BI « maison

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B.I. « maison »: sexy or not?
Expérience de la CMSE
Benoît Libert
Séminaire stratégique pour décideurs du monde hospitalier
18 octobre 2012 - Genval
Plan
-
La CMSE et sa cellule de gestion
Le choix de la CMSE
La mise en œuvre de la B.I.
Les résultats
La CMSE et sa Cellule de
gestion
1. La CMSE en quelques chiffres…
301 lits
agréés
950
travailleurs
47.000 m²
CMSE
113.902.293
€ de CAF en
2011
83.698
journées en
2011
2. La Cellule de Gestion
4 analystes (3,5 ETP) aux profils variés:
- Graduat en comptabilité + Master en Sciences de gestion
- Licence et maîtrise en Sciences de gestion
- Graduat en soins infirmiers + Master en santé publique
+ Spécialisation en médecine tropicale et Santé Publique
International + DES en Coopération au développement
+ Master en Gestion Hospitalière
- Master en Ingénieur de gestion
3. Place de la Cellule au sein de la CMSE
En cultivant ses valeurs de vie et de respect mutuel, la CMSE place le patient
et l’ensemble de ses collaborateurs au centre de ses réflexions et actions. En tenant compte
de ses contraintes extérieurs, ces derniers procurent chaque jour au patient des soins
spécifiques de grande qualité, une prise en charge globale et un accompagnement
personnalisé. L’asbl CMSE développe des partenariats orientés vers l’excellence
professionnelle.
Notre vision
Nos ambitions
Actions - LT
Actions - MT
Actions - CT
Clients
Fournisseurs
Communication
Ressources
humaines
Organisation
Offre médicale
Infrastructure
lourde
Collaborations
Outils de
gestion
TABLEAU DE
BORD
Situation présente
Nos valeurs | Diagnostic | Forces & faiblesses - Opportunités & menaces
4. Missions de la Cellule de Gestion
-
Prévision
Conseil
Reporting
Contrôle
Analyse et mise au point de procédure
5. Vision de la cellule de gestion
Avec la connaissance de la législation changeante, la cellule de gestion
a pour mission de développer des indicateurs permettant d’anticiper
des stratégies et des orientations hospitalières.
La Cellule souhaite devenir un centre d’expertise et de référence qui
fournit des analyses fiables et pertinentes apportant une réelle plusvalue pour les décideurs et qui joue un rôle essentiel dans la
définition et le soutien de la politique de gestion menée par la
Direction de l’Institution.
Le choix de la CMSE
1. Constats
Informatisation des processus « Patients » (dépendance informatique)
Multi-logiciels (différents d’une institution à l’autre), masse d’informations
Besoins divers d’une institution à l’autre
Modèle hospitalier de plus en plus compétitif
Automatisme, structure diffusion d’informations
Réduction des budgets hospitaliers
Besoin d’indicateurs de performance de qualité
2. Un choix crucial!
BI « clefsur-porte »
BI
« maison »
BI « clé-sur-porte »
BI « maison »
Solution complète packagée
Formation coaching sur-mesure
Implémentation rapide
Implémentation sur le long terme
100% du temps dédié à l’analyse
Autonomie
Maîtrise des processus
3. Identification des besoins de la CMSE
• Comprendre la Business Intelligence et son
architecture
• Pouvoir maintenir les outils en place et rester
« Autonome »
• Connaître les « Bonnes pratiques » en BI
• Pouvoir développer de nouveaux rapports,
cubes et dashboards
• Pouvoir publier facilement les rapports et
dashboards
• Séparer les bases de données de production
de la Business Intelligence
4. Choix pour la solution « maison »
MISE EN OEUVRE
1. Population concernée
Les experts:
Les analystes de la Cellule de Gestion et leur coach GFI.
Les utilisateurs:
- directions,
- cadres,
- médecins.
2. Développement de la B.I.
ANALYSE PERSONNALISEE
COACHING
Aide au développement
Conseils
Support selon priorité
Aide au data quality
Suivi de la solution
DATAMARTS
Analyse et validation des sources de données
Création et validation Architecture Datamart
Création Cube – reporting (historique)
Automatisme
Sécurité
Suivi et gestion
Production
INFRASTRUCTURE
Accès
Installation logiciels
Création environnement de test et de production
3. Architecture B.I.
RCM
Autres Sources de
données
Source Externe
Cubes
Gestion
Activités
Présentation et Distribution
Clinique Sainte-Elisabeth
Bases
HOMAP
GESTION
Processus de Combinaison (ETL)
ARNO
Processus d’Integration (ETL)
Comptabilité
Générale
Indicateurs
Rapport
Tableau
de
données
(.csv)
Tableau
de bord
Applications
Données
encodées
Processus de gestion des méta-données
Rapports
méta-données
Processus de contrôle de qualité
Contrôle
Qualité
ICARE-CSE01
4. Les outils de B.I.
Microsoft SQL Server Business Intelligence
 Integration services (Interfaces avec les autres
logiciels)
 Analyses services (Cubes multidimensionnels)
 Reporting services (Tableaux de bord)
TM1 Executive Viewer
 Outil d’analyse online des données présentes dans
les cubes
5. Ressources mobilisées
Humaines
• Acteurs
institutionnels
• Cellule de
Gestion
• Service
Informatique
• Département
Financier
• Département
Médical
• …
• Extra Muros
• Société GFI
Matérielles
Financières
• Logiciels
(Reporting
Services, Analysis
Services,
Integration
Services)
• Servers
• Syllabus
• Directes (coût
de la solution)
• Indirectes
(mobilisations des
acteurs
institutionnels)
RESULTATS
1. Modules développés
FINANCES
ACTIVITE
B.I. MAISON
RH
RCM
2. Monitoring des prestations facturées
Visualisation des prestations facturées pour les médecins d’un service,
choix du service, de l’année, du type de prestations et du site,
3. Réalisation de la comptabilité analytique
Résultat par centre de frais
4. Suivi de l’activité
Evolution du nombre d’accouchements
5. Indicateurs des ressources humaines
6. Analyse des séjours RCM par spécialité
Calcul du nombre de séjours RCM (et durée des sous-séjours) par
spécialité, médecin et DRG
7. Contraintes
•Feedback des sociétés sur l’actualisation des logiciels
COMMUNICATION
ACTEURS
METIERS
•Besoin d’un support de coaching sur le long terme
•Perte de compétences avec turnover
•Temps nécessaire en interne pour le développement/maintenance de la BI maison
TEMPS
8. Gains
COMMUNICATION
ACTEURS METIERS
TEMPS
FINANCIER
•Diffusion indicateurs, tableaux de bords, mise à disposition de cubes
•Culture de performance, qualité
•Utilisation du vocabulaire, langage institutionnel
•Autonomie vis-à-vis du service informatique, sociétés informatiques.
•Compréhension et maîtrise des systèmes (structure, fiabilité, cohérence, stabilité,…)  pas de boîte noire
•Qualité et pertinence des analyses
•Meilleure interprétation des données
•Expertise métier + expertise technologique
•Souplesse et adaptation des outils (selon Casemix)
•Développement dans son propre environnement
•Polyvalence dans la réalisation des outils (<> hyperspécialisation des sociétés informatiques)
•Adaptation et actualisation permanente à l’institution (Ex: déménagement)
•Pro activité, recherche (anticipation) (Ex: indicateurs qualités RCM)
•Rapidité d’intervention
•Utilisation des habitudes institutionnelles
•Coût initial faible comparé aux solutions « clé-sur-porte »
•Indépendance envers les sociétés informatiques (diminution des coûts de maintenance, de développement, etc)
•Investissement long terme
B.I. maison: sexy ?
… or not ?
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