Bureau d'Études CVC / PBS/DES: Description et missions

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Bureau d'Études CVC / PBS/DES
1. Objet
Le présent document a pour objet de présenter le Bureau d'Études CVC / PBS/DES, son
organisation, ses missions et son rôle au sein du Groupe. Il constitue le document de référence
décrivant les activités du service.
2. Présentation du service
Le Bureau d'études est un service technique intégré qui intervient en appui des différentes entités
du groupe pour la conception, l'analyse et le suivi des installations techniques relatives au
Chauffage, à la Ventilation, à la Climatisation, au désenfumage ainsi qu'à la Plomberie.
Le service veille à garantir la qualité technique des solutions proposées, leur conformité
réglementaire, leur performance énergétique ainsi que leur cohérence avec les objectifs
économiques et environnementaux du groupe.
3. Organisation de l’équipe
Le Bureau d'Études CVC / PBS est composé de :
 D’un responsable du bureau d'études
 De deux Ingénieurs CVC / PBS
 D’un projeteur CVC / PBS
4. Interfaces et principaux interlocuteurs
 GAE études & Projets neuf et rénovation
 GA Promotion et GA Immobilier Résidentiel
 Client (investisseur, locataire)
 Architecte
 BE structure OMEGA
 GAE travaux
 Usine OSSABOIS / PAQUET FONTAINE / EQUILAB
 Sous-traitant lot CVC
 SAV

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5. Missions du bureau d'études
Le bureau d'études intervient selon deux modes de fonctionnement :
5.1. Réalisation des études techniques en interne
 Études de conception des installations CVC/DES/PBS
 Notes de calcul et dimensionnement
 Plans techniques en coordination avec les autres corps d'état
 Pièces techniques nécessaires aux consultations (synoptique, schéma …)
 Assistance technique aux équipes opérationnelles jusqu'à la livraison
5.2. Accompagnement et vérification des études des bureaux d'études externes
Lorsque les études sont confiées à un bureau d'études externe, le Bureau interne assure une
mission d'assistance technique et de maîtrise de la qualité des études.
 Définition des exigences techniques du groupe
 Analyse des propositions techniques
 Vérification des études produites par le BE externe
 Contrôle de la conformité réglementaire et des performances attendues
 Émission d'observations techniques
 Validation des différentes phases d'études
 Accompagnement des équipes projets jusqu'à la livraison
6. Pilotage et organisation du bureau d'études
Afin d'assurer une gestion efficace de ses activités et de garantir le respect des délais, de la qualité
des études et des objectifs économiques, le Bureau d'Études CVC/DES/PBS s'appuie sur plusieurs
outils de pilotage.
6.1. Planning prévisionnel annuel
Le bureau d'études dispose d'un planning prévisionnel glissant couvrant une période de 12 mois
théorique, mis à jour mensuellement, avec une planification ferme sur 2 mois.
Cette revue permet notamment :
 De vérifier l'adéquation entre les ressources disponibles et la charge de travail
 D’anticiper les besoins en renfort ou en réorganisation
 En cas de sous charge : rechercher de nouvelles missions ou la mise à disposition des
collaborateurs au service des autres unités
 De suivre les indicateurs de performance du service
 De garantir une utilisation optimale des ressources de l’équipe
6.2. Réunion service hebdomadaire
Le service tient une réunion hebdomadaire chaque vendredi après-midi.

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Cette réunion permet de faire le bilan des tâches réalisées au cours de la semaine écoulée et de
définir les objectifs et les priorités pour la semaine à venir.
Elle constitue également un temps d'échange consacré au partage des difficultés rencontrées, à
l'analyse des erreurs à éviter et au retour d'expérience sur les projets. Les enseignements tirés de
ces échanges contribuent à l'amélioration continue des pratiques du bureau d'études et au
partage des connaissances au sein de l'équipe.
6.3. Planning de répartition de la charge
Ce planning est mis à jour au début de mois lorsqu’une surcharge est identifiée ou pour pallier
une absence non planifiée par le responsable du bureau d'études, en concertation avec les
membres de l'équipe.
Pour chaque opération, il précise notamment :
 Les affaires en cours et à venir
 Les collaborateurs affectés sur l’opération
 La charge prévisionnelle de chaque membre de l'équipe sur chaque affaire
 Les périodes de congés
 Les principales échéances des projets.
Cet outil permet de :
 Répartir équitablement la charge de travail
 Identifier les situations de surcharge ou de sous-charge
 Anticiper les besoins en ressources
 Ajuster la répartition des tâches entre les collaborateurs
 Apporter un soutien ponctuel à un collaborateur lorsque la charge devient importante
 Garantir le respect des délais de production des études.
6.4. Pointage quotidien des temps
Chaque collaborateur renseigne quotidiennement le temps consacré aux différentes opérations
à l'aide d'un outil de pointage.
Cet outil permet :
 De suivre les dépenses d'études par opération
 De comparer les temps consommés avec les budgets prévisionnels
 De détecter rapidement les éventuels écarts
 D'analyser les causes des dépassements
 De mettre en œuvre les actions correctives nécessaires lorsque cela est justifié
 D'améliorer les estimations des futures opérations grâce au retour d'expérience.

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7. Processus de réalisation des études CVC/PBS/DES en interne
7.1. Responsabilités et missions :
Les missions associées à chaque poste sont décrites de manière détaillée dans le référentiel
métier du service.

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7.2. Matrice RACI et autorités de validation
Activité
Responsable BE
Ingénieur
Projeteur
Chef de
projet
Définition des
solutions
A
R
C
C
Notes de calcul
A
R
C
I
Plans
A
C
R
I
Validation technique
A
R
I
I
Diffusion des
livrables
I
R
I
I
Validation des
réservations
I
C
R
I
Analyse des offres
C
R
I
A
Assistance chantier
I
R
I
A
R : Responsable, A : Approbateur, C : Consulté, I : Informé
8. Gestion documentaire
Le Bureau d'Études CVC/PBS/DES applique une organisation documentaire standardisée afin
d'assurer la traçabilité, la maîtrise et le partage des informations techniques tout au long du cycle
de vie des opérations.
Chaque projet est structuré selon une arborescence commune, organisée par phase d'étude et
par nature de document. Cette organisation permet de centraliser l'ensemble des documents
administratifs, techniques et de suivi, depuis la programmation jusqu'au Dossier des Ouvrages
Exécutés (DOE).