C3-D1 - UQAR
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UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À RIMOUSKI TITRE : MISE À JOUR DES MÉTHODES ADMINISTRATIVES APPROUVÉ PAR : COMITÉ EXÉCUTIF EN VIGUEUR : 18-11-1985 MODIFICATIONS : EX-574-3629 25-10-1999 CODE : C3-D1 RÉS. : EX-312-1889 18-11-1985 Note : Le texte que vous consultez est une codification administrative des politiques de l'UQAR. La version officielle est contenue dans les résolutions adoptées par le Comité exécutif. BUT Préciser la marche à suivre pour effectuer la création, la modification ou l'abolition d'une méthode administrative. DÉFINITION Méthodes administratives : Document décrivant le cheminement des activités d'un système, les étapes que des personnes, unités d'enseignement ou de recherche ou services doivent accomplir et leur séquence. DIRECTIVES - Toute méthode administrative doit être autorisée par le cadre supérieur concerné. - Tous les intervenants dans une méthode administrative doivent être consultés. - Le secrétariat général est responsable de la numérotation, l'exécution et la garde des documents sur support magnétique, la distribution des méthodes administratives. - Les instructions en annexe doivent être respectées lors de la mise en forme d'une méthode administrative. - Toute méthode administrative (création, modification et abolition) doit recevoir l'autorisation du Comité exécutif. ACTIVITÉS RESPONSABLES Création, modification Requérant C3-D1 03/00 1. Rédige en collaboration avec les intervenants la méthode administrative ou les modifications à cette dernière. 2. Transmet son texte au cadre supérieur responsable de son secteur pour approbation. 3. Transmet le texte approuvé au secrétariat général. page 1 de 2 UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À RIMOUSKI Secrétariat général 4. Prépare le texte sur support magnétique. 5. Présente la méthode administrative au Comité exécutif. Comité exécutif 6. Approuve la méthode administrative présentée. Secrétariat général 7. Attribue, s'il y a lieu, un numéro à la méthode administrative ou inscrit l'information relative à une modification. 8. Fait imprimer les documents en quantité suffisante. 9. Assure la distribution des méthodes administratives. Abolition Requérant 10. Prépare un avis d'abolition de la méthode administrative. 11. Fait approuver l'abolition par le cadre supérieur. 12. Transmet l'avis d'abolition approuvé au secrétariat général. Secrétariat général 13. Présente le dossier au Comité exécutif. Comité exécutif 14. Autorise l'abolition de la méthode administrative. Secrétariat général 15. Abolit la méthode administrative et en avise tous les détenteurs des méthodes administratives. page 2 de 2 C3-D1 03/00 UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À RIMOUSKI ANNEXE GUIDE POUR LA RÉDACTION DE MÉTHODES ADMINISTRATIVES I- Définition d'une méthode administrative C'est un document décrivant le cheminement des activités d'un système. Elle décrit les étapes que des personnes, unités d'enseignement ou de recherche ou services doivent accomplir et dans quelle séquence chaque entité est appelée à contribuer. II- III- Quand émettre une méthode administrative? 1. Tous les systèmes qui sont réalisés en équipe, par plus d'une personne, devraient faire l'objet d'une méthode administrative. 2. Parfois, les responsabilités d'un système appartiennent à plus d'un secteur. Une méthode administrative permettra alors de coordonner le travail des différentes personnes de chaque secteur dans le but de rencontrer l'objectif ultime de ce système dans un esprit de travail en équipe et en conformité avec les responsabilités de chaque secteur. 3. En premier lieu, il convient donc d'inventorier les responsabilités d'un secteur pour pouvoir déterminer les différents systèmes qui permettent à ce secteur de remplir son mandat. Comment rédiger une méthode administrative? Une méthode administrative peut se comparer à une pièce de théâtre en ce qu'elle représente une sélection d'actions accomplies par des humains dans un contexte bien précis. Les deux comportent les éléments communs suivants : 1. Chacune a un début logique et une fin bien déterminée. 2. Des personnes sont impliquées. 3. Les personnes mènent l'action en accomplissant leur travail (ou en récitant leur texte). 4. Les deux sont écrites en bon français. La technique du scénario identifie qui fait quoi et quand. Il s'agit d'abord de nommer l'acteur (son titre de fonction exact) ensuite, le numéro séquentiel de l'étape, puis le mot commandant l'action... le verbe et le texte de l'action. Exemple : Acteur Action Requérant 1. Remplit le formulaire "demande d'achat" Toute personne qui lira cette procédure, saura que le processus d'achat commence par un requérant. Ce requérant déclenche l'action en remplissant le formulaire « demande d'achat ». C3-D1 - Annexe 03/00 page 1 de 2 UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À RIMOUSKI On doit toujours utiliser le verbe au présent et faire des phrases courtes. C'est plus facile à lire et cela décrit plus clairement l'action. Il faut se rappeler que l'on doit écrire quoi faire et non pas comment le faire. IV- Présentation d'une méthode administrative Titre : identification de l'objet. But : pourquoi la méthode administrative est nécessaire? Définitions : définition, si nécessaire, des termes essentiels à la compréhension et au bon fonctionnement de la méthode administrative. Directives : ce sont des indications formelles précisant le cadre de déroulement propre à la méthode administrative et qui guident les personnes concernées dans l'exécution des activités qui leur sont confiées. Approbation : toute méthode administrative doit être approuvée par le Comité exécutif. Après approbation, la méthode administrative est transmise au Secrétariat général qui la numérote, la met en forme officielle et la diffuse. page 2 de 2 Annexe - C3-D1 03/00
