RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 SOMMAIRE Dédicace Remerciements Avant-propos INTRODUCTION PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE L’ANADER ET CADRE SPECIFIQUE I- PRESENTATION GENERALE DE L’ANADER 1- HISTORIQUE DE L’ANADER 2- STATUT JURIQUE 3- MISSION DE L’ANADER 4- DOMAINE DE COMPETENCE 5- ORGANISATION DE L’ANADER 5-1- Le Conseil d’Administration 5-2- La Direction Générale 5-3- Les Directions Régionales 5-4- Les Zones 5-5- Les Centres de Formations II- PRESENTATION DE LA DIRECTION REGIONALE OUEST (DRO) ET DU CADRE SPECIFIQUE 1- PRESENTATION DE DIRECTION REGIONALE 2- SITUATION GEOGRAPHIQUE 3- ORGANISATION DE LA DRO 2-1 Un Directeur Régional 1-2-2 Une Entité Technique 1-2-3 Une Entité Administrative et Financière 4- PRESENTATION DU CADRE SPECIFIQUE 2-1 Objet du service 2-2 Les Ressources 2-2-1 les ressources humaines 2-2-2 les ressources matériels DEUXIEME PARTIE : LA GESTION DES BIENS ET SERVICES II-1- LA PROCEDURE D’ACHAT 2.1-1-DENTIFICATION DU BESOIN 2.1-2-ETABLISSEMENT DE LA LISTE DES FOURNISSEURS AGREES 2.1.3- CHOIX DU FOURNISSEUR ET L’APPEL DOFFRE 2.1.4 - ETABLISSEMENT ET ETAPES DU BR 2.1.5- TRANSMITION AU CONTROLEUR DE GESTION REGIONAL (CGR) 2.2.6- ETABLISSEMENT DU BON DE COMMANDE (BC) II.2- LES DIFFERENTES FORMES D’ACHATS ET LEURS GESTIONS 2 .2.1- ACHAT ET CONTRAT 2.2.2- CONTRAT DE FOURNITURE 2.2. 3 - FRAIS DE MISSION 2.2.4- LES DEPENSES SPECIFIQUES 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 III.3- EXECUTION DE LA COMMANDE ET LA RECEPTION DE LA MARCHANDISE 2.3.1- EXECUTION DE LA COMMANDE ET SUIVI DE LA COMMANDE 2.3.2-RECEPTION DE LA MARCHANDISE ET DES DOCUMENTS COMPTABLES 2 .3.2.1- Réception de la marchandise 2.3.2.2- Réception des documents comptables 2.3.2.3- la facture 2-3.2-4 - le bon de livraison 2-3.2-5- Les Fournitures de bureau 2.3.4- Achat pour stock 2.3.5- Le paiement 39 40 41 42 43 44 45 II.4-LE SUIVI POST APPROVISIONNEMENT ET LE STOCKAGE 2.4.1- LE SUIVI POST APPROVISIONNEMEN T 2.4 .2- Le Suivi Financier et Comptable 2.4.3- Le Suivi Logistique et l’entrée au Patrimoine 2.4.4-LE STOCKAGE TROISIEME PARTIE : CRITIQUES ET SUGGESTIONS III.1-CRITIQUES III.2-SUGGESTIONS 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 CONCLUSION 56 BIBLIOGRAPHIE, WEBOGRAPHIE ET GLOSSAIRE ANNEXES 57 58 2 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 DEDICACE Ce rapport est d’autant plus important que nous le dédions à Dieu le père tout puissant qui vit et règne éternellement. A mon adorable père GUIRIGA ALFRED et à ma mère KANON FRANCOISE qui occupent une grande place dans ma vie et qui usent de tous les moyens dont ils disposent afin de m’assurer un lendemain meilleur. 3 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 REMERCIMENTS Ce rapport a été possible grâce à l’apport de plusieurs personnes qui ont contribué d’une manière ou d’une autre à sa confection ; il m’a donc semblé impératif de leurs adresser mes remerciements les plus sincères Notamment à : - Docteur SIDIKI CISSE Directeur Général de l’ANADER pour avoir accepté ma demande de stage - Monsieur DOSSO ISSOUFOU, Directeur Régional Ouest ANADER, pour m’avoir permis d’effectuer mon stage dans sa Direction Régionale - Monsieur GUIRIGA FRANCK et sa femme YAKE LILIANE pour leur aide et soutien quotidien ; - Mademoiselle GUIRIGA DESIREE pour son soutien indéfectible et sans faille, et pour cet Amour inconditionnel qui nous lie ; - Monsieur SANOGO MAMADOU, Chef de la Section ApprovisionnementLogistique et Moyenne Généraux, pour mon encadrement. - A l’ensemble du personnel de la DR ouest ANADER pour sa disponibilité, ses conseils pratiques et sa grande générosité dont j’ai bénéficié. - corps administratif et professoral du GROUPE EDHEC en particulier Monsieur M’BRA GUILLAUME mon encadreur pour sa disponibilité ; - tous les étudiants du Groupe EDHEC en particulier ceux de la logistique pour ... Nous ne saurons terminer ces remerciements sans saluer de tout cœur Monsieur CISSE LOSENI, Directeur des études du GROUPE EDHEC Abidjan pour...; Que Dieu vous bénisse autant que vous êtes. 4 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 SIGLES ET ABREVIATIONS AAC : Assistant Administratif et Comptable ACCR : Assistant Chef Comptable Régional AD : Autorisation de Dépense ADR : Animateur de Développement Rural BR : Bon de Réquisition CGR : Contrôleur de Gestion Régional CSALMG : Chef Section Appro-Logistique et Moyens Généraux CTR : Coordinateur Technique Régional CZ : Chef de Zone DR : Direction Régionale DRO : Direction Régionale Ouest RAF : Registre des Arrivées Facture SA2MG : 5 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 AVANT-PROPOS Admissible au Brevet de Technicien Supérieur Option Logistique-Transport et Transit après deux années de formation théorique reçue dans les grandes écoles, la validation et l’obtention définitive du diplôme prévoient l’accomplissement d’un stage en entreprise afin de se familiariser avec les réalités professionnelles et acquérir de l’expérience. Cette phase pratique est sanctionnée par un rapport qui sera soutenu en présence doit faire l’objet d’un rapport soutenu devant d’un jury d’examen qui décidera de l’admission définitive de l’étudiant. C’est dans cette perspective que nous avons effectué un stage à la Direction régionale Ouest (Man) 28 MAI au 28 AOUT 2019 au Service Finance et Moyens Généraux, précisément à la Section Apprologistique. au sein de L’ANADER. Quant au stage, il s’est déroulé à la Direction Régionale Ouest (Man) de l’ANADER du 28 MAI au 28 AOUT 2019, au Service Finance et Moyens Généraux, précisément à la Section Appro-logistique. Ce stage au sein de cette entreprise m’a permis de comprendre la gestion des biens et services objet de notre thème. En trois (3) mois, nous ne pouvons pas prétendre avoir mis en pratique les enseignements reçus et en apprendre davantage. Cependant, nous espérons ce document qu’il Rrépondra aux attentes de notre jury et probablement servira de modèle aux générations futures 6 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 Enfin ce document n’étant qu’une œuvre humaine, celui-ci ne peut prétendre être parfait. Cependant, nous espérons qu’il Répondra aux attentes de notre jury et probablement servira de modèle aux générations futures. INTRODUCTION Dans le souci d’apporter un appui en matière de conseil agricole aux fins de rendre professionnelles les populations du monde rural dans la région du Tonkpi, l’Agence National d’Appui au Développement Rural (ANADER) a ouvert une Direction Régionale dans cette partie du pays. En effet, la Direction régionale Ouest (DRO) ANADER a ouvert ses portes en 1994 (depuis la création de l’ANADER). Elle comprend neuf (9) zones. Le siège de la Direction Régionale est structuré en plusieurs services régionaux parmi lesquels figure la section approvisionnement-logistique du Service Régional Finance et Moyens Généraux. 7 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 À notre arrivée à la Direction régionale Ouest (DRO), nous avons constaté une forte demande en approvisionnement tant en biens qu’en services. Fort de ce constat, la préoccupation suivante s’imposait à nous : Quelle gestion optimale de l’approvisionnement pour des achats de biens et services ? Pour répondre à cette préoccupation nous avons axé notre travail sur le thème suivant : « gestion des biens et services, cas de la Direction Régionale Ouest. » Cela suppose la connaissance de toutes les procédures afférentes et notre contribution à l’amélioration de ce système. Dans notre analyse, nous présenterons dans un premier temps la Direction Générale et la Direction Régionale Ouest de l’ANADER, ensuite nous ferons une étude technique de notre thème et enfin nous ferons nos critiques et suggestions. PREMIÈRE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE L’ANADER ET DU CADRE SPÉCIFIQUE 8 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE 9 ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 I - PRESENTATION GENERALE DE L’ANADER 1- Historique de l’ANADER L’Agence Nationale d’Appui au Développement Rural (ANADER) a été créée Par décret n ° 93/777 du 29 septembre 1993 Elle résulte de la dissolution de trois (3) grandes sociétés d’Etat à savoir : La SATMACI : Société d’Assistance Technique et de Modernisation de l’Agriculture de Côte d’Ivoire. La CIDV : Compagnie Ivoirienne de Développement des Vivriers. La SODEPRA : Société de Développement des Productions Animales Ce décret a été rendu opérationnel dans son application le 24 juin 1994 avec le début effectif des activités de la nouvelle structure qu’est l’ANADER. 2- Statut juridique de l’ANADER De Société d’économie mixte de type particulier à sa création, l’Agence Nationale d’Appui au Développement Rural devient à partir du 16 avril 1998 une société anonyme (SA) suite à l’Assemblée Générale du 28 mars 1998. Elle a un capital de cinq cents millions de francs (500.000.000F) composé de 100 000 actions de valeur nominale 5 000 F. Le montant de son capital social se subdivise de la façon suivante entre ses associés : 35 % du capital est détenu par l’État de Côte d’Ivoire 65 % du capital est détenu par les familles professionnelles agricoles et les sociétés privées. 3-Mission générale de l’ANADER 10 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 Contribuer à l’amélioration des conditions de vie du monde rural par la professionnalisation des exploitants et des OPA en concevant et en mettant en œuvre des outils appropriés, des programmes adaptés pour assurer un développement durable et maitrisé. Cette mission consiste à : Favoriser le professionnalisme des producteurs agricoles, des éleveurs et sylviculteurs ; Accroitre la qualité, la productivité et les revenus ; Assurer la promotion des coopératives agricoles et des associations de producteurs ; Réaliser des études de projets agricoles et répondre efficacement à la demande des clients ; Exécuter tout programme ou projet de développement confié à elle par l’État ; Conseiller les pouvoirs publics sur les questions liées à la promotion du monde rural : formation, crédit, recherche/développement, aménagements ruraux, sécurité foncière, etc. 4— Domaines de compétence de l’ANADER La compétence de l’ANADER se situe à plusieurs niveaux : Conseil Agricole et Rural Genre et développement Formation Planification du Développement rural Local Etude de projets Génie rural et mécanisation agricole Suivi-Evaluation Recherche-Développement Appui à la lutte contre les pandémies en milieu rural 11 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 5- Organisation et fonctionnement de l’ANADER L’ANADER est structurée de la façon suivante : Un conseil d’Administration Une Direction Générale Des Directions Régionales Des Zones Des Centres de formation Des Centres d’accueil 5-1- Le Conseil d’Administration Il comprend douze (12) membres répartis de la façon suivante : Quatre (4) représentants de l’État de Côte d’Ivoire, Cinq (5) représentants des organisations professionnelles Trois (3) représentants du secteur privé. 5-2- La Direction Générale La Direction Générale est composée de plusieurs entités qui concourent à la coordination de l’ensemble des activités de la structure. Elle comprend : Un Directeur Général Une Directrice Générale Adjointe Un assistant de Direction Deux (2) Conseillers Techniques : o Conseiller Technique chargé des projets et programmes o Conseiller Techniques chargé de la formation Onze (11) Directions Centrales o o o o o 12 La Direction Marchés et Moyens Généraux La Direction genre et Développement La Direction Informatique et Systèmes d’Information La Direction Suivi-Evaluation et Qualité La Direction Audit Interne et Contrôle de Gestion o La Direction Etudes et Consultances (DEC) Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 o La Direction d’Appui aux Filières de productions végétales et Agricoles (DAFPVA) o La Direction des Ressources Humaines (DRH) o La Direction Financière et Comptable (DFC) o La Direction Marketing, Communication (DMC) 5-3- Les Directions Régionales L’ANADER comprend sept (7) Directions Régionales : La Direction Régionale Sud (ABIDJAN) La Direction Régionale Centre-Ouest (DALOA) La Direction régionale Nord (KORHOGO) La Direction Régionale Centre (BOUAKE) La Direction régionale Centre Est (ABENGOUROU) La Direction régionale Ouest (MAN) La Direction régionale Sud-ouest (SAN-PEDRO) 5-4- Les Zones L’ANADER comprend cinquante-sept (57) Zones de développement et couvrant tous les départements et les pays ruraux. Chaque Zone est dirigée par un Chef de Zone (CZ) assisté par les Techniciens spécialisés (TS), les enquêteurs et du personnel d’appui que sont les comptables, les secrétaires, les chauffeurs, les gardiens. 5-5- Les Centres de Formation L’ANADER comprend quatre (4) Centres de Formation : 13 Centre de Formation Mécanisme Agricole de Grand-Lahou Centre de Formation de Bingerville-Lamé Centre de Formation de Gagnoa-Lakota Centre de Formation de Kotobi Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 II - PRÉSENTATION DE LA DIRECTION RÉGIONALE OUEST DE L’ANADER ET DU CADRE SPÉCIFIQUE 1— PRÉSENTATION DE LA DRO 1-1 Situation géographique La Direction Régionale Ouest de l’ANADER (DRO) est située à l’ouest de la Côte d’Ivoire et s’étend sur quatre régions administratives : la région du TONKPI, du Cavally, du Guemon et du Bafing. Le Siège est à MAN au quartier Camp SEA, route du lycée Moderne 1 . 1-2 Organisation de la Direction régionale Ouest (annexe 1) La Direction régionale Ouest est dirigée par : 1-2-1 Un Directeur Régional Il est le premier responsable de la région. Il coordonne toutes les activités de la région, met en application toutes les décisions provenant de la Direction Générale et rend compte au Directeur Général. Il est aidé dans sa tâche par deux (2) grandes entités ; technique d’une part et administrative et financière d’autre part 1-2-2 Entité technique Cette partie est dirigée par un Coordonnateur Technique Régional (CTR). Il est chargé de coordonner les activités des chefs de services techniques régionaux qui sont : Service Régional chargé des filières de Production Végétale Service Régional chargé des filières des Productions Animales et Halieutiques Service Régional chargé du Développement Local Service Régional Chargé de l’Appui aux Organisations Professionnelles Agricoles Le Service Régional Suivi-Evaluation-Qualité Le Service Régional Recherche et Développement. 1-2-3 Entité administrative et financière Cette partie composée de : 14 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 Quatre (4) Services Régionaux o Le Service Régional Formation et Ressources Humaines o Le Service Régional Finance et Moyens Généraux o Le Service Régional Planification et Contrôle de Gestion o Le Service Régional Informatique et Gestion de l’Information 2-1 2- PRÉSENTATION DU CADRE SPÉCIFIQUE Objet du service Le service financier et moyens généraux est subdivisé en deux sections : la section finance comptabilité et la section approvisionnement logistique (l’appro-log). C’est dans cette dernière que nous avons effectué notre stage. L’appro-log est chargé de la gestion du patrimoine et de l’approvisionnement en biens et services de tout le siège de la DRO et assiste les zones où et quand besoin est. 2-2 Les ressources 2-2-1 Les ressources humaines L’appro-logistique est composé d’un Chef Section . Le chef Appro-logistique est donc la seule personne dans son bureau. 2-2 -2 Les ressources matérielles Au plan matériel, l’appro-logistique dispose de : - Un bureau, Un ordinateur bureau avec son équipement, Une imprimante, Un placard, Des cartons d’archives Du matériel pour l’entretien des locaux et des voitures Du matériel de reliure. Les stocks des fournitures 15 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 LA CARTE GÉOGRAPHIQUE DE L’ANADER DR OUEST 16 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 DEUXIÈME PARTIE LA GESTION DES BIENS ET SERVICES 17 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 II - LA PROCÉDURE DE GESTIONS DES BIENS ET SERVICES 2-1 LES PROCÉDURES D’ACHAT 2.1-1-Identification du besoin Les besoins sont identifiés en fonction de la nature de l’article et d’après le calendrier de réapprovisionnement. Chaque entité exprime ses besoins en nature et en quantité qui sont renseignés sur le bon de réquisition (BR) de ceux-ci quel que soit le montant de la dépense. 2.1-2-Etablissement de La Liste des Fournisseurs Agrées Rôles et importances de la liste des fournisseurs agréés La liste des fournisseurs agrées comme son nom l’indique est un répertoire qui enregistre la liste de l’ensemble de tous les fournisseurs retenus par le chef Apprologistique de la DRO dans le cadre de l’acquisition des biens et services pour l’approvisionnement de la direction. Elle est obligatoire. Les critères de choix des fournisseurs agrées sont les suivants : il s’agit de rechercher les fournisseurs présentant les conditions de sérieux, de technicité, de solvabilité, d’honnêteté et de disponibilité suffisantes et nécessaires pour garantir la fourniture des services et matériels qui leur seraient commandés. Le chef Appro-logistique doit avoir toutes les informations sur les différents fournisseurs. Ce répertoire est actualisé en début de chaque année. Ce répertoire doit aussi contenir toutes les informations sur les fournisseurs. - Les informations sur les fournisseurs Domaine d’activités du fournisseur La résidence du fournisseur L’adresse du fournisseur La situation géographique Le contact téléphonique Le numéro de compte contribuable Le numéro du registre de commerce Le nom du responsable 18 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 - Les références professionnelles 2.1-3- Choix du Fournisseur et appel d’offres Le chef Appro-logistique procède à une demande de facture pro forma chez ses différents fournisseurs agréés afin de déterminer le meilleur selon des critères qui sont fonction de la nature de l’achat. C’est donc cette procédure qui fait office d’appel d’offres pour ce qui est des achats de biens et services. Le choix du fournisseur n’incombe qu’à la SALMG. Pour ce qui est des contrats, un appel d’offres est lancé dans les règles de l’art. 2.1-4- Etablissement et étape du bon de réquisition (B .R) (ANNEXE 2) Le bon de réquisition est un document de l’ANADER qui permet d’énumérer tous les détails concernant les dépenses à effectuer, quel que soit le montant des engagements. Le service qui fait la demande d’approvisionnement est celui qui remplit le bon de réquisition (BR). Il est la première étape du processus d’approvisionnement, le BR matérialise donc les besoins de ce service. Il est établi en cinq (5) exemplaires, l’on y porte les différentes imputations que sont dont les codes budgétaires et codes géographiques des centres de responsabilité, puis le BR est transmis à la SALMG pour valorisation. Valorisation du Bon de Réquisition La valorisation du BR est faite par la SALMG après appel d’offres, au besoin ou grâce à la comparaison des différentes factures pro forma ou encore des devis des travaux, la procédure de valorisation est fonction de la nature du besoin exprimé sur le BR et du choix du fournisseur. Elle consiste à y porter les mentions suivantes : la qualité et la nature de l’article ou du service voulu, le prix unitaire, le prix total, le net à payer. Après valorisation, il est transmis au contrôleur de gestion régional pour contrôle 19 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 2.1.5- Transmission au Contrôleur de Gestion Régional (CGR) Le contrôle de gestion est défini comme le processus par lequel les gestionnaires s’assurent que les ressources sont soient acquises et utilisées utiliser de façon efficiente et efficace pour l’atteinte l’attente des objectifs de l’entreprise DE l’ANADER. Il reçoit le B.R. pour vérification arithmétique des montants portés sur celui-ci. Il vérifie la disponibilité budgétaire. En cas de rejet, il le notifie au service demandeur et à la SALMG. En cas de validation, il renseigne la partie budgétaire et marque son visa sur le BR. Il garde un exemplaire du BR et retourne le reste les restants au service approvisionnement la répartition suivante : pour une répartition qui se présente comme suit : – deux (2) exemplaires (bleu et blanc) au service financier et comptable (SFC) – un (01) exemplaire (rose) reste à la SALMG – un (01) exemplaire (vert) reste en souche. Après acceptation, le chef approvisionnement-logistique procède à l’exécution de la commande. 2.1.6 -Etablissement du Bon de la Commande (BC) (annexe 3) Le Bon de Commande est un document établi établit par le chef Approvisionnement-Logistique en six (6) exemplaires prés numérotés lorsque la commande est égale ou supérieure à la somme de cent mille francs (100 000 frs)., après établissement, le Bon de Commande il est transmis au Service Finance Comptabilité pour la première signature et ensuite au directeur régional pour les ultimes vérifications et pour la deuxième signature. Le B.C. doit avoir la même date de facture d’arrivée que le BR. Le BC retourne alors à la Section ApproLogistique pour exécution de la commande et de la répartition des feuillets aux différents destinateurs, il se présente comme suit : 20 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE - ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 Deux (2) exemplaires (blanc et jaune claire) au fournisseur Un (01) exemplaire (bleu) au SFC Un (01) exemplaire (jaune foncé) au CGR Un (01) exemplaire (vert) à la SALMG Un (01) exemplaire (rose) reste en souche 2.1.7. SUIVI DU BON DE COMMANDE Le bon de commande émis doit doivent faire l’objet d’un suivi matérialisé par étape étapes de dénouement sur un registre des commandes qui permet d’effectuer les relances en temps opportun, tenu au SA2MG. Ensuite, seront sera ouverts un registre pour les commandes locales et un autre registre pour les commandes à l’importation. Dès son émission, tout bon de commande doit faire l’objet de la part du SA2MG d’un enregistrement chronologique et selon la séquence numérique des bons de commande sur l’un ou l’autre des registres de commande. II-2 – LES DIFFÉRENTES FORMES D’ACHATS ET LEURS GESTIONS 2.2.1-Marchés et Contrats Pour les marchés et contrats divers, la SALMG établit le BR conformément aux montants prévus au contrat après appel d’offres. Au besoin, le BR est accompagné d’un exemplaire du contrat ou du marché sur lequel est marqué les inscriptions des différentes imputations notamment codes budgétaires et code géographique des centres de responsabilités. Les différentes formes de marchés ou de contrats se composent principalement de : construction nouvelle et réhabilitation de locaux ; et divers contrats tels que les services de gardiennage, nettoyage, location de locaux et autres formes de contrats. Ils suivent la procédure d’approvisionnement habituelle. 2.2.2 -Contrat de Fourniture Le contrat de fourniture c’est le contrat (d’eau, électricité, téléphone, télécopie) le SA2MG doit ouvrir et maintenir un dossier de gestion par contrat : - Copie du contrat - Inventaire des compteurs par type - Recensement des avances dépôt 21 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 Tout relevé du compteur doit faire l’objet de la part de SA2MG d’un relevé contradictoire établie au moment du passage de l’agent de l’administration concerné et visé par lui. 2.2.3-Les Ordres de Missions (annexe 4) Afin de prendre à temps des dispositions tant techniques que financières (véhicules, avance sur frais de mission), les ordres de mission sont établis et introduis introduits dans le circuit des procédures une semaine avant le départ de la en mission. Le chef Approvisionnement logistique détermine les frais du responsable et du chauffeur, le montant du carburant nécessaire puis le laisse poursuivre les différentes étapes de la procédure d’approvisionnement. Pour les missions, on établit deux (BR). Un bon de réquisition pour les frais de mission, accompagné des ordres de mission du responsable et du chauffeur signé par le Directeur régional général et un autre pour le carburant en précisant les différentes destinations. LE CARBURANT Le carburant est géré par carte de rechargement de carburant. Les cartes de station carburant sont affectées aux différents véhicules de la Direction régionale Ouest quand ils doivent aller en mission pour leur permettre de se ravitailler en carburant. LE PATRIMOINE (Revoir cette partie) Tous biens Tout bien acquis au patrimoine de l’ANADER sont matérialisés par un sticker portant un code d’identifiant. Les motos sont stockées dans les magasins après leurs achats (les nouvelles motos transitent par la DR pour enregistrement). Les véhicules quant à eux, ils sont gérés grâce aux tableaux de bord qui permet au gestionnaire du parc auto de connaitre les mouvements des véhicules. Après cela, le chef approvisionnement logistique procède à l’affectation aux différents services et agents intéressés. Les autres biens tels que les intrants et autres produits agricoles sont mis dans les magasins avant leur distribution. (le patrimoine de la DRO n’est pas seulement constitué de motos et de véhicules) 22 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 LE PARC AUTO Il existe un fichier appelé répertoire du parc automobile qui permet de connaitre le type du véhicule, la marque, le numéro de série etc. …Le contrôle du véhicule se fait grâce au carnet du véhicule. En effet le carnet de véhicule est un document propre à l’ANADER et qui permet de savoir quotidiennement les différentes activités menées diffèrent activité menées par avec le véhicule ainsi que le kilométrage parcouru ACHATS DE STOCK Le chef Appro-logistique établit un bon de réquisition de fourniture pour l’ensemble des services. Il détermine les quantités à commander en fonction des niveaux maxima prévus sur la fiche de stock. Le contrôle budgétaire se fait comme d’habitude. Les autres opérations depuis le bon de commande jusqu’à la réception des marchandises suivent les procédures normales. 2.2.4-Les Dépenses Spécifiques Elles se composent des factures (eau, électricité, téléphone, etc.) et des impôts fonciers., l’établissement de leurs BR est fait dans ce cas spécifique par la SALMG, toutefois remisent dans le circuit les dépenses spécifiques suivent la procédure normale après cette étape. II-3 -EXÉCUTION DE LA COMMANDE ET RÉCEPTION DE LA MARCHANDISE 2.3.1-Exécution de la Commande et Suivi de la Commande La commande est exécutée selon les différents critères retenus lors du choix du fournisseur., le Chef Appro-logistique s’en charge et fait le suivi de la commande pour que la livraison soit faite à temps et conformément dans les temps et conforme aux besoins exprimés sur le B.R.. Le suivi de l’exécution de la commande se fait par appels téléphoniques compte tenu de la relation de confiance déjà établie entre les fournisseurs et le chef APPRO. du fait que les fournisseurs sont généralement les mêmes et de la relation de confiance déjà 23 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 établit le suivi se fait par téléphone. L’achat de carburant nécessite un bon de sortie carburant (Annexe 5). 2.3.2-Réception de La Marchandise et des Documents Comptable 2-3.2.1 – réception de la marchandise Lors des livraisons et réception des marchandises par le Chef Appro-logistique et par le service demandeur, le chef Appro-logistique reçoit la conformité de la marchandise par rapport au bon de commande. Il effectue aussi un contrôle quantitatif pour vérification au niveau de la conformité de celle-ci avec la commande passée. Après cette étape, le fournisseur remet les différents documents relatifs à la marchandise soit pour paiement soit pour y porter des observations relatives à un problème nécessitant le retour de la marchandise le cas échéant. Ces différents documents sont : la facture et le bon de livraison (si exigé ou si besoin est). 2.3.2-2- Réceptions des documents comptables - Réception contrôle de la facture L’enregistrement est obligatoire dès la réception de la facture qui est transmise au Chef Appro-logistique puis au service demandeur pour certification de la réception de la marchandise, les motifs de retour des factures fournisseurs sont : - L les es erreurs de calcul - l’absence d’originaux BC - l’absence de l’original de la facture - l’absence de la date de facturation Le service comptabilité enregistre toutes les factures reçues. L’un de ces motifs entraine obligatoirement le non-enregistrement de la facture et le retour au fournisseur avec indication de motif. Le Chef Appro-logistique doit être avisé. Toute facture, même accompagnée de marchandises doit être déposée au service courrier par le fournisseur. Le fournisseur adresse sa facture en six (6) exemplaires. Le service comptabilité appose le cachet original sur l’original de la facture et le cachet copie sur les autres. - Procédure D’enregistrement Comptable La présente procédure a pour objet de préciser les modalités d’engagement dépenses en matière d’approvisionnement en biens et en services. Les 24 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 comptables reçoivent les factures ou ordres de missions du chef comptable. Le chef comptable et la caisse sont chargés de la phase règlement 2.3. 2-3 La facture (annexe 6) Elle est la facture définitive que le fournisseur remet au Chef Appro-logistique pour paiement de la somme due. Le Chef Appro-logistique vérifie tout d’abord la conformité de la facture. Une facture est dite conforme quand elle porte les mentions suivantes : La date exacte, le nom du fournisseur ou le nom du gérant de la société qui fournit Le numéro du compte contribuable (au besoin) Le régime d’imposition fiscal, Les différents achats en unité, prix unitaire, un prix total, la somme de la facture arrêtée en chiffre et en lettres La signature du fournisseur cachetée. Être adressée à l’ANADER La facture est déclarée conforme est transmise à la section comptabilité pour paiement sinon elle est retournée au fournisseur avec la mention : « non conforme pour… » 2-3.2-4 le bon de livraison (Annexe 7) Il est joint à toute facture ayant fait l’objet de commande de biens. L’on y porte les observations faites au cours de la livraison si nécessaire. 2.3.3-5 Les Fournitures de Bureau Elles composent la plus grande partie des achats et suivent la procédure normale d’approvisionnement, elles nécessitent la plupart du temps un B.C. parce que les besoins des différents services sont souvent regroupés en une seule commande. La répartition des achats après réception se fait par le Chef Appro-logistique. Il dispose d’un registre de gestion des stocks qui prend en compte toutes les entrées, sorties, les stocks et l’émargement des bénéficiaires. Le renouvellement des stocks se fait dès que le stock d’alertes est atteint et les sorties sont faites selon la méthode FIFO-first in first out (premier entré-premier sorti). 25 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 2.3.4-Achats pour Stock Le Chef Appro-Logistique établit un bon de réquisition de fourniture pour l’ensemble des services. Il détermine les quantités à commander en fonction des niveaux maxima prévu sur les fiches de stock. Le contrôle budgétaire se faire comme d’habitude 2.3.5-Le paiement Le paiement est effectué par la comptabilité.Après vérification de la disponibilité financière, le fournisseur est payé en espèces ou par chèque. Si son dû est inférieur ou égal à cent mille francs (100 000), il signe alors l’autorisation de dépense (Annexe 8) qui est un document qui matérialise le paiement par caisse. il ce document est tenu par la caissière régionale et cosigné par le chef comptable qui elle se charge de le payer . Si la somme est supérieure à cent mille francs (100 000) alors le fournisseur est payé par chèque bancaire. II.4– LE SUIVI POST APPROVISIONNEMENT ET LE STOCKAGE 2.4.1-Le suivie post approvisionnement Le suivie post approvisionnement se faire par le chef approvisionnement. C’est le fait de recevoir la marchandise et de la maintenir dans un bon état et dans un endroit sûr et fiable afin de faciliter facilité la distribution des marchandises à a chaque service 2.4.2 Le suivi financier et comptable ( revoir c appro) Le suivi financier est effectué par la section comptabilité., Il consiste à enregistrer la pièce (facture, ordre de mission, etc.) dans les brouillards et les registres tout d’abord et selon le mode de règlement (espèce ou chèque) et ensuite dans les journaux comptables (banque, caisse, dépense). le registre carburant et le journal carburant sont du ressort du Chef Appro-logistique. Les pièces sont alors renseignées selon une codification. Le suivi financier et comptable en vue d’un 26 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 meilleur contrôle financier et budgétaire et pour avoir une traçabilité des fonds engagés. 2.4.3- Le suivi logistique et l’entrée au patrimoine Le suivi logistique est le fait de suivre la marchandise pendant sa période sous garantie pour qu’elle puisse être retournée au fournisseur si la défaillance n’est pas du fait du service utilisateur. L’entrée au patrimoine est faite après acquisition du bien. L’entrée au patrimoine se matérialise par la pose des stickers portant un code identifiant relatif au bien sorti du répertoire de codification venu du siège. 2.4.4-Le stockage Les différents biens consommables doivent être mis en stock et suivis selon la procédure. À titre d’illustration, le carburant peut être stoker avec le principe des bonnes valeurs dans un registre de carburant. Les autres biens le sont selon le cas. 27 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 TROISIÈME PARTIE : CRITIQUES ET SUGGESTIONS 28 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 III-1 CRITIQUES La procédure de la gestion des biens et services mise en place par la section chargée de l’approvisionnement et de la logistique au sein de la DRO est le signe que l’ANADER accorde une place de choix à la gestion des moyens généraux. La maestria, le dévouement et l’abnégation dont fait preuve le Chef Appro-logistique constituent un réel atout dans son fonctionnement. Le Chef Appro-logistique en faisant de l’optimisation à tous les niveaux son crédo apporte entière satisfaction aux agents de la DRO. Il approvisionne en temps réel et dans les lieux où les besoins s’expriment le matériel ou le service de qualité pour que l’agent l’ANADER ait un meilleur environnement du travail afin d’être efficace et efficient. Toutefois, le Service Appro-logistique n’est pas exempt exempte d’imperfections et de dysfonctionnement. Son tenant est le seul à accomplir toutes les tâches et manque d’un assistant qui aurait pu tenir le registre de stock des biens (fournitures et consommables, etc.) exempt Cela impacte négativement sur son efficacité dans l’exécution de certaines tâches ; ce qui provoque le retard dans le travail. Parfois, certaines dépenses effectuées ne suivent pas la procédure. Aussi, l’absence de gestionnaire de stock entraine le non suivi régulier de matériels. III-2 SUGGESTIONS Le Service Appro-logistique devrait disposer de plus de moyens humains, cela afin d’accroitre sa performance pour une meilleure gestion du service. Aussi, le Chef Appro-Logistque doit prendre toutes les mesures afin que les commandes effectuées suivent la procédure normale. Le suivi des commandes doit souvent se faire par des visites de terrain pour démontrer au fournisseur tout le sérieux et la rigueur qu’une commande exige à l’ANADER. Enfin le stockage des biens doit être une priorité, il doit y avoir un document retraçant les opérations sur les stocks. 29 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 CONCLUSION Au terme de notre stage, nous retenons que, les trois (3) mois de formation pratique que nous avons eus à la Direction régionale Ouest de l’ANADER ; nous ont été très bénéfiques, en ce sens que nous avons pu confronter nos connaissances théoriques à la pratique. En effet, l’objet de ce stage était de maitriser le processus d’approvisionnement à la DRO ANADER. Nous avons axé notre travail sur l’enclenchement du processus d’approvisionnement jusqu’au suivi post approvisionnement. Le stage effectué nous a permis d’actualiser nos acquis théoriques, de les confronter aux réalités et de maitriser le processus de la gestion des biens et services. Cela nous a également aidé à mieux comprendre le fonctionnement d’une entreprise, donné un aperçu de la vie professionnelle et le travail en équipe qui sont les aptitudes majeures. C’est donc avec une réelle assurance d’avoir beaucoup appris que notre stage a pris fin au sein de la structure ANADER tout en encourageant le maintien de celle-ci par l’Etat de Côte d’Ivoire eafin d’apporter non seulement le conseil agricole aux paysans mais aussi de former les stagiaires dans tous les profils professionnels ; en particulier la fonction de Logisticien en Transport et Transit, un maillon essentiel dans toute Entreprise. 30 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 BIBLIOGRAPHIE - Archives de l’entreprise - Support de cours WEBOGRAPHIE - www.google.ci - www.wikipédia.com - www.google.fr 31 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE RAPPORT DE STAGE BTS LOGISTIQUE ANNEE ACADÉMIQUE 2018-2019 ANNEXE Annexe 1 : organigramme de la DRO Annexe 2 : le Bon de Réquisition Annexe 3 : le bon de commande Annexe 4 : l’ordre de mission Annexe 5 : le bon de sortie Annexe 6 : la facture Annexe 7 : le bon de livraison Annexe 8 : l’autorisation de dépense 32 Présenté par : GUIRIGA DOMINIQUE VICTOIRE
