PLAN DE COMMUNICATION INTERNE 2021 2021 PROJET LABEL BIENTRAITANCE RMS MAISON D’ACCUEIL SPECIALISEE « ti jaden kréyol » OBJET DU PROJET 1 : Promotion de la culture de la bientraitance au sein de la maison d’accueil spécialisée Objectif final : obtention du label « établissement bien traitant » Étape 1 : CONTEXTE La maison d’accueil spécialisé est un établissement médico-social public. C’est une structure d’hébergement et de soins accueillant des adultes dont le handicap, ou les handicaps les rendent inaptes à réaliser seuls les actes de la vie quotidienne et qui nécessitent une surveillance médicale et des soins constants. En avril 2017, le directeur a lancé L’enquête de satisfaction de la résidence médico-sociale. De cette enquête de satisfaction ressort un ensemble d’éléments à améliorer concernant l’accompagnement des résidents tel que : le non-respect de l’espace chambre, le lait froid le matin dû à un service à la chaine du petit déjeuner, la pénétration dans la chambre d’autres résidents durant les soins. L’établissement a décidé de mettre en œuvre le projet « label bientraitance » dans le but de prévenir les facteurs de risque en utilisant la promotion de la culture de la bientraitance. Cette action permettra de mettre en place une politique de prévention. Un ensemble d’actions sont à mettre en œuvre nécessitant un plan de communication. « Pour reprendre l’expression de Marie Jeanne Riechen : « … la bientraitance des plus vulnérable d’entre les siens est l’enjeu d’une société tout entière, un enjeu d’humanité » Synthèse de la situation de départ (AS IS) et de la situation souhaitée (TO BE) SITUATION DE DÉPART SOUHAIT(VISION) ◼Absence de politique de bientraitance ◼plainte de résidents qualifiée de maltraitances passives dans l’enquête de satisfaction 2017 ◼Absences de formations sur la bientraitance dans le plan de formation 2017-2018 ◼Absence de groupe d’analyse des pratiques ◼Absence de procédures liées à la bientraitance Mise en place d’une politique de bientraitance Lancement du projet Obtention du label bientraitance Amélioration de l’image de l’établissement par le biais de la labellisation État des lieux La direction estime ce projet urgent, le projet devra être réalisé en 12 mois , le projet est en effet un axe prioritaire dans le plan d’action démarche qualité Le projet est discuté avec le chef de service et l’éducateur réfèrent Le budget est accepté et le lancement est autorisé Le chef de projet est désigné PHASES DU PROJET Phase 1 (initialisation) : mobilisation de l’équipe projet et mise en œuvre du comité de pilotage Phase 2(planification) : organisation des différentes actions Phase 3(exécution) : mettre en œuvre les actions Phase 4(clôture) : finalisation du projet et déclanchement OG 2 : obtention de labélisation Risques Opposition aux nouveaux modes d’accompagnement par le personnel, en effet ils devront suivre un ensemble de formation et adopter de nouvelles façons de faire (surcharge de travail) Listes des parties prenantes INTERNE EXTERNE La direction Les familles et représentants légaux Le comité de pilotage Les paramédicaux Le chef projet Les bénévoles Les services support Le service éducatif Le service médical Les canaux disponibles Réunions : staff médical, réunion de direction, réunion de coordination, réunion de service, Réunion du groupe socioéducatif Intranet Journal qualité : trimestriel envoyé à tous les salariés avec la fiche de paie Journal de la résidence « la gazette de la RMS » Newsletters internes Mails Formations, session info Tableau affichage : service, accueil Moyens disponibles Budget accordé pour la communication Limitations Le projet doit être réalisé en 12 mois Peu de disponibilité des accompagnants qui sont la cible prioritaire Étape 2 : GROUPES CIBLES GROUPES CIBLES CIBLE PRIORITAIRE QU’ATTENDEZ VOUS D’EUX LEUR PRINCIPAL FREIN/SOUCI/PRÉOCCUPATION MESSAGES QUI POURRAIENT LES INTERESSER, LES RASSURER, LEUR DONNER Amélioration de leurs pratiques professionnelles Réduction de la maltraitance passive Qu’il adhère au slogan : #we.are BIENTRAITANT# Peur du changement Peur de perdre son travail Augmentation du temps de travail Peur de faire des erreurs Vous pouvez faire partie du groupe projet Vous pouvez devenir référent bientraitance Vous pouvez faire partie du comité bientraitance Vous pouvez donner votre avis Vous pouvez donner votre avis Des formations sont prévues Des groupes d’analyses des pratiques seront mis en place Le chef de service de la MAS Qu’il soutienne le projet Qu’il communique sur les actions en cours en réunion Augmentation de sa charge de travail Collaborateur de l’ensemble de l’établissement Service support Connaissance du projet et que cela leur donne envie de réfléchir à une implantation possible dans leur service « encore un truc en plus » « mais nous ne sommes pas pareils » Les tops management Qu’ils soutiennent le projet et qu’ils soient à l’écoute de l’ensemble des parties prenantes Qu’ils se positionnent de manière stratégique et tranchent lorsque ceci est nécessaire Qu’il fasse de la communication un partenaire de la première heure Peur de dépenser de l’argent Peur de dépenser trop de ressources dans le projet Vous allez être un pilote pour les autres structures de l’établissement Vous allez améliorer l’image de votre service Vous ne partirez pas de zéro l’expérience des autres sera un gain de temps pour vous L’importance de la labélisation L’importance de la labélisation pour l’image qu’elle donne à l’extérieur Les équipes d’accompagnements Équipe médicale Équipe éducative Chef projet/groupe projet Peur de ne pas atteindre l’objectif final Peur de ne pas trouver les ressources nécessaires Peur de ne pas convaincre les équipes C’est un nouveau défi L’importance du projet pour l’établissement et pour l’amélioration de la prise en charge des résidents Étape 3 : DÉFINITION DES OBJECTIFS DE COMMUNICATION PHASE OBJECTIF PROJET OBJECTIF DE COMMUNICATION INDICATEUR ACTIONS 1 Initialisation Démarrage du groupe projet Définition des grandes lignes du projet bientraitance L’ensemble des parties prenantes connaissent le projet et l’objectif final Plan de COM effectif Actions réalisées vers tous les publics cibles 100% des communications prévues en phase 2 ont été réalisées Les accompagnateurs et leur chef sont informés du projet Rédaction du plan de communication du projet Comité de pilotage mis en œuvre Informations via l’intranet, la newsletter, le journal qualité, affichage, le journal de la rms, brochure projet de la mise en route d’un nouveau groupe projet et de la composition du groupe projet Mise en place de l’espace intranet dédié Présentation des deux dispositifs de formation : groupe analyse des pratiques et formations bientraitance avec appel à volontaire pour y participer En réunion de service Mise en place d’une équipe d’ambassadeur Témoignage et retour d’expérience(utilisation d’un du groupe pilote vers les équipes accompagnantes État des lieux du projet Event de lancement Utilisation des canaux massifs de communication, car nous devons toucher tous les salariés 2 Planification Organisation des différentes actions Un premier groupe participe à la formation bientraitance et un autre à un groupe d’analyse des pratiques afin de donner aux autres accompagnateurs un retour sur les points positifs 100% actions prévues du plan de communication phase 2 ont été réalisées 3 Exécution Mise en œuvre de l’ensemble des actions projet Comité bientraitance Gapp Formation Actualisation de la documentation L’ensemble des actions ont été réalisées Tous les groupes cibles savent que le projet existe et participe aux actions projet Le lancement a eu lieu Le comité bientraitance est effectif Les gapp sont effectives Les documents ont été actualisés Création du blason qualité L’image de l’institution a été améliorer Toutes les personnes concernées connaissent le comité bientraitance et savent comment le contacter pour un questionnement concernant une situation Enquête de satisfaction : objectif atteint de zéro plainte de maltraitance passive Obtention du label bientraitance 4 Clôture Enquête de satisfaction des accompagnateurs et des résidents un an après Conférence autour de la bientraitance et promotion de la labélisation de l’établissement Étape 4 et 5 : DEFINITION DES MESSAGE PAR GROUPE CIBLE ET PLANNIFICATION Objectif de COM Actions Date /ordre Groupe cible Message Canal Émetteur Fréquence Matériel Responsable PHASE 1 INITIALISATION Faire connaitre la portée du projet Démarrage 1. Lancement du projet 1 1.5 Faire connaitre le projet 1.1 Les responsables des autres services de l’établissement Groupe projet 1.2 Comité de pilotage 1.3 Chef de service mas 1.4 Équipe accompagnatrice 2.1 Formation et gapp test Message principal : la MAS démarre son projet obtention du label BIENTRAITANCE dans le but d’améliorer l’accompagnement des résidents Message secondaire : vous serez informés régulièrement sur le déroulement du projet C’est un travail collectif CTE CDU DIRECTOIRE DIRECTEUR De la rms 1 fois PowerPoint Présentation projet Chef projet Réunion de coordination Chef de service de la mas 1fois par phase Chef projet Groupe de travail Chef projet La promotion de la bientraitance nous permettra d’arriver à notre objectif final qui est l’obtention du label bientraitance À chaque phase , vous serez informé de nos progressions Votre service sera le premier à tester la formation et la mise en œuvre des gapps Faites passer l’information aux accompagnateurs Ce projet vous concerne en premier lieu .Vous pourrez donner votre avis réunion Chef de projet En fonction de la planification 1 fois par mois PowerPoint projet Tableau de bord Convocation Fiche actions Chef projet Réunion de coordination Chef de projet 1 fois par mois PowerPoint Présentation Projet Fiche actions Tableau de suivi convocation PowerPoint Présentation projet Réunion de service Chef de service suivi régulier PowerPoint Présentation projet Chef de service mas Chef projet 1 fois Questionnaire en ligne VIA dragn survey Chef de projet Chef projet Chef de projet PHASE 2 PLANIFICATION Impliquer les accompagnateurs 2 . formation et gapp Nous avons besoin de vos retours ,donnez-nous votre avis sur la formation suivie et le gapp Groupe de discussion enquête en ligne Faire connaitre l’évolution du projet 2.2 Groupe cible prioritaire La formation et le gapp test ont donné de bon résultat ,les référents bientraitance ont été formés afin de devenir les ambassadeurs de la promotion bientraitance Réunion Journal qualité Tableau affichage Chef projet Chef de service mas État des lieux PowerPoint Chef de projet Affichage Appel à candidature Groupe whatsapp newsletter Équipe projet 1 fois Affiche comité éthique Équipe projet Affichage Appel à candidatures Groupe whatsapp Équipe projet 1 fois Affiche groupe de travail équipe projet Groupe whatsapp newsletter Équipe projet Chaque session Affiche gapp Équipe projet Affiche event Carton invitation Témoignage des groupes Présentation Équipe projet PHASE 3 EXÉCUTIONS Faire savoir que les actions du projet Sont lancées 3. lancement des actions projets 3.1 L’ensemble des collaborateurs 3 .2 L’ensemble des collaborateurs 3. 3 Les équipes accompagnatrices 4.1 Toutes les parties prenantes Message principal : Le projet bientraitance est à sa phase 2 Sloggan : #we.are BIENTRAITANT# Message secondaire : nous mettons en place le comité éthique Faites partie du changement Intégrer le #we.are BIENTRAITANT# Message secondaire : nous mettons en place le groupe de travail bientraitance Faites partie du changement Intégrer le #we.are BIENTRAITANT# Message secondaire : Mise en place des GAPP, à partir du , nous attendons une forte participation Rejoignez le mouvement #we.are BIENTRAITANT# PHASE 4 CLÔTURES Faire savoir que les actions phase de préparation pour l’obtention du label sont finalisés 4.campagne d’adoption Message principal : Nous sommes BIENTRAITANT, nous avons réussi à mettre en œuvre un ensemble d’actions qui nous permettront d’obtenir une labélisation « établissement bien traitant » Intranet Journal qualité Newsletter affiche directeur ÉTAPE 6 ET 7 SUIVI ET ÉVALUATION DU PLAN DE COMMUNICATION LB Le diagramme de Gantt me permettra de répondre à un double objectif, la planification et la communication du projet. La mise de la matrice me permettra de clarifier les rôles et responsabilités de l’ensemble des membres du projet. Cette matrice me permettra aussi d’être dans la prévention de problèmes. LÉGENDE RASCI R Responsable la réalisation de la tâche 1 1.1 1.2 Tableau de synthèse débriefing groupe projet Le directeur Chef d’ équipe Chef projet S C I Approbateur, celui qui a autorité, qui signe et qui approuve le travail effectué avant que ce soit OK Celui qui joue un rôle de soutien Celui qui est consulté Celui qui est informé de l’avancement des travaux Chef de service mas A Cet outil est essentiel pour manager l’équipe projet, car il permet de dégager les tensions et de collecter rapidement des informations. Il va en effet donner du sens et permettre à l’équipe de grandir. R S A/I R S A R S A S A 1.3 R 1.4 C 1.5 R S 2.1 I/C R A 2.2 I/C S A 3.1 I/C R A 3.2 I/C R A 3.3 I/C R A 4.1 I/C R A R A C A ACTIONS PLAN DE COM SOUS ACTIONS 1. Lancement du projet 2 . formation et gapp 3. lancement des actions projets 4.campagne d’adoption 1.5 Ce qui a fonctionné Ce qui n’a pas fonctionné Ou moins fonctionné Comment faire mieux et que prévoir en terme de suivi Un ensemble d’indicateurs me permettront de suivre le projet mis en place, car en effet selon le guide CIVICUS « Le suivi et l’évaluation » : « c’est un outil inestimable dans une bonne administration, et fourni une base utile pour l’évaluation. Il vous permet de savoir si les ressources que vous utilisez sont suffisantes et sont utilisées comme elles le devraient, si votre capacité est suffisante et appropriée, et si vous faites ce qui a été planifié » Suivi de la progression des actions Indicateur de réalisation Indicateur de résultat ➔Taux de Tableau participation aux ÉTAPE 3 prévus/nombre réunions : d’actions 100*nombre de réalisées personnes Phase Présentes/nombre 2 de personnes convoquées ➔Nombre de Phase réunions réalisées 3 - Nombre de Réunions prévues Phase 4 Phase 100*Nombre d’actions 1 TABLEAU DE BORD PROJET LB
