INITIATION Bonjour à vous, Voici le document officiel de passation des pouvoirs relatifs à l’initiation au département d’anthropologie. Oui, nous y allons dans le pompeux et officiel, mais nous voulons que les pouvoirs et les savoirs surtout soient bien transmis. La journée d’accueil de l’université Laval est habituellement la journée idéale pour faire l’initiation (C'est-à-dire le lundi de la rentrée). Vos initiés ne seront pas les seuls déguisés sur le campus et vous pourrez avoir accès à tous les locaux! BUDGET En ce qui concerne votre budget pour l'initiation (chose extrêmement importante!!), vous disposez d'un budget maximal provenant de l'Asso de 900$. Ce budget inclus la location d'autobus, le matériel, la bière, etc... Normalement, vous pouvez demander 5$ à toutes les personnes qui viennent au site des pins. C’est ce que nous faisons normalement. Les gens bénéficient d’un repas et de la bière à volonté, du transport ainsi que du lieu pour seulement 5$. N’oubliez pas de le mentionner dans vos invitations pour que les gens apportent l’argent. DEMANDES DE FINANCEMENT AESS Vous pouvez demander (en fait vous devez) à l'AESS une demande de financement pour votre activité. Je vous suggère de la faire avant la fin de la session d'hiver. Vous pouvez faire une petite lettre explicative et aller la porter en main propre au bureau de l’AESS (local DKN-0145) accompagnée du formulaire de financement que j’ai mis en annexe. Ils sont supposés vous donnez 2$ par nouveaux inscrits/participants à l’initiation. DÉPARTEMENT Vous pouvez procéder de la même manière pour faire une demande de financement au département d’anthropologie en prévision de l’automne. Demandez à ce que le département pait le transport par autobus vers le site des pins. CONTACTS Depuis que le monde est monde, le département d'anthropologie initie ses nouveaux à Pintendre (site des pins). Centre de plein air « Le site des pins » 222, Monseigneur-Lagueux, Pintendre, Lévis. C'est géré par le groupe scout de Pintendre. Voici le numéro de téléphone pour les rejoindre 418 838-6086. La location du site est très abordable. Lors de la réservation (que je ferais assez tôt) dites : • Que vous êtes du département d’anthropologie de l’université Laval et que vous voulez comme à chaque année réserver le site! • La location d’une plaque chauffante pour les hot dogs et autres denrées alimentaires • Que vous voulez du bois pour alimenter le feu. EN CAS D’URGENCE. Si vous n’arrivez pas à rejoindre le monsieur du site des pins, vous pouvez contacter Dominic Simard qui est un ancien du département et qui connait personnellement le monsieur qui s’occupe du site. Dominic: [email protected] Sur le site, il y a un four et toutes les commodités pour la cuisine… vous devez apporter votre vaisselle et vos ustensiles de préparation. N’oubliez pas le papier de toilettes! BOUFFE L'année dernière, la bouffe avait coûté 75$... 75$ pour nourrir tout ce beau monde avec un souper, des collations et un simili-déjeuner. Comment? Et bien en ce qui concerne le souper, nous avions fouiller dans les poubelles au marché du vieux-port... comme pour le collectif de minuit! Nous n'avons qu'acheter des bagels, des barres tendres et des hot dogs! Rien de vraiment coûteux... Pensez à servir une collation en partant de l'uni... C'est assez essentiel! Vous pouvez également trouver des commanditaires pour la nourriture comme dans les boulangeries… Sachez que c’est important de penser au dîner, souper et déjeuner pour les initiés et vous-même! N’OUBLIEZ PAS L’EAU! MARCHE À SUIVRE Vous devez premièrement choisir deux délégués (ou un, mais à deux ça va mieux) et prendre rendez-vous avec madame Couillard au département. Vous devez indiquer qui vous êtes, lui dire les dates de l'activité et en quoi (en gros) cela consistera... et lui remettre votre demande de subvention! Ensuite, vous devez remplir le document d’attestation des activités d’initiation et d’intégration. Vous devez le transférer à madame Couillard pour qu'elle l'approuve. Ce document doit être transmis à la faculté et sera ensuite évaluer afin de recevoir une accréditation officielle. Vous devez avoir cette accréditation pour faire les activités. C'est normalement signé par le service des affaires étudiantes. Lorsque vous avez vos accréditations, vous devez composer la lettre d'invitation. Cette lettre est désormais transmise que par e-mail (N'essayez pas de l'envoyer papier). Les formulaires sont sur le site du Bureau de la vie étudiante ! Approbation des activités Vous devez soumettre tous vos projets d'activités à votre doyen pour approbation. Par la suite, il faut acheminer une copie de votre projet, avec preuve d'autorisation, au Bureau de la vie étudiante et au Service de sécurité et de prévention, à l'adresse courriel suivante : [email protected]. Envoi à vos membres Seule une association reconnue de 1er, 2e et 3e cycles peut avoir accès aux coordonnées de ses étudiants membres. Pour obtenir de tels renseignements, il faut en faire la demande au Bureau de la vie étudiante. Votre demande devra être acheminée à partir de votre courriel d'association, à l'adresse [email protected]. Demande d'une liste d'étudiants Toute association étudiante reconnue par l'Université Laval peut obtenir la liste et les coordonnées des étudiants qui en sont membres. Pour obtenir de tels renseignements, le président de l'association doit en faire la demande à la Direction des services aux étudiants. La demande devra être acheminée à partir de la boîte de courrier électronique d'association (@asso.ulaval.ca), à l'adresse suivante : [email protected]. Votre demande devra préciser les éléments suivants : nom de l'association; liste demandée (ex. nouveaux étudiants); programmes d’études; type de liste (fichier excel ou listserv); session visée; nom de la présidence et l’adresse de courrier électronique de l’association. Il faut prévoir un délai d'au moins une semaine pour obtenir les renseignements demandés. DONC : • Choisir une date • Décider d’un menu • Faire faire des t-shirts (si vous en avez envie) • Penser aux activités • Diriger les bénévoles et les équipes de travail • Décider des costumes • Créer une adresse courriel pour les nouveaux initiés : [email protected] Mot de passe : @nthropo2011 Les gens des autres années aiment aider la journée venue... ne les excluez pas trop! CALENDRIER EXEMPLE À FAIRE QUAND Formation du comité d’initiation Février Décider de la teneur des activités Février Remplir les formulaires d’approbation Mars Prévisions budgétaires Mars Demandes de subvention Mars Confection du t-shirt Avril Réservation site des pins Juin Demande de la liste des nouveaux étudiants Juillet Lettre aux professeurs pour annoncer la date de la tenue des Juillet activités Recrutement des bénévoles manquants Juillet Réservation de la bière du Corsaire 1ere semaine Août Envoie de la lettre d’invitation aux nouveaux initiés 1ere semaine Août Réservation d’autobus 1ere semaine Août Achat de la nourriture et de la bière Confirmation des réservations Quelques jours avant l’évènement ou la journée même! Août