Practical Guide for Accountants in Business and Sage

GUIDE PRATIQUE DU COMPTABLE EN ENTREPRISE ET SUR SAGE
Situations • Problèmes • Contrôles • Résolution • Écritures • Sage
1. OBJECTIF DU GUIDE
Ce guide présente les situations les plus courantes rencontrées par un
comptable en entreprise et dans un logiciel comme Sage.
Le travail du comptable ne consiste pas uniquement à saisir des
écritures. Il doit savoir :
comprendre une opération ;
vérifier les pièces justificatives ;
contrôler la cohérence des comptes ;
détecter les anomalies ;
rechercher leur origine ;
effectuer la correction appropriée ;
utiliser correctement Sage ;
contrôler que le problème est réellement résolu.
Principe professionnel : un comptable ne doit pas simplement constater
qu'un compte est faux. Il doit être capable d'expliquer pourquoi il est
faux et comment le remettre en ordre.
2. MÉTHODE UNIVERSELLE FACE À UNE ANOMALIE
Lorsqu'un problème apparaît, il faut suivre cette logique :
Étape 1 — Constater
Identifier précisément :
le compte concerné ;
le montant ;
la date ;
le tiers ;
le journal ;
la pièce justificative ;
la différence constatée.
Étape 2 — Rechercher la preuve
Chercher :
facture ;
reçu ;
relevé bancaire ;
bon de livraison ;
bon de caisse ;
contrat ;
état de paie ;
état d'inventaire ;
autre justificatif.
Étape 3 — Comparer
Comparer :
Comptabilité ↔ réalité ↔ pièces justificatives
Étape 4 — Rechercher la cause
L'anomalie peut provenir :
d'une omission ;
d'un doublon ;
d'une mauvaise imputation ;
d'un mauvais tiers ;
d'une mauvaise date ;
d'un mauvais montant ;
d'un mauvais journal ;
d'un règlement non lettré ;
d'une opération non enregistrée.
Étape 5 — Résoudre
Choisir le traitement :
correction ;
régularisation ;
reclassement ;
lettrage ;

délettrage ;
écriture de clôture ;
ou aucune correction si la situation est normale.
Étape 6 — Contrôler
Après la correction, vérifier :
le compte ;
le grand livre ;
la balance ;
le journal ;
le compte tiers ;
la pièce justificative.
3. OPÉRATIONS COURANTES
3.1 Achat de marchandises
Situation
L'entreprise reçoit une facture d'un fournisseur concernant l'achat de
marchandises.
Problème possible
Le comptable peut :
utiliser le mauvais compte d'achat ;
utiliser le mauvais compte de TVA ;
sélectionner le mauvais fournisseur ;
saisir un mauvais montant ;
enregistrer la facture deux fois.
Causes possibles
erreur de saisie ;
mauvaise lecture de la facture ;
doublon ;
mauvais tiers ;
mauvaise période.
Contrôles
Comparer :
Facture → commande → réception → comptabilité
Vérifier :
montant HT ;
TVA ;
TTC ;
date ;
fournisseur ;
numéro de facture.
Processus de résolution
Vérifier la facture.
Identifier la nature de l'achat.
Déterminer les comptes.
Enregistrer l'opération.
Contrôler le compte fournisseur.
Contrôler l'écriture.
Dans Sage
Saisir la facture dans le journal d'achats.
Puis vérifier l'écriture dans :
le journal ;
le grand livre ;
le compte fournisseur ;
la balance.
Écriture simplifiée
Débit : compte d'achat HT
Débit : TVA déductible
Crédit : fournisseur TTC
Les numéros exacts dépendent du plan comptable utilisé par l'entreprise.
3.2 Vente à crédit
Situation
L'entreprise vend un produit ou service à un client qui paiera plus tard.

Problème
La facture peut être mal enregistrée ou affectée au mauvais client.
Causes
mauvais client ;
mauvais montant ;
mauvaise TVA ;
doublon ;
mauvaise date.
Contrôles
Comparer :
Facture → livraison/prestation → client → comptabilité
Résolution
Vérifier la facture.
Enregistrer la vente.
Vérifier le compte client.
Suivre l'échéance.
Enregistrer le règlement lorsqu'il arrive.
Effectuer le lettrage.
Dans Sage
Utiliser le journal des ventes.
Lors du paiement, utiliser le journal de banque ou de caisse.
Contrôle final
Le chiffre d'affaires, la TVA et le solde client doivent être cohérents.
3.3 Paiement d'un fournisseur
Situation
L'entreprise règle une facture fournisseur.
Problème
Le règlement peut être enregistré deux fois ou affecté au mauvais
fournisseur.
Contrôles
Vérifier :
facture ;
ordre de paiement ;
relevé bancaire ;
montant ;
fournisseur.
Résolution
Identifier la facture.
Vérifier le paiement.
Enregistrer le règlement.
Lettrer le paiement avec la facture.
Vérifier le nouveau solde fournisseur.
Dans Sage
Utiliser le journal de banque ou de caisse selon le moyen de paiement.
3.4 Encaissement d'un client
Situation
Un client paie une facture.
Problème
Le règlement peut être affecté à la mauvaise facture.
Causes
mauvais client ;
mauvaise référence ;
paiement groupé ;
montant différent.
Résolution
Identifier le client.
Identifier le règlement.
Rechercher les factures ouvertes.
Lettrer le règlement.
Contrôler le solde.
Dans Sage

Utiliser le journal de banque ou de caisse puis la fonction de lettrage.
4. CAISSE
4.1 Écart de caisse
Situation
Sage indique :
800 000 GNF
Mais le comptage physique donne :
750 000 GNF
Il existe donc un écart de :
50 000 GNF
Problème
La comptabilité indique plus d'argent que ce qui existe réellement.
Causes possibles
dépense non enregistrée ;
recette non enregistrée ;
erreur de montant ;
doublon ;
perte ;
erreur de comptage ;
justificatif manquant.
Contrôles
Compter physiquement la caisse.
Reprendre le solde initial.
Reprendre toutes les entrées.
Reprendre toutes les sorties.
Comparer avec Sage.
Processus de résolution
Il faut reconstituer la caisse chronologiquement.
On cherche la première opération à partir de laquelle le solde devient
incohérent.
Ensuite :
Anomalie → justificatif → cause → correction
Si aucune cause n'est retrouvée, l'écart doit être signalé au responsable
avant de passer une quelconque régularisation.
Dans Sage
Consulter :
compte caisse ;
grand livre ;
journal de caisse ;
écritures de recettes ;
écritures de dépenses.
Contrôle final
Le solde comptable doit correspondre à l'argent réellement présent, ou
l'écart restant doit être officiellement expliqué.
4.2 Caisse négative
Situation
Le compte caisse présente :
-200 000 GNF
Problème
Une caisse physique ne peut normalement pas dépenser de l'argent qu'elle
ne possède pas.
Causes possibles
dépense enregistrée avant une recette ;
recette oubliée ;
mauvais journal ;
mauvaise date ;
erreur de saisie.
Résolution
Trouver la première date où la caisse devient négative.
Remonter dans les opérations précédentes.
Identifier l'anomalie.

Vérifier la pièce.
Corriger la cause.
Attention
Il ne faut jamais créer artificiellement une recette simplement pour
faire disparaître une caisse négative.
5. BANQUE ET RAPPROCHEMENT BANCAIRE
5.1 Écart entre banque et Sage
Situation
Relevé bancaire :
12 400 000 GNF
Sage :
12 100 000 GNF
Écart :
300 000 GNF
Causes possibles
frais bancaires non enregistrés ;
virement non enregistré ;
chèque non enregistré ;
opération oubliée ;
doublon ;
opération en cours de rapprochement.
Contrôle
Comparer le relevé bancaire avec le grand livre bancaire ligne par ligne.
Processus
Prendre le relevé bancaire.
Prendre le compte banque dans Sage.
Pointer les opérations communes.
Identifier les opérations présentes uniquement dans Sage.
Identifier celles présentes uniquement sur le relevé.
Expliquer chaque différence.
Enregistrer les opérations manquantes.
Effectuer le rapprochement bancaire.
Dans Sage
Utiliser :
journal de banque ;
grand livre bancaire ;
fonction de rapprochement bancaire si disponible.
Contrôle final
L'écart doit être totalement expliqué.
5.2 Frais bancaires oubliés
Situation
La banque prélève :
50 000 GNF de frais
mais aucune écriture correspondante n'existe dans Sage.
Problème
Le compte bancaire dans Sage est trop élevé.
Résolution
Vérifier le relevé.
Obtenir le justificatif.
Identifier le compte de charge approprié.
Enregistrer l'opération.
Rapprocher la banque.
Dans Sage
Saisir l'opération dans le journal de banque.
6. CLIENTS
6.1 Client impayé
Situation
Une facture est arrivée à échéance mais le client n'a pas payé.
Problème
La créance reste ouverte.
Causes possibles