manuel pour la preparation du budget d`une cooperative

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MANUEL POUR LA PREPARATION DU BUDGET D'UNE COOPERATIVE
par Zvi Galor
www.coopgalor.com/french 1996
1. Introduction.
Le bon fonctionnement d'une coopérative dépend de plusieurs composants. Le
budget d'une coopérative est l'un des composants importants pour son
fonctionnement et également pour son existence. Le budget d'une coopérative est à
la fois un budget comme n'importe lequel dans toute autre entreprise, mais il a, en
même temps, ses spécificités et ses particularités.
Les gestionnaires des coopératives ne connaissent pas assez cette caractéristique.
Nous apportons dans les pages suivantes des exemples concrets et des
explications.
2. Le budget de la coopérative.
La coopérative est créée par ses membres et elle leur appartient. La coopérative est
gérée par ses membres et tous ont droit de décisions. Les membres créent la
coopérative car ils cherchent à obtenir un service ou un emploi qui doit être source
de revenus. Les membres, en créant la coopérative, cherchent à obtenir les meilleurs
résultats possibles de leur entreprise. Dans les coopératives qui fournissent des
services aux membres, ces services doivent être les moins chers possibles. Dans les
coopératives où les membres cherchent l'emploi et les revenus, la coopérative leur
donnera la rémunération la plus importante possible. Les membres de la coopérative
sont responsables des sommes nécessaires pour le budget de la coopérative.
Comment leur responsabilité se traduit-elle, nous en discuterons plus tard.
Le budget de la coopérative permet aux membres de créer et de faire fonctionner la
coopérative. Le budget de la coopérative est différent de celui des autres entreprises
économiques.
La première distinction est que la coopérative cherche à maximiser la rémunération
de chaque unité de participation de ses membres, tandis que les entreprises
économiques qui ne sont pas des coopératives cherchent à maximiser la
rémunération de chaque unité d'investissement du capital.
La deuxième distinction, aussi importante que la précédente, est que le budget de la
coopérative est divisé en deux. La première partie du budget est consacrée, de façon
complètement séparée, à la création des biens d'immobilisation de la coopérative. La
somme est mobilisée par les membres et chacun participe de façon égale. Le
membre est responsable de cette somme, qu'elle soit mobilisée au comptant ou que
la coopérative l'obtienne en crédit. La participation égale des membres leur donne le
droit de détenir chacun une part sociale qui reflète la valeur réelle de leur part dans
les biens d'immobilisation de la coopérative. La deuxième partie du budget est
mobilisée pour couvrir les frais de fonctionnement de la coopérative. Les membres
paient tout, pas de façon égale, mais selon leur participation au fonctionnement de la
coopérative.
2.1. La part sociale.
La notion de part sociale est la même dans toutes les coopératives. Nous allons
présenter la façon de calculer la valeur de la part sociale dans n'importe quelle

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coopérative. Il faut noter que le calcul des frais de fonctionnement se fait de façon
différente et propre à chaque coopérative. Les composants du budget relatif à la
création de la coopérative et à la part sociale sont identiques dans toutes les
coopératives.
La notion de base de ce que sont les biens d'immobilisation de la coopérative se
réfère à tous les biens nécessaires pour fonder une coopérative. Ces biens
comprennent: le terrain, le bâtiment nécessaire à la construction de la coopérative,
les équipements pour la construction et le fonctionnement de la coopérative, et s'il le
faut, les moyens de transport. Tous ces biens sont nécessaires à la création de la
coopérative, avant même qu'elle ne commence à fonctionner. Si la coopérative a
décidé de louer ces biens, leur prix ne figure pas dans le calcul de la part sociale,
mais fait alors partie des frais de fonctionnement de la coopérative, et la part sociale
représente 1 UM symbolique.
Qui finance l'investissement nécessaire? La coopérative a été fondée par ses
membres. Elle leur appartient. Ce sont les membres qui doivent financer ces
investissements. Depuis la création de la coopérative et durant leur relation avec elle,
les membres sont égaux, donc, ils doivent financer à part égale la somme
nécessaire. La formule à utiliser est très simple: la part sociale, la somme que
chaque membre doit apporter, est égale au montant total des investissements
nécessaires pour financer tous les biens d'immobilisation de la coopérative divisé par
le nombre des membres dans la coopérative.
La formule ci-dessus est applicable à toutes les coopératives. Chaque membre est
obligé de financer sa part sociale dans la coopérative. Il peut le faire au comptant ou
grâce au crédit obtenu par la coopérative. Les membres sont responsables du
financement de leur part sociale. Les parts sont égales pour tous les membres. La
valeur de chaque part dans la coopérative reflète la valeur des biens d'immobilisation
de la coopérative qui est susceptible de changer avec le temps. La valeur de la part
sociale diffère d'une coopérative à l'autre. La valeur de la part sociale dans une
coopérative ne peut pas être fixée d'avance, elle doit être calculée.
2.2. Le calcul de la part sociale.
Notre exemple concerne une coopérative de consommation. Dans notre coopérative,
il y a 100 membres. La coopérative, durant la première séance de son assemblée
générale constitutive, a nommé une commission spéciale comprenant membres et
spécialistes, pour préparer la liste des biens d'immobilisation dont la coopérative
aura besoin. Il faut se rappeler que la coopérative peut acheter les biens ou peut les
louer. La formule à choisir tiendra compte des considérations économiques et
influencera la valeur de la part sociale de chaque membre.
La liste des biens d'immobilisation de la coopérative est:
Terrain 10000 UM
Bâtiment 20000 UM
Equipements 5000 UM
Equipements bureau 5000 UM
Total 40000 UM
La part sociale de chaque membre = Le total de la valeur des biens d'immobilisation
DIVISE par le nombre des membres dans la coopérative.

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Dans notre cas: 40000 UM = 400 UM
100 membres
Chaque membre de la coopérative doit apporter à la coopérative 400 UM. Il peut
apporter la somme au comptant ou par un crédit obtenu pour lui par la coopérative.
En payant la part sociale le membre devient propriétaire de sa part dans la
coopérative. La valeur réelle de sa part est variable et dépend de la valeur réelle des
biens d'immobilisation de la coopérative.
3. Le budget des frais de fonctionnement.
Chaque coopérative se différencie de l'autre par la manière de calculer le budget des
frais de fonctionnement. Le chapitre suivant nous montrera différentes coopératives
et le mode d'élaboration de leur budget.
3.1. La coopérative de consommation.
La formule générale pour déterminer les frais de fonctionnement( ) est la suivante:
Prix d'achat des marchandises dans notre coopérative à vendre aux membres + les
frais de fonctionnement directs + une marge de sécurité (surplus) = prix de vente aux
membres
P.A. + F.F. + M.S. = P.V.
A. Première considération.
La première considération à prendre est le prix du marché actuel de différentes
marchandises vendues dans notre coopérative. La coopérative rend le meilleur
service possible aux membres donc elle essaiera de vendre aux membres aux prix
les moins chers possibles.
B. Premier pas.
Nous avançons dans la préparation du budget de la coopérative et nous devons
calculer le premier élément de la formule qui est le prix d'achat des marchandises ou
des services que la coopérative vendra aux membres. Il faut se rappeler que les
membres ne financent pas ces frais de façon égale mais selon leur participation dans
les achats effectués. Il ne faut pas inclure ces frais dans la part sociale de la
coopérative.
Le premier pas est le calcul du prix du stock initial que nous avons besoin pour
commencer nos activités. Le stock doit être le moins grand possible pour épargner
les frais de stockage inutile. Le stock sera calculé également en fonction de sa
disponibilité, de nos moyens de stockage et de la flexibilité du crédit que la
coopérative pourra obtenir des fournisseurs.
Le calcul du stock nécessaire au départ doit tenir compte du nombre des membres
de la coopérative, l'importance de leur famille et le résultat d'une étude faite parmi les
membres concernant leurs habitudes de consommation.
Prenons pour exemple ( ): nous avons cent membres dans notre coopérative. Les
résultats de notre étude nous montrent que les membres consomment les produits
suivants pendant un mois: sucre, huile, farine, sardines. Nous avons trouvé des
fournisseurs qui nous vendent aux prix concurrentiels et bien en-dessous du prix du
marché.

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PRODUITS QUANTITE PRIX UNITAIRE TOTAL
Sucre 3.000 kg 10 UM 30.000 UM
Huile 1.500 litre 5 UM 7.500 UM
Farine 6.000 kg 2 UM 12.000 UM
Sardines 15.000 boites 1 UM 15.000 UM
Total 64.500 UM
Cela est la valeur des marchandises achetées. Quel sera le prix que nous vendrons
aux membres? Notre principe est que nous ne cherchons pas à réaliser des profits
ou des surplus, mais nous devons couvrir tous nos frais avec la recette de notre
coopérative. Donc, nous cherchons, maintenant, le calcul de nos frais de
fonctionnement.
C. Les frais de fonctionnement.
Quels sont les frais de fonctionnement? Par mois:
Salaire du gérant 1000 UM
Comptable 1000 UM
Transport des marchandises ( 4 fois par mois) 2000 UM
Electricité, eau 300 UM
Taxes locales 200 UM
Avaries mensuelles 500 UM
Total: 5000 UM
Nous n'avons pas de frais de location car nous avons acheté tous les biens
d'immobilisation de la coopérative avec les parts sociales des membres.
Nous avons pris auprès des membres un crédit de 65000 UM pour financer l'achat
du stock mensuel. Ce crédit sera remboursé aux membres par des mensualités,
pendant un an, avec un intérêt au taux de 18% par an. Le taux d'intérêt que nous
payons aux membres est compétitif au taux du crédit bancaire. Dans notre pays
imaginaire le systême bancaire paie pour les dépôts à terme un taux annuel de 8%
et facture le crédit commercial à un taux annuel de 24%. La coopérative offre à ses
membres un taux plus motivant que le taux exigé par les banques et épargne ainsi
des frais de financement en payant aux membres un taux de 6% moins cher.
La coopérative doit ajouter à ses frais mensuels:
Remboursement des dettes contractées auprès des membres: - par mois
Principal = 65000 : 12 = 5416 UM
Intérêt (18%) 529 UM
Total 5945 UM
C.1 Le calcul des intérêts.
Pour calculer l'intérêt simple ( l'intérêt perçu sur le capital primitif non accru de ses
intérêts) nous utilisons la formule suivante:
intérêt à payer = la somme initiale + la somme à rembourser le dernier mois divisée
par 2 et multipliée par le taux d'intérêt.

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65000+5416 divise par 2 multiplie par 18% = 6339 UM par an et 529 UM par mois.
Ce calcul est simple mais pas complètement juste car nous remboursons tous les
mois la somme de 5416 UM et par conséquent, le principal est diminué tous les mois
de cette somme. La somme payée au titre d'intérêt sera différente tous les mois
allant de 975 UM la première mensualité jusqu'à 81 UM la dernière mensualité. Pour
ne pas compliquer la compréhension de l'explication nous indiquons la somme
moyenne mensuelle de remboursement d'intérêt de 529 UM.
D. Le calcul du prix de vente.
Le prix de vente aux membres est:
Prix Achat 64.500 UM
Frais fonctionnement
- Frais de fonctionnement 5.000 UM
- Remboursement crédit +
pour les F.F. 5416UM+529UM 10.945 UM
marge de sécurité (10% de frais de fonctionnement) 500 UM
Total 75.945 UM
Nous constatons que nous vendons aux membres à un prix qui est majoré d'environ
18% comparé au prix d'achat. Dans la pratique, nous savons que le prix de vente de
chaque article de notre coopérative vendu aux membres est 18% plus cher que le
prix d'achat. Il nous faut faire une dernière vérification, en comparant nos prix de
vente aux prix de vente des mêmes produits sur le marché, pour voir si nos articles
sont moins chers.
E. Remarques.
Dans notre exercice, nous avons proposé de chercher le crédit initial pour le
fonctionnement auprès de membres. Il est fort probable que les membres n'ont pas
la somme nécessaire et, par conséquent, nous devons chercher le crédit au taux
commercial là où il se trouve.
Dans plusieurs cas, lorsque le gérant de la coopérative fait son travail correctement,
il réussit à obtenir le crédit des fournisseurs. Ce crédit n'a pas de termes fixes et
diffère d'un pays à l'autre. Mais dans plusieurs cas, il peut être remboursé à la fin du
mois. Un gérant habile cherche à se fournir à crédit et vend aux membres au
comptant, alors qu'il ne doit honorer les factures qu’à la fin du mois et parfois même,
plus tard. Cette politique peut amener le gérant à épargner les frais de la coopérative
et le comité de direction de la coopérative sera intelligent de rémunérer un tel gérant
en lui offrant des primes financières importantes.
F. Le cash flow.
Le calcul du cash-flow de notre coopérative est très important. Il nous indique si notre
coopérative est bien gérée, fonctionne de façon efficace et ne perd pas d'argent. Le
cash flow nous donne également la possibilité de savoir si nous aurons besoin de
crédit, et si oui, quand en aurons-nous besoin, quand allons-nous le rembourser et
combien nous coûtera-t-il.