implantation d`une base de donnees sous ms-access 97

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IMPLANTATION D’UNE BASE DE DONNEES SOUS
MS-ACCESS 97
GENERALITES SUR MS-ACCESS
Fonctionnalités de MS-ACCESS
Access 97 est un produit Microsoft de type SGBDR (Système de Gestion de Bases de Données
Relationnelles). Il permet de décrire et manipuler des données stockées sous forme de tables dans
une base de données relationnelle.
Les opérations effectuées sur une base de données sont :
- La définition de la base de données qui consiste à déclarer la structure des différentes tables et
les relations entre les tables. C'est lors de cette définition que sont mises en place les contraintes
d'intégrité de domaine, de clef, de référence ;
- La saisie des n-uplets dans les tables en respectant les contraintes précédemment définies ;
- La manipulation des données de la base. Access propose deux types d'outils pour consulter et
mettre à jour la base de données : d'une part un outil interactif d'interrogation par requêtes, d'autre
part des outils d'automatisation de tâches que sont le langage de macrocommandes et le langage de
programmation ;
- La présentation des données de la base. Access propose deux modes de présentation : le
formulaire pour un affichage à l'écran et l'état pour créer un document éditable.
La base de données Access et les manipulations qui lui sont appliquées constituent une application
Access. Elle se définit à l’aide d’objets. Access propose six catégories d’objets :
- Table : une table est une relation entre attributs, chaque attribut ou champ est une colonne de la
table, chaque ligne d’une table est un n-uplet ou enregistrement. L’ensemble des tables forme le
schéma relationnel de la base avec les relations définies entre ces tables. La définition des relations
s'effectue dans le menu Edition par la commande Relations ;
- Requête : Une requête est une interrogation appliquée sur une table ou un groupe de tables de la
base, elle permet de manipuler les données de la base de manière interactive. Elle se construit en
mode QBE (Query By Example), c’est-à-dire grâce à un utilitaire graphique ;
- Formulaire : un formulaire est un dessin d’écran permettant de présenter des données de la base
ainsi que des traitements effectués sur ces données ;
- Etat : un état est un document, destiné à une édition papier, permettant de présenter et de mettre
en forme des données de la base ainsi que des traitements effectués sur ces données ;
- Macro : une macro-commande décrit une action ou un ensemble d’actions destinés à être
exécutés et à s’enchaîner automatiquement ;
- Module : un module de programmation est une procédure ou une fonction écrite dans le langage
de programmation Visual Basic. Un module est exécuté en réponse à un événement déclenché sur
l’objet auquel il est attaché (formulaire ou état par exemples).

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Interface utilisateur de MS-ACCESS
MS-ACCESS est un logiciel fonctionnant sous l’environnement graphique MS-Windows. Pour le
lancer il faut sélectionner le programme correspondant dans la liste des programmes.
Le logiciel se présente selon l’interface Windows :
- une barre de menus, chaque menu propose un certain nombre de choix, commandes ou
items. Lors de l’activation d’un menu, les items qui apparaissent en grisé ne sont pas
disponibles, ceux qui sont cochés sont déjà activés. Un item peut être associé à une touche de
raccourci clavier. Les items qui sont suivis d’une flèche sont associées à un sous-menu. Ceux qui
sont suivis de ... permettent l’ouverture d’une boîte de dialogue où l’utilisateur saisira des
informations nécessaires à l’exécution de la commande. Le menu ? est le menu d’aide.
- une barre d’outils présentant des boutons qui servent de raccourci aux commandes les plus
usuelles. Il est possible de choisir la barre d’outils en sélectionnant la commande barre d’outils du
menu Affichage ;
- une icône en haut dans le coin gauche est celui du menu système. Elle permet notamment de
quitter le logiciel ;
- les boutons en haut à droite permettant la réduction (en icône), l’agrandissement et la
restauration de la taille de la fenêtre.
Après création ou ouverture d'une base de données s'affiche une fenêtre Base de Données
présentant les six catégories d'objets, les objets de la catégorie sélectionnée (Tables par défaut) et
trois boutons :
- Nouveau permet d'insérer un nouvel objet dans la classe sélectionnée. Par exemple,
lorsque la catégorie Tables est active, ce bouton permet de définir une nouvelle table de la base de
données ;
- Ouvrir permet d'accéder aux différents objets de la catégorie. Par exemple, lorsque la
catégorie Tables est active, ce bouton permet de visualiser la liste des n-uplets de la table
active(sélectionnée) ;
- Modifier permet de modifier la définition d'un objet. Par exemple, lorsque la catégorie
Tables est active, ce bouton permet de modifier la structure de la table sélectionnée.

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UTILISATION DE MS-ACCESS EN TANT QUE SGBDR
Définition d’une base de données
Définition des tables
Créer une nouvelle base
Activer le menu Fichier
Sélectionner la commande Nouvelle base de données
Dans la fenêtre qui s'affiche, dans l'onglet Général, sélectionner Base de données
vide
Renseigner la boîte de dialogue en déclarant le nom de la base de données (c'est-à-
dire le nom du fichier qui stocke la base) et le dossier (répertoire) de stockage.
Ouvrir une base existante
Activer le menu Fichier
Renseigner la boîte de dialogue
La fenêtre Base de Données s'affiche qui permet de créer des tables
Définir une table
Cliquer sur l'onglet Tables puis choisir le bouton Nouveau puis l'option Mode création et
permet la définition des champs composant la table.
Définir un champ, c’est :
- lui attribuer un nom mnémonique, pertinent, porteur de sens ;
- déclarer son type de données dans la zone Type de données.
Le type de données par défaut est texte.
Choisir le type souhaité dans le menu déroulant ;
Types de données des champs Access
Texte Comprend des lettres, des nombres, des symboles spéciaux ou tout autre
caractère imprimable (255 caractères).
Mémo Contient du texte dont la longueur variable est trop importante pour un champ
alphanumérique (32000 caractères).
Numérique Contient des nombres entiers ou décimaux. Les champs numériques conviennent
aux calculs.
Monétaire Contient des nombres comme un champ numérique mais son format par défaut comporte
position décimale et symbole monétaire.
Date/Heure Contient toute date valide entre le 1er janvier 1000 et le 31 décembre 9999.
Access tient compte des années bissextiles et contrôle la validité des dates.
NuméroAuto Valeur numérique augmentée automatiquement d'un incrément par nouvel
enregistrement. Il ne peut y avoir qu'un champ de ce type par table. Si le champ est clef
étrangère d’une autre table, le type de données doit être le même (voir la déclaration
de la clef primaire dans la table correspondante).
Oui/Non Valeurs booléennes.
Objet OLE Contient un objet placé dans la table à partir d'autres applications Windows
supportant OLE (Object Linking and Embedding).

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Lien hypertexte Contient l'adresse réticulaire d'une ressource

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- décrire éventuellement le champ dans la zone Description
- définir les propriétés du champ, c’est-à-dire des caractéristiques permettant de contrôler
automatiquement la façon dont Access stocke, manipule et affiche les données. Chaque type
de données est associé à un jeu de proprietés différents.
Exemples de proprietés attachées à un champ
Taille du champ permet de préciser le nombre de caractères d’un champ de type Texte, le type de représentation
pour un champ numérique ;
Valide si permet de définir le domaine de valeurs du champ (ensemble de valeurs possibles) ;
Message si erreur permet d’associer un message d’erreur qui sera utilisé lors de la saisie du champ ;
Légende permet de définir le libellé qui sera associé au champ lors de la génération du feuille de saisie. Si cette
proprieté n’est pas renseignée, c’est le nom du champ qui sera utilisé ;
Null interdit permet d'autoriser ou non que la valeur du champ ne soit pas renseignée. Pour une clef étrangère,
cette proprieté permet d'exprimer la cardinalité minimum de la relation qu'exprime ce champ : si la cardinalité
minimum est 0 alors Null interdit est à Non, si la cardinalité minimum est 1 alors Null interdit est à Oui ;
Indexé un index détermine l'ordre dans lequel Access accède aux enregistrements de la table.
L'objectif d'un index est d'accélérer les requêtes, les recherches et les tris. Un index peut être simple (un champ) ou
composé (deux ou plusieurs champs). Il est possible de créer jusqu'à cinq index par table. La clef primaire est
l'index par défaut.
- le déclarer clef primaire si nécessaire. Un champ déclaré comme clef primaire pourra être
déclaré clef étrangère dans d’autres tables à condition que les types de données soient
identiques. Sauf si ce champ est de type NuméroAuto, le champ correspondant dans une
autre table peut être de type NuméroAuto ou de type Numérique (la proprieté Taille du
champ étant alors Entier Long).
Pour créer une clé primaire
Cliquer sur le champ à définir comme tel (pour une clé composite maintenir la touche CTRL enfoncée et cliquer sur
le sélecteur de chaque champ à inclure).
Cliquer sur le bouton Clé primaire, dans la barre d'outils ou choisir Edition /Clé primaire.
Fermer la fenêtre de définition de la table pour nommer et sauvegarder la table.
Mise à jour de la structure d'une table
Dans la fenêtre Base de Données, sélectionner la table puis le bouton Modifier.
Déplacer des champs
Sélectionner le champ en cliquant sur son sélecteur, à gauche de la zone Nom du champ.
Cliquer de nouveau sur le sélecteur et faire glisser le champ jusqu'à sa nouvelle position.
Supprimer des champs
Pour supprimer un champ du panneau de description des champs, le sélectionner et appuyer
sur la touche Suppr.
Ajouter des champs
Sélectionner le champ avant lequel vous désirez pratiquer l'insertion
Sélectionner dans le menu Insertion la commande Lignes
Renseigner le nouveau champ.