Tableau de suivi du plan d'action 2020-2021 (soumis par DG 9 avril 2021) commentée par RS 12 avril 2021

Suivi du plan d’action 2020-2021
Objectif général 1 : Optimiser le fonctionnement interne de l’organisation (bureaux de Québec et de Portneuf)
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes,
etc.
1
Réinventer et réaligner
nos services en fonction
de la nouvelle ère postCOVID-19
Poursuivre le
développement de nos
activités sur les médias
sociaux, notre site internet,
et de téléconsultation
budgétaire. (en cours
depuis le 24 mars 2020).
Juin 2020
En continu
PANDÉMIE COVID
1
1.1
1.2
Gouvernance :
Compléter la définition
rôles, mandats et
responsabilités (direction
générale, membres du
CA).
Poursuivre l’élaboration de la stratégie numérique et
l’intégrer aux priorités stratégiques de l’organisme.
Embauche d’unE chargéE de communication
conditionnel à l’acceptation du plan proposé au
SACAIS.
(DG, employés, CA)
Voir commentaire général 2.
Poursuivre la rédaction des Décembre 2020 Décembre 2021
documents de référence
pour la description des
rôles du conseil et de la
direction
PANDÉMIE COVID
(DG, CA)
Phase 2 : Politiques générales concernant les pratiques
administratives.
Phase 3 : Politiques générales en ressources humaines.
Accompagnement fait par un expert et BE
Phase 1 : Politiques générales en gouvernance
Avril 2021 à septembre 2021.
Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes,
etc.
1
Optimiser et uniformiser
les méthodes de travail
en consultation
budgétaire à l’aide
nouveaux outils.
Créer une interface dédiée
à l'utilisateurTRICE
(employéEs) permettant de
visualiser les données
recueillies à l’aide d’un
formulaire servant
d’ouverture de dossier et
de tenue de statistiques.
Mai 2020
En continu
PANDÉMIE COVID
Terminé (date)
L’interface a été implantée le ???
Voir
commentaire
général 3.
Est-ce qu’on a des problèmes qui méritent d’être
connus ?
1.3
Si on a des projets pour l’améliorer, on pourrait
simplement les mentionner ici et les officialiser dans le
prochain plan d’action si on prévoit travailler là-dessus
plus tard.
(DG)
1
1
1.4
1.5
Systématiser l’évaluation
du travail des
employéEs.
Poursuivre la tenue de
réunions d’équipe de
travail (bureaux de
Québec et de Portneuf).
Créer une grille
d’évaluation qualitative;
formative; implicative,
basée sur la description de
tâches.
(DG, employés, CA)
Réunion 1 fois/semaine
(DG, employés)
Juillet 2020
En continu
Terminé
(Décembre
2020)
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
Amélioration continue de la version Bêta. Projet de
développement d’une version Windows ou achat du
logiciel développé par le SBC de Jonquières
subventionné par DID en collaboration avec la CACQ.
PANDÉMIE COVID
Le guide d’évaluation est complété. En raison de la
pandémie et du télétravail, les employées complèteront
le formulaire d’autoévaluation et un suivi sera fait par la
direction auprès des employéEs. L’autoévaluation a été
transmise début avril 2021.
PANDÉMIE COVID télétravail
Communication quasi quotidienne avec les employéEs.
Réunion selon les agendas et les disponibilités de
chacunE. Réunion virtuelle 2 fois par mois minimum.
Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes,
etc.
1
Rendre disponibles
l’historique, les
expériences et les
réalisations antérieures
de l’organisation (aux
employéEs, membres,
CA, relève…).
Regrouper l’information
existante et la classer.
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
Répondre aux besoins
de formation et
d'accompagnement des
employéEs.
Priorité sur la relation
d’aide et la gestion du
stress (déjà identifiés).
Évaluation des besoins : 2
fois/an
Expérimenter la formation
en ligne.
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
1
1.6
1.7
(DG, employés, CA)
En continu
La numérisation des archives et des dossiers courants
de l’ACEFQ a été réalisée en 2020. Depuis, nous
numérisons l’ensemble des documents importants. Les
dossiers sont stockés sur un nuage et des supports
d’enregistrement externe.
Les employéEs ont été informéEs de l’accès à la
formation. Elles en bénéficient déjà. Nous voulons
prioriser l’accès à la formation et à l’information pour les
employéEs en 2021-2022.
Et l’évaluation des besoins ?
1
1.8
Identifier les formations
nécessaires au maintien
de l’expertise des RH et
les outils pour bien faire
leur travail.
(DG)
S’assurer de fournir aux
RH les informations
pertinentes.
Poursuivre la formation
déjà instaurée (ex. :
L’informatisation d’outils
(ex. : Excel, rapports
statistiques, documents
partagés, gabarits).
(CA, employés)
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
La pandémie nous force à développer et utiliser de
nouveaux outils de travail. L’adaptabilité au numérique
se fait au quotidien.
Je trouve que cela ne donne pas l’état de situation en
rapport avec ce point en particulier
Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité No
Objectifs spécifique
2
Formaliser la gestion
interne par une
cartographie des
processus.
1.9
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes,
etc.
C’est quoi l’état de situation ou le problème ?
Prioriser les processus à
cartographier.
Cartographier les priorités
1
Août 2020
À reporter
Est-ce qu’on ne comprend pas ce qu’il y a à faire ou on
sait qu’on ne pourra travailler sur ce point cette année.
(DG, employés)
2
3
1.10 Mettre en place des
mécanismes pour
assurer le suivi efficace
des dossiers en cours et
des décisions prises.
1,11 S’assurer que tous les
membres et
acteurTRICEs de l’ACEF
soient informés des
activités de
l’organisation.
Créer une matricecalendrier en « document
partagé ».
Mai 2020
En continu
Nouvelle date ?
Créer une matrice-calendrier, c’est un bien livrable
précis et tangible. On le crée une fois, ce n’est pas une
action « en continu ».
Est-ce qu’on l’a créée ou pas. Si non, indiquer le nouvel
échéancier ou dire ce qui se passe.
(DG)
(Voir 4.1)
(Voir 4.1)
Suivi du plan d’action 2020-2021
Objectif général 2 : Optimiser l’utilisation des ressources (bureaux de Québec et de
Portneuf)
Priorité No
1
2.1
Objectifs spécifique
Recruter et embaucher
une personne affectée
aux dossiers de défense
de droits, capable
d’effectuer des
consultations
budgétaires (poste
vacant).
Moyens/actions envisagés
Établir un profil et créer une Septembre
grille de sélection selon les 2020
critères choisis.
Diffusion de l’offre d’emploi
auprès de sources variées.
(Comité de sélection, CA,
DG)
Entrée en fonction et
formation.
1
1
2.2
2.3
Identifier les dossiers à
prioriser dans les deux
champs d’activité de
l’ACEF (services directs
et défense collective de
droits).
Produire un guide de
procédures et de bonnes
pratiques en consultation
budgétaire.
Échéancier
prévu
Rédiger un document aux
termes de
rencontres/discussions
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes ,
etc.
Dès qu’il sera
possible de le
faire
(pandémie)
PANDÉMIE COVID
On peut dire :
 ce qui a été fait par rapport aux actions
envisagées (profil, grille de sélection).
 que l’offre avait été publiée sur telles sources et
qu’on a eu un nombre X de candidature
 qu’on a décidé de reporter ce processus
d’embauche à plus tard à cause de la situation
reliée à la Covid.
 Que le processus sera repris dès que possible
Décembre 2020 INDÉTERMINÉ Voir texte ci-dessus
Février 2021
PANDÉMIE COVID
INDÉTERMINÉ Explications ?
(DG, employés, CA)
Rédiger un document.
(DG, consultantes
budgétaires, formatrice)
Janvier 2021
Été 2021
PANDÉMIE COVID
En processus de création.
Décrire sommairement ce qui a été fait jusqu’à présent,
par qui et ce qu’il reste à faire . Si le document est prévu
pour l’été, il doit être assez avancé.
Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes ,
etc.
1
Valoriser l’offre de
services existants auprès
des partenaires et des
clientèles.
Poursuivre la révision du
matériel promotionnel, le
diffuser en rencontrant les
partenaires et les
multiplicateurs
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
2
3
2.4
2.5
2.6
Recueillir de l’information
auprès de nos usagerEs
sur leur profil et leurs
besoins afin de vérifier
l’adéquation de l’offre de
services et de
l’accompagnement que
nous leur offrons.
Évaluer la satisfaction
des employéEs et de la
DG par rapport à leur
emploi dans
l’organisation.
(DG, employées)
Réviser le questionnaire
existant, le remplir à
chaque consultation/atelier
en vue de compilation
semestrielle.
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
A-t-on révisé le matériel promotionnel ? Si oui, on
pourrait l’indiquer en indiquant quand cela a été fait.
PANDÉMIE COVID
Réviser le questionnaire, ce n’est pas une activité « en
continu ». Est-ce que cela a été fait et quand ?
Est-ce que les employées le remplissent à chaque
consultation? Y a-t-il une compilation semestrielle ? A-ton des problèmes avec cette activité ?
(DG, consultantes
budgétaires)
Développer un
questionnaire qualitatif
et/ou quantitatif, le mettre à
l’essai pour le valider.
Information sur nos services envoyé à 300 organismes
en février 2021.
Avril 2021
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
Transmis aux employéEs en avril 2021. En attente de
réception.
(DG, employées, CA)
Quelle réception ?
Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité No
2.7
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Offrir certains de nos
services à de nouvelles
clientèles (déjà
identifiées).
Identifier et modifier au
En continu
besoin les services pouvant
rejoindre les retraités,
membres de syndicats,
employés en planification
de retraite.
(DG, employées)
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes ,
etc.
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
Nous sommes plus accessibles (médias sociaux et
autres moyens alternatifs). Nous constatons une
diversification de la clientèle.
Qu’a-t-on fait ? A-t-on identifier et modifier des services
à ces gens ? Je ne trouve pas qu’on donne l’état de
situation de ce point en particulier.
Suivi du plan d’action 2020-2021
Objectif général 3 : Assurer la sécurité financière et la pérennité de l’ACEF (bureaux de Québec et de
Portneuf)
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes ,
etc.
1
Maintenir des relations
étroites avec nos
partenaires financiers.
Produire un
calendrier/agenda des
dates et exigences de ces
partenaires.
En continu
En continu
PANDÉMIE COVID
Est-ce vraiment
une activité en
continue?
Terminé (date)
Réalisé
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
3.1
Exemple de ce qui pourrait être écrit : le calendrier a
été produit le ???. Il est mis à jour en continu en
fonction des ajouts et changements.
(DG)
1
3.2
S’assurer de répondre
aux conditions de nos
partenaires financiers
Participer à leurs
rencontres.
Être plus présents auprès
d’eux.
Collaboration bilatérale
(DG)
PANDÉMIE COVID
Nous avons été plus présents. (Expliquer ce qui nous
permet de faire ce constat en donnant des exemples.)
Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
1
Identifier de nouvelles
sources de financement
potentielles
(autofinancement).
Utiliser le Répertoire des
organismes du Québec et
nos réseaux.
Novembre 2020 À voir 2021
3.3
Dresser une liste de
donateurs potentiels.
Effectuer des demandes
et/ou soumettre des
propositions de projets afin
d’obtenir du financement.
(DG)
1
3.4
Étudier la possibilité de
développer une offre de
services tarifés.
Étape 1 : Étudier les
possibilités et faire une
proposition écrite au CA.
(DG)
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes ,
etc.
PANDÉMIE COVID
(je ne
A-t-on dressé la liste prévue ? expliquer
comprends pas
ce que veut
Surplus financier. Bien gérer les surplus et les
dire « À voir »
affectations avant.
Un plan d’utilisation des réserves non affectées des
états financiers de 2020 a été présenté au SACAIS. En
attente de décision.
Il n’est pas exclu qu’une demande d’aide de
financement, pour ce projet, soit demandée à d’autres
instances.
Novembre 2020 INDETERMINÉ PANDÉMIE COVID
Mettre en suspens. Dossier non prioritaire.
Suivi du plan d’action 2020-2021
Objectif général – 4 : Développer le membership et les relations avec les
membres
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
Mettre sur pied un bulletin
d’information électronique
(périodicité à déterminer).
Décembre 2020 2021
(1er envoi)
4.1
(et 1.11 S’assurer que
tous les acteurTRICEs
de l’ACEF soient
informés de ses
activités).
PANDÉMIE COVID
Communication insuffisante
Sonder les suggestions,
explorer intérêts et
expertises des membres
via ce moyen.
Projet d’embauche d’unE chargéE de communication pour
les relations avec les membres (décision SACAIS)
(DG, employées, CA)
La situation pandémique a augmenté la charge de travail. La
communication avec les membres a été, par la force des
choses, négligée.
« Embaucher » unE bénévole chargéE de communication.
Communiquer davantage
avec les membres.
1
État de situation : Activités, réalisations, problèmes , etc.
Ressources insuffisantes.
Utiliser notre site Web pour
le dépôt des publications et
la mise à jour des
informations.
Publier sur le fil d’actualité
de nos abonnéEs
Facebook.
Mécanisme en place,
contenu déterminé.
(DG, employées, CA)
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
La publication sur les médias sociaux se fait en continu sur
Facebook. La publication de notre propre contenu est à
améliorer.
Améliorer le site web, développer son contenu. Créer une
zone jeunesse d’information : Achat de première voiture;
assurance; baux de location; le crédit; l’épargne …
Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes , etc.
1
Leur offrir des services
ou activités, selon les
possibilités.
Par ex. : ateliers sur le
budget, le crédit, la Loi de
protection des
consommateurs, pièce de
théâtre « Contes en
souffrance » présentée par
le Théâtre Parminou, sur la
prévention des abus
financiers et la fraude.
Dates et
moyens à
déterminer
selon la
situation
(pandémie)
2021 -2022
PANDÉMIE COVID
Automne /hiver
20-21
2021-2022
1
2
4.2
4.3
4.4
Développer
l’engagement des
membres envers la
mission de l’ACEF.
Augmenter le nombre de
membres individuels et
collectifs.
(DG, employées, CA)
Encourager leur implication
en leur proposant, par ex. :
- Lettre type à envoyer à
unE ministre pour une
cause x (ex. : tarifs
d’électricité)
- Mandat (ex. : alimenter le
bulletin des membres ou le
site WEB)
(DG, employées, CA)
Inviter nos partenaires
actuels, contacter des
organisations locales
PANDÉMIE COVID
Offrir aux membres de s’impliquer à l’ACEFQ : Comité de
citoyens vigilants ou de consommateurs avertis.
En continu
À développer avec le CA.
Impliquer davantage les administrateurs dans le
développement de l’engagement des membres.
Automne /hiver
20-21
En continu
DG, employées, CA
Alternatives : Offrir des webinaires, des ateliers virtuels par
petits groupes et voir à la possibilité de présenter la pièce du
théâtre Parminou « Contes en souffrance » en virtuelle.
2021-2022
PANDÉMIE COVID
Avant de vouloir augmenter le nombre de membres
collectifs et individuels, nous devons d’abord améliorer les
relations et les communications avec ceux que nous avons.
Nous devons davantage les intéresser.
À développer avec le CA.
Impliquer davantage les administrateurs dans le
développement du membership.
Suivi du plan d’action 2020-2021
Objectif général 5 : Développer des partenariats et travailler en collaboration avec d’autres groupes (Québec et Portneuf)
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes , etc.
1
Consolider et augmenter
nos partenariats et notre
implication dans des
dossiers collectifs,
notamment en défense
de droit.
Dresser la liste des
organismes avec lesquels
nous collaborons et la
nature des dossiers en
cours.
En continu
2021-2022
PANDÉMIE COVID
5.1
Revoir notre positionnement à la CACQ pour améliorer
notre représentation nationale.
Embauche d’une ressource hybride en consultations
budgétaires et défense de droit
Intégrer au calendrier des
obligations annuelles et
des activités, et identifier
d’autres organisations
locales à soutenir ou avec
lesquelles collaborer.
Identifier les possibilités de
s’y impliquer plus.
1
5.2
(DG, employées, CA)
Développer une stratégie Identifier d’autres
afin d’augmenter le
organisations locales à
référencement de notre
soutenir ou avec lesquelles
organisation de la part de collaborer.
nos partenaires.
(DG, employées, CA)
Août 2020
En continu
Est-ce fait ?
Identifier d’autres organisations locales… ce n’est pas une
activité « en continu ». Est-ce que cela a été fait et quand ?
Publipostage par courriel réalisé en février 2021. 300
organismes ont été ciblés.
Qu’est-ce qui était indiqué dans le courriel ? On leur
demande quoi ? qu’est ce qui est prévu à la suite de cet
envoie ?
Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes , etc.
1
Augmenter nos activités
de réseautage au niveau
local.
Contacter directement nos
partenaires, les informer de
nos services.
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
5.3
Envoyer ensuite dépliant.
Se faire inviter à une de
leur réunion.
Plus difficile de joindre les partenaires dont les employéEs
sont en télétravail. Participation active à plusieurs
rencontres virtuelles et webinaires par contre..
Il y a des activités précises indiquées ici. Est-ce qu’on
prévoit les faire ?
Participer à des
rencontres/salons.
(DG, employées, CA)
2
5.4
Augmenter l’adhésion
des membres collectifs
Identifier des organisations
locales qui pourraient
devenir membre de notre
ACEF.
Septembre
2020
2021-2022
L’exercice a été tenté et la question était : Qu’avez-vous à
nous offrir?
Je ne comprends pas ce qui a été tenté et ce que cela a
donné ?
En continu
Contacter les organisations
identifiées.
Qu’avons-nous de plus à offrir actuellement aux membres
qu’aux non-membres. Revoir les avantages et les
privilèges d’adhésions ainsi que les coûts d’adhésion.
(DG, CA)
Je ne trouve pas cela clair. Je ne comprends pas trop ce
qu’il reste à faire.
3
5.5
Développer des relations
avec les médias tout
particulièrement avec les
médias communautaires
locaux.
Faire une liste de médias
et de personnes à
contacter.
Janvier 2021
Les informer (par écrit puis
par téléphone) des sujets
En continu
En continu
PANDÉMIE COVID
Nouvelle date
pour la liste ?
Est-ce que la liste prévue pour janvier 2021 a été faite ?
Nous répondons à la demande, journaux, télé, web mais
nous ne sollicitons pas.
Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
pertinents à notre
expertise.
Proposer une entrevue ou
un topo.
Proposer périodiquement
un communiqué de presse
sur des sujets d’actualité
qui nous concernent.
(DG, employées)
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes , etc.
Développer un plan de communication. Projet d’embauche
d’unE chargéE de communication.
Suivi du plan d’action 2020-2021
Objectif général 6 : Maintenir les activités régulières de l’ACEF
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes ,
etc.
1
Maintenir et bonifier :
a) L’offre de consultations
budgétaires et de
téléconsultations
budgétaires (nouveauté
2020-2021)
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
6.1
b) L’offre d’ateliers de
groupe sur le
crédit,l’endettement et la
Loi de protection du
consommateur
c) Le soutien téléphonique
aux usagers et intervenants
d) Le service de « petits
prêts »
e) Les services de
médiation entre les
consommateurTRICEs et
Hydro-Québec (ententes
de paiement
(DG, consultantes
budgétaires)
Services rehaussés et bonifiés en 2020. Expliquer,
donner des exemples.
Présentation d’ateliers virtuelles. Développer en 2021
les évènements tels les directs et les webinaires.
Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes ,
etc.
1
Maintenir les dossiers
concernant :
a) L’énergie (électricité et
gaz)
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
6.2
c ) La fiscalité, les
programmes sociaux et la
santé
Nous sommes très impliqués à la Régie de l’Énergie et
suivons ce qui se passe ailleurs. L’implication est
moindre, tout est ralenti par la pandémie. Il faudrait se
concentrer peut-être sur moins de dossiers mais
s’impliquer pleinement sur certains enjeux, dossiers
importants et se spécialiser.
d) La lutte à la pauvreté
Vol d’identité et cyberfraude.
e) Les lois et la protection
du consommateur
Recruter des bénévoles lanceurs d’alertes. Créer un
mouvement militant.
b) L’agroalimentaire
(DG, Responsable de
dossier )
1
6.3
Augmenter le nombre de
membres individuels.
Organiser des campagnes
d’adhésion.
(DG, employées, CA)
En continu
2021-2022
PANDÉMIE COVID
Malgré des rappels de renouvellement, très peu font le
renouvellement d’adhésion. Renouer avec les
membres, les informer davantage et les impliquer
davantage.