Tableau de suivi du plan d'action 2020-2021 (soumis par DG 9 avril 2021) commentée par RS 12 avril 2021

Suivi du plan d’action 2020-2021
Objectif général 1 : Optimiser le fonctionnement interne de l’organisation (bureaux de Québec et de Portneuf)
Priorité
No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes,
etc.
1
1.1
Réinventer et réaligner
nos services en fonction
de la nouvelle ère post-
COVID-19
Poursuivre le
développement de nos
activités sur les médias
sociaux, notre site internet,
et de téléconsultation
budgétaire. (en cours
depuis le 24 mars 2020).
(DG, employés, CA)
Juin 2020
En continu
PANDÉMIE COVID
Poursuivre l’élaboration de la stratégie numérique et
l’intégrer aux priorités stratégiques de l’organisme.
Embauche d’unE chargéE de communication
conditionnel à l’acceptation du plan proposé au
SACAIS.
Voir commentaire général 2.
1
1.2
Gouvernance :
Compléter la définition
rôles, mandats et
responsabilités (direction
générale, membres du
CA).
Poursuivre la rédaction des
documents de référence
pour la description des
rôles du conseil et de la
direction
(DG, CA)
Décembre 2020
Décembre 2021
PANDÉMIE COVID
Accompagnement fait par un expert et BE
Phase 1 : Politiques générales en gouvernance
Avril 2021 à septembre 2021.
Phase 2 : Politiques générales concernant les pratiques
administratives.
Phase 3 : Politiques générales en ressources humaines.

Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité
No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes,
etc.
1
1.3
Optimiser et uniformiser
les méthodes de travail
en consultation
budgétaire à l’aide
nouveaux outils.
Créer une interface dédiée
à l'utilisateurTRICE
(employéEs) permettant de
visualiser les données
recueillies à l’aide d’un
formulaire servant
d’ouverture de dossier et
de tenue de statistiques.
(DG)
Mai 2020
En continu
Terminé (date)
Voir
commentaire
général 3.
PANDÉMIE COVID
L’interface a été implantée le ???
Est-ce qu’on a des problèmes qui méritent d’être
connus ?
Si on a des projets pour l’améliorer, on pourrait
simplement les mentionner ici et les officialiser dans le
prochain plan d’action si on prévoit travailler là-dessus
plus tard.
Amélioration continue de la version Bêta. Projet de
développement d’une version Windows ou achat du
logiciel développé par le SBC de Jonquières
subventionné par DID en collaboration avec la CACQ.
1
1.4
Systématiser l’évaluation
du travail des
employéEs.
Créer une grille
d’évaluation qualitative;
formative; implicative,
basée sur la description de
tâches.
(DG, employés, CA)
Juillet 2020
Terminé
(Décembre
2020)
PANDÉMIE COVID
Le guide d’évaluation est complété. En raison de la
pandémie et du télétravail, les employées complèteront
le formulaire d’autoévaluation et un suivi sera fait par la
direction auprès des employéEs. L’autoévaluation a été
transmise début avril 2021.
1
1.5
Poursuivre la tenue de
réunions d’équipe de
travail (bureaux de
Québec et de Portneuf).
Réunion 1 fois/semaine
(DG, employés)
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID télétravail
Communication quasi quotidienne avec les employéEs.
Réunion selon les agendas et les disponibilités de
chacunE. Réunion virtuelle 2 fois par mois minimum.

Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité
No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes,
etc.
1
1.6
Rendre disponibles
l’historique, les
expériences et les
réalisations antérieures
de l’organisation (aux
employéEs, membres,
CA, relève…).
Regrouper l’information
existante et la classer.
(DG, employés, CA)
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
La numérisation des archives et des dossiers courants
de l’ACEFQ a été réalisée en 2020. Depuis, nous
numérisons l’ensemble des documents importants. Les
dossiers sont stockés sur un nuage et des supports
d’enregistrement externe.
1
1.7
Répondre aux besoins
de formation et
d'accompagnement des
employéEs.
Priorité sur la relation
d’aide et la gestion du
stress (déjà identifiés).
Évaluation des besoins : 2
fois/an
Expérimenter la formation
en ligne.
(DG)
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
Les employéEs ont été informéEs de l’accès à la
formation. Elles en bénéficient déjà. Nous voulons
prioriser l’accès à la formation et à l’information pour les
employéEs en 2021-2022.
Et l’évaluation des besoins ?
1
1.8
Identifier les formations
nécessaires au maintien
de l’expertise des RH et
les outils pour bien faire
leur travail.
S’assurer de fournir aux
RH les informations
pertinentes.
Poursuivre la formation
déjà instaurée (ex. :
L’informatisation d’outils
(ex. : Excel, rapports
statistiques, documents
partagés, gabarits).
(CA, employés)
En continu
En continu
(ne rien
indiquer quand
l’échéancier ne
change pas)
PANDÉMIE COVID
La pandémie nous force à développer et utiliser de
nouveaux outils de travail. L’adaptabilité au numérique
se fait au quotidien.
Je trouve que cela ne donne pas l’état de situation en
rapport avec ce point en particulier

Suivi du plan d’action 2020-2021
Priorité
No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes,
etc.
2
1.9
Formaliser la gestion
interne par une
cartographie des
processus.
Prioriser les processus à
cartographier.
Cartographier les priorités
1
(DG, employés)
Août 2020
À reporter
C’est quoi l’état de situation ou le problème ?
Est-ce qu’on ne comprend pas ce qu’il y a à faire ou on
sait qu’on ne pourra travailler sur ce point cette année.
2
1.10
Mettre en place des
mécanismes pour
assurer le suivi efficace
des dossiers en cours et
des décisions prises.
Créer une matrice-
calendrier en « document
partagé ».
(DG)
Mai 2020
En continu
Nouvelle date ?
Créer une matrice-calendrier, c’est un bien livrable
précis et tangible. On le crée une fois, ce n’est pas une
action « en continu ».
Est-ce qu’on l’a créée ou pas. Si non, indiquer le nouvel
échéancier ou dire ce qui se passe.
3
1,11
S’assurer que tous les
membres et
acteurTRICEs de l’ACEF
soient informés des
activités de
l’organisation.
(Voir 4.1)
(Voir 4.1)

Suivi du plan d’action 2020-2021
Objectif général 2 : Optimiser l’utilisation des ressources (bureaux de Québec et de
Portneuf)
Priorité
No
Objectifs spécifique
Moyens/actions envisagés
Échéancier
prévu
Échéancier
révisé
État de situation : Activités, réalisations, problèmes ,
etc.
1
2.1
Recruter et embaucher
une personne affectée
aux dossiers de défense
de droits, capable
d’effectuer des
consultations
budgétaires (poste
vacant).
Établir un profil et créer une
grille de sélection selon les
critères choisis.
Diffusion de l’offre d’emploi
auprès de sources variées.
(Comité de sélection, CA,
DG)
Septembre
2020
Dès qu’il sera
possible de le
faire
(pandémie)
PANDÉMIE COVID
On peut dire :
 ce qui a été fait par rapport aux actions
envisagées (profil, grille de sélection).
 que l’offre avait été publiée sur telles sources et
qu’on a eu un nombre X de candidature
 qu’on a décidé de reporter ce processus
d’embauche à plus tard à cause de la situation
reliée à la Covid.
 Que le processus sera repris dès que possible
Entrée en fonction et
formation.
Décembre 2020
INDÉTERMINÉ
Voir texte ci-dessus
1
2.2
Identifier les dossiers à
prioriser dans les deux
champs d’activité de
l’ACEF (services directs
et défense collective de
droits).
Rédiger un document aux
termes de
rencontres/discussions
(DG, employés, CA)
Février 2021
INDÉTERMINÉ
PANDÉMIE COVID
Explications ?
1
2.3
Produire un guide de
procédures et de bonnes
pratiques en consultation
budgétaire.
Rédiger un document.
(DG, consultantes
budgétaires, formatrice)
Janvier 2021
Été 2021
PANDÉMIE COVID
En processus de création.
Décrire sommairement ce qui a été fait jusqu’à présent,
par qui et ce qu’il reste à faire . Si le document est prévu
pour l’été, il doit être assez avancé.