MACON décembre 2014 Madame, Monsieur, Vous trouverez ci

MACON décembre 2014
Madame, Monsieur,
Vous trouverez ci-joint le dossier relatif au congrès de philatélie PHILA-France 2015, qui se
déroulera du 22 au 25 mai 2015 au Parc des Expositions de Mâcon rue Pierre Béregovoy.
L’ensemble des événements de la manifestation : le championnat de France de Philatélie 2015, le
congrès de la FFAP et la restauration se dérouleront sur place au Parc des Expositions.
Vous trouverez ci-joint le cahier des charges, les conditions d’utilisation, la description,le tarif des
stands et le tarif des encarts de votre publicité dans le catalogue du Congrès.
Je vous serai gré de bien vouloir envoyer votre inscription et toutes les pièces demandées à
l’adresse suivante : Nicole CHAPUIS
LD TOURY
71250 BRAY
Toute l’équipe d’organisation est à pied d’œuvre pour faire de ce Congrès un événement qui
rassemblera un vaste public de collectionneurs chevronnés, d’amateurs et de simples visiteurs.
Pour votre hébergement : nous avons contacté le club des hôteliers de Mâcon ; ci-joint la liste.
Lors de votre réservation bien préciser " Championnat de Philatélie 2015" afin d' obtenir le prix
indiqué.
Espérant vous compter parmi nous.
Nicole CHAPUIS
Présidente du Club Philatélique Mâconnais
Tél : 06 30 13 05 11 ou 03 85 50 06 14
Email : [email protected]
Site internet du salon : http://www.phila-france 2015.com
CAHIER DES CHARGES ET CONDITIONS D’UTILISATION DES STANDS
88ème Congrès de la Fédération Française des Associations Philatéliques
ARTICLE 1
Le 88ème congrès de la Fédération Française des Associations Philatéliques se tiendra du 22 au 25
mai 2015 au Parc des Expositions de Mâcon.
Les horaires d’ouverture au public sont le vendredi, samedi et dimanche de 9h30 à 18h, et le lundi
de 9h30à 17h.
Aucune entrée ne sera tolérée avant 8h aux participants. Ceux-ci seront badgés. Les badges seront
distribués sur le stand PHILA-FRANCE 2015 dès votre arrivée à partir du jeudi.
Avant l’ouverture au public, toute entrée SANS BADGE sera refusée.
Le salon est gardé 24h/24 à compter du jeudi 21 mai midi et jusqu’au lundi 25 mai 17 h, fin de
l’événement.
ARTICLE 2
L’installation des participants se fera le jeudi 21 mai à partir de 9h30 et tous les participants
devront avoir terminé à 18 h. Aucune installation le vendredi matin. Ceux qui voudraient
s’installer avant prendront en compte que le salon n’est gardé qu’à compter du jeudi midi.
ARTICLE 3
Stand de 9 m2 (3m x 3m) soit 6 m linéaires, Hauteur des structures : 2,50 m, montants et raidisseurs en alu laqué, cloison en mélaminé blanc, nom de l’exposant, Rail 3 spots, 3 tables de 2m, 3
chaises, 2 prises de courant 16A (votre installation électrique devra être conforme aux recommandations de la réglementation de sécurité). Vos nappes seront de la catégorie M1 résistance au feu.
Les stands doivent être occupés en permanence pendant la durée du salon.
Aucun stand ne sera rétrocédé pendant le salon. L’installation ne sera pas modifiée.
Aucune publicité sonore n’est autorisée autre que celle prévue par l’organisation.
Il est interdit de cuisiner à l’intérieur du stand.
Il est interdit de se restaurer sur le stand à la vue du public, un bar avec restauration est installé
dans le parc d’exposition. Il est interdit de fumer. Les animaux sont interdits.
Les stands devront être laissés en fin de manifestation propres et aucun déchets ou cartons ne
devront rester en place. Des containers prévus à cet effet sont à votre disposition dans l’enceinte
du parc des expositions.
Toute disparition de matériel mis à disposition ou toute dégradation du stand sera facturée à
l’occupant.
ARTICLE 4
Il est interdit de faire de la publicité à l’extérieur de son stand. La vente autre que la philatélie,
marcophilie, télécartes, et matériel philatélique est interdite.
Une dérogation est attribuée à la vente de produits locaux.
Il est strictement interdit de vendre quelque souvenir que ce soit en rapport avec la manifestation,
aucun souvenir autre que ceux proposés par le comité d’organisation (cartes, enveloppes, CP
maxi… avec timbre de Mâcon et LISA) ne devra être mis en vente sur les stands.
ARTICLE 5
Les négociants doivent être en possession des documents administratifs obligatoires pour leur
activité :
Carte permettant l'exercice d’une activité commerciale ambulante (ex carte 3 volets), Récépissé de
déclarations d’objets mobiliers (ROM), Registre du commerce et, pour les déclarés en ambulants
seulement, le Registre de Police. Les commerçants en produits locaux devront être en conformité
avec leur réglementation (ex : produits alimentaires).
2
La photocopie recto-verso de ces documents sera jointe au dossier d’inscription.
Les étrangers devront se mettre en conformité avec les règlements douaniers (correspondant, TVA,
etc..).
Tous les participants devront expédier les documents suivants à PHILA-FRANCE 2015 :
- Une attestation d’assurance en responsabilité civile avec extension pour ce salon.
- Une clause de non responsabilité (jointe) envers PHILA-FRANCE 2015.
- demande de mise à disposition d’un stand
ARTICLE 6
En cas d’incident ou d’accident, si vous désirez que PHILA-FRANCE 2015 joigne un contact, vous
donnerez ses coordonnées.
ARTICLE 7
Ce cahier des charges sera renvoyé dûment complété et renvoyé avec le dossier d’inscription. Si
non retour du cahier des charges avec les pièces exigées, la réservation ne pourra être prise en
compte et aucune annulation ne pourra être accepté, quel qu’en soit le motif.
ARTICLE 8
Compte tenu de la qualification de la déclaration du salon en Préfecture, seuls les commerçants
ayant un Registre du commerce ou les Administrations postales sont autorisés à faire des actes de
vente.
Toute transaction avec des tiers autres que des exposants du Salon est strictement interdite avant
l’ouverture au public le vendredi 22 Mai 2015 à 9h30.
ARTICLE 9
Le prix d’un stand de 9m est de 700TTC. Dans le cas d’une réservation de plusieurs modules de 9
m2, le prix sera réduit de 10%, soit 1260.00€ pour 18m2, ou 2430.00€ pour 27m2.
Vous avez la possibilité d’acheter des encarts de publicité dans le catalogue du Congrès,tarifs .
ARTICLE 10
Il n’est pas autorisé de faire de la propagande pour un site de vente sur internet, de même que
pour sa firme en dehors de son stand. Toute distribution de tracts ou prospectus doit rester dans
le cadre du stand occupé, et non à l’extérieur de celui-ci ou dans un périmètre externe de 500
mètres. Un négociant ou un club philatélique n’est pas autorisé à distribuer quoi que ce soit dans
l’enceinte du Salon. Le service de police est chargé de faire respecter cette mesure.
La vente d’objets autres que de la philatélie, de la marcophilie et son matériel rattaché, ainsi que la
vente d’objets relatifs à des salons futurs n’est pas admise. La présentation et la vente des PIN’S est
interdite. La vente des télécartes est tolérée.
Il est interdit de rétrocéder une partie de son stand à un autre négociant. Aucun négociant ou
personne connue, s’occupant de philatélie et nullement employé par le titulaire, ne peut se
trouver dans un stand à vendre, sous peine de sanctions pour le titulaire.
Aucune personne non titulaire d’un badge ne peut vendre dans un stand sous peine de sanction
administrative pour le titulaire du stand.
ARTICLE 11
Le comité d’organisation ne pourra être tenu responsable des vols, pertes ou dégâts causés sur le
stand pendant toute la durée de la manifestation.
Mention manuelle : Lu et approuvé
date
Cachet et Signature
3
PHILA-FRANCE 2015 - MACON
Demande de mise à disposition d’un stand
Intitulé de votre société qui sera repris pour la description de votre stand :
Adresse :
N° de téléphone :
N° d’inscription au RCS :
Je souhaite qu’un espace d’exposition de ______ module(s) de 9m2, donc 6 mètres linéaires ; soit
mis à ma disposition au Parc des Expositions de Mâcon pour la somme de __________ € pour les
quatre jours.
Dans le cas d’une réservation de plusieurs modules de 9 m2, le prix sera réduit de 10%,
soit 1260 € pour 18m2 ou 1830 € pour 27m2.....
Encart publicitaire choisi : FORMAT ….......................... PRIX …..............
Je vous joins un chèque de 30% (soit 210,00€ TTC pour un module de 9m2) à titre d’Arrhes qui
sera encaissé dès réception de mon inscription, + le prix l'encart publicitaire ….......
soit un total ...........................€
le solde soit 490.00€ TTC pour un module de 9m2, sera encaissé début MAI 2015.
Cette demande de mise à disposition doit être adressée au plus tard le 9 Janvier 2015, accompagné du chèque d’arrhes, cette somme sera perdue en cas de désistement.
Ci-joint deux chèques à l'ordre du CLUB PHILATELIQUE MACONNAIS :
1 de .................... €, au titre d’arrhes et
1 de .....................€, constituant le solde.
Fiche à renvoyer au responsable négociants : Nicole CHAPUIS
TOURY
71250 BRAY
4
OPTIONS
Location de coffre-fort
HEXACOFFRE.COM
Prendre contact avec la société
69 LYON
Téléphone : 0810 830 850 site : hexacoffre.com
Tarifs PUB dans le catalogue du congrès
Publicité dans le plaquette du Congrès, tirage 4000
exemplaires
Quadrichromie
Selon votre modèle numérique
en 600 DPI minimum
FORMAT
FORMAT
FORMAT
FORMAT
60 X 60 mm
112 X 40 mm
112 X 84 mm
112 X 130 mm
130 €
160 €
270 €
400 €
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DEMANDE DE BADGES
Raison sociale
Ville
Nom et prénom des personnes présentes sur le stand
1
2
3
4
Les badges seront disponibles au point accueil de la manifestation
5
IMPRIME LIVRE DE POLICE
MACON PHILA-FRANCE 2015
du VENDREDI 22 au LUNDI 25 MAI 2015
RAISON SOCIALE :
ADRESSE
Rue
CP/VILLE
Pays :
NOM et PRENOM DU RESPONSABLE
QUALITE
PDG
Gérant
Autre



ADRESSE DOMICILE RESPONSABLE
Rue
CP/VILLE
Pays :
REGISTRE DU COMMERCE N°
Délivré le :
ROM N°
Carte d'ambulant n°
validité au
IDENTITE DU RESPONSABLE
Carte d'identité n°
ou Passeport n°
ou Permis de Conduire n°
Pièce délivrée le
à
Préfecture

Sous- Préfecture 
OBSERVATIONS
Certifié conforme le
Cachet et Signature
6
PHILA-FRANCE 2015 - MACON
http://phila-france2015.com
Du jeudi 21 mai au lundi 25 mai
ASSURANCE
CLAUSE DE NON RECOURS
NOM
RAISON SOCIALE
ADRESSE
Rue
CP / Ville
Je soussigné,
déclare rester mon propre assureur pour mes biens qui seront exposés lors du salon PHILAFRANCE 2015 qui se tiendra au Parc des Expositions de Mâcon du 22 au 25 mai 2015 ainsi que des
dégâts ou accidents que je pourrais occasionner.
Je déclare renoncer à tout recours contre le Club Philatélique de Mâcon, son conseil
d'administration et ses assureurs pour tous dommages qui pourraient survenir durant le salon
PHILA-FRANCE 2015.
Je joins une attestation d'assurance en responsabilité civile pour ce salon pour la période du 21
mai (date d'installation) au 25 mai 2015.
à
Le
Cachet et Signature
7