CLES POUR UN EVENEMENT REUSSI

CLES POUR UN EVENEMENT REUSSI
 Comment planifier les activités de son départment
Les bons managers font des plans à l'avance. C'est dans la Bible  Luc 14.28-30
(SEG) : « Car, lequel de vous, s'il veut bâtir une tour, ne s'assied d'abord pour
calculer la dépense et voir s'il a de quoi la terminer, de peur qu'après avoir
posé les fondements, il ne puisse l'achever, et que tous ceux qui le verront ne
se mettent à le railler, en disant : "Cet homme a commencé à bâtir, et il n'a pu
achever ?" »
Organiser un évènement nécessite une véritable planification, et ne peut se faire à la légère.
Voici les différentes étapes de l'organisation événementielle, qui vous permettront de vous assurer
de la qualité et de l'efficacité de votre évènement d'entreprise :
Étape 1 : Fixer les objectifs
La création d'un évènement ne peut se faire sans un besoin réel de la part de votre entreprise. En
effet, il ne s'agit pas de créer un évènement d'entreprise pour la beauté du geste, mais bien de
mettre en place un évènement qui a lieu d'être, et vous permettra d'accomplir des objectifs précis.
La première question à vous poser est pourquoi créer cet évènement. Voulez-vous récompenser
vos collaborateurs ? Lancer un nouveau produit ? Faire connaître votre entreprise à de nouveaux
prospects ? De ce premier constat, vous serez capable de déterminer quel est le public d'un
évènement. Ce qui vous permettra de réfléchir plus concrètement de la nature de l'évènement à
mettre en place.
Étape 2 : Préciser la nature de l'évènement
Le plus important au moment de planifier un évènement est de déterminer sa nature. Il s'agit avant
tout de proposer un évènement qui intéresse directement le public visé. À présent que vous
connaissez votre objectif et votre public, réfléchissez au type d'évènement d'entreprise qui leur
convient le mieux :
Repas (petit-déjeuner, apéritif, etc.)
Conférence

Séminaire
Présentation
Voyage
Etc.
Les solutions sont multiples et dépendront avant tout de vos besoins. Pour organiser un
évènement, vous devrez bien entendu réfléchir aux intervenants à inviter (internes ou externes à
l'entreprise), mais aussi au sujet de l'évènement d'entreprise. Sachez trouver un sujet pertinent,
qui incite à la participation et n'est pas traité lors d'évènements concurrents proches du vôtre.
Une fois que vous avez déterminé quel type d'évènement vous souhaitez mettre en place, il vous
faudra vous tourner vers la partie logistique de l'organisation d'évènement. Vous pouvez alors opter
pour passer par des professionnels de l'organisation évènementielle ou organiser l'évènement en
interne. Notez que le choix des professionnels sera plus coûteux, mais vous épargnera une
organisation importante. Si vous optez pour l'organisation en interne, nous vous conseillons de
mettre en place une équipe dédiée à l'évènement.
Étape 3 : Fixer la date et le lieu
Une fois que la nature de l'évènement et les intervenants sont fixés dans votre esprit, l'étape
suivante de l'organisation d'évènement consiste en la concrétisation de ce dernier. Cela passe
naturellement par le choix d'une date et d'un lieu pour votre évènement. Il faudra bien entendu
vous assurer de la disponibilité du lieu et de la date choisie pour lancer vos invitations.
L'organisation évènementielle nécessitant un temps précieux, il est recommandé de choisir une
date assez éloignée dans le temps, ne serait-ce que pour vous laisser tout le loisir d'organiser
l'évènement et de préparer les intervenants. On recommandera de réserver le lieu au moins trois
mois à l'avance. Attention ! Certains lieux ou certains types d'évènement nécessitent d'être planifiés
un an à l'avance. À vous de mesurer la faisabilité de votre évènement dans le temps.
Pour fixer la date d'un évènement, nous vous conseillons de réfléchir aux disponibilités de votre
cible. Généralement, il est de bon ton d'éviter les week-ends (vendredi soir compris), les ponts et
bien entendu les vacances scolaires. On préférera généralement faire l'évènement en semaine, un
mardi ou un jeudi, jour où les parents sont les plus disponibles. Vérifiez systématiquement que la
date choisie ne coïncide pas avec un évènement semblable, en particulier s'il s'agit d'un évènement
important pour votre cible.
Le choix du lieu d'un évènement professionnel sera également d'une grande importance. Vérifiez
préalablement la qualité du lieu choisi sur internet ou auprès d'anciens clients dudit lieu. Optez
systématiquement pour un lieu qui permet de présenter votre entreprise sous son meilleur jour.
Naturellement, arrangez-vous pour que ce lieu soit proche de la zone géographique de votre cible,
et facile d'accès. N'oubliez pas que votre lieu doit être capable d'accueillir le public attendu et doit
disposer du matériel nécessaire (cuisines, salle de présentation, tables, etc.).
Étape 4 : Préparer l'évènement
Une fois que votre évènement est fixé dans le temps et l'espace, il ne vous reste plus qu'à le
préparer de la manière la plus concrète possible. Cela passe naturellement par la création du
programme de l'évènement, l'invitation et la préparation des intervenants, la mise en place
logistique (achat ou location du matériel, contacts avec le traiteur, préparation de l'équipe des
serveurs, etc.).

Si vous avez choisi de vous occuper vous-même de la planification d'évènement, vous devez être
en mesure de détailler chaque minute de l'évènement pour être certain de ne RIEN oublier.
Comment les invités seront-ils reçus ? Quelles seront les différentes présentations ? Combien de
temps durera chaque présentation ? Quel sera le matériel nécessaire ?
Veillez à ce que tout soit organisé à la minute près, et pensez à briefer vos intervenants sur la
nécessité de respecter le timing. Rien n'est plus ennuyeux pour un invité que de voir un évènement
s'éterniser.
Une fois votre évènement d'entreprise préparé dans les moindres détails, pensez à établir une
checklist organisation évènement pour ne rien oublier d'important. Planifier un évènement
consistera à être capable de savoir qui contacter et à quel moment pour que tout soit en place le
jour J.
Concernant l'envoi des invitations à un évènement, il se fera trois semaines à un mois maximum
avant l'évènement. Inutile d'inviter le public plus tôt, car il risque d'oublier l'évènement. Plus tard,
et vos invités risquent d'avoir déjà d'autres rendez-vous...
Organiser un évènement : nos
conseils
Grâce à ce plan d'organisation d'évènement, vous devriez être capable de mettre en place un
évènement de manière plus sereine.
Voici néanmoins quelques derniers conseils, qui pourraient vous être d'une grande utilité pour
planifier un évènement :
Organisez l'évènement à l'avance
Un évènement d'entreprise ne s'organise pas sur le tard. Plus vous aurez de temps de préparation
et plus votre évènement sera réussi. Par ailleurs, le fait de planifier un évènement à l'avance vous
permettra d'éviter le rush et d'échelonner le temps de préparation. C'est une bonne manière de
dédier plusieurs de vos employés à la préparation d'évènement sans que cela n'empiète sur leurs
tâches habituelles.
N'organisez jamais seul
Un évènement d'entreprise ne se planifie pas seul. Mettre en place une équipe dédiée à
l'évènement vous permettra de ne rien oublier de vital. Ce sera d'ailleurs un excellent moyen de
souder et de responsabiliser votre équipe.
Définissez un budget clair
Etablissez un budget global pour votre évènement avant toute chose. Cela vous permettra de créer
un évènement à la hauteur de vos moyens et d'éviter les envies de grandeur.
Soyez prévoyant
Une bévue est vite arrivée lors d'un évènement d'entreprise : batterie de micro à plat, ordinateur
HS, intervenant qui se décommande à la dernière minute... Sachez prévoir du matériel

supplémentaire et soyez capable de réagir à l'imprévisible. Prévoir un intervenant "de secours" ou
un changement de programme de dernière minute vous permettra d'être prêt en toutes
circonstances.
Ne négligez pas la communication
S'il est très important de planifier un évènement, il l'est tout autant de communiquer sur cet
évènement. Pensez à soigner les invitations et à créer des affiches de présentation de l'évènement.
N'hésitez pas à utiliser le multisupport (courrier, mail, réseaux sociaux, etc.) pour communiquer
autour de l'évènement, voire à relancer vos invités quelques jours avant ce dernier.
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Choisir un lieu pour organiser un séminaire, une réunion de travail, ou
encore la présentation d'un nouveau produit n'est qu'une première
pierre à l'édifice d'un événement professionnel réussi. Bien entendu,
le choix du lieu revêt un caractère stratégique, mais il ne faut pas
oublier des étapes qui vont rendre l'événement inoubliable.
1 - Faire du teasing autour de l'évènement
Il s'agit en quelque sorte de « faire monter la pression » de manière progressive, à l'approche de
l'évènement. L'objectif est tout simplement de créer l'attente et de susciter l'envie de participer à
l'évènement. Un objectif valable par exemple pour une réunion à laquelle seront conviés les
clients de l'entreprise. Ces derniers ne sont pas dans l'obligation de venir et d'être présents, et
c'est précisément ce teasing qui va les inciter à venir sous l'effet de la curiosité. C'est valable
également pour les collaborateurs de l'entreprise qui ont certes l'obligation de participer, mais qui
seront davantage motivés si l'évènement leur a été présenté avec suffisamment de conviction. Le
teasing peut prendre différentes formes, comme des mails plus ou moins énigmatiques, des
quizz ou encore des jeux.
2 – Créer la surprise
Pour que l'évènement soit inoubliable, il faut qu'il permette aux participants de vivre une
expérience unique. Cela peut se faire en mettant en avant un ou plusieurs critères relatifs au
choix d'un lieu atypique, à l'organisation d'activités originales, voire à la présence d'un invité
illustre ou « décalé ». En fait tout est possible, dans les limites du budget imparti bien entendu.
Toutefois, l'offre en matière de lieux atypiques, tant pour les évènements d'entreprise que pour
les mariages, s'étoffe d'année en année. À tel point que www.1001salles.com a inscrit le lieu
atypique parmi les critères de recherche au même titre que le château, l'hôtel ou encore la
demeure de caractère. La liste des lieux atypiques est forcément surprenante puisqu'elle
comprend, par exemple, le Jardin d'Acclimatation ou encore des péniches et des yachts à Paris,
des hippodromes, des zoos et des caveaux de vignerons en province !
3 – Proposer un programme original

Bien entendu, l'événement professionnel se situe par définition dans le cadre du travail. Quel que
soit l'objectif professionnel visé - motivation des forces commerciales, team building, présentation
d'une réorganisation, etc. - rien n'empêche de proposer également d'autres activités en dehors
du cadre professionnel strict. Sur ce point aussi il s'agit davantage de faire preuve d'imagination
que de faire flamber le budget. Sur ce point, il convient de rappeler que le côté trop ostentatoire
qui prévalait il y a un certain nombre d'années dans les évènements professionnels est
aujourd'hui mal considéré par les participants. Les entreprises elles-mêmes font la chasse à ce
type de dépense superflue et contre-productive. Pour peu qu'on fasse la part belle à son
imagination, il est tout-à-fait possible de concocter un programme original tout en restant dans un
budget raisonnable. Désormais, les prestataires, propriétaires et exploitants de lieux d'accueil,
proposent des listes d'activités les plus diverses comme par exemple du paint-ball, du parapente
ou encore du pilotage automobile. Les moins sportifs opteront pour la dégustation de produits du
terroir, des découvertes œnologiques ou encore l'initiation à la pêche !
4 – Être attentif aux équipements
Un bon conseil, soyez bien attentif aux équipements proposés au moment de la réservation. Une
fois sur place, le jour J, il sera trop tard pour découvrir que la salle de réunion n'est pas équipée
de vidéoprojecteur, que le nombre de tables et de chaises est insuffisant ou encore que la grande
salle n'est pas sonorisée. N'oubliez pas que le succès d'un séminaire dépend non seulement de
son contenu mais aussi de la qualité de l'organisation du lieu dans lequel il se déroule. À cet
égard, il est impératif de veiller à la qualité des connexions Internet, ainsi qu'a l'équipement qui
sera mis à disposition dans les différentes salles qui seront utilisées lors de l'évènement.
5 – Veiller aux conditions de travail
Pensez aux conditions de travail des collaborateurs qui vont travailler pendant le séminaire. Les
salles doivent être lumineuses, accueillantes et suffisamment vastes pour que chacun s'y sente
bien. N'oubliez pas certains détails qui feront toute la différence comme l'équipement de
climatisation, surtout si vous avez programmé un événement au printemps ou en été, dans une
région méridionale. L'inverse est valable pendant la saison hivernale, côté chauffage. Pour que la
partie travail du séminaire soit la plus efficace possible, il faut que les participants bénéficient des
meilleures conditions.
6 – Faire vivre l'évènement
Pendant le déroulement du séminaire, rien n'empêche de faire circuler l'information sur le réseau
social d'entreprise par exemple. L'objectif étant cette fois de valoriser les participants ainsi que
l'évènement d'entreprise lui-même. Une communication qui donnera envie à d'autres
collaborateurs de participer à l'avenir au même type d'évènement. Dans un objectif de
communication externe, par exemple dans le cadre d'une réunion de présentation d'un nouveau
produit, il sera intéressant de communiquer sur les réseaux sociaux de la marque et de
l'entreprise, afin de valoriser son dynamisme à travers l'évènement, et de valoriser par là-même
ses clients.
7 – Donner du sens au choix du lieu
Le choix du lieu doit tenir compte bien entendu de l'offre proposée, mais pas uniquement. Il faut
également pouvoir donner du sens à ce choix. Par exemple, pour une entreprise dont les
collaborateurs ont pour cadre quotidien la région parisienne, le choix d'un lieu proche de la
nature, à une ou deux heures de Paris, prend tout son sens. Ce retour à la nature sera forcément
apprécié, alors que des provinciaux n'ayant guère l'occasion de visiter Paris apprécieront un lieu
situé dans la capitale. Le maître-mot en la matière étant celui de dépaysement. Pour cela, nul
besoin de prendre l'avion et d'effectuer des milliers de kilomètres. La France regorge de sites
accueillants et dépaysants, qu'il est possible d'atteindre rapidement et sans fatigue.