Telechargé par Yasser Khatttabi

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Réseau des proches aidants
Les Moulins
Cahier des charges de la conception et
la mise en oeuvre du système
d’information
Omni Wing
Le 23/04/2021
Ce document présente le cahier des charge et le contrat pour la
conception et la mise en œuvre du système d’information du Réseau des
proches aidants Les Moulins par le prestataire Omni Wing.
Préambule
C’est le Réseau-personnes-soutien, qui a vu le jour au Centre d’action bénévole
des Moulins en 2003 qui a été le point le départ du Réseau des proches aidants que
l’on connaît aujourd’hui. En effet, le CAB, répondant de plus en plus à des proches
aidants en détresse, ont collaboré avec la Table de Soutien à Domicile Des Moulins
et ont obtenu le financement du Secrétariat aux Aînés pour articuler le projet qui
embauchait une personne ressource qui organisait et animait des activités visant à
briser l’isolement des proches aidants et à mieux faire connaître les exigences de ce
rôle.
Qui sommes-nous: “Omni Wing”
Omni Wing est une entreprise basée à Ottawa et spécialisée dans le conseil et les
nouvelles technologies.
Nous sommes passionnés de nouvelles technologies et nous croyons que la
technologie peut améliorer la vie quotidienne dans une entreprise.
Ayant effectué plusieurs missions auprès de clients dans plusieurs industries et
ONG, notre équipe dispose des ressources et des processus sur lesquels vous
pouvez compter sur un partenaire technologique.
Chez Omni Wing , nous nous concentrons sur la dématérialisation des processus à
l’aide des technologies de pointe. Nous avons soigneusement sélectionné des
produits de classe mondiale tels que Odoo, Android et iOS pour offrir un échange de
données transparent entre ordinateur, tablette et mobile.
OMNI WING : 53 Rue Preston, Ottawa, ON K1R 7N6, Canada
Phone:+1- 873-376-4820 Email : [email protected]
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Ils nous font confiance
Méthodologie de travail
On gère l’ensemble de nos projets nationaux et internationaux de manière à fournir
le plus de visibilité sur l’avancée des projets ainsi qu’assurer la traçabilité des
Échanges et l’indexation des documents clés. L’interface de communication et de
gestion de demande fournie au client permettra :
·
De disposer de l’ensemble des documents de références au sein d’un point
d’accès unique,
·
De transmettre le contenu à insérer au sein du site,
·
De communiquer tout incident,
·
De communiquer toute demande d’évolution,
·
De suivre le statut des demandes et des travaux associés.
·
Une instance de réunion de pilotage et coordination hebdomadaire sera
également nécessaire pour suivre l’avancée des chantiers et les risques associés.
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Proposition fonctionnelle
La proposition fonctionnelle consiste à mettre en place un système d’information qui
va dématérialiser les processus de l’association ainsi que la centralisation des
informations dans une seule base de données afin de les exploiter dans les
statistiques et les tableaux de bord.
Modules du systeme
Le système d’information contiendra les modules suivants :
1- Gestion des aidants :
● Le module des aidants va permettre de constituer une base de données des
aidants pour pouvoir l’exploiter dans les autres modules du logiciel.
● La fiche d’un aidant va contenir les informations suivantes :
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Affichage du suivi :
Pour chaque aidant , le logiciel va permettre l’affichage des activités de l’aidant ainsi
que ses contacts avec son aidé.
Exploitation des données :
Le logiciel propose une interface de tableaux de bord et de tableaux croisés
dynamiques que vous pouvez les exporter en excel pour compiler vos statistiques
comme par exemple :
-
Aidant par ville.
Aidant par tranche de revenu annuel.
Aidant par activité
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2- Gestion des aidés
● Le module des aidés va permettre de constituer une base de données des
aidés pour pouvoir l’exploiter dans les autres modules du logiciel.
● La fiche d’un aidé va contenir les informations suivantes :
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Exploitation des données :
Le logiciel propose une interface de tableaux de bord et de tableaux croisés
dynamiques que vous pouvez les exporter en excel pour compiler vos statistiques
comme par exemple :
-
Aidant par ville.
Aidant par type de malade
Aidant par activité
Suivi des aidés :
Ce module va permettre de tracer les appels téléphoniques et les rencontres entre
les aidants et les aidés pour une meilleure compilation en temps réel des ces
données afin de constituer vos rapports.
Le suivi d’un aidé va contenir :
● Les appels téléphoniques
● Les rencontres
● Les emails
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* Exemple de votre future interface aidé à adapter bien sûr
3 -Activités
● Ce module va gérer les activités que l’association offre pour ses aidants.
● Une activité contient les informations suivantes :
-
Date debut et fin
Theme
Liste des participants
Description
Espaces pour ajouter les notes et les pièces jointes relatives à
l’activité.
● Chaque activité créée va être affichée dans le calendrier
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4- Bénévoles
Ce module va fusionner les gestion suivants :
● Fiche des bénévoles
● Feuille de temps
Fiche employé :
La fiche contiendra les informations des bénévoles comme:
● Informations personnelles
● Historique Feuille de temps
La feuille de temps permet de tracer le temps passé par chaque bénévole de
l’association.
Grâce à ce module qui sera connecté avec la fiche du bénévole automatique on va
avoir une vue sur :
● Temps passé par demande / projet
● Temps travailler par semaine et mois
Indicateur et tableaux de bord
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Le logiciel va offrir des graphes et indicateur sur l’ensemble des feuilles de temps
des employés comme :
● Nombre total des heures travaillés
● Répartition par lieu de travail
● Répartition par nature de travail
Rapport Feuille de temps:
Un rapport PDF auto genrée qui contient l’ensemble des informations d’une feuille
de temps va être imprimable en 1 seul clique
5- Gestion des rapports
L’application est dotée d’un système de tableau de bord intégré à chaque module et
qui permet de chercher n'importe quelle information en utilisant les filtres ainsi que
l’export des résultats en excel ou leurs visualisation graphique.
6- Gestion des droit d'accès
Le système offre la possibilité de gérer les droits d'accès de chaque utilisateur afin
de lui donner la main sur les actions et les modules qui auront besoin afin
d'accomplir sa mission, dans ce sens, on va travailler ensemble sur un tableau qui
précise les droits d'accès de chaque utilisateur.
Egalement vous allez avoir un compte admin qui va avoir un accès total en tant que
directrice générale
7- Fonctionnalité générales
Chaque module du logiciel va avoir les fonctionnalités suivantes :
●
Accès au logiciel depuis le téléphone ou un laptop hors bureau pour
s'adapter avec le télétravail.
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Recherche intelligentes des informations
Import des informations d’excel
Export des informations filtrées vers excel
Multiple option de visualisation des données comme ; liste, graphe, agenda
Le design offert répond au dernières critères du design moderne et
responsive pour qu’il soit adapté avec les ordinateur, tablettes et téléphones
Hébergement et maintenance
● Le logiciel sera hébergé sur un serveur cloud de Microsoft qui sera
gratuit vu que le client est un organisme communautaire.
● Un backup de la base de données sera effectué chaque semaine.
● La maintenance de la plateforme ainsi que des changements mineurs seront
offerts gratuitement pendant 1 mois.
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