litigation F.ai
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Lignes directrices sur la tenue de documents Table des matières en matière de litiges Contexte La multiplication constante des interventions découlant de poursuites, de réclamations, d’enquêtes et de vérifications à l'échelle de l’administration gouvernementale amène à recourir aux ressources documentaires. La production documentaire dans le contexte de réclamations et de poursuites, codifiée par des règles de procédure civile provinciales et fédérales, peut représenter un fardeau financier croissant pour les ministères. Les risques potentiels existent pour les ministères incapable de rechercher, de localiser, de recenser et de conserver les ressources documentaires aux fins de ces poursuites ou réclamations ou de démontrer une gestion coordonnée et efficace de leurs ressources documentaires. Ces actions en justice risquent d’avoir des conséquences graves sur l'administration publique fédérale et son cadre financier, et d’ébranler la confiance des citoyens dans les institutions gouvernementales. Ces lignes directrices comportent trois éléments majeurs : • Une approche stipulant l'obligation de rechercher, localiser et recenser les ressources documentaires directement liées à des réclamations et des poursuites, en veillant à leur préservation et leur durabilité tant qu’elles sont nécessaires. CONCEPTS D’ADMINISTRATION DE LA PREUVE • Définition des ressources documentaires • Qu’est ce l’administration de la preuve, incluant la preuve électronique (e-Discovery)? • Définition d’une demande de préservation • Qu’est-ce une mise en suspens pour raisons juridiques • Étapes à suivre pour émettre une demande de préservation • Modalités de requête d’une demande de préservation • Élaboration des exigences en tenue de documents • Rôle des pratiques exemplaires • Principes de Sedona Canada • Enregistrements électroniques – Preuve documentaire • « Electronic Discovery Reference Model » • Éléments d’un processus d’administration de la preuve • CONSIDÉRATIONS POUR L’ÉLABORATION D'UN PROCESSUS D'ADMINISTRATION DE LA PREUVE Définition d’une demande de préservation • L’émission, l’exécution et l’annulation d’une demande de préservation des ressources documentaires en regard de litiges, d’enquêtes administratives ou de vérifications. Une demande de préservation (mise en suspend) est une communication découlant de litiges, de vérifications ou d’enquêtes administratives en cours ou prévues qui suspend les processus normaux de gestion du cycle de vie, incluant la disposition des ressources documentaires. • Une orientation sur l’obligation de définir des procédures et processus clairs de disposition liés à la gestion du cycle de vie des documents et de l’information lors d’une demande de préservation. « Electronic Discovery Reference Model » www.edrm.net
