Recrutement d`une structure pour le développement d`un site web
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PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT Recrutement d’une structure pour le développement d’un site web, une vidéo et d’un logo pour le secrétariat permanent du Fonds de Consolidation de la Paix en Guinée. Vous êtes invités à soumettre une pour le recrutement d’une structure pour le développement d’un site web, une vidéo et d’un logo pour le secrétariat permanent du Fonds de Consolidation de la Paix en Guinée, conformément à la mission ci-jointe. 1. Vous êtes invités à soumettre une proposition pour l’exécution des services de ci-dessus conformément aux termes de référence ci-joints. 2. Les documents qui suivent vous permettront de préparer votre proposition : i. Instructions aux Soumissionnaires…………………… (Annexe I) ii. Conditions contractuelles générales du PNUD… (Annexe II) Pour les services professionnels iii. Termes de Références….……..…………………… iv. Formulaire de soumission de la Proposition……… v. Tableau des coûts (offre financière)…………….. (Annexe III) (Annexe IV) (Annexe V) 3. Votre offre comprendra une proposition technique et une proposition financière placées sous plis scellés distincts, et devra nous parvenir à l’adresse suivante, au plus tard 25 mai 2014 à 16h30mn heure locale . Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) Maison Commune, Commune de Matam B.P : Coléah Corniche Sud,rue MA 002 Conacry République de la Guinée Tél : Fax : Email : 1 L’enveloppe devra obligatoirement porter la mention/ titre : (RFP LE RECRUTEMENT D’UNE STRUCTURE POUR LE DEVELOPPEMENT D’UN SITE WEB, UNE VIDEO ET D’UN LOGO POUR LE SECRETARIAT PERMANENT DU FONDS DE CONSOLIDATION DE LA PAIX EN GUINEE) Toutes les propositions reçues après cette date et heure seront systématiquement rejetées. 4. Si vous avez besoin d’informations complémentaires, vous pouvez soumettre vos questions à l'adresse email procurement : [email protected]. Nous nous efforcerons de vous les fournir rapidement. Cependant, tout retard dans la transmission de ces informations ne pourrait en aucun cas constituer un motif de report de la date de soumission de votre proposition. Cordialement, Boureima Younoussa Directeur Pays Adjoint Chargé des Opérations PNUD Guinée 2 Instructions aux Soumissionnaires A. INTRODUCTION 1. Généralités L’objectif de cet appel d’offres est le recrutement d’une structure pour le développement d’un site web, une vidéo et d’un logo pour le secrétariat permanent du Fonds de Consolidation de la Paix en Guinée, conformément à la mission ci-jointe 2. Coût de la proposition Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la préparation et la soumission de la Proposition. Le Système des Nations Unies ne peut en aucun cas être tenu responsable ou redevable de ces dépenses, quel que soit le déroulement ou le résultat obtenu par la Proposition. B. DOCUMENTS D’INVITATION À SOUMISSIONNER 3. Contenu des documents d’invitation à soumissionner Les propositions doivent offrir des services couvrant l’ensemble des spécifications stipulées. Les propositions qui ne couvriront qu’une partie de ces spécifications seront rejetées. Le Soumissionnaire est tenu d’examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications figurant dans les documents d’invitation à soumissionner. Tout non-respect de ces documents se fera au détriment du Soumissionnaire et sera susceptible d’avoir un effet négatif sur l’évaluation de la Proposition. Le Dossier d’Appel d’offres comprend les documents énumérés ci-après en tenant compte de tout additif qui vous permettrons de préparer votre offre : 3.1 Les Instructions aux Soumissionnaires……………… 3.2 Les conditions contractuelles générales du Système des Nations Unies.……… Pour les services professionnels 3.3 Les Termes De Références….……..………………… 3.4 Le formulaire de soumission de la Proposition……… (Annexe I) (Annexe II) (Annexe III) (Annexe IV) 3.5 Tableau des coûts (l’offre financière)…………….. (Annexe V) 3 4. Clarification des Documents d’invitation à soumissionner Tout Soumissionnaire éventuel qui aurait besoin de clarifications à propos des documents d’invitation à soumissionner peut en informer par écrit l’entité du Système des Nations Unies chargée des achats à l’adresse électronique. L’entité du Système des Nations Unies chargée des achats répondra par écrit à toute demande de clarification concernant les Documents d’invitation à soumissionner qui lui parviendra jusqu’à deux semaines avant la date limite de dépôt des Propositions. Des exemplaires écrits de la réponse de l’Organisation (incluant une explication de la demande de clarification mais sans identification de la source de la demande) seront envoyés à tous les Soumissionnaires éventuels qui auront reçu les Documents d’invitation à soumissionner. 5. Modification des Documents d’invitation à soumissionner A tout moment avant la date limite de dépôt des Propositions, l’entité du Système des Nations Unies chargée des achats peut, pour quelque raison que ce soit, sur sa propre initiative ou en réponse à une demande de clarification faite par un Soumissionnaire éventuel, modifier les Documents d’invitation à soumissionner en procédant à un amendement. Tous les Soumissionnaires éventuels qui auront reçu les Documents d’invitation à soumissionner seront informés par écrit de tous les amendements apportés aux Documents d’invitation à soumissionner. Afin de ménager aux Soumissionnaires éventuels suffisamment de temps pour prendre en compte les amendements dans la préparation de leurs offres, l’entité du Système des Nations Unies chargée des achats pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions. C. PRÉPARATION DES PROPOSITIONS 6. Langue de la Proposition Les Propositions préparées par le Soumissionnaire de même que toutes les correspondances et documents relatifs à la Proposition échangés entre le Soumissionnaire et l’entité du Système des Nations Unies chargée des achats seront écrits en français. Tout autre document écrit fourni par le Soumissionnaire peut être rédigé dans une autre langue, à condition qu’il soit accompagné d’une traduction de ses parties pertinentes en français, auquel cas, aux fins d’interprétation de la Proposition, le texte en français prévaudra. 7. Documents constitutifs de la Proposition La Proposition comprendra les documents suivants : 4 Les dossiers des soumissionnaires comprendront : Une offre administrative Une offre technique et ; Une offre financière. a)L’offre administrative comprendra: 1. copie du récépissé d’immatriculation au registre du commerce ; 2. Un quitus fiscal en cours de validité ou un document en tenant lieu assorti d’une quittance ; b)L’offre technique comprendra : i. L’introduction qui inclut la présentation sommaire de la structure et la compréhension des termes de référence. ii. La présentation de la méthodologie proposée et une stratégie pour la réalisation de la mission ; iii. La composition de l’équipe et la responsabilité de ses membres (liste) ; iv. Les curriculum vitae (CV) des experts proposés (dument signés par les experts) avec les photocopies de chaque diplôme et/ou attestation obtenus ; v. Le calendrier des activités ou chronogramme de travail, et calendrier des personnels spécialisés ; vi. Les références générales de la structure (copies des documents, contrats des travaux, lettre commande, certificat ou PV de réception des projets déjà réalisés, ainsi qu’au moins deux exemplaires des documentaires vidéo déjà réalisés) ; c)L’offre financière comprendra tous les coûts liés à l’exécution de la mission sur un tableau organisé dans les rubriques suivantes : Honoraire (forfaitaire) Autres si applicable. Il est demandé au prestataire de préparer le tableau des coûts sous forme d’une enveloppe distincte du reste de la réponse à l’invitation à soumissionner, comme il est indiqué à la section D du paragraphe 14(b) des instructions aux soumissionnaires. Tous les coûts et tarifs doivent être exempts de toute taxe, le PNUD étant exonéré d’impôts, comme indiqué dans la section II, clause 18. Le tableau des coûts doit fournir une répartition des coûts détaillés. Merci de bien vouloir fournir des chiffres distincts pour chaque regroupement ou catégorie fonctionnelle. Le formulaire ci-après doit être utilisé pour préparer le tableau des coûts. Le formulaire comporte des lignes de dépenses spécifiques qui peuvent ou ne pas être requises ou applicables, mais qui sont en tout état de cause données comme exemples. Outre l’exemplaire papier, veuillez dans la mesure du passible fournir cette information. 5 1 2 3 Tableau de soumission de l’offre financière Honnoraire forfaitaire Montant total forfaitaire Autres si applicable Total Toute soumission non accompagnée des pièces ci-dessus classées dans l'ordre indiqué et non conforme au modèle exigé sera rejetée. Au niveau technique La présentation de la société, de son expertise ainsi que ses moyens techniques et logistiques tels que requis dans les TDR – Annexe III; La liste de références portant sur les capacités du soumissionnaire à répondre aux services requis comme stipulés dans les TDR ; Notes : L’entité chargée des achats du Système des Nations Unies se réserve le droit de demander aux soumissionnaires pré qualifiés de fournir toute pièce justificative complémentaire indiquée dans les données sur le marché. 8. Licence d’exportation (N/A) Tous les soumissionnaires doivent savoir que le gouvernement est le bénéficiaire final des biens et services conformément au cadre d’assistance au développement du Système des Nations Unies et les biens acquis sont habituellement transférés aux partenaires nationaux ou à une entité désignée par le gouvernement selon les procédures du Système des Nations Unies. Le soumissionnaire doit inclure dans son offre : La mention de toute Licence d’exportation requise pour les biens ou services y compris toute restriction dans le pays d’origine, double utilisation ou limitation pour les bénéficiaires finaux. Confirmation que le soumissionnaire a obtenue des licences équivalentes dans le passé et entend obtenir les licences nécessaires en cas de sélection de son offre. 9. Le formulaire de Proposition Le Soumissionnaire devra présenter la partie opérationnelle et technique de sa Proposition comme suit : a) Plan de gestion Cette partie devra fournir des informations sur l’entreprise, incluant notamment la date de constitution de la société ainsi que l’Etat ou le pays de constitution, ainsi qu’une description sommaire des activités présentes du Soumissionnaire. L’information devra se concentrer sur les services ayant un rapport avec la Proposition. 6 Cette section devra aussi décrire la ou les unités organisationnelles qui seront chargées de l’exécution du contrat, de même que l’approche globale de gestion d’un projet de ce genre. Le Soumissionnaire devra commenter l’expérience qu’il a recueillie dans le cadre de projets similaires et devra identifier la ou les personnes chargées de représenter le Soumissionnaire dans ses rapports futurs avec l’entité du Système des Nations Unies chargée des achats. b) Plan des ressources Cette section devra fournir des explications détaillées au niveau des ressources humaines et matérielles dont le Soumissionnaire dispose pour assurer la bonne exécution de la mission. Elle devra donner une description des capacités et installations actuelles du Soumissionnaire ainsi que tout projet d’expansion de celles-ci. Pour cette partie, le soumissionnaire aura à fournir les documents suivants : i. ii. iii. iv. v. La liste du personnel d’encadrement ; La liste des équipements et matériels pour le compte de ce marché ; La preuve d’expérience dans le domaine des services requis; Les références techniques de l’entreprise ; La preuve d’exécution des prestations similaires ; c) Méthode proposée Dans cette section, le Soumissionnaire devra démontrer qu’il est prêt à répondre efficacement aux spécifications stipulées, en identifiant chacun des éléments spécifiques proposé et en abordant chacune des exigences spécifiées une par une; en donnant une description détaillée des critères de performance essentiels proposés qu’il entend garantir; et en démontrant comment la méthode proposée répond aux spécifications stipulées ou les surpasse. La partie opérationnelle et technique de la Proposition ne doit contenir aucune information sur les coûts des services offerts quelle qu’elle soit. Ces informations tarifaires doivent être fournies séparément dans les Tableaux de coûts appropriés. Le système de numérotation utilisé dans la proposition du Soumissionnaire doit obligatoirement correspondre à celui utilisé dans le corps du Document d’invitation à soumissionner. Toutes références relatives aux brochures et autres documents descriptifs devront être incluses dans les paragraphes de réponse appropriés, bien que ces brochures et documents eux-mêmes puissent être fournis sous forme d’annexes à la Proposition ou à la réponse. Toute information que le Soumissionnaire considère comme étant déposée devra le cas échéant dûment porter la mention « marque déposée » à côté de la partie du texte y relative, et sera traitée comme telle. 10. Les coûts de la Proposition Le Soumissionnaire indiquera les coûts des services qu’il se propose de fournir en vertu du présent contrat dans un Tableau des coûts (offre financière), dont un exemple est joint aux présents Documents d’invitation à la soumission. 11. Devises de la Proposition 7 Tous les coûts HT seront indiqués en Franc Guinéen 12. Période de validité des propositions Les Propositions resteront valides pendant 60 jours suivant la date de soumission des Propositions arrêtée par l’entité du Système des Nations Unies chargée des achats, conformément à la clause relative à la date limite. Une Proposition dont la durée de validité est inférieure à ces 60 jours sera susceptible d’être rejetée pour cause de non-réponse aux spécifications. En cas de circonstances exceptionnelles, l’entité du Système des Nations Unies chargée des achats pourra demander au Soumissionnaire d’accepter une prolongation de la période de validité de son offre. Cette requête et les réponses y relatives doivent être formulées par écrit. Il ne sera pas demandé ni permis au Soumissionnaire acceptant cette requête de modifier sa Proposition. 13. Format et signature des propositions Le Soumissionnaire doit préparer cinq exemplaires (1 original et 3 copies) de la Proposition, portant respectivement et distinctement la mention « Original » et « Copie de la Proposition ». En cas de divergences entre les documents, c’est l’original qui doit faire autorité. Les cinq exemplaires de la Proposition doivent être dactylographiés ou écrits à l’encre indélébile, et doivent être signés par le Soumissionnaire ou par la ou les personnes dûment autorisées à représenter le Soumissionnaire pour ce qui touche au présent Contrat. Cette dernière autorisation doit être dûment appuyée en joignant à la Proposition une procuration écrite. Une Proposition ne doit comporter ni interligne, ni suppression, ni rature, à l’exception de celles jugées nécessaires pour corriger des erreurs faites par le Soumissionnaire, auquel cas ces corrections doivent être paraphées par la ou les personnes signataires de la Proposition. 14. Paiement Le Système des Nations Unies doit payer l’Entrepreneur après acceptation par le Système des Nations Unies des factures soumises par l’Entrepreneur, à l’achèvement des échéances de réalisation correspondantes. D. SOUMISSION DES PROPOSITIONS 8 15. Scellage et marquage des Propositions Le Soumissionnaire devra sceller la Proposition dans une enveloppe extérieure renfermant deux enveloppes intérieures, comme indiqué ci-dessous. (a) L’enveloppe extérieure doit être : Adressée à : Mr Boureima Younoussa Directeur Pays Adjoint Chargé des Opérations PNUD Guinée Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) Maison Commune, Commune de Matam B.P : Coléah Corniche Sud,rue MA 002 Conacry République de la Guinée Tél : (00224) 623 56 242 Fax : Et Portant la Mention : (RFP POUR LE RECRUTEMENT D’UNE STRUCTURE POUR LE DEVELOPPEMENT D’UN SITE WEB, UNE VIDEO ET D’UN LOGO POUR LE SECRETARIAT PERMANENT DU FONDS DE CONSOLIDATION DE LA PAIX EN GUINEE) (b) Les cinq enveloppes intérieures doivent porter le nom et l’adresse du Soumissionnaire. La première enveloppe intérieure doit contenir le dossier administratif La deuxième enveloppe intérieure doit contenir quatre enveloppes scellées et séparées contenant le dossier technique spécifié à la Clause 7 ci-dessus (Documents constitutifs de la Proposition), les exemplaires portant respectivement la mention « Original » et « Copie ». La troisième enveloppe intérieure doit contenir le Tableau des coûts (offre financière). Il faut noter que si les enveloppes intérieures ne sont pas scellées et marquées conformément aux instructions stipulées dans la présente clause, l’entité du Système des Nations Unies chargée des achats ne pourra être tenue pour responsable au cas où ces enveloppes seraient égarées ou ouvertes prématurément. 16. Délai de soumission des propositions L’entité du Système des Nations Unies chargé des achats doit recevoir les Propositions à l’adresse indiquée dans la clause relative au Scellage et marquage des Propositions, au plus tard le jour et l’heure locaux stipulés. 9 L’entité du Système des Nations Unies chargée des achats pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions en modifiant les Documents d’invitation à soumissionner conformément à la clause N°5 relative à la Modification des Documents d’invitation à soumissionner, auquel cas tous les droits et obligations de l’entité du Système des Nations Unies chargée des achats et des Soumissionnaires précédemment soumis à l’ancien délai seront alors soumis au nouveau délai tel que prorogé. 17. Propositions déposées hors délai Toute proposition reçue par l’entité du Système des Nations Unies chargée des achats après la date limite tel que spécifiée dans la clause N°16 relative au Délai de soumission des Propositions sera rejetée. 18. Modification et retrait des Propositions Le Soumissionnaire peut retirer sa Proposition après dépôt, à la condition qu’une notification écrite soit reçue par l’entité du Système des Nations Unies chargée des achats avant la date butoir de soumission des Propositions. La notification de retrait du Soumissionnaire doit être préparée, scellée, marquée et envoyée conformément aux dispositions de la clause relative au Délai de soumission des propositions. La notification de retrait peut aussi être adressée par courrier électronique ou par fax, mais elle doit dans ce cas être suivie d’une copie de confirmation signée. Aucune Proposition ne peut être modifiée après le délai de soumission des Propositions. Aucune Proposition ne peut être retirée dans la période se situant entre le délai de soumission des Propositions et la date d’expiration de la période de validité de la Proposition spécifiée par le Soumissionnaire dans le Formulaire de soumission de la Proposition. E. OUVERTURE ET ÉVALUATION DES PROPOSITIONS 19. Ouverture des Propositions L’entité du Système des Nations Unies chargée des achats procèdera à l’ouverture des Propositions en présence d’une urne mise en place par le Système des Nations Unies. 20. Clarification des Propositions 10 Pour faciliter l’examen, l’évaluation et la comparaison des Propositions, l’Acquéreur peut, à sa discrétion, demander au Soumissionnaire de clarifier sa Proposition. La demande de clarification et la réponse doivent être formulées par écrit, et aucun changement des coûts ou du contenu de la Proposition ne sera demandé, proposé ni permis. 21. Examen préliminaire L’Administrateur du Système des Nations Unies examinera les Propositions pour s’assurer qu’elles sont complètes, qu’elles ne comportent aucune erreur de calcul, que les documents ont été dûment signés et que ces Propositions répondent globalement aux conditions stipulées. Les erreurs arithmétiques seront rectifiées sur la base suivante : s’il existe une divergence entre le prix unitaire et le prix total obtenu par multiplication du prix unitaire et de la quantité, le prix unitaire prévaudra, et le prix total sera corrigé en prenant celui-ci comme base. Si le Soumissionnaire n’accepte pas la correction des erreurs, sa Proposition sera rejetée. S’il existe une divergence entre les montants en chiffres et en lettres, c’est le montant en lettres qui prévaudra. Avant examen détaillé, l’Administrateur du Système des Nations Unies évaluera le degré de réponse substantielle de chaque Proposition par rapport à l’invitation à la proposition. Aux fins de ces Clauses, une Proposition apportant une réponse substantielle est une Proposition qui se conforme à toutes les spécifications et conditions de l’invitation à soumissionner sans déviation majeure. La détermination par l’Administrateur du Système des Nations Unies du degré de réponse de la Proposition doit être basée sur le contenu de la Proposition elle-même, sans considération de quelque raison extrinsèque que ce soit. Une Proposition dont le degré de réponse substantielle est jugé insuffisant par l’Acquéreur sera rejetée sans que le Soumissionnaire puisse la rendre a posteriori plus conforme en la corrigeant. 22. Evaluation et comparaison des Propositions L’évaluation des Propositions se déroule en deux étapes. Dans une première étape les enveloppes contenant les dossiers administratifs et techniques du soumissionnaire seront ouvertes. Le comité créé par l’entité du PNUD chargée des achats procédera à la vérification des pièces administratives de chaque soumissionnaire; ensuite à l’évaluation technique selon la grille d’évaluation technique spécifiée en annexe III. A la deuxième étape, les offres financières ne seront ouvertes que pour les propositions qui auront reçu la 11 note technique minimale de 70% La proposition technique est évaluée sur la base de son degré de réponse à la Mission (TOR). Lors de la troisième étape, les offres financières de tous les prestataires ayant obtenu la note technique minimale de 70% lors de l’évaluation techniques seront comparées. L’offre sera attribuée au prestataire le moins disant. La prestation pourra être annulée à tout moment, sans recours possible, si les offres sont insuffisantes au niveau technique (étape1) ou si elles dépassent le budget prévu (étape 2). Lors de l’attribution du contrat, le PNUD se réserve le droit de modifier la quantité des services et/ou biens dans la limite de vingt-cinq pour cent (25 %) du total de l’offre, sans modification du prix unitaire ou des autres conditions. Critères d’évaluation technique Les formulaires d’évaluation des offres techniques figurent dans les Termes De Références. La note maximum spécifiée pour chacun des critères d’évaluation indique l’importance relative ou le coefficient de l’article dans le contexte du processus d’évaluation globale. F. ATTRIBUTION DU CONTRAT 23. Critères d’attribution du Contrat L’entité du Système des Nations Unies chargée des achats se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute Proposition, ainsi que d’annuler le processus d’invitation à soumissionner et de rejeter toutes les Propositions à quelque moment que ce soit préalablement à l’attribution du Contrat, sans encourir de ce fait aucune responsabilité vis-à-vis du Soumissionnaire concerné et sans avoir aucune obligation d’informer le ou les Soumissionnaires des raisons qui ont motivé l’action de l’Acquéreur. Avant l’expiration de la période de validité de la proposition, l’entité du PNUD chargée des achats attribuera le Contrat au Soumissionnaire le plus qualifié et dont la Proposition, après évaluation, est considérée comme répondant la mieux aux besoins de l’organisation et aux exigences de l’activité concernée. 24. Droit de l’Acquéreur de modifier ses exigences au moment de l’attribution L’Acquéreur se réserve le droit, au moment de l’attribution du contrat, de modifier la quantité de biens et services spécifiée dans l’invitation à soumissionner, sans modification des coûts ou des autres spécifications 12 et conditions. 25. Signature du Contrat Le Soumissionnaire retenu doit signer, dater et renvoyer le contrat à l’Acquéreur dans un délai de 7 jours à compter de la réception du contrat. Instructions aux soumissionnaires CRITERES D’EVALUATION DES OFFRES TECHNIQUES L’équipe de structures sera sélectionnée sur la base du rapport qualité/coût. Les offres à soumettre par le (s) structure(s) seront évaluées en fonction des critères suivants : a) Expertise/Expérience de la structure soumissionnaire (40%) b) Compréhension des termes de références et méthodologie proposées pour accomplir la tâche (30%) c) Qualification et expérience du personnel (30%) Récapitulatif des formulaires d'évaluation des Propositions techniques Coefficient Note Sociétés /Autres entités de la note maximum 1 1 Expertise/Expérience de la structure soumissionnaire 2 Projet de plan de travail et d'approche méthodologique 3 Qualification et expérience du personnel TOTAL 40% 40 30% 30 30% 30 2 4 5 100 Seules les offres financières des structures qui auront obtenu une note technique supérieure ou égale à soixante-dix pourcent (70%) seront examinées. L’évaluation de la proposition financière tiendra compte de l’enveloppe disponible pour la conduite de la prestation. Les offres seront classées en fonction de leurs notes techniques (NT) et financières (NF) combinées, avec application des pondérations suivantes pour aboutir à une note globale (NG) 13 T=poids donné à la proposition technique, soit 70% ; F= poids donné à la proposition financière, soit 30% ; NG = (Nt x T) + (Nf x F) Section 3 : termes de référence (TOR)1 Pour le recrutement d’un cabinet pour le développement d’un site web, une vidéo et d’un logo pour le secrétariat permanent du Fonds de Consolidation de la Paix en Guinée. 1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION La République de Guinée a élaboré de concert avec les partenaires des agences du système des Nations Unies le plan prioritaire de consolidation de la paix en vue de l’amélioration de l’environnement sociopolitique global indispensable à une bonne gestion du processus de la transition, de l’instauration de la démocratie, d'un Etat de droit respectueux des libertés fondamentales et de l’organisation d’élections législatives libres et transparentes dans un climat apaisé. Plusieurs initiatives ont été menées par les partenaires techniques et financiers de la Guinée en général et les agences du système des Nations Unies en particulier en matière de consolidation de la paix. Le PBF s’est illustré à travers des interventions significatives à l’édification d’une paix durable en Guinée. Plusieurs actions ont été réalisées afin de répondre aux différentes sollicitations des acteurs et partenaires nationaux dans le but d’œuvrer au renforcement du tissu social et de l’unité nationale. Les priorités de consolidation de la paix définies entre le Gouvernement et la Commission de consolidation de la paix sont i) la réconciliation nationale; ii) la réforme du secteur de la sécurité; iii) l’emploi des jeunes et des femmes. Chacune de ces priorités de consolidation de la paix englobe une vaste gamme de questions importantes et d’actions potentielles. Divers partenaires internationaux et entités du système des Nations Unies ainsi que les organisations régionales et sous régionales africaines ont apporté leur contribution pour soutenir les efforts de consolidation de la paix dans le pays. Mais beaucoup reste encore à faire pour consolider les progrès et renforcer les fondements de la stabilité politique, accompagner la reprise économique et instaurer la cohésion sociale. Pour assurer la complémentarité entre les travaux de la CCP et du Fonds pour la consolidation de la paix, le Plan prioritaire de consolidation de la Paix en Guinée, est l'instrument d’engagement entre le FCP et le Gouvernement. Le Plan prioritaire sert de base à l'intervention du Fonds en Guinée et comprend les activités convenues et énoncées dans les engagements de la CCP et du Gouvernement à travers la Déclaration d'engagements mutuels. Pour la mise en œuvre des activités, le PBF assure la coordination des interventions des agences du SNU en vue 1 Le présent document est un guide destiné aux services demandeurs afin de leur aider à rédiger les TOR de la RFP en faisant des suggestions quant à leur contenu. Le présent document ne doit pas être communiqué aux soumissionnaires dans son état actuel. Les TOR qui seront rédigés par le service demandeur sont ceux qui devront être annexés à la présente partie de la RFP. 14 de favoriser la synergie et d’éviter les doublons dans le cadre de la mise en œuvre des initiatives d’autres partenaires en matière de Consolidation de la Paix. Le PBF Guinée dans la mise en œuvre de sa politique de communication interne et externe sur ses interventions en Guinée, a inscrit parmi ses actions, le développement d’un site web qui servira de portail d’information sur les activités du PBF , le développement d’un logo pour le bureau de la Guinée et la création d’une infographie vidéo de présentation des acquis du PBF en Guinée durant ces dernières années. Pour faire de la communication un outil au service du développement, il convient de créer les conditions d’une communication régulière et soutenue pour entretenir, maintenir et améliorer la communication en faveur du développement. Si, par principe, la communication externe a pour vocation d’atteindre autant de cibles que nécessaire, aujourd’hui, elle n’a de limites que les performances des équipements technologiques et de la connexion Internet. Aussi, pour rendre efficace sa communication au double point de vue interne et externe, le PBF Guinée a décidé d’intégrer cette nouvelle donne, ceci, en lançant le présent appel à manifestation d’intérêt pour l’élaboration d’un site web. 2. OBJECTIF GLOBAL Il s’agit de concevoir un site web afin d'augmenter la visibilité publique du PBF et la diffusion de l'information au sein du réseau des partenaires. D'autre part, dans un souci de modernisation de son image le PBF cherche àdynamiser les logos de reférence qui lui sont associer pour chaque communication. Enfin, il faudra réaliser une infographie vidéo pour le compte de secrétariat du Fonds des Nations-Unies pour la Consolidation de la Paix en Guinée sur la base des présents termes de référence. Toutes les productions devront respecter la Charte graphique des Nations Unies 2.1. OBJECTIFS SPECIFIQUES : Développer, déployer en héberger le site web du PBF Guinée ; Concevoir une infographie vidéo de présentation des réalisations du PBF Guinée durant ces dernières années en Guinée ; Dynamiser les logos de référence pour le PBF Guinée ; 3. RESULTATS ATTENDUS Le PBF Guinée attend les résultats ci-dessous de la présente mission : L’hébergement du site est assuré et le nom de domaine acquis ; La conception graphique du site web est réalisée ; Le site web est développé ; Le site web, comportant un contenu est mis en ligne La responsable de la communication est formée à la gestion et à la mise à jour du site web ; La vidéo est réalisée et disponible Le logo du PBF/Guinée est conçu et est utilisé pour sur le site web et tous les supports ; Ces résultats seront évalués à partir d’indicateurs suivants : La qualité visuelle et contextuelle de la vidéo ainsi que du logo ; Le fait que le site web soit hébergé auprès d’un fournisseur et, qu’un nom de domaine soit attribué au site web pour le compte du PBF/Guinée ; La conception graphique est réalisée ; et Un membre du staff du PBF/Guinée maîtrise la gestion et à la mise à jour du site web. 4. ACTIVITES A REALISER 15 Les activités à mener dans le cadre de la présente mission peuvent être catégorisées en trois principales tâches : SITE WEB L’arborescence (architecture) du site devra être épurée et attractive. Il faut une page d’accueil donnant une ambiance graphique moderne et dynamique pour un site prenant en compte les visuels, à savoir les images, photos vidéo, infographies relatives aux activités du PBF Guinée. Il s’agira d’opter pour une démarche évolutive dont l’objectif est de permettre l’intégration des articles généraux et sur des projets en particulier en fonction de l’actualité pertinente et des priorités. L’interface doit être claire et l’ergonomie moderne pour s’assurer de l’accessibilité du site aux cibles, souvent dépourvues d'une bonne connexion internet. Une collecte des informations précèdera la phase de conception du site web et sera effectuée par le PBF/Guinée. Un squelette est mis à disposition du PBF pour alimenter en contenu le site avant même la mise en ligne « officielle ». Le soumissionnaire met à disposition un point focal pour ajustement technique suite à la mise en ligne. Fonctionnalités du site a. Le menu et la page d’accueil Il doit être dynamique et donner plusieurs niveaux d'entrée et ouvrir une page détaillant les éléments du sousmenu et permettant aux visiteurs de faire un choix. Les points suivants peuvent y ressortir: Accueil Qui sommes-nous ? (fiches présentation, organigramme, personnel, …) Nos activités (selon les trois axes prioritaires) Actualités (visites, lancements, événements) Partenaires (documents de référence, rapports de projets, communiqués de presse) Contactez-nous : coordonnées physiques avec map ainsi qu'un formulaire de contact générique Mise à disposition de stickers, charts, génériques afin de faire ressortir les idées directives, les statistiques, les données, etc.; Flexibilité dans la création des cartouches apparaissant sur la page d'accueil et du nom et nombre de rubriques. Liens vers réseaux sociaux pour chaque page; Lien vers la page Facebook du PBF; La page d'accueil comprend Slider x 4 images, Paragraphe incrusté sur la Consolidation de la Paix, en général, et le FCP en Guinée, une Galerie photos et vidéos. b. La navigation thématique Ce menu doit contenir plusieurs thématiques sous lesquelles seront classés les contenus. De là, il doit être possible de consulter directement l’information recherchée. c. Les services en ligne Banque de connaissance ou Bibliothèque virtuelle cf rubrique « Publications » ci-haut ouverture des 16 commentaires, espace d’échange et de travail pour favoriser le développement d’une communauté de pratiques soumis à la modération de l'administrateur Opportunité d’emplois d. Agenda des conférences, séminaires et autres e. Liens utiles : - lien hypertexte dans chaque article - Bandeau de logos des partenaires en bas de page avec lien hypertexte. f. Le moteur de recherche Il s'agira de mettre en place un moteur de recherche qui permettra aux visiteurs d’effectuer des recherches sur toutes les pages indexées et archivées du portail et éventuellement sur d'autres sites g. Accès basé sur les rôles Il s’agit de développer un accès sécurisé pour le personnel autorisé en vue de gérer le contenu du site web (articles, rapports, publications, ajout et modification, …). En ce qui concerne les technologies utilisées, le prestataire devra s’engager à utiliser les outils et les technologies les plus performants utilisés pour ce genre de prestation. De préférence DRUPAL 7 et plus. Les outils et les technologies utilisés pour la création et le fonctionnement optimal du site reposeront, essentiellement, sur les éléments suivants : Menus intuitifs « One Click » pour faciliter la navigation ; Technologies pouvant fluidifier les informations ; Développement de techniques permettant d’optimiser l’interactivité ; Système permettant un chargement d’informations en format très léger ; Développement graphique animé ; En ce qui concerne la façon dont le site web se présentera, il faut noter que la page d’accueil doit faire l’objet d’une présentation attractive et particulièrement soignée avec le logo du PBF/Guinée. Ladite page devra disposer d’un espace dynamique qui affichera les actualités, etc. La page d’accueil inclura, comme chaque page du site, des possibilités d’accès direct aux pages suivantes. Le soumissionnaire devra prévoir un moteur de recherche accessible sur toutes les pages du site, une rubrique contacts, indiquant les coordonnées du PBF ainsi que des liens pour accéder aux comptes sociaux, Aussi, il faut préciser que le plan final du site sera définit en lien avec les services compétents du PBF/Guinée. Hébergement et maintenance du site web Le soumissionnaire devra fournir les services d’hébergement et de maintenance du site web, pour ce faire, il devra produire des preuves dans ce domaine. L’hébergement et la maintenance de site web de grandes institutions guinéennes et internationales. Formation la gestion et à la mise à jour du site web. Au terme de l’élaboration et la mise en ligne du site, le soumissionnaire aura à assurer la formation de deux membres du staff du PBF/Guinée en vue de la gestion et à la mise à jour du site web. L’objectif de cette formation est que ces deux personnes deviennent autonomes pour la mise à jour du futur site 17 web. La formation sera assurée dans les locaux du PBF/Guinée, pour une durée de deux mois. Cette formation prendra en compte l’utilisation de l’outil, l’écriture et l’accessibilité dans le but de permettre l’administration du site des points de vue technique et éditorial. Au bout de la formation, les personnes formées seront à même de de mettre à jour le contenu du site. VIDEO Il s’agit de développer une infographie vidéo d’une durée maximale de deux (2) minutes. Cette vidéo doit être une présentation des acquis du PBF/Guinée dans sa mission de consolidation de la Paix. Spécificités de la VIDEO L'infographie présente le PBF, ce qu'il a réalisé jusqu'à maintenant, les réussites et les défis à relever, LOGO DU PBF/GUINEE Il s’agit de concevoir un logo pour le PBF/Guinée. Spécificités du LOGO Dans le respect de la Charte graphique des Nations Unies, dynamiser les visuels de référence qui associent les armoiries de Guinée, le logo des Nations-Unies et le logo du PBF. Produire des vecteurs de ces trois visuels Production d'une image PBF-Guinée associant ces trois visuels de forme carrée, sous fond blanc et sous fond bleu Production d'une image PBF-Guinée associant ces trois visuels de forme rectangulaire, sous fond blanc et sous fond bleu Intégration du logo sur le site internet. 5. METHODOLOGIE DE TRAVAIL Elle devra être fluide et itérative, les phases du projet devront faire l’objet de validation par l’équipe du PBF. Le soumissionnaire devra mettre à la disposition du PBF un responsable de projet, qui devra servir de d’interface pour faciliter le travail et le rendre collaboratif et intuitif. 6. QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES DU SOUMISSIONNAIRE Développement et qualité opérationnelle 1. Bonne connaissance des serveurs http et des serveurs de base de données orientés web ; 2. Bonne connaissance dans le domaine de développement des applications web et des conceptions des sites web Dynamiques ; 3. Bonne connaissances des langages de développement des sites web (Html, Java script, PHP, Drupal) 4. Bonne connaissance des logiciels de traitement d’images (flash, Photoshop, etc.) ; 5. Bonne connaissance sur les transferts et le partage des fichiers via FTP ; 6. Bonne connaissance sur la conception des Bases de données en ligne ou liées aux sites web ; 18 7. Bonne connaissance sur les outils de numérisation des documents et de transformation des documents sous d’autre format pour réduire au maximum leurs tailles ; 8. Avoir une bonne expérience avec content management systèmes open source DRUPAL est nécessaire ; 9. Capable de créer CSS templates ; 10. Avoir une bonne expérience dans l’utilisation de serveur NGINX ; 11. Etre disponible de suite et à plein temps. Qualification de l’entreprise Le travail sera effectué par une entreprise dotée d’une expérience avérée en conception de site web avec le profil suivant : Au moins huit ans d’expérience professionnelle dans le domaine des NTIC, de développement et des mises à jour des sites web, de conception des bases de données en ligne et une parfaite connaissance de DRUPAL dernière version ; Expérience prouvée et documentée d’au moins sept projets menés à bien (Guinée et Ailleurs) ; Expérience avérée en gestion, maintenance et hébergement de site à caractère sensible ; Expérience avec les grandes institutions internationales NB. La structure devra attacher les CV signés de tous personnels qui seront impliqués dans la présente offre. La structure devra produire les références/contrats ou tout autre document des travaux antérieurs. 7. PLANNING DES ETAPES DE DEVELOPPEMENT DU SITE WEB, DE LA VIDEO ET DU LOGO Etapes Elaboration des spécifications du Site Web Durant cette étape, le soumissionnaire et l’équipe du projet vont discuter des aspects techniques du portail, de sa structure et des fonctionnalités. Aussi, la collecte des informations pour le site web et la vidéo. Conception maquettes/prototypes Le soumissionnaire présente quelques templates et fait une présentation de la navigation et des fonctionnalités Développement du site web Le soumissionnaire crée le site web avec les fonctionnalités arrêtées et les templates approuvés. Présente au PBF la version démo pour révision et finalisation des amendements. Durée 1 semaine 2 jours 1 semaine 19 Déploiement du site web Le soumissionnaire déploie le site web. Fournit les manuels, intègre certains documents et fait les formations (Parallèlement aux phases précédentes du projet) Conception de la première version de la Vidéo Le soumissionnaire produit la première version de la vidéo et la soumet pour amendements et correction Livraison de la vidéo Fournir sur des supports appropriés la version finale de la Vidéo Conception du Logo Draft0 et version finale du logo Total: Support technique Le soumissionnaire prépare les termes du support technique et les soumet à l’équipe de projet. Assure formation et support technique. Le soumissionnaire se charge de l’hébergement et de la maintenance du site web. 2 jours 1 semaine 3 jours 1 semaine 3 semaines 1 an 20 CONDITIONS GENERALES APPLICABLES AU CONTRAT DE SERVICES DU PNUD 1.0 STATUT JURIDIQUE : Le prestataire sera considéré comme ayant le statut juridique d’un prestataire indépendant vis-à-vis du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD). Le personnel et les sous-traitants du prestataire ne seront considérés à aucun titre comme étant les employés ou agents du PNUD ou de l’Organisation des Nations Unies. 2.0 SOURCE DES INSTRUCTIONS : Le prestataire ne pourra demander à une autorité externe au PNUD ou accepter de celle-ci aucune instruction au titre de la fourniture de ses services en application du présent contrat. Le prestataire devra s’abstenir de tout acte susceptible d’avoir des conséquences préjudiciables pour le PNUD ou l’Organisation des Nations Unies et devra s’acquitter de ses obligations en tenant pleinement compte des intérêts du PNUD. 21 3.0 RESPONSABILITE DU PRESTATAIRE AU TITRE DE SES EMPLOYES : Le prestataire sera responsable des compétences professionnelles et techniques de ses employés et devra choisir, pour les besoins des prestations à fournir en application du présent contrat, des personnes fiables qui devront travailler avec efficacité dans le cadre de l’exécution du présent contrat, respecter les coutumes locales et se conformer à des normes morales et éthiques strictes. 4.0 CESSION : Le prestataire devra s’abstenir de céder, de transférer, de nantir ou d’aliéner de toute autre manière le présent contrat, ou toute partie de celui-ci, ou ses droits, créances ou obligations aux termes du présent contrat, à moins d’avoir obtenu le consentement préalable et écrit du PNUD. 5.0 SOUS-TRAITANCE : Si le prestataire a besoin des services de sous-traitants, il devra obtenir l’approbation et l’autorisation préalable du PNUD pour l’ensemble des sous-traitants. L’approbation d’un sous-traitant par le PNUD ne libérera le prestataire d’aucune de ses obligations aux termes du présent contrat. Les conditions de tout contrat de soustraitance seront soumises aux dispositions du présent contrat et devront y être conformes. 6.0 INTERDICTION DE FOURNIR DES AVANTAGES AUX FONCTIONNAIRES Le prestataire garantit qu’il n’a fourni ou qu’il ne proposera à aucun fonctionnaire du PNUD ou de l’Organisation des Nations Unies un quelconque avantage direct ou indirect résultant du présent contrat ou de son attribution. Le prestataire convient que toute violation de la présente disposition constituera la violation d’une condition essentielle du présent contrat. 7.0 INDEMNISATION : Le prestataire devra garantir, couvrir et défendre, à ses propres frais, le PNUD, ses fonctionnaires, agents, préposés et employés contre l’ensemble des actions, réclamations, demandes et responsabilités de toute nature, y compris leurs coûts et frais, résultant d’actes ou d’omissions du prestataire ou de ses employés, dirigeants, agents ou sous-traitants, dans le cadre de l’exécution du présent contrat. La présente disposition s’étendra, notamment, aux réclamations et responsabilités en matière d’accidents du travail, de responsabilité du fait des produits ou de responsabilité résultant de l’utilisation d’inventions ou de dispositifs brevetés, de documents protégés par le droit d’auteur ou d’autres éléments de propriété intellectuelle par le prestataire, ses employés, dirigeants, agents, préposés ou sous-traitants. Les obligations prévues par le présent article ne s’éteindront pas lors de la résiliation du présent contrat. 8.0 ASSURANCE ET RESPONSABILITES VIS-A-VIS DES TIERS : 8.1 Le prestataire devra souscrire et conserver une assurance tous risques au titre de ses biens et de tout matériel utilisé pour les besoins de l’exécution du présent Contrat. 8.2 Le prestataire devra souscrire et conserver toute assurance appropriée au titre des accidents du travail, ou son équivalent, relativement à ses employés, afin de couvrir les demandes d’indemnisation liées à des blessures corporelles ou à des décès dans le cadre du présent contrat. 22 8.3 Le prestataire devra également souscrire et conserver une assurance responsabilité civile d’un montant adéquat pour couvrir les demandes d’indemnisation des tiers liées à des décès ou blessures corporelles, ou à la perte ou l’endommagement de biens, résultant de la fourniture de services en application du présent contrat ou de l’utilisation de véhicules, navires, aéronefs ou autres matériels détenus ou loués par le prestataire ou ses agents, préposés, employés ou sous-traitants fournissant des prestations ou services au titre du présent Contrat. 8.4 Sous réserve de l’assurance contre les accidents du travail, les polices d’assurance prévues par le présent article devront : 8.4.1 nommé le PNUD en qualité d’assuré supplémentaire ; 8.4.2 inclure une renonciation à subrogation de l’assureur dans les droits du prestataire contre le PNUD ; 8.4.3 prévoir que le PNUD recevra une notification écrite des assureurs trente (30) jours avant toute résiliation ou modification des assurances. 8.5 Le prestataire devra, en cas de demande en ce sens, fournir au PNUD une preuve satisfaisante des assurances requises aux termes du présent article. 9.0 CHARGES/PRIVILEGES : Le prestataire devra s’abstenir de causer ou de permettre l’inscription ou le maintien d’un privilège, d’une saisie ou autre charge par toute personne auprès de toute administration publique ou du PNUD sur toute somme exigible ou devant le devenir au titre de prestations réalisées ou de matériaux fournis en application du présent Contrat ou en raison de toute autre réclamation ou demande dirigée contre le prestataire. 10.0 PROPRIETE DU MATERIEL : Le PNUD conservera la propriété du matériel et des fournitures qu’il pourra fournir et ledit matériel devra lui être restitué à l’issue du présent contrat ou lorsque le prestataire n’en aura plus besoin. Lors de sa restitution au PNUD, ledit matériel devra être dans le même état que lors de sa remise au prestataire, sous réserve de l’usure normale. Le prestataire sera tenu d’indemniser le PNUD au titre du matériel qui sera considéré comme étant endommagé ou dégradé au-delà de l’usure normale. 11.0 DROITS D’AUTEUR, BREVETS ET AUTRES DROITS PATRIMONIAUX : 11.1 Sous réserve des dispositions contraires expresses et écrites du contrat, le PNUD pourra revendiquer l’ensemble des droits de propriété intellectuelle et autres droits patrimoniaux et, notamment, les brevets, droits d’auteur et marques se rapportant aux produits, processus, inventions, idées, savoir-faire ou documents et autres matériels que le prestataire aura développés pour le PNUD dans le cadre du contrat et qui seront directement liés à l’exécution du contrat, ou produits, préparés ou obtenus du fait ou au cours de son exécution, et le prestataire reconnaît et convient que lesdits produits, documents et autres matériels constitueront des œuvres réalisées contre rémunération pour le PNUD. 11.2 Lorsque lesdits droits de propriété intellectuelle ou autres droits patrimoniaux contiendront des droits de propriété intellectuelle ou autres droits patrimoniaux du prestataire : (i) existant antérieurement à l’exécution par le prestataire de ses obligations aux termes du contrat, ou (ii) que le prestataire pourra ou aura pu développer ou acquérir indépendamment de l’exécution de ses obligations aux termes du contrat, le PNUD 23 ne se prévaudra d’aucun droit de propriété sur ceux-ci et le prestataire accorde par les présentes au PNUD une licence perpétuelle d’utilisation desdits droits de propriété intellectuelle ou autres droits patrimoniaux uniquement aux fins du contrat et conformément à ses conditions. 11.3 Si le PNUD en fait la demande, le prestataire devra pendre toute mesure nécessaire, signer tout document requis et, d’une manière générale, prêter son assistance aux fins de l’obtention desdits droits patrimoniaux et de leur transfert ou de leur fourniture sous licence au PNUD, conformément aux dispositions du droit applicable et du contrat. 11.4 Sous réserve des dispositions qui précèdent, l’ensemble des cartes, dessins, photos, mosaïques, plans, rapports, estimations, recommandations, documents et toutes les autres données compilées ou reçues par le prestataire en application du présent contrat seront la propriété du PNUD, devront être mis à sa disposition aux fins d’utilisation ou d’inspection à des heures raisonnables et en des lieux raisonnables, devront être considérés comme étant confidentiels et ne devront être remis qu’aux fonctionnaires autorisés du PNUD à l’issue des prestations réalisées en application du contrat. 12.0 UTILISATION DU NOM, DE L’EMBLEME OU DU SCEAU OFFICIEL DU PNUD OU DE L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES : Le prestataire devra s’abstenir de faire connaître ou de rendre publique de toute autre manière le fait qu’il fournit des prestations au PNUD et devra également s’abstenir de toute utilisation du nom, de l’emblème ou du sceau officiel du PNUD ou de l’Organisation des Nations Unies ou de toute abréviation du nom du PNUD ou de l’Organisation des Nations Unies dans le cadre de son activité ou par ailleurs. 13.0 CONFIDENTIALITE DES DOCUMENTS ET INFORMATIONS : Les informations et données considérées par l’une ou l’autre des parties comme étant exclusives qui seront communiquées ou divulguées par l’une des parties (le « Divulgateur ») à l’autre partie (le « Destinataire ») au cours de l’exécution du contrat et qui seront qualifiées d’informations confidentielles (les « Informations ») devront être protégées par ladite partie et traitées de la manière suivante : 13.1 Le destinataire (le « Destinataire ») desdites informations devra : 13.1.1 faire preuve de la même prudence et de la même discrétion pour éviter toute divulgation, publication ou dissémination des Informations du Divulgateur que celles auxquelles il s’astreint pour ses propres informations similaires qu’il ne souhaite pas divulguer, publier ou disséminer ; et 13.1.2 utiliser les Informations du Divulgateur uniquement aux fins pour lesquelles elles auront été divulguées. 13.2 A condition que le Destinataire signe avec les personnes ou entités suivantes un accord écrit les obligeant à préserver la confidentialité des Informations conformément au contrat et au présent article 13, le Destinataire pourra divulguer les Informations : 13.2.1 à toute autre partie, avec le consentement préalable et écrit du Divulgateur ; et 13.2.2 aux employés, responsables, représentants et agents du Destinataire qui auront besoin de prendre connaissance desdites Informations pour les besoins de l’exécution d’obligations prévues par le contrat, et aux 24 employés, responsables, représentants et agents de toute personne morale qu’il contrôlera, qui le contrôlera ou qui sera avec lui sous le contrôle commun d’un tiers, qui devront également en prendre connaissance pour exécuter des obligations prévues aux termes du contrat, sachant toutefois qu’aux fins des présentes, une personne morale contrôlée désigne : 13.2.2.1 une société dans laquelle la partie concernée détient ou contrôle de toute autre manière, directement ou indirectement, plus de cinquante pour cent (50 %) des actions assorties du droit de vote ; ou 13.2.2.2 une entité dont la direction effective est contrôlée par la partie concernée ; ou 13.2.2.3 s’agissant du PNUD, un fonds affilié tel que l’UNCDF, l’UNIFEM ou l’UNV. 13.3 Le prestataire pourra divulguer les Informations dans la mesure requise par la loi, sachant toutefois que, sous réserve des privilèges et immunités de l’Organisation des Nations Unies et sans renonciation à ceux-ci, le prestataire devra notifier au PNUD suffisamment à l’avance une demande de divulgation des Informations afin de lui donner la possibilité de prendre des mesures de protection ou toute autre mesure opportune avant qu’une telle divulgation ne soit effectuée. 13.4 Le PNUD pourra divulguer les Informations dans la mesure requise par la Charte des Nations Unies, les résolutions ou règlements de l’Assemblée générale ou les règles édictées par le Secrétaire général. 13.5 Le Destinataire n’aura pas l’interdiction de divulguer les Informations qu’il aura obtenues d’un tiers sans restriction, qui seront divulguées par le Divulgateur à un tiers sans obligation de confidentialité, qui seront antérieurement connues du Destinataire ou qui seront développées à tout moment par le Destinataire de manière totalement indépendante de toute divulgation effectuée dans le cadre des présentes. 13.6 Les présentes obligations et restrictions en matière de confidentialité produiront leurs effets au cours de la durée du contrat, y compris pendant toute prorogation de celui-ci, et, sauf disposition contraire figurant au contrat, demeureront en vigueur postérieurement à sa résiliation. 14.0 FORCE MAJEURE ; AUTRES CHANGEMENTS DE SITUATION 14.1 En cas de survenance d’un quelconque évènement constituant un cas de force majeure et aussi rapidement que possible après sa survenance, le prestataire devra en notifier par écrit le PNUD avec l’ensemble des détails s’y rapportant si le prestataire se trouve de ce fait dans l’incapacité totale ou partielle d’exécuter ses obligations et de s’acquitter de ses responsabilités aux termes du contrat. Le prestataire devra également notifier au PNUD tout autre changement de situation ou la survenance de tout évènement compromettant ou risquant de compromettre l’exécution de ses obligations aux termes du contrat. Dès réception de la notification requise par le présent article, le PNUD prendra les mesures qu’il considérera, à sa seule et entière discrétion, comme étant opportunes ou nécessaires au regard des circonstances, y compris l’octroi au prestataire d’un délai supplémentaire raisonnable pour exécuter ses obligations aux termes du contrat. 14.2 Si, en raison d’un cas de force majeure, le prestataire est définitivement incapable de s’acquitter, en tout ou en partie, de ses obligations et de ses responsabilités aux termes du contrat, le PNUD aura le droit de suspendre ou de résilier le présent contrat selon les mêmes conditions que celles qui figurent dans l’article 15 « Résiliation », sachant toutefois que le délai de préavis sera de sept (7) jours au lieu de trente (30) jours. 14.3 Le terme de force majeure, tel qu’il est utilisé dans le présent article désigne des catastrophes 25 naturelles, une guerre (déclarée ou non), une invasion, une révolution, une insurrection ou d’autres actes d’une nature ou d’une force similaire. 14.4 Le prestataire reconnaît et convient qu’en ce qui concerne les obligations prévues au contrat que le prestataire doit exécuter dans ou pour les régions dans lesquelles le PNUD est engagé ou se prépare à s’engager dans des opérations de maintien de la paix, humanitaires ou similaires ou dans lesquelles le PNUD se désengage de telles opérations, toute exécution tardive ou inexécution desdites obligations liée à des conditions difficiles dans lesdites régions ou à des troubles civils y survenant ne constituera pas, en soi, un cas de force majeure au sens du contrat. 15.0 RESILIATION 15.1 Chaque partie pourra résilier le présent contrat pour un motif déterminé, en tout ou en partie, en adressant à l’autre partie un préavis écrit de trente (30) jours. L’engagement d’une procédure d’arbitrage conformément à l’article 16.2 (« Arbitrage ») ci-dessous ne pourra pas être considéré comme constituant une résiliation du présent contrat. 15.2 Le PNUD se réserve le droit de résiliation le présent contrat sans motif à tout moment, en adressant au prestataire un préavis écrit de 15 jours. Dans ce cas, le PNUD devra rembourser au prestataire l’ensemble des frais raisonnables que celui-ci aura engagés avant de recevoir ledit préavis. 15.3 En cas de résiliation par le PNUD en application du présent article, aucun paiement ne sera dû par le PNUD au prestataire, à l’exception des prestations et services fournis de manière satisfaisante et conformément aux conditions expresses du présent contrat. 15.4 Si le prestataire est mis en redressement judiciaire ou en liquidation, s’il tombe en cessation de paiements, s’il procède à une cession au profit de ses créanciers ou si un administrateur judiciaire est nommé en raison de sa cessation de paiements, le PNUD pourra, sans préjudice de tout autre droit ou recours dont il pourra disposer aux termes des présentes conditions, résilier le présent contrat sur-le-champ. Le prestataire devra immédiatement informer le PNUD de la survenance de l’un quelconque des évènements susmentionnés. 16.0 REGLEMENT DES DIFFERENDS 16.1 Règlement amiable. Les parties devront faire tout leur possible pour régler à l’amiable les différends, litiges ou réclamations liés au présent contrat ou à sa violation, à sa résiliation ou à sa nullité. Lorsque les parties tenteront de parvenir à un tel règlement amiable par la conciliation, celle-ci devra se dérouler conformément au Règlement de conciliation de la CNUDCI qui sera alors en vigueur, ou selon toute autre procédure dont les parties pourront convenir entre elles. 16.2 Arbitrage. Les différends, litiges ou réclamations entre les parties liés au présent contrat ou à sa violation, à sa résiliation ou à sa nullité qui n’auront pas fait l’objet d’un règlement amiable en application de l’article 16.1 cidessus, sous soixante (60) jours à compter de la réception par l’une des parties de la demande aux fins de règlement amiable de l’autre partie, devront être soumis par l’une ou l’autre des parties à un arbitrage, conformément au Règlement d’arbitrage de la CNUDCI alors en vigueur. Les décisions du tribunal arbitral devront être fondées sur des principes généraux de droit commercial international. En ce qui concerne l’ensemble des questions relatives à la preuve, le tribunal arbitral devra suivre les règles additionnelles régissant la présentation et la réception des preuves dans les arbitrages commerciaux internationaux de l’Association internationale du barreau, édition du 28 mai 1983. Le tribunal arbitral sera habilité à ordonner la restitution ou la destruction de marchandises ou de tout bien, 26 corporel ou incorporel, ou de toute information confidentielle fournie en application du contrat, à ordonner la résiliation du contrat, ou à ordonner que toute mesure de protection soit prise relativement à des marchandises, services ou à tout autre bien, corporel ou incorporel, ou à toute information confidentielle fournie dans le cadre du contrat, s’il y a lieu, conformément au pouvoir du tribunal arbitral aux termes de l’article 26 (« Mesures provisoires ou conservatoire ») et de l’article 32 (« Forme et effet de la sentence ») du Règlement d’arbitrage de la CNUDCI. Le tribunal arbitral n’aura pas le pouvoir d’allouer des dommages et intérêts punitifs. En outre, sauf disposition contraire expresse du contrat, le tribunal arbitral n’aura pas le pouvoir d’allouer des intérêts supérieurs au taux interbancaire offert à Londres (« LIBOR ») alors en vigueur, et il ne pourra s’agir que d’intérêts simples. Les parties seront liées par toute sentence arbitrale rendue dans le cadre d’un tel arbitrage à titre de règlement final desdits différends, litiges ou réclamations. 17.0 PRIVILEGES ET IMMUNITES Aucune disposition du présent contrat ou y relative, qu’elle soit expresse ou implicite, ne pourra être considérée comme emportant renonciation aux privilèges et immunités de l’Organisation des Nations Unies, ainsi que de ses organes subsidiaires. 18.0 EXONERATION FISCALE 18.1 La section 7 de la Convention sur les privilèges et immunités des Nations Unies prévoit notamment que l’Organisation des Nations Unies, ainsi que ses organes subsidiaires, sont exonérés de tout impôt direct, sous réserve de la rémunération de services d’utilité publique, ainsi que des droits de douane et redevances de nature similaire à l’égard d’objets importés ou exportés pour leur usage officiel. Si une quelconque autorité gouvernementale refuse de reconnaître l’exonération de l’Organisation des Nations Unies au titre desdits impôts, droits ou redevances, le prestataire devra immédiatement consulter le PNUD afin de décider d’une procédure mutuellement acceptable. 18.2 Par conséquent, le prestataire autorise le PNUD à déduire de la facture du prestataire toute somme correspondant auxdits impôts, droits ou redevances, à moins que le prestataire n’ait consulté le PNUD avant leur paiement et que le PNUD n’ait, dans chaque cas, expressément autorisé le prestataire à payer lesdits impôts, droits ou redevances sous toute réserve. Dans ce cas, le prestataire devra fournir au PNUD la preuve écrite de ce que le paiement desdits impôts, droits ou redevances aura été effectué et dûment autorisé. 19.0 TRAVAIL DES ENFANTS Le prestataire déclare et garantit que lui-même et ses fournisseurs ne se livrent à aucune pratique contraire aux droits énoncés dans la Convention relative aux droits de l’enfant, y compris dans son article 32 qui prévoit notamment qu’un enfant ne peut être astreint à aucun travail comportant des risques ou susceptibles de compromettre son éducation ou de nuire à sa santé ou à son développement physique, mental, spirituel, moral ou social. Toute violation de la déclaration et de la garantie qui précèdent autorisera le PNUD à résilier le présent bon de commande immédiatement par notification adressée au fournisseur, sans être redevable des frais de résiliation ou engager sa responsabilité à quelque autre titre que ce soit. 20.0 MINES Le fournisseur déclare et garantit que lui-même et ses fournisseurs ne participent pas activement et directement à 27 des activités ayant trait aux brevets, au développement, à l’assemblage, à la production, au commerce ou à la fabrication de mines ou à de telles activités au titre de composants principalement utilisés dans la fabrication de mines. Le terme « mines » désigne les engins définis à l’article 2, paragraphes 1, 4 et 5 du Protocole II annexé à la Convention de 1980 sur l’interdiction ou la limitation de l’emploi de certaines armes classiques qui peuvent être considérées comme produisant des effets traumatiques excessifs ou comme frappant sans discriminations. Toute violation de la déclaration et de la garantie qui précèdent autorisera le PNUD à résilier le présent contrat immédiatement par notification adressée au prestataire, sans être redevable des frais de résiliation ou engager sa responsabilité à quelque autre titre que ce soit. 21.0 RESPECT DES LOIS Le prestataire devra se conformer à l’ensemble des lois, règlements et règles se rapportant à l’exécution de ses obligations aux termes du présent contrat. 22.0 EXPLOITATION SEXUELLE 22.1 Le prestataire devra prendre l’ensemble des mesures appropriées pour empêcher la commission à l’encontre de quiconque d’actes d’exploitation ou d’abus sexuel par le prestataire lui-même, par l’un quelconque de ses employés ou par toute autre personne pouvant être engagée par le prestataire pour fournir tout service en application du contrat. A cet égard, toute activité sexuelle avec une personne de moins de dixhuit ans, indépendamment de toute loi relative au consentement, constituera un acte d’exploitation et d’abus sexuels à l’encontre d’une telle personne. En outre, le prestataire devra s’abstenir d’échanger de l’argent, des biens, des services, des offres d’emploi ou d’autres choses de valeur contre des faveurs ou des activités sexuelles ou de se livrer à des activités sexuelles constitutives d’actes d’exploitation ou dégradantes, et devra prendre l’ensemble des mesures appropriées pour interdire à ses employés ou aux autres personnes qu’il aura engagées d’agir de la sorte. Le prestataire reconnaît et convient que les présentes dispositions constituent une condition essentielle du contrat et que toute violation de la présente déclaration et de la présente garantie autorisera le PNUD à résilier le contrat immédiatement par notification adressée au prestataire, sans être redevable des frais de résiliation ou engager sa responsabilité à quelque autre titre que ce soit. 22.2 Le PNUD ne fera pas application de la règle précédente relative à l’âge lorsque l’employé du prestataire ou toute autre personne pouvant être engagée par celui-ci pour fournir des services en application du contrat sera marié à la personne de moins de dix-huit ans avec laquelle ledit employé ou ladite autre personne aura eu une activité sexuelle et lorsqu’un tel mariage sera reconnu comme étant valable par les lois du pays de citoyenneté dudit employé ou de ladite autre personne. 23.0 SECURITE : 23.1 Le prestataire devra : (a) mettre en place et gérer un plan de sécurité adéquat en tenant compte de la situation sécuritaire du pays où les services seront fournis ; (b) assumer l’ensemble des risques et responsabilités liés à sa sécurité et l’entière mise en œuvre du plan de sécurité. 23.2 Le PNUD se réserve le droit de vérifier si un tel plan est en place et de suggérer des modifications du plan en tant que de besoin. Le fait de ne pas gérer et mettre en œuvre un plan de sécurité adéquat, conformément aux présentes, sera considéré comme une violation du présent contrat. Nonobstant ce qui 28 précède, le prestataire demeurera exclusivement responsable de la sécurité de son personnel et des biens du PNUD qui se trouveront sous sa garde, comme le prévoit le paragraphe 4.1 ci-dessus. 24.0 AUDITS ET ENQUETES : 24.1 Chaque facture payée par le PNUD pourra faire l’objet d’une vérification après-paiement par des auditeurs, internes ou externes, du PNUD ou des agents autorisés du PNUD, à tout moment au cours de la durée du contrat et pendant une période de trois (3) ans à compter de l’expiration ou de la résiliation antérieure du contrat. Le PNUD aura droit au remboursement par le prestataire de toute somme qui, à l’issue de tels audits, s’avèreront avoir été payées par le PNUD de manière non conforme aux conditions du contrat. Si l’audit détermine que des fonds payés par le PNUD n’ont pas été utilisés conformément aux clauses du contrat, la société devra rembourser lesdits fonds sur-le-champ. Si la société s’abstient de rembourser lesdits fonds, le PNUD se réserve le droit de demander réparation et/ou de prendre toute autre mesure qu’il jugera nécessaire. 24.2 Le prestataire reconnaît et convient qu’à tout moment, le PNUD peut effectuer une enquête sur tout aspect du contrat, les obligations exécutées en vertu du contrat, et les opérations du prestataire d’une manière générale. Le droit du PNUD d’effectuer une enquête et l’obligation du prestataire de se soumettre à une telle enquête ne s’éteindront pas lors de l’expiration ou de la résiliation antérieure du contrat. Le prestataire devra coopérer de manière pleine et entière et en temps utile à ces inspections, audits après-paiement ou enquêtes. Une telle coopération inclura notamment l’obligation pour le prestataire de mettre à disposition son personnel et tout document à de telles fins et d’accorder au PNUD un accès à ses locaux. Le prestataire devra obliger ses agents et, notamment, ses avocats, experts-comptables et autres conseillers, à coopérer de manière raisonnable à toute inspection, tout audit après-paiement ou toute enquête réalisé par le PNUD en application des présentes. 25.0 LUTTE CONTRE LE TERRORISME : 25.1 Le prestataire s’engage à déployer des efforts raisonnables pour s’assurer qu’aucune partie des fonds du PNUD qu’il aura reçus dans le cadre du présent contrat ne sera utilisée pour fournir une aide à des personnes ou entités liées au terrorisme et que les destinataires de toute somme versée par le PNUD en application des présentes ne figureront pas sur la liste tenue à jour par le comité du Conseil de sécurité créé par la résolution 1267 (1999). Cette liste peut être consultée par l’intermédiaire du lien suivant : http://www.un.org/Docs/sc/committees/1267/1267ListEng.htm. La présente disposition doit être incluse dans l’ensemble des contrats de sous-traitance conclus en application du présent contrat. 26. POUVOIR DE MODIFICATION Conformément au règlement financier et aux règles de gestion financière du PNUD, seul le fonctionnaire autorisé du PNUD a le pouvoir d’accepter pour le compte du PNUD toute modification apportée au présent contrat, une renonciation à l’une quelconque de ses dispositions ou toute relation contractuelle supplémentaire avec le prestataire. Par conséquent, aucune modification du présent contrat ne sera valable et opposable au PNUD à moins de faire l’objet d’un avenant au présent contrat signé par le prestataire et le fonctionnaire autorisé du PNUD conjointement. 29 30
