Introduction à Microsoft Word Abdourahman Saleh Table des matières 1. 2. 3. 4. Saisie de Texte ...................................................................................................................................... 3 1.1 Créer et Enregistrer....................................................................................................................... 3 1.2 Sélection Rapide ........................................................................................................................... 4 1.3 Mise en forme du texte ................................................................................................................ 4 1.4 Imprimer un Document ................................................................................................................ 8 Mise en page ....................................................................................................................................... 10 2.1 Marges des pages ....................................................................................................................... 10 2.2 Orientation Portrait/Paysage ..................................................................................................... 11 2.3 Saut de page................................................................................................................................ 11 2.3 Ajouter des titres ........................................................................................................................ 12 2.4 En-tête et Pied de page .............................................................................................................. 12 Insertion d’éléments........................................................................................................................... 16 3.1 Insérer une image ....................................................................................................................... 16 3.2 Insérer un lien Internet ............................................................................................................... 21 3.3 Insérer un graphique SmartArt .................................................................................................. 21 Les Tableaux ........................................................................................................................................ 23 4.1 Création du Tableau.................................................................................................................... 23 4.2 Saisie des valeurs ........................................................................................................................ 24 4.3 Dimension des lignes/colonnes.................................................................................................. 24 4.4 Ajout, fusion et fraction de lignes/colonnes ............................................................................. 25 4.5 Spécifier la ligne de titre ............................................................................................................. 26 1. Saisie de Texte 1.1 Créer et Enregistrer Pour créer un nouveau document, il faut procéder comme suit : 1. Dans l’onglet “Fichier” du ruban Word, cliquez sur Nouveau. 2. On sélectionne « Document vierge » Vous pourrez aussi utiliser les nombreux modèles que Word propose, comme base pour vos CV, lettre, etc. Votre document n’a pas d’existence propre tant que vous ne l’avez pas enregistré au moins une fois. Lorsque vous créez un document avec Word, il sera enregistré sous la forme d’un fichier l’extension .docx. Pour enregistrer votre Document Word pour la première fois : 1. Dans l’onglet “Fichier” du ruban Word, cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S. 2. Attribuez un nom au document, puis cliquez sur Enregistrer. 3. Par défaut, Word enregistre le document dans un emplacement par défaut qui est le dossier : Documents Vous pourrez voir l’icône suivante dans le dossier Documents : Pour enregistrer le document dans un autre emplacement : 1. Dans l’onglet “Fichier” du ruban Word, cliquez sur Enregistrer Sous 2. Sélectionnez un dossier dans la liste des dossiers A retenir : Une bonne habitude à prendre durant les rédactions est d’enregistrer régulièrement votre travail. Ayez le réflexe d’appuyer sur Ctrl+S à chaque fois que vous ajoutez un bloc de texte, car si le logiciel se ferme ou que l’ordinateur s’éteint, vous risquez de perdre vos données. Cependant, Word vous demande à chaque fermeture si vous voulez vraiment quitter sans enregistrer au cas où vous ne l’avez pas encore fait. 1.2 Sélection Rapide La barre verticale qui clignote est le curseur de saisie qui permet de savoir l’endroit où le texte sera saisi, lorsque le document est vide le curseur se trouve au début de la page. Pour sélectionner du texte dans Word, il faut cliquer au début du texte puis tout en maintenant le clic gauche enfoncé, faire glisser la souris jusqu’à la fin du texte à sélectionner. Il existe des astuces pour sélectionner plus rapidement des portions de texte de taille définies tel qu’un mot ou une phrase par exemple : Pour sélectionner Un mot Une ligne de texte Une phrase Un paragraphe Un grand bloc de texte Faire : Double-cliquez n’importe où dans le mot. Déplacez le pointeur vers la gauche de la ligne jusqu’à ce qu’il prenne la forme d’une flèche vers la droite, puis cliquez. Maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez n’importe où dans la phrase. Cliquez trois fois n’importe où dans le paragraphe. Cliquez au début de la sélection, défilez jusqu’à la fin de la sélection, puis maintenez la touche Maj enfoncée tout en cliquant où vous souhaitez terminer la sélection. 1.3 Mise en forme du texte Pour mettre en forme vos textes avec Word, vous pouvez utiliser le menu Police de l’onglet Accueil. Il offre des options pour le choix de la police d’écriture, la taille du texte, la mise en gras, l’italique, le souligné, ainsi que le choix de la couleur du texte. Pour un affichage optimal de votre texte dans la page, utilisez le menu Paragraphe de l’onglet Accueil Liste à puce Permets de créer une liste d’éléments en énumérant les éléments sans ordre précis : • • • • 2 Cahiers 192p 2 Protège-cahiers 4 Stylos Une trousse Liste numérotée Permets de créer une liste numérotée en respectant l’ordre des éléments : 1. Allumer le feu 2. 3. 4. 5. 6. Faire bouillir l’eau Mettre les pâtes Attendre quelques minutes Séparer les pâtes de l’eau Servir Alignement Pour bien mettre en valeur votre texte, vous pouvez décider de l’aligner à gauche ou à droite, ou décider de le centrer ou de le justifier. Espaces entre paragraphes Le réglage des espacements avant et après un paragraphe peut se faire directement à partir de l’onglet Mise en page ou par l’intermédiaire de la boîte de dialogue Paragraphe. Avec l’onglet Mise en page : • • Pour ajouter un espace au-dessus des paragraphes, sélectionner dans la zone Espacement, bouton Espace Avant, 6 pt pour un demi- interligne et 12 pt pour un interligne. Il est également possible de saisir une valeur, 9 pt par exemple. Pour ajouter un espace en-dessous des paragraphes, procéder de même à partir du bouton Espace Après. Avec la boîte de dialogue Paragraphe : • • Pour faire afficher la boîte de dialogue Paragraphe, cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue (bouton flèche) en bas à droite du groupe Paragraphe de l’onglet Accueil. Dans la zone Espacement de l’onglet Retrait et espacement, sélectionner ou saisir une valeur en regard de Avant pour un espace au-dessus des paragraphes et Après pour un espace en-dessous des paragraphes. • L’onglet Enchaînements permet de directement donner à Word les indications nécessaires à la gestion des paragraphes. Ce menu propose quatre cases à cocher : o Eviter les veuves et les orphelines : On appelle veuve la première ligne d’un paragraphe lorsqu’elle se retrouve seule au bas d’une page. De même on appelle orpheline, la dernière ligne d’un paragraphe lorsqu’elle se retrouve seule au début d’une page. En cochant la case de cette option, Word ne laissera jamais, dans un paragraphe de plus d’une ligne, une ligne unique en haut ou en bas d’une page. o Paragraphes solidaires : Cette option indique que le paragraphe qui suit ne peut pas être séparé du paragraphe sélectionné. Ils seront placés systématiquement sur la même page. Cette option est utile lorsque l’on ne veut pas que le titre du paragraphe soit dissocié du paragraphe. o Lignes solidaires : Cette option cochée indique à Word que le paragraphe ne peut pas être divisé, il sera systématiquement placé en entier sur une page quitte à laisser un espace vide à la fin de la page précédente. o Saut de page avant : Cette option place automatiquement un saut de page avant le paragraphe. Cette option peut être utilisée pour définir le style d’un titre de chapitre par exemple. Ainsi la mise en forme des paragraphes sera reproduite à chaque nouveau paragraphe. Reproduire la mise en forme d’un texte Le bouton « Reproduire la mise en forme » de l’onglet Accueil vous permet de transférer rapidement la mise en forme d’un texte vers un autre pour que ce dernier ait la même apparence. 1. Sélectionnez le texte dont vous voulez copier la mise en forme 2. Cliquez sur Reproduire la mise en forme 3. Sélectionnez le texte à mettre en forme 1.4 Imprimer un Document Pour imprimer un document dans Word, il faut aller sur l’onglet Fichier : Voici la procédure : 1. Cliquez sur Imprimer dans la partie bleue de gauche 2. Sélectionnez les pages à imprimer : par défaut toutes les pages sont imprimées mais vous pouvez choisir les pages à imprimer en cliquant sur la flèche pour voir les autres options 3. Sélectionnez le nombre de copies de votre document à imprimer 4. Sélectionner l‘imprimante qui va effectuer l’impression 5. Lancez l’impression en cliquant sur Imprimer 2. Mise en page 2.1 Marges des pages Un page de Word comprend toujours une zone imprimable et des marges. Les marges de page sont les espaces vides laissés aux bords de la page, on y place parfois des en-têtes et des pieds de pages. La zone imprimable est la partie se trouvant entre les marges et qui reçoivent les textes. Pour modifier les marges de page : 1. Dans l’onglet Mise en page, cliquez sur Marges. 2. Choisissez votre type de marge parmi Normales, Etroites, Moyennes, Larges, ou En miroir. 3. Toutes les pages de votre se mettent à jour avec les nouvelles mages. 2.2 Orientation Portrait/Paysage Pour sélectionner l’orientation de tout votre document Portrait (verticale) ou Paysage (horizontale) : 1. Cliquez sur Orientation dans l’onglet Mise en Page 2. Choisissez Portrait ou Paysage 2.3 Saut de page Un saut de page permet de passer à la page pour commencer un nouveau chapitre du document par exemple. Vous pouvez insérer un saut de page dans votre document de manière manuelle ou préciser à Word l’emplacement des sauts de page automatiques. Cette dernière option est plus pratique car elle vous évite d’insérer des sauts de page au fur et à mesure de vos modifications. Pour faire un saut de page manuel avec Word : 1. Cliquez à l’emplacement où vous souhaitez commencer une nouvelle page. 2. Dans l’onglet Insertion, cliquez sur Saut de page. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci Ctrl+Entrée Vous pouvez utiliser des sauts de page automatiques en spécifiant par exemple un saut de page avant de commencer chaque paragraphe : 1. Dans l’onglet Mise en page, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue Paragraphe 2. Cliquez sur l’onglet Enchaînements. 3. Activez la case Saut de page avant. 2.3 Ajouter des titres Par défaut, le texte que vous saisissez apparaît en style Normal. Mais, vous aurez aussi besoin de saisir des titres et parfois des sous-titres pour structurer votre document. Pour ajouter des titres dans Word, le meilleur moyen consiste à appliquer les styles de qui sont déjà définis dans Word. La procédure à suivre consiste à : 1. Sélectionner le texte qui sera le titre 2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Styles, sélectionnez le style de titre de votre choix. Si aucun style ne vous convient, cliquez sur le bouton Autres pour développer la galerie Styles rapides. Remarque : Pour voir comment le texte sélectionné apparaîtra selon les styles choisis, placez votre pointeur sur un style en particulier et prévisualisez ainsi le résultat. 2.4 En-tête et Pied de page Les en-têtes et les pieds de page sont les zones qui apparaissent dans les marges haute et basse de chaque page dans un document. Les en-têtes et les pieds de page sont généralement utilisés pour insérer des éléments distinctifs du document ou de la page tels que des numéros de page, l’heure, la date, un logo de société, le titre du document, le nom du fichier ou le nom de l’auteur. Pour accéder à l’en-tête comme au pied de page, cliquez sur Entête ou Pied de page dans l’onglet Insertion ou faites un double clic au niveau de l’en-tête ou de pied de page. Vous pouvez ensuite utiliser les listes d’en-têtes et de pieds de pages prédéfinis mis à votre disposition par Word : 3. Insertion d’éléments Le menu “Illustrations” de l’onglet Insertion permet d’utiliser diverses images pour rendre votre image plus attrayante 3.1 Insérer une image Pour insérer une image dans votre document dans Word : 1. 2. 3. 4. Placez le curseur à l’endroit ou vous voulez placer l’image Dans l’onglet Insertion, cliquez sur Images Parcourrez les dossiers de votre ordinateur pour choisir votre image Valider votre choix en cliquant sur Insérer L’image va se positionner dans le document à l’endroit prévu : Vous pouvez habiller les images, les formes et les tableaux avec du texte. C’est-à-dire que vous pouvez positionner votre texte comme vous voulez par rapport à l’image ou le tableau. Par exemple, vous pouvez choisir que le texte continue autour de l’image ou au contraire qu’il la traverse. Pour ce faire : 1. Sélectionnez l’image 2. Dans l’onglet Format, sur le groupe Organiser cliquez sur Habillage 3. Choisissez votre mode d’Habillage, carré (pour habiller le texte autour de la bordure de votre image), rapproché (pour habiller le texte autour d’une image de forme irrégulière en étroite collaboration), etc. Vous pouvez maintenant appliquer différents effets tels que des bordures ou des ombres à votre image. Pour cela : 1. Cliquez sur votre image 2. Dans l’onglet Format, sur le groupe Styles d’image, choisissez votre style 3.2 Insérer un lien Internet Afin d’accéder rapidement à un site web contenant une source ou une image par exemple, vous pouvez placer dans votre document un lien hypertexte. Pour cela : 1. Copiez le lien internet que vous souhaitez afficher 2. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquez sur Lien hypertexte .Vous pouvez également faire un clic droit sur le texte ou l’image, puis cliquer sur Lien hypertexte dans le menu contextuel. 3. La procédure de la création d’un lien hypertexte a. cliquez sur le bouton Fichier ou page web existant(e) sous Lier à b. dans la zone Adresse tapez l’adresse de la page Web c. dans la zone Texte à afficher tapez le texte qui sera affiché dans le lien d. cliquez sur Info-bulle puis tapez le texte qui sera affiché dans l’info-bulle lorsque le curseur se placera sur le lien. Si vous n’indiquez pas d’info-bulle, Word utilise le chemin d’accès comme info-bulle. 3.3 Insérer un graphique SmartArt Un graphique SmartArt est une représentation visuelle d’informations, permettant de communiquer un message plus efficacement. Les graphiques SmartArt peuvent être des listes graphiques, des diagrammes de processus, des organigrammes, des graphiques complexes … Pour insérer un graphique SmartArt : 1. Dans l’onglet Insertion, sur le groupe Illustrations, cliquez sur le bouton SmartArt 2. Sélectionnez le graphique SmartArt qui vous convient 3. Dans le Volet de texte, tapez le texte à inclure dans le graphique SmartArt. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le X pour fermer le Volet de texte. Vous pouvez aussi ajouter du texte en cliquant directement sur les graphiques 4. Les Tableaux 4.1 Création du Tableau Pour créer un tableau dans Word : 1. Dans l’onglet Insertion, cliquez sur Tableau 2. Indiquez le nombre de lignes et de colonnes en utilisant les petites cellules 3. Choisissez un style pour votre tableau parmi le groupe Styles de tableau en utilisant la barre de défilement à droite de la galerie. Lorsque vous créez un tableau, deux nouveaux onglets s’ajoutent au ruban Word : Conception de la table et Mise en page. Dans l’onglet Conception de la table, sur le groupe Bordures, vous pouvez choisir le type de bordure de votre tableau son style de trait, son épaisseur de trait et sa couleur. 4.2 Saisie des valeurs Pour remplir votre tableau : 1. Positionnez le curseur dans la première cellule du tableau 2. Remplissez la cellule, puis utiliser la touche Tab pour aller dans la deuxième cellule de la même ligne 3. Lorsque vous avez fini les cellules de la première ligne, la touche Tab placera le curseur sur la première cellule de la deuxième ligne 4. Si vous voulez revenir rapidement sur une cellule, utilisez la flèche gauche de couleur noire Dans le nouvel onglet Mise en page (à ne pas confondre avec celui toujours présent) groupe Alignement, vous pouvez sélectionner l’alignement et l’orientation du texte au sein des cellules. Sélection Rapide dans un tableau Pour sélectionner Une cellule Une ligne Une colonne Tout le tableau Faire : Cliquer dans la barre de sélection de la cellule (dans la partie gauche de la cellule), le pointeur prend la forme d’une flèche noire orientée vers la droite Cliquer dans la barre de sélection à gauche de la ligne ou double-cliquer dans la barre de sélection d’une cellule de la ligne à sélectionner. Le pointeur prend la forme d’une flèche blanche orientée vers la droite Cliquer juste au-dessus de la colonne, le pointeur prend la forme d’une flèche noire dirigée vers le bas Cliquer sur le carré avec 4 flèches à côté du coin supérieur gauche du tableau. Pour le voir, il faut que le pointeur soit sur le tableau. 4.3 Dimension des lignes/colonnes Pour modifier la dimension d’une ligne : 1. Il faut placer le pointeur sur le trait horizontal en bas de la ligne. Celui-ci prend la forme d’un double trait horizontal avec des flèches haut et bas 2. Tout en maintenant le clic gauche enfoncé et faire glisser ce trait jusqu’à l’emplacement souhaité 3. Relâchez le clic Pour modifier la dimension d’une colonne, il faut la même procédure avec le trait vertical à droite de la colonne. Il faut toutefois noter qu’en utilisant cette méthode les dimensions restent approximatives. Pour ajuster les dimensions de manière précise et uniformiser les largeurs et les hauteurs : 1. Dans le nouvel onglet Mise en page, aller sur le groupe Taille de la cellule 2. Ajustez les tailles de vos cellules. Toutes les cellules de votre tableau prendront la même dimension 4.4 Ajout, fusion et fraction de lignes/colonnes Pour ajouter une colonne (une ligne) à votre tableau : 1. Sélectionnez la colonne (la ligne) à côté de laquelle vous souhaitez insérer votre nouvelle colonne (ligne) 2. Dans le nouvel onglet Mise en page, groupe Lignes et colonnes, utilisez les boutons insérer audessus, insérer en dessous, insérer à gauche, et insérer à droite Pour déplacer une colonne déjà remplie avec des valeurs : 1. 2. 3. 4. Sélectionnez la colonne à déplacer Choisissez la commande Couper en faisant un clic-droit Sélectionnez la colonne à gauche de laquelle sera insérée la colonne à déplacer Cliquer avec le bouton droit de la souris sur la sélection et choisir la commande Insérer comme nouvelle colonne du menu contextuel La procédure ci-dessus est valable aussi pour une ligne. Pour fusionner des cellules : 1. Sélectionnez les cellules à fusionner 2. Dans le nouvel onglet Mise en page, allez sur le groupe Fusionner 3. Cliquez sur le bouton Fusionner Pour fractionner des cellules déjà fusionnée (c’est-à-dire inverser une fusion) : 1. Sélectionnez les cellules à fusionner 2. Dans le nouvel onglet Mise en page, allez sur le groupe Fractionner 3. Saisissez le nombre de lignes et de colonnes du résultat et validez 4.5 Spécifier la ligne de titre En général, la première ligne du tableau qu’on appelle aussi ligne d’en-tête contient les titres des colonnes et le reste du tableau contient les données. Lorsque le tableau est conséquent et que les données s’étendent sur plusieurs pages, il faut que la ligne d’en-tête soit répétée à chaque page pour que l’on puisse savoir la nature des données présentes dans les colonnes. Par défaut, ce n’est pas le cas. Pour répéter la ligne d’en-tête à chaque page : 1. Sélectionnez la ligne d’en-tête 2. Dans le nouvel onglet Mise en page, cliquez sur le bouton Données 3. Puis activez le bouton Répéter les lignes d’en-têtes
