Le SGBD pour PC : ACCESS

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Le SGBD pour PC!: ACCESS
Une base de données est une collection de données associées à un même sujet (par exemple, la
formation reçue pas chacun des étudiants de la Licence Professionnelle). La plus petite unité
d'information d'une base de données est appelée un champ : c'est une catégorie d'information
comme le nom de l'étudiant, son adresse électronique ou son profil de formation initiale. Une clé
primaire est un champ contenant une information unique à chaque enregistrement, comme le
numéro de la carte d'étudiant de l'étudiant. Un groupe de champs connexes, comme ceux
contenant toutes les informations relatives à un étudiant, est appelé un enregistrement. Une
collection d'enregistrements associés à un sujet donné, telle que l'ensemble des enregistrements
des employés, est appelée une table. Lorsqu'on ouvre un objet table, les champs et les
enregistrements des employés sont affichés sous forme de feuille de données.
Les tables sont les objets les plus importants d'une base de données Access, car elles contiennent
toutes les données. Une base de données Access peut également comprendre six autres types
d'objets pour accroître la facilité d'accès et la qualité des données. les types d'objet d'une base de
données Access sont les tables, les requêtes, les formulaires, les états, les pages, les macros et
les modules.
Les objets requête sont basés sur les tables ; les formulaires, les pages et les états peuvent être
basés sur une table ou sur une requête. Les données peuvent être saisies et modifiées au moyen de
quatre type d'objets : les tables, les requêtes, les formulaires et les pages (mais elles sont toujours
stockées dans les tables). Les objets macro et module sont employés pour augmenter la
productivité de la base de données et pour apporter des outils d'automatisation, tels que des
écrans et des boutons d'interface utilisateur graphique (GUI, pour Graphical User Interface)
masquant la complexité des objets sous-jacents. Tous les objets d'une base de données sont
enregistrés dans un seul fichier.
Une base de données Access est dite base de données relationnelle, ce qui signifie que plusieurs
tables peuvent partager des informations, ou être "reliées". L'avantage premier de cette
organisation relationnelle des données est de limiter la redondance des informations. La
possibilité de relier différentes tables de données augmente la précision, la rapidité et la souplesse
de la base de données relationnelle. La phase de conception d'une base de données relationnelle
est appelée normalisation!: elle consiste à déterminer les champs, les tables et les relations
appropriées. Les relations peuvent être de trois types : un-à-un, un-à-plusieurs, ou plusieurs-à-
plusieurs.
Table
Contient toutes les données brutes de la base de données dans un format semblable
à une feuille de calcul ; peut être liée à une autre table au moyen d'un champ
commun afin de partager les informations et donc éviter la redondance des
données.
Requête
Fournit une vue des données sous forme de feuille de calcul, tout comme une table,
mais peut afficher un sous-ensemble de champs et/ou d'enregistrements pris dans
une ou plusieurs tables ; créée quand l'utilisateur veut "interroger" la base de
données.
Formulaire
Propose un écran de saisie conviviale affichant les enregistrements un par un
État
Permet un impression des données de type professionnel, pouvant contenir en-tête
et pied de page, et effectuer des calculs sur des groupes d'enregistrements ; on peut
également créer des étiquettes de publipostage grâce aux objets état.

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et pied de page, et effectuer des calculs sur des groupes d'enregistrements ; on peut
également créer des étiquettes de publipostage grâce aux objets état.
Page
Crée des pages Web sur la base des objets Access et procure des fonctions de
connectivité entre la page Web et la base de données Access
Macro
Enregistre une suite de touches ou de commandes, pour imprimer une série d'états
par exemple ou pour afficher une barre d'outils à l'ouverture d'un formulaire.
Module
Contient du code Visual Basic qui étend les fonctions et processus automatisés
d'Access.
Tableau 1 : Rôles des objets Access
États
(ne permettent pas de saisir les données)
Tables
(stockent les données)
Pages
Formulaires
Requêtes
Macros
5 types d’objets sont
employés pour saisir,
visualiser et imprimer
les données
2 types d’objets
sont destinés à
automatiser la base
et à offrir des
possibilities de
programmation
Modules
1. Tables
ACCESS offre plusieurs moyens pour définir une table, chaque moyen donnant accès à la table
selon un mode d’affichage!: le mode création, le mode édition, et un mode dirigé par un assistant
Microsoft (même genre d’assistant que l’assistant graphique de Excel).

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Dans le mode création on définit explicitement les différentes colonnes de la table à
construire!: le nom du champ, le type des données qui seront contenues dans ce champ (donc un
seul type identique pour toutes les données) et une description pour expliquer l’utilité de ce
champ.

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Pour chaque table, on définit un champ comme clé , c’est-à-dire champ permettant de
désigner de façon non ambigue un enregistrement unique de la table.
Dans le mode d’édition appelé «!Feuille de données!», la table est représentée comme avec
Excel, les colonnes portant les différents champs, et les lignes, les différents enregistrements. Le
type des données est estimé par le logiciel en fonction des valeurs entrées, et les noms des
champs sont modifiés par l’édition des entêtes des colonnes.
Le mode assisté permet, en plus de guider dans les différents choix, d’accéder à l’import de
données à partir d’autres SGDB ou d’autres logiciels.
On commence par construire chacune des tables associée à chacune des entités du modèle
conceptuel.
2. Relations
Nous avons vu dans le chapitre précédent, que la «!réalisation!» des relations dans une base de
données relationnelles dépend du type de relation!: (1-n), (n-m), et (1,1), en notation appelée
précédemment «!américaine!». ACCESS offre un outil de représentation graphique et de
manipulation «!directe!» des relations.

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Les tables sont représentées schématiquement comme des cartes listant la liste de ses champs. Le
titre de la carte est le nom de la table. Les champs affichés en gras constituent des clés primaires
ou autres, clés doubles ou clés résultants de la migration lors d’une relation (1-n).
Les relations entre les tables sont représentées par des liens entre les cartes, ces liens portant à
chaque extrémité le caractère 1, le caractère ∞ ou aucune étiquette. On peut voir aussi différentes
formes pour les extrémités.