reservation - Finale Ring 2017 – Calais
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FICHE RESERVATION STAND CHAMPIONNAT DE FRANCE DE RING 17 et 18 juin 2017 à CALAIS IDENTITE DE L'EXPOSANT VOTRE SOCIETE Raison Sociale : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………..……………………………………………………………………………………………………………………………. N° TVA :……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… NUMERO SIRET …………………………………………………………………………………………………………… …………………. N°TVA INTRACOMMUNAUTAIRE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… Adresse : ……………………;;;;……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………………………. Code Postal : ……………………………… Ville : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Pays : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………... Site Internet (1 seule adresse possible) ADRESSE DE FACTURATION Adresse de facturation (si différente) : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Code Postal : ……………………………… Ville : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. VOTRE STAND Nom du stand : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...………………………... Responsable du stand : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Fonction : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………………………. Tél : ……………………………………………………………….. Fax: ……………………………………………………………………………………………………………………………Portable:……………………………………………………………………………………………………………………………….. Email : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………... STAND STAND NU ou EMPLACEMENT CAMION/VEHICULE COMMERCIAL Dimension 45 €/m2 Nombre 3X3 (405 €) 0€ 6X3 (810 €) 0€ 9X3 (1200 €) 0€ 12X3 (1600 €) 0€ TVA non applicable, ARTICLE 293B du CGI TOTAL STAND ELECTRICITE GRATUITE ‐ si puissance 1 KW (au‐delà payant) Si vous souhaitez plus de puissance merci de consulter le responsable des stands commerciaux adresse au bas de cette feuille MONTANT TOTAL STAND Montant Total 0€ PAIEMENT DE VOTRE STAND Les paiements se font soit par virement bancaire en euros * nous envoyer une copie de l'ordre de transfert par mail soit par chèques à l'odre du CSHN qui seront remis à l'encaissement un mois avant la manifestation NOS COORDONNEES BANCAIRES Titulaire : ASSOC. CLUB SAINT HUBERT DU NORD Banque : Crédit Agricole Nord de France Code Banque 16706 * Code guichet 05022 * Compte : 50346577005 * Clé RIB 19 IBAN : FR76 1670 6050 2250 3465 7700 519 SWIFT CODE : AGRIFRPP867 Attention : ‐ après étude des demandes, les réservations peuvent devenir effectives si le dossier d'inscription est complet et que le montant total a été reçu. ‐ après le paiement du montant total, vous recevrez un mail confirmant votre inscription. Je déclare avoir pris connaissance du règlement et des conditions générales de vente ci‐après et en accepte sans réserve ni restriction toutes les clauses. Cachet de l'entreprise Nom du Signataire (en capital) : Fonction : Société/organisme : Date : Signature : LE BADGE EXPOSANT SERA REMIS LE JOUR DE L'INSTALLATION ATTENTION DIMENSIONS DES PORTES D'ACCES AU TERRAIN (voir en pièce jointe) Pour des raisons de sécurité tout véhicule garé à l'intérieur de la citadelle doit arriver avant 8h00 et aucne sortie ne sera possible avant 18h30 Demande à expédier accompagnée du chèque de règlement à l'ordre du CSHN ou d'une copie du virement bancaire à CSHN ‐ M. Bernard TRAINEL ‐ 2132 rue Haeghedorn ‐ 59285 RUBROUCK 0665053943 Email : [email protected] ATTENTION : L'accès sur le site se fait par des arches en pierre, les dimensions extérieures des véhicules accédant au site doivent entrer impérativement dans un rectangle de 2.90m en hauteur et de 2.15m en largeur. Voir schéma ci‐dessous. Pour tout renseignement supplémentaire, nous consulter. Hauteur maximale : 2.90m Largeur maximale : 2.15m REGLEMENT INTERIEUR STANDS COMMERCIAUX ET PUBLICITE ARTICLE 1 : OBJET : Le présent règlement définit les conditions dans lesquelles le comité d’organisation du CHAMPIONNAT DE FRANCE DE RING 2017, représenté par J-C Vanehuin, responsable dudit comité, 3 lotissement Pierre Mendès France OSTRICOURT (59162) France, organise et fait fonctionner la manifestation. A ce titre, le comité précise les obligations et les droits de l’exposant, et de l’organisateur. ARTICLE 2 : ADMISSION DES EXPOSANTS : sont admis à participer au CHAMPIONNAT DE FRANCE DE RING 2017, les sociétés, agences, associations, entreprises et organismes publics ou privés proposant des produits ou des services susceptibles d’être exposés au CHAMPIONNAT DE FRANCE DE RING 2017. Les sociétés, agences, et associations, entreprises ou organismes publics ou privés souhaitant participer à la manifestation sont tenus de remplir la fiche d’inscription dans les conditions définies à l’article 3 ci-dessous. Le comité est seul habilité à statuer sur les refus ou admissions des exposants. Cette décision est irrévocable. Elle est notifiée aux sociétés, agences, entreprises, associations ou organismes intéressés. La raison sociale de l’entreprise et la nature du matériel ou produits exposés devront être clairement explicités sur la fiche d’inscription ARTICLE 3 : INSCRIPTION : avant le 1er MAI 2017 Ne sera effective qu’à condition d’être accompagnée du virement du droit d’emplacement. du règlement ou de la copie Les sociétés, agences, associations, entreprises, organismes admis à participer au CHAMPIONNAT DE FRANCE DE RING 2017, doivent remplir un bulletin d’inscription. Cette fiche d’inscription est signée par une personne réputée avoir qualité pour engager la société, agence, association, entreprise ou l’organisme exposant. La signature de ce bulletin d’inscription implique que la société, l’agence, l’association, l’entreprise, ou l’organisme désireux d’exposer a eu connaissance du présent règlement et l’accepte sans réserve. Elle implique également l’acceptation de toutes dispositions nouvelles qui peuvent être imposées par les circonstances et que l’organisateur se réserve le droit de signifier, même verbalement aux exposants, et ce, dans l’intérêt de la manifestation. Ce bulletin d’inscription doit être accompagné du versement dans les conditions fixées par l’organisateur. Ces conditions figurent dans le bulletin d’inscription. L’envoi de l’attestation de paiement à l’exposant candidat après réception de l’acceptation du bulletin d’inscription vaut confirmation définitive de l’acceptation de l’inscription et établit un contrat de location de stand et ou d'emplacement publicitaire, sous réserve du respect par l'exposant des modalités de règlement. Chaque exposant s’engage à participer aux 3 journées du championnat du vendredi matin au dimanche soir 19 H. ARTICLE 4 : STANDS Mise à disposition des stands : à partir du vendredi 16 juin 2017 à 8 Heures Occupation et mise à disposition des stands : l’installation des stands ainsi que la mise en place des publicités devront être terminées au plus tard le vendredi 16 juin 2017 à 17 h. Passé ce délai, la non occupation d'un stand ou de l'emplacement publicitaire permet aux organisateurs sauf cas exceptionnel et accord préalable, de retrouver la libre disposition de l’emplacement. Démontage : à partir du dimanche 18 juin 2017 à 19 h et jusqu’au lundi 19 juin 2017 à 12 h. Sonorisation : interdite à titre personnel. Electricité : chaque exposant devra prévoir son installation propre avec un réseau en câble. Les raccordements des stands aux réseaux d’électricité jusqu'à 1kw (au-delà payant), sont gratuits pour les exposants qui en font la demande dans les délais requis et en fonction des possibilités techniques du site 1 Tenue des stands : l’affichage sauvage est strictement interdit et peut se voir sanctionner. L’affichage est autorisé, au scotch simple ou à la patafix, uniquement sur des cloisons amovibles et la structure modulaire de votre stand. ARTICLE 5 : MODALITES DE REGLEMENT : Le montant de toute réservation (stand, publicité) sont payés par chèque ou virement bancaire au moment de la signature du bulletin d’inscription. Une copie du virement doit être jointe à la réservation. Tout règlement est effectué par Chèque Bancaire en Euros uniquement au nom de : CLUB SAINT HUBERT DU NORD Ou par virement CREDIT AGRICOLE NORD DE FRANCE 16706 05022 50346577005 19 Pour les Etrangers Par virement : CREDIT AGRICOLE NORD DE France IBAN FR76 1670 6050 2250 3465 7700 519 SWIFT : AGRIFRPP867 ARTICLE 6 : ANNULATION : L’annulation par l’exposant de son inscription jusqu’à un mois avant le début du concours autorise l’organisateur à garder 50% du montant total de l’inscription. L’annulation par l’exposant de son inscription moins d’un mois avant le début de la manifestation autorise l’organisateur à garder à titre de dédommagement la totalité des sommes versées. ARTICLE 7 : INTERDICTION DE CESSION : Il est interdit aux exposants de céder ou de sous-louer tout ou partie de leur stand ou emplacement publicitaire même à titre gracieux. En cas de non-respect de cette interdiction, le contrat de location du stand ou de l'emplacement est considéré comme immédiatement résilié du fait de l’exposant : l’exposant demeure entièrement responsable de l'ensemble des conséquences de sous-location notamment en cas de préjudice subi par des tiers. ARTICLCE 8 : LIMITATION DES RESPONSABILITES : S’il devenait impossible de disposer au jour et à l’heure prévus des espaces nécessaires à l’organisation du CHAMPIONNAT DE FRANCE DE RING 2017, pour une raison qui ne serait pas imputable à l’organisateur, celui-ci serait tenu au remboursement des sommes versées, déduction faite des frais qu’il aurait engagés pour la préparation du championnat. ARTICLE 9 : EMPLACEMENTS : Le plan de la répartition et emplacements des stands et publicité sont établis par le comité d’organisation du CHAMPIONNAT DE FRANCE DE RING 2017, qui reste seul juge à déterminer les espaces dans lesquels les exposants seront placés ainsi que les stands et emplacements qui leur seront affectés. Le changement d’emplacement général du village partenaires, résultant des cas de force majeure même après confirmation, n’autorise pas l’exposant à annuler son contrat ou à réclamer une indemnité. Si le participant n’a pas occupé son emplacement le vendredi 16 juin 2017 à 17 heures, sauf autorisation par le comité d'organisation après avis motivé et adressé au bureau du CHAMPIONNAT DE FRANCE DE RING 2017, il est considéré comme démissionnaire : il sera disposé de son emplacement sans remboursement ni indemnité. ARTICLE 10 : PLANS : L’organisateur indique sur les plans communiqués aux exposants, des cotes aussi précises que possible. Il appartient toutefois aux exposants de s’assurer de leur conformité avant leur aménagement. L’organisateur ne peut être tenu pour responsable des différences légères qui pourraient être constatées entre les cotes indiquées et les dimensions réelles de l’emplacement. ARTICLE 11 : SECURITE : Les exposants doivent respecter les mesures de sécurité imposées par les services de police de la communauté urbaine et par l’organisateur. Surveillance jour et nuit du vendredi 16 juin 17 h au lundi 19 juin 2017 à 12 h : se munir du laisser-passer remis à l’installation de votre stand. 2 ARTICLE 12 : AMENAGEMENT DES STANDS ET PUBLICITE : L’aménagement du stand et de la publicité incombe exclusivement à l’exposant qui s’engage à respecter les instructions servant à l'aménagement du stand, son équipement électrique et l'accrochage de la publicité qui doivent répondre aux conditions imposées par l'organisation et les responsables de la sécurité du site. ARTICLE 13 : OCCUPATION DES LIEUX : L’exposant doit se conformer aux horaires définis pour les opérations d’emménagement et de déménagement. L’évacuation des stands, marchandises, articles et décorations particulières, devra être faite par les soins des exposants dans les délais et horaires impartis. Passé ces délais, l’organisateur pourra faire transporter les objets se trouvant sur le stand dans un garde-meuble de son choix aux frais, risques et périls de l’exposant et sans pouvoir être tenu responsable des dégradations totales ou partielles. L’exposant doit assurer lui-même la surveillance du matériel et des marchandises sur son stand pendant les heures d’installation et de déménagement. Aucune assurance ne couvrant les risques de vol pendant ces périodes. ARTICLE 14 : DOUANES : Il appartiendra à chaque exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l’étranger. L’organisateur ne pourra être tenu pour responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités. Conformément à la législation européenne, tous les exposants doivent acquitter la TVA sur la location des stands. Les exposants étrangers souhaitant récupérer cette TVA devront faire les démarches auprès de l’administration fiscale de leurs pays. ARTICLE 15 : ASSURANCE : à la charge des propriétaires, des exposants et des visiteurs. En aucun cas, les organisateurs ne sont responsables des dégradations ou accidents de quelque nature que ce soit, qui pourrait survenir aux exposants, à leurs employés, à des tiers, aux animaux, au matériel ou aux produits divers même du fait de l’incendie ou du vol. ARTICLE 16 : APPLICATION DU REGLEMENT : L’exposant, en signant son bulletin d’inscription, accepte les prescriptions du présent règlement et toutes les dispositions nouvelles qui pourront être imposées par les circonstances et adaptées dans l’intérêt dû au CHAMPIONNAT DE FRANCE DE RING 2017, par l’organisateur qui se réserve le droit de les leur signifier verbalement et confirmer par écrit. ARTICLE 17 : COMMUNICATION Toute distribution de brochures, documents, prospectus…et toute réalisation d’enquêtes, dans l’enceinte du village partenaires et ses abords immédiats, sont soumises à l’autorisation préalable et écrite de l’organisateur. En distribuant des objets publicitaires, l’exposant assure l’entière responsabilité de l’usage qui en sera fait. Toute dégradation par des objets publicitaires distribués par un exposant est de la responsabilité de l’exposant (ce, quel que soit la cause de la dégradation). ARTICLE 18 : VENTES, BOISSONS, TABAGISME ET ALCOOL En application de la loi EVIN, il est INTERDIT de fumer dans les lieux publics ainsi que de vendre ou de distribuer des boissons alcoolisées. Aucune vente ou distribution de boissons ne sera autorisée sauf accord écrit du comité d'organisation du CHAMPIONNAT DE FRANCE DE RING 2017. ARTICLE 19 : LITIGE Dans le cas de contestation, l’exposant s’engage à soumettre sa réclamation à l’organisateur avant toute procédure. Les doléances sont débattues à l’écart de la manifestation et ne doivent, en aucune façon, en troubler la tranquillité ou l’image. Tout litige survenant dans l’exécution du présent règlement sera de la compétence des tribunaux du siège de l’organisateur qui appliqueront la loi en vigueur. 3
