CLES POUR UN EVENEMENT REUSSI Comment planifier les activités de son départment Les bons managers font des plans à l'avance. C'est dans la Bible Luc 14.28-30 (SEG) : « Car, lequel de vous, s'il veut bâtir une tour, ne s'assied d'abord pour calculer la dépense et voir s'il a de quoi la terminer, de peur qu'après avoir posé les fondements, il ne puisse l'achever, et que tous ceux qui le verront ne se mettent à le railler, en disant : "Cet homme a commencé à bâtir, et il n'a pu achever ?" » Organiser un évènement nécessite une véritable planification, et ne peut se faire à la légère. Voici les différentes étapes de l'organisation événementielle, qui vous permettront de vous assurer de la qualité et de l'efficacité de votre évènement d'entreprise : Étape 1 : Fixer les objectifs La création d'un évènement ne peut se faire sans un besoin réel de la part de votre entreprise. En effet, il ne s'agit pas de créer un évènement d'entreprise pour la beauté du geste, mais bien de mettre en place un évènement qui a lieu d'être, et vous permettra d'accomplir des objectifs précis. La première question à vous poser est pourquoi créer cet évènement. Voulez-vous récompenser vos collaborateurs ? Lancer un nouveau produit ? Faire connaître votre entreprise à de nouveaux prospects ? De ce premier constat, vous serez capable de déterminer quel est le public d'un évènement. Ce qui vous permettra de réfléchir plus concrètement de la nature de l'évènement à mettre en place. Étape 2 : Préciser la nature de l'évènement Le plus important au moment de planifier un évènement est de déterminer sa nature. Il s'agit avant tout de proposer un évènement qui intéresse directement le public visé. À présent que vous connaissez votre objectif et votre public, réfléchissez au type d'évènement d'entreprise qui leur convient le mieux : Repas (petit-déjeuner, apéritif, etc.) Conférence Séminaire Présentation Voyage Etc. Les solutions sont multiples et dépendront avant tout de vos besoins. Pour organiser un évènement, vous devrez bien entendu réfléchir aux intervenants à inviter (internes ou externes à l'entreprise), mais aussi au sujet de l'évènement d'entreprise. Sachez trouver un sujet pertinent, qui incite à la participation et n'est pas traité lors d'évènements concurrents proches du vôtre. Une fois que vous avez déterminé quel type d'évènement vous souhaitez mettre en place, il vous faudra vous tourner vers la partie logistique de l'organisation d'évènement. Vous pouvez alors opter pour passer par des professionnels de l'organisation évènementielle ou organiser l'évènement en interne. Notez que le choix des professionnels sera plus coûteux, mais vous épargnera une organisation importante. Si vous optez pour l'organisation en interne, nous vous conseillons de mettre en place une équipe dédiée à l'évènement. Étape 3 : Fixer la date et le lieu Une fois que la nature de l'évènement et les intervenants sont fixés dans votre esprit, l'étape suivante de l'organisation d'évènement consiste en la concrétisation de ce dernier. Cela passe naturellement par le choix d'une date et d'un lieu pour votre évènement. Il faudra bien entendu vous assurer de la disponibilité du lieu et de la date choisie pour lancer vos invitations. L'organisation évènementielle nécessitant un temps précieux, il est recommandé de choisir une date assez éloignée dans le temps, ne serait-ce que pour vous laisser tout le loisir d'organiser l'évènement et de préparer les intervenants. On recommandera de réserver le lieu au moins trois mois à l'avance. Attention ! Certains lieux ou certains types d'évènement nécessitent d'être planifiés un an à l'avance. À vous de mesurer la faisabilité de votre évènement dans le temps. Pour fixer la date d'un évènement, nous vous conseillons de réfléchir aux disponibilités de votre cible. Généralement, il est de bon ton d'éviter les week-ends (vendredi soir compris), les ponts et bien entendu les vacances scolaires. On préférera généralement faire l'évènement en semaine, un mardi ou un jeudi, jour où les parents sont les plus disponibles. Vérifiez systématiquement que la date choisie ne coïncide pas avec un évènement semblable, en particulier s'il s'agit d'un évènement important pour votre cible. Le choix du lieu d'un évènement professionnel sera également d'une grande importance. Vérifiez préalablement la qualité du lieu choisi sur internet ou auprès d'anciens clients dudit lieu. Optez systématiquement pour un lieu qui permet de présenter votre entreprise sous son meilleur jour. Naturellement, arrangez-vous pour que ce lieu soit proche de la zone géographique de votre cible, et facile d'accès. N'oubliez pas que votre lieu doit être capable d'accueillir le public attendu et doit disposer du matériel nécessaire (cuisines, salle de présentation, tables, etc.). Étape 4 : Préparer l'évènement Une fois que votre évènement est fixé dans le temps et l'espace, il ne vous reste plus qu'à le préparer de la manière la plus concrète possible. Cela passe naturellement par la création du programme de l'évènement, l'invitation et la préparation des intervenants, la mise en place logistique (achat ou location du matériel, contacts avec le traiteur, préparation de l'équipe des serveurs, etc.). Si vous avez choisi de vous occuper vous-même de la planification d'évènement, vous devez être en mesure de détailler chaque minute de l'évènement pour être certain de ne RIEN oublier. Comment les invités seront-ils reçus ? Quelles seront les différentes présentations ? Combien de temps durera chaque présentation ? Quel sera le matériel nécessaire ? Veillez à ce que tout soit organisé à la minute près, et pensez à briefer vos intervenants sur la nécessité de respecter le timing. Rien n'est plus ennuyeux pour un invité que de voir un évènement s'éterniser. Une fois votre évènement d'entreprise préparé dans les moindres détails, pensez à établir une checklist organisation évènement pour ne rien oublier d'important. Planifier un évènement consistera à être capable de savoir qui contacter et à quel moment pour que tout soit en place le jour J. Concernant l'envoi des invitations à un évènement, il se fera trois semaines à un mois maximum avant l'évènement. Inutile d'inviter le public plus tôt, car il risque d'oublier l'évènement. Plus tard, et vos invités risquent d'avoir déjà d'autres rendez-vous... Organiser un évènement : nos conseils Grâce à ce plan d'organisation d'évènement, vous devriez être capable de mettre en place un évènement de manière plus sereine. Voici néanmoins quelques derniers conseils, qui pourraient vous être d'une grande utilité pour planifier un évènement : Organisez l'évènement à l'avance Un évènement d'entreprise ne s'organise pas sur le tard. Plus vous aurez de temps de préparation et plus votre évènement sera réussi. Par ailleurs, le fait de planifier un évènement à l'avance vous permettra d'éviter le rush et d'échelonner le temps de préparation. C'est une bonne manière de dédier plusieurs de vos employés à la préparation d'évènement sans que cela n'empiète sur leurs tâches habituelles. N'organisez jamais seul Un évènement d'entreprise ne se planifie pas seul. Mettre en place une équipe dédiée à l'évènement vous permettra de ne rien oublier de vital. Ce sera d'ailleurs un excellent moyen de souder et de responsabiliser votre équipe. Définissez un budget clair Etablissez un budget global pour votre évènement avant toute chose. Cela vous permettra de créer un évènement à la hauteur de vos moyens et d'éviter les envies de grandeur. Soyez prévoyant Une bévue est vite arrivée lors d'un évènement d'entreprise : batterie de micro à plat, ordinateur HS, intervenant qui se décommande à la dernière minute... Sachez prévoir du matériel supplémentaire et soyez capable de réagir à l'imprévisible. Prévoir un intervenant "de secours" ou un changement de programme de dernière minute vous permettra d'être prêt en toutes circonstances. Ne négligez pas la communication S'il est très important de planifier un évènement, il l'est tout autant de communiquer sur cet évènement. Pensez à soigner les invitations et à créer des affiches de présentation de l'évènement. N'hésitez pas à utiliser le multisupport (courrier, mail, réseaux sociaux, etc.) pour communiquer autour de l'évènement, voire à relancer vos invités quelques jours avant ce dernier. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Choisir un lieu pour organiser un séminaire, une réunion de travail, ou encore la présentation d'un nouveau produit n'est qu'une première pierre à l'édifice d'un événement professionnel réussi. Bien entendu, le choix du lieu revêt un caractère stratégique, mais il ne faut pas oublier des étapes qui vont rendre l'événement inoubliable. 1 - Faire du teasing autour de l'évènement Il s'agit en quelque sorte de « faire monter la pression » de manière progressive, à l'approche de l'évènement. L'objectif est tout simplement de créer l'attente et de susciter l'envie de participer à l'évènement. Un objectif valable par exemple pour une réunion à laquelle seront conviés les clients de l'entreprise. Ces derniers ne sont pas dans l'obligation de venir et d'être présents, et c'est précisément ce teasing qui va les inciter à venir sous l'effet de la curiosité. C'est valable également pour les collaborateurs de l'entreprise qui ont certes l'obligation de participer, mais qui seront davantage motivés si l'évènement leur a été présenté avec suffisamment de conviction. Le teasing peut prendre différentes formes, comme des mails plus ou moins énigmatiques, des quizz ou encore des jeux. 2 – Créer la surprise Pour que l'évènement soit inoubliable, il faut qu'il permette aux participants de vivre une expérience unique. Cela peut se faire en mettant en avant un ou plusieurs critères relatifs au choix d'un lieu atypique, à l'organisation d'activités originales, voire à la présence d'un invité illustre ou « décalé ». En fait tout est possible, dans les limites du budget imparti bien entendu. Toutefois, l'offre en matière de lieux atypiques, tant pour les évènements d'entreprise que pour les mariages, s'étoffe d'année en année. À tel point que www.1001salles.com a inscrit le lieu atypique parmi les critères de recherche au même titre que le château, l'hôtel ou encore la demeure de caractère. La liste des lieux atypiques est forcément surprenante puisqu'elle comprend, par exemple, le Jardin d'Acclimatation ou encore des péniches et des yachts à Paris, des hippodromes, des zoos et des caveaux de vignerons en province ! 3 – Proposer un programme original Bien entendu, l'événement professionnel se situe par définition dans le cadre du travail. Quel que soit l'objectif professionnel visé - motivation des forces commerciales, team building, présentation d'une réorganisation, etc. - rien n'empêche de proposer également d'autres activités en dehors du cadre professionnel strict. Sur ce point aussi il s'agit davantage de faire preuve d'imagination que de faire flamber le budget. Sur ce point, il convient de rappeler que le côté trop ostentatoire qui prévalait il y a un certain nombre d'années dans les évènements professionnels est aujourd'hui mal considéré par les participants. Les entreprises elles-mêmes font la chasse à ce type de dépense superflue et contre-productive. Pour peu qu'on fasse la part belle à son imagination, il est tout-à-fait possible de concocter un programme original tout en restant dans un budget raisonnable. Désormais, les prestataires, propriétaires et exploitants de lieux d'accueil, proposent des listes d'activités les plus diverses comme par exemple du paint-ball, du parapente ou encore du pilotage automobile. Les moins sportifs opteront pour la dégustation de produits du terroir, des découvertes œnologiques ou encore l'initiation à la pêche ! 4 – Être attentif aux équipements Un bon conseil, soyez bien attentif aux équipements proposés au moment de la réservation. Une fois sur place, le jour J, il sera trop tard pour découvrir que la salle de réunion n'est pas équipée de vidéoprojecteur, que le nombre de tables et de chaises est insuffisant ou encore que la grande salle n'est pas sonorisée. N'oubliez pas que le succès d'un séminaire dépend non seulement de son contenu mais aussi de la qualité de l'organisation du lieu dans lequel il se déroule. À cet égard, il est impératif de veiller à la qualité des connexions Internet, ainsi qu'a l'équipement qui sera mis à disposition dans les différentes salles qui seront utilisées lors de l'évènement. 5 – Veiller aux conditions de travail Pensez aux conditions de travail des collaborateurs qui vont travailler pendant le séminaire. Les salles doivent être lumineuses, accueillantes et suffisamment vastes pour que chacun s'y sente bien. N'oubliez pas certains détails qui feront toute la différence comme l'équipement de climatisation, surtout si vous avez programmé un événement au printemps ou en été, dans une région méridionale. L'inverse est valable pendant la saison hivernale, côté chauffage. Pour que la partie travail du séminaire soit la plus efficace possible, il faut que les participants bénéficient des meilleures conditions. 6 – Faire vivre l'évènement Pendant le déroulement du séminaire, rien n'empêche de faire circuler l'information sur le réseau social d'entreprise par exemple. L'objectif étant cette fois de valoriser les participants ainsi que l'évènement d'entreprise lui-même. Une communication qui donnera envie à d'autres collaborateurs de participer à l'avenir au même type d'évènement. Dans un objectif de communication externe, par exemple dans le cadre d'une réunion de présentation d'un nouveau produit, il sera intéressant de communiquer sur les réseaux sociaux de la marque et de l'entreprise, afin de valoriser son dynamisme à travers l'évènement, et de valoriser par là-même ses clients. 7 – Donner du sens au choix du lieu Le choix du lieu doit tenir compte bien entendu de l'offre proposée, mais pas uniquement. Il faut également pouvoir donner du sens à ce choix. Par exemple, pour une entreprise dont les collaborateurs ont pour cadre quotidien la région parisienne, le choix d'un lieu proche de la nature, à une ou deux heures de Paris, prend tout son sens. Ce retour à la nature sera forcément apprécié, alors que des provinciaux n'ayant guère l'occasion de visiter Paris apprécieront un lieu situé dans la capitale. Le maître-mot en la matière étant celui de dépaysement. Pour cela, nul besoin de prendre l'avion et d'effectuer des milliers de kilomètres. La France regorge de sites accueillants et dépaysants, qu'il est possible d'atteindre rapidement et sans fatigue. ------------------------------------------------- Organiser un événement peut paraître facile au premier abord mais ça demande beaucoup d’organisation et surtout beaucoup d’anticipation. Suivant le type d’événement que l’on veut organiser, il faut correctement en définir le but : communiquer, vendre, se faire voir… et la cible. Décider de faire ou de participer à un événement n’est pas un choix anodin, ça demande à la fois un investissement financier et humain. Voici quelques petits conseils à appliquer systématiquement lorsqu’on fait de l’événementiel : 1) L’anticipation : La règle numéro 1, qui dépasse probablement toutes les autres, c’est bien celle-ci. Plus facile à dire qu’à faire ! En effet, il est quasi systématique de se retrouver dans le rush les semaines qui précèdent l’événement, le tout est de modérer cette surcharge de travail pour se concentrer sur les choses importantes qui requièrent une attention particulière et pour laisser un peu de temps libre pour gérer les inévitables imprévus de dernière minute. 2) L’objectif : Lorsque l’événement est identifié, il faut en définir le but. Quel est l’intérêt pour nous de le faire ? Qu’est-ce qu’on veut faire passer comme message ? Veut-on simplement se faire voir, trouver des partenaires, des clients, et dans notre cas des utilisateurs, des contributeurs open source ? 3) La cible : Bien évidemment, en parallèle, nous devons définir le type de personnes que l’on veut toucher. L’événement est-il BtoC ou BtoB ? Qui voulons-nous atteindre ? Selon la cible de l’événement, la présence sera bien évidemment organisée de manière différente. Par exemple, si la manifestation est plus orientée vers les décideurs, nous mettrons plus de profils commerciaux sur le stand, le dress code sera plus habillé, le stand sobre et professionnel, etc. 4) La date : Pour la fixer, il faut étudier les événements similaires organisés dans votre environnement afin d’éviter les interactions, préférer les mardi ou jeudi et éviter les ponts et les vacances scolaires de votre région si l’événement vise un public local ou bien toutes s’il vise plus large. Pourquoi les mardi et jeudi ? Car le lundi, on reprend le boulot, on doit traiter nos mails, organiser notre semaine, préparer des réunions et ce n’est définitivement pas un jour optimal pour se balader à des événements ! Le mercredi, c’est le jour des enfants. Enfin, le vendredi, beaucoup quittent le travail tôt soit parce que c’est l’habitude de la boîte, ce sont les départs en weekend, ou tout simplement, il faut préparer la semaine suivante… 5) Le lieu : Vous pouvez réaliser votre événement dans vos locaux pour une image plus corporate et conviviale (s’ils sont assez grands, bien évidemment !) ou bien dans une salle correspondant à votre cible. Votre choix se fera essentiellement en fonction du message à faire passer, de l’image à véhiculer et du ton que vous voulez donner à votre manifestation. 6) Les supports de communication et les goodies : Des mises à jour à faire sur vos kakémonos, posters, plaquettes ? N’attendez même pas de savoir la date de votre événement ! Faites-le dès que vous avez un creux dans votre emploi du temps, peu importe quand dans l’année, mais l’idéal étant que ces supports soient déjà prêts et reçus avant l’événement afin que l’on n’ait pas à s’en soucier à l’approche de celui-ci. 7) La communication : Cette manifestation, vous la faites dans le but de toucher une certaine cible. Seulement, si vous ne la prévenez pas que vous serez présent, qui viendra vous voir ? Des gens curieux à la limite… Alors, communiquez auprès de votre cible, voire envoyez leur un save the date et une invitation quelques mois avant l’événement, et ceci est indispensable lorsque c’est vous l’organisateur. 8) Débrief : Une fois l’événement terminé, il est important de pouvoir discuter avec l’équipe de ce qui allait et de ce qui n’allait pas et des éventuelles difficultés rencontrées par chacun pour faire toujours mieux la fois d’après. Voilà ! Vous avez maintenant l’essentiel pour un événement réussi ! Je vous souhaite bien du courage et du sommeil pour l’organisation de votre prochaine manifestation !