Section 1

Introduction
Les Petites et Moyennes Entreprises (PME) progressent dans un environnement de plus en plus
complexe et changeant. Elles sont confrontées aujourd’hui à de nombreux problèmes tels que :
des marchés saturés, une compétitivité accrue, des clients plus exigeants et moins fidèles, etc.
Dans un tel environnement, la compétitivité ces entreprises dépend de plus en plus de leur
flexibilité et de leur capacité d’innover, tant dans leur structure organisationnelle, leur mode de
production que dans leur mode d’échange avec les clients et les fournisseurs.
Cependant, dans leur recherche de compétitivité, le principal obstacle auquel elles se heurtent
est la difficulté d’obtenir des données et informations précises et des interfaces convenables
entre les différentes fonctions de l’entreprise. Ce problème est dû au fait que ces entreprises
sont organisées généralement selon un modèle fonctionnel caractérisé par la multiplication des
sous-systèmes d’information. Pour faire face à ce problème de dispersion de l’information et
aux obligations de compétitivité, elles tentent de modifier leur organisation verticale par
fonction pour passer à une organisation horizontale par processus orientée client. Ce nouveau
modèle suppose l’intégration des principaux processus de l’entreprise et la mise en place d’un
système d’information cohérent garantissant l’unicité de l’information et l’accès à celle-ci à
partir de toutes les fonctions de l’entreprise. Les progiciels ERP (Entreprise Ressources
Planning) viennent supporter de telles orientations organisationnelles et stratégiques.
Par ailleurs, beaucoup d’entreprises sont attirées par les progiciels de gestion intégrée (PGI),
parce que ces derniers sont censés apporter des gains de productivité et d’efficience, notamment
par leur capacité de rendre l’organisation plus intégrée.
Avec la grande diffusion de la digitalisation des entreprises ses dernières années, il devient de
plus en plus difficile aux entreprises qui se veulent être modernes de se passer des ERP.
Dans son article publié par aymax.fr intitulé L’ERP au cœur de la digitalisation des entreprises1,
il précise que l’ERP, est un progiciel puissant et complet permettant, grâce à une diversité
de fonctionnalités, de centraliser l’ensemble des outils nécessaires à la gestion de l’entreprise.
L’ERP, grâce à son rôle central, s’intègre dans une logique de personnalisation et d’optimisation
de son écosystème digital via la création d’applications spécifiques et d’interconnexion avec
des solutions externes.

Selon une étude menée par Appvizer, en tête des outils recherchés par les entreprises en 2020,
on retrouve l’ERP et 50 % d’entre eux le considèrent comme un moteur dans la transformation
digitale (source : IDC France – Cegid). Cette importance de rassembler les applications et les
différents canaux digitaux autour d’un même ERP pour gérer toutes les données et informations
relatives de l’entreprise favorise une productivité optimale et un gain de visibilité et d’analyse
continue.
Dans son article, Business Intelligence during times of crisis: Adoption and usage of ERP
systems by SMEs1, Antoniadis indique que malgré l'importance de ces systèmes, les Petites et
Moyennes Entreprises ont encore du mal à mettre en œuvre et à tirer pleinement parti des
avantages découlant de l'utilisation des ERP. Dans son analyse de ce constat, il pose la
problématique des facteurs clés affectant l'adoption et la mise en œuvre réussies de l'ERP dans
les petites et moyennes entreprises.
Parmi les facteurs clés de succès de la mise en place d’un ERP, il y a la question de l’adaptation
des procédures internes existantes aux processus induits par l’ERP ou l’adaptation des
processus de l’ERP aux procédures internes existantes. Doit-on changer les procédures
existantes pour l’adapter aux normes de progiciel intégré de gestion ou adapter les processus de
l’ERP aux procédures internes existantes afin de favoriser le succès de son implémentation ?
Il va de soi que la mise en place d’un ERP implique la remise en cause des processus de
l’entreprise à tous les niveaux. Ce changement des processus internes existants peut être un
facteur d’échec de l’adoption de logiciel de gestion intégrée.
Pour les PME, la bonne question à se poser est donc : souhaitons-nous remettre en cause nos
processus et procédures de fonctionnement et jusqu’à quel niveau ? Jusqu’à quel niveau
l’organisation est prête à s’adapter au standard des processus du logiciel de gestion intégré ?
C’est sur cette question de recherche d’équilibre et de gestion du changement des processus
lors de l’adoption des ERP dans les PME que se positionne notre travail. D’où le thème
« Gestion de changement de processus et procédures internes lors de la mise en place de logiciel
de gestion intégré dans les petites et moyennes entreprises, Cas de la société X » qui nous
conduit à observer les pratiques des PME béninoises dans le processus de l’adoption de logiciel
de gestion intégrée. Cette étude vise à apporter une contribution à la bonne gestion de

changement des procédures et processus internes lors de la mise en place de logiciel de gestion
intégrée dans les Petites et Moyennes Entreprises afin d’assurer leur succès.
Nous nous intéressons dans le cadre de la présente étude au cas d’une entreprise spécialisée
dans l’enseignement supérieur au Bénin.
Notre démarche consiste dans un premier temps à présenter le cadre théorique de la mise en
place des ERP et ensuite faire une étude comparative de la pratique observée par notre
expérience des cas d'adoption de logiciel de gestion intégrée dans les entreprises béninoises.
Des recommandations seront proposées à la fin de l'étude.
Pour des raisons de simplicité et de concision, l’étude sera présentée en deux principales
parties :
La première partie, subdivisée en deux sections, présentera le lieu de l’expérience
professionnelle, les différents travaux et missions effectués. Ceci aboutira à la présentation du
cadre de la recherche à travers les constats, hypothèses, et la problématique et le choix du thème
développer.
La seconde partie sera suivant deux chapitres. Le 1er chapitre sera consacré au cadre théorique
du thème. Il sera subdivisé en deux sections. La première section traitera des notions clés de
Progiciel de Gestion Intégré, son importance pour la performance des organisations modernes,
le processus général de mise en œuvre pour aboutir aux facteurs clés de succès ou d’échec. La
deuxième section traitera de la mise en place d’ERP et la gestion de changement des processus
et procédures internes. Il sera présenté et analysé les différentes théories de gestion de
changement appliqués à la réingénierie des processus et procédures des organisations dans le
cadre d’adoption de PGI.
Le second chapitre procédera à la mise en exergue de la pratique de l’adoption de PGI à travers
l'analyse des informations réelles et le résultat des entretiens et questionnaire administré au
personnel ciblé de la société. Nous n’entendons en aucun cas juger les pratiques mais juste une
compréhension de ce qui est censé être fait, de ce qui se fait et quelle amélioration proposée.
En somme, notre travail de recherche se fondera sur une approche comparative. Nous partirons
de l’état de l’art (qui définit les standards ou normes généralement admis) sur la mise en place
des PGI à travers les bonnes pratiques de gestion à une observation participative des vécus pour

aboutir à une synthèse constructive sur la mise en œuvre des ERP dans les entreprises
béninoises.
Nous serons alors en mesure au terme de notre étude, de proposer des approches d’amélioration
des pratiques en vue d’encourager les entreprises béninoises à adopter les progiciels intégré de
gestion.

Section 1 : Systèmes d’information, ERP
Présentation des notions clés de Progiciel de gestion Intégré, importance pour la performance
des organisations modernes, le processus général de mise en œuvre pour aboutir aux facteurs
clés de succès ou d’échec.
1.1 Présentation des ERP et objectifs de mise en place
A. Historique
L'histoire de l'ERP remonte à plus de 100 ans. En 1913, l’ingénieur Ford Whitman Harris a
développé ce qui est devenu la formule du lot économique (ou formule de Wilson), un système
basé sur papier ayant pour objectif de planifier la production. Depuis des décennies, la formule
du lot économique est restée la norme en matière de production. Le fabricant d’outils Black &
Decker a changé les données en 1964 lorsqu’il est devenu la première entreprise à adopter une
solution de planification des besoins en composants (MRP) qui liait les concepts de formule du
lot économique avec un ordinateur central.
La planification des besoins en composants est ainsi restée la norme de production jusqu'à ce
que la planification des ressources de production (MRP II) soit développée en 1983. MRP II
était comporté des "modules" en tant que composante clé de l’architecture du logiciel et des
composants de fabrication de base intégrés, dont les achats, les nomenclatures, la planification
et la gestion des contrats. Pour une première fois, les différentes tâches de production étaient
intégrées à un même système. Le système MRP II offrait également une preuve convaincante
de la manière où les entreprises pouvaient exploiter les logiciels de manière à partager et
intégrer des données d’entreprise, tout en optimisant l’efficacité opérationnelle à travers une
meilleure planification de la production, une réduction des stocks et une diminution des déchets
(rebut). L’évolution des technologies informatiques dans les années 1970 et 1980 a permis à
des concepts similaires à MRP II de se développer gérant aussi les activités de l’entreprise autres
que la production, à savoir la finance, la gestion de la relation client et les ressources humaines.
En 1990, les analystes des technologies ont attribué un nom à cette nouvelle catégorie de gestion
d’entreprise : l’ERP (Enterprise Resource Planning, planification des ressources d’entreprise).
Ces systèmes ERP présentent généralement les caractéristiques suivantes :
 Un système intégré
 Fonctionnement en temps réel (ou presque)
 Une base de données commune qui peut supporte toutes les applications
 Une apparence cohérente dans tous les modules