Trucs et astuces pour l`organisation d`une expo

Ateliers : 26 octobre 2007
Trucs et astuces pour améliorer mon exposition
Le but de cet atelier est d’échanger sur les diverses façons de faire des
différentes expositions agricoles. Pour chacune des questions suivantes, quelles
sont les solutions propres à chacune des expositions pour faire face à ces
différents problèmes?
Nous en discuterons par la suite en plénière et suite à vos différents trucs, un
document trucs et astuces sera disponible sur le site de l’AEAQ pour vous aider
dans vos points les plus faibles!
Se rendre à l’expo, stationnement et bienvenue :
1. Comment faire pour optimiser mon espace de stationnement? Je n’ai pas de
stationnement, que faire pour faciliter la tâche à mes visiteurs? La ville m’interdit de
mettre de la signalisation, y a-t-il un moyen d’afficher mon expo? Comment améliorer
l’accès au site?
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Pour certaines expos, les règlements de la ville et du ministère du transport
limitent les possibilités, donc une bonne solution est de faire la demande de
s’afficher sur des terrains privés.
Les stationnements sont parfois gérés par des étudiants qui collectent des tarifs
de locations aux usagers
Présence de toilettes chimiques sur les stationnements
Fourniture de matériel sanitaire aux responsables des stationnements
Collaboration avec les municipalités pour les interdictions de stationner aux
abords des terrains de l’Expo. Il arrive même que la ville fournisse des affiches
d’interdiction de stationnement aux expositions.
Plusieurs expositions ont recours à des prêts de terrains privés adjacents aux
terrains de l’expo pour y aménager un stationnement.
Mise en place d’un système de navette entre les stationnements et les entrées de
l’exposition est aussi possible si le stationnement est éloigné.
2. Qu’elle est la réaction des visiteurs en entrant sur le site? Est-ce qu’il y a une
ambiance de fête? Comment faire pour rendre mon exposition plus festive, plus
accueillante? Comment éviter les files d’attente trop longues à l’entrée?
• Avoir une mascotte qui nous accueille (sur un grand coroplaste) avec un plan du
site
• Faire appel à l’école d’horticulture de la région pour améliorer son image à
l’entrée (plantes à entrée principale ce qui fait très bien décorée et accueillante!).
Mettre des arrangements floraux et lumineux à l’entrée du site
• Aménager une entrée spectaculaire
• Possibilité de faire de l’animation dans les files d’attente, distribuer le programme
comme ça les gens s’occupent à savoir ce qu’ils vont faire sur le terrain de l’expo
en attendant d’entrer sur le site
• Prévoir plusieurs points d’entrée.
• Avoir du personnel suffisant pour faire payer les droits d’entrée.
• Prévoir des entrées par catégorie de personne (exemple un point d’entrée pour
ceux qui ont un laissez-passer, etc…)
• Prévoir une exposition thématique à l’entrée
• Prévoir du personnel accueillant et souriant et clairement identifié
Information : Comment s’assurer que le visiteur ne manquera aucune des activités sur
le site (plan du site, programme), activités indiquées à l’extérieur du bâtiment? Agent ou
kiosque d’information. Comment améliorer l’utilisation de mon terrain, est-il bien
délimité? Est-ce que le visiteur retrouve facilement son chemin?
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Centraliser les emplacements de toilettes.
Prévoir à l’entrée des informations sur la localisation des toilettes, les prix, lieux
des activités, programmation de la journée, etc
Prévoir des moniteurs mobiles (personnel identifié)
Prévoir un kiosque d’information sur le terrain
Services offerts :
Sur le site, quels services devrait-on retrouver? Comment les rendre accessibles aux
visiteurs?
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Aires de repos (chapiteau), pour faire de l’ombre
Cibler les infos à mettre en valeur
Choisir la bonne hauteur pour installer les affiches
Prévoir des tables à langer et un endroit pour l’allaitement des jeunes bébés
Prévoir des endroits pour le lavage des mains pour des questions sanitaires
Prévoir un kiosque de plaintes et objets perdus
Kiosque d’informations sert aussi pour la réception de plaintes.
Prévoir une procédure appropriée pour annoncer les enfants perdus sur le site et
prévoir un local spécifique
Prévoir des activités récréatives pour les enfants (bricolage, tatouage temporaire,
etc…)
Offrir un service de location de poussettes
Délimiter les espaces pour handicapés.
Kiosques:
Que ce soit commercial ou agroalimentaire, comment vendre mes espaces
commerciaux?
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Magasin général en agro-alimentaire; permet d’avoir plusieurs produits locaux, et
ils n’ont pas besoin de déplacer une ressource. Il y a 1 employé pour le magasin
qui vend plusieurs produits.
• Fournir des ressources de personnel aux compagnies en agroalimentaire qui
voudraient venir exposer, mais qui n’ont pas le personnel.
• Confier à une agence externe la location des kiosques
• Faire payer à l’avance les locations de terrains.
Animaux :
J’ai de la difficulté à attirer des éleveurs, qu’elle est votre façon de faire? Comment
garder la propreté dans les étables pour que ce soit attirant pour les visiteurs?
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Avoir concours avec des prix est organisé pour l’éleveur qui gardera son espace
le plus propre possible
Conserver des primes attrayantes pour les éleveurs
Rendre l’ambiance plaisante
Demander aux agriculteurs de n’avoir aucune bouteille dans les étables
(seulement des canettes)
Prévoir une section pour des bébés animaux pour attirer les enfants à l’expo
Éducation agricole :
Comment rendre le volet éducationnel intéressant pour les visiteurs? Quelles
informations devrais-je leur transmettre? L’importance de bien placer nos pancartes de
lavage des mains?
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Demander à une fleuriste de donner des cours pour améliorer les présentations
de son volet horticole
Mettre sur pied un salon de la formation agricole regroupant toutes les institutions
éducationnelles de la région pour inciter les jeunes à s’inscrire dans un
programme relié à l’agriculture
Mettre en place un parc aux légumes pour faire découvrir des légumes de toutes
sortes aux jeunes.
Faire de journée de formation pour les jeunes de s’intéressant à l’élevage laitier
(du souper-conférence sur les spécifications des différentes races, aux exercices
de jugement des différentes races en groupe).
Faire un questionnaire qui incite les gens à visiter tous les coins de l’expo
Faire des visites guidées
Tonte de mouton
Démonstration des mesures de sécurité à la ferme
Avoir de l’information disponible pour les visiteurs
Aménager des pancartes rappelant le lavage des mains
Prévoir un prix du public lors du jugement des animaux
Publicité et Financement :
Publicité :
• Montmagny a utilisé les ressources locales avec le Bureau des communications
régionales de Montmagny (ils les ont aidés à établir un plan de communication et
de visibilité)
• Ormstown a utilisé un programme de partenariat prédéterminé. Document
présenté à de nombreux partenaires en région, ce qui leur a permis d’augmenter
considérablement leur revenu.
• Important de faire de la publicité si on veut que les gens viennent
• Il faut bien cibler la clientèle
• Bien se préparer pour répondre aux médias, avoir les réponses à : pourquoi venir
à l’expo, payer un sourire à vos enfants, quoi de neuf cette année?...
• Diffusion de la programmation via le publi-sac
• Diffusion via les garderies
• Prévoir un agent d’information auprès des médias
• Panneaux d’affichage à des points stratégiques près des grands axes routiers, à
des endroits autorisés par le Ministère des transports.
• Panneaux sur des remorques mobiles.
• Panneaux électroniques en partenariat avec la municipalité ou autres
organismes.
• Demander aux entreprises comme la COOP qui publie de petits journaux de
publiciser notre exposition.
• Demander l’aide au CLD, MRC, Municipalité, pour promouvoir notre exposition.
• Panneaux sur les sites de spectacles et aux entrées du terrain.
• Trouver les bonnes personnes pour utiliser au maximum les journaux locaux et
obtenir des communiqués gratuits pour parler de l’expo.
• Lors de conférence de presse, prévoir les questions des journalistes et les
réponses à donner.
• Demander à des commerçants et place d’affaires de la localité de joindre un
exemplaire de la programmation avec tout achat dans leur magasin
• Pour les expositions qui n’ont pas de frais à l’entrée, comment financer les frais
de publicité ? La publicité régionale en rapport à l’activité et avec la nouveauté
est un facteur gagnant pour augmenter l’achalandage et avoir un bon retour sur
investissement publicitaire
Financement :
• Se doter d’un plan commandite avec un document (dépliant) de présentation qui
décrit notre évènement et la visibilité offerte.
• Faire le démarchage très tôt dans l’année, commencer dès novembre
• Identifier les commanditaires sur des panneaux aux endroits des spectacles et
activités commanditées.
• Solliciter des entreprises comme Loto Québec et Hydro-Québec, Patrimoine
Canada et autres programmes des gouvernements.
Autre question et réponse…
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Donner un thème à l’exposition (ex : la suisse)
Il faut tenir compte des autres évènements à pareille date.
Ce qui nous démarque, c’est le volet agricole, organiser des journées
thématiques agricoles avec la COOP et l’UPA durant l’exposition à la place de
tenir ces journées dans un autre temps.
Bénévoles : trouver les personnes clefs et rendre l’activité intéressante pour les
bénévoles.
Un projet de magasin général pour vendre et promouvoir les produits régionaux
est à retenir et une commission de 10% sur les ventes pour l’expo serait dans les
normes.
Bien définir notre budget et cibler nos clients.