GdsCompta - GdsAgora
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Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com GdsCompta Logiciel de comptabilité générale CARACTERISTIQUES • • • • • • • • • • • • • • • • • Logiciel sous Windows Fonctionne sous Windows XP, Vista, 7 et 8 Multi-dossier De la saisie des écritures au bilan, une comptabilité complète. Plan comptable adapté suivant le type de dossier : Association, auto entrepreneur, Entreprise, SCI … Journaux principaux créés par assistant, ajout illimité Modèles de saisie Saisie des écritures: Standard, par pièce, par assistants, duplication et abonnement Importation des relevés bancaires Interrogation et lettrage des comptes généraux, tiers et analytiques Rapprochement bancaire Budget prévisionnel Plan de trésorerie Relances clients Edition: Des journaux - Grand-livre - Balance Bilan comptable - Compte de résultat. Contient jusqu’à 3 exercices QUELQUES NOTIONS DE BASE DE LA COMPTABILITE GENERALE La comptabilité se définit comme la gestion des ressources et des dépenses financières de votre structure (société, syndicat ou association). La trésorerie représente le niveau du compte en banque et de la caisse. Les charges correspondent aux dépenses, les produits aux recettes. L’EXERCICE Lorsque l’on parle d’exercice, on fait référence à une période donnée de fonctionnement de votre structure. Généralement, il s’agit d’une année civile. Mais vous pouvez aussi faire le choix de fonctionner sur un calendrier scolaire, du 1er septembre au 31 août par exemple. L'exercice comptable se termine (se clôture) par l'établissement d'états financiers (bilan et compte de résultat annexe). L’exercice N-1 définit l’exercice précédent. LES NOTIONS DE DEBIT ET DE CREDIT Ces notions sont indissociables de la notion de compte. Le compte est le concept de base d'une comptabilité en partie double. Il peut être représenté par un tableau en 2 colonnes en haut duquel figure le numéro et le nom (compte en T). La colonne de gauche s'appelle débit et celle de droite crédit. Le solde du compte est dit débiteur si le total des débits du compte est supérieur au total des crédits. Il est créditeur dans le cas inverse. LA PARTIE DOUBLE υ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com La règle de la partie double est essentielle pour la compréhension de la comptabilité. Son énoncé est simple : Toute écriture passée dans un certain sens sur un compte doit être accompagnée d'une (ou plusieurs) écriture, en sens inverse, du même montant total, sur un (ou plusieurs) compte. Pour vérifier qu'une comptabilité satisfait bien à cette règle, on établit la balance comptable, qui est la liste exhaustive des comptes avec leurs soldes. Le total des soldes débiteurs doit être égal au total des soldes créditeurs. Dans ce cas (qui est le cas normal) on dit que la balance est équilibrée. LES CATEGORIES DE COMPTES Les comptes utilisés suivent un certain nombre de règle définies dans le plan comptable 1982. L'initiale des comptes définit les types (ou classes) de comptes. COMPTES DE BILAN • Comptes en 1 : Comptes de capitaux, leur solde est normalement créditeur • Comptes en 2 : Comptes d'immobilisation, leur solde est normalement débiteur • Comptes en 3 : Comptes de stocks, leur solde est normalement débiteur • Comptes en 4 : Comptes de tiers, leur solde est débiteur ou créditeur • Comptes en 5 : Comptes financier, leur solde est normalement débiteur COMPTES DE GESTION/RESULTAT • Comptes en 6 : Comptes de charges, leur solde est débiteur • Comptes en 7 : Comptes de produits, leur solde est créditeur Les comptes de bilan sont appelés aussi comptes patrimoniaux, car ils ne se vident pas à chaque changement d'exercice. Par exemple, vous ne repartez pas, chaque année, avec un compte en banque ou un stock vide. Par contre les comptes de gestion comptabilisent les produits (recettes) et les charges (dépenses) de l'année (exercice) uniquement. Leur solde en fin d'exercice donne le résultat. Ces comptes sont vidés pour commencer le nouvel exercice. Les comptes clients commencent par 41, ils sont débiteurs. Les comptes fournisseurs commencent par 40, ils sont créditeurs. LES DOCUMENTS COMPTABLES LE PLAN COMPTABLE Il s'agit de la liste des comptes utilisés. Cette liste répond à une norme précise en ce qui concerne la comptabilité de sociétés et des associations. Suivant votre licence Association ou Entreprise, vous aurez un plan comptable correspondant. Il est possible cependant de rajouter des subdivisions et des comptes correspondant à vos besoins spécifiques. LE PLAN TIERS φ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com Cette liste contient les comptes tiers rattachés aux comptes généraux déclarés comme collectifs. Il permet par exemple de gérer vos clients nominativement au sein du compte collectif 411 et d’éditer les états de tiers (extrait de compte, Grand-livre et balance). LE JOURNAL COMPTABLE Un journal est un livre comptable sur lequel les écritures sont enregistrées jour par jour. Les enregistrements comptables portés sur un journal sont appelés écritures. Chaque écriture comprend au moins un compte débité et un compte crédité d'égal montant (comptabilité en partie double). Les principaux journaux comptables sont les suivants : • Le journal des achats : Sert à enregistrer toutes les factures fournisseurs. • Le journal des ventes : On y enregistre toutes les factures clients. • Le journal de trésorerie : On y enregistre toutes les opérations d'encaissement et de décaissements de fonds. On doit créer autant de journaux de trésorerie que l'on a de banques, plus un pour la caisse. • Le journal des opérations diverses (OD) : Enregistre toutes les écritures non répertoriées ci-dessus, telles que les salaires, déclarations de TVA, les écritures de régularisation, les écritures d'inventaire. • Le journal des A-nouveaux : Reprend le solde des comptes du bilan à l’ouverture du nouvel exercice. LE GRAND-LIVRE Le grand-livre établit la liste des comptes dans l'ordre de leurs numéros en donnant pour chacun d'eux les informations suivantes : • Numéro du compte • Nom du compte Et dans l'ordre chronologique des opérations effectuées, on a les informations suivantes, • Date • Libellé de l'écriture • N° de pièce comptable • Journal de passation • Montant (en débit ou en crédit) LA BALANCE C'est la liste des comptes dans l'ordre de leurs numéros avec 4 colonnes : • Mouvements débits • Mouvements crédits χ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale • Soldes débiteurs • Soldes créditeurs Gdsagora.com On doit constater l'égalité des mouvements DEBITS et des mouvements CREDITS d'une part, des soldes DEBITEURS et des soldes CREDITEURS d'autre part. Cette égalité obligatoire résultant du principe de la partie double. L'ETAT DE RAPPROCHEMENT L'état de rapprochement concerne les comptes de trésorerie. Vous devez régulièrement effectuer le pointage de vos relevés bancaires. Cela signifie que toutes les lignes (sans exception) figurant dans vos relevés bancaires doivent être retrouvées dans votre compte de banque. Si des lignes figurant dans vos relevés ne figurent pas dans votre compte de banque, vous devez absolument rectifier l'erreur en passant l'écriture appropriée. Il peut se faire qu'il y ait des écritures groupées. Par exemple une remise de chèque figurant pour un montant total dans un relevé bancaire apparaît avec le détail de chaque chèque dans votre compte de banque. Dans ce cas, vous pointez l'ensemble de ces écritures. Pour faciliter ce travail de pointage, vous avez intérêt à passer, dans votre comptabilité, des écritures qui correspondent à ce qui apparaîtra dans vos relevés. Par exemple, la comptabilisation d'une remise de chèques pourra se passer en mettant au crédit de chaque compte client le montant de son chèque et au débit du compte banque la somme totale. L'état de rapprochement a pour but de constater la conformité de votre comptabilité par rapport à vos relevés bancaires. En effet, si tous vos relevés ont été pointés, et que l'on déduit les écritures non pointées (dans votre comptabilité) du solde de votre banque, on doit tomber sur le solde de votre dernier relevé. S'il existe un écart c'est soit que vous vous êtes trompé quelque part dans votre saisie ou dans votre pointage, ou bien que cela provienne d’une erreur de votre banque. LE LETTRAGE Dans toute bonne comptabilité, vous avez besoin de vérifier que les règlements effectués ou reçus correspondent bien aux factures clients ou fournisseurs. C'est indispensable pour pouvoir connaître en fin d'exercice (année comptable) vos dettes (ce que vous devez à vos fournisseurs à la date du bilan) et vos créances (ce que les clients vous doivent à la date du bilan). Ce rapprochement d'écritures comptables s'appelle le lettrage. Le lettrage dans un logiciel de comptabilité consiste à attribuer une même lettre d'identification à toutes les écritures de vente ou d'achat d'un côté, et de l'autre aux écritures de règlement leur correspondant pour un même montant. Les écritures non lettrées au moment du bilan correspondront donc généralement à vos dettes et vos créances. LE BILAN Avec le compte de résultat, c'est le document final de la comptabilité. Il constate le résultat de votre exercice à travers l'évolution de votre patrimoine. Si votre patrimoine a augmenté davantage que les moyens de financement que vous avez mis en œuvre, vous avez dégagé un bénéfice. Une analyse de bilan permet de connaître "l'état de santé" de l'entreprise. Par ailleurs c'est une des principales composantes de la "liasse fiscale" des sociétés. Un bilan est subdivisé en 2 parties : • L'actif : qui énumère toutes les composantes patrimoniales de l'entreprise ψ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale • Gdsagora.com Le passif : qui énumère tous les moyens de financement utilisés Le résultat de l'exercice est inclus dans la rubrique "capitaux propres", qu'il vient augmenter si c'est un bénéfice, ou diminuer si c'est une perte. LE COMPTE DE RESULTAT Avec le bilan c'est le document final de la comptabilité. Il est lui aussi inclus dans la "liasse fiscale". Le compte de résultat constate le bénéfice ou la perte à travers les comptes de gestion. Le résultat qu'il fait apparaître est le même que celui du bilan. Cette dualité provient elle aussi du principe de la partie double. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE Contrairement à la comptabilité générale, la comptabilité analytique n'est pas obligatoire et est à destination interne. Elle permet d'analyser les coûts d'un produit ou d'une activité et de de déterminer leur rentabilité. Elle facilite la prise de décision et permet de faire de prévisions OBJECTIFS DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE La comptabilité analytique permet de : • • • • Connaître les coûts et différentes fonctions et activités de la société Analyser les résultats en calculant les coûts de production et en les comparant aux prix d'achat Etablir des prévisions des charges et produits Comparer les prévisions et les réalisations et expliquer les écarts qui en découlent... MISE EN ROUTE RAPIDE DU LOGICIEL FENETRE D’ENTREE DU LOGICIEL Simplicité pour ouvrir votre dossier. Vous n’avez qu’un seul dossier, un simple clic sur le bouton Entrer ouvre votre dossier. Vous gérez plusieurs dossiers, le bouton Rechercher un dossier liste vos dossiers. Un double clic sur le dossier sélectionné l’ouvre. . ω Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com Création de votre dossier Cliquez au choix sur le bouton Entrer ou sur le bouton Ajouter un nouveau dossier pour lancer l’assistant de création de votre dossier. 1er écran ϊ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com Sélectionnez le type de dossier dans la liste déroulante. Le type détermine le plan comptable utilisé, ainsi que les modèles de bilan et de compte de résultat. • Association loi 1901 • Auto entrepreneur • Entreprise (Artisan/EURL/SARL...) • Société Civile Immobilière • Syndicat de copropriétaires Saisissez le nom de votre dossier en respectant les consignes de Windows sur les noms longs. Les noms ne doivent pas dépasser 255 caractères et ne doivent pas contenir les caractères suivants : ."/\[]:;=, L'assistant installe, par défaut, votre dossier à l'emplacement suivant : « C:\Gds\GdsCompta ». Pour l’installer à un autre emplacement, cliquez à droite d’Emplacement du dossier sur le bouton attaché. Dans l’explorateur Windows, sélectionnez votre emplacement (ou répertoire). Renseignez les champs principaux de votre dossier, à savoir le nom exact de votre structure et son adresse complète. Cliquez sur Suivant. 2ème écran ϋ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com Saisissez les dates de votre exercice. Longueur des comptes utilisés en saisie: Vous pouvez demander une longueur fixe de compte pour l’ensemble de votre plan comptable : de 5 (par défaut) à 11 caractères. Exemple : Si la longueur choisie est 6, tous les comptes du plan comptable seront complétés par des zéros sur 6 chiffres. Pour que le logiciel accepte des longueurs différentes dans la saisie de vos comptes, laissez le champ à zéro. Après validation, cette longueur ne sera plus modifiable. 3eme écran Il enregistre vos paramètres. Cliquez sur Terminer pour fermer l’assistant ou Annuler pour ne pas tenir compte de vos saisies. LE PLAN COMPTABLE Après avoir créé votre dossier, rendez-vous par le menu Accueil sur le plan comptable. Ajoutez les comptes dont vous aurez besoin, en particulier les comptes à racine 51 (trésorerie). Si vous désirez mettre en place une saisie analytique, cochez dans les comptes appropriés (classe 6 et 7), la case Saisie analytique. Cochez de la même manière, la case Lettré, si ce compte doit être lettré. Cochez Compte collectif si vous voulez gérez vos tiers (voir étape 3). Les comptes collectifs sont de classe 4 (celle des tiers). LES JOURNAUX Les journaux ajoutés pendant la création de votre dossier sont : ό Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale • • • • • • Gdsagora.com ACH : Journal des achats BQ1 : Journal de banque CAI : Journal de caisse OD : Journal des opérations diverses RAN : Journal des A-nouveaux VTE : Journal des ventes Il est important de créer autant de journaux de trésorerie que vous possédez de comptes bancaires. Ajoutez des journaux de banque ou de caisse, si vous êtes dans ce cas, par le bouton éponyme. Pour chaque journal de trésorerie, attachez un compté général de trésorerie unique (racine 51 pour les banques, racine 53 pour les caisses). Saisissez le solde initial au jour précédant la date de début d’exercice. Ce solde est important pour le rapprochement bancaire. LE PLAN ANALYTIQUE Contrairement à la comptabilité générale, la comptabilité analytique n'est pas obligatoire et est à destination interne. Elle permet d'analyser les coûts d'un produit ou d'une activité et de de déterminer leur rentabilité. Elle facilite la prise de décision et permet de faire de prévisions Les comptes analytiques créés dans cette liste sont sélectionnés dans la saisie des écritures, si le compte général est paramétré pour la saisie analytique dans le plan comptable. ère Pour ajouter un compte, saisissez directement sur la 1 ligne disponible son intitulé et sélectionnez dans la liste déroulante le plan analytique. Les plans analytiques regroupent les comptes analytiques et simplifient la lecture du Grand Livre analytique et de la Balance analytique. Saisissez directement dans la table, l’intitulé du plan et validez en cliquant sur la ligne suivante. METTRE EN PLACE LA GESTION DES TIERS 1. DECLARER LES COMPTES GENERAUX COMME COMPTES COLLECTIFS Ouvrez le plan comptable. Sélectionnez un compte de la classe 4. Cochez Compte collectif et validez. ύ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com 2. PREPARATION DES TIERS Ouvrez le plan tiers. Il est vide. C’est à vous de le constituer. Cliquez sur le bouton Type tiers. La fenêtre des types de tiers s’ouvre. Les types de tiers sont comme des familles qui regroupent les comptes pour les éditions de tiers : Grand-livre et balance. Trois types sont créés, non modifiables et non supprimables : Client, fournisseur et salarié. Seul leur compte collectif par défaut est modifiable. Vous pouvez ajouter de nouveaux types en cliquant sur le bouton Ajouter. Vérifiez que les comptes collectifs sont bien renseignés pour chaque type. Sinon, sélectionnez dans la liste déroulante le compte souhaité par défaut et valider. Fermez la fenêtre en cliquant sur l’icône « croix ». De retour sur la fenêtre du plan tiers, cliquez sur le bouton Ajouter. υτ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com Renseignez la fiche du tiers. Sélectionnez le type auquel sera attaché le tiers dans la liste déroulante. Le compte collectif par défaut se sélectionne automatiquement. Vous pouvez en sélectionner un autre. Validez. Cliquez sur le bouton Ajouter pour continuer la saisie, sinon fermez la fenêtre en cliquant sur l’icône « croix ». LES PREFERENCES DE VOTRE DOSSIER Dans le menu Accueil, cliquez sur Préférences pour ouvrir la fenêtre de paramétrage général de votre dossier. Voir chapitre Préférences de votre dossier pour le détail. υυ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com er Renseignez dans le 1 onglet les champs du cadre Report à nouveau. • • • Code journal à renseigner obligatoirement pour l’ouverture d’un nouvel exercice. Choix du report des soldes des comptes : Détail (reprend les écritures non lettrées), solde(ne reprend que le solde du compte). Choix des comptes d’affectation du résultat (bénéfice et perte). Complétez l’onglet Saisie des écritures. Il paramètre le mode de saisie par défaut des écritures et les assistants de saisie. Renseignez pour chaque assistant le journal correspondant. Pour les virements de trésorerie, renseignez le compte de virement interne (racine 58). Si vous êtes assujetti à la TVA, cochez la case correspondante et renseignez les comptes de TVA utiles pour les assistants de saisie des achats et les ventes. Créez au préalable, dans le plan comptable, les comptes (racine 445) manquants. Puis, par le menu Accueil, ouvrez la fenêtre Taux de TVA. Ajoutez les comptes (racine 445) et leur taux respectif directement dans le tableau. υφ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com LA SAISIE DES ECRITURES Menu Ecritures Le logiciel propose plusieurs méthodes de saisies des écritures. • La saisie par pièce • La saisie standard ou au kilomètre. • La saisie assistée avec six modèles. LA SAISIE PAR PIECE Ruban Ecritures : Catégorie Saisie quotidienne La saisie par pièce des écritures est une fenêtre de sélection permettant une saisie rapide d'une pièce comptable. La fenêtre présente deux tableaux. Le premier est la liste des journaux de l’exercice. Les journaux ouverts sont en gras. Le second affiche les écritures du journal sélectionné dans le tableau de droite. L’onglet supérieur sélectionne l’affichage par écriture ou par mouvement. Sélectionnez un journal dans le tableau de gauche. Les écritures déjà saisies sont affichées. Cliquez sur le bouton Ajouter. La fenêtre de saisie s’ouvre. La saisie se décompose en deux parties : Saisie de l'entête de la pièce, saisie des écritures. Entête de la pièce : Choisissez et saisissez les informations générales de la pièce (date, code journal, référence de pièce, libellé). υχ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com N° du mouvement : Incrémenté automatiquement, il n’est pas modifiable. Date : Par défaut, date de saisie. Vous pouvez à tout moment changer la date, mais elle doit toujours appartenir à l’exercice en cours. Date de valeur ou date d’échéance : Suivant le type de journal. Pour le journal des ventes, ne pas oublier la date d’échéance si vous voulez gérer les relances clients. Code journal : Par défaut, celui sélectionné dans le tableau précédent. Mais vous pouvez en changer. Pièce : Référence de la pièce comptable à enregistrer (par ex N° de facture). Libellé de la pièce. Cliquez dans le champ Compte et tapez le compte désiré. Si vous gérez les comptes de tiers, tapez le tiers en premier. Le compte général attaché sera renseigné automatiquement. Le libellé du compte s’inscrit au-dessus du champ. Pressez la touche TABULATION du clavier pour déplacer automatiquement le curseur sur les zones de saisie à renseigner. Si le compte général n’est pas reconnu, la fenêtre de sélection d’un compte s’ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau compte et l’utiliser de suite. Si le compte tiers n’est pas reconnu, la fenêtre de sélection d’un tiers s’ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau tiers et l’utiliser de suite. Le libellé de la pièce est repris par défaut (suivant le paramétrage de votre dossier dans les préférences), mais est modifiable. En cliquant sur la zone Intitulé du compte, il sera repris comme libellé de l’écriture. Suivant le journal et le compte utilisé, le curseur avec la touche TABULATION se positionnera automatiquement sur la colonne Débit ou Crédit. Si vous avez coché Saisie analytique dans la fiche du compte utilisé, rattacher l’écriture en sélectionnant un compte analytique dans la liste déroulante. Le bouton Valider actif signale que votre saisie est exacte et que vous pouvez valider l'écriture. La validation de la ligne est réalisée avec la touche ENTRÉE ou en cliquant sur le bouton Valider. La validation de la ligne reporte cette dernière dans la table et passe à nouveau en saisie d’une nouvelle écriture. Pour modifier une ligne, il suffit de la sélectionner dans le tableau de la pièce, ce qui entraîne le transfert de ses valeurs dans la ligne de saisie où elles peuvent être modifiées. Pressez la touche ENTRÉE une fois les modifications effectuées. En saisie d’un journal de banque, le bouton Contrepartie génère automatiquement l’écriture de contrepartie avec le compte de trésorerie paramétré dans le journal. Votre pièce sera équilibrée. Le bouton Equilibrer reporte le solde de la pièce dans le montant débit ou crédit de l'écriture en cours de saisie. Cette fonction n’est pas opérante dans les journaux de trésorerie. Le bouton Supprimer la ligne efface de la pièce la ligne d’écriture sélectionnée dans le tableau. Suppression impossible dans deux cas : Si l’écriture est lettrée (voir Interrogation des comptes). Si l’écriture est rapprochée (voir Rapprochement bancaire). Pour valider votre saisie, deux solutions : Cliquez sur le bouton Valider. Ce bouton ferme la fenêtre de saisie et revient sur la table du journal. υψ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com Cliquez sur le bouton Valider et continuer la saisie. Ce bouton met à jour la table du journal et prépare la fenêtre pour une nouvelle saisie. Le bouton Annuler ne prend pas en compte l’ajout de votre pièce ou la modification de celle-ci. LA SAISIE STANDARD DES ECRITURES Ruban Ecritures : Catégorie Saisie quotidienne La saisie standard des écritures est une fenêtre de saisie directe après sélection du journal. La fenêtre présente deux tableaux. Le premier est la liste des journaux de l’exercice. Les journaux ouverts sont en gras. Le second affiche les écritures du journal sélectionné dans le tableau de droite. Sélectionnez un journal dans le tableau de gauche. Les écritures déjà saisies sont affichées. DESCRIPTIF DES BOUTONS Six boutons, en haut de table, permettent : • L’ajout d’une écriture • La duplication des écritures d’une pièce sélectionnée • La contrepartie d’une écriture de trésorerie • L’équilibre d’une pièce • La suppression d’une écriture sélectionnée • La validation de l’écriture Bouton Ajouter Cliquez sur le bouton Ajouter pour commencer la saisie de votre écriture. La ligne de saisie reprend automatiquement le jour de la date de saisie (indiqué dans le ruban Ecritures) ou si le mois sélectionné ne correspond pas, le jour de la dernière écriture. En l’absence d’écritures dans le journal sélectionné, le jour sera le 1er du mois. υω Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com Pressez la touche TABULATION du clavier pour déplacer le curseur sur les zones de saisie à renseigner. Si le compte saisi n’est pas reconnu, la fenêtre de sélection d’un compte s’ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau compte et l’utiliser de suite. Cliquez sur la zone Intitulé du compte, il sera repris comme intitulé de l’écriture. Si vous gérez les comptes de tiers, tapez le tiers en premier. Le compte général attaché sera renseigné automatiquement. Si le compte tiers n’est pas reconnu, la fenêtre de sélection d’un tiers s’ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau tiers et l’utiliser de suite. Ne pas oublier la date d’échéance si vous voulez gérer les relances clients. Suivant le type de journal et le compte utilisé, le curseur avec la touche TABULATION se positionnera automatiquement sur la colonne Débit ou Crédit. La coche en fin de ligne signalera que votre saisie est exacte et que vous pouvez la valider. Si vous avez coché Saisie analytique dans la fiche du compte utilisé, rattachez l’écriture en sélectionnant un compte analytique dans la liste déroulante. La validation de la ligne est réalisée avec à la touche ENTRÉE. La validation de la ligne reporte cette dernière dans la table et passe à nouveau en saisie d’une nouvelle écriture. Modification d’une écriture Pour modifier une ligne, il suffit de la sélectionner, ce qui entraîne le transfert de ses valeurs dans la ligne de saisie où elles peuvent être modifiées. Pressez la touche ENTRÉE une fois les modifications effectuées. Si vous modifiez le montant affiché sur une ligne et que le journal se trouve déséquilibré, vous devrez saisir une écriture supplémentaire. Pour les journaux de trésorerie, dès la validation, l’écriture de contrepartie avec le compte de trésorerie paramétré dans le journal est proposée. Vous pouvez l’accepter en validant ou continuer la saisie de votre ème pièce par une seconde écriture. Après validation de cette 2 écriture, l’écriture de contrepartie sera de nouveau proposée. Si vous modifiez la référence de la pièce, le logiciel vous demandera si vous voulez reporter cette nouvelle référence sur l’ensemble des écritures de la pièce. Bouton Contrepartie Cette fonction génère automatiquement pour les journaux de trésorerie l’écriture de contrepartie avec le compte de trésorerie paramétré dans le journal. Bouton Equilibrer Cette fonction reporte le solde de la pièce en cours dans le montant débit ou crédit de l’écriture en cours de saisie. Cette fonction n’est pas opérante dans les journaux de trésorerie. Liste modèles de saisie La liste déroulante contient les modèles de saisie d’écritures du type du journal affiché (voir descriptif et fonctions dans Modèles de saisie/ Ruban Accueil). Bouton Supprimer Cette fonction supprime l’écriture ou la pièce sélectionnée, suivant votre choix. Si l’écriture est déjà lettrée ou rapprochée, sa suppression est impossible, ainsi que sa modification. La ligne de saisie sera grisée. Bouton Imprimer Cette fonction édite le journal sélectionné à l’écran. LES ASSISTANTS DE SAISIE υϊ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale SAISIR UNE FACTURE D’ACHAT Ruban Ecritures : Catégorie Saisie assistée SAISIR UNE FACTURE DE VENTE Ruban Ecritures : Catégorie Saisie assistée SAISIR UN REGLEMENT FOURNISSEUR Ruban Ecritures : Catégorie Saisie assistée υϋ Gdsagora.com Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale ENCAISSER UN REGLEMENT CLIENT Ruban Ecritures : Catégorie Saisie assistée ENCAISSER UNE COTISATION Ruban Ecritures : Catégorie Saisie assistée υό Gdsagora.com Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com VIREMENT DE TRESORERIE Ruban Ecritures : Catégorie Saisie assistée IMPORTATION DES RELEVES BANCAIRES Ruban Ecritures : Importation et outils Nous vous proposons d’importer dans votre comptabilité, le relevé bancaire de vos opérations téléchargé à partir du site de votre banque avec un paramétrage simple à mettre en œuvre. AUTRES FONCTIONS A DECOUVRIR DANS LE MANUEL L’INTERROGATION ET LE LETTRAGE DES COMPTES GENERAUX Ruban Traitement Cette fenêtre interroge et affiche toutes les écritures d’un compte général. Elle lettre ce compte et édite un extrait. L’INTERROGATION ET LE LETTRAGE DES COMPTES TIERS Ruban Traitement Cette fenêtre interroge et affiche toutes les écritures d’un compte tiers. Elle lettre ce compte, édite un extrait et une relance. L’INTERROGATION DES COMPTES ANALYTIQUES Ruban Traitement Cette fenêtre interroge et affiche toutes les écritures d’un compte analytique. Elle édite un extrait. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE Ruban Traitement υύ Présentation de GdsCompta, logiciel de comptabilité générale Gdsagora.com La fenêtre effectue le rapprochement des extraits de compte de chacune de vos banques avec les écritures comptables enregistrées sur les journaux correspondants. LE BUDGET PREVISIONNEL Ruban Traitement S’appuyant sur le plan comptable associatif, il s’agit de la présentation normalisée de vos comptes. Le fait de présenter votre budget prévisionnel, sous la même forme et avec les mêmes subdivisions que votre compte de résultat, vous permettra par la suite, en cours d’exécution de l’action, de suivre de manière très précise la progression de vos dépenses et de vos recettes et de vous assurer que vous êtes bien dans le cadre de vos prévisions. LE BUDGET PREVISIONNEL ANALYTIQUE Ruban Traitement La fenêtre du budget prévisionnel analytique se présente exactement comme celle du budget prévisionnel. S’y ajoute une liste déroulante des comptes analytiques afin de sélectionner celui concerné par le prévisionnel. LES RELANCES CLIENTS Ruban Traitement Déterminez à partir de plusieurs critères, les relances à effectuer sur les comptes tiers des clients. Préparez la lettre à envoyer sur papier ou directement par messagerie électronique. LA CLOTURE DE L'EXERCICE Ruban Fin d’exercice Des écrans successifs vous guident dans l’accomplissement des tâches nécessaires à la clôture de l’exercice. L’OUVERTURE DU NOUVEL EXERCICE Ruban Fin d’exercice Cette opération consiste à créer le nouvel exercice et à générer le report à nouveau des comptes généraux, d’après les paramètres enregistrés dans la fenêtre des préférences de votre dossier. LES ETATS Ruban Etat Les différentes éditions comptables sont : • Les journaux • Le Grand-livre • La Balance • Le Grand-livre analytique • La Balance analytique • Etats des tiers : Grand-livre • Etats des tiers : Balance • Le Bilan • Le Compte de résultat φτ
