RCP de RECOURS MOLECULAIRE ONCOLOGIE THORACIQUE Charte de fonctionnement OBJECTIF
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Charte de fonctionnement RCP de recours du pôle régional de recours en cancérologie --- RCP de RECOURS MOLECULAIRE ONCOLOGIE THORACIQUE OBJECTIF Définir l’organisation et le circuit de fonctionnement de la réunion de concertation pluridisciplinaire (RCP) de recours : RCP de recours moléculaire d’oncologie thoracique. CONTEXTE Cette RCP entre dans les missions régionales hautement spécialisées du Pôle régional de cancérologie définie par l’Agence régionale de santé (ARS) Aquitaine. La RCP est organisée par les deux établissements constitutifs du pôle régional de recours en cancérologie : le Centre hospitalier universitaire (CHU) Bordeaux et l’Institut Bergonié en lien avec leurs deux Centres de coordination de cancérologie (3C). Cette présente charte a été définie par les deux 3C du Pôle régional de recours de cancérologie d’Aquitaine dans le cadre d’une démarche de bonnes pratiques à partir du cadre réglementaire et de la démarche qualité définis au niveau national. FONCTIONNEMENT DE LA RCP La coordination : Dr Rémi Veillon, CHU de Bordeaux et [email protected] Dr Sylvestre Le Moulec, Institut Bergonié [email protected] A ce titre, ils sont responsables de la coordination et de la conduite des réunions. Ils assurent en lien, avec les deux 3C, l’organisation générale et le fonctionnement des RCP. Ils sont garants du respect des critères qualité définis dans la présente Charte. La fréquence des réunions : une fois par mois er Le 1 mardi du mois à 18h (sauf en juin de chaque année : 2ème mardi du mois car congrès de l’ASCO). Le calendrier et le lieu de la réunion sont définis par les coordonnateurs pour l’année n+1 en Page 1 sur 5 décembre de l’année n-1. Ces informations sont transmises en décembre de l’année écoulée à l’ensemble des participants réguliers à la RCP et aux deux secrétariats 3C. Le lieu : alternance entre les 2 sites : - En alternance d’un mois sur l’autre : salle de réunion « PIC » du service d’imagerie Groupe hospitalier Sud (sous-sol du bâtiment de cardiologie) au CHU Bordeaux et Salle de réunion multimédia à l’Institut Bergonié - Un accès est possible par audioconférence Quorum (3 spécialités différentes) : 2 oncologues médicaux, 1 biologiste moléculaire, 1 anatomocytopathologiste. Liste nominative des participants au quorum : - Oncologues médicaux : CHU : Rémi Veillon ; IB : Sylvestre Le Moulec, F. Chomy - Biologistes moléculaires : CHU : Jean-Philippe Merlio, David Cappellen, Audrey Gros, Charline Caumont ; IB : Isabelle Soubeyran, Emmanuel khalifa , Benjamin Bonhomme Anatomocytopathologistes : CHU : H. Begueret, M. Marty ; IB : Isabelle Soubeyran, Sabrina Croce, Gaetan Macgrogan Liste des participants - Un des deux coordonnateurs au moins est présent pendant toute la durée de chaque RCP - Les demandeurs d’avis à cette RCP viennent présenter des dossiers (en présentiel ou par téléphone) Les participants à la RCP sont soumis au secret professionnel. Chaque professionnel s’engage à respecter cette règle de confidentialité. - Une feuille de présence doit être renseignée sur la fiche RCP à chaque RCP par un des deux coordonnateurs de la RCP. Cette liste est transmise au secrétariat de site organisant la RCP du jour. Circuit d’inscription des dossiers - L’inscription des dossiers devant être présentés en RCP est centralisée par le secrétariat du 3C en charge de la RCP (en alternance CHU/ IB, cf. planning): Messagerie sécurisée : [email protected] Tél 3C CHU : 05 57 65 63 54 - Fax : 05 57 65 62 86 Tél 3C IB : 05 47 30 60 49 - Fax : 05 56 33 78 19 Page 2 sur 5 - Pour être enregistré par le secrétariat de la RCP, le dossier doit obligatoirement comprendre les informations suivantes : . La fiche RCP-type pré-remplie (voir annexe 2) et envoyée 48h avant la RCP (soit le vendredi précédant la RCP) : Données d’identification Patient précises : nom de naissance, nom marital, prénom(s), date de naissance complète, code postal de résidence du patient . Identité (prénom+nom) et nom de l’établissement de rattachement du médecin demandeur de l’avis Les comptes rendus (CR) anatomopathologiques, les résultats de biologie moléculaire et pas la « fiche RCP locale » Ces éléments sont transmis au moins 48 heures ouvrées avant la RCP au secrétariat du 3C (soit le vendredi précédant la RCP). Le secrétariat du 3C prépare en amont de la RCP la totalité des fiches patients dans le système d’information afin de permettre aux médecins responsables de la RCP de compléter en direct le jour de la RCP les propositions de prise en charge dans le système d’information. Vendredi soir et le jour de la RCP, la liste des dossiers inscrits en RCP est transmise par la secrétaire du 3C aux coordonnateurs de la RCP. Compte-rendu de la discussion complété en direct Au terme de la discussion, le médecin responsable de la RCP du site où a lieu la RCP, complète le compte-rendu de RCP pendant la RCP directement sur le système d’information. Si problème technique, le compte-rendu est noté sur la fiche RCP papier ou est dicté sur K7. Ce compte-rendu devra comporter le type de prise en charge pour le patient avec sa justification. Traçabilité et partage de la proposition de RCP - Ce compte-rendu est donc directement saisi pendant la RCP par le médecin responsable - Le secrétariat 3C en charge de la RCP récupère la liste des patients et la liste des médecins présents lors de la RCP - Chaque questionnaire RCP est complété avec les informations plus complètes si disponibles (K7, fiche papier, dossier médical) par le secrétariat du 3C en charge de la RCP. - Un courrier est alors publiposté à partir de chaque questionnaire Ces courriers sont signés électroniquement ou papier et envoyés aux médecins demandeurs d’avis Retour d’information personnalisé - Le médecin référent du patient informera le patient de la décision prise et se chargera de l’organisation de la pris en charge (prise de rendez-vous, complément d’examens…). Recommandations et recherche clinique La stratégie thérapeutique proposée par la RCP s’appuiera sur des recommandations de pratique clinique élaborées au niveau national par l’INCa et la haute autorité de santé (HAS), en coordination avec les sociétés savantes concernées. Les possibilités d’inclusion dans des essais thérapeutiques doivent être connues des participants. La liste des essais en cours accessible : Page 3 sur 5 - sur le site international : https://clinicaltrials.gov/ - sur le site de l’INCa : http://www.e-cancer.fr/Professionnels-de-sante/Le-registre-desessais-cliniques/Le-registre-des-essais-cliniques Déclaration annuelle d’activité Cette déclaration se fera au titre du Pôle régional de recours dans le cadre des relevés d’activité prévus dans les textes (rapport d’activité 3C, tableau de bord 3C de l’INCa, enquête de montée en charge du Dossier communiquant cancer [DCC] trimestriel). Toute demande de données relative à cette RCP concernant des données agrégées doit faire l’objet d’une demande auprès des deux médecins responsables de la RCP. Page 4 sur 5 ANNEXES : Annexe 1 : Planning2017_RCPMoleculairePoumon_2017-04-04_vfin.pdf Annexe 2 : Fiche_RCPMoléculairePoumon_2017-04-04_vfin.pdf Annexe 3 : CourrierType_RCPMoléculairePoumon_2017-04-04_vfin.docx Page 5 sur 5
