Approuvé par le comité de direction des HUG dans sa séance du 17 novembre 1998.
