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ANAP GROUPE DE TRAVAIL SORTIES Fiche technique « Favoriser et formaliser les sorties le matin » Problématiques rencontrées 1. Insuffisance de formalisation du processus de sortie 2. Disparité des supports, des intervenants et lieu de traçabilité de l'information de sortie 3. Report de la sortie par manque de documents / de logistique prêts au moment du départ du patient Objectifs Diminuer la durée moyenne de séjour (DMS) et optimiser l'occupation des lits Libérer le lit le matin pour permettre la prise en charge séniorisée immédiate du patient entrant Diminuer le temps de passage aux urgences des patients qui nécessitent une hospitalisation Faire sortir les patients plus tôt le matin pour que les urgences évitent les placements de patients en « hébergement » dans d’autres unités que celles dont ils relèvent médicalement Eviter les transferts vers d'autres établissements des patients des urgences parce qu'il n'y a pas de lit disponible le matin Optimiser la programmation, l'organisation de la sortie avec l’organisation des services logistiques (transports, bio-nettoyage) Lisser les mouvements dans la journée Limiter les temps d’attentes inutiles pour le patient, les ambulanciers. Diminuer les pertes de temps liées au bionettoyage Réalisé par le groupe de travail sorties Dr JARDIN, S. LANDURE, C. TRON et S. ILLIEN 1. Définir les cibles de sortie au niveau de l’établissement et par service Cette action se découpe en 2 sous-étapes : - Définir l’heure théorique de sortie des patients le matin Définir un taux cible de sortie le matin par service en fonction des spécificités de ce dernier L’objectif principal de cette action est la remise en disponibilité des lits rapide pour la prise en charge des patients entrés en urgence et nécessitant une hospitalisation. L’heure théorique retenue est 12h00 et le tableau ci-dessous présente les taux cibles définis par service : SERVICE USC UROLOGIE/GYNECOLOGIE ORTHOPEDIE DIGESTIF MEDECINE AMBULATOIRE TOTAL TAUX CIBLE DE SORTIE AVANT 12H00 100% 100% 100% 65% 50% 50% 75% NB : L’organisation des sorties le matin sur l’ambulatoire sera liée à la mise en place de la double rotation (voir groupe de travail ambulatoire). 2. Organiser le travail en amont pour être en capacité de faire plus de mouvements le matin NB : action en attente (calendrier : fin août-fin septembre) Etre prêt pour admettre un patient au meilleur moment de la journée, c’est-à-dire un moment permettant que sa prise en charge débute réellement le premier jour de son hospitalisation ou à un moment minimisant son temps de passage aux urgences, suppose d’être capable de faire sortir le matin les patients sortants. Un tel objectif suppose de repenser certains points d’organisation : Réaliser la visite médicale au plus tôt et commencer la visite par les patients sortant le jour même Ajuster la planification des soins pour favoriser les sorties le matin (soins / prise de sang / toilettes / etc.) Ajuster la programmation des toilettes pour permettre les sorties le matin : faire les toilettes en priorité des sortants et décaler éventuellement certaines toilettes l’après midi en veillant à prévenir la famille au préalable Adapter les pratiques de brancardage et mobiliser les équipes pour permettre un transfert des patients le matin Travailler sur les tâches ASH pouvant être décalées dans la journée afin d’assurer le bionettoyage des chambres : déporter un peu sur l’après-midi l’entretien des chambres pour permettre la réfection des chambres des patients sortis le matin Réalisé par le groupe de travail sorties Dr JARDIN, S. LANDURE, C. TRON et S. ILLIEN 3. Définir le processus de sortie 4. Identifier les actions qui peuvent être réalisées la veille de la sortie La sortie du patient est une étape clef de son séjour, pour lui et sa famille (anticipation, sécurisation du retour à domicile…), mais également pour l’institution (maîtrise de la DMS, limitation des risques de réhospitalisation précoce). Sa préparation et sa réalisation impliquent de nombreux acteurs et doit débuter au plus tôt, avant même son admission. Le jour J, le patient doit être prêt à sortir (documents prêts, entourage prévenu, modalités de transport et conditions d’accueil organisées…). Objectifs - Clarifier les différentes étapes et les responsabilités Identifier les points essentiels Faciliter la réalisation de cette étape complexe Limiter la durée d’allongement de la durée de séjour du fait d’une sortie mal préparée Le document ci-dessous décrit ce processus complexe, précise les différentes étapes et les responsabilités. Réalisé par le groupe de travail sorties Dr JARDIN, S. LANDURE, C. TRON et S. ILLIEN 5. Mettre en place une check-list et une enveloppe de sortie La sortie d’hospitalisation d’un patient est une étape importante et complexe dans son organisation (nombreux intervenants, documents à fournir…). Cette problématique a mis en évidence l’intérêt de formaliser ce processus par la création d’une check-list. Elle est intégrée dans l’enveloppe de sortie, qui permet de regrouper l’ensemble des documents indispensables au sein d’une enveloppe dédiée au patient, au fur et à mesure de sa production. Objectifs - Favoriser les sorties des patients le matin Limiter les temps d’attente inutiles pour le patient, les ambulanciers… S’assurer de l’exhaustivité des documents remis au patient Réalisé par le groupe de travail sorties Dr JARDIN, S. LANDURE, C. TRON et S. ILLIEN 6 Informer le patient et sa famille de ses conditions de sortie dès son admission Pour que la réalisation des sorties le matin apporte un réel gain d’efficience à l’ensemble de l’organisation, il est impératif de communiquer sur cette pratique auprès des différents intervenants. Concernant l’information faite aux patients et à leurs familles ; deux éléments ont été retenus : Une affiche apposée à l’intérieur des chambres indique aux patients que la sortie s’effectue le matin avant midi. Le livret d’accueil indique également l’heure de sortie et la motivation de la sortie du matin. Réalisé par le groupe de travail sorties Dr JARDIN, S. LANDURE, C. TRON et S. ILLIEN 7 Evaluer les sorties le matin Une fois que l’ensemble des actions décrites précédemment seront mises en œuvre, il est important d’évaluer leur taux de réussite. Une première analyse a été réalisée sur 6 mois (juillet 2013 – février 2014) et sera suivie en routine de manière à réajuster au besoin les actions d’amélioration. Cet indicateur fait par ailleurs parti des indicateurs définis comme obligatoires par l’ANAP. Sorties avant midi par secteur juillet 2013 - février 2014 Secteurs S10 S10B S11 S12 AMBU S14 S15 USC S21 S22 URO/GYN S23 S24 ORTHO S31 S32 CHIR SEM S33 S34 S35 MED UHCD Total général Sorties Sorties après-midi avant midi 1075 88 97 6 1062 24 969 18 3203 136 21 10 6 8 27 18 305 240 363 250 668 490 342 176 429 175 771 351 197 83 387 225 584 308 134 44 157 43 186 47 477 134 320 0 6050 Réalisé par le groupe de travail sorties Dr JARDIN, S. LANDURE, C. TRON et S. ILLIEN 1622 Total général 1163 103 1086 987 3339 31 14 45 545 613 1158 518 604 1122 280 612 892 178 200 233 611 505 % sorties avant midi CIBLE 4% 50% 40% 100% 42% 100% 31% 100% 35% 65% 22% 0 50% 7672 21% 78%
