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Ordre du Jour - réunion du 20nov 15
Prochaine réunion mensuelle : vendredi 29 jan 18h30
97 Rue Boileau, 69006 Lyon
Sommaire
A.
Organisation ................................................................................................................................ 2
B.
Actualités ACF............................................................................................................................. 2
1.
Actus missions ............................................................................................................................ 2
2.
Films ............................................................................................................................................ 3
C.
Actions planifiées ........................................................................................................................ 4
1.
COP21 – Climat Contre la Faim : Safa & Lisa ............................................................................ 4
2.
Panique à bord 19 dec ................................................................................................................ 4
3.
Match LOU 15 janvier - ???? ...................................................................................................... 4
D.
Actions à planifier ........................................................................................................................ 4
1.
Collecte magasin : Simply de l agglomération, Hervé ................................................................ 4
2.
Challenge – Didier ....................................................................................................................... 4
E.
Débriefing .................................................................................................................................... 4
1.
Soirée décontractée au 97 rue Boileau ....................................................................................... 4
2.
JMA & Semaine de la Solidarité Internationale ........................................................................... 4
Annexe – recensement tâches du délégué actuellement ........................................................... 5
F.
1.
Recrutement ................................................................................................................................ 5
2.
Opérations ................................................................................................................................... 5
3.
Partenariats ................................................................................................................................. 5
4.
Sollicitations diverses (mails et téléphone) ................................................................................. 6
5.
Facebook ..................................................................................................................................... 6
6.
Réunion mensuelles .................................................................................................................... 6
7.
Animations de la délégation ........................................................................................................ 6
8.
Réunions au siège ...................................................................................................................... 6
9.
Réflexion - développement ......................................................................................................... 6
10.
Drive : Fichiers en ligne ........................................................................................................... 6
11.
Carnet de Contacts ................................................................................................................. 7
12.
Agenda électronique ............................................................................................................... 7
13.
Site web................................................................................................................................... 7
14.
Comptabilité ............................................................................................................................ 7
15.
Local ........................................................................................................................................ 7
Présents
Raphaël,
Rédigé par Raphaël – version du 14 nov
1
Ordre du Jour - réunion du 20nov 15
A.
Organisation
Des changements professionnels me conduisent à devoir consacrer moins de temps à ACF. Après
deux années comme délégué, je transmets le flambeau, idéalement à partir de février, mais tout en
restant impliqué dans la délégation.
Comme pour toute organisation, un changement régulier permet de relancer une dynamique et de
s'enrichir de nouvelles pratiques.
Vous contribuez déjà beaucoup et je ne sais pas si chacun peut faire plus encore. Si la charge de
délégué est trop lourde, il n'y aura pas de candidats.
Il faudra donc peut-être que nos ambitions s'ajustent à nos disponibilités. Réduire notre volume
d'activités pourrait alléger la charge.
Mais d'expérience je ne crois pas cela suffisant car, indépendamment de ce que nous décidons, le
délégué doit répondre à de nombreuses sollicitations locales et du siège. Il faut donc aussi repartir la
charge entre nous tous.
La réussite de cette transition dépendra donc de notre implication à tous, ce n'est pas seulement
l'affaire du futur délégué.
Chacun de nous, y compris moi même, pourrions prendre la responsabilité d'un des pôles suivants :
secrétariat (organiser les réunions mensuelles), communication (Facebook, medias), recrutement,
partenariats, organisation des événements, trésorier, ou bien d'un projet (comme le challenge pour
Didier - projet qui intègre en lui-même toutes ces fonctions).
Chacun de vous pourrait apporter beaucoup à l'une de ces fonctions avec sa personnalité, ses
compétences et son expérience propre. Aussi je vous demande de prendre le temps de la réflexion
pour envisager cette possibilité.
B.
Actualités ACF
1.
Actus missions
- Région du Lac Tchad :
Région perturbée à la fois
- par l’activisme de Boko Haram, qui après avoir mené des attaques sur des cibles
militaires et policières est désormais dans une logique d’attentats suicides, ciblant
également les populations civiles ;
- et par l’impact climatique El Niño : instabilité climatique et de pluviométrie.
Il en résulte un niveau de vulnérabilité élevé.
Des évaluations de besoins ont été conduites au Nord Cameroun et dans la zone Lac
côté tchadien dans un contexte et avec une logistique compliqués en raison de
l’insécurité (zone fortement militarisée : forces tchadiennes et camerounaises).
Certains des déplacements côté tchadien seraient contraints, ce à quoi les
humanitaires s’opposent.
Les besoins sont notamment importants en Nutrition et Santé dans la région de
Maroua (zone située au nord Cameroun) et l’analyse est encore en cours pour le lac
Tchad. Nous avons reçu une réponse positive pour un financement de programme en
santé nutrition pour le Nord Cameroun et l’ouverture d’un bureau y est prévue
courant décembre, pour des opérations début 2016.
- Somalie :
Rédigé par Raphaël – version du 14 nov
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Ordre du Jour - réunion du 20nov 15
Conséquence du phénomène climatique El Niño : des inondations en Somalie (dans
une région hors de la zone d’activité ACF) qui provoquent des déplacements internes
sur Mogadiscio auquel l’équipe RRT répond actuellement.
- Ethiopie :
Autre conséquence du phénomène climatique El Niño : OCHA( Bureau des Nations
Unies pour la coordination des affaires Humanitaires) officialise une sécheresse en
Ethiopie, la pire de ces 10 dernières années.
20% d’admission en MAS (Malnutrition aigue sévère) supplémentaire au mois de
septembre et 7 millions de personnes se trouveraient en insécurité alimentaire (d’après
un consensus d’organisations humanitaires – chiffre non officiel).
2.
Films
Distribution de clés USB avec les films pour mieux connaitre les missions d’ACF et plus globalement
l’action humanitaire.
Rédigé par Raphaël – version du 14 nov
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Ordre du Jour - réunion du 20nov 15
C.
Actions planifiées
Qu’est-ce qu’on fait ? Qui s’occupe d’organiser ?
1.
COP21 – Climat Contre la Faim : Safa & Lisa
i.
Marche COP 21 sam 28 nov
Départ de la place Bellecour à 14h.
Tractage à organiser du 21 au 27 ?
ii.
Paris 12 décembre
Pas de déplacement des délégations. Envoi par la poste des rubans pour être utilisés dans
l’opération prévue par le service com.
2.
Panique à bord 19 dec
Les Abrets (entre Chambery et la Tour du Pin) – 17h
3.
Match LOU 15 janvier - ????
Date à préciser
- Arche gonflable ACF avec Stand ACF à l'entrée du stade
- tombola avec vente de billet à 2€
D.
Actions à planifier
1.
Collecte magasin : Simply de l agglomération, Hervé
Attente réponse sur Samedi 21 Novembre.
2.
Challenge – Didier
Besoin d’accord mairie avant de finaliser plaquette et flyers
Avancer sur la conception de plaquette et flyers en parallèle pour lancer l’impression dès accord sur
la date => tractage avant fin janviers avec étudiants Lyon 3 !
E.
Débriefing
1.
Soirée décontractée au 97 rue Boileau
Pour mieux faire connaissance entre bénévoles.
2.
JMA & Semaine de la Solidarité Internationale
#2030sansfaim : JMA 17 oct & stand ACF du 13 au 15
vente de livre du 7 au 11.
Rédigé par Raphaël – version du 14 nov
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Ordre du Jour - réunion du 20nov 15
F.
Annexe – recensement tâches du délégué actuellement
1.
Recrutement
• Annonces sur sites de bénévolat: Mises à jour, paiement de cotisation annuelle, rencontre de
France Bénévolat
• Document listant les actions a venir de la délégation + présentation power point : Mettre à jour
• Mails reçus de candidats (une centaine par an, saisonnalité septembre et janvier) : Répondre,
enregistrer les contacts, planifier réunions et inviter, si indisponible réinviter aux suivantes, appeler
par tel les potentiels chefs de projet
• Préparer matériel pour réunion: Documents à fournir (imprimer ou commander au siège), acheter
boissons biscuits, apporter matériel pour visionner vidéos
• Suite à réunion mettre a jour contacts et envoyer infos sur opérations en cours
• Mettre a jour régulièrement la page Lyon du site ACF (d'où provient la plupart des candidats) avec
les actualités de la délégation.
• Recenser les heures réalisées par la trentaine de bénévoles de L1 de Lyon 3 à chaque
opération puis établir fin janvier un certificat.
2.
Opérations
• JMA, JME, SSI, LOU (1 ou 2 par an), Aéroport Aelia, API restaurants d'entreprise, collège de St
Martin, écoles de Meyzieu, Challenge, collectes en supermarché, gratons Croix-Rousse...
• Pour chaque opération :
○ Demander autorisation mairie (dossier OTEP)
○ Créer un Doodle pour s'inscrire
○ Informer les bénévoles par mail et Facebook
○ Pour les opérations ponctuelles nécessitant de nombreux bénévoles (Lou, JM, Challenge),
envoyer une demande d'annonce aux services de communication des universités et écoles et
aux BDE pour diffuser une annonce dans leurs réseaux
○ Gérer le matériel nécessaire (récupérer envoi du siège, acheter, réutiliser...)
○ Détailler l'opération aux bénévoles inscrits
○ Le jour J : 1er arrivé dernier parti
○ Mail de félicitations et résultats + post Facebook
○ Pour opérations avec photos a mettre sur Facebook les récupérer des différents bénévoles
(relancer) + poster
○ Ranger matériel
○ Laver et repasser les t-shirts.
○ Pour opérations avec collecte, déposer argent en banque puis envoi d’un chèque au siège
S’il y a un chef de projet pour une opération (par ex Challenge, collectes en supermarché) les tâches
sont réparties avec lui (s’ajoutent donc des tâches de coordination avec lui).
3.
Partenariats
Récurrents :
• Représentations Panique au cirque ( de l'ordre de 6 par an) avec matériel pour stand
• Cour des Chefs (2 événements: Dîner + remise de cheque)
• Chapeau Clac (1 par an) + aider à communication en amont
• Asso étudiante de solidarité internationale de l’Ecole d’ingénieurs Physique et Chimie à la
Doua
Pour tous les partenariats :
- prises de contacts préalables, formalisation d’une convention de partenariat, échanges avec
le siège, supports de com. à valider
- à ce stade certains partenariats n’aboutissent pas : ex Fashion Event, Concours de
Caricatures, BDE ISEG…
- éventuellement aide à la préparation
- présence lors de l’événement avec materiel (stand…)
- remerciements a posteriori, encaissement sur compte de la délégation, envoi d’un reçu de
don, envoi d’un chèque au siège, présence à remise de chèque (préparer un petit discours)
Rédigé par Raphaël – version du 14 nov
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Ordre du Jour - réunion du 20nov 15
S’il y a un chef de projet pour un partenariat (Cour des Chefs) les tâches sont réparties avec lui
(s’ajoutent donc des tâches de coordination avec lui).
4.
Sollicitations diverses (mails et téléphone)
a.
Sollicitation récurrentes
• Demandes de stages, apprentissage, de volontariat internationale, de boulot de Street marketing (34 par mois)
• Donateurs (par ex voulant arrêter leur prélèvement... 4-5 par an)
• Demandes de petites associations d'aide internationale cherchant du soutien (3-4 par an)
• Street marketing: Rencontrer l'équipe; visite mystère (2 par an)
• Interview par des étudiants pour alimenter leurs travaux d'études (2-3 chaque année)
• Crédit coopératif : partenariat ACF
b.
Sollicitations ponctuelles
• Siéger au CA de Bioforce au titre d’ACF (travail de préparation et suivi)
• Représenter ACF à des occasions officielles (réunion mairie Luminions du cœur)
• Remises de chèque CCF
• Demande de participant pour une émission de radio
5.
Facebook
• Poster annonce des opérations futures puis illustration des opérations réalisées.
• Poster photos des réunions.
• Relayer informations locales en lien (conférences sur humanitaire etc)
• Relayer opérations nationales (ex soutien MSF)
6.
Réunion mensuelles
• Préparation: Ordre du jour (rédaction, impression), invitation (mails), confirmation de présences (RV
électronique)
• Animation
• Compte rendu
7.
Animations de la délégation
• Rencontre décontractée (soirée, pique nique)
• Connaissance des missions :
- inviter expatriés à témoignage
- films sur les missions
o les rassembler, éditer
o organiser leur diffusion : séances, facebook, clés USB…
- s’informer sur actualité ACF (Facebook) et débats humanitaires (Grotius)
• Organiser séminaire de délégation (1 en 2015)
• Participer à séminaire inter-délégations localement (1 en 2014), JVA décentralisée (1 en 2015)
8.
Réunions au siège
• Formation initiale délégué
• 2 séminaires inter-délégation par an (automne + printemps)
• Réunion challenge
9.
Réflexion - développement
• tenter de contribuer à la réflexion pour obtenir une équipe stable et conséquente :
- Tentatives (échecs) pour améliorer les recrutements, fidélisation, animation
- Projets (échecs) pour construire une implantation locale (bureaux, permanents) seule à
même d’atteindre cet objectif : charity-shop, équipe locale challenge
10.
Drive : Fichiers en ligne
Rédigé par Raphaël – version du 14 nov
6
Ordre du Jour - réunion du 20nov 15
• Mettre a jour l'arborescence des dossiers pour qu'elle reste lisible et fonctionnelle
• Enregistrer systématiquement les fichiers pour pouvoir les retrouver
11.
Carnet de Contacts
• Enregistrer systématiquement les partenaires, contacts, etc. et les mettre dans des groupes de
façon à pouvoir faire des envois groupés de mails
• Faire régulièrement une revue des groupes de bénévoles (coordinateurs, actifs, ponctuels) et
sympathisants pour tenter de coller à la réalité (c’est rare que des bénévoles qui arrêtent
préviennent…).
12.
Agenda électronique
• Créer systématiquement des entrées dans agenda pour les événements et inviter avec les
bénévoles qui ont répondu positivement (pour avoir ces informations regroupée dans l’entrée
d’agenda)
13.
Site web
• Mettre a jour pour que les bénévoles aient a disposition les informations et fichiers sur les
opérations
14.
Comptabilité
• Obtenir, conserver et dupliquer toutes factures de dépenses
• Enregistrer dans fichier Excel de compa
• Expédier par la poste les factures et relevés de compte bancaire mensuels
15.
Local
• Rencontrer la responsable pour obtenir un créneau
• Régler diverses questions : Copie des clés, contribution financière, déplacement de l'horaire du
ménage...
Rédigé par Raphaël – version du 14 nov
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