manuel pour la preparation du budget d`une cooperative
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MANUEL POUR LA PREPARATION DU BUDGET D'UNE COOPERATIVE par Zvi Galor www.coopgalor.com/french 1996 1. Introduction. Le bon fonctionnement d'une coopérative dépend de plusieurs composants. Le budget d'une coopérative est l'un des composants importants pour son fonctionnement et également pour son existence. Le budget d'une coopérative est à la fois un budget comme n'importe lequel dans toute autre entreprise, mais il a, en même temps, ses spécificités et ses particularités. Les gestionnaires des coopératives ne connaissent pas assez cette caractéristique. Nous apportons dans les pages suivantes des exemples concrets et des explications. 2. Le budget de la coopérative. La coopérative est créée par ses membres et elle leur appartient. La coopérative est gérée par ses membres et tous ont droit de décisions. Les membres créent la coopérative car ils cherchent à obtenir un service ou un emploi qui doit être source de revenus. Les membres, en créant la coopérative, cherchent à obtenir les meilleurs résultats possibles de leur entreprise. Dans les coopératives qui fournissent des services aux membres, ces services doivent être les moins chers possibles. Dans les coopératives où les membres cherchent l'emploi et les revenus, la coopérative leur donnera la rémunération la plus importante possible. Les membres de la coopérative sont responsables des sommes nécessaires pour le budget de la coopérative. Comment leur responsabilité se traduit-elle, nous en discuterons plus tard. Le budget de la coopérative permet aux membres de créer et de faire fonctionner la coopérative. Le budget de la coopérative est différent de celui des autres entreprises économiques. La première distinction est que la coopérative cherche à maximiser la rémunération de chaque unité de participation de ses membres, tandis que les entreprises économiques qui ne sont pas des coopératives cherchent à maximiser la rémunération de chaque unité d'investissement du capital. La deuxième distinction, aussi importante que la précédente, est que le budget de la coopérative est divisé en deux. La première partie du budget est consacrée, de façon complètement séparée, à la création des biens d'immobilisation de la coopérative. La somme est mobilisée par les membres et chacun participe de façon égale. Le membre est responsable de cette somme, qu'elle soit mobilisée au comptant ou que la coopérative l'obtienne en crédit. La participation égale des membres leur donne le droit de détenir chacun une part sociale qui reflète la valeur réelle de leur part dans les biens d'immobilisation de la coopérative. La deuxième partie du budget est mobilisée pour couvrir les frais de fonctionnement de la coopérative. Les membres paient tout, pas de façon égale, mais selon leur participation au fonctionnement de la coopérative. 2.1. La part sociale. La notion de part sociale est la même dans toutes les coopératives. Nous allons présenter la façon de calculer la valeur de la part sociale dans n'importe quelle 1 coopérative. Il faut noter que le calcul des frais de fonctionnement se fait de façon différente et propre à chaque coopérative. Les composants du budget relatif à la création de la coopérative et à la part sociale sont identiques dans toutes les coopératives. La notion de base de ce que sont les biens d'immobilisation de la coopérative se réfère à tous les biens nécessaires pour fonder une coopérative. Ces biens comprennent: le terrain, le bâtiment nécessaire à la construction de la coopérative, les équipements pour la construction et le fonctionnement de la coopérative, et s'il le faut, les moyens de transport. Tous ces biens sont nécessaires à la création de la coopérative, avant même qu'elle ne commence à fonctionner. Si la coopérative a décidé de louer ces biens, leur prix ne figure pas dans le calcul de la part sociale, mais fait alors partie des frais de fonctionnement de la coopérative, et la part sociale représente 1 UM symbolique. Qui finance l'investissement nécessaire? La coopérative a été fondée par ses membres. Elle leur appartient. Ce sont les membres qui doivent financer ces investissements. Depuis la création de la coopérative et durant leur relation avec elle, les membres sont égaux, donc, ils doivent financer à part égale la somme nécessaire. La formule à utiliser est très simple: la part sociale, la somme que chaque membre doit apporter, est égale au montant total des investissements nécessaires pour financer tous les biens d'immobilisation de la coopérative divisé par le nombre des membres dans la coopérative. La formule ci-dessus est applicable à toutes les coopératives. Chaque membre est obligé de financer sa part sociale dans la coopérative. Il peut le faire au comptant ou grâce au crédit obtenu par la coopérative. Les membres sont responsables du financement de leur part sociale. Les parts sont égales pour tous les membres. La valeur de chaque part dans la coopérative reflète la valeur des biens d'immobilisation de la coopérative qui est susceptible de changer avec le temps. La valeur de la part sociale diffère d'une coopérative à l'autre. La valeur de la part sociale dans une coopérative ne peut pas être fixée d'avance, elle doit être calculée. 2.2. Le calcul de la part sociale. Notre exemple concerne une coopérative de consommation. Dans notre coopérative, il y a 100 membres. La coopérative, durant la première séance de son assemblée générale constitutive, a nommé une commission spéciale comprenant membres et spécialistes, pour préparer la liste des biens d'immobilisation dont la coopérative aura besoin. Il faut se rappeler que la coopérative peut acheter les biens ou peut les louer. La formule à choisir tiendra compte des considérations économiques et influencera la valeur de la part sociale de chaque membre. La liste des biens d'immobilisation de la coopérative est: Terrain 10000 UM Bâtiment 20000 UM Equipements 5000 UM Equipements bureau 5000 UM Total 40000 UM La part sociale de chaque membre = Le total de la valeur des biens d'immobilisation DIVISE par le nombre des membres dans la coopérative. 2 Dans notre cas: 40000 UM 100 membres = 400 UM Chaque membre de la coopérative doit apporter à la coopérative 400 UM. Il peut apporter la somme au comptant ou par un crédit obtenu pour lui par la coopérative. En payant la part sociale le membre devient propriétaire de sa part dans la coopérative. La valeur réelle de sa part est variable et dépend de la valeur réelle des biens d'immobilisation de la coopérative. 3. Le budget des frais de fonctionnement. Chaque coopérative se différencie de l'autre par la manière de calculer le budget des frais de fonctionnement. Le chapitre suivant nous montrera différentes coopératives et le mode d'élaboration de leur budget. 3.1. La coopérative de consommation. La formule générale pour déterminer les frais de fonctionnement( ) est la suivante: Prix d'achat des marchandises dans notre coopérative à vendre aux membres + les frais de fonctionnement directs + une marge de sécurité (surplus) = prix de vente aux membres P.A. + F.F. + M.S. = P.V. A. Première considération. La première considération à prendre est le prix du marché actuel de différentes marchandises vendues dans notre coopérative. La coopérative rend le meilleur service possible aux membres donc elle essaiera de vendre aux membres aux prix les moins chers possibles. B. Premier pas. Nous avançons dans la préparation du budget de la coopérative et nous devons calculer le premier élément de la formule qui est le prix d'achat des marchandises ou des services que la coopérative vendra aux membres. Il faut se rappeler que les membres ne financent pas ces frais de façon égale mais selon leur participation dans les achats effectués. Il ne faut pas inclure ces frais dans la part sociale de la coopérative. Le premier pas est le calcul du prix du stock initial que nous avons besoin pour commencer nos activités. Le stock doit être le moins grand possible pour épargner les frais de stockage inutile. Le stock sera calculé également en fonction de sa disponibilité, de nos moyens de stockage et de la flexibilité du crédit que la coopérative pourra obtenir des fournisseurs. Le calcul du stock nécessaire au départ doit tenir compte du nombre des membres de la coopérative, l'importance de leur famille et le résultat d'une étude faite parmi les membres concernant leurs habitudes de consommation. Prenons pour exemple ( ): nous avons cent membres dans notre coopérative. Les résultats de notre étude nous montrent que les membres consomment les produits suivants pendant un mois: sucre, huile, farine, sardines. Nous avons trouvé des fournisseurs qui nous vendent aux prix concurrentiels et bien en-dessous du prix du marché. 3 PRODUITS QUANTITE PRIX UNITAIRE TOTAL Sucre 3.000 kg 10 UM 30.000 UM Huile 1.500 litre 5 UM 7.500 UM Farine 6.000 kg 2 UM 12.000 UM Sardines 15.000 boites 1 UM 15.000 UM Total 64.500 UM Cela est la valeur des marchandises achetées. Quel sera le prix que nous vendrons aux membres? Notre principe est que nous ne cherchons pas à réaliser des profits ou des surplus, mais nous devons couvrir tous nos frais avec la recette de notre coopérative. Donc, nous cherchons, maintenant, le calcul de nos frais de fonctionnement. C. Les frais de fonctionnement. Quels sont les frais de fonctionnement? Par mois: Salaire du gérant 1000 UM Comptable 1000 UM Transport des marchandises ( 4 fois par mois) 2000 UM Electricité, eau 300 UM Taxes locales 200 UM Avaries mensuelles 500 UM Total: 5000 UM Nous n'avons pas de frais de location car nous avons acheté tous les biens d'immobilisation de la coopérative avec les parts sociales des membres. Nous avons pris auprès des membres un crédit de 65000 UM pour financer l'achat du stock mensuel. Ce crédit sera remboursé aux membres par des mensualités, pendant un an, avec un intérêt au taux de 18% par an. Le taux d'intérêt que nous payons aux membres est compétitif au taux du crédit bancaire. Dans notre pays imaginaire le systême bancaire paie pour les dépôts à terme un taux annuel de 8% et facture le crédit commercial à un taux annuel de 24%. La coopérative offre à ses membres un taux plus motivant que le taux exigé par les banques et épargne ainsi des frais de financement en payant aux membres un taux de 6% moins cher. La coopérative doit ajouter à ses frais mensuels: Remboursement des dettes contractées auprès des membres: - par mois Principal = 65000 : 12 = 5416 UM Intérêt (18%) 529 UM Total 5945 UM C.1 Le calcul des intérêts. Pour calculer l'intérêt simple ( l'intérêt perçu sur le capital primitif non accru de ses intérêts) nous utilisons la formule suivante: intérêt à payer = la somme initiale + la somme à rembourser le dernier mois divisée par 2 et multipliée par le taux d'intérêt. 4 65000+5416 divise par 2 multiplie par 18% = 6339 UM par an et 529 UM par mois. Ce calcul est simple mais pas complètement juste car nous remboursons tous les mois la somme de 5416 UM et par conséquent, le principal est diminué tous les mois de cette somme. La somme payée au titre d'intérêt sera différente tous les mois allant de 975 UM la première mensualité jusqu'à 81 UM la dernière mensualité. Pour ne pas compliquer la compréhension de l'explication nous indiquons la somme moyenne mensuelle de remboursement d'intérêt de 529 UM. D. Le calcul du prix de vente. Le prix de vente aux membres est: Prix Achat 64.500 UM Frais fonctionnement - Frais de fonctionnement 5.000 UM - Remboursement crédit + pour les F.F. 5416UM+529UM 10.945 UM marge de sécurité (10% de frais de fonctionnement) 500 UM Total 75.945 UM Nous constatons que nous vendons aux membres à un prix qui est majoré d'environ 18% comparé au prix d'achat. Dans la pratique, nous savons que le prix de vente de chaque article de notre coopérative vendu aux membres est 18% plus cher que le prix d'achat. Il nous faut faire une dernière vérification, en comparant nos prix de vente aux prix de vente des mêmes produits sur le marché, pour voir si nos articles sont moins chers. E. Remarques. Dans notre exercice, nous avons proposé de chercher le crédit initial pour le fonctionnement auprès de membres. Il est fort probable que les membres n'ont pas la somme nécessaire et, par conséquent, nous devons chercher le crédit au taux commercial là où il se trouve. Dans plusieurs cas, lorsque le gérant de la coopérative fait son travail correctement, il réussit à obtenir le crédit des fournisseurs. Ce crédit n'a pas de termes fixes et diffère d'un pays à l'autre. Mais dans plusieurs cas, il peut être remboursé à la fin du mois. Un gérant habile cherche à se fournir à crédit et vend aux membres au comptant, alors qu'il ne doit honorer les factures qu’à la fin du mois et parfois même, plus tard. Cette politique peut amener le gérant à épargner les frais de la coopérative et le comité de direction de la coopérative sera intelligent de rémunérer un tel gérant en lui offrant des primes financières importantes. F. Le cash flow. Le calcul du cash-flow de notre coopérative est très important. Il nous indique si notre coopérative est bien gérée, fonctionne de façon efficace et ne perd pas d'argent. Le cash flow nous donne également la possibilité de savoir si nous aurons besoin de crédit, et si oui, quand en aurons-nous besoin, quand allons-nous le rembourser et combien nous coûtera-t-il. 5 Le tableau du cash flow contient, d'habitude, 14 casiers. Le premier à gauche mentionne les détails. Après viennent 12 casiers pour les 12 mois de l'année. Le dernier est pour le total de tous les calculs. Le casier des détails contient les composants principaux suivants: Les entrées; les sorties; la balance entre les deux et la ligne cumul. Modèle d'un tableau de cash-flow: moi s rev en ue sor tie BA LA NC E cu mul 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 tot al - - 3 5 5 6 4 5 6 5 3 4 46 3 5 4 3 2 2 2 5 3 2 2 3 36 -3 -5 -1 2 3 4 2 0 3 3 1 1 10 -3 -8 -9 -7 -4 0 2 2 5 8 9 10 10 3.2 La coopérative d'épargne et de crédit. A. La part sociale. Nous commençons tout d'abord avec le budget nécessaire à l'acquisition des biens d'immobilisation de la coopérative. Nous préparons un inventaire de tous les biens de la coopérative: terrain + local + meubles + coffre-fort + biens du bureau = la valeur totale des biens. Cette somme est divisée par le nombre de membres dans la coopérative. Le résultat de ce calcul est la valeur de la part sociale de chaque membre. 6 B. Le budget de fonctionnement. La formule que nous utilisons est la suivante: L'intérêt payé aux membres pour leurs dépôts + Frais de fonctionnement + Marge de sécurité ( Surplus éventuels) = Intérêt reçu des membres pour crédit octroyé. I.D. + F.F. + M.S. (S) = I.C. Le calcul commencera avec le point le plus facile à calculer, à savoir les frais de fonctionnement: Salaire du gérant: 40.000 UM Electricité: 4.000 UM Eau: 2.000 UM Assurance: 5.000 UM Transport: 2.000 UM etc: 1.000 UM Total: 54.000 UM par mois 54.000 UM X 12 mois = 648.000 UM par an. C. Le surplus. Nous parlons d'une coopérative qui vient d'être créée donc nous attribuons une marge de sécurité assez grande. Le surplus éventuel sera de 10% du total des frais de fonctionnement et son montant sera de 64.800 UM. Les frais de fonctionnement et le surplus ensemble donneront la somme de 712.800 UM. D. Le calcul du taux d'intérêt - premières considérations. Nous avons maintenant une équation comportant deux inconnues sur les quatre inconnues initiales. Nous ne connaissons pas quel sera l'intérêt payé aux membres pour leurs dépôts, ni le total des intérêts facturés sur le crédit octroyé aux membres. Pour répondre à nos questions nous devons trouver deux réponses. a. Quel est le taux d'intérêt appliqué dans le système bancaire de notre pays. Le taux d'intérêt dans notre pays dans les banques est le suivant: pour les dépôts à terme les banques paient 8% par an; pour le crédit les banques facturent au taux de 18% par an. b. Quel est le taux d'inflation annuel dans notre pays? Connaître le taux d'inflation dans un pays donné a une grande importance pour celui qui veut servir correctement les membres de sa coopérative. Connaître le taux d'inflation véritable dans plusieurs pays dans le monde est une tâche presque impossible car dans nombre de pays le taux annuel d'inflation publié par le gouvernement en place ne reflète que les besoins politiques des leaders et n'a rien à voir avec la réalité. Les membres de la coopérative doivent savoir calculer le taux d'inflation car la politique de la coopérative est de servir les membres de la meilleure façon possible et cela en payant pour leurs dépôts à terme un taux d'intérêt réel, c'est-à-dire un taux qui soit supérieur au taux d'inflation dans le pays. Comment peut-on trouver le taux d'inflation réel dans un pays donné, sachant que le calcul ne sera pas aussi juste que les résultats d'un bon statisticien. Notre guide est le taux d'intérêt commercial appliqué par les banques pour facturer le crédit accordé 7 aux clients. Dans la plupart des pays, les banques commerciales appliquent un taux qui reflète le taux réel d'inflation dans leur pays, et prennent quelques pourcentages supplémentaires d'intérêt pour payer leurs frais et laisser une marge pour leur profit. Rappelons que dans notre exemple nous avons mentionné que le taux d'intérêt appliqué par les banques sur le crédit est 18% par an. Nous pouvons estimer sans être loin de la réalité que le taux d'inflation est d'environ 12% par an. E. Le taux d'intérêt dans notre coopérative. Notre point de départ est que la mission de notre coopérative est de servir les membres de la meilleure façon possible. Cela veut dire que notre coopérative paiera aux membres sur leurs dépôts à terme plus de 8% par an, car elle doit offrir un taux meilleur que celui de la banque pour que les membres soient motivés à placer leur argent dans la coopérative; cela veut dire: un taux plus élevé que 8% par an. Mais la coopérative veut sauvegarder la valeur réelle de l'argent de ses membres donc elle essaiera de payer le taux d'inflation annuel - 12% par an. Le deuxième point est le taux que la coopérative facturera le crédit octroyé aux membres. La coopérative veut servir ses membres donc elle doit facturer ses membres à un taux inférieur au taux bancaire qui est de 18%. La coopérative facturera ses membres à un taux annuel de 17%. F. Le budget de la coopérative d'épargne et de crédit. Dans notre coopérative nous appliquons les taux suivants: Les dépôts à terme: 12% Les crédits aux membres: 17% Les frais de fonctionnement, y compris la marge de sécurité: 5% De ces trois données nous connaissons la valeur de 5%. 5% = 712.800 UM. Notre tâche est de trouver la valeur de 1%, pour pouvoir calculer la valeur de 12% et de 17%. 1% = 712.800 UM:5% = 142.560 UM 17% = 142.560 UM X 17 = 2.423.520 UM 12% = 142.560 UM X 12 = 1.710.720 UM 2.423.520 UM - 1.710.720 UM = 712.800 UM H. Résumé. Pour réaliser ce budget les membres doivent épargner ensemble en dépôts à terme la somme de 14.256.000 UM. Cette somme doit être donnée complètement en crédit aux membres. La somme de 14.256.000 UM rapportera à la coopérative le revenu annuel de 2.423.520 UM, 17% représentent les intérêts sur le crédit. Ce revenu permettra à la coopérative de payer 648.000 UM, ses frais de fonctionnement et 64.800 UM pour la marge de sécurite - les surplus éventuels. La somme restante, 1.710.720 UM est le paiement de 12% d'intérêt sur les dépôts à terme. La coopérative est efficacement gérée et offre à ses membres le meilleur service possible. 3.3 La coopérative de mercatique. 8 A. La part sociale. Le premier pas - voir plus haut - est le calcul de la valeur de la part sociale de chaque membre dans la coopérative. L'explication et la démonstration ont déja été présentées dans les chapitres précédents. La part sociale dans cette coopérative est calculée de la même façon que précédemment . B. La formule à utiliser. La coopérative de mercatique a une particularité à elle. Cette coopérative se charge de recueillir les produits fabriqués par ses membres. La coopérative vend ces produits au prix le plus cher possible et paie ses membres la somme la plus élevée possible après avoir couvert la totalité des frais de fonctionnement. La formule à utiliser pour le calcul de la rémunération de chaque membre: Le prix que la coopérative reçoit au marché pour les produits de ses membres (moins) la totalité des frais de fonctionnement de la coopérative - (moins) la marge de sécurité (le surplus) = le prix que la coopérative paiera aux membres pour leurs produits. P.M. - F.F. - M.S (S) = P C. Le prix de vente. Nous devons savoir quel est le volume des rentrées de la coopérative. Dans notre coopérative, il y a 10 membres. Ils sont tous des artisans qui produisent des sacs à main pour dames, faits à partir de la peau de bovins. Chacun produit de 5 à 10 sacs par jour. Les sacs sont ramassés par la coopérative, entreposés dans un dépôt d'où ils sont envoyés, toutes les semaines, au marché pour la vente. Membres Production hebdomadaire membre no. 1 60 sacs membre no. 2 30 " membre no. 3 30 " membre no. 4 60 " membre no. 5 60 " membre no. 6 50 " membre no. 7 40 " membre no. 8 30 " membre no. 9 40 " membre no.10 50 " Total: 450 " Nous avons une production hebdomadaire de 450 sacs à vendre. Cette quantité peut être différente chaque semaine et la coopérative doit être prête, tant dans sa comptabilité que dans son mécanisme de commercialisation, à faire avec ces changements. La semaine prise en exemple, le responsable de la vente dans la coopérative a réussi à obtenir un prix de 100 UM pour chaque sac. Il peut obtenir des prix différents pour les sacs selon leur qualité. Dans ce cas, les membres seront rémunérés en fonction de la qualité de leur travail. Le total des recettes que le 9 responsable des ventes apportera à la coopérative sera donc 45000 UM. Combien touchera chaque membre pour son travail? D. Les frais de fonctionnement. Le calcul doit tenir compte des différents chapitres de dépenses. Nous pouvons estimer que dans cette coopérative les frais de fonctionnement vont comprendre: Détails: Salaire: -gérant - directeur de commercialisation Par mois 1.000 UM 500 UM commission par unité vendue ( 1 UM ) 450 sacs X 1 UM x 4 semaines total: Transport (4 x 500 UM ) Comptable Electricité, eau, Assurance Etc. Total 1.800 UM 2.300 UM 2.000 UM 1.000 UM 200 UM 500 UM 300 UM 7.300 UM E. La marge de sécurité. Nous créons cette marge, en retenant temporairement une partie des revenus de la coopérative. Nous rendrons cette somme aux membres dès que notre service comptabilité nous assurera que le calcul des frais de fonctionnement a été correctement calculé. La partie que nous retenons devra être la plus petite possible et sera déterminée en fonction de notre expérience dans la coopérative. Nous devons nous rappeler que cette somme est l'argent des membres, elle leur appartient et doit leur être retournée le plus vite possible, dès que notre comptabilité nous assure que tout va bien. Dans notre coopérative de mercatique, pour assurer notre tranquillité, nous retiendrons 10% des frais de fonctionnement comme marge de sécurité. La somme sera donc 700 UM. F. Le calcul final. Notre formule: P.M. - F.F - M.S. = P En chiffres le calcul pour une semaine: 45.000 UM - (7.300:4=1825) 1.825 UM - (700:4=175)175 UM = 43.000 UM La somme de 43.000 UM est divisée par 450 sacs et chaque sac vendu rapporte la somme d'environ 95 UM. 10 Les membres qui ont produit 30 sacs par semaine toucheront chacun la somme de 2850 UM. Les membres qui ont produit 40 sacs par semaine toucheront chacun la somme de 3800 UM. Les membres qui ont produit 50 sacs par semaine toucheront chacun la somme de 4750 UM. Les membres qui ont produit 60 sacs par semaine toucheront chacun la somme de 5700 UM. Cette façon de présenter le budget de la coopérative de mercatique est très simple et exact. Il fait apparaître clairement les points suivants: les membres sont rémunérés en fonction de leur participation, de leur productivité et les gestionnaires sont récompensés en fonction de leur efficacité. 3.4 Les coopératives de production et de service. Ces coopératives ont les caractéristiques suivantes: Leurs membres y travaillent. Ils ne sont pas les utilisateurs de ces coopératives mais plutôt les vendeurs de services ou de produits faits par les coopératives. Les membres ont emplois et revenus par les rémunérations que la coopérative leur donne selon leur participation - leur travail. Le nombre de membres dans cette coopérative est limité et dépend du nombre d'emplois existants dans la coopérative. La valeur de la part sociale est relativement élevée car le nombre de membres est limité et la valeur des biens de la coopérative est élevée. Il est important de noter que la valeur de la part sociale dans cette coopérative sera calculée de la même manière expliquée ci-haut. A. Le calcul des frais de fonctionnement. La formule que nous utilisons pour notre budget est différente dans le sens que nous ajoutons à cette formule la variable de la rémunération des membres pour leurs salaires. Notre formule sera la suivante: Le prix d'achat des matières premières + Les frais de fonctionnement + La rémunération des membres pour leur travail + La marge de sécurité (le surplus) = Le prix de vente de l'article produit ou du service vendu. P.A. + F.F. + R.M. + M.S. = P.V. B. Le prix d'achat. Le premier pas dans la préparation du budget de cette coopérative est l'estimation des matières premières que nous devons acheter pour que notre coopérative puisse fonctionner. Notre coopérative compte 12 membres et elle s'occupe de confection de vêtements. Nous devons d'abord savoir combien de vêtements les membres peuvent produire pendant une période déterminée, et à la lumière de ces données nous pourrons calculer la quantité de matières premières à acheter. Selon notre étude et la répartition du travail parmi les membres, notre coopérative pourra confectionner 6 robes, 8 chemises et 10 pantalons par journée de travail. 6 robes nécessitent 12 m de tissu. 8 chemises nécessitent 16 m de tissu. 10 pantalons nécessitent 30 m de tissu. (Pour simplifier nous admettons que dans notre exemple tout est confectionné dans le même tissu.) 11 Au total nous aurons besoin pour une production quotidienne 68 m de tissu. La coopérative produit 25 jours par mois, et elle aura besoin de 1450 m de tissu par mois. Le tissu coûte 5 UM. le mètre. Nous aurons besoin également de fils, boutons, fermetures à glissière, accessoires divers et des matières d'emballage pour les produits finis. Le calcul du Prix d'Achat sera comme suit: Tissu: 1.450 m X 5 UM = 7.250 UM. Fils: 10 bobines par jour multiplié par 25 jours multiplié par 2 UM = 500 UM. Boutons: 200 chemises X 6 boutons X 0.1 UM = 120 UM. Fermetures à glissière: 16 fermetures X 25 j. X 1UM = 400 UM. Accessoires des vêtements: 12 acc. X 25 j. X 2 UM = 600 UM. Le total des finances nécessaires pour l'achat des matières premières par mois est: 7.520+500+120+400+600=9.140 UM, La coopérative achète les matières premières toutes les semaines pour ne pas démunir les finances de la coopérative. Par ailleurs, elle bénéficie d'un crédit fournisseur qui lui permet d'honorer les factures à la fin du mois. De plus, le gérant de la coopérative a réussi à obtenir un contrat de commercialisation par lequel la production finie est achetée chaque semaine et la coopérative est payée au comptant. C. Les frais de fonctionnement. Les frais de fonctionnement de la coopérative pendant un mois sont: salaire du gérant: 1.000 UM prime au gérant: vente de 600 habits par mois X 2UM = 1.200 UM électricité, eau, etc.: 300 UM assurance: 200 UM Total: 2.700 UM D. la marge de sécurité. Nous allons retenir la somme de 300 UM qui représente un peu plus de 10% des frais de fonctionnement comme marge de sécurité. E. Le prix de vente. Nous calculons d'abord le prix de vente car cela nous permettra de savoir quelle sera la rémunération des membres pour leur travail dans la coopérative. Nous savons que la coopérative a produit pendant une mois les articles suivants et leur valeur monétaire est: Robes: 6 X 25j X 55 UM par robe = 8250 UM Chemises: 8 X 25j X 40 UM par chemise = 8000 UM Pantalons: 10 X 25j X 50UM par pantalon = 12.500 UM Total produits vendus: 28.750 UM. F. La rémunération des membres. 12 Notre formule est ( voir paragraphe A ci-haut): P.A. + F.F. + R.M. + M.S. = P.V. Nous connaissons déja les éléments suivants: 9.140 UM + 2.700 UM + R.M. + 300 UM = 28.750 UM. Nous devons définir la valeur de R.M. dans notre formule. Notre calcul nous montre que la somme qui va rester pour payer les membres chaque mois est de 16.610 UM soit: 28.750 UM - 9.140 UM - 2.700 UM - 300 UM = 16.610 UM qui est R.M. et cette somme divisée par 12 membres nous donnera une rentrée mensuelle de 1385 UM par membre. Pour faciliter l'exemple, nous admettons que tous les membres ont travaillé le même nombre d'heures, mais naturellement, il faut toujours calculer le nombre d'heures exact de travail fait par chaque membre pour pouvoir lui payer la somme exacte. 4. La coopérative à fonctions multiples. Le budget de la coopérative à fonctions multiples, bien qu'il ressemble aux budgets que nous venons d'étudier, est, cependant, différent. La coopérative à fonctions multiples est une coopérative qui rend service à ses membres dans plusieurs fonctions. Comme exemple, nous pouvons prendre une coopérative agricole dans un village. Cette coopérative a, d'habitude, la fonction de la production, et aussi dans la plupart des cas, celle de l'approvisionnement en crédits aux membres, au coût le moins cher possible, et en même temps la possibilité d'épargner leurs excédents financiers au taux d'intérêt le plus élevé, de l'approvisionnement des intrants aux membres au prix le moins cher possible, de la mercatique de la production des membres au prix le plus élevé possible. 4.1 La part sociale. La part sociale dans cette coopérative est calculée de la même façon que nous avons procédé plus haut. Elle est toujours calculée sur la base de notre formule, à savoir: la valeur des tous les biens d'immobilisation de la coopérative divisée par le nombre de membres de la coopérative. Les différents composants proviennent des différentes fonctions ou plutôt des départements de la coopérative. Dans notre exemple, nous avons les départements-fonctions suivants: le département de la production qui comprend également le service irrigation, le service des cultures mécanisées, etc.; le département du crédit; le département de l'approvisionnement en intrants, y compris le centre de distribution des intrants pour l'agriculture et les champs et le centre de distribution des intrants pour les animaux (bovins, volailles, etc.); le département de la mercatique où se trouveent le centre d'emmagasinage et les entrepôts des produits à livrer, et les éléments de transports nécessaires. Il nous faut se rappeler que chaque membre de la coopérative nécessite des biens d'immobilisation différents nécessaires à la production propre dans sa ferme et il se peut qu'un membre décide d'investir davantage dans sa ferme qu'un autre membre. Dans nos explications, nous ne détaillerons pas les biens d'immobilisation de chaque membre individuellement, nous nous en tiendrons aux biens de la coopérative dans laquelle chaque membre participe au financement de façon égale. Les biens d'immobilisation de la coopérative sont: la somme Département production: 13 - réservoir d'eau. 200.000 UM - réseau des tuyaux d'irrigation. 300.000 UM - centre de cultures mécanisées (2 tracteurs et des engins agricoles). 400.000 UM Département crédit: - local. 20.000 UM - meubles. 5.000 UM - coffre-fort. 3.000 UM Département intrants: - centre des intrants pour l'agriculture. 80.000 UM - centre des intrants volailles et bétails. 100.000 UM Département de mercatique: - entrepôt central 22.000 UM - 1 camion. 70.000 UM Total: 1.200.000 UM Dans notre coopérative il y a 100 membres, donc la valeur de la part sociale pour chaque membre est 12.000 UM. Tous les membres ont payé 1.000 UM au comptant et ils doivent rembourser le reste par un crédit à long terme de dix ans, sans intérêt, que la coopérative a obtenu de la régie centrale pour le développement rural dans notre pays imaginaire. 4.2 le budget de fonctionnement. Le principe qui nous guide dans nos calculs du budget de fonctionnement est complètement différent ici. Les membres participent au financement des biens d'immobilisation de la coopérative de façon égale, tandis que pour financer le budget de fonctionnement les membres financent de façon inégale, selon leur participation aux affaires de la coopérative, ou plutôt, leur utilisation des services de chaque département de la coopérative. Le calcul des frais des fonctionnement est divisé en trois parties, à savoir: le budget de fonctionnement propre à la production de chaque membre, le budget de fonctionnement des départements de la coopérative et le budget de fonctionnement de la gestion générale de la coopérative. a. Les membres. Le calcul du budget propre à la production de chaque membre est divisé en deux parties: La première partie concerne le budget de production de chaque membre. Notre manuel ne s'occupera pas de ce calcul car il est le sujet d'une autre étude faite séparément. Se rappeler que les principes qui guident ces calculs sont: - Chaque membre doit calculer son budget séparément, parce qu'il peut choisir un programme de production à son choix, avec l'espoir d'obtenir un revenu annuel plus important. - Dans chaque calcul, il faut prendre en considération les facteurs de production concernant le fermier et sa famille, tels que le nombre de jours de travail disponibles par le paysan et sa famille, la superficie dont le paysan dispose pour sa production, la disponibilité en eau, le choix des cultures à cultiver ou élevage à entreprendre en 14 tenant compte de la maximisation du revenu par jour de travail et le revenu par unité cultivée. La deuxième partie, présentée ici, concerne la valeur totale de la quantité annuelle produite par tous les membres de la coopérative. Cela nous donnera la possibilité de calculer le fonctionnement des départements de la coopérative. Nous avons dans la coopérative 100 membres. Notre étude nous donne les résultats suivants: Les membres produisent du maïs, des tomates, des poulets de chair (nous limitons le nombre de produits dans notre exemple pour le simplifier). - 60 membres font la culture du maïs. Chaque membre cultive 3 hectares de maïs et produit 5 tonnes de maïs par hectare, il fait 2 cultures de maïs par an, donc sa production annuelle est de 30 tonnes par an. La production totale de la coopérative est de 1800 tonnes de maïs par an. Le maïs est vendu par récolte, 2 fois par an, en octobre et en mai. - 30 membres cultivent la tomate. Chaque membre cultive 0.5 hectare de tomates, donc la superficie cultivée en tomates est de 15 hectares. Chaque hectare de tomates donne un rendement de 30 tonnes et le rendement total de la coopérative en tomates est de 450 tonnes. La saison des tomates commence au mois de mai et se termine en septembre, pendant 5 mois, à raison de 50 tonnes par mois. - 10 membres font l'élevage de poulets de chair. Chaque membre a un poulailler où il peut élever 1000 poulets de chair à la fois. Le membre vend les poulets de chair à l'âge de 12 semaines. Il peut utiliser son poulailler 3 fois par an car il doit respecter des périodes de repos pour désinfecter son poulailler. En moyenne, un poulet de chair est vendu au poids d'un kilo et demi. Donc, chaque paysan produit 4.5 tonnes de poulets de chair par an. La production totale de ces 10 membres est de 45 tonnes de poulets de chair. Les poulets de chair se vendent en décembre, en avril et en août, chaque fois 15 tonnes. Résumons la production annuelle de notre coopérative: maïs 1800 tonnes Tomates 450 tonnes Poulets de chair 45 tonnes Le maïs est vendu au prix de 10000 UM par tonne. Les tomates se vendent à 5000 UM par tonne. Les poulets de chair se vendent à 15000 UM par tonne. La recette annuelle brut de la coopérative sera: - maïs: 1800 tonnes X 10000 UM = 18.000.000 UM. Cette somme sera partagée aux 60 membres qu'après soustraction des frais. - Tomates: 450 tonnes X 5000 UM = 2.250.000 UM. Cette somme sera partagée aux 30 membres qu'après soustraction des frais. - Poulets de chair: 45 tonnes X 15000 UM = 675.000 UM. Cette somme sera partagée aux 10 membres qu'après soustraction des frais. A cette phase de notre calcul, nous laissons de côté les membres et nous arrivons au calcul du budget des départements. B. Les départements. 15 Notre coopérative englobe les départements suivants: production, crédit, intrants et mercatique. Notre tâche, maintenant, est de préparer le budget de fonctionnement de chaque département. Cela nous donnera la possibilité de connaître les frais engagés dans le processus de production et de savoir quel sera le revenu annuel de chaque membre. I. Département de la production: Nous avons ici 2 calculs à faire. Le premier concerne le prix de la fonction de service d'approvisionnement en eau. Le deuxième concerne le prix de la fonction de service du parc du matériel agricole. Nous calculons toujours selon notre formule qui nous guide en toutes circonstances. Notre formule: P.A. + F.F. + M.S. = P.V. Prix d'achat de l'eau: 1 UM pour chaque mètre cube. La coopérative aura besoin la quantité d'eau suivante toute l'année: 60 membres cultivent 180 hectares de maïs chaque cycle et 360 hectares par an. Nous aurons besoin, à raison de 100 mètres cubes par hectare, la quantité de 36000 mètres cubes par an, qui coûtent à la coopérative 36000 UM par an. 30 membres cultivent 15 hectares de tomates. Chaque hectare de tomates nécessite 500 mètres cubes d'eau pour toute la saison. La coopérative aura besoin pour cette branche la quantité de 7500 mètres cubes, qui coûteront 7500 UM. 10 membres font les poulets de chair. Ils élèvent chacun 3000 unités par an, et la coopérative produit 30000 poulets de chair par an. Chaque poulet de chair boit durant sa vie 10 litres d'eau, et la consommation totale d'eau est de 300.000 litres d'eau, ou 300 mètres cubes d'eau qui coûtent 300 UM. Le total du coût de la consommation en eau dans la coopérative est 43800 UM. Les frais de fonctionnement incluent: Le gérant du département: 100 UM par mois. Electricité: 500 UM par mois. assurance: 100 UM par mois. Entretien de réseau: 200 UM par mois. Total: 900 UM par mois et 10800 UM par an. Marge de sécurité (10% ): 1000 UM par an. 43800 UM + 10800 UM + 1000 UM = 55600 UM. Cette somme sera divisée par 36000 mètres cube, et le prix temporaire pour chaque mètre cube est 1.27 UM. Le prix est temporaire car le prix final sera fixé à la fin de l'année, lorsque le calcul des frais généraux de la coopérative sera définitif. Le deuxième calcul concerne la section du parc du matériel agricole, et ce toujours à l'aide de notre formule. Prix d'achat des services: La superficie à cultiver dans la coopérative est composée de 180 hectares destinés au maïs. Cette superficie est cultivée 2 fois par an, et nous aurons 360 hectares à cultiver par an. La superficie pour les tomates est de 15 hectares. Nous cultivons au total 375 hectares par an. Les tracteurs qui font le labourage sont utilisés durant 3 heures par hectare et une heure d'utilisation du tracteur coûte 100 UM. 16 Le prix du labourage sera donc 375 hectares X 300 UM = 112.500 UM. Les frais de fonctionnement: 2 conducteurs de tracteurs: 200 UM par mois. assurance: 500 UM par mois. Fuel et entretien: 1000 UM par mois. Total: 1700 UM par mois et 20.400 UM par an. La marge de sécurité: la marge de sécurité sera de 10% des frais de fonctionnement, soit un total de 2000 UM par an. Le total du prix du labour sera: 112.500 UM + 20400 UM + 2000 UM = 134.900 UM. Le prix de labourage de chaque hectare sera temporairement 360 UM. II. Département de l'approvisionnement des intrants. Le département des intrants comprend deux sections principales. L'une s'occupe de l'approvisionnement des intrants pour les cultures agricoles. L'autre s'occupe de l'approvisionnement des intrants pour l'aviculture. Le budget de la section des intrants agricoles sera fait également selon notre formule à savoir: P.A. + F.F. + M.S. = P.V. - Prix d'achat: Intrants pour l'agriculture. Les intrants que la coopérative achète tous les ans comprennent: Engrais chimiques, semences, herbicides, insecticides, matériel d'emballage maïs, caisses d'emballage des tomates. 180 hectares de maïs ont besoin de 500 kg d'engrais composés par hectare. Le total est 90 tonnes d'engrais par culture et puisqu'il y a deux cultures de maïs par an, il faut 180 tonnes d'engrais par an. Le coût d'une tonne d'engrais est 1000 UM. Le coût total de l'engrais sera 180.000 UM. 15 hectares de tomates nécessitent 500 kg d'engrais par hectare et au total 7.5 tonnes au prix de 1000 UM par tonne. Le coût total des engrais pour les tomates sera 7500 UM. le coût total des engrais est 187500 UM Le prix des semences de maïs pour 360 hectares est calculé à raison de 100 kg de semences par hectare. Au total la coopérative aura besoin de 36 tonnes de semences de maïs au prix de 10000 UM par tonne. La somme nécessaire sera de 360.000 UM par an, payée en deux fois. 17 Le prix des semences de tomates est calculé à raison de 10 kg par hectare. La quantité nécessaire de semences sera de 150 kg de semences au prix de 1000 UM par kg et au total il faut payer 150.000 UM. Le coût total des semences est de 360.000 UM + 150.000 UM = 510.000 UM. Les herbicides et les insecticides coûtent à la coopérative 70000 UM par an. Le matériel d'emballage coûte un montant annuel de 30000 UM. Intrants pour l'aviculture. Nous parlons ici de la provende, des produits vétérinaires. La coopérative produit 45 tonnes de poulets de chair chaque fois. Les poulets de chair consomment de la provende à raison de 3 tonnes de provende pour chaque tonne de poulets de chair vendue. La coopérative aura besoin d'acheter 45 tonnes X 3 tonnes de provende X 3 élevages par an = 405 tonnes de provende par an. La coopérative paie 100 UM par tonne soit un total de 40500 UM. Pour les produits vétérinaires la coopérative paie la somme de 45000 UM par an. Le total du prix d'achat des intrants par la coopérative: 187500 UM + 510000 UM + 30000 UM + 40500 UM + 45000 UM = 813.000 UM - Frais de fonctionnement. Le département des intrants est géré par une personne qui le fait fonctionner. Salaire du gérant. 100 UM par mois et 1200 UM par an. Electricité 200 UM par mois et 2400 UM par an. Assurance 200 UM par mois et 2400 UM par an. Transport: la coopérative a besoin de transporter 187.5 tonnes d'engrais et 450 tonnes de provende par an. Le coût du transport est de 100 UM par tonne. Au total, 637.5 tonnes X 100 UM = 63750 UM par an. Total: 69750 UM. - Marge de sécurité A ce stade des opérations de la coopérative, nous allons facturer 10% des frais de fonctionnement, pour être sûrs que nos calculs ne nous aménent pas à supporter des pertes et ce, jusqu'à ce que notre comptabilité nous confirme que nos calculs sont justes. La somme sera 7000 UM. - Le prix de vente aux membres. 813.000 UM + 69750 UM + 7000 UM = 889750 UM par an. Le gérant du département des intrants sait que le prix de vente des différents intrants aux membres est majoré d'environ 8.2 % sur le prix d'achat ( 69.750 UM + 7.000 UM représentent 8,2 % de 889.750). Le prix des intrants vendus aux membres doit figurer dans le compte d'exploitation de chaque membre individuellement. 18 III. Département de mercatique. Le département de la mercatique s'occupe de la commercialisation de tout ce qui est produit par la coopérative, à savoir, le maïs, les tomates et les poulets de chair. Rappelons que la coopérative produit par an: 1800 tonnes de maïs qui se vendent au prix de 18.000.000 UM. 450 tonnes de tomates qui se vendent au prix de 2.250.000 UM. 45 tonnes de poulets de chair qui se vendent au prix de 675000 UM. La formule selon laquelle nous allons préparer le budget de ce département est: P.M. - M.S. - F.F. = P. ( Prix Marché - Marge Securité - Frais de Fonctionnement = prix payé aux membres) Nous allons calculer chaque élément de cette formule considérant chaque produit séparément. Maïs: Nous connaissons déja le prix de vente du maïs et la valeur de la recette de cette vente qui est de 18.000.000 UM. Les frais de fonctionnement de la vente sont: Le transport de 1800 tonnes de maïs à raison de 100 UM par tonne coûte 180000 UM. Les sacs et autres moyens d'emballage: Un sac contient 100 kg de maïs. Il faudra donc 18000 sacs à raison de 10 sacs par 1 UM, le total sera 1800 UM. Le travail des mains d'oeuvre pour le chargement de la livraison: 1 personne peut charger 1 tonne par jour de travail, il faudra payer 1800 UM pour le chargement de toute la livraison. Le gérant du département de mercatique touche un salaire de 100 UM par mois et 1200 UM par an, pour la vente du maïs. Le total des frais de mercatique du maïs est: 180.000 UM + 1800 UM + 1800 UM + 1200 UM = 184.200 UM. La marge de sécurité que nous allons retenir sera de 10% des frais de fonctionnement: 18000 UM. Les 60 membres qui produisent le maïs vont toucher: 18.000.000 UM - 184.200 UM - 18000 UM = 17.797.800 UM. Rappelons que cette somme n'est pas un revenu net, car il faudra déduire de cette somme les frais de production et les frais des intrants, déja calculés, et les frais généraux, dont le calcul apparaîtra dans le chapitre suivant. Tomates: Nous connaissons le prix de vente des tomates qui est 2.250.000 UM. Les frais de fonctionnement de la vente sont: Le prix du transport de 450 tonnes de tomates à raison de 100 UM par tonne est 45000 UM. 19 Les caisses en plastique pour l'emballage des tomates (location). Chaque caisse contient 20 kg de tomates. Il faudra 50 caisses par tonne et 22500 caisses au total. Le prix de la location des caisses est calculé pour 100 caisses par 1 UM. Au total la coopérative paiera 225 UM pour la location. Il faudra la main d'oeuvre pour charger 450 tonnes et le coût sera 450 UM. Le gérant du département de mercatique pour la vente des tomates touche 400 UM par an. Le total des frais de mercatiques des tomates est: 45000 UM + 225 UM + 450 UM + 400 UM = 46075 UM. La marge de sécurité est 10% des frais de fonctionnement: 4600 UM. Les 30 membres qui produisent les tomates recevront: 2.250.000 UM - 46075 UM - 4600 UM = 1.199.425 UM. Cette somme sera distribuée aux membres après soustraction des frais de production, du prix des intrants et des frais généraux. Poulets de chair: Nous connaissons le prix de vente des poulets de chair qui est 675.000 UM. Les frais de fonctionnement de la vente sont: Le prix de transport de 45 tonnes de poulets de chair à raison de 100 UM par tonne est 4500 UM. La location des cages pour le transport des poulets de chair au marché. Chaque cage contient 20 poulets de chair ou 30 kg. Pour transporter 1 tonne il faut 34 cages. La location des cages coûte 1 UM pour 10 cages. Pour 45 tonnes il faudra 1500 cages et leur prix sera 150 UM. Il faudra la main d'oeuvre pour le chargement de 45 tonnes de poulets. Le prix sera 2 UM par tonne et au total 90 UM. Le gérant du département de mercatique touche pour la vente des poulets de chair 100 UM par an. Le total des frais de mercatiques de poulets de chair sera: 4500 UM + 150 UM + 90 UM + 100 UM = 4840 UM. La marge de sécurité est 10% des frais de fonctionnement: 480 UM. Les 10 membres qui font l'élevage des poulets de chair recevront: 675.000 - 4840 UM - 480 UM = 669.680 UM. Cette somme sera distribuée aux membres après soustraction des frais de production, du prix des intrants et des frais généraux. Le cumul de nos calculs est le suivant: 18.000.000 UM + 2.250.000 UM + 675.000 UM = 20.925.000 UM comme recette de la vente de la production. Le total des frais de production est: 184.200 + 46.075 UM + 4840 UM = 235.115 UM La marge de sécurité est: 18000 UM + 4600 UM + 480 UM = 23080 UM. 20 La somme qui sera distribuée aux membres, après soustraction des frais de production, des frais des intrants et des frais généraux est: 20.925.000 UM - 235.115 UM - 4840 UM = 20.685.045 UM. IV. Le département du crédit. Le département du crédit peut être appelé également département de la trésorerie de la coopérative. A la tête du département se trouve le trésorier de la coopérative. Le trésorier de la coopérative a quelques taches principales telles que la collecte de l'argent dû à la coopérative, le plus rapidement possible, les paiements des dettes de la coopérative, échelonnés le plus possible; mais sa tâche la plus importante est contrôle de l'état financier de la coopérative. Il le fait à l'aide d'un tableau cash-flow. Ce tableau est préparé au début de l'année et à partir duquel se font la planification de la production annuelle ainsi que les activités de la coopérative. Ce tableau donne au trésorier la possibilité de connaitre à tout moment l'état financier de la coopérative. Le tableau lui donne également la possibilité de savoir si durant l'année, il aura besoin d'obtenir un crédit pour financer telle activité de la coopérative, à quel moment il en aura besoin, combien et pour quelle durée de temps. Examinons les composants principaux de ce tableau. Le tableau est composé de trois parties principales: la Recette de la coopérative, les Frais de la coopérative et le Solde et le Cumul. Le tableau lui-même a 14 colonnes, s'il est annuel. La première colonne donne la description des composants de la Recette, des Frais, du Solde et du Cumul. Les douze colonnes suivantes représentent les 12 mois de l'année, à la dernière colonne apparaît le total. La partie Recette comprend toutes les branches productrices de la coopérative, détaillées, mentionnant à chaque mois la recette correspondante. A la fin de la Recette, une ligne Total fait apparaître les totaux des recettes par mois d'activités. Dans la 14e colonne apparaît le Total de l'activité de chaque branche de production. La ligne Frais montre, séparément, les différents titres de frais de chaque département, étalés sur une année, selon le mois où la sortie a été effectuée. Une ligne Total fait apparaître les totaux des frais, qui résument les frais effectués chaque mois. Dans la 14e colonne apparaît le résumé des frais par titre et par département. La ligne Solde résume la différence entre la partie Recettes et la partie Frais pour chaque mois d'activité de la coopérative. Le Solde peut être une valeur négative ou positive, selon les résultats financiers de chaque mois. La ligne Cumul est pratiquement l'outil le plus important du trésorier de la coopérative. Le cumul résume, chaque mois, l'accumulation du Solde de la coopérative. Lorsque le Cumul est une valeur négative, le trésorier a besoin d'avoir un crédit. Ce crédit sera nécessaire, en valeur variable à chaque mois, jusqu'au mois où le Cumul sera valeur positive. 21 Détails RECETTES Maïs Tomates Poulets TOTAL FRAIS Achat d'eau maïs A. d'E. tomates A. d'E. poulets Labour maïs Labour tomates Intrants Mercatique Maïs Tomates Poulets TOTAL FRAIS SOLD CUMUL Janvier Cash- flow départément crédit: Février Mars Avril Mai Juin - - - 225000 225000 9000000 450000 9450000 45000 45000 5710 5710 5710 5710 - 5710 64800 - 52 5300 98861 1584 52 98861 1584 52 98861 1584 98861 1584 52 64800 98861 70510 -70510 -70510 109923 -109923 -180433 106207 -106207 -286640 1790 107997 117003 -169637 92700 10135 203280 9246720 9077083 10135 18114 26885 934594 Juillet Août Septémbre Octobre Novembre Decembre 450000 450000 450000 225000 675000 450000 450000 9000000 9000000 - 225000 225000 5709 5709 5709 - - - 1585 1585 - - - - 53 52 - 52 52 53 - - - - - - 98861 98861 98861 98861 - - 22 1 2 10135 116343 10135 1790 118132 10135 114705 92700 191613 52 1790 1843 333657 9679599 556868 10236467 335295 10571762 8808387 19380149 -52 19380097 223157 19603305 Le tableau du cash-flow nous montre que la coopérative a réussi à avoir une recette annuelle de 20.925.000 UM par an. Ses frais sont de l'ordre de 1.321.695 UM. Les membres auront à distribuer parmi eux, la somme de 19.603.305 UM, et cela après soustraction des frais de financement et intérêt, et des frais généraux de la coopérative. Le trésorier de la coopérative sait que son programme financier doit prévoir qu'il aura besoin de crédit de sources extérieures à la coopérative durant 4 mois à savoir: Janvier: 70510 UM. Février: 180433 UM. Mars: 286640 UM. Avril: 169637 UM. Le taux d'intérêt annuel est de 18%, et le taux mensuel, pour notre calcul, sera 1.5%. Les frais de financement que la coopérative doit prendre en considération sont: Janvier: 70510 X 1.5% = 1058 UM. Février: 180433 X 1.5% = 2706 UM. Mars: 286640 X 1.5% = 4300 UM. Avril: 169637 X 1.5% = 2545 UM. Le total des intérêts à payer est: 10609 UM. Cette somme sera ajoutée aux frais du département du crédit. Le budget du département crédit sera calculé de la manière suivante: Nous utilisons notre formule habituelle: P.C. + F.F + M.S. = P.C.M. P.C. = Prix du crédit obtenu par la coopérative, à partir de sources de financement extérieures à la coopérative, pour le financement de la production. F.F. = Frais de fonctionnement. M.S.= Marge de sécurité. P.C.M. = Prix crédit aux membres. Les frais de fonctionnement de ce département incluent: Le salaire du trésorier, pour le travail qu'il fait dans ce département, soit 100 UM par mois et 1200 UM par an. L'électricité et l'eau par an: 800 UM. Le total des frais de fonctionnement: 23 1 1200 UM + 800 UM = 2000 UM. La marge de sécurité de 10% des frais de fonctionnement: 200 UM. En chiffres nos aurons les résultats suivants: 10609 UM + 2000 UM + 200 UM = 12809 UM. P.C.M = 12809 UM. Cette somme est la somme à facturer aux membres qui auront besoin de crédit pour leur production au debut de la saison, avant que la coopérative n'ait de recettes. Le tableau du cash-flow nous montre quels sont les besoins de financement pour l'achat de différents intrants durant l'année. La source de financement, dans ce cas là, peut provenir des membres eux-mêmes. La coopérative leur proposera, pour les sommes dont elle aura besoin, un taux d'intérêt plus élève que celui payé par les banques pour les dépôts à terme. C. Les frais généraux. ( ) Les frais généraux représentent le prix que la coopérative paie pour son fonctionnement administratif et sa gestion. Ce sont les frais administratifs que la coopérative finance durant une année. Les Frais généraux sont le troisième élément dans notre budget de la coopérative à fonctions multiples, après les Membres et les Départements. La coopérative, dans notre exemple, est gérée par un directeur-gérant. Il est assisté par un comptable et un trésorier. Le gérant touche un salaire de 500 UM par mois ou 6000 UM par an. La question qui se pose est de savoir d'où viendra l'argent pour payer son salaire. La décision de partager le coût de son salaire parmi tous les membres de façon égale est injuste. A notre avis, cette méthode est injuste car il y a des membres qui ont participé davantage dans les affaires de la coopérative, donc nous pouvons estimer qu'ils ont utilisé, plus que les autres, les services de gestion du directeur, et par conséquent, ils doivent payer plus que les autres. La même logique s'applique au poste de comptable et à celui de trésorier. Le comptable fait les comptes de tous les départements de la coopérative, qui n'ont pas le même volume de chiffre d'affaires. Il fait en même temps les comptes des membres, et leurs comptes non plus, n'ont pas le même volume d'affaires. Il ne serait pas juste de partager le coût du travail du comptable de façon égale. Le trésorier travaille de la même façon, pour la gestion financière de la coopérative, pour la gestion financière des départements et pour les opérations financières des membres. Donc, nous ne pouvons pas partager le coût de leurs salaires de façon égale parmi tous les membres de la coopérative. Notre réponse à la question posée plus-haut à savoir, comment partager le coût des frais généraux de notre coopérative, est qu'ils doivent être partagés selon la participation des membres. Quels sont nos frais généraux: C.S. + F.F. + M.S. = F.G. C.S. = le coût des salaires de tous ceux qui travaillent à la gestion de la coopérative. F.F. = le total des frais de fonctionnement de la gestion de la coopérative. M.S.= la marge de sécurite. F.G.= les frais généraux. Le coût salarial. 24 Le gérant touche par an un salaire de 6000 UM. Le trésorier touche un salaire annuel de 5000 UM. Il nous faut nous rappeler que 1200 UM sont payés sur le compte du département du crédit directement. Le comptable touche un salaire de 4000 UM par an. Le total des salaires sera: 6000 UM + 3800 UM + 4000 UM = 13800 UM. Les frais de fonctionnement. Les services de secrétariat coûtent à la coopérative 100 UM par mois et 1200 UM par an. L'aide-comptable touche un salaire de 200 UM par mois et 2400 UM par an. L'électricité et l'entretien des bureaux coûtent 1000 UM par an. Les frais de déplacement du gérant sont de 2000 UM par an. Le total de frais de fonctionnement de la coopérative: 1200 UM + 2400 UM + 1000 UM + 2000 UM = 6600 UM. La marge de sécurité. La marge de sécurité sera calculée sur 10 % des frais de fonctionnement: 660 UM. Les frais généraux de la coopérative sont: 13800 UM + 6600 UM + 660 UM = 21060 UM. La facturation. Notre problème maintenant est de savoir comment partager cette somme de 21060 UM parmi les différents départements de la coopérative. Le premier constat est que le gérant de la coopérative s'occupe des départements de la coopérative, il s'occupe également des différents problèmes des membres, et il consacre beaucoup de temps à leurs affaires personnelles. Cela est valable également en ce qui concerne le trésorier de la coopérative et les comptables. Donc notre conclusion est que cette charge doit être partagée parmi les membres et les départements. Pour notre exercice, nous avons décidé que 40% de frais généraux seront facturés directement aux membres, et 60% seront facturés aux départements. Dans la réalité, c'est le rôle de la comptabilité de la coopérative de préparer ce calcul. Dans tous les cas, la facturation suivra le règle d'or de la coopérative: selon participation. Les membres. Les membres devront payer tous les ans la somme de 8424 UM qui représente 40% de 21060 UM, les frais généraux. Les membres financeront cette somme selon leur participation dans les affaires de la coopérative, et un membre qui a participé plus paiera plus. La somme exacte due par chaque membre sera calculée par la comptabilité de la coopérative. Les département. 25 Les départements paieront la somme de 12636 UM par an. Cette somme sera partagée parmi les départements, selon leur participation. Quelle somme chaque département paiera - t'il? Le chiffre d'affaires des départements concernés est 1.321.695 UM par an ( voir tableau cash-flow). Cette somme est partagée comme suit: Département production: 45676 UM + 9506 UM + 418 UM + 129.600 UM + 5300 UM = 190.500 UM, soit 14.4%. Département intrants: 889750 UM, soit 67.3%. Département mercatique: 185.400 UM + 50675 UM + 5370 UM = 241.445 UM, soit 18.3%. La somme de 12636 UM de frais généraux sera partagée de la manière suivante: Département production: 1820 UM. Département intrants: 8504 UM. Département mercatique: 2312 UM. Le calcul du budget des frais généraux et la préparation du budget de la coopérative à fonctions multiples sont terminés. 5. Résumé. Le présent manuel essaie de montrer, de façon très simplifiée, comment préparer le budget d'une coopérative. La technique de calcul est moins importante. L'importance de ce manuel est qu'il présente une approche réaliste et juste de ce qu'est la coopérative et la préparation du budget approprié à sa structure. L'approche centrale est que la coopérative appartient à ses membres. Ces sont les membres qui financent entièrement son budget selon les critères propres à une coopérative digne de ce nom. Les directeurs des coopératives qui sauront maîtriser les idées exprimées ici seront en mesure de travailler étroitement avec les professionnels, tels que les économistes et les comptables certifiés, pour pouvoir préparer le budget de leur coopérative et, aussi, pour être en mesure de suivre son application. 26 27
