Charte de Fonctionnement des Cercles Qualité (CQ) - Méthode PDCA

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La charte du fonctionnement des CQ selon la méthode PDCA
Dans le cadre du cours de management de la qualité, les étudiants de la 3ème année de l’ENCG Tanger
(S6) sont regroupés par cercle qualité CQ (soit au total 40 CQ : équipes de travail). Chaque CQ a
élaboré une charte de fonctionnement de son cercle suite au chapitre 2 : les acteurs du Management de
la Qualité. Et comme la promotion 2019-2020 est formée de 6 groupes, les délégués de ces groupes
ont réalisé une réunion avec les coordinateurs des CQ pour synthétiser une charte de leur groupe.
Ensuite, le professeur de la matière a revu et a synthétisé une charte commune qui a été validé avec les
six délégués des six groupes de la promotion. Avec la crise de COVID-19 au Maroc et ses retombées
sociaux-économiques, notamment sur l’enseignement à distance, nous avons adapté la dite charte à la
nouvelle situation.
Les valeurs et objectifs communs des CQ
1/ L’engagement et la responsabilité : l’appartenance au CQ implique un fort engagement et une
responsabilité partagé et solidaire de ses membres, un respect des règles mentionnés dans la charte,
un engagement à réussir le travail à distance, et avoir l’esprit d’initiative.
2/ Le travail d’équipe et l’appartenance : les membres du CQ doivent faire le nécessaire pour assurer
un travail conforme et efficace notamment la réalisation des travaux et le projet d’application
« Management de la Qualité ». Ce ci devait s’effectuer dans un respect mutuel entre les membres du
cercle afin de renforcer la confiance entre les membres du dit CQ. Une communication efficace entre
les membres de CQ est la clé de la réussite : savoir écouter et se faire comprendre.
3/ Le Partage : Chaque membre du Cercle Qualité doit nécessairement remplir les conditions
suivantes :
˗ Partage de responsabilités entre les membres.
˗ Partage d’informations et des documents (notes de cours, exercices, études de cas, …) afin de
développer une confiance mutuelle entre les membres.
˗ Partage des valeurs, des objectifs et de synergie.
˗ Partage des outils de communication et de travail.
4/ L’honnêteté : Dans le cadre de sa mission, chaque membre de CQ est appelé à :
 Respecter une transparence totale.
 Déterminer objectivement sa contribution.
 Participer à des solutions aux problèmes et à résoudre les conflits avec honnêteté.
5/ Le respect : Les membres des CQ doivent faire preuve de convivialité envers les autres cercles
participants au projet d’application en :
 Respectant les idées partagées
 Respectant les indicateurs de performances : -nombre de réunions -nombre de fiches de
lectures -nombre d’absence en cours -nombre d’idées innovantes -nombre de concepts et
d’outils utilisés
 Intégrant les particularités et les différences de chacun.
Nous pouvons synthétiser la charte de fonctionnement de CQ autour du principe d’amélioration
continue de la roue de Deming PDCA (Plan, Do, Check, Act). Ceci donnera un modèle avec quatre
phases à suivre pour mettre en place un système de gestion du CQ de manière efficace.

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Plan : Préparer, planifier
Article
Outils et information
documentée
˗ P1 : Préparation collective de la fiche de projet d’application
MQ
˗ Fiche de PA –MQ (F6)
˗ P1 : Etablir un plan d’action. (F06 et F12)
˗ F06 et F12
˗ P2 : Fixer des objectifs SMART et déterminer les moyens pour
les réaliser.
˗
˗ P3 : Répartir les principaux rôles, responsabilités et autorités
de chacun des membres1.
˗ Fiches de poste
˗ P4 : Désigner le coordinateur et le vice coordinateur du cercle
˗
˗ P5 : Planifier et réaliser une réunion à distance d’une heure par
semaine.
˗ PV
˗ P6 : Maitriser et mettre en œuvre l’outil Diagramme de Gantt
(F12) pour établir un planning précis de travail et de réalisation
des tâches.
˗ F12
˗ P7 : Identifier les risques2 et proposer des actions/solutions3
pour les maîtriser (on peut utiliser la méthode AMDEC).
˗ 6.2 de ISO 9001
Do : réaliser, faire, mettre en œuvre
Fonctionnement interne :
˗ D1 : Exécuter les activités et tâches planifiées
˗ Tableurs, les logiciels de gestion
de projet (comme Microsoft
Project, Trello, Asana, etc.)
˗ D2 : Respecter les délais de travail pour chaque tâche, et notifier
le coordinateur en cas de retard.
˗
˗ D3 : Tenir des réunions 4 hebdomadaires à distance en
appliquant des outils comme ZOOM ou via les réseaux sociaux.
Ensuite, rédiger un procès-verbal (PV) après chaque réunion5
(F09). Les membres doivent tous être ponctuels et présents lors
des réunions, toute absence ou retard doit être justifié. Partager
les tâches entres les membres pendant chaque réunion pour
améliorer l’efficacité du travail au sein du cercle.
˗ Appels WHATSAPP
˗ ZOOM
˗ GOOGLE MEETS
˗ D4 : Assurer la communication du haut vers le bas et du bas
vers le haut.
˗ Réunions régulières
˗ Boites a outils et forums de
discussion
˗ Questions réponses
1
Répartir les tâches de façon claire et concises tout en précisant les détails de chaque tâche et en prenant en considération
les points forts de chacun des membres de CQ, et les points qu'il veut développer.
2
Les risques potentiels :
˗ Risques techniques : attaque virus digital, PC ne marche plus, documents supprimés
˗ Risques managériaux : Non-respect du délai, Manque de documentation, Perte de temps
˗ Risques Humains : Manque de collaboration, taux d’absentéisme
˗ Risques réglementaires : Non-respect de la confidentialité des documents communiqués par l’entreprise
˗ Risque Environnemental : Contamination du coronavirus.
3
Actions face aux risques : Disposer de plusieurs copies pour chaque document ; Partager tous les travaux et documents
dans le groupe whatsApp ; Recherche sur internet des documents nécessaires ; Se fixer des échéances ; Collaboration
entre les membres du cercle sur les taches pour assurer la continuité ; Garder les documents confidentiels ; Etablir un
Plan B d’urgence en cas de changement de projet
4
Préparation de l’ordre du jour : chaque membre peut mettre une ou plusieurs propositions à l’ordre du jour.
5
Possibilité de garder la traçabilité des réunions par des photos.

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˗ D5 : Prendre les décisions par vote à la majorité en tenant
compte de l’implication de tous les membres présents. Assurer
la complémentarité entre les membres et l’esprit d’équipe6.
˗
˗ D5 : Prendre les bonnes initiatives et les idées innovantes et les
mettre en application
˗
˗ D6 : Utiliser les outils, concepts et démarche qualité
(Brainstorming, PDCA, TB, GANTT, …)
˗ Brainstorming
˗ Table ronde
Tableau de bord
˗ D7 : Utiliser des outils de technologie pour la communication,
le partage de l’information, et l’organisation des réunions et le
travail à distance : ZOOM ; Google sheets, Google drive,
Google forums, Google Meet, WhatsApp, Facebook, …
˗ Zoom
˗ Google meet
˗ Réseaux sociaux
˗ D8 : Chaque membre doit effectuer des recherches
approfondies sur le sujet du projet d’application, ainsi que
s’auto-former dans les outils de travail à distance.
˗ Documentation
˗ Encadrement
˗ Mini formation
˗ D9 : Rédiger, valider, mettre en oeuvre et maîtriser les
informations documentées (Documents de travail, procédures,
enregistrement,…).
˗ Processus
˗ Procédure
Fonctionnement externe :
˗ D10 : Garder des relations professionnelles avec l’encadrant
professionnel ou l’entreprise d’accueil7
˗ Initiative et engagement
˗ Respect des délais
˗ Comportement
professionnelle
˗ Communication ouverte et
transparente
Check : Contrôler, évaluer, vérifier
˗ C1 : Choisir des indicateurs de performance et établir un Tableau
de Bord (F05).
˗ Échanger avec le
superviseur pour discuter
des progrès et des besoins.
˗ Clarifier les indicateurs
adoptés par l'entreprise.
˗ Créer un tableau de bord
pour suivre ces indicateurs.
˗ Effectuer une analyse
régulière des indicateurs
pour évaluer la
performance.
6
Prendre en considération l'intérêt général du cercle et non pas seulement l'intérêt personnel et ce afin de développer
chez les membres une certaine intelligence collective.
7
Relation avec l’encadrant professionnel - La prise de contact avec l’encadrant professionnel
- Réaliser un pré-diagnostic de l’entreprise d’accueil
- Utiliser les moyens de communications les plus adaptés
- Réussir le maintien d’une bonne relation avec l’encadrant professionnel
- Cibler la recherche afin de trouver l’entreprise d’accueil convenable
- Recevoir le maximum d’informations qui concernent les différentes fonctions traitées de l’entreprise
- Utiliser les différents outils de communications afin de contacter l’entreprise
- La prise de contact avec l’encadrant professionnel sera faite par un appel téléphonique ou par email
- Fixer une date convenable pour contacter l’encadrant professionnel

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˗ C2 : Le coordinateur du CQ contrôle la présence et la
participation des membres du cercle (F04).
Un système de suivi de la
présence et de la
participation des membres
lors des réunions et des
activités du cercle.
˗ Cela pourrait inclure la
tenue d'un registre de
présence, la collecte de
retours d'information sur la
participation et la résolution
des problèmes potentiels liés
à l'engagement des
membres.
˗ C3 : Réaliser un Reporting de l’état d’avancement chaque 15
jours.
˗ Processus de collecte
d’information sur l’état
d’avancement du projet
˗ Rapport d’avancement
˗ C4 : Contrôler la réalisation des tâches en comparant la durée
prévisionnelle des tâches de chaque membre avec la durée
effective de réalisation. Identifier les écarts de réalisions à partir
du diagramme GANTT
˗ GANTT
˗ C5 : Formaliser et valider les grilles d’évaluation du
fonctionnement du CQ avec des critères.
˗ Tableurs excel
˗ GANTT
˗ C6 : Evaluer les écarts entre les objectifs atteints et les objectifs
prévus
˗ Identification de cause des
écarts et prendre des décisions
correctives
˗ C7 : Evaluer objectivement les membres selon des critères bien
définis par le coordinateur du cercle.
˗ Évaluer l'avancement des
membres conformément à un
plan d'action.
˗ C8 : Respecter les règles des visio-conférences, à savoir :
l’arrivé à l’heure, la présence obligatoire, activer la camera,
couper le micro…
˗ Établir des directives claires
concernant les attentes en
matière de comportement
lors des visioconférences.
˗ Sensibiliser les membres sur
l'importance du respect de
ces règles pour assurer des
réunions efficaces et
respectueuses.
˗ Appliquer des mesures
correctives en cas de non-
respect répété des règles
établies.
˗ C9 : Mesurer et analyser les indicateurs de performance
suivants8,9.
˗ Définir les indicateurs de
performance pertinents
8
Nombre d’absence, nombre de participation dans le cours, nombre de réunion, nombre d’idées innovantes et
d’améliorations proposées et mises en œuvre, nombre d’objectifs réalisés, nombre de taches réalisées et celles planifiées,
et le nombre des travaux réalisées à temps par rapport au nombre des travaux accordés.
9
Instaurer des sanctions, au cas de : plus de 2 absences non justifiées, que ce soit aux cours ou réunions.

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pour évaluer le succès du
projet ou du processus.
˗ Utiliser des outils appropriés
pour mesurer et collecter les
données sur ces indicateurs.
˗ Analyser les données
régulièrement pour
identifier les tendances, les
forces et les faiblesses, et
prendre des décisions
informées pour
l'amélioration continue.
˗
˗ C10 : Chaque membre doit faire de l’auto-évaluation.
˗ Encourager chaque membre
à réfléchir sur sa propre
performance et à identifier
ses points forts et ses axes
d'amélioration.
˗ Fournir des occasions
régulières aux membres
pour effectuer des auto-
évaluations et élaborer des
plans de développement
professionnel.
˗
˗ C11 : Contrôler la cohésion de l’équipe
˗ Encourager chaque membre
à réfléchir sur sa propre
performance et à identifier
ses points forts et ses axes
d'amélioration.
˗ Fournir des occasions
régulières aux membres
pour effectuer des auto-
évaluations et élaborer des
plans de développement
professionnel.
˗
˗ C12 : L’infraction des règles résulte automatiquement à la
sanction du membre en question. Pour assurer une atmosphère
amiable, les conflits sont régit par le coordinateur du cercle.
˗ Encourager chaque membre
à réfléchir sur sa propre
performance et à identifier
ses points forts et ses axes
d'amélioration.
˗ Fournir des occasions
régulières aux membres
pour effectuer des auto-
évaluations et élaborer des
plans de développement
professionnel.
˗