L archivage électronique au sein des Cliniques universitaires Saint-Luc. G. MOLLERS Conseiller Sécurité S.I.

L’archivage électronique
au sein des
Cliniques universitaires Saint-Luc
Partage d’expériences
G. MOLLERS
Conseiller Sécurité S.I.
L’archivage électronique au sein des Cliniques universitaires Saint-Luc
Les Cliniques universitaires Saint-Luc
Le dossier patient et son périmètre
Du document papier au numérique
Du texte libre à l’information structurée
Cadrer le traitement et la consultation
des données
Evolutions
Questions ?
2
Les Cliniques universitaires Saint-Luc c’est ….
Plus de 5000 collaborateurs …
* au
31/12/2012
Une quadruple mission universitaire :
- les soins,
- la recherche clinique,
- l’enseignement
- le service à la société
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Cliniques universitaires Saint-Luc – G. Mollers – J.-M. Bernard
Les Cliniques universitaires Saint-Luc c’est également …
chiffres (2012)
Journées d’hospitalisation (classiques)
228.888
Journées d’hospitalisation (moyen séjour)
21.937
Interventions chirurgicales
20.103
Hospitalisations de jour et dialyse
40.919
Consultations
496.076
Admissions aux Urgences
Accouchements
62.875
1.833
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LA nécessité de partager l’Information
Saint-Luc 2 Excellence
Mission et vision de l’hôpital : système de soins coordonnés avec ses partenaires
Prise en charge
De proximité ou de pointe
De qualité & fiable
Enseignement
Recherche
Service à la société
Acteurs économiques:
Fournisseurs, Etd Clin,…
L’Hôpital
• Médecins
• Soignants (Inf.,..)
• Paramédicaux
• Administration
Institutions
partenaires
Inami
Transfert
SPF Santé eHealth
Référencement
Le
Patient
Approche
Inter-disciplinaires
Inter-métiers
Continuité de soins
Famille
Partage de l’INFORMATION
Entre de multiples acteurs
Organismes
Assureurs
Prestataires de
proximité
• Médecin famille
• Inf. domicile
• Pharmacien
ENJEU MAJEUR dans un domaine en constante évolution métier / technique :
CONFIDENTIALITE – CONSERVATION ,DIFFUSION et EXPLOITATION CONTROLEE
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Les Cliniques universitaires Saint-Luc
Le dossier patient et son périmètre
Du document papier au numérique
Du texte libre à l’information structurée
Cadrer le traitement et la consultation
des données
Evolutions
Questions ?
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Le dossier patient – Générer, conserver et consulter des informations
Antécédents
Correspondances
Prescriptions
Données externes
Consultation
US - ADT
Soins
Dossier
Patient
Avis
Protocoles
RdV
Planification
Urgences
Reconnaissance
Vocale
Dispositifs
Médicaux
Facturation
contentieux
Examens
Serveurs de résultats
Labos Radio
Administration
Patient
Indicateurs de Gestion interne / légaux (RHM/RIM/…)
Organisation et Logistique :
planification (salle QOP, chambre, R.H.)
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Les Cliniques universitaires Saint-Luc
Le dossier patient et son périmètre
Du document papier au numérique
Du texte libre à l’information structurée
Cadrer le traitement et la consultation
des données
Evolutions
Questions ?
«disposer d’un système d’archivage (redondant)
de documents indexés et consultables.
Chaque archive respecte les caractéristiques :
intégrité, imputabilité, pérennité et lisibilité. »
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Les archives aux CUSL fin du XXe siècle - Les constats et les dérives
Occupation d’importants espaces pour le stockage
Localisation multiple (> 7 km de rails de dossiers, 6 km de radios)
Coût en manutention très élevé (50 archivistes)
Un « inconfort permanent »
Clés de classement multiples (la date de naissance inversée
(médical), le numéro d’admission (administratif), le numéro de
prescription (pharmacie))
Dossiers éclatés par spécialité et copies multiples
Dossiers monopolisés pour de +/- longues périodes
Dossiers perdus (bureau, domicile)
Documents altérés, surchargés
• Faible traçabilité des accès
• Difficulté de disponibilité (faire face aux
demandes urgentes)
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L’aube du XXIe siècle – la dématérialisation des dossiers papiers
Le contexte : conjonction de conditions favorables
La maturité technologique et le développement en interne d’outils informatisés
de gestion du dossier patient :
o un outil de visualisation des documents (Medical explorer),
o un outil de protocolage avec injection directe des documents (Thot)
o un outil d’indexation pour injection des documents externes (Indexation)
o un outil de gestion des images (PACS).
L’évolution du cadre normatif
Les besoins d’espaces au sein de l’hôpital pour de nouvelles activités médicales
La pression financière croissante qui impose des économies drastiques
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Source:
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Le projet : découpe en phases avec un déploiement progressif dans les services
Phase 0 – [Pilote 2002] - Déploiement dans un service avec des médecins
« testeurs » - adaptation du système en fonction des retours
Phase 1 – [2003-2007] – [+/- 600.000 dossiers] - Déploiement progressif ,
service par service, sur les principes suivants :
• Sauf exceptions, les dossiers sortis des archives (dossiers vivants) ne réintègrent pas
le classement. Ils sont scannés puis éliminés de manière sécurisée
• Une feuille d’indexation de « reprise » est fournie anticipativement avec les
dossiers papiers sur base des rendez-vous programmés.
Phase 2 – [2007-2011] – [+/- 500.000 dossiers] - Externalisation du scannage.
Partenariat avec un tiers archiveur.
Phase 3 – [2010] – Dématérialisation du dossier administratif des patients
En permanence : focus sur la qualité et la rigueur dans
l’acquisition tant pour les images que pour les métadonnées
=> Investissement préparation et identification des documents
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Source:
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Enseignements
Les résistances au changement
Craintes sur la disponibilité des systèmes informatiques
Craintes sur la sécurisation des informations
L’existence de systèmes d’archivage locaux (=> reprise / intégration)
….
Les difficultés (=> nécessité d’intégrer une dimension processus qualité)
La qualité du scannage de certains éléments du dossier et la perte d’un niveau de
qualité (photos, dessins, etc)
Le passage d’une lecture sur support papier à une lecture sur écran
Les documents à format spécifique (feuille de suivi, etc)
Les documents sur des supports « non papier » mais dépassés (radio, video, lames
et blocs d’histologie, disquettes, etc)
Gestion des capacités – évolution technologique (choix des standards)
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Gains
Source ANAP.FR
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Le dossier patient et son périmètre
Du document papier au numérique
Du texte libre à l’information structurée
Cadrer le traitement et la consultation
des données
Evolutions
Questions ?
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Documents et informations structurées – approche complémentaire
Le dossier structuré
Le papier reste
omniprésent au CUSL.
Notre objectif :
éliminer le passage par le
support papier grâce au
formulaires structurés.
(phase transitoire vers)
Projet TPI2
Trajet patient intégré et
informatisé
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Sourc:
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Le dossier patient et son périmètre
Du document papier au numérique
Du texte libre à l’information structurée
Cadrer le traitement et la consultation
des données
Evolutions
Questions ?
«disposer d’un système d’archivage (redondant)
de documents indexés et consultables.
Chaque archive respecte les caractéristiques :
intégrité, imputabilité, pérennité et lisibilité. »
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Circuit de l’archivage numérique
Process d’archivage et
De Pérennisation
Process d’Acquisition
Métadonnées
P
R
O
D
U
C
T
E
U
R
Archivage
redondant
Pdf, xml
Pdf
xml
Tiff
Contenu + hash
U
T
I
L
I
S
A
T
E
U
R
+ destruction
sécurisée
Remarque : 2d génération solution d’archivage – certifiée HIPAA
Indépendance entre solution de stockage d’archives et les solutions
d’acquisition et de consultation
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Archivage numérique
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Source:
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La scannérisation « dans les règles de l’art »
Assimilation des Normes
ISO 14721 : cadre de référence pour la gestion de l’archivage
ISO 15489 et MoReq Specification : record management
ISO 27xxx (27799) : sécurité de l’information et … FDA 21 part 11
Attentif à l’évolution (standardisation, interopérabilité) :
IHE XDS-SD / HL7 CDA R2 +
Cross-Entreprise Sharing (labo, imagerie (dicom), …)
(XDS.b, XDS-I.b, XDM)
La valeur des données : contenu et éléments descriptifs
Importance des solutions techniques => mécanismes
• d’acquisition, de consultation et de communication
• de protection des données (intégrité, confidentialité)
• de gestion des traces (gestion de preuve)
• de gestion de capacité
• de pérennisation et d’administration
Technique : DOCUMENT + HASH + HORODATAGE + METADONNEES
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Solutions périphériques – une intégration chaotique
Application installée dans le S.I. (poste ou serveur)
Avec ou sans lien avec le signalétique patient (en importation)
Avec ou sans lien avec le dossier patient (exportation)
Avec ou sans lien avec l’annuaire utilisateur (identification)
Problème d’exhaustivité, d’intégrité, de non –répudiation
Problème d’auditabilité
En liaison avec
équipements
Audio
Ophtalmo
Kiné
Cardio
…
Application utilisée dans le web
Outre les problèmes intrinsèques à une appli. classique
Légalité du traitement de données à caractère privée
Responsabilité, propriétaires des données
Tft cardio, insuline
Prg pré-opératoire
Alerte médicament
Agenda
POLITIQUE DE DECLARATION et DE GESTION D’ACTIFS
POLITIQUE DE CONSOLIDATION DU DOSSIER PATIENT
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Source:
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Politique du dossier patient
Plusieurs réalités : qui , quoi, quand, pourquoi, pour qui, de qui
Que peut-on « faire » avec l’information?
Qui peut y accéder? À quel moment? De où?
Un acteur « organisationnel » interne à l’institution
La Commission de Confidentialité et de Sécurité de l’Information
Dans sa Mission : proposer et veiller au respect des « règles d’usage »
Classification des données (par domaine, spécialité, sensibilité,…)
Politique d’accès, de diffusion et de traitement de l’information
Tenue d’un cadastre des applications qui gère des données médicales
Politique de consolidation du dossier Patient
Surveillance et contrôle
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Source:
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Un des principaux axes : accès logique
Identification individuelle
Accès différencié
- soins, enseignement, rech.
- par corps de métier
- par site / localisation
- par type d’informations
- dans le temps
-Dossier ouvert/fermé
Accès nécessaire et suffisant
Responsable des actions
Engagement individuel
Traçabilité des actions
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Cadrer le traitement et la consultation
des données
Evolutions
Questions ?
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Evolution de l’archivage et diffusion – des acteurs multiples
Ouverture et disponibilité
La consultation des informations « hors les murs » (BYOD)
La gestion des capacités d’hébergement (Cloud ?)
La relation avec les patients, médecins ( usage du mail)
La relation avec les partenaires externes
EHealth, Abrumed, RSW,
Autres institutions : mutualisation
Médecin s de famille, patients (saintluc@home)
La relation avec les acteurs économiques :
firme pharmaceutique, fabricant implants, dispositifs médicaux,
fournisseur de solution « dans le cloud »
Engagement de confidentialité (accès indirect aux datas)
Matériel embarqué avec base de données (patient/résultat)
Contrat de maintenance
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Source:
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Source : ArtPresse _ A.P.H.P.
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Le dossier patient et son périmètre
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Cadrer le traitement et la consultation
des données
Evolutions
Questions ?
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Quelques liens sur l’approche de l’archivage
ARCH.BE
ANAP.FR
http://www.anap.fr/les-projets-de-lanap/systemedinformation/archivage-du-dossier-patient/
FEDISA
http://www.fedisa.eu/fedisa2007/fichiers/2008_07
_06_20_02_28.pdf
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