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e 24 JOURNEE DE L’AFPHB ASSEMBLEE GENERALE 2 mars 2013 DOLCE LA HULPE BRUSSELS Comité de l’AFPHB Philippe GOULARD Fabienne SNACKERS Sylvie DEMARET Président Vice Présidente Secrétaire Fabienne ANCKAERT Secrétaire adjointe Stéfanie QUENNERY Trésorière Sophie LORENT Trésorière adjointe Patricia BROSENS Membres Philippe DEMOULIN Brigitte DUBOIS Jean-Daniel HECQ Odette LEROUX Christophe NOEL Jeannine PETERS Dominique WOUTERS www.afphb.be Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 Nous adressons nos remerciements aux firmes suivantes qui, par leur participation à cette journée, supportent les activités de notre association. ABBVIE SA/NV ACA PHARMA ACTAVIS BV ADDED SA AGUETTANT ALLERGAN AMGEN S.A. ARX Belgium ASTRA ZENECA B. BRAUN MEDICAL S.A. BAXTER BELGIUM BAYER HEALTHCARE BOEHRINGER INGELHEIM BSN MEDICAL SA-NV CAF-DCF CAIR BELGIUM COACHIS SANTE CSL Behring EDWARDS LIFE SCIENCES ELI LILLY EUROGENERICS FAGRON nv FRESENIUS KABI HOSPIRA BENELUX GLAXOSMITHKLINE GUERBET H. NOOTENS S.A. HOSPITHERA sa/nv ICU MEDICAL EUROPE INFOHOS / IHC JANSSEN CILAG JOHNSON & JOHNSON MEDICAL S.A. Laboratoires STEROP LEO PHARMA BELGIUM N.V. LOHMANN & RAUSCHER M.S.D. MACOPHARMA BENELUX MADWDSLEYS MEDA PHARMA MEDLINE CAREFUSION MEDSOC ASBL MIMS S.A. MYLAN NOVARTIS OCTAPHARMA BENELUX OMEGA PHARMA BELGIUM NV OPUS MEDICAL PFIZER QUALIPHAR ROCHE SANDOZ nv/sa SANOFI SINTECO - BUCCI INDUSTRIES SMITH & NEPHEW SWISSLOG FRANCE SYNTHES sa/nv TAKEDA TELEFLEX MEDICAL BE SPRL-BVBA TERUMO EUROPE TEVA PHARMA BELGIUM UCB VAL DU GEER - ASBL POUR DEMAIN VANAS S.A. VITALITEC BELUX Association Francophone des Pharmaciens Hositaliers de Belgique 2 mars 2013 24e Journée de l'AFPHB 2 mars 2013 PROGRAMME Traçabilité : Premiers Pas vers l’Automatisation du Circuit des Médicaments Président de séance Yvan HUON, Directeur de la pharmacie hospitalière du CHU de Liège. 13h30 Accueil 14h Introduction, Philippe GOULARD, Président de l’AFPHB, Bruxelles. 14h10 Actualisation de l’AR de 1885 : principes généraux, Els GEERAERTS, Juriste, Responsable des relations internationales à l’AFMPS, Bruxelles. 14h30 Environnement et description des systèmes de préparation des doses à administrer en France, Gilles LE PALLEC, Pharmacien des Hôpitaux, Chef de Service, Hôpital Clémenceau, Assistance Publique, Hôpitaux de Paris, France. 14h50 Présentation d’un automate aux Cliniques de l’Europe à Bruxelles, Hendrik MERCKX, Pharmacien Chef de Service des Cliniques de l’Europe, Bruxelles. 15h10 Présentation d’un automate dans un hôpital grand-ducal, Christine FRAIX, Pharmacien Hospitalier Gérant, Centre Hospitalier du Nord, Ettelbruck, Luxembourg. 15h30 Automatisation du circuit du médicament aux Cliniques Universitaires St-Luc de Bruxelles, Dominique-Marie WOUTERS, Directrice du département Pharmacie, Cliniques Universitaires St-Luc, Bruxelles. 15h50 TABLE RONDE : Réponse aux questions des membres de l’AFPHB 16h10 Prix AFPHB - Lilly, Prix Amgen et Prix AFPHB, Prix Baxter. 16h30 Pause et visite des stands 18h 19h30 Assemblée Générale : Elections - Modifications des statuts de l’AFPHB Cocktail offert par le Club des 9 Dîner et Animation L’accréditation est demandée Traçabilité : Premiers Pas vers l’Automatisation du Circuit des Médicaments INTRODUCTION Philippe GOULARD, Président de l’AFPHB, Bruxelles. Yvan HUON, Président de séance Directeur de la pharmacie hospitalière du CHU de Liège. Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 Traçabilité : Premiers Pas vers l’Automatisation du Circuit des Médicaments Actualisation de l’AR de 1885 : principes généraux, Els GEERAERTS, Juriste, Responsable des relations internationales à l’AFMPS, Bruxelles. Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique é mars 2013 ___________________________________ ___________________________________ Agence fédérale des médicaments et des produits de santé ___________________________________ AR “1885” – Actualisation Els Geeraerts Responsable de la Division Relations internationales ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 2 mars 2013 1 Mission “assure de leur conception à leur utilisation la qualité, la sécurité et l’efficacité : des médicaments à usage humain et à usage vétérinaire (y compris les médicaments homéopathiques, les médicaments à base de plantes, les préparations magistrales et les préparations officinales) ; des produits de santé : dispositifs médicaux et accessoires et matières premières pour la préparation et la production des médicaments. assure de leur prélèvement à leur utilisation la qualité, la sécurité et l’efficacité : de toutes les opérations effectuées avec le sang, les cellules et les tissus.”.* ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ * Loi du 20.06.2006 relative à la création et au fonctionnement de l’afmps. afmps/Els Geeraerts/Responsable Relations Internationales 05.03.2013 2 AR 1885 - Actualisation ___________________________________ Législation actuelle pour les pharmaciens hospitaliers : ___________________________________ AR 19 octobre 1978 réglementant les officines et les dépôts de médicaments dans les établissements de soins AR 31 mai 1885 approuvant les nouvelles instructions pour les médecins, pour les pharmaciens et pour les droguistes AR 4 mars 1991 fixant les normes auxquelles une officine hospitalière doit satisfaire pour être agréée AR “1885” - Actualisation afmps/Division Relations internationales 2 mars 2013 3 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ AR 1885 - Actualisation ___________________________________ Législation actuelle pour les pharmaciens d’officines ouvertes au public : AR 21 janvier 2009 portant instructions pour les pharmaciens + bonnes pratiques pharmaceutiques officinales ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ AR “1885” - Actualisation afmps/Division Relations internationales 2 mars 2013 4 AR 1885 - Actualisation ___________________________________ Concertation reprise fin 2011 ___________________________________ BUT : dispositions réglementaires adaptées aux situations actuelles + augmenter la qualité et l’efficience en tenant compte des avancées techniques et scientifiques ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Texte de base + bonnes pratiques de pharmacie hospitalière (e.a. PIC’s) ___________________________________ AR “1885” - Actualisation afmps/Division Relations internationales 2 mars 2013 5 AR 1885 - Actualisation ___________________________________ Tenir compte de : Législation normes agrément des officines hospitalières (contrôlées par les communautés) Règles de base applicables pour les pharmaciens et pharmacies ouvertes au public ___________________________________ ___________________________________ Situations spécifiques hôpitaux ___________________________________ Implications budgétaires (fédéral-Conseil National des Etablissements Hospitaliers) AR “1885” - Actualisation afmps/Division Relations internationales ___________________________________ 2 mars 2013 6 ___________________________________ AR 1885 - Actualisation ___________________________________ Sujets élaborés : ___________________________________ Principe de délivrance présentation unitaire des médicaments ___________________________________ Stocks décentralisés Dispositifs médicaux implantables et invasifs doivent être traités au même niveau que les médicaments traçabilité ! Compléments alimentaires font partie de la pharmacie hospitalière AR “1885” - Actualisation afmps/Division Relations internationales ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 2 mars 2013 7 AR 1885 - Actualisation Médicaments et dispositifs médicaux pouvant ou devant être délivrés par les pharmaciens hospitaliers Les préparations et la délégation – modalités de coopération Stérilisation de dispositifs médicaux réutilisables :tombe entièrement sous la responsabilité des pharmaciens hospitaliers ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Registres et traçabilité Bonnes pratiques (e.a. PIC’s) ___________________________________ Idées ou remarques ? AR “1885” - Actualisation afmps/Division Relations internationales ___________________________________ 2 mars 2013 8 AR 1885 - Actualisation ___________________________________ ___________________________________ Timing : Concertation toutes les 2 ou 3 semaines ___________________________________ Finalisation (y compris bonnes pratiques) printemps 2013 ? ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ AR “1885” - Actualisation afmps/Division Relations internationales 2 mars 2013 9 Contact ___________________________________ Agence fédérale des médicaments et des produits de santé – afmps ___________________________________ Place Victor Hortaplein 40/40 1060 Bruxelles/Brussel ___________________________________ tél.- tel. 0032 2 524 80 00 fax 0032 2 524 80 01 [email protected] ___________________________________ ___________________________________ www.afmps.be / www.fagg.be ___________________________________ AR “1885” - Actualisation afmps/Division Relations internationales 2 mars 2013 10 ___________________________________ ___________________________________ Vos médicaments et produits de santé, notre préoccupation ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Traçabilité : Premiers Pas vers l’Automatisation du Circuit des Médicaments Environnement et description des systèmes de préparation des doses à administrer en France, Gilles LE PALLEC, Pharmacien des Hôpitaux, Chef de Service, Hôpital Clémenceau, Assistance Publique, Hôpitaux de Paris, France. Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 Traçabilité et Robotisation des Spécialités Pharmaceutiques Environnement et description des systèmes de préparation des doses à administrer en France ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Gilles LE PALLEC ___________________________________ Pharmacien des Hôpitaux ___________________________________ Assistance Publique – Hôpitaux de Paris Définition de la Préparation des Doses à Administrer ___________________________________ • Article R 4235-48 du Code de la Santé Publique : – Le pharmacien doit assurer dans son intégralité l'acte de dispensation du médicament, associant à sa délivrance : ___________________________________ 1 . L'analyse pharmaceutique de l'ordonnance médicale si elle existe ; 2 . La préparation éventuelle des doses à administrer ; 3 . La mise à disposition des informations et les conseils nécessaires au bon usage du médicament. ___________________________________ ___________________________________ – Il a un devoir particulier de conseil lorsqu'il est amené à délivrer un médicament qui ne requiert pas une prescription médicale. – Il doit, par des conseils appropriés et dans le domaine de ses compétences, participer au soutien apporté au patient. ___________________________________ ___________________________________ • Pas de définition en tant que telle dans le CSP de la "Préparation des Doses à Administrer" (PDA). AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ 2 Environnement réglementaire de la dispensation en France ___________________________________ • Certains articles du CSP : – Art. R 4235-48 du CSP : – Art. R 5126-5 du CSP : – – de dispensation ___________________________________ définition de l’acte PUI et organisation de la dispensation, besoins quotidiens et gestion de l’urgence Art. R 5126-8 du CSP : locaux, moyens, personnels et systèmes d’informations des PUI, adaptés aux missions obligatoires telles que la dispensation des médicaments Art. R 5126-14 du CSP : PUI – fonctionnement conformément aux bonnes pratiques de pharmacie hospitalière ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ • Arrêté du 22 juin 2001 relatif aux Bonnes Pratiques de Pharmacie Hospitalière • Arrêté du 6 avril 2011 relatif au management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ 3 Arrêté du 6 avril 2011 ___________________________________ • Identification et traçabilité des doses jusqu’à l’administration au patient sont des obligations réglementaires. • Inscription prioritaire au livret thérapeutique de médicaments en conditionnement unitaire. – Cependant disponibles que pour une partie des thérapeutiques administrées à l’hôpital. • Les PUI sont donc amenées à préparer elles-mêmes des doses unitaires. AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ "Prise en charge thérapeutique du patient hospitalisé" Document de travail DHOS 2004 : – "préparation des doses à administrer" : préparation galénique des doses quand celle-ci est nécessaire, différente de la "reconstitution" de spécialités pharmaceutiques (selon les RCP). ___________________________________ • Les rapports IGAS – Deux inspections des affaires sociales suite au décès d’un enfant en 2009 : administration d’un soluté massif destiné à la préparation de poches de nutrition parentérale. – Préférence pour une Dispensation à Délivrance Nominative consistant à délivrer pour chaque patient la dose exacte de chaque médicament, les différents produits étant regroupés par prise. – Réévaluation des organisations de ressources humaines au sein des hôpitaux, chaque fois que cela est possible, avec préparation des doses a administrer par des préparateurs en pharmacie. – Quelques exemples de projet de PDA : déconditionnement – reconditionnement, étiquetage, préparations de piluliers, automatisation, … ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 5 La PDA et les institutions françaises ___________________________________ • "Outils de sécurisation et d’auto-évaluation de l’administration des médicaments" de l’HAS (juillet 2011) ___________________________________ – L’infirmier prépare les doses à administrer – Il existe des protocoles d’administration des médicaments à risque incluant une double vérification indépendante de la préparation des doses à administrer. La PDA par la PUI permet de répondre à ces recommandations ___________________________________ ___________________________________ • Le préambule des Bonnes Pratiques de Préparation sort de leur champ d’application toutes les opérations de déconditionnement et/ou reconditionnement. ___________________________________ ___________________________________ • Ces opérations ne sont pas considérées comme des préparations ; ainsi, réglementairement, cette activité ne bénéficie pas des possibilités de sous-traitance par voie de convention entre établissements. AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ 4 La PDA et les institutions françaises AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ ___________________________________ 6 "Décret PDA" Projet 22 juin 2009 ___________________________________ Proposition d’insertion d’articles réglementaires dans le CSP ___________________________________ ___________________________________ • La PDA s’effectue conformément aux bonnes pratiques de dispensation définies par ___________________________________ arrêté du ministre chargé de la santé et notamment relatives à la qualité, à la durée de conservation et au stockage des médicaments" ___________________________________ ___________________________________ Ces proposition d’articles sont suivis de l’arrêté BPD AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ 7 Arrêté relatif aux Bonnes Pratiques de Dispensation des médicaments ___________________________________ Projet 22 juin 2009 • Applicable aux officines, aux PUI, aux établissements sociaux et médico-sociaux • Applicable à la PDA (dans un premier temps !) • Applicable aux pharmacies à usage intérieur (PUI) des établissements de santé, sans préjudice du respect des BPPH et des BPP. • La PDA n'est entreprise que si … la PUI … possède les moyens spécifiques appropriés pour la réaliser et la contrôler. AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 8 _ BPD PDA (1) __________________________________ ___________________________________ I. Définition de la PDA : La préparation des doses à administrer peut comprendre les opérations suivantes : ___________________________________ – le déconditionnement : prélever une spécialité pharmaceutique hors de son conditionnement primaire – le reconditionnement : remettre dans un nouveau conditionnement primaire une spécialité déconditionnée en vue de sa préparation pour une aide à l’administration – le surconditionnement : ajouter un conditionnement extérieur au conditionnement primaire AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC 9 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ BPD PDA (2) ___________________________________ ___________________________________ II. Produits concernés : • La PDA ne concerne que les formes solides à l’exclusion : – – – – des stupéfiants, des formes stériles, des formes à conservation particulière des formes précisant des précautions particulières dans les RCP destinées à éviter toute contamination croisée et tout risque pour le personnel manipulant. • Il est nécessaire de conserver le conditionnement unitaire des médicaments sauf si le mode de reconditionnement permet de reprendre les mêmes informations de traçabilité. AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 10 ___________________________________ BPD PDA (3) ___________________________________ Produits concernés (suite) : ___________________________________ • Avant de procéder à la PDA, il est nécessaire de prendre en compte la stabilité de la spécialité pharmaceutique et de veiller à ce qu’elle ne soit pas altérée. ___________________________________ ___________________________________ • PDA de médicaments mélangés dans une même alvéole du pilulier, avec reconditionnement effectué à l’avance pour une durée de 28 jours, conservation obligatoire du conditionnement unitaire. • En l’absence de conditionnement unitaire et lorsque les médicaments sont destinés à être mélangés dans une même alvéole d’un pilulier, la préparation des doses à administrer ne peut excéder 7 jours. AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC III Lieux : ___________________________________ ___________________________________ 11 BPD PDA (4) ___________________________________ • La PDA s’effectue au sein de la PUI lorsque la personne est hospitalisée au sein d’un établissement de santé ou réside dans un EHPAD disposant d’une PUI, et à l’officine pour les personnes résidant à leur domicile. • Locaux ou zones dédiés réservés à cet usage, accès limité aux personnes autorisées. • Locaux/zones suffisamment grands, conçus et organisés de façon à éviter tout risque de confusion ou de contamination. • Eclairage, température, humidité et ventilation appropriés afin de ne pas affecter les conditions de stockage des médicaments ainsi que leur qualité durant la préparation des doses à administrer Les personnes autorisées : • le pharmacien titulaire ou adjoint (en officine ou EHPAD) ou le pharmacien (au sein des PUI) conformément à l’article L.4221-1 du CSP • le préparateur en pharmacie sous le contrôle effectif du pharmacien conformément à l’article L. 4241-1 du CSP. • l’interne en pharmacie sous la responsabilité du chef de service (pour les PUI). AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC 12 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ BPD PDA (5) ___________________________________ IV. La préparation des doses à administrer • La PDA peut être manuelle ou automatisée. • Contrôles de la prescription avant de commencer la préparation et validation des données liées au patient. • PDA dans des conditions d’éviter tout risque d’erreur et de contaminations croisées. • La PDA ne doit pas excéder un mois, conformément à la durée règlementaire prévue à l’article R. 5123-1 du CSP. • L’étiquetage des piluliers doit comporter toutes les mentions nécessaires à l’identification de la personne (nom, prénom, date de naissance) et des médicaments (date de la PDA et dénomination) . • Les contrôles de piluliers de médicaments (contrôles visuels) et de l’étiquetage, sont à réaliser par une personne qualifiée, autre que celle ayant réalisé les opérations, au regard de la prescription médicale. ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC 13 BPD PDA (6) ___________________________________ ___________________________________ Autres chapitres : ___________________________________ V. Livraison-Transport ___________________________________ VI. Gestion de la qualité et Documentation ___________________________________ VII. Gestion des anomalies, retours, réclamations et rappels de lots AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ ___________________________________ 14 Construire un projet PDA ___________________________________ • Définir une instance de pilotage et une équipe projet • Faire un état des lieux de l’organisation de la prise en charge médicamenteuse à toutes ses étapes et recueillir les informations nécessaires pour bien dimensionner le projet • Convaincre, communiquer et mobiliser • Modéliser l’organisation finale : fixer les objectifs et les échéances, définir des outils simples d’avancement de projet AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 15 Analyser l’existant ___________________________________ • Evaluer les moyens (humains, financiers, logistiques, architecturaux, …) existants • Analyser le fonctionnement des services de soins (travail ___________________________________ ___________________________________ par secteur, par tranche horaire, par patient) – Nombre de patients par unité de soins et Durée Moyenne de Séjour, – Effectif pharmaceutique par lit ___________________________________ • Analyser l’organisation architecturale et logistique des services de soins (types de chariots, surfaces disponibles à la PUI, dans les Unités de soins, …) • Cartographier les médicaments utilisés dans l’hôpital, quantités par service, médicaments per os, injectables, … • Enquête dans les unités de soins auprès des soignants AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 16 Quelles sont les solutions possibles ? ___________________________________ ___________________________________ Modalités de préparation de doses unitaires : – Déconditionnement / reconditionnement ou surconditionnement – Préparation automatisée, manuelle ou mixte – Centralisée ou décentralisée ___________________________________ Organisation des flux pris en charge par la PDA (en routine) : – Par unité de soins, par tranche horaire, par processus infirmier – Par fréquence de préparation : quotidien, hebdomadaire, bi hebdomadaire, … – Par forme pharmaceutique : formes sèches y compris demi ou quart de comprimés, formes liquides (gouttes, sirops), autres formes – Par modalité de mise à disposition (collier, casier, …) ___________________________________ ___________________________________ Organisation des flux non pris en charge par la PDA (hors routine) ___________________________________ – Dotations pour besoins urgents – Gestion des prescriptions hors visites, la nuit, le WE, … Définition des contenants, des modalités de transport, … AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ 17 ___________________________________ Pré-requis généraux ___________________________________ La PDA et leur délivrance concerne tout ou partie de l’hôpital ___________________________________ Le projet concerne l’ensemble des unités de soins ou certains secteurs seulement. La PDA et leur délivrance concerne tout ou partie des médicaments ___________________________________ Définir le périmètre des médicaments concernés par le projet de PDA ___________________________________ Planifier sa montée en charge. Locaux • Conformes aux BPPH, distincts des autres locaux ou zones de la PUI, dédiés et sécurisés permettant "la marche en avant". ___________________________________ Système d’information • Interfaces nécessaires !!! ___________________________________ Système de management de la qualité AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC 18 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC 19 Les différents systèmes de PDA Les Différents modes de Dispensation à Délivrance Nominative ___________________________________ • DDN Manuelle centralisée ou décentralisée ___________________________________ ___________________________________ • DDN Automatisée / formes sèches • DDN Automates formes liquides ___________________________________ ___________________________________ • DDN Automatisée toutes formes AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ 20 DDN Manuelle ___________________________________ ___________________________________ • Ordonnances informatisées = priorité • À partir des ordonnances ou de plans de cueillette • Cueillettes d’unités identifiées • Répartition en piluliers (avec ou sans séparation de tranches horaires) • Préparation quotidienne, hebdomadaire, … AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 21 DDN Manuelle ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC 22 Exemple DDN Manuelle ___________________________________ • Hôpital Gériatrique de 390 lits : ___________________________________ • 3 ETP préparateurs pour la préparation de 7 piluliers de DJIN par patient sur 5 jours par semaine • Temps de préparation, de cueillette, répartition, double-contrôle : moyenne de 16 patients / h • Prise en charge des modifications de traitement incluse dans les temps précités • Transport réalisé par du personnel de la PUI ___________________________________ – Médecine (35), SSR (185), SLD (170) en 13 unités de soins ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ • + le temps de traitement informatique des produits délivrés vers le logiciel de gestion. AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ 23 Problème de l’identification des unités délivrées ___________________________________ • Priorité aux conditionnements unitaires – Juillet 2007 (Projet AFSSAPS) ___________________________________ : ___________________________________ Cahier Des Charges des Bonnes Pratiques relatives au Conditionnement Unitaire des Spécialités Pharmaceutiques destinées en particulier aux Etablissements de Santé ___________________________________ ___________________________________ • Quelles "solutions" en PDA manuelle ? – Reconditionnement – Surconditionnement – Surétiquetage AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ ___________________________________ 24 Reconditionnement ___________________________________ • Avec ou sans déconditionnement (vrac) • Identification et Lisibilité ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ • Problème de responsabilité (vis-à-vis de l’AMM) • Problème de "perte" de péremption • Risque de contamination croisée AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ ___________________________________ 25 Surconditionnement ___________________________________ ___________________________________ • Pas de "perte" de péremption • Identification et Lisibilité ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ • Problème de faisabilité • Risque de contamination croisée • Emballage + blister à ouvrir pour l’infirmière AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ ___________________________________ 26 Surétiquetage ___________________________________ • Prestataire fournisseur d’étiquettes ou création interne • Pas de "perte" de péremption ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ • Coût • Risque de contamination croisée • Ouverture du blister surétiqueté AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ ___________________________________ 27 DDN Automates formes sèches ___________________________________ 2 400 sachets / h (3 000 annoncés) ___________________________________ Automate SyGIPH, EURAF ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Utilisé pour la PDA dans des établissements de 400 lits environ à orientation gériatrique mais sans prise en compte des changements de traitement AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ 28 DDN Automates formes sèches ___________________________________ • Problème de stabilité ___________________________________ – Dans les cassettes (toutes les formes sèches ne peuvent pas être utilisées) – Dans les sachets, quand plusieurs produits sont regroupés pour une seule prise ___________________________________ ___________________________________ • Problème de "perte" de péremption ___________________________________ • Tant que le décret PDA et l’arrêté BPD ne seront pas publiés ___________________________________ AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ 29 PickPill de Swisslog ___________________________________ Produit déblistérisé ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC 30 _ Homérus de France Hôpital __________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Mise en sachet de blister découpé ___________________________________ Conservation des données du fabricant Les différentes unités sont regroupées chronologiquement par patient AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC ___________________________________ 31 DDN Automates formes liquides ___________________________________ ___________________________________ • Exemple de l’automate du CHS de La Charité Sur Loire ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC 32 RMD 818 Packinov-IHM ou APG 2 ___________________________________ • Production de monodoses de solutions buvables • Production directement en lien avec les prescription • 8 à 15 h de production par semaine pour 400 patients hospitalisés • Production sur un grand nombre de référence. Souplesse des dosages pouvant être prescrits. Site: La Charité sur Loire AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LECHS PALLEC ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 33 DDN Automatisée toutes formes ___________________________________ • … selon budget ! Automates d’Annecy ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC 34 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Préparation des Doses à Administrer = Projet de Développement et d’Amélioration de la qualité pharmaceutique AFPHB - AG du 2 mars 2013 - Gilles LE PALLEC 35 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Traçabilité : Premiers Pas vers l’Automatisation du Circuit des Médicaments Présentation d’un automate dans un hôpital grand-ducal, Christine FRAIX, Pharmacienne Hospitalière Gérante, Centre Hospitalier du Nord, Ettelbruck, Luxembourg. Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 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___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Traçabilité : Premiers Pas vers l’Automatisation du Circuit des Médicaments Présentation d’un automate aux Cliniques de l’Europe à Bruxelles, Hendrik MERCKX, Pharmacien Chef de Service des Cliniques de l’Europe, Bruxelles. Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 Traçabilité : Premiers Pas vers l’Automatisation du Circuit des Médicaments Automatisation du circuit du médicament aux Cliniques Universitaires St-Luc de Bruxelles, Dominique WOUTERS, Directrice du département Pharmacie, Cliniques Universitaires St-Luc, Bruxelles. Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 ___________________________________ Amélioration de la sécurité du circuit du médicament aux Cliniques universitaires st-luc Exemples concrets en cours de réalisation – Mars 2013 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Dominique Wouters Directrice du Département Pharmacie ___________________________________ ___________________________________ Amélioration de la sécurité du circuit du médicament aux Cliniques universitaires st-luc Exemples concrets en cours de réalisation – Mars 2013 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Dominique Wouters Directrice du Département Pharmacie Introduction Depuis sa création, la Pharmacie des Cliniques universitaires st- Luc s’est adaptée régulièrement à l’évolution de la demande interne et à l’évolution des Bonnes Pratiques de Pharmacie hospitalière Cela s’est traduit par diverses évolutions : - en 1996 implémentation de la la prescription informatisée - en 2002 arrivée du premier pharmacien clinicien - en 2008 implémentation d’un nouveau système de gestion de la pharmacie hospitalière (Infohos) - en 2010 installation du robot pour la préparation des cytotoxiques - Cytocare - en 2011 rénovation des locaux de préparation des injectables cytotoxiques et des médicaments en études cliniques ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Introduction ___________________________________ ___________________________________ Cette évolution régulière par petites touches ponctuelles arrive à ses limites. Un plan stratégique défendu en 2008-2009 au comité de direction vise à re processer le Département Pharmacie dans son ensemble de manière à satisfaire pleinement aux contraintes actuelles et futures de sécurité et de traçabilité - du circuit du médicament - en intégrant les nouveaux développements informatiques et robotiques disponibles - en restaurant l’ensemble des locaux du Département ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Principes clés ___________________________________ La qualité restera l’élément central des analyses et des solutions apportées ___________________________________ ___________________________________ L’axe d’optimisation se base sur quelques principes clés : 1 Améliorer la qualité des soins et des services aux patients 2 Garantir des bonnes conditions de travail pour le personnel 3 Assurer la qualité des services académiques et de la recherche ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 4 Conduire à des économies ou à une augmentation des revenus Base de réflexion Nous avons rechercher les gains de productivité sur la chaîne de support pour les réinvestir dans des activités à plus forte valeur ajoutée en les scindant en deux : 1° sécurisation pro-active ou à priori : • sécurisation des flux physiques et d ’information • accroissement de la vigilance par des outils spécifiques 2° sécurisation réactive ou à posteriori : • Sécurisation de correction Ces deux approches sont distinctes et complémentaires. ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Base de réflexion Cette situation répond à la définition de la Résilience donnée par les HAS françaises Résilience = aptitude d’une organisation à résister aux situations présentant des dangers avec un minimum de dommages. La résilience d’un système, au sens technique, humain, organisationnel se construit en deux temps : 1° lors de la conception : en cherchant à développer un système sûr, résistant aux événements imprévus, pourvu de défenses efficaces 2° lors de la vie du système, en analysant les incidents, leur gestion par les acteurs et les comportements de défenses afin d’identifier aussi bien les fragilités que les ressources qui ont permis de gérer au mieux et de tirer les leçons de cette analyse ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Actions à entreprendre…. Les Actions identifiées sont : • • • • Augmenter la traçabilité et sécurité du circuit du médicament depuis la pharmacie jusqu’à et y compris les Unités de soins et autres services utilisateurs. Augmenter la sécurité du stockage des matières entrantes dans le magasin. Augmenter la sécurité du transport des spécialités et autres préparations pharmaceutiques entre la pharmacie et les unités utilisatrices Respecter les opérations de magasinage, distribution et transport en conformité avec les Bonnes Pratiques de Magasinage et de Fabrication en particulier en conformité avec le PIC/S Guide to Good Practices for the Preparation of Medicinal Products in Healthcare Establishments ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Actions à entreprendre…. • • • • • • Automatiser les opérations de magasinage et conditionnement en doses unitaires. Préparer et distribuer les doses de médicaments par unité de soins par jour,par patient et moment d’administration. Diminuer les retours des Unités de soins vers la Pharmacie. Continuer à préparer les préparations magistrales par patient et les magistrales à lot Conditionner et distribuer à partir de la pharmacie des antibiotiques injectables à forte utilisation dans les unités de soins ou pour les services à risque (pédiatrie, néonatalogie…) Ajouter à la Pharmacie les vitamines et oligo-éléments dans les poches d’alimentation parentérale et en assurer la distribution interne ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Plan d’action séquentiel 1. Etat des lieux 2. Buts recherchés 3. Présentation des automates 4. Organisation future 5. Réorganisation progressive du département 6. « Photo » du futur 7. Ligne du temps 2011 – 2012 – 2013 - 2014 8. Conclusions ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 9. Questions 1. Etat des lieux Pharmacie ces dix dernières années ….. - Existence d’un travail répétitif, d’une pénibilité du travail dans les différents secteurs de la pharmacie (magasin pharmacie, médicartage, officine, fabrication, préparation des injectables) - Manque de surface de stockage - Locaux étriqués (locaux de préparation, bureaux, officine….) - Locaux de préparation ne répondant plus aux exigences légales (normes GMP,Pics) - Dans le secteur de la distribution : retours (traitement patient) abondants générés par le mode de prescription médicale - Augmentation des cadences au niveau de la facturation patient….difficultés de ranger et défacturer les médicaments dans les tps imposés - Augmentation du volume d’activité -…. Futures exigences légales - Préparation de toutes les préparations magistrales (per os, injectables & usages externes) selon les normes Pics prévues pour les Institutions de Soins. - Traçabilité totale du médicament au sein de l’hôpital - ….. ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 1. Etat des lieux Analyse de la littérature scientifique sur la gestion des risques : Qqs chiffres - Aux USA : les complications médicamenteuses graves représentent 3% des hospitalisations, 10% conduisent à la mort, c’est la 8ème cause de mortalité Si on extrapole c’est l’équivalent d’un boeing 747 qui s’écrase ts les 2 jours - Article du JAMA, Bates 1995 les événements indésirables évitables représentent 6,5% des admissions - 39% erreurs = prescription manuelle - 12% erreurs = retranscription - 11% erreurs = dispensation manuelle - 38% erreurs = administration - Article du J Healthcare Inf. Manag. 2002 bénéfice du scanning au lit du patient lors de l’administration des médicaments Impacts positifs : mauvais médicaments = -75% mauvaise dose = - 62% mauvais patient = - 93% mauvais horaire = - 87% Soit un global de – 80% ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 1. Etat des lieux Analyse de solutions ou d’aides présentes sur le marché international - Existence de machines, d’automates, de solution déjà implémentées dans différentes pharmacies de pays voisins pour répondre aux problèmes cités dans l’état des lieux - Après analyse de ces différentes solutions, nous sommes arrivés à la conclusion que les automates présentés actuellement par l’Industrie sont suffisamment sûrs et efficaces - Après utilisation pendant 3 ans, notre système informatique de gestion de la pharmacie, Infohos est stabilisé et permet l’intégration informatique des nouveaux systèmes choisis. ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 2. Buts recherchés La qualité restera l’élément central analyses et des solutions La qualité restera l’élément central des analyses et desdes solutions apportées apportées Optimaliser & Sécuriser : ___________________________________ ___________________________________ le circuit du médicament au bloc opératoire la préparation des injectables le circuit du médicament dans les unités d’hospitalisation Le circuit des médicaments aux urgences la distribution des perfusions au sein de l’institution l’utilisation & la distribution du drapage opératoire au qop & dans l’institution Avançons ensemble dans un projet pour la sécurité du patient ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 2. Buts recherchés Mise aux normes des locaux : 1. Restauration des locaux de préparation des cytotoxiques (-3) et des essais cliniques (-3) Fin des travaux prévue en novembre 2011 locaux fonctionnels depuis janvier 2012 2. Restauration des locaux de distribution & de stockage 3. Restauration des locaux pour la préparation des autres médicaments (magistrales orales, nutrition parentérale, AB) ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Locaux de préparation des cytotoxiques ___________________________________ ___________________________________ Avant2012 AVANT ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ AVANT 2012 Locaux de stockage des cytotoxiques ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 01.2012 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 01.2012 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 01.2012 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 01.2012 ___________________________________ ___________________________________ 3. Présentation des automates Au niveau du Service de Production pour la préparation des cytotoxiques – Gisèle Leclercq • Cytocare = automate = aide à la préparation des injectables cytotoxiques Installé depuis mars 2010 au sein du service de préparation des injectables planifiables ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 2. Buts recherchés Optimaliser le circuit du médicament depuis la réception jusqu’à l’administration au lit du patient Automatisation du stock magasin & Réorganisation Suppression de la Médicarte Automatisation de la distribution Revue Organisation de l’administration & validation du médicament dans les U.S. ___________________________________ ___________________________________ Projet A Projet B Projet C ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 3. Présentation des automates Au niveau de la distribution des médicaments au bloc opératoire Krishna Vanderbist, Vanessa Galand, Stéfanie Quennery • Armoire sécurisée Vanas = délivrance automatisée des stupéfiants ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ • Be- Trace = surnommé Wall-e Chariot équipé de capteurs électroniques permettant une distribution sécurisée des médicaments au bloc opératoire Implémentation débutée en 2011 pour équiper progressivement toutes les salles du quartier Les 25 salles sont équipées depuis juin 2012 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Distribution des stupéfiants (Vanas) ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Distribution des stupéfiants - Vanas ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Distribution des stupéfiants - Vanas ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Distribution des stupéfiants - Vanas ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Distribution des stupéfiants - Vanas ___________________________________ Tiroir des retours ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ AVANT APRES ___________________________________ Détection électronique des médicaments ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ J1 Prescriptions en semaine: consommations de J0 Encodage J0 Lundi : consommations vendredi/samedi/dimanche Prescriptions Impression feuilles réappro (global anesthésie + chirurgie) vers 12 heures Impression feuilles pharmacie par la secrétaire d’anesthésie Réappro. Circuit des médicaments d’anesthésie ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Entre 15 et 20 heures , une personne dédicacée au QOP va: • chercher chaque chariot dans les salles • réapprovisionner chaque chariot dans la pharmacie du bloc opératoire • puis les replacer dans les salles respectives (après 20 heures ou le week-end prise en charge par les infirmières) Rangement dans le stock de la pharmacie centrale du bloc opératoire (par un aide soignant) Assistant pharmacie « pousse » le chariot à la sortie de l’ascenseur entre 15 et 16 heures Préparation du réappro. par un assistant Pas de réappro distinct entre les médicaments d’anesthésie et de chirugie Distribution des médicaments qop ___________________________________ Avant Distribution des Médicaments d’Anesthésie & de Chirurgie ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Distribution des médicaments qop AVANT Distribution des Médicaments d ’Anesthésie & de Chirurgie ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Distribution des médicaments ___________________________________ Distribution des perfusions ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Distribution des médicaments ___________________________________ Distribution des perfusions ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Distribution des médicaments ___________________________________ Distribution des solutions de perfusion ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Distribution des médicaments Stock central des solutions de perfusion au bloc opératoire ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Distribution des médicaments qop ___________________________________ Stock armoire centrale des médicaments ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Nouvelle distribution QOP • Identification médecin via CARTE à PUCE Patients planifiés • Identification patient ___________________________________ • Scan étiquette • Choix // prg opératoire Users (anesthésistes + chirurgiens) / droits ___________________________________ ___________________________________ • Anesthésiste identifié • Patient identifié • Médicament prélevé ___________________________________ • Patients ___________________________________ • Médicaments du chariot • Implants (tracabilité) • Propositions de réapprovisionnements Consommations gaz ___________________________________ Consommations pour réapprov. + facturation 3. Présentation des automates Be-Trace = Wall-e Sécurisation du circuit du médicament au bloc opératoire Garantie de la disponibilité des médicaments en salle à tout moment Circuit sans papiers Amélioration du circuit de prescription et de facturation des médicaments et de la gestion des attestations médicales Amélioration future du circuit de facturation des implants et des DM Traçabilité totale Vue en permanence (viewer) pour la pharmacie sur la disponibilité des médicaments dans chaque chariot Réduction du stress pour les équipes du bloc op Augmentation du temps de préparation pour la pharmacie ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 3. Présentation des automates Au niveau du stockage magasin pharmacie – Bénédicte Lambaux • ROWA - ARX = magasin automatisé ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Ce robot peut être doté d’un ou deux bras à préhension multiple lui garantissant ainsi une vitesse de délivrance et une rapidité de chargement exceptionnelle. Son bras peut aussi saisir des produits en flacons, bouteilles Pour la première fois, un bras robotique est capable de saisir dans un même déplacement plusieurs boîtes d’une même référence ou de références différentes ___________________________________ ___________________________________ - Jusqu’à 4 000 références par mètre. - Délivrance : jusqu’à 2 400 boîtes / h. - Chargement : jusqu’à 1 200 boîtes / h. ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 3. Présentation des automates • Attis = découpage automatisé des blisters un paramétrage par médicament • Xydis = boîte de stockage sécurisée de blisters découpés • Calypso = mise dose unitaire Sachet identifié par code barre unique nom - n°lot- péremption • Pegasus = stockage & distribution des D.U.,gestion des fréquences d’utilisation ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 3. Présentation des automates • Attis machine, constitué par trois cisailles permettant d’effectuer des découpes orthogonales entre elles, et disposées selon les axes du blister ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 3. Présentation des automates • Xydis Boîte de stockage, système de récupération des blisters découpés et séparation des déchets ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 3. Présentation des automates • Calypsos : automate réalisant le reconditionnement des médicaments en provenance des modules précédents. Le médicament dans son blister d’origine est introduit dans un sachet individuel et aux dimensions de son contenant. Il disposera automatiquement d’un code barre unique permettant une traçabilité jusqu’au lit du patient. Grâce à cette identification unique il sera possible de réintroduire dans la chaîne de distribution tous les retours. ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ • Pegasus : module permettant la réalisation des traitements patients ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 4. Organisation future – Projet A – Magasin Projet A : réaménagement du stockage ___________________________________ ___________________________________ • ARX - Rowa • 30 000 boites spécialités pharmaceutiques sur 25m² • Actuellement: stockage en permanence de 23 000 boites sur 220m² ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ FRIGO STUPéFIANTS PERFUSIONS FABRICATIONS ? ___________________________________ Bénédicte Lambaux 4.Organisation future de la distribution – Projet B Projet B Réorganisation de la distribution – Stéfanie Quennery Conditionnement unitaire Production en continu tous les jours de la semaine de D.U. découpées & emballées Préparation automatisée des anneaux-patients planning de distribution en fonction du résultat de l’analyse (délivrance pour 24h.,pour 1,5 jours…) + mise en place des nouveaux développements informatiques (infohos-phi) Cueillette manuelle complémentaire = estimation entre 10 à 20% des doses unitaires Délivrance nominative journalière 4 anneaux-patient/jour (matin, midi, soir, nuit) + cueillette manuelle Assistant Pharmacien livre à l’US (rangement dotation, tiroir patient, retours) Délivrance nominative pour le week-end = à décider lors de la phase test avec les US pilotes ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Gestion automatisée des retours = Mise en place des retours dans l’automate de stockage (pegasus) 5. Réorganisation progressive du département Projet A: réaménagement du stockage • Réception Magasin ___________________________________ ___________________________________ Stock ARX Stock découpé en box (= Xydis) par médicament et par lot ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Stock en D.U. barcodées = Calypso Récupération d’un kardex (pour le stock tampon de D.U. barcodées) ___________________________________ 5. Réorganisation progressive du département Projet B : Automatisation de la distribution ___________________________________ Stock officine Evaluation du nombre de modules de stockage-distribution Pegasus US, ensuite consultations & Médico-techniques ___________________________________ Stockage hors Pegasus Évaluation de la répartition du stockage ___________________________________ chariots beldico (projet Wall-e) armoires Vanas guichet autres conditionnements ___________________________________ Type de dispensation ___________________________________ - Max 1 à 2j de dispensation Préparation d’un anneau patient par administration Réapprovisionnement direct du bac patient par la pharmacie Validation pharmacologique de la prescription pour début de Tx et modif - Traçabilité complète - Gestion automatisée des retours ___________________________________ Mise en place de 2 groupes « projet » Composition du Groupe de travail : ___________________________________ Syst. Information : Chantal Deflandre Processus : Elisabeth Raymakers Pharmacie : Marie Loriaux, Stéfanie Quennery, Fouad Zaim, Simon Guilmin Dominique Wouters Sponsors : Professeur Y.Horsmans, Professeur B.Debande, Dominique Wouters ___________________________________ ___________________________________ Projet A&B : Estimation technique machine & Analyse de la réorganisation du travail & Evaluation de la nouvelle charge de travail à la pharmacie Amélioration de la validation de la prescription (Groupe de travail CMP) Estimation des besoins en formation en fonction de l ’ évolution des fonctions. Accompagnement des membres du personnel durant le processus de restructuration (Développement Professionnel – DRH) Evaluation de la maintenance ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Quelques chiffres (calcul journalier sur base de jan. à juin 2010) Nb de lits Durée séjour (DMS de jan à juin 2010) Nb de patients par jour semaine (juin 2010) Nb lignes délivrées par jour Nb de produits délivrés par jour US 51 US61 US63 30 29 28 US73 29 4,8 7,9 3,9 3,8 20 20 21 20 ___________________________________ ___________________________________ 84 104 87 67 ___________________________________ 229 342 303 285 ___________________________________ 57 94 115 58 Nb de retours par jour Nb médicartes délivrées par jour 37 45 28 18 Nb de stupéfiants délivrés 5 2 0 7 Nb de perfusions délivrées 54 11 23 20 14 43 14 Nb de produits délivrés/par patient/jour sem. 17 Par Jour et en moyenne (hors médicartes) : 675 patients US X 14 = 9450 ___________________________________ ___________________________________ Nb de produits délivrés par jour pour les US ___________________________________ Médicartes (du lundi 4 au vendredi 17 octobre 2010) Délivrance ind. 12000 Max : 11'866 Moyenne par jour semaine 10'366 10000 8000 Moyenne par jour 7'953 6000 ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 4000 ___________________________________ 2000 0 Lu4 Mar Mer Jeu Ven Sam Dim Lu11 Mar Mer Jeu Ven Sam Dim17 5. Réorganisation progressive de l’administration patient Projet C : Revue Organisation de l’administration & validation Au niveau des U.S. : • Aide à la préparation des médicaments par moment d’administration (= anneau par administration) • Analyse de la collaboration future avec les assistants en pharmacie pour la préparation des traitements patients • Analyse de la nécessité du réaménagement des armoires d’urgences et des casiers patient • Sécurisation du circuit du médicament par la validation lors de l’administration au patient par la lecture du code barre • Amélioration de la prise en charge des retours patient ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Projet C : Administration au patient Mise en place du scd Groupe de travail Multidisciplinaire : DPT Infirmier : - Jean-Louis Fontaine, Cécile Debelle, Anne Vandenberghe - Jean-Marc Damien ( US51, Gastro) - Elise Grosjean (US61, Chir. Cardiovasculaire & thoracique) - Bernadette Lecat (US63, Cardiologie) - Joëlle Vloebergh (US73, pneumo.) Syst. Information : Chantal Deflandre Processus : Elisabeth Raymakers Pharmacie : Dominique Wouters, Stéfanie Quennery, Marie Loriaux, Fouad Zaïm, Simon Guilmin ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Réception et rangement médicaments Gestion de stock des médicaments dans les U.S. ___________________________________ ___________________________________ Service Transport : dotations & renouvellements Télélift & télétube : début & modification de traitements Renvoi des retours par télélift ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Préparation des médicaments (Per os) par Infirmière de nuit ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Préparation du chariot de médicaments ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 6. Photo du futur Dotations Unités de soins Médico-techniques URG Soins intensifs Consultations QOP (prod hors chariot) Radio (dxImage) US, guichet, MT, Consult,… Produits hors Sinteco Prescriptions Equafile (URG) SI (Qcare) (connecteurs ou manuscrites) Beldico prescriptions Nominatives Vanas (QOP, Hop jour ___________________________________ ___________________________________ Infohos PHI Stock officine hors PEGASUS réappro Stock tampon Dotations (US, MT, consult,…) ___________________________________ ___________________________________ + prescriptions nominatives ___________________________________ ARX ___________________________________ stock chimio Attis Calypso Pegasus (Sinteco) Xydis 7. Ligne du temps 1. Mai 2011 : livraison Attis-calypso 1. Paramétrage des deux automates 2. Formation du personnel pharmacie 3. En parallèle : cahier des charges infohos & adaptation en interne de la prescription électronique Phi 2. Juin – Juillet 2011 : achat ARX 3. Novembre 2011 : installation ARX 4. Février 2012 : Imprévu : remplacement du serveur pharmacie 5. Octobre 2012 :remplissage ARX 6. Octobre 2012 : production de sachet calypso remplacement progressif des dotations des US 7. Juillet 2013 : installation de 2 Pegasus 8. Octobre 2013 : gestion des dotations par Pegasus 9. Janvier 2014 : démarrage 1ère US sur les 4 en test 10. ……………. ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Automatisation de la distribution individualisée Automatisation de la distribution individuelle : installation de 6 robots Pegasus (traitement du patient) – Lien avec PHI (prescription électronique) + SISSI (dossier infirmier) – Délivrance journalière thérapie patient (1 anneau par administration) ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ + + Tous ces médicaments pourront être scannés (n°64unique…) ___________________________________ Travaux: Situation après la phase finale ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Travaux: futurs locaux ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 8. Conlusions : Cette évolution est essentielle pour la qualité du service rendu au patient et pour l’avenir de l’institution. Elle a nécessité et nécessitera une adaptation des fonctions et des méthodes de travail actuelles ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 9. Remerciements - Questions ? Sincères remerciements à toutes l’équipe du Département Pharmacie & à notre Chef de projet Informatique Chantal Deflandre ainsi qu’à toutes les personnes qui à un moment ou un autre ont collaboré à la mise en place de ce projet qui prend forme de jour en jour! ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Happy End en 2014! ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Traçabilité : Premiers Pas vers l’Automatisation du Circuit des Médicaments Table Ronde : Réponse aux questions des membres AFPHB Els GEERAERTS, Juriste, AFMPS, Bruxelles Emmanuelle GAY, Inspectrice de la Pharmacie, AFMPS, Bruxelles Gilles LE PALLEC, Pharmacien des Hôpitaux Paris, France Christine FRAIX, Pharmacienne Gérante, Clinique d’Ettelbruck, Luxembourg Philippe GOULARD, Pharmacien chef de service, Clinique St Luc, Bouge Yvan HUON, Directeur Pharmacie CHU de Liège Hendrik MERCKX, Pharmacien chef de service, Cliniques de l’Europe, Bruxelles Dominique WOUTERS, Directrice Pharmacie, CU St Luc, Bruxelles Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 Traçabilité : Premiers Pas vers l’Automatisation du Circuit des Médicaments LES QUESTIONS POSEES Existe t’il des listes de médicaments qui ne peuvent pas être dé blistérisés ? Quelle est la législation actuelle concernant l'engagement de la responsabilité du pharmacien et la diminution de la durée de validité (1 an >< 14 jours ?) dues au reconditionnement ? Quelles sont les solutions possibles quant au reconditionnement UD de médicaments pour les armoires d'urgence des unités étant donné que la validité des médicaments reconditionnés est fort réduite ? Une fois les automates mis en place dans l'ensemble d'un hôpital, le nombre d'assistants va potentiellement diminuer mais ne faudra t il pas maintenir en place une équipe capable de réagir en cas de panne d'un ou de l’automate ? Comment pensez-vous gérer ce problème humain ? Une fois les robots en place, pour certains d'entre eux qui emballent les comprimés dans un sachet, qui se charge de la dé blistérisation ? Le conditionnement d’origine n’existant plus que devient la date de péremption ? Qu'en est-il de la traçabilité du médicament si l'hôpital ne dispose pas de prescription informatisée ? Y aura-t-il de grands délais ? Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 Aux Pays-Bas la plupart des formes sèches sont fournies en flacons, en Belgique l’essentiel est fourni en DU, pensez-vous que la demande des pharmaciens belges va évoluer dans les prochaines années suite à l’automatisation ? L’automatisation réduit-elle le nombre de personnes nécessaires pour la distribution ? Quel est le pourcentage de formes non distribuées par l’automate (frigo, volumineux....) ? Y a-t-il des problèmes nouveaux de distribution de médicaments qui sont apparus suite à l’automatisation ? Quels sont les arguments prioritaires qui vous ont permis de convaincre votre gestionnaire à vous donner les moyens d’acquérir un système robotisé ? Quel est le pourcentage des retours ? A quoi sont-ils dus majoritairement ? Comment gère t’on la traçabilité des formes liquides ? L’automate distribue-t-il des fractions de comprimés ? Dans l'affirmative, quelle durée de stabilité donnez vous à ces fractions de comprimés ? Qu’en est-il d’une distribution de traitements robotisés pour plusieurs hôpitaux différents (non satellites) ? Quid de la législation en matière de "déblistérage" ? Pourra-t-on continuer à déconditionner ? Si, oui, le fournisseur garde-t-il sa responsabilité en cas d'erreur du fournisseur sur un produit reconditionné par l'hôpital ou est-ce le pharmacien qui serait mis en défaut ? Dans le cadre où l'institution ne sera pas en capacité financière pour acheter des machines de distribution permettant de garantir la traçabilité complète, il sera contraint de déléguer cette activité à une autre institution moyennant signature d'une convention, y-aura-t-il des réglementations en matière de facturation des UD entre hôpital ou hôpital et fabricant ? Ces obligations concernant la traçabilité vont-elles être financées par une augmentation du B5, des forfaits médicaments ? Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 Prix AFPHB - LILLY L’AFPHB se joint à la firme Lilly pour favoriser la formation des pharmaciens hospitaliers et leur permettre de parfaire leur formation à l’étranger. CANDIDATURES RECUES : Martine GENERET, CHU de Charleroi Stage de pharmacie clinique en pédiatrie à l’AP-HP Hôpital Pédiatrique Universitaire Robert Debré, Paris, France. Justine HUBERT, CHIREC, Bruxelles Stage de pharmacie clinique en oncologie ambulatoire, maladies infectieuses, médecine interne au Centre universitaire de santé Mc Gill, Hôpital Général de Montréal et Hôpital Royal-Victoria, Montréal, Canada. Christine VERCHEVAL, CHU de Liège Stage de pharmacie clinique sur les antimicrobiens et les antirétroviraux au Centre Universitaire de Santé McGill : Hôpital du Sacré-Coeur et Institut Thoracique de Montréal, Service d’Immunodéficience, Montréal, Canada. Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 PRIX POSTERS Anrys P et al Cherchye D et al Garcous et al Goncette V et al Hecq JD Krug et al Mouzon A et al Pham et al Pham et al Pirlot C et al Raverdi, Ampe et al Remy et al Evaluation of the physical stability of a mixture of clorazepate and alizapride in dextrose 5 % polyolefin bag at room temperature Préparation de poches de Cyclosporine standardisée à 0,5 mg/ml dans 250 ml de NaCl 0,9 % Implementation of an Electronic Prescribing System: keys for a successful deployment Drugs via feeding tubes: evaluation in a teaching hospital CHU MontGodinne CHU MontGodinne CHU MontGodinne CHU MontGodinne CHU MontStability of injectable drugs in infusion 31 years of literature review Godinne A three year assessment of the use of the International Classification for Patient CHU MontSafety on an incident reporting system: the use-case at the Mont-Godinne Universi- Godinne ty Hospital Continuing evaluation and improvement of activities of clinical pharmacists for older inpatients Medication reconciliation : how to collect the most accurate and complete medication history through a patient-centered approach ? Continutity of care at the emergency departement : how to improve the medication history on admission Disparities between the WHO and NCCMERPP classification systems: “Which is the best suited to improve the managment of medications errors Stability and compatibility of vancomycin for administration by continuous infusion. CHU MontGodinne CHU MontGodinne CHU MontGodinne CHU MontGodinne CHU MontGodinne CHU MontGodinne How and why to quantify activities and performance of clinical pharmacists on a routine basis? Our experience at CHU Mont-Godinne Dufrasne M, Spine- Evaluation des besoins en information des pharmaciens d’officine au sujet des pawine A tients qui quittent l’hôpital Mouzon A, Smets Groupe de travail Gériatrie: qui sommes-nous? Alliance francophone de pharmacie Alliance francoS, Deliens C, Del- clinique de Belgique phone de pharmée E, Eloir N, macie clinique Francq E, Passanisi de Belgique A, Samalea A, Dalleur O Vaillant F, Vanden Orthostatic Hypotension And Home Medications In Frail Older Persons Bossche O, Boland B Cliniques Universitaires St Luc Woluwe Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 Vervacke A, Lo- La thromboprophylaxie chez les patients médicaux : continuité de l’impact d’une Hôpital universitairent S, Mrabtifi M, campagne de promotion de bon usage re Erasme, BruxelMotte S les Vervacke A, Lorent S, Motte S Apport d’un pharmacien dans la prise en charge des patients sous anticoagulants oraux Hôpital universitaire Erasme, Bruxelles Martin- Barrio M C Information au patient oncologique, le rôle du pharmacien: expérience au CHC CHC Clinique St Joseph Steens J, Benammar L, Lorent S, Goffard JC Immunoglobulines humaines intraveineuses : un outil d'aide à la prescription et à Hôpital universitaire Erasme, Bruxell'administration réalisé par le pharmacien les Longton F, Bourton Participation d’un pharmacien hospitalier aux réunions hebdomadaires multidis- Hôpital SaintM, Mattens M ciplinaires de l’hôpital de jour oncologique Nicolas, Eupen Jaadar Y, Liévin V, An easy way to implement a Quality Manual for hospital pharmacy Vidts L-A, Deroin C Hôpital universitaire Erasme, Bruxelles Henri L, Vaillant F, Medication Administration Errors In A Geriatric Ward in an Belgian Hospital Dalleur O, Cornette P Cliniques Universitaires St Luc Woluwe Dalleur 0, Maes F, Risk factors for underuse of anticoagulation in frail elderly patients with atrial Henrard S, Wou- fibrillation ters D, Scavée C, Spinewine A, Boland B Cliniques Universitaires St Luc Woluwe Vanham D, Sneyers B Drug-drug interactions in intensive care unit: what is the frequency and what are Cliniques Universitaires St Luc Wolucompendia to use? we Gillard N, Van- Detection of look-alike intravenous drugs - formulary considerations. derbist K, Wouters D, Sneyers B Cliniques Universitaires St Luc Woluwe Generet M, Ou- Impact d’une formation sur la connaissance des techniques de nébulisation dans CHU Charleroi maziz P, Nayes A, un hôpital général Danguy C Pierard S, Generet Moments de prise des médicaments Algorithme décisionnel M , Stenuit S , Nayes A, Danguy C CHU Charleroi Bury A, Generet M, Cornette J,Danguy C CHU Charleroi Apport d’un questionnaire semi structuré dans l’anamnèse médicamenteuse Jullion O,Sterckx P, A clinical pharmacist for outpatient consultations in a Heart Failure clinic Huez S, Vachiery JL, Lorent S Hôpital universitaire Erasme, Bruxelles Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 Vercheval C, Da- From Point Prevalence Surveys to Continuous Quality Improvement in a Teaching CHU Liège mas P Van Hees T Hospital In Belgium Delepierre C, Paul What does the geriatric patient know of his anticoagulant treatment at dischar- Cliniques UniversiJ ,Dalleur O ge of rehabilitation and what are the difficulties encountered after discharge taires St Luc with this treatment? Bruxelles Van Hees T, Billon Quelle place pour le pharmacien clinicien en nutrition parentérale: Etude rétros- CHU Liège O, Paquot N pective au CHU de Liège Barahira JD, Van Hees T Evaluation de l’impact d’un projet pilote de prescription médicamenteuse infor- CHU Liège matisée sur la prescription, la distribution et l’administration des médicaments au chu de Liège Tulkens PM, MD, PhD,Lemaire S, PhD Assessment of the suitability and usefulness of a new antibiotic in Belgium in the CHU Montabsence of local clinical data using pharmacokinetics/pharmacocodynamics: an Godinne example with ceftaroline Ampe E, Pharm., Vancomycin administered by continuous infusion should be dosed according to Tulkens PM, MD, clearance and not according to patient's body weight PhD, Wallemacq P, PhD, Derendorf H, PhD CHU MontGodinne Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 Lynda BENAMMAR, SOPHIE LORENT, Hôpital Universitaire Erasme, Bruxelles Accompagnement pharmaceutique des patients infectés par le VIH : de la prescription du médecin spécialiste à la délivrance en officine ouverte au public. Christine DANGUY, CHU de Charleroi, Hôpital André Vésale Consultance Pharmacocinétique, dosage des antibiotiques aux soins intensifs. Rachel PHAM, CHU de Mont-Godinne, Yvoir Connaître vos médicaments, c’est important. Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013 ASSEMBLEE GENERALE 2 mars 2013 Elections Rapport Annuel Le Président Philippe GOULARD La Secrétaire Sylvie DEMARET La Trésorière Stéfanie QUENNERY Groupes de Travail Qualité Marchés Publics Stérilisation Pharmacie Clinique Actualisation de l’AR de 1885 Nabil HAYEFF Daniel BOURDOUX Patricia BROSENS Philippe DEMOULIN Dominique WOUTERS Approbation de la modification des statuts Résultats des élections Composition du comité directeur de l’AFPHB Association Francophone des Pharmaciens Hospitaliers de Belgique 2 mars 2013
