Réunion N°3

COMPTE RENDU DE LA REUNION DU GROUPE DE TRAVAIL CSI – PHARMACIE
AMELIORATION ET SECURISATION DU CIRCUIT DU MEDICAMENT
Le 19 mars 2010 - 11h30
Le groupe de travail a été constitué à la demande des pharmaciens en accord avec Mr Assogba.
Ce groupe a pour objectif d’améliorer et de sécuriser le circuit du médicament suite à l’analyse de
l’EPP qui a été réalisée.
 Réflexions et élaboration d’un support unique de prescription – administration de
médicaments, de signalement d’incident lors de l’administration des médicaments
dans tous les services.
Ne disposant pas des modèles de supports existant dans les différents services de
l’établissement, ce sujet est reporté pour la prochaine réunion. Il sera demandé à Mr Assogba de
collecter ces documents pour la prochaine réunion.
Concernant le signalement d’incident :
Une relecture de la fiche de signalement des incidents et des évènements indésirables
EG/QUAL/001-B est faite. Des confusions et difficultés de signalement d’incidents
« pharmaceutiques » sont évoquées et expliquent l’utilisation différente selon les services de ces
supports par les IDE (résultats confirmés par l’EPP). En effet la distinction des incidents
« pharmaceutiques » relevant du domaine de la gestion des risques, des vigilances ou de la
pharmacie n’est pas nette. Quelles sont les informations qui intéressent et doivent être transmises
à la pharmacie ? Il est souhaitable de convier Mme Bayardin lors de la prochaine réunion afin de
cibler le contenu et le circuit des incidents relevant du domaine de la gestion des risques. D’autre
part, un listing ou organigramme pourra être établi pour guider les utilisateurs dans le choix et la
conduite à tenir lors de déclaration d’incidents «pharmaceutiques ». Ce sujet sera abordé lors de
la prochaine réunion.
 Mise en place des Planning de Contrôle des chariots d’urgence et des armoires à
pharmacie.
Les cadres de santé et IDE signalent que la réalisation des ces contrôles ne peut être réalisé
simultanément. Le contrôle chariot et armoire sera réalisé selon un planning décalé.
Concernant le contrôle des chariots d’urgence :
La procédure PR/PHA/003-A définit l’ensemble des modalités de suivi de la dotation d’urgence.
Lors de chaque vérification mensuelle du chariot d’urgence 3 types de documents sont à remplir :
 La fiche d’ouverture de chariot d’urgence des services (en annexe 2 de la procédure)
 Le feuillet de renouvellement : des médicaments (en annexe 3 de la procédure), des
dispositifs médicaux et consommables (en annexe 4 de la procédure), d’oxygène (en
annexe 5 de la procédure)
 La fiche de suivi du contrôle du chariot d’urgence et de l’oxygène
Les cadres de santé et IDE se plaignent de la multitude des documents à remplir lors de ces
vérifications. AM Fortune rappelle qu’une copie de ces documents devrait être retournée à la
pharmacie pour s’assurer de la réalisation mensuelle du contrôle du chariot d’urgence : ce qui
n’est pas le cas. Les cadres de santé et IDE signalent qu’ils ne disposent pas dans leurs services
de la fiche de suivi du contrôle du chariot d’urgence et de l’oxygène. Un état des lieux s’imposent.
Il est proposé de réaliser un audit afin de vérifier la mise en application et la faisabilité de la
procédure PR/PHA/003-A. Des modifications seront sans doute apportées pour simplifier les
documents et fiches enregistrement.
Concernant le contrôle des armoires à pharmacie :
Un mode opératoire doit être réalisé en collaboration avec les IDE pour définir les modalités de
suivi de la dotation de l’armoire à pharmacie. Une fiche d’enregistrement sera ensuite établie afin
d’assurer la traçabilité de ce contrôle trimestrielle.
Les IDE signalent des problèmes de dotation non réajustée dans les services. Les dotations sont
faussées lors de permission ou de changement de traitement. Les stocks sont insuffisants (surtout
pour Loxapac, Rivotril et Clopixol). Il faudrait réactualiser les dotations.
 Réflexions et documentations sur les chariots de médicaments et armoires à
pharmacie.
Les pharmaciens présentent des documentations de chariots de médicaments et armoires à
pharmacie afin d’apprécier les conseils et avis des IDE et cadre de santé.
Le modèle proposé par la pharmacie et un premier groupe de soignants en 2008 (CIMA réf
CD12100 ) et pour lequel une pro-forma avait été établie n° DVMQ080086 du 17/03/08 a été
examiné et jugé intéressant par la totalité des présents (dimensions, nombre de plumiers, plateau
alvéolé…). Il a été suggéré néanmoins que les documents soient présentés dans les différents
services avant de valider le choix.
Critères retenus pour le Chariot :





Plateaux plumiers en nombre suffisant avec une case pour les si besoins
Plateau alvéolé pour les gobelets. Taille de gobelets permettant l’ajout d’eau.
Un bac de trempage permettant de poser les gobelets après utilisation
Panier amovible pour permettre le stockage de sirop, gouttes
Tablette pour noter et poser le dossier patient
 Validation de la procédure concernant la gestion des médicaments apportés par les
patients et la fiche de liaison de demande de produits non stockés.
Après relecture et quelques modifications concernant la gestion des stupéfiants apportés par le
patient, la procédure et le fiche de liaison sont validées. Ces documents seront transmis à la
cellule qualité pour diffusion.
Une fiche d’enregistrement du listing des médicaments et stupéfiants apportés par le patient est
souhaitée. Cette fiche contre signé par l’IDE permettrait d’assurer la traçabilité des médicaments
et stupéfiants apportés par le patient. D’autre part, elle servirait au comptage et la gestion des
stupéfiants apportés par le patient dans le coffre à toxique des unités de soins. Cette fiche sera
présentée lors de la prochaine réunion. C.Dantin propose que le délai de stockage des
médicaments stupéfiants apportés par le patient soit limité à 7 j dans le coffre des services. Si le
patient reste hospitalisé en long séjour, les IDE retournent la poche identifiée contenant les
stupéfiants apportés par le patient à la pharmacie (pour stockage dans le coffre de la pharmacie).
Dés la sortie du patient, les IDE sollicitent la pharmacie pour récupérer les stupéfiants qui sont
stockés dans leur coffre.
Prochaine réunion le 30 Avril - 10h00 - salle réunion de la DSI