La différence entre les outils et les méthodes :

Historique ou pourquoi les outils et méthodes dans le
management de projet
La Préhistoire
Les projets ont été conduits depuis aussi longtemps qu’ils existent . Il existent depuis qu’ un
groupe d’homme c’est constitué en se coordonnant pour accomplir un objectif. Les outils de
cette époque préhistorique devaient être à l’origine des réunions pour préparer la chasse ou
une attaque.
Comme chez l'enfant, l'homme a pris possession du monde et de lui-même d'abord par la
représentation de l'image. Cette image s'est schématisée et les signes produits sont ensuite
devenus écriture. Les outils de gestion de projet ont tous ce rôle initial : Nous aider à prendre
possession de l’objet par une représentation qui nous permet une relecture de celui ci.
Les dessins de chasse préhistorique auraient pu avoir pour A.Leroi-Gourhan un but de
préparation. Sans vouloir leurs donner plus de sens que cela, il s’agissait déjà d’une tentative
de création d’outil de gestion de projet. En effet on peut imaginer qu’au retour d’une chasse
réussi ayant été préalablement « préparée » par un dessin ils aient ensuite ritualisé cette
préparation donnant ainsi naissance aux premiers plan de gestion de projet.
Les outils de la gestion de projet dans un univers industriel de plus
en plus concurrentiel.
Peter Morris, président de l'Association for Project Management (Royaume-Uni) déclare,
qu'on a inventé quasiment toutes les techniques de gestion de projet dans la période comprise
entre 1955 et 1970, au cours de laquelle on a assisté à la genèse de la gestion des projets.
Presque toutes ces techniques ont d'ailleurs été mises au point par les milieux de la défense et
de l'aérospatiale aux États-Unis (soit le DoD et la NASA)
C’est donc aux Etats-Unis que la gestion de projet va se formaliser en corps de doctrine
autonome réunis dans le Project Management Institute. Cette instituion à été fondé en 10964.
Sur le plan des méthodes, le “modèle standard” de l’ingénierie réunit une gamme d’outils
visant à la
 décomposition du projet
 sa planification
 le contrôle de coûts
La gestion des processus de réalisation reste du domaine de chacun des métier du projet.
Ce modèle va s’affirmer dans l’ingénierie des grands projets unitaires jusqu’à la fin des
années 1970, qui marque le début d’une crise grave pour le secteur. Plusieurs facteurs ont
conjugué
leurs effets. L’appauvrissement des pays en développement et le tarissement des rentes
pétrolières ont entraîné une réduction drastique des marchés de grands projets internationaux.
Sur ces marchés réduits ont fait irruption de nouveaux compétiteurs extrême-orientaux, alors
que les compagnies d’ingénierie occidentales étaient auparavant protégées par des monopoles
technologiques ou politiques. Le monde des grands projets devient alors plus risqué, plus
exigeant, plus contraint par une logique d’efficacité et de rentabilité, là où dominait
auparavant le volontarisme politique.
Le présent et le futur
La gestion de tâches concourantes
A la fin des années 1980, il apparaît clairement que la performance des entreprises
occidentales en matière de conception de nouveaux produits n’est pas à la hauteur des
compétiteurs japonais, en particulier dans une bataille économique qui, de plus en plus, se
joue sur la variété, la qualité et le renouvellement des catalogues (K.D. Clark et T. Fujimoto).
De nouvelles démarches de gestion des projets émergent, qui donnent un poids plus important
au chef de projet, maintenant dénommé “directeur de projet”, et visent à assurer une
coopération plus efficace des différents contributeurs au sein du processus de conception. C.
Navarre (ECOSIP 1993) résume les ruptures avec les pratiques antérieures dans le tableau
suivant
Les entreprises impliquées rendent
compte à la direction générale du projet alors que, dans la configuration historique précédente,
c’est plutôt le projet qui rend compte à la direction générale de l’entreprise dominante. Les
entreprises et les acteurs que le projet coordonne n’ont pas l’habitude de travailler
ensemble.
Les nouveaux outils télématiques (outils de groupware, internet, messagerie, intranet etc.)
facilitant la désynchronisation temporelle et spatiale des échanges permettent de nouvelles
formes de coopération qui sont expérimentées dans certains projets. La recherche des
modalités d’usage de tels outils en pilotage de projet constitue un champ d’expérimentation
majeur en coordination de projets complexes. C ‘est que tente le groupe du DESS IGSI de
Toulouse dans son projet DIGSIT. Avec l’utilisation massive du Groupe DIGSIT.
Le multi-projet :
"De plus en plus d'entreprises se tournent vers le management de projets comme solution à
long terme pour résoudre l'équation toujours plus complexe de maintenir des revenus
croissants avec des budgets limités tout en gérant la disponibilité des équipes et en assurant
une bonne maîtrise des objectifs fixés sur le portefeuille des projets. C'est ce que propose la
solution ProjectShare 2004", souligne Jean-Paul GOMES, Chef de Produits SharePoint pour
Microsoft.
Les entreprise gère de plus en plus de projets concomitants ou les problématiques de
disponibilité de ressource et de mise à disposition d’ information sont très complexe. La mise
en œuvre d’outil de stockage, de partage de l’ informations, des plannings et des outils de
gestion eux mêmes peut permettre une gestion multi projets efficace. Ce type d’outil est
encore en développement ou extrêmement récent.
Utilisant les technologie de « messagerie » de « work flow » et de partage de l’information sur
internet avec gestion des modifications et des versions, il vont simplifier grandement la
gestion muli projets en permettant une vision et une distribution des éléments de travail
nécessaire à chacun . Cette vision tient bien sur compte de l’identité et du rôle des
intervenants.
Leurs mise en œuvre et leurs exploitations restent encore lourde et délicates. Chacun devant
recevoir les consignes et les informations nécessaires sans être noyé par une masse de donnée
trop importante et nom désirée.
Choisir son outils de gestion de projet :
Le Centre du Management de Projet à San Ramon en Californie déclare que 99% des projets à
caractère commercial ne sont pas finis dans le respect du temps imparti , du buget ou des
spécifications. Plus impressionnant, cette institution déclare que la moyenne des projets est
sous estimé de 285% ! Au vu des ces statistiques il n’est pas surprenant que les Directeurs et
Chefs de Projets recherchent des outils logiciel de gestion de projet. Un outil de management
de projet peut sans doute être le meilleur investissement que vous puissiez faire.
Le choix d’un outils de gestion de projet , ou même le non choix, doit se faire en fonction de
plusieurs critères :





La taille et la complexité du projet
Le nombre de ressources engagées
La durée du projet et le niveau de documentation des processus
La complexité et le nombre d’interfaces métier qui sont concernées.
Le nombre de source de budget et leurs allocations

L’expérience du Chef de projet et des équipes à utiliser des outils informatiques de
gestion de projet.
La différence entre les outils et les méthodes :
Définition
Un outil : Objet fabriqué, utilisé manuellement, doté d'une forme et de propriétés physiques
adaptées à un procès de production déterminé et permettant de transformer l'objet de travail
selon un but fixé
Une méthode : Manière de conduire et d'exprimer sa pensée conformément aux principes du
savoir.
L’outil est donc un objet réel qui a une existence propre indépendamment de l’utilisateur. La
méthode ne prends son existence que par son application et donc par l’utilisateur.
La différence
L’outil est la méthode sont étroitement liés avec comme liant l’utilisateur de l’outil. Si « le
bon outil fait le bon ouvrier » encore faut il que celui-ci veuille et sache « bien faire ».
Notre propos
Nous proposons dans ce document une étude des outils indépendamment des méthodes. Ces
outils seront classifié par rôles ou but et en aucun cas par les méthodes mise en œuvre. Vous
ne trouverez ici que des outils de gestion ou management de projet, les outils de production de
code final (National Rose, AMC designor) ont été volontairement évités.
Les outils de conceptualisation,
d’identification du projet
formalisation
et
Introduction
La première remarque que l’on peut se faire c’est qu’il y a très peu de produit de
conceptualisation de projet. Pourquoi les outils de prés projet sont ils si rarissimes ? La
réponse pourrait être un outil de gestion de projet peut il poser la question « Doit on
continuer ce projet ? » en étant politiquement correct ? Autrement dit est il possible de vous
vendre un outils qui peut vous amener à ne pas commencer un travail ?
Les outils
Il ne semble pas y avoir a proprement parler sur le marché d’outil spécialisé dans ces phases
d’avant projet. Si des outils comme Stelltrace se positionne en avant projet leurs but et plus
d ‘aider à la réalisation de l’expression des demandes qu’ à celle de conceptualisation et
formalisation du projet. Des méthodes comme UML et Merise possède un niveau d ‘analyse
au niveau du schéma directeur qui peut être utilisé comme élément de référence. Mais les
outils logiciels qui suivent ces méthodes n’on pas de spécificité forte sur ces aspects.
Nous n’avons finalement référencé qu’un outil. Ce n’est pas un outil du catalogue car il n’est
logiciel. Il s’agit de fiche de travail que l’on peut trouver sur le site
http://www.method123.com/project-initiation-kit.php.
Ces fiches traitent de cinq points : l’étude financière, l’étude de faisabilité, la structure et
l’implémentation du projet, la distribution des rôles, une liste de vérification administrative et
la formalisation de l’engagement (dates, coût, etc. )
Conclusion
Il y a certainement, ici, un espace à prendre pour des outils logiciel
Les outils de comparaisons de scénario
Introduction
Les outils de comparaison de scénario sont dans le mode des projets informatiques des outils
de réalisation de maquette et de validation et comparaison de celles-ci.
Il semble impossible de traiter des outils de comparaison de scénario sans faire référence au
document « A Survey of Simulation Tools for Requirements Engineering ». Le document
initial se trouve sur le site http://www.ifi.unizh.ch/groups/req/ftp/papers/TR2000.06.pdf.
Les outils
Le document de référence cite 10 outils
 CIP Tool 3.0
 COREsim 2.1
 ObjectGEODE 4
 ObjecTime Developer 5.0
 PACE 3.1
 QuickCRC 1.2
 RDD-100 / DVF 4.1
 Rhapsody for C++ 2.1
 SDT / ORCA 3.3
 Statemate MAGNUM
Chacun de ses outils fonctionne de manière identique, à partir d’un macro langage, d’une
méthode comme UML ou de graphiques on définit les demandes des utilisateurs. Le système
à alors la capacité à générer un prototype facilement modifiable et vérifiable.
Chacun de ses outils est spécialisé dans un domaine spécifique : ObjectGeode est présent dans
l ‘aéronotique il génère un code source en C. QuickCRC fonctionne sous Linux, Windows et
MAC. Voici la présentation de Statemate : Pour spécifier, concevoir et valider des systèmes
réactifs diverses approches sont envisageables. L'approche Statemate proposée dans ce
module s'appuie sur la combinaison du formalisme des Statecharts (également présent dans
UML), pour la description comportementale, avec le formalisme hiérarchique des ActivityCharts, pour la description des activités du système et la description des flots de données
échangées.
Le but de ce module est d'amener le participant à être à même: de concevoir le comportement
d’un système, même complexe, et d’assurer qu’il opère correctement; de fournir un modèle du
système ainsi qu’une spécification validée et exécutable, de façon à animer le comportement
de celui-ci; de procéder à la vérification formelle du système en développement; de générer
des prototypes logiciels ou matériels complets. Pour soutenir cette approche, ce module est
basé sur l’environnement Statemate MAGNUM. Ce dernier englobe effectivement les
diverses phases du processus de développement d’une application réactive, à savoir:
spécification, simulation, prototypage et validation.
Conclusion
Les outils de comparaison de scénario sont des outils lourd. Leurs mise en œuvre est souvent
synonyme d’un apprentissage conséquent. Les prototypes générés ne sont généralement pas
de bonne base pour un livrable final. Ils trouvent leurs place dans un travail de recherche ou
une démarche pédagogique. Il s peuvent aussi être d’une aide certaine dans l’évaluation de
partie critique ou dans la comparaison de scénario et de choix technologique. Ils sont les
accompagnateurs des démarche en spirales caractéristiques des prototypages.
Les outils de Worflow
Introduction
Les outils de Worflow sont absents du monde Microsoft et par la même inconnu d’une grande
partie des utilisateur de système informatique. Ces outils vont permettre de formaliser le flux
de l’information et les validations et modification de document. Leurs formalisme est parfois
vécu comme une forte contrainte. Leurs parfaite adéquation et intégration avec le système de
l’entreprise en fait des outils de fond dont l’utilisation dépasse la simple gestion de projet.
Les outils
L’outil de Worflow de référence est toujours Lotus Workflow. C’est un magnifique outil de
développement d'applications autonome s'exécutant sur IBM Lotus Domino qui permet de
créer et de déployer des applications orientées flux de travaux. Il permet aux entreprises de
standardiser et de simplifier les activités humaines gourmandes en temps et de suivre leur
progression. Grâce à sa plateforme permettant d'automatiser, de finaliser et de gérer les
processus complexes, Lotus Workflow améliore le temps de réponse tout en réduisant les
coûts. Les clients peuvent réaliser des processus manuels plus rapidement et de manière plus
cohérente en rencontrant moins de problèmes.
On peut s’interroger sur le peu de succès des outils de Workflow. Coincé entre les outils
standards de messagerie suffisants pour les petites entreprises et les ERP pour les entreprises
plus importantes les outils de Workflow ont de plus en plus de mal à trouver leur place.
Active directory , la base annuaire de Microsoft, pousse aussi les entreprises a éliminer de
leurs parc applicatif les solutions qui ne sont pas native à cet annuaire.
Conclusion
Tout ceux qui ont travailler dans le cadre d’un projet avec un outil de Workflow se demande
comment ils ont pu faire sans. Simplifiant et régulant les flux de documents ainsi que les flux
décisionnels il est très vite indispensable. Pourtant , ces outils sont de moins en moins
utilisés ! L’absence de Microsoft sur ce marché en elle la cause ou la raison,?
Les outils Intégrés et multi projets
Introduction
Les entreprises sont de plus en plus dans un mode projet permanant. La recherche et
développement n’est plus le seul fait d’équipe de laboratoire , qui sont les seules à gérer des
projets. L’ensemble des équipes quelque soit leurs activités se doit de rester dans une
dynamique organisé et productive. Le mode projet devient un modèle de référence de
l’entreprise. Les collaborateurs vont devoir travailler sur plusieurs projets. Ces projets
peuvent être interdépendants par leurs jalons, leurs calendriers, leurs ressources et leurs
livrables. Il nous faut donc des outils de gestion de projet qui seront capable de devenir, au
final, des outils de gestion d’entreprise.
Les outils
Il y a beaucoup de logiciels ou de suites qui se targuent de pouvoir gérer ces problématiques.
Le multi projet possède ses propres problématiques de gestion croisée. L’exemple que nous
vous proposons ici est curieusement le logiciel de gestion de projet qui est le plus utilisé pour
la gestion de multi projet : Microsoft Project.
Pourquoi ce choix ?
Microsoft Project va pour effectuer cette mission s’interfacer avec beaucoup d’autre logiciel
de l’éditeur. La présentation de cette architecture et la connaissance des fonctionnalités des
produits associés nous permet de mieux cerner le sens de la solution.
Les données des différents projets sont stockés dans une base SQL Server. Les documents des
projets sont placés sur un espace collaboratif accessible via les outils Office ou l’intranet et
gérer par Sharepoint. Les agendas des collaborateurs sont directement mis à jour en fonction
des acceptations, créations et annulations des réunions. Tout un chacun peut observer les
éléments d’avancé le concernant a partir d’un client Intranet. L’application MS Project
servant alors à créer les diagrammes, les rapports et d’interfaces pour alimenter la base SQL
Server. Le composant Project 2003 Core permettra même de faire du Data Mining sur un
Cube de travail.
Les outils de
l’information
communications
et
de
partage
de
Introduction
La liste des outils de communication est aussi longue que l’histoire de l’humanité. Du cris , à
la musique en passant par l’écriture et le dessein le désir et le besoin de communication
semble lié à la nature même de l’homme.
Les outils
Au début était donc le verbe ! Le premiers outils c’est avant tout la langue. Un vocabulaire
précis, compris et partagé est la base d’une communication efficace. Il peut donc sembler
efficace de construire un dictionnaire des termes du projet ? ce dictionnaire se devra de
rassembler autant les mots métiers que le jargon lié à la gestion de projet. Cette démarche ne
semble pas aussi courante qu’elle devrait l’être.
Les outils tel que papier, crayon , chaise, table ,craie et tableau ne sont pas le sujet de ce
travail. il n’en est pas de même les suites de logiciels bureautiques et leurs congénère serveur.
Les « présentations »
Un des outils préféré du chef de projet est le créateur de présentation. Ce logiciel vous aide à
réaliser des éléments projetables. On peut s’interroger sur le rôle exact de ce que l’on appelle
communément « une présentation » tant ces documents on une importance capitale dans
l’animation d’une réunion de communication.
A quoi sert donc ce « Slide » sur lequel l’assistance fixe son regard et que trop souvent
l’intervenant lit comme si son public était analphabète.
N’est il pas seulement le symbole de notre incapacité à nous concentrer sur le discours et en
tant qu’intervenant notre incapacité à ordonner notre pensé et à susciter l’attention.
La messagerie et les agendas partagés sont aujourd’hui si répandus dans le monde de
l’entreprise qu’il semble inutile de les présenter. Toutefois il semble important de présenter
un nouveau type de réunion et de messagerie : la messagerie instantanée et les réunions en
ligne.
La messagerie instantanée et les réunions en ligne.
La messagerie en ligne permet de savoir si vos collaborateurs sont en ligne en ensuite de leur
proposer une réunion virtuelle avec la possibilité de partager des documents.
Christian sait que « Sylvie Fellous » est disponible il lui envoie un message instantané pour
lui proposer une réunion de travail !
Dans cette fenêtre d’un logiciel de messagerie instantané « Christian Belbeze » propose de
partager son écran avec « Sylvie Fellous » pour avancer sur un projet de document commun.
L’écran est partagé , la partie droite de l’écran sert à dialoguer.
Les sites Web collaboratif
Un nouveau type d’espace d’échange c’est concrétisé avec les Serveur Web d ‘échange et de
stockage. Un exemple de ses nouveau outils est le serveur S MS Sharepoint.
Voici quelques-unes des nouvelles fonctions Project Server intégrées à Windows SharePoint
Services. Elles sont destinées à assurer un suivi des problèmes et des risques et à gérer les
bibliothèques de documents associées aux projets publiés dans la base de données Project
Server.



Suivi des versions et archivage/extraction des documents. Utilisez le suivi des
versions des documents pour créer automatiquement une copie de sauvegarde pour
chaque enregistrement d'un fichier dans une bibliothèque de documents. Vous pouvez
également extraire un fichier pour le verrouiller pendant son édition et empêcher ainsi
d'autres utilisateurs de le remplacer ou de le modifier accidentellement.
Listes de risques et de problèmes améliorées. Ces listes de suivi des problèmes et
des risques permettent aux membres de l'équipe de travail de maîtriser leurs projets. Il
est possible d'ajouter des pièces jointes aux éléments de liste, telles que des pages
HTML,
des
documents
et
des
images.
Remarque : les fonctionnalités d'approbation de contenu de Windows SharePoint
Services sont désactivées pour les sites Project Server 2003, afin de garantir la
synchronisation entre les deux logiciels.
Nouveaux boutons et indicateurs. Le produit comporte les nouveaux boutons
suivants : Link Risks (Lier les risques), Link Issues (Lier les problèmes), Link
Documents (Lier les documents), Track Risks (Suivre les risques), Track Issues
(Suivre les problèmes), Track Documents (Suivre les documents), New Risks
(Nouveaux risques), New Issues (Nouveaux problèmes) et New Documents
(Nouveaux documents). Parmi les nouveaux indicateurs, citons Risques, Problèmes et
Documents.
Les outils de test et validation et vérification
Il n’existe pas d’outil générique de validation. La validation devant se faire par apport à un
référentiel lui même basé sur l’expression des besoins il ne peut y avoir d’outil
indépendamment des ces éléments.
On trouve toutefois plusieurs projet de recherche sur ce thème : LANDE par exemple. Le
thème de recherche central du projet Lande est la conception d'outils d'aide au développement
et à la validation de logiciels. Notre approche est fondée sur une collection de méthodes
formelles permettant de spécifier ou d'extraire une vue partielle de l'architecture et du
comportement d'un logiciel. Cette approche nous a amenés à étudier deux types de problèmes.
D'une part, la spécification d'un logiciel en vues partielles nécessite une vérification de la
cohérence entre plusieurs vues afin que celles-ci puissent être synthétisées. D'autre part,
l'extraction d'une vue demande des techniques d'analyse statique et dynamique précises. Nous
insistons sur la nécessité que les réponses apportées à ces problèmes reposent sur des bases
formelles (sémantique du langage étudié, définitions de propriétés à vérifier dans des logiques
formelles) afin d'obtenir une garantie sur les résultats produits. De plus, il est important que
les outils construits soient le plus automatiques possible car les utilisateurs visés ne sont pas
nécessairement des experts en méthodes formelles.
Lande est un projet commun avec le CNRS, l'Université de Rennes 1 et l'Insa de Rennes.
Les outils de validations sont en fait dans la réalité des « outils maison ». On trouve le plus
souvent des matrices de validation et des outils de test automatiques. Le plus connue de ses
outils est sans doute Eventcorder il permet d’enregistrer des événements Windows et de les
rejouer.
Les outils de test n’étant pas à proprement parler des outils de Gestion de Projet, mais plus
des outils de production, ils ne sont pas cités dans le catalogue. De plus il existe une liste très
riche de ces outils a l’adresse http://www.aptest.com/resources.html.
Les outils de contrôle de version et de gestion de la
documentation
Introduction :
Dés qu’il à fallu partager l’information, le problème de la mise à jour de cette information est
apparu. En effet l’unité de stockage étant soit le fichier soit une feuille papier, la copie de cet
élément est susceptible de devenir différente sans que l’on puisse déterminer à l’avance
qu’elle copie devrait alors servir de référence. Les systèmes de gestion de version et de
documentation vont avoir deux buts :
1. S’assurer que seul une entité est responsable de la gestion et de l’évolution du
document à un instant donné.
2. S’assurer de pouvoir retrouver la version précédente d’un document et de l’associer
aux documents qui lui sont historiquement et chronologiquement lié.
Les outils :
Il y a essentiellement deux outils sur le marché. C’est outils sont associés aux ateliers logiciel
correspondant à leurs plateformes.
Visual SourceSafe : Microsoft Visual SourceSafe 6.0 est la toute dernière édition du système
de contrôle de version déjà réputé de Microsoft qui gère le développement de logiciels et de
sites Web. Parfaitement intégré aux environnements de développement Visual Basic, Visual
C++, Visual J++, Visual InterDev et Visual FoxPro, ainsi qu'aux applications de Microsoft
Office, il permet un contrôle de version orienté projet de mise en oeuvre aisée. Visual
SourceSafe peut traiter tout type de fichier quel que soit le langage de développement, le
langage auteur ou l'application qui l'a généré. Ses utilisateurs peuvent travailler tant au niveau
du fichier qu'au niveau du projet et peuvent facilement réutiliser des fichiers existants. Les
fonctionnalités orientées projet de Visual SourceSafe rendent plus efficace la gestion des
tâches journalières associées au développement par équipe d'applications et de sites Web
CVS (Concurrent Versions System) est un logiciel permettant de travailler à plusieurs de
manière concurrente sur un projet. Son principe est simple : les utilisateurs travaillent sur une
copie locale du projet et ajoutent les modifications au Repository, le répertoire qui contient
toutes les versions de tous les fichiers du projet.Avec CVS, vous pouvez :




Travailler à deux sur le même fichier (par exemple sur des fonctions différentes) :
CVS permet de fusionner les modifications des deux personnes.
Consulter l'historique des modifications d'un fichier (Qui a fait quoi, quand ?)
Consulter les différences entre deux versions d'un fichier.
Récupérer n'importe quelle version d'un projet ou d'un fichier. Il n'est donc plus
nécessaire de sauvegarder régulièrement afin de pouvoir revenir en arrière.