ORGANISATION ET FOCTIONNEMENT DE L’ENTREPRISE MWANA MBOKA LOGISTICS I. ORGANIGRAMME CONSEIL D’ADMINISTRATION COMITE DE CONTROLE ET DE SURVEILLANCE PRESIDENT DE DIRECTIONS GENERALES/PDG DIRECTEUR MANAGER/DM DIRECTION D’ADMINISTRATION & FINANCE DIRECTION LOGISTIQUE SERVICE MAGASIN SERVICE CHARROI SERVICE CAISSE SECRETARIAT DIRECTION DES OPERATION ANIMATEURS SENTINELLE CHAUFFEURS II. DIRECTION DE SUIVI&EVALUATION FONCTIONNEMENT II.1. Conseil D’administration Le CA est composé de cinq membres, tous étant des actionnaires et membres effectifs ou non selon la cote part d’action. Le bureau du CA comprend un président, un vice-président, un secrétaire rapporteur et un deuxième secrétaire rapporteur. Le CA adopte toutes les mesures susceptibles de rendre effective la présente disposition. Des attribution/tâches/rôles II.1.1. le Conseil d’Administration a comme attributions : Superviser et coordonner les activités de l’entreprise Mwana Mboka Logistics ; Organiser les commissions techniques et ponctuelles ; Concevoir et présenter un plan d’action et des affaires, les faire approuver et l’exécuter ; Mobiliser les ressources pour l’entreprise Mwana Mboka Logistics à tous les niveaux ; Convoquer les réunions ordinaires et extraordinaires ; Assurer le rôle de représentation collectives auprès des partenaires intérieurs et extérieurs ; Veiller à l’application stricte des dispositions statutaires, règlementaires et légales de l’entreprise Mwana Mboka Logistics; Planifier, organiser et gérer les stratégies et politiques de l’entreprise Mwana Mboka Logistics à tous les niveaux. II.1.2. Le attributions : Président du Conseil d’Administration comme Exécuter et faire suivre des décisions de l’assemblée générale ; Coordonner les activités de l’entreprise et en assurer la mise en œuvre conformément aux objectif de l’entreprises Mwana mboka Logistics ; Recruter, superviser et révoquer le personnel du secrétariat exécutif sur décision de la CA et dans le respect du code du travail et du règlement du personnel, il consigne le contrat de leur engagement y compris de celui du secrétariat exécutif après sa désignation par l’AG ; Coordonner l’élaboration des projets et activités de l’entreprise Mwana Mboka Logistics ; Organiser les activités de mobilisation des ressources de l’entreprise Mwana Mboka Logistics ; Mettre en application toutes les décisions et recommandation de l’AG ; Ester en justice en demandant ou en défendant, pour le compte de l’entreprise Mwana Mboka Logistics ; Assurer le plaidoyer auprès de décideurs pour le compte de l’entreprise Mwana Mboka Logistics ; Représenter l’entreprise auprès de tiers ; Conférer des mandants spéciaux aux membres de l’entreprise Mwana Mboka Logistics. Le Vice-Président du CA assiste le président du CA et le remplace en cas d’absence ou d’empêchement. II.1.3. Le premier secrétaire a pour attribution : Elaborer et présenter les rapports d’activités du Conseil d’Administration ; Elaborer et présenter les procès-verbaux et compte rendus des réunions ; Exécuter toutes les tâches lui confiées par le CA. Le deuxième secrétaire rapporteur assiste le premier et le remplace en cas d’absence ou d’empêchement ; Le trésorier est chargé de toutes les questions financières du CA II.1.4. Comité de Contrôle et de surveillance Il est composé de trois membres élus par l’assemblée générale et forme un bureau comprenant un président, un vice-président et un rapporteur. Il est l’organe de contrôle interne de gestion de Mwana Mboka Logistics ; et a comme attribution de : Veiller à la bonne exécution des décisions de l’AG ; Veiller à la gestion rationnelle de l’entreprise Mwana Mboka Logistics ; Veiller au respect strict des dispositions statutaire et réglementaires ; Convoquer une AG extra-ordinaire lorsqu’il estime que la coordination tarde à prendre des mesures indispensables. Le comité de contrôle et de surveillance est habilité à prendre toutes vérifications ou inspiration des comptes, des livres ou des opérations de l’entreprise Mwana Mboka Logistics. Il vérifie les avoirs et engagement de l’entreprise ainsi que le niveau d’application des décisions et recommandation de l’AG. Il peut faire une expertise et/ou faire appel à un expert et avoir accès à toutes les pièces voulues. Le comité de contrôle est tenu d’aviser le CA de toute anomalie constatée dans le fonctionnement de l’entreprise Mwana Mboka Logistics. II.1.5. Président de Directions générales/PDG Sous la responsabilité du Président de conseil d’administration de l’entreprise Mwana Mboka Logistics, il sera la responsable de la bonne mise en œuvre, suivi et rapportage de qualité des activités du projet. Il a comme attribution de : Coordonner et diriger toutes les directions de l’entreprise Mwana Mboka Logistics ; Mettre en œuvre les décisions de l’AG et du CA ; Gérer avec transparence le patrimoine de l’entreprise Mwana Mboka Logistics ; Assurer le lobbying auprès du public et des tiers conjointement avec le président du CA ; Constituer une banque des données pour une collecte des informations ; Diffuser les informations utiles de l’entreprise Mwana Mboka Logistics ; Favoriser les échanges d’expérience entre les partenaires intérieurs et extérieurs ; Gérer le personnel d’appoint conformément au règlement du personnel et à la législation sociale en vigueur en RD Congo ; Proposer au Conseil d’Administration et au Directeur Manager (DM) la suspension d’un agent selon le règlement du personnel en vigueur ainsi que le code de travail ; Elaborer le plan d’action et le programme d’activités de l’entreprise mwana Mboka Logistics ; Elaborer les projets de développement de l’entreprise Mwana Mboka Logistics ; Faire les rapports trimestriels, semestriels et annuels des activités de l’entreprise Mwana Mboka Logistics. II.1.6. Directeur Manager/ MD Sous la responsabilité du Président de directions Générales de l’entreprise Mwana Mboka Logistics, le Directeur Manager a comme attribution de : Planifier, organiser et diriger toutes les activités nécessaires pour atteindre tous les objectifs s’est fixés par l’entreprise Mwana Mboka Logistics ; Faire en sorte que les activités du projet contribuent à l’atteindre des objectifs de l’entreprise et cela en respectant les ressources allouées ; Faire en sorte que soient respectés les cibles, les budgets et les délais établis pour le projet et fournis les rapports et évaluations prévus ; Développer, compléter et finaliser tous les documents à livrer dans le cadre du projet, en respectant les délais ; Organiser les réunions du comité consultatif du projet, les coordonner, les animer et en rédiger le procès-verbal ; Etablir les liens pour un travail concerté et le partage d’information ; Mobiliser les intervenants clés mentionnés dans la proposition de projet afin qu’ils participent au projet ; Effectuer une analyse de la documentation et des programmes, Préparer le document du travail ; Elaborer pour le projet une méthodologie et un plan d’évaluation ; Organiser et coordonner les consultations et les rencontres ; Effectuer de la recherche et analyser les documents pertinents, information, documents de travail et données tirées des consultations ; Rédiger l’exposé de position et le rapport final ; Préparer en temps opportun l’information et les autres documents écrits afin d’assurer la mise en œuvre des activités de projets ; Etablir et maintenir des communications efficaces et continues avec les personnes et les groupes engagés directement ou indirectement dans le projet ; Contrôler de façon continue les progrès réalisés ; Mener à toutes les étapes du projet une évaluation méthodique et systémique ; Mettre le CA pour préparer, à l’attestation des organismes de financement, des rapports faisant état des finances et activités ; Assurer d’autres tâches nécessaires à la réalisation du projet. II.1.7. Direction d’Administration et Finance Sous la supervision du Directeur Manager de l’entreprise, la Direction Administration et Finance assure la gestion Administrative, comptable et financière de Mwana Mboka Logistics, leur documentation, la fiabilité des informations et leurs traitements dans les délais requis et selon les procédures de la conformité des bailleurs, et toutes les exigences légales du gouvernement de la RDC. ATTRIBUTIONS ESSENTIELLES DU POSTE: A. La Gestion des Ressources - financiers de l’organisation Elaboration du budget annuel, des mises à jour et du suivi budgétaire des projets et activités de l’entreprise ; Suivi de financement en provenance des partenaires internes et externes de l’entreprise ; Gestion de la trésorerie de l’entreprise ; Supervision de l’élaboration et de la vérification des Etats financiers par une firme comptable externe ; Transmission régulière des informations comptables au niveau hiérarchique de l’entreprise et aux bailleurs selon le cas et contrats signés. B. La Gestion Administrative des ressources humaines - - Gestion des formalités administratives liées au recrutement, à l’embauche, à la fin ou à la rupture des contrats de travail ou prestation du personnel ; Suivi du versement des salaires et indemnité, des congés et arrêt de travail, du dispositif d’avantages sociaux du personnel ; Préparer les contrats du personnel et des consultants ; Suivre la bonne tenue des dossiers du personnel ; Suivre de manière stricte les matières juridique du personnel liées aux contrats et autres,… C. Gestion financière et comptable - - - - Gérer le budget conformément au plan comptable ; Elaborer les documents budgétaire et l’ensemble des documents d’information liées aux décisions budgétaires : budgets primitifs et supplémentaire, comptes administratif, débat d’orientation budgétaire bilans intermédiaires, ect… en permanence ; Assurer le suivi du budget, il assiste les chargé de mission et les responsables de services dans l’élaboration de programmes d’actions sous leurs aspects budgétaires ; Superviser, et dans un premier temps, réaliser l’ensemble de la saisie comptable, assurer les procédures liées aux mandatements et aux titres de recettes ; Assister le directeur auprès du comité du CA afin de présenter les différents documents comptables et budgétaires, il élabore des documents (tableaux de bord) et procédures, afin de disposer d’une comptabilité analytique, il coordonne les procédures de marché public (publicité…). D. La Gestion du personnel - - Elaborer les actes relatifs à la gestion du personnel ; Assurer le suivi des données relatives à la paie, aux congés, aux remboursements des frais de personnel et à la médicine du travail ; Assister le DM pour les procédures de recrutements ; Assurer la mise à jour régulière du tableau des effectifs. E. La gestion administrative en générale - Elaborer et optimiser les outils et procédures liées au bon fonctionnement des services (courriers, notes internes, tableaux de bord, fiche actions, classement, archives, ect…) F. Relation avec les partenaires - Il a en charge le suivi de diffusion de formation administrative et financière auprès des partenaires ; il assiste le directeur pour la rédaction et l’application des conventions, il assure une fonction de veille juridique sur les différents domaines de sa responsabilité (droit du travail, aspect comptable, ect…). II.1.7.1. Service Caisse Sous la supervision de l’Admin Fin, le service caisse sera responsable de la gestion des opérations financières selon le besoin du terrain, la gestion logistique du terrain, leur documentation, la fiabilité des informations et leurs traitements comptables dans les délais requis et selon les procédures de la conformité de la procédure de la gestion du manuelle de l’entreprise MML, et toutes les exigences légales du gouvernement de la RDC. Il aura comme tâches de : - - - - - - Fait et exécute les plans de paiement sur le terrain en collaboration avec les équipes programme, le service des achats et la logistique, le soumet à la finance et partage toutes les mises à jour; Appui et oriente les équipes du terrain pour le respect des procédures de gestions financières et fournir la documentation comptable nécessaires ; Vérifie les rapports de dépenses (Rapport de dépenses de voyage et de dépenses opérationnelles) ; S’assure que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de l’entreprise, s’assure que la documentation est complète et vérifie l’exactitude et l’exhaustivité des calculs avant d’effectuer tout paiement ; Fait la revue finance des documents selon la matrice d’autorité et d’approbation, selon les besoins des programmes ; Prépare les quittances et reçus de paiements en espèces et s’assurer que toutes les transactions sont correctement et entièrement documentées ; Gère et assure la sécurité de la liquidité mise à sa disposition, lors des missions de paiement sur le terrain ; Prépare les quittances de paiements, les rapports des dépenses et tous les documents justificatifs à chaque mission de paiement sur le terrain, les présente à l’approbation et à la revue finance dans le délai requis, selon la procédure de justification des avances du bailleur et de l’entreprise MML ; Préparer et effectuer les paiements quotidiens des transactions approuvées selon la politique de trésorerie dans les délais requis ; - - - - - - Préparer et déposer au responsable de financier le rapport mensuel de mensuel sur les mouvements banques et caisses avant qu’ils soient transmis au bailleur ; Il peut participer à la collecte des livrables pour chaque accomplissement d’un jalon ou décaissement ; Participe à la préparation du paiement du personnel et des fournisseurs des biens et de services tout en assurant que les retenues statutaires (IPR, INPP, INSS, ONEM) soient convenablement calculées et retenues selon les règles fiscales de la RDC. Notamment, sur les prestations de services par des individus, contrat de consultant, etc. ; Effectue tous les paiements sur terrain auprès des bénéficiaires des projets de SPR selon la documentation programmatique approuvée et revue ; Participe aux travaux d’archivage des pièces comptables ; Se conduit professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité des bailleurs et de l’entreprise MML et à ne pas compromettre leurs missions ; Maintenir la confidentialité de toutes les informations acquises à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et responsabilités soit par des collègues ou concernant toute autre activité menée par MML en général, qui n’ont pas encore été rendu public par le PDG ; Toutes autres responsabilités pertinentes qui sont assignées selon les besoins par son Hiérarchie. II.1.7.2. Secrétariat Sous la supervision de l’Admin Fin, le service du secrétariat sera responsable de la gestion du personnel, mais également la comptabilité, la rédaction de documents administratifs et doit savoir communiquer avec les employés. Il aura comme tâches de : - - - Accueil des visiteurs, prise de rendez-vous, rédaction du courrier, classement de dossiers, saisie de documents ou du budget ; S’occuper de la gestion administrative des stagiaires et de la formation interne ; Gestion et organisation d'agenda, préparation de réunions de travail, de déplacements ou de salons ; Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document,…) et transmet les informations (e-mail, notes, fax…) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise ; Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrat de maintenance des équipements, de la structure, …) ; - Coordonner une équipe. II.1.8. La Direction des Opération / DO Sous la responsabilité du Directeur Manager de l’entreprise Mwana Mboka Logistics, il sera le responsable de la bonne mise en œuvre, suivi et rapportage de qualité des activités des projets de l’entreprise MML pour: - - - Assure le suivi de la qualité des activités en étroite collaboration avec le MD ; Collabore étroitement avec les partenaires et participer aux différentes activités de coordination avec les autres entreprises de développement œuvrant surtout pour les mêmes objectifs que MMP dans la zone de mise en œuvre ; Assurer la connexion avec les réseaux des entreprises oeuvrant dans les mêmes domaines d’intervention à différents niveaux (local, provincial, national et international) ; Assure le respect de procédures administratives et financières des projets sous sa supervision ; Assurer la gestion rationnelle des équipes sous sa supervision. ATTRIBUTIONS ESSENTIELLES DU POSTE: A. Mise en œuvre des activités spécifiques du projet - - - Planification et appui à la mise en œuvre des activités du projet, suivi de la qualité ; Gestion du budget et des opérations des projets ; Assurer la liaison entre le terrain et le bureau pour produire des rapports narratifs et financiers pour les projets ; Veiller à ce que la mise en œuvre des projets soit conforme aux accords, politiques et procédures contractuelles ; Produire avec qualité les rapports mensuels, trimestriels et de fin projet, des histoires de succès, et d'autres documents de communication au besoin ; Travailles-en étroite collaboration avec les autorités politicoadministratives et sécuritaire de la zone pour la définition, adaptation et la mise en œuvre des activités prévues par le programme/projets ; Travailler conjointement avec le département de SE pour une utilisation efficiente et efficace des outils de suivi mis en place. B. Assure le suivi de la qualité des activités en collaboration avec le chargé de suivi et évaluation - - étroite Collaborer étroitement et travailler conjointement avec le chargé de SE pour le suivi de la qualité des activités du programme pour une utilisation efficiente et efficace des outils de suivi mis en place ; Assurer que l'équipe sous sa supervision complète régulièrement les outils de suivi et évaluation et leur transmission pour compilation dans la base des données. C. Responsable de la collaboration avec les partenaires dans le cadre de la coordination des activités sur terrain / zones d’interventions - - - Assurer une communication régulière et coordination des activités du programme avec celles des autres partenaires engagés dans les zones d’exécution ; Participer régulièrement aux mécanismes de coordination (groupe de travail, partenaires dans la promotion et participation des femmes, jeunes aux activités innovantes et start up, etc…) ; Assurer la supervision directe de l’équipe des animateurs, des consultants lorsque c’est nécessaire, etc… ; Maintenir un processus cohérent de développement de ces personnes sous sa supervision. II.1.8.1. Animateurs Sous la responsabilité de Charger des Opérations, les titulaires des postes auront pour mission principale d’accompagner régulièrement les chargé des opérations et les autres directeurs dans le cadre de la mise en œuvre des activités des différents projets de l’entreprise Mwana Mboka Logistics dans ses zones d’intervention. Cela va impliquer les objectifs ci-après : - - Faciliter la mise en place des activités des Projets en lien avec les contrats et marchés signés et gagnés ; Assurer le dialogue et l’interaction avec les bénéficiaires et acteurs concernés ; Contribuer à la réussite des activités des Projets, à travers l’adhésion des populations et autres partenaires concernés ; Apporter un appui aux organisations des activités au niveau des localités, en tenant compte du genre, de la jeunesse et de l’environnement ; Mobiliser la communauté et renforcer les capacités des différents acteurs et participants ; - - - Appui à l’élaboration et la mise en œuvre de plans de développement des différents projets, programmes exécutés par l’entreprise MML ; Collecter et partager avec sa hiérarchie les données relatives à la documentation des histoires de succès et leçons apprises lors de la réalisation et exécution des projets ; Suivi-Evaluation et du Reporting. II.1.9. La Direction Logistique / DLOG Sous la responsabilité du Directeur Manager de l’entreprise Mwana Mboka Logistics, il sera le responsable de l’organisation, la gestion et la coordination des différentes activités de livraison et de stockage des marchandises des projets de l’entreprise MML pour: - - Gérer les flux physique et les stocks c’est – à dire contrôler les flux de marchandises en respectant les délais imposés…, et gérer les ressources correspondant aux besoins ; Maîtriser, optimiser et réduire les coûts pour la gestion des stocks et pour atteindre les objectifs de l’entreprise MML ; Suivi de l’organisation logistique du bureau (téléphone, informatique, réseau…) Suivi d’aménagement des espaces (poste de travail) et achat des fournitures du bureau Suivi de l’organisation logistique des réunions (conseil d’administration, membres, comités de bénévoles,…) Classement et archivage des dossiers ATTRIBUTIONS ESSENTIELLES DU POSTE: - - - Améliorer la coordination des services de l’entreprise et de les mobiliser pour poursuivre un objectif commun ; Gérer tout ce qui concerne le transport et le stockage des produits de l’entreprise (véhicules nécessaires au transport, fournisseurs de l’entreprise, entrepôts, manutention…), en optimisant leur circulation pour minimiser les coûts et les délais ; Implémenter les procédures logistiques au secrétariat technique du projet ; Planifier et Organiser en amont toute la logistique sur base du plan de travail du secrétariat Technique du projet; Organiser les achats pour les besoins de fonctionnement du secrétariat technique du projet conformément aux procédures de Fond Mondial ; Organiser les voyages de service du staff et des partenaires du secrétariat technique du projet (préparer le véhicule, acheter les titres de voyage, taxi et protocole à l’aéroport…) ; - - - - Organisation des ateliers et conférences (location salle de réunion, hôtels, repas, transport des participants…) ; S’assurer du paiement des factures d’électricité (SNEL) et d’eau (REGIDESO) à temps ; Organiser les inventaires des immobilisations et des non consommables du projet au niveau du secrétariat technique du projet ; Organiser et actualiser la base des données des fournisseurs des biens et des services à consulter dans le cadre des achats ; Exécuter toute autre tâche répondant à son profil que lui confierait le projet ; Mettre en place et gérer les systèmes d’informations et la télétransmission des informations de l’entreprise MML ; coordonner les produits en circulation de manière à ce que les produits circulent en continue (pour diminuer les délais de livraison) et à regrouper les produits (pour diminuer les coûts) ; Gère les flux le plus efficacement possible pour réduire les principaux coûts suivants : coûts d’approvisionnement, coûts d’acheminement, coûts de production, coûts de stockage ; Suivre les indicateurs d’approvisionnement, de stockage et de transport pour mesurer la performance du système mise en place de l’entreprise MML. II.1.9.1. Service Charroi Sous la responsabilité du Directeur Logistique de l’entreprise Mwana Mboka Logistics, il sera le responsable de la gestion de l’ensemble du matériel roulant mis à la disposition de l’entreprise MML pour le besoin de son fonctionnement et de celui du suivi de la mise en œuvre des activités des projets. Il aura comme tâches de : - - Organiser le support logistique nécessaire à la réalisation de toutes les opérations prévues dans la mise en œuvre des projets ; Répertorier tous les engins roulants ; Élaborer un règlement d’utilisation des engins roulants/générateur de service ; Ouvrir un carnet de bord pour chaque engin roulant/générateur et suivre son remplissage périodiquement (de manière journalière, hebdomadaire, mensuelle) ; Veiller à l’entretien et aux réparations des engins roulants/générateur; Assurer le dispatching des chauffeurs pour les besoins en transport du personnel et en fonctionnement des services ; Faire souscrire chaque engin roulant à une police d’assurances ainsi qu’au contrôle technique et en suivre les échéances ; Faire immatriculer les nouveaux engins roulants ; Contacter les services compétents pour des enquêtes en cas d’accident de circulation d’un engin roulant ; - Assurer l’approvisionnement des véhicules en carburant et en suivre la consommation ; Assurer le suivi de l’utilisation des engins roulants/générateur au niveau de Kinshasa et en provinces Assurer la mise à jour technique des conducteurs des engins roulants Veiller à l’application des dispositifs sécuritaires dans l’utilisation des engins roulants ; Élaborer les rapports périodiques d’activités à soumettre au Directeur Logistique et au Directeur Administratif et Financier. II.1.9.2. Service Magasin Sous la responsabilité du Directeur Logistique de l’entreprise Mwana Mboka Logistics, il sera le responsable de la gestion du magasin, assurez les réceptions et les expéditions le stockage et les sorties de pièces et de produits dans le respect des procédures, du suivi de la chaine d’approvisionnement, la gestion des inventaires et de sécurité et environnement des matérielles du magasin. Il aura comme tâches : - Optimiser la gestion matérielle de l’entreprise par : un zonage efficace du magasin, mettre en place des méthodes de rangement et de prélèvement, de préparation et de distribution, les actions de communication et d’information, la livraison en bord de ligne,… ; - Gérer l’administratifs du magasin, c’est-à-dire les documents administratifs, les procédures, la tenue du stock, le fichier informatique,… ; - Assurer la réception (qualitative, quantitative, les réserves, les responsabilités de l’expéditeur et du réceptionnaire, les obligations réglementaires, retours des quantités non consommées en production,… ; - Maitriser toutes les techniques et méthodes d’inventaires (annuel, tournant, semestriel, trimestriel, hebdomadaire,…) ; - Mettre en place les règles de sécurité et environnementales au sein du magasin (prévenir et respecter les règles/obligations des sécurités ainsi que la législation en vigueur en matière de sécurité dans un magasin d’une entreprise,…) ; - Contrôle du stock (rangement, mise en place, contrôle pour accord du stock physique / informatique, contrôle et gestion des péremptions et des périodicités des équipements) ; - Contrôle de la conformité des produits et des documents libératoires associés en relation avec les exigences et normes indiquées ; - Archivage numérique des documents ; - Remontées d’informations vers les acheteurs de stock manquant ou critique - Réception, stockage et mise à disposition des produits dans le magasin ; - - Transport, manutention, entreposage/stockage/déstockage de produits et/ou de matériels Gestion des flux de marchandises en entrée / sortie et entre l'espace de stockage et d'entreposage ; Réalisation des inventaires ; Lecture et interprétation des documents de suivi de commande ; Planification et préparation des livraisons et expéditions ; Gestion des litiges réception le cas échéant ; Contrôle des retours de marchandises vers les fournisseurs, ou des équipements défectueux nécessitant réparation ou envoi en révision ; Maintien du magasin en état opérationnel (rangement, gestion des emballages,..) II.1.9.3. Chauffeur Sous la responsabilité du service charroi de l’entreprise Mwana Mboka Logistics, il sera capable de : - Connaitre et maitriser les éléments de base en mécanique poids lourds ; - Connaitre et maitriser les modalités de chargement/déchargement de marchandises ; - Connaitre et maitriser l’utilisation d'engins de manutention non motorisés (transpalette, diable, ...) ; - Conduire un véhicule spécifique : Camion porteur, … ; - Vérifier la présence et la conformité des documents de bord et de transport ; - Identifier le trajet selon les caractéristiques du véhicule, du chargement et les priorités de livraison,… II.1.10. La Direction Suivi et Evaluation / SE Sous la responsabilité du Directeur Manager de l’entreprise Mwana Mboka Logistics, il sera le responsable du suivi de la qualité et de l’impact socio – environnemental des activités de tous les projets de l’entreprise MML. ATTRIBUTIONS ESSENTIELLES DU POSTE - Concevoir et mettre en place un dispositif de suivi/évaluation ; Coordonner la mise en place d’un dispositif de suivi/évaluation fonctionnel ; Coordonner la collecte, l’analyse et l’interprétation des données recueillies, Contribuer à l’identification et à la formation de projets innovants au compte de l’entreprise Mwana Mboka Logistics ; - - - - - - - - Développer et assurer la mise à jour des bases de données spécifiques : centraliser, synthétiser et analyser les informations collectées, Participer à la supervision du personnel placé sous sa responsabilité ; Rédiger les rapports et planning journaliers, hebdomadaires, mensuels/trimestriels d’activités des projets ; Rédiger les rapports périodiques d’activités des projets ; Coordonner les évaluations des résultats de la mise en œuvre des projets exécutés ; Contribuer à l’assurance et la capitalisation des résultats des études, des recherches et évaluations de la mise en œuvre des différents programmes et des projets exécutés ; Assurer le suivi financier des activités placées sous sa responsabilité ; Fournir un plan d’intervention détaillé assorti d’un chronogramme avant chaque déblocage de fonds destinés aux activités placées sous sa responsabilité ; Exécuter les activités conformément au calendrier d’exécution contenu dans le plan d’intervention ; Participer aux réunions et cadres de concertation organisés et en assurer le rapportage ; Identifier les besoins en formation dans le cadre de la mise en œuvre des activités ; Tirer de l’analyse des informations collectées des thèmes de supervision ; Assurer l’archivage des documents de manière correcte et chronologique ; Tenir à jour la matrice de suivi évaluation harmonisée et faire des propositions d’amélioration du dispositif de suiviévaluation ; Actualiser les situations de références pour assurer la qualité du suivi des résultats ; Suivre le taux d’exécution des activités du projet conformément au plan de travail du projet avec les différentes parties prenantes et apporter des solutions idoines aux problèmes ; Elaborer des outils pour le suivi des activités de terrain et assister les équipes terrain pour le monitoring ainsi qu’aider le MD dans le mentoring ; Coordonner les activités de reporting : Ecriture de rapports mensuels, trimestriels et annuels, rapports de visites, capitalisation ; Appuyer à l’organisation des missions de terrain, la supervision et le suivi de la mise en œuvre des activités ; Accompagner la stratégie de communication interne et externe des projets mise en œuvre.
