Les bonnes pratiques - Applications Décret
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La Loi du 5 mars 2014 (article L 6316-1 du Code du travail), complétée par le décret N° 2015-790 du 30 juin 2015, renforce le rôle de « garant de la Qualité » confié aux organismes financeurs de la formation. Il est demandé aux organismes financeurs de : Faire respecter les obligations légales et règlementaires des prestataires de formation Veiller à l’adéquation financière des prestations financées aux besoins de la formation, à l’ingénierie pédagogique déployée par le partenaire, à l’innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables pour des prestations analogues De plus, la définition des 6 critères du décret doit permettre aux organismes financeurs de s’assurer de la capacité des prestataires de formation à dispenser des formations de qualité : Identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé Adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation Qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations Conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus Prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires Afin d’accompagner les prestataires de formation dans la mise en place de l’Engagement Qualité, voici ci-dessous, indicateurs par indicateurs, des éléments de preuve. Liste non exhaustive qui pourra être complétée par les éléments de la démarche qualité, propre à chaque organisme de formation. Document d’accompagnement à caractère non contractuel – Dernière mise à jour : Janvier 2017 1 ARTICLES DE LOI DETAIL DES ARTICLES La déclaration d'activité ou la preuve de la demande faite auprès de la DIRRECT. Déclaration d’activité Articles L. 6351-1 et L. 6351-2 Elle concerne toute personne physique ou morale qui réalise des prestations de formation professionnelle. Elle comprend les informations d’identification du déclarant, ainsi que les éléments descriptifs de son activité. Elle ne s’applique que pour les organismes de formation domiciliés en France. Les actions de formation sont réalisées conformément à un programme préétabli qui, en fonction d’objectifs déterminés, précise le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation, les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre ; ainsi que les moyens permettant de suivre son exécution et d’en apprécier les résultats. Les actions de formation peuvent être organisées sous la forme d’un parcours comprenant, outre les séquences de formation, le positionnement pédagogique, l’évaluation et l’accompagnement de la personne qui suit la formation et permettant d’adapter le programme et les modalités de déroulement de la formation. Programme de formation Article L. 6353-1 Elle peut se réaliser en tout ou partie à distance, le cas échéant, en dehors de la présence des personnes chargées de l’encadrement. Dans ce cas, le programme précise : 1- La nature des travaux demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser 2- Les modalités d suivi et d’évaluation spécifiques aux séquences de formation ouverte ou à distance 3- Les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance, pédagogique et technique, mis à disposition du stagiaire A l’issue de la formation, le prestataire délivre au stagiaire une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis de la formation. Le prestataire de formation se doit de communiquer sur la réalité des certifications ou diplômes préparés. Il doit être en mesure de produire les justificatifs concernant les certifications ou les diplômes auxquels il prépare. Si certains titres sont en cours de renouvellement, la vérification de cette disposition se fera à l'issue de la réponse de l'autorité compétente. Pendant la période d'examen de la demande de renouvellement, l'organisme de formation ne peut pas se prévaloir d'une future inscription de son titre. Titres et qualités des personnels (enseignement et encadrement) Article L. 6352-1 Les prestataires de formation doivent justifier des titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement qui interviennent à quelque titre que ce soit dans les prestations de formation qu’ils réalisent, et de la relation entre ces titres et qualités et les prestations réalisées dans le champ de la formation professionnelle. Document d’accompagnement à caractère non contractuel – Dernière mise à jour : Janvier 2017 2 Obligations vis à vis des stagiaires Articles L. 6353-8 et L. 6353-9 Règlement intérieur et représentation des stagiaires Articles L 6352-3, L 6352-4 et L. 6352-5 Convention de formation professionnelle Article L. 6353-2 Le programme et les objectifs de la formation, la liste des formateurs avec la mention de leurs titres et qualités, les horaires, les modalités d’évaluation de la formation, les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires par entité commanditaire de la formation et le règlement intérieur applicable à la formation sont remis au stagiaire avant son inscription définitive. Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, par un organisme de formation au candidat à un stage ou à un stagiaire ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier son aptitude à suivre l’action de formation, qu’elle soit sollicitée, proposée ou poursuivie. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’action de formation. Le candidat à un stage ou le stagiaire est tenu d’y répondre de bonne foi. Tout organisme de formation établit un règlement intérieur applicable aux stagiaires. C’est un document écrit par lequel le prestataire de formation détermine : 1- Les principales mesures applicables en matière de santé et de sécurité dans l'établissement 2- Les règles applicables en matière de discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que les droits de ceux-ci en cas de sanction 3- Les modalités selon lesquelles est assurée la représentation des stagiaires pour les actions de formation d'une durée supérieure à 500 h Pour la réalisation des actions de formation professionnelle, les conventions et, en l’absence de conventions, les bons de commandes ou factures contiennent des mentions obligatoires déterminées par décret en Conseil d’Etat. Ce décret fixe, en outre, les caractéristiques des actions de formation pour lesquelles les conventions sont conclues entre l’acheteur de formation, le dispensateur de formation et la personne physique qui entreprend la formation. La traçabilité des heures de formation en centre est assurée via l'établissement d’attestations de présence et doivent mentionner : le nom de l'organisme ; l'intitulé de la formation ; la date complète ; le nom et le prénom du bénéficiaire ; l'horaire, ou la durée, par demi-journée ; le nombre total d'heures par jour ; la signature par demi-journée du bénéficiaire et du formateur. Lorsque la publicité réalisée par un organisme de formation fait mention de la déclaration d’activité, elle doit être sous la seule forme : « Enregistrée sous le numéro … Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat » Publicité Article L 6352-12 et L. 6352-13 La publicité réalisée ne doit pas faire état du caractère imputable des dépenses afférentes aux actions dont elle assure la promotion sur l’obligation de participer au financement de la formation professionnelle prévue par l’article L. 6331-1. La publicité ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d'accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement. Document d’accompagnement à caractère non contractuel – Dernière mise à jour : Janvier 2017 3 INDICATEURS Produire un programme détaillé pour l’ensemble de l’offre de formation et l’exprimer en capacités ou compétences professionnelles visées Informer sur les modalités de personnalisation des parcours proposés : prendre en compte les spécialités des individus et déterminer les prérequis ELEMENTS DE PREUVE Communiquer aux futurs apprenants un programme précis du parcours de formation. Programme exprimé en capacités et/ou compétences professionnelles visées. Rédiger clairement les objectifs du parcours de formation, ce qui permet d’identifier : L’objectif de formation (description des compétences à acquérir), L’objectif pédagogique (description des capacités que l’apprenant doit avoir acquis à l’issus de la formation), L’objectif d’évolution, de progression (traduction du changement visé auquel doit contribuer la formation). Indiquer, vérifier et respecter les prérequis (académiques, professionnels, santé, …) pour permettre à un bénéficiaire d’entrer en formation et de suivre le parcours. Individualiser les parcours de formation (positionnement pédagogique, plus PIF Protocole Individuel de Formation pour la FOAD) : Prendre en compte les éventuelles équivalences ainsi que les acquis professionnels, Proposer des remises à niveau pour intégrer le parcours de formation, Informer sur les modalités de prise en compte des acquis (réduction de parcours, VAE/VAP). Mettre en place des procédures d’admission. Mettre en place des procédures de positionnement à l’entrée en formation et d’évaluation à la sortie Effectuer des tests de positionnement pédagogique avant l’entrée en formation et transmettre les résultats au futur stagiaire. Ce document met en avant ses compétences, connaissances et aptitudes déjà acquises et celles transférables. il doit être communiqué dans le dossier de demande de financement. Réaliser un examen blanc pour les formations où il y a un examen final. Avec obligation de présenter en son nom les apprenants aux différentes épreuves (pas de candidats libres). Pour les formations en langue, indiquer le niveau CECRL (Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues) à l’entrée en formation et celui escompter à la sortie. Attester l’adaptation des modalités pédagogiques aux objectifs de la formation Décrire les modalités d’apprentissage du parcours de formation. Adapter les modalités pédagogiques au regard des objectifs visés par la formation (Présentiel, FOAD, Blended, VAE, …) : outils, modalités de formation et organisation. Document d’accompagnement à caractère non contractuel – Dernière mise à jour : Janvier 2017 4 INDICATEURS Garantir la conformité et l’adaptation des locaux ELEMENTS DE PREUVE Mettre à disposition des stagiaires des locaux accessibles aux personnes en situation de handicap, accessibles en transports en communs, ayant une offre de restauration et un parking à proximité. L’attestation de sécurité ERP (attestation d’accessibilité et de sécurité contre l’incendie et la panique des établissements recevant du public) doit être mise à jour. Remettre aux apprenants un livret d’accueil contenant les informations clés de la formation, de l’organisme de formation et les ressources mises à sa disposition. Prendre en compte des situations individuelles particulières : situation de handicap moteur, sensoriel (sourd, malentendant, déficient visuelle, …), personne maîtrisant mal ou peu le français écrit ou oral. Mettre en œuvre des modalités d’accueil et d’accompagnement (interne et externe) Coordonner le dispositif pédagogique de formation et l’adapter selon les évolutions pédagogiques, sociales, économiques et techniques : Déterminer les ressources pédagogiques et les besoins de la structure, Adapter la taille des groupes d’apprenants au regard des modalités pédagogiques du parcours de formation, pour permettre un suivi différencié des stagiaires, Mettre en œuvre les actions de développement des compétences, de recrutement et de formation, Etablir le bilan de la formation et le transmettre aux partenaires et financeurs, Suivre et contrôler la conformité administrative et financière des parcours de formation, Suivre et mettre à jour l’information pédagogique, réglementaire, professionnelle et technique, S’améliorer continuellement sur les plans pédagogiques, administratifs et de la relation aux stagiaires, Structurer des processus et des outils pour assurer le suivi administratif, réaliser des études et un suivi des stagiaires après la fin de leur formation. Désigner un référent du parcours de formation pour accompagner les stagiaires et l’ajuster tout au long de la formation. Rendre également disponible les formateurs pour les suivre. Faciliter la recherche de stages en entreprise (pour réaliser la formation, mais aussi en vue de favoriser l’insertion professionnelle). Désigner systématiquement un tuteur qualifié pour effectuer sa mission. Répondre aux difficultés rencontrées par certains apprenants : Objectiver ses difficultés, Organiser, si besoin, une médiation avec le stagiaire, Mettre en place des actions correctives et/ou adaptives pour permettre au stagiaire d’y faire face. Pour favoriser le partage d’expérience, mettre en place un réseau de personnes ressources, un « club des anciens ». Informer sur les dispositifs d’accompagnement existants en externe (CEP – Conseil en Evolution Professionnel, site internet du Fongecif PACA, …). Document d’accompagnement à caractère non contractuel – Dernière mise à jour : Janvier 2017 5 Mener un processus d’évaluation continue (en cours de formation) Mettre en œuvre une démarche qualité interne et/ou externe : une ou plusieurs sessions d’évaluation de la qualité de la formation permettant de déterminer les éventuelles solutions correctives à apporter. Disposer de modalités de contrôle de l’assiduité des stagiaires adaptées aux différents formats pédagogiques Transmettre des attestations de présence, le tracking de la plateforme FOAD, et/ou formaliser des forfaits parcours. Identifier l’évaluation continue des acquis du stagiaire Mettre en place un dispositif d’évaluation de la progression pédagogique, des acquis tout au long de la formation (système de contrôle continu, référentiel de certification, règlement d’examen). INDICATEURS ELEMENTS DE PREUVE Mettre à disposition des stagiaires des moyens et supports Produire des supports de cours actualisés et adaptés au regard des objectifs et modalités pédagogiques. Supports remis pour chacun des enseignements du parcours de formation. Mettre à disposition un centre de ressources (physique ou dématérialisé) pour aider les apprenants dans leur cursus pédagogique : bibliothèque, plateforme pédagogique, logiciels, des ressources « sur étagères » (synchrone et asynchrone). Détenir des moyens d’encadrement pédagogiques et techniques Décrire les moyens pédagogiques : L’ensemble des salariés respecte une charte de déontologie, L’équipe de direction soutien l’activité de l’équipe, l’exercice du métier et met à disposition des moyens pour développer l’innovation, Le management assure l’animation et l’homogénéité technique de l’équipe pédagogique et de ses modalités d’intervention, Les autres compétences mises à disposition des apprenants (accompagnement, placement, …). Décrire les moyens techniques : Locaux permettant l’exercice d’une activité de formation professionnelle (signalétique externe et interne, luminosité/éclairage, propreté, confort thermique, volume sonore, rapport entre la surface et le nombre de stagiaires), Ordinateurs, projecteurs, logiciels, location ou équipements possédés en propre, nombre de stagiaires par poste de travail, … Les plateaux techniques (outils adaptés, matériel récent, …). Document d’accompagnement à caractère non contractuel – Dernière mise à jour : Janvier 2017 6 INDICATEURS Mettre à jour une base des expériences et qualifications des formateurs ELEMENTS DE PREUVE Adapter les ressources formatives et les formateurs aux objectifs à atteindre. Mettre en place une cohérence entre le nombre de formateurs, leur qualification et les ressources dont ils disposent pour atteindre les objectifs pédagogiques de la formation. Produire et mettre à jour une base de données concernant les références des formateurs, leur CV, leur(s) habilitation(s). Respecter et indiquer le ratio permanents/vacataires (Code du travail). Assurer des actions de formation continue pour le corps de formateurs Permettre de maintenir et de développer les compétences des formateurs, aussi bien permanents que vacataires : mise en place d’un plan de formation, d’actions de professionnalisation, d’échanges de pratiques. Attester de toutes actions de formation internes et externes. Appartenir à un réseau de professionnel. Produire des références Composer des conseils scientifiques ou de perfectionnements. Produire des références d’anciens apprenants. INDICATEURS Communiquer sur l’offre de formation ELEMENTS DE PREUVE Trouver une information complète, fiable et facilement accessible sur l’offre de formation : plaquettes de présentation compréhensibles, site internet, permanences, contacts, liste des actions commerciales, publicité des calendriers de formation, liste des certifications détenues et transparences des conditions (durée, antériorité, …), publicité des tarifs et conditions de vente, … Le futur apprenant doit obtenir une information transparente sur : les activités conduites, le fonctionnement, le délai d’accès aux formations, les moyens pédagogiques et techniques, les résultats obtenus en matière de réussite et d’accès à l’emploi dans le secteur visé par la formation (dans les 3/6 mois), et également sur les sources de financement possibles. Document d’accompagnement à caractère non contractuel – Dernière mise à jour : Janvier 2017 7 Produire des indicateurs de performance Communiquer les taux de réussite aux examens, de présentation à l’examen et d’insertion professionnelle. Ce qui permet de mesurer l’impact de la formation à 6 mois, 12 mois et/ou 30 mois. Connaître les différents dispositifs de financements. Contractualiser avec les financeurs Accepter les conditions de financement. Produire les pièces nécessaires sur les marchés réglementés. … Connaître le(s) périmètre(s) de marché Indiquer la structure des stagiaires (B to B / relations avec des particuliers, ou B to C / relations avec des professionnels, Alternance, Branches, …), les agréments d’Etat. … INDICATEURS ELEMENTS DE PREUVES Produire des évaluations systématiques et formalisées des actions de formation auprès des apprenants Mettre en place un dispositif de collecte du niveau de satisfaction des apprenants et prendre en compte leur avis de façon à améliorer la qualité du parcours de formation : protocoles d’évaluation à chaud et à froid. Mettre en œuvre des modalités de recueil de l’impact des actions auprès des prescripteurs de l’action Partager les résultats des évaluations avec les parties prenantes (formateurs, apprenants et financeurs) dans un processus d’amélioration continue Autres pratiques d’évaluation impliquant les apprenants. Réaliser des enquêtes auprès des entreprises afin de connaître l’impact des actions de formation. Structurer un protocole de partage des informations auprès des stagiaires, formateurs, financeurs et prescripteurs. Document d’accompagnement à caractère non contractuel – Dernière mise à jour : Janvier 2017 8
