Technologie RFID au service de l’hémovigilance Journée de formation romande Vendredi 04 novembre 2016 Dr Amira Sarraj, SRNJTS Géraldine Lorimier, SRNJTS Besoins de l’hémovigilance Objectifs et cahier des charges Choix de la solution Biolog-id Fonctionnement du système Validation et mise en place Procédure Bilan de fonctionnement Perspectives Besoins Assurer l’approvisionnement en Produits Sanguins Labiles (PSL) d’un hôpital à forte activité de chirurgie orthopédique. Cet hôpital n’est pas destiné à l’accueil de patients traumatiques ou des urgences vitales. Les PSL doivent être attribués nominativement à un patient par nos soins. Cet hôpital se trouve à 30 Km de notre laboratoire. Besoins En étudiant l’utilisation des produits sanguins labiles de cet hôpital. Nous avons constaté que sur les 1’200 Concentrés Erythrocytaires (CE) commandés l’année précédente, seuls 600 étaient transfusés. En effet, les chirurgiens de cet hôpital commandent des CE en réserve et seulement une partie est utilisée. Cette pratique n’est pas unique à cet hôpital. Les normes Prescriptions T-CH Chapitre 7 : Processus relatif aux clients Le prescripteur a la responsabilité du produit sanguin dès sa réception et doit en assurer la traçabilité [6]. Sauf conditions particulières [7], aucun produit sanguin déjà livré ne peut être repris en stock. Les normes PIC/S GMP GUIDE FOR BLOOD ESTABLISHMENTS Once delivered, blood components should not be returned for subsequent dispatch. If blood components are returned on a routine basis, the following steps should be taken : the procedure for return of a blood component should be regulated by contract; each returned blood component should be accompanied by a signed and dated statement that the agreed storage conditions have been met; Les normes PIC/S GMP GUIDE FOR BLOOD ESTABLISHMENTS Once delivered, blood components should not be returned for subsequent dispatch. If blood components are returned on a routine basis, the following steps should be taken : at least one sealed segment of integral donor tubing should have remained attached to the container; and the records should indicate that the blood component has been re-issued and inspected before re-issue. Besoins Trouver une solution permettant de mettre à disposition les CE demandés, de pouvoir les livrer seulement si nécessaire en évitant des pertes inutiles de produits. Assurer le respect des conditions de stockage. Pouvoir répondre aux exigences de retour de produit. Nous étions également confrontés à la distance géographique séparant le laboratoire réalisant les tests pré-transfusionnels et l’hôpital utilisant les produits. Besoins Le système recherché devait combler un «vide» entre le distributeur et l’utilisateur, tout en minimisant les changements de méthode pour les sites impliqués (laboratoires, services hospitaliers). Le soft permettant de faire ce lien nous manquait ! Besoins Une autre demande pour ce système était d’avoir une vision claire sur le stock déporté. Nous voulions améliorer : La gestion des dates de péremption des PSL déportés. La possibilité de rapatrier un produit nécessaire à notre propre site (phénotype particulier). Besoins Objectifs Gestion des conditions de stockage sur un site distant Gestion rationnelle du stock déporté (y compris la diminution des aller-retour de CE) Attribution de PSL à distance sans changement de logiciel informatique du laboratoire du SRNJTS Augmentation de la réactivité Réduction de la charge financière due aux transports Cahier des charges Système simple d’utilisation Manipulations réduites des PSL Système compatible avec l’informatique du SRNJTS Suivi en temps réel de l’état du stock et de la température Suivi de la température durant les transports Choix de la solution Biolog-id En accord avec les 2 partenaires impliqués : Hôpital de la Providence Synlab Neuchâtel 2 systèmes en «compétition» – choix basé sur : Expertise dans le domaine de la RFID Connaissances du logiciel en place au SRNJTS Volonté d’innovation Fonctionnement Système global de gestion Basé sur la technologie RFID : Radio Frequence IDentification Fonctionnement – principe de la RFID Etiquetage des CE avec une puce RFID Ecriture des informations de la poche sur la puce sans manipulation de l’opérateur Fonctionnement – principe de la RFID Réfrigérateur avec des antennes RFID permettant la localisation continuelle de la poche Communication des informations au logiciel en temps réel Fonctionnement Statut en temps réel Fonctionnement Fonctionnement Localisation des poches Fonctionnement Fonctionnement Suivi de température Transport Stockage Fonctionnement Attribution à distance Délivrance sécurisée Fonctionnement Fonctionnement Délivrance uniquement au moment de la transfusion Edition d’un rapport de transfusion identique à celui du SRNJTS Validation et mise en place Développement de la communication entre les systèmes informatiques (Inlog <-> Biolog) par un interface Mise en place du paramétrage Vérification et validation de la communication par divers scénarios de test Validation et mise en place Installation du frigo RFID dans les locaux du laboratoire Synlab à l’Hôpital de La Providence Installation des BioPostes (chez Synlab et au SRNJTS) Validation finale et démarrage dès juillet 2014 Validation et mise en place «Erreurs de jeunesse» du système : Erreurs dans l’utilisation du programme permise par le logiciel (procédure non terminée) «Addition» des anticorps des poches délivrées et limitants pour la délivrance Problèmes résolus par un changement de version en novembre 2014 Procédure Prélèvement des échantillons par le personnel soignant de l’Hôpital de La Providence Transfert et regroupement des échantillons au laboratoire Synlab Envoi quotidien des échantillons au SRNJTS Tests pré-transfusionnels au laboratoire du SRNJTS par Type & Screen En cas d’anticorps chez le patient, préparation de poches compatibilisées au SRNJTS Procédure Stock de CE mis à disposition par la banque de sang du SRNJTS 10 A+ / 10 O+ / 2 A- / 5 O- (dont 3 réserve d’urgence) / 1 B+ Préparation des envois 2-3 fois / semaine Vérification ABD préalable de tous les CE envoyés par le SRNJTS et conservation d’un segment au laboratoire Envoi de CE compatibilisés au cas par cas Procédure Préparation de l’envoi depuis Inlog (choix du conteneur, des poches et du capteur de température) Transfert des informations du conteneur à Biolog Etiquetage RFID des CE et inscription des informations du prélèvement sur l’étiquette Envoi physique du conteneur Procédure Procédure Réception du conteneur par Synlab Mise en stock des CE informatiquement et physiquement «Changement d’habitude» CE disponibles pour la réservation au patient par le SRNJTS Procédure Réservation après tests pré-transfusionnels, pour 24 heures après l’opération «Changement d’habitude» Cette attribution durant 24 heures permet d’améliorer la gestion du stock en ne «bloquant» les produits que durant un temps limité et les mettant ainsi rapidement à disposition pour d’autres patients. Procédure Délivrance nominative par Synlab Impossibilité de délivrer une poche non réservée ou pour un patient n’ayant pas de tests pré-transfusionnels Edition d’un rapport de transfusion identique à celui utilisé au SRNJTS Retour du rapport de transfusion au SRNJTS pour la traçabilité Bilan de fonctionnement Améliore la sécurité et l’efficacité tout au long de la chaîne de gestion des PSL Etablit un lien fiable entre le centre de transfusion et l’institution de soins Permet une surveillance de la température ET une gestion du stock en temps réel Bilan de fonctionnement 6 mois de fonctionnement SANS Biolog-id : 684 produits envoyés : 62% de produits retournés (422) / 38% de produits transfusés (262) 2 ans de fonctionnement AVEC Biolog-id : 1’467 produits envoyés : 39% de produits retournés (564) / 61% de produits transfusés (903) Bilan de fonctionnement 800 700 684 600 500 441 422 Sans Biolog (1er semestre 2014) 400 Avec Biolog (1er semestre 2016) 296 300 262 200 145 100 0 Produits distribués Produits transfusés Produits non utilisés Bilan de fonctionnement Amélioration de la sécurité par l’attribution à distance sécurisée (impossible de délivrer un produit non prévu) Rationalisation des transports (de 4 par jour à 1-2 par jour) Rationalisation de la gestion du stock (une seule vérification ABD des CE et suppression des «aller-retour» de produits) Bilan de fonctionnement Amélioration du délai de mise à disposition des produits (suppression des poches nominatives au départ du SRNJTS) Amélioration de la prise en charge des urgences (stock de produits non réservé) Instauration d’un véritable suivi de la température des produits (stockage et transport) Perspectives Améliorations du conditionnement de transport (lecture de conteneur) Développement d’un module «statistiques» sur l’application Biolog-id Equipement RFID d’autres partenaires du SRNJTS ? Les stocks déportés dans les hôpitaux du Jura et Jura bernois ne sont pas (encore) équipés. Perspectives Solution adaptée également aux hôpitaux qui ont des stocks déportés : salle d’opération, services éloignés de la banque de sang, etc. Extension au lit du patient pour la vérification ultime de l’identité du patient et de la concordance de la poche prévue pour la transfusion. Perspectives Extension en amont pour la gestion des donneurs et des produits sanguins dès le don de sang, pour le suivi en production, pour autant que les nouveaux équipements permettent d’inscrire les informations sur la puce ! Perspectives La puce RFID est un support d’information qui peut être utile pout tout intervenant le long de la chaîne de fabrication, stockage, distribution et utilisation du produit. Si les acteurs sont équipés de lecteurs RFID, ils peuvent récupérer rapidement et de manière fiable les information liées au produit (numéro, date de péremption, groupe, etc.).