NOTICE EXTERNE AOUT 2018 POLITIQUE RELATIVE AU TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES RECUEILLIES DANS LE CADRE D’UN PROCESSUS DE RECRUTEMENT 1. A PROPOS DE L’ENTREPRISE ET DE LA PRESENTE POLITIQUE TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES RECUEILLIES DANS LE CADRE D’UN PROCESSUS DE RECRUTEMENT Bpifrance, Banque publique d'investissement, accompagne les entreprises, de l'amorçage jusqu'à la cotation en bourse, du crédit aux fonds propres. Interlocuteur privilégié, Bpifrance propose dans chaque région des solutions de financement ou d’investissement adaptées à chaque étape de la vie des entreprises. Bpifrance est une banque citoyenne dotée d’un code de déontologie et d’une politique anti-corruption. Bpifrance est une banque partenaire des entrepreneurs qui les accompagne durablement pour soutenir leur croissance et leur compétitivité. Les équipes sont au cœur des régions, sur l’ensemble du territoire, à travers ses 53 implantations régionales. Bpifrance s’engage à protéger vos données à caractère personnel. Les activités relatives au recrutement sont généralement coordonnées dans la filiale dans laquelle vous déposez votre candidature. La filiale est chargée de traiter vos données à caractère personnel au cours des activités relatives au recrutement en France. La présente politique de traitement des données personnelles recueillies a pour vocation d’informer les candidats sur la façon dont nous recueillons, utilisons, partageons, protégeons et traitons leurs données à caractère personnel pendant le processus de recrutement. Les données à caractère personnel sont toutes les informations permettant d’identifier une personne physique que ce soit directement ou indirectement (« Données à caractère personnel »). La présente politique a également pour vocation d’informer les candidats à propos de leurs droits afférents à leurs Données à caractère personnel et sur la façon dont ils peuvent les exercer. La présente politique s’applique à toutes les Données à caractère personnel que nous recueillons directement ou indirectement à votre sujet et que nous utilisons pour le recrutement. Les types de Données à caractère personnel que nous recueillons auprès de vous ou de tierces parties impliquées dans le processus de recrutement (y compris nos partenaires que sont les agences de recrutement ou agences d’intérim) dépendront de l’emploi que vous recherchez ou le poste auquel vous avez candidaté. 2. QUELLES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL RECUEILLONS NOUS A VOTRE SUJET ? Dans le cadre du processus de recrutement, nous traitons les données à caractère personnel suivantes concernant les candidats (toutes les données ne seront pas nécessairement traitées pour chaque candidat) : • Coordonnées : nom complet et prénom, adresse postale et électronique, numéro de téléphone. • Formation : informations sur les écoles et universités que vous avez fréquentées, tous les diplômes, certifications, ou autres qualifications dont vous êtes titulaires, notes et résultats obtenus. 1 • Expérience professionnelle : vos expériences professionnelles précédentes, les détails des responsabilités que vous avez occupées, les informations sur votre performance (y compris toutes les références transmises) ainsi que le contenu de votre curriculum vitae. • Autres : détails sur un poste précédent auquel vous aviez postulé dans l’entreprise et la suite donnée à votre candidature ; vos intérêts ou préférences que vous pouvez fournir en raison de leur pertinence pour votre candidature ; vos réponses à des questions de compétences spécifiques posées dans le cadre du processus de candidature. Si vous choisissez de ne pas fournir les Données à caractère personnel concernées, il est possible que nous ne puissions pas traiter votre candidature. Il ne vous est pas demandé de nous fournir des Données à caractère personnel sensibles sauf si elles sont nécessaires pour remplir les obligations et des droits spécifiques conformément aux exigences légales et réglementaires. Les Données à caractère personnel sensibles incluent des données qui révèlent les origines raciales ou ethniques, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance à un syndicat, votre santé ou votre vie ou orientation sexuelle. Si vous choisissez de fournir des Données à caractère personnel sensibles, par exemple afin que nous aménagions votre poste de travail en cas de situation de handicap, nous nous assurerons de détenir une base légale sur laquelle traiter ces informations, par exemple l’obtention de votre consentement explicite. 3. A QUELLES FINS VOS DONNEES ET COMMENT VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SONT COLLECTEES ET UTILISEES ? Nous collectons et traitons vos données à caractère personnelle afin : • D’évaluer votre candidature et de son adéquation à un poste de l’entreprise • De vous contacter et vous communiquer des informations concernant le processus de recrutement et toutes les évaluations, tous les entretiens et autres activités similaires auxquels nous pouvons vous demander de participer aux fins d’évaluer votre candidature • Pour nos finalités internes et pour garantir que nous pourrons prendre les dispositions utiles pour aménager le poste en fonction de votre situation et/ou votre handicap • De vous identifier à l’avenir si vous postulez à un autre poste au sein de Bpifrance dans les deux ans suivant la date à laquelle vous avez déposé votre candidature • Si cela est nécessaire pour respecter des exigences légales ou règlementaires • En rapport à une demande en justice, défense, action ou litige Notre traitement est nécessaire afin de prendre des mesures pour étudier votre candidature avant d’établir une relation professionnelle avec vous. Des collaborateurs de Bpifrance impliqués avec la Direction des ressources humaines dans des activités relatives au recrutement peuvent s’en charger uniquement dans l’une des finalités relatives au recrutement. L’utilisation et le traitement de vos données à caractère personnel n’excèderont pas les finalités relatives à la procédure de recrutement telles que susmentionnées. Lorsque le processus de recrutement aboutira à l’établissement d’une relation professionnelle, de nouvelles Données à caractère personnel seront demandées et il sera nécessaire que nous les traitions davantage. Bpifrance | RGPD NOTICE RECRUTEMENT | DATE 17 AOUT 2018 |2 En cas de questions ou si vous souhaitez plus d’informations sur les finalités et/ou traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l’aide des coordonnées du délégué à la protection des données (DPO) figurant à la fin de la présente politique. 4. AVEC QUI PARTAGEONS NOUS VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL L’accès à vos Données à caractère personnel est restreint aux partenaires des processus de recrutement, collaborateurs des ressources humaines et collaborateurs opérationnels pour lesquels l’accès est nécessaire et en rapport avec l’une des finalités relatives au recrutement. Les Données à caractère personnel ne seront pas partagées avec un tiers, excepté (i) si vous avez donné votre consentement, (ii) si cela est licite, ou (iii) si la législation ou des autorités compétentes l’exigent. 5. PERIODE DE CONSERVATION DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL Nous conserverons vos Données à caractère personnel une fois les finalités relatives au recrutements atteintes. La durée de conservation est variable et dépend de la nature des données et des finalités poursuivies. Ainsi, et sous réserve des dispositifs légaux en vigueur, la durée de conservation de vos données à caractère personnel n’excèdera pas deux ans. Nous pouvons conserver vos Données à caractère personnel plus longtemps, uniquement après avoir obtenu votre consentement explicite. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment (mais notez que le retrait du consentement n’affectera pas la licéité du processus entrepris avant ce retrait). Afin de retirer votre consentement, merci d’utiliser les coordonnées du Bureau figurant à la fin du présent Avis de confidentialité relatif au recrutement. 6. COMMENT PROTEGEONS-NOUS VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL Bpifrance emploie diverses mesures physiques, techniques et organisationnelles conçues pour fournir aux Données à caractère personnel une protection raisonnable contre leur perte, leur utilisation abusive ou l’accès illicite à celles-ci, leur divulgation, altération ou destruction. Vous pouvez demander d’autres informations concernant nos mesures techniques et organisationnelles à tout moment en nous contactant. Les données à caractère personnel recueillies via un site Internet ou qui sont transmises par messagerie sont protégées lors de leur transit par des processus de cryptage standard. Toutefois, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations sur Internet ou transmises via Internet. 7. DE QUELS DROITS DISPOSEZ-VOUS CONCERNANT VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL Nous vous faisons confiance pour nous fournir des Données à caractère personnel précises, complètes et actuelles. Bpifrance | RGPD NOTICE RECRUTEMENT | DATE 17 AOUT 2018 |3 Vous pouvez également nous contacter pour demander plus d’informations en rapport avec nos activités de traitement des données ou pour exercer vos droits concernant vos Données à caractère personnel. Ces droits incluent : • Accès – Le droit d’accéder à vos Données à caractère personnel et de recevoir une copie des Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. • Rectification et effacement – Vous pouvez demander que nous actualisions vos Données à caractère personnel en nous contactant à tout moment. Dans certaines conditions bien précises, vous pourrez avoir le droit de demander l’effacement de vos Données à caractère personnel de nos systèmes. Dans la mesure du possible, nous informerons quiconque ayant reçu vos Données à caractère personnel, des actualisations de vos Données à caractère personnel ou de votre demande d’effacement de vos Données à caractère personnel. • Limitation du traitement – Dans certaines circonstances, il peut être possible de nous demander de limiter la façon dont nous traitons vos Données à caractère personnel (par ex. nous demander de continuer à stocker vos Données à caractère personnel, mais de les traiter avec votre consentement). • Opposition – Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel. • Portabilité des données – Vous avez le droit à la portabilité des données dans certaines circonstances précises, lorsque (i) vous nous avez fourni vos Données à caractère personnel, (ii) notre traitement repose sur votre consentement ou est nécessaire pour exécuter un contrat avec vous, et (iii) le processus est automatisé. • Réclamations – vous avez le droit de nous contacter à tout moment si vous souhaitez déposer une réclamation concernant notre traitement de vos Données à caractère personnel et vous pouvez déposer une réclamation à tout moment auprès d’une autorité de contrôle compétente. • Retrait du consentement – Lorsque nous nous sommes fiés à votre consentement en tant que base légale du traitement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Le retrait n’invalide pas le traitement sur la base du consentement qui est survenu avant le retrait. Lorsque vous nous contactez en rapport avec l’un de vos droits (décrits ci-dessus), vous devez fournir des informations d’identification suffisantes, comme votre nom, adresse et date de naissance avant que votre demande puisse être traitée. Nous pouvons limiter ou refuser l’accès aux Données à caractère personnel lorsque la fourniture de cet accès serait excessivement fastidieuse ou coûteuse dans les circonstances données, ou de toute autre manière autorisée par la loi. Dans certaines circonstances, nous pourrions facturer des frais raisonnables, lorsque cela sera autorisé, pour l’accès aux Données à caractère personnel. Pour de plus amples informations sur vos droits, vous trouverez un lien ci-dessous vers le site de la Commission nationale de l'informatique et des libertés qui est chargée en France de la protection de données : https://www.cnil.fr/en/home Comment nous contacter Merci d’adresser toute correspondance à Contact : Bpifrance DPO Adresse : 27-31 avenue du Général Leclerc 94 710 Maisons Alfort Bpifrance | RGPD NOTICE RECRUTEMENT | DATE 17 AOUT 2018 |4