AADLOUNE, H. les déterminants de l`utilisation du dossier

‫المملكة المغربية‬
ⵜⴰⴳⵍⴷⵉⵜ ⵏ ⵍⵎⵖⵔⵉⴱ
‫وزارة الصحة‬
ⵜⴰⵎⴰⵡⴰⵙⵜ ⵏ ⵜⴷⵓⵙⵉ
‫المدرسة الوطنية للصحة العمومية‬
ⵜⵉⵏⵎⵍ ⵜⴰⵏⴰⵎⵓⵔⵜ ⵏ ⵜⴷⵓⵙⵉ ⵜⴰⴳⴷⵓⴷⴰⵏⵜ
CYCLE DE SPECIALITE EN ADMINISTRATION SANITAIRE ET SANTE
PUBLIQUE
FILIERE : MANAGEMENT DES ORGANISATIONS DE SANTE
PROMOTION (2012-2014)
Mémoire de fin d’études
LES DETERMINANTS DE L'UTILISATION DU DOSSIER DE
FAMILLE COMME OUTIL D'AIDE A LA PRISE DE DECISION
CAS DE LA PROVINCE DE BENSLIMANE
-ELABORE PAR : DR. AADLOUNE HAFIDA
-ANCADRE PAR : DR. ABAACROUCHE MINA
ENSP( ex:INAS), Rue Lamfadel Cherkaoui, Madinat Al Irfane, Rabat
Tél. : 05.37.68.31.62 - Fax 05.37.68.31.61 - BP : 6329 Rabat http://ensp.sante.gov.ma
Résumé
Dans l'espoir de renforcer les soins de santé primaires (SSP), le Maroc investit
dans l'introduction de la médecine de famille à travers l'élaboration et
l'implantation du dossier de famille. Après treize mois d'utilisation du dossier de
famille à titre pilote par le professionnel de santé de quatre centres de santé, site
d'implantation, la province de Benslimane, nous nous sommes proposés à réaliser
cette étude afin d'analyser les perceptions des professionnels de santé et les
usagers vis-à-vis de l'utilité et l'utilisation du dossier de famille, ainsi que
l'identification et l'analyse des conditions nécessaires pour que le dossier de
famille (outil d'information) soit un facilitateur de prise de décision.
Il s’agit d’une étude qualitative et exploratoire qui s’est déroulée dans la province
de Benslimane (site pilote). La collecte des données s’est basée sur des entretiens
semi-directifs destinés aux prestataires de soins des quatre centres de santé, des
responsables locaux, des responsables centraux impliqués dans la gestion du
dossier de famille et des usagers. Ces données ont été complétées par les données
recueillies par le focus group au niveau de la province, durant la période du 16
Avril au 28 Mai 2014.
L'analyse des données recueillies à partir de cette étude a montré que la
composante décisionnelle du dossier de famille est affectée par les insuffisances
importantes en matière des ressources humaines, compétences, matériels, et
réglementation, malgré l'acceptabilité et l'utilité perçues par les professionnels de
santé et la population à l'égard du dossier de famille.
Devant l'évolution vers l'introduction de la médecine de famille dans le contexte
sanitaire marocain, le dossier de famille est un outil de choix pour une prise en
charge intégrée, continue et globale du patient, à condition qu'il soit adopté par les
prestataires et renforcé par des mesures d'accompagnement.
Mots clés :
Médecine de famille - dossier médical - système d'information -
processus de prise de décision
II
Abstract
In the hope of strengthening the primary health care (PHC), Morocco invests in
the introduction of family medicine through the development and implementation
of family record.
After thirteen months using family dossier by the professional health of the four
health centers in Benslimane as a pilot site. We proposed to carry out this study
to analyze the perceptions of health professionals and users about the utility of
using the family dossier, and to identify and analyze the necessary conditions to
consider the family record (information tool) as a facilitator to make decision.
This is a qualitative study with exploratory purpose; it was taken in province of
Benslimane (pilot site). Data collection was based on semi-structured interviews
with care providers of the four health centers, local authorities, and central
officials involved in the management of family record and users. These data were
supplemented with data collected from the focus group in the province during the
period from 16 April to 28 May 2014.
The analysis of data collected from this study showed that the decisional
component of family record is affected because of the insufficient human
resources, skills, equipment, and regulations, despite of the acceptability and
usefulness of family record perceived by health professionals and the population.
Given the trend towards the introduction of family medicine in the Moroccan
health context, the family record is the main choice for integrated, continuous and
global care, provided it is adopted by providers and reinforced by accompanying
measures.
Keywords: Family Medicine - medical record - information system - decision
making process
III
‫ملخص‬
‫أمال في تقوية العالجات الصحية األولية‪ ،‬قام المغرب ببلورة الملف الصحي لألسرة و وضعه ميدانيا‪ .‬بعد‬
‫ثالثة عشر شهرا من استعماله بصفة تجريبية من طرف مهني الصحة بعمالة بن سليمان‪ .‬اقترحنا القيام بهذه‬
‫الدراسة من جهة للتعرف على وجهة نظر مهني الصحة والمواطنين بالنسبة ألهمية استعمال الملف الصحي‬
‫لألسرة‪ ،‬و من جهة أخرى التعريف و تحليل العوامل الضرورية التي تجعل هذا الملف أداة تسهل أتخاد‬
‫القرار‪ .‬في هذا الصدد قمنا بدراسة نوعية‪ ،‬اعتمدنا خاللها لجمع المعطيات على المقابالت المباشرة مع مهني‬
‫الصحة العاملين بالمراكز الصحية األربعة‪ ،‬الرؤساء المحلين والرؤساء المركزيين المعنيين بتسيير الملف‬
‫الصحي لألسرة وكذلك المواطنين‪ .‬إضافة الى معطيات مجموعة التركيز وذلك خالل الفترة الممتدة بين ‪61‬‬
‫أبريل و‪ 82‬مايو ‪.8162‬‬
‫وقد أظهرت النتائج المحصل عليها من خالل هذه الدراسة أن مهمة أخد القرار المنوطة بالملف الصحي‬
‫لألسرة ال تنجز بشكل جيد‪ ،‬و يرجع السبب لوجود نقص حاد في الموارد المادية والبشرية و في الكفاءات‪،‬‬
‫وكذا غياب القوانين المنظمة الستعماله رغم وجود قبول مشجع لدى مهني الصحة والمواطنين‪.‬‬
‫يعتبر الملف الصحي لألسرة االختيار األفضل لمتابعة مدمجة‪ ،‬مستمرة وشاملة للمريض بشرط تعزيزه‬
‫ومرافقته بالموارد البشرية والمادية الضرورية‪.‬‬
‫مصطلحات البحث ‪ :‬الطب العائلي ‪ -‬الملف الصحي ‪ -‬الجهاز المعلوماتي ‪ -‬عملية اتخاذ القرار‬
‫‪IV‬‬
Table de matières
I.
INTRODUCTION …………………………………………………………………………………………….…..
1
II.
PERTINENCE ……………………………………………………………………….……………………………..
3
III.
OBJECTIFS DE L’ETUDE ………………………………………………….……………………………………
4
IV.
CADRE CONCEPTUEL ……………………………….…………………………………………………………
5
V.
METHODOLOGIE ……………………..………………………………………………………………….……..
6
V.1.
Contexte de l’étude …………………………………………………….…………………………….
6
V.2.
Collecte de données ……………….…………………………………………………………………
6
V.3.
Considérations éthiques ……………………………..……………………………………………..
7
V.4.
Analyse de données ………………………………………………….……………………………....
8
RESULTATS ET DISCUSSION …………….……………………………………………………………………
8
VI.1.
DETERMINANTS INDIVIDUELS ………………………………………………………………….
8
VI.1.1. Perception du dossier de famille par les professionnels de santé et
9
VI.
la population
VI.2.
VI.1.2. Utilité du dossier de famille ……………………………..……………….….……..
10
VI.1.3. Utilisation du dossier de famille …………………………………….………………
11
VI.1.4. Remplissage du dossier de famille …………………………………..…...........
12
VI.1.5. Fonctions du dossier de famille ………………………………………………..…..
13
DETERMINANTS ORGANISATIONNELS …………………………………….….………..…
16
VI.2.1. Leadership ……………………………………………………………………………….……
17
VI.2.2. Motivation et travail de groupe ………………………………………………....
17
VI.2.3. Communication et promotion du dossier de famille ………….……….….
18
V
VI.3.
VI.4.
VI.2.4. Collaboration avec les parties prenantes ……………………..…………….....
19
DETERMINANTS TECHNIQUES …………………………………………………………………
21
VI.3.1. Ressources humaines …………………………………………………………………….
21
VI.3.2. Support du dossier de famille et matériel informatique …………………
22
VI.3.3. Archivage du dossier de famille ……………………………………….….………..
22
VI.3.4. Informatisation du dossier de famille …………………………………………….
23
VI.3.5. Matériels médico-techniques ………………………………………………………...
24
VI.3.6. Compétences des professionnels de santé ……………………..………….….
25
VI.3.7. Décision et processus de prise de décision ………………………..………....
25
REGLEMENTATION ………………………………………….……….……………….…………....
27
VII.
CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS ……………………………………………………………...
VIII.
BIBLIOGRAPHIE …………………………………………………..…………………….………………………..
IX.
ANNEXES ………………………………………………………………................................................
VI
27
Liste des abréviations :
ANES :
Agence nationale d'accréditation et d'évaluation en santé.
DDF :
Dossier de famille
DP
Direction de la population
:
DHSA :
Direction des hôpitaux et soins ambulatoires
DELM :
Direction de l'épidémiologie et la lutte contre les maladies
ESSB :
Etablissement de santé de base
ENSP :
Ecole nationale de santé publique
M/C
:
Médecin chef
MF
:
Médecine de famille
OMS :
Organisation Mondiale de la Santé
SSP
Soins de santé primaires
:
VII
I. Introduction
Depuis plusieurs années, l’idée de réformer les soins de santé primaires comme
stratégie d’amélioration de la performance du système de santé fait consensus
dans plusieurs pays parmi les politiciens, les décideurs, les cliniciens et les
chercheurs.
Toutefois, ce n’est que récemment que de réelles initiatives de réforme ont été
entreprises. A cet égard, le concept de médecine de famille apparaît comme une
initiative prometteuse pour améliorer l’organisation des soins de santé primaires.
[1]
La médecine de famille (MF) est un concept qui s’est développé à partir des
années 1960-1970 dans les pays développés. Dans le cadre d’un processus de
construction d’identité professionnelle par les médecins exerçant la médecine
générale : l’accent était placé sur la nécessité d'adapter aux particularités de
chaque individu les réponses que la médecine pouvait apporter à leurs problèmes
de santé. A cette fin, le médecin de famille paraissait le mieux placé, du fait de
son insertion communautaire et de sa relation inscrite dans la durée avec ses
patients. [3]
Le premier programme académique de médecine de famille a été créé au Canada
en 1967 suivi par la création d’autres départements académiques aux Etats-Unis
dès 1969. Il a pour mission de former un clinicien compétent dans les soins de
santé primaires, capable de prendre en charge des patients des deux sexes, de tout
âge, de toutes catégories sociales, économiques et culturelles, capable de recourir
aux moyens de communication appropriés et de développer, au fil des contacts
répétés avec les patients, une relation thérapeutique privilégiée, respectueuse de la
dignité de la personne.[4]
La médecine de famille n'a émergé que depuis une quinzaine d’années dans le
jargon sanitaire des pays en développement et a intégré leurs agendas politiques.
C’est ainsi que la médecine de famille se retrouve au cœur d’expériences
diversifiées dans un nombre important de pays en développement, parfois dans le
cadre de réformes de systèmes sanitaires en l'adaptant au contexte et aux
ressources de chaque pays[3]
Dans les pays comme la Tunisie et la Turquie, l'adoption de la MF s'est faite par la
création de départements de médecine de famille dans certaines facultés de
1
médecine et par la reconnaissance de la discipline comme domaine de spécialité.
Des formations post graduées spécifiques à la médecine de famille se sont
développées ou sont en cours de développement dans plusieurs pays d’Amérique
Latine, mais aussi au Népal, au Bahrain, au Pakistan, en Egypte, en Afrique du
Sud [3] [4]. Dans ce contexte , le Maroc a franchi des pas considérables dans le
domaine de renforcement des SSP d’où l'organisation à Rabat le 27-29 Avril
2009 du forum national sur les soins de santé primaires pour insister sur l'intérêt
de : i) la réduction des obstacles qui s'opposent à la continuité, l’intégrité, la
globalité des soins, ii) le renforcement du rôle de la médecine de première ligne
par la redéfinition du rôle et la valorisation du médecin généraliste, iii) la
conception d’un système d’information orienté vers une meilleure gestion des
patients et des services. La Constitution 2011 consacre la famille comme entité de
base de toutes les politiques sociales et la 2ème conférence nationale de santé qui
s’est tenue en 2013 à Marrakech ayant recommandé de requalifier la médecine
générale à travers la médecine de famille et créer une branche de spécialité dans
ce domaine.
Le Ministère de la Santé a développé le concept du dossier de famille pour
introduire la médecine de famille dans le langage sanitaire marocain en améliorant
la qualité et l'utilisation du système d'information au niveau des ESSB. En effet,
les registres et les carnets de santé actuels ne permettent pas de suivre le patient
d'une manière chronologique, ni d'assurer des soins intégrés et continus. Ils ne
renseignent pas sur les références et contre références et sont sujets à des pertes
fréquentes.
Le dossier de famille est un outil d'information qui permet de i) situer le patient
dans un contexte familial et environnemental à chaque contact, ii) prendre
connaissance de l’historique du patient et des autres membres de sa famille pour
permettre aux futurs médecins de famille de jouer leur rôle de chef d’équipe et de
personne de confiance, iii) rationaliser le recueil des informations pertinentes et
iv) rendre le système d’information utile à la prise de décision.
Après treize mois d'utilisation de dossier de famille à titre pilote par le personnel
des quatre centres de santé du site d'implantation (la province de Benslimane),
nous voulons savoir si le dossier de famille remplit sa mission essentielle, à savoir
la prise de décision. Dans ce sens, nous nous sommes proposés de réaliser cette
étude afin d'analyser les perceptions des professionnels de santé et des usagers,
2
notamment sur la pertinence de l'utilisation du dossier de famille , l'identification
et l'analyse des déterminants faisant que le dossier de famille soit un facilitateur
de prise de décision.
II. Pertinence de la recherche
Conscient de l'importance du système d'information dans l'amélioration de la prise
en charge des usagers, le système d'information sanitaire marocain a connu de
réels progrès lors de ces dernières années. Actuellement, le défi auquel est
confronté ce système d'information sanitaire est celui de son utilisation et de la
reconnaissance de son utilité par tous les acteurs du système de soins dans la prise
de décision.
Le dossier de famille en tant que concept permettant d'intégrer les programmes,
l'équipe et les ménages, présente sous certaines conditions, un potentiel de
renforcement de SSP. L'utilisation des informations figurant sur le dossier de
famille pour la prise de décision d'ordre médical, organisationnel et managérial
permet de revaloriser l’interaction clinique individuelle et améliorer l’adaptation
des services sanitaires aux problèmes et aux demandes des usagers.
Une étude d'évaluation de l'implantation de dossier de famille faite en juillet 2013,
au niveau de quatre centres de santé de la province de Benslimane, a porté sur la
qualité de remplissage, l’adéquation des supports, l’archivage et les aspects
opérationnels. En complément de cette évaluation, la présente étude nous offre la
possibilité de participer à l'amélioration des conditions nécessaires au succès de
l'utilisation de dossier de famille au niveau de cette province avant sa
généralisation.
3
II. Objectifs de l'étude
1) Objectif principal :
-
Identifier et analyser les déterminants de l'utilisation du dossier de
famille comme outil d'aide à la prise de décision (médicale, managériale
et organisationnelle).
2) Objectifs spécifiques
-
Analyser les perceptions et les visions des professionnels de santé et de
la population par rapport au dossier de famille.
-
Identifier les attentes des professionnels de santé en matière de
l'utilisation de dossier de famille.
-
Explorer les apports du dossier de famille (DDF) vis à vis de la prise de
décision au sein de l'équipe de la province.
-
Définir les éléments nécessaires à rendre le dossier de famille un
facilitateur de prise de décision.
- Contribuer à l'amélioration des conditions de l'utilisation de dossier de
famille pour faciliter la prise de décision.
4
III.
Cadre conceptuel :
L'utilisation de dossier de famille comme moyen de prise de décision
dépend de quatre déterminants essentiels : i) Déterminants individuels :
Perception, utilisation, utilité, remplissage, connaissance des fonctions de dossier
de
famille.
ii)
Déterminants
organisationnels :
leadership,
motivation,
communication, travail d'équipe, collaboration. iii) Déterminants techniques :
Compétences techniques de PS (capacité de collecter, analyser et traiter les
données). Ressources : la disponibilité du profil, du support dossier de famille et
du matériel informatique. iv) la réglementation.
Pour atteindre les objectifs de l'étude, nous avons adopté ce cadre conceptuel.
Règlementation
Déterminants techniques :
-Compétences des PS
Et capacité de collecter,
analyser et traiter les données
- Ressources : disponibilité de
profils ; disponibilité de
supports de dossier de famille et
du matériel informatique
Déterminants individuels
- Perception des PS et des
usagers
- Utilité, utilisation,
remplissage
Prise de décision
DOSSIER DE FAMILLE
organisationnel et
- Connaissance des fonctions
du dossier de famille
F .symbolique; F
médicolégale ; F de soins ; F
gestions des activités ; F
d'analyse.
d'ordre médical,
managérial
Déterminants
organisationnels
Leadership, motivation,
Communication, travail
d'équipe, collaboration
Adapté de Contandriopoulos, Denis, Touati, Rodriguez, 2001 et D’Amour, Sicotte, Lévy, 1999 [2]
5
IV.
Méthodologie
IV.1. Contexte de l'étude
C'est une étude qualitative et exploratoire. Le devis approprié est l'étude de cas
avec niveau d'analyse imbriqué. Ce devis nous permet d'analyser en profondeur le
contexte de la réussite du dossier de famille dans l'aide à la prise de décision. Les
données proviennent d’une part des documents et des entretiens approfondis et
d’autre part du focus group auprès des personnes impliquées dans l'utilisation et la
gestion de dossier de famille.
La population cible est représentée par les utilisateurs, les gestionnaires du dossier
de famille de la province de Benslimane, les responsables centraux et les usagers.
Au total, les données proviennent de 40 entretiens individuels avec : 4
responsables centraux, le délégué provincial, le directeur de l'hôpital provincial, 1
traumatologue, 1 gynécologue, 7 médecins généralistes, le major du SIAAP, 8
infirmiers polyvalents, 1 sage-femme et 16 usagers.
IV.2. Collecte de données:
Les données ont été recueillies grâce aux entretiens semi-directifs et à travers le
focus group. Ces deux méthodes nous ont permis d'avoir une certaine adaptation
et flexibilité avec les interviewés, de créer un climat de confiance, d’approfondir
et d’orienter les échanges. L’entretien semi-directif est une source d’abondance de
l’information. Pour réaliser nos entretiens, nous avons élaboré des guides
d’entretien pour chaque niveau.
Dans notre grille d’entretien, nous avons abordé quatre thèmes : l'aspect
individuel (la perception des PS et des usagers, l'utilisation, le remplissage,
l'utilité, la connaissance des fonctions du dossier de famille), l'aspect
organisationnel (leadership, motivation, communication, collaboration, travail
d'équipe), l'aspect technique qui comporte les ressources (disponibilité des
ressources humaines, du support de dossier de famille et du matériel
informatique), les compétences des PS et capacités de collecter et d’analyser les
données et enfin l'aspect réglementaire.
Le focus group est un moyen rapide de recueil d’informations et de points de vue.
Il permet à la fois l’expression et l’explication des différents points de vue et
6
opinions. Le déroulement du focus group a été enregistré à l’aide d’un
magnétophone après autorisation préalable auprès des intéressés puis les
informations ont été intégralement retranscrites. Nous avons réalisé une préenquête pour tester notre grille d’entretien, ce qui nous a permis de reformuler et
même de supprimer certaines questions et adapter les thèmes aux profils.
Nous avons eu l'opportunité d'assister, avec l'équipe de la DHSA, à deux ateliers.
Le premier a été en présence de la délégation provinciale et les représentants des 4
centres de santé. Il s'est déroulé sur 3 jours à partir du 24 janvier 2013 afin
d'apporter des modifications au dossier de famille. Le deuxième atelier s’est
déroulé le 24 avril 2014 à l’ENSP pour valider les procédures et les mécanismes
d'extension du dossier de famille en présence des responsables des trois régions :
Chaouia Ourdigha, Meknès Tafilalt, Gharb Chrarda Bni Hssen.
Nous avons également participé à une réunion qui a rassemblé les médecins
généralistes et spécialistes pour communiquer à propos des fiches de référence et
contre référence et identifier les paramètres de collaboration entre les deux
niveaux.
Les entretiens se sont déroulés au lieu du travail des enquêtés, parfois sur rendezvous dans un climat d'échanges et de confiance. La durée moyenne des entretiens
était de 30 minutes.
Le focus group était composé d’un groupe de 4 médecins généralistes et a duré 1
heure. La collecte des données a été réalisée du 16 Avril au 28 Mai 2014.
IV.3. Considérations éthiques:
Nous avons veillé au respect de l’anonymat et de la confidentialité des données
durant toutes les étapes de l’étude ainsi qu’au respect de la liberté individuelle
notamment le désir de non-participation à l’étude.
7
IV.4. Analyse de données:
Nous avons réalisé une retranscription des entretiens et des informations du focus
group et élaboré une grille d’analyse. Nous avons effectué une analyse du contenu
selon la méthodologie décrite par Miles et Huberman avec une lecture flottante du
corpus puis une condensation, une codification des données et une identification
thématique et catégorielle (analyse verticale). Ensuite nous avons procédé à une
analyse transversale qui consiste à identifier les thématiques qui se répètent dans
les entretiens des mêmes profils.
Enfin, nous avons réalisé une multi-triangulation des résultats. Celle-ci consiste à
la confrontation des données recueillies à différents niveaux d’analyse
(responsables centraux, responsables locaux, PS du niveau opérationnel, les
usagers).
V. Résultats et discussion
La présente partie est consacrée à l'analyse des résultats de l'étude et à
la
confrontation des données avec la revue de la littérature, dans un but de répondre
aux objectifs de l'étude.
Il faut surtout signaler que les résultats de notre étude ne peuvent être appliqués
qu'au contexte de Benslimane. Nous ne prétendons pas extrapoler nos résultats au
niveau national .Néanmoins, ces résultats peuvent constituer une plateforme pour
d’autres études dans le reste des provinces et préfectures du Royaume.
Les facteurs liés à l'utilisation du dossier de famille dans la prise de décision sont
résumés en quatre grands déterminants : les déterminants individuels, les
déterminants organisationnels, les déterminants techniques et la réglementation.
V.1. Déterminants individuels :
Selon la revue de la littérature les déterminants individuels consistent à avoir une
perception sur l'utilisation, le remplissage et la connaissance de ses fonctions.
8
VI.1.1.
Perception
du
dossier
de
famille
par
les
professionnels de santé et les usagers :
VI.1.1.1. Perception du dossier de famille par les
professionnels de santé :
Dans notre étude, la grande majorité du personnel de santé interviewé perçoit le
dossier de famille comme une initiative très intéressante. Certains trouvent que le
dossier de famille est un support informationnel de qualité : Il est cartonné, permet
de résister à la manipulation fréquente, contient toutes les informations
nécessaires pour suivre le patient et sa famille de manière chronologique.
«…Il est bien et complet, il comprend tout ! Je le trouve presque parfait, il
comprend toutes les informations nécessaires au suivi du patient» a dit une
infirmière.
« Il est bien, car comporte aussi le calendrier vaccinal, les éléments
nécessaires de prise en charge intégré de l'enfant » a déclaré un médecin.
"Le dossier de famille est un outil qui permettra de rationaliser les soins,
les services, les moyens, le temps et les décisions", a ajouté un autre médecin.
Cependant, certains interviewés trouvent que le dossier de famille est une charge
de travail supplémentaire.
"…je ne peux pas juger, c'est un travail de plus. Il ne me rapporte rien
actuellement » a souligné un médecin.
La majorité des avis conforte les recommandations des experts de l'Anaes [6] qui
ont souligné l'importance des dossiers médicaux en médecine générale. En effet,
le dossier médical permet de disposer de l’histoire médicale du patient, des
facteurs de risque, des résultats des examens réalisés, des traitements prescrits et
de tous les éléments utiles à la prise de décision ainsi qu’au suivi du malade. Il
contribue, également, à l’adaptation par le médecin des prescriptions en intégrant
les notions d’allergie, d’intolérance médicamenteuse, les informations sur les
fonctions hépatiques et rénales, etc. [7]
VI.1.1.2. Perception du dossier de famille par les usagers
L'étude révèle que la totalité des usagers ne voient que des avantages à s’être
inscrits à un centre de santé de référence. Ils perçoivent le dossier de famille avant
9
tout comme un document qui permet au médecin de mieux connaitre leurs
historiques afin de suivre leur état de santé de manière optimale.
"Le dossier de famille contient toutes les informations qui me concernent :
Nombre d'enfants, mon type d'habitat… qui permet au médecin de mieux me
connaitre et de me délivrer les médicaments sans me demander de les acheter.", a
déclaré un usager.
"...je n'ai pas hésité à ramener tous les documents nécessaires (carte
nationale, livret de famille, carte d'affiliation) pour remplir mon dossier…", a
ajouté un autre.
De ce qui précède, il découle que l'inscription des usagers au centre de santé de
leurs référence s'est déroulée de manière beaucoup plus aisée que prévu.
VI.1.2. Utilité du dossier de famille
L'utilité du dossier de famille dans la prise en charge des usagers a été perçue de
manière positive par les trois quarts des PS interviewés. Certains trouvent qu'il est
pertinent pour le suivi du patient et de sa famille et qu’il est capable d’organiser la
filière de soins. D'autres voient que le dossier de famille va limiter la
fréquentation des extra-secteurs au centre de santé.
"…Nos services seront destinés à notre vraie population ce qui va
diminuer la charge de travail", a dit un infirmier
"…Il est utile tant qu'il organisera la filière de soins.. ", a affirmé un
médecin spécialiste.
Deux des interviewés trouvent que le dossier de famille est une charge de travail
ni plus ni moins.
"...les responsables ont inventé ce dossier rien que pour nous embêter...", a
dit un infirmier
Dans cette optique, plusieurs études rapportent des situations cliniques où
l'absence de dossier nuit à la prise en charge, où les médecins doivent, comme des
détectives, déduire à partir de la dernière ordonnance le problème que leur patient
avait lors de la dernière consultation. [6]
Dans une étude anglaise, les auteurs ont montré l'utilité du dossier médicale. Ils
se sont intéressés à des médecins qui faisaient leurs visites sans emporter le
dossier du patient. Lorsque, à posteriori, le dossier leur a été soumis, ils ont
10
considéré que s'ils avaient disposé du dossier pendant la visite, leur décision aurait
été modifiée dans 10% des cas. [6]
VI.1.3. Utilisation du dossier de famille
Nous n'avons pas pu évaluer l'utilisation du dossier de famille vu que la rupture du
support a dépassé cinq mois, et les PS des quatre centres de santé ont arrêté de
l'utiliser.
"…la rupture des supports nous a créé des problèmes avec les usagers
désirant avoir un dossier, donc on a arrêté de l'utiliser. " selon les dires d’un
médecin
Concernant le début de l'expérience, la majorité des professionnels de santé ont
déclaré enregistrer facilement les données sur le dossier de famille. Six de ces PS
trouvaient que l'enregistrement des données était difficile et ennuyeux. Ils ont
soulevé des difficultés d’enregistrement relatives à la charge de travail dont la
multitude des supports informationnels à remplir, la présence constante des
carnets de santé, des registres et des fiches.
"… Je me trouve perdu dans cette multitude de fiches et de registres à
remplir… ", a déclaré un infirmier
"… Je vois que le dossier de famille sera un meilleur outil d'information
s'il arrive à remplacer les fiches et les registres…", selon un médecin
Les trois quarts des professionnels de santé interviewés ont déclaré retrouver
facilement les dossiers de famille lors de visites ultérieures des usagers. Le quart
restant trouve des difficultés car le numéro du dossier était toujours inscrit sur le
carnet qu'on veut substituer par le dossier de famille. Il est à rappeler que ce carnet
de santé fait souvent l’objet de perte ou d’oubli.
"...La population n'arrive pas à réaliser l'importance du numéro du
dossier, je vois qu'il faut insister sur l'éducation de la population et lutter contre
l'analphabétisme ", a affirmé un infirmier.
Mais, Il est important de préciser que l’utilité perçue est un facteur déterminant
qui peut faciliter l’utilisation du dossier de famille. Cette observation nous indique
que malgré les difficultés liées à l’utilisation du dossier de famille, les PS seront
motivés à l’utiliser tant que les bénéfices du dossier de famille l’emporteront sur
les inconvénients pour leur travail.
11
Mc Ginn et coll. (2011) ont souligné que la facilité d’utilisation perçue est
également un des facteurs influençant l’adoption. [8]
En France, très peu d'enquêtes ont été réalisées sur ce sujet. Il semble que 90%
des médecins généralistes français tiennent des dossiers pour les patients qu'ils
voient régulièrement en consultation, et que les dossiers sont utilisés en visite
dans environ 50% des cas. [6]
VI.1.4. Remplissage du dossier de famille
La totalité des utilisateurs du dossier de famille interviewé a déclaré avoir reçu
une formation sur les modalités de remplissage du dossier de famille et eu recours
au guide d’utilisation.
"...tous les PS devraient remplir les dossiers de famille correctement pour
faciliter leurs réutilisations... ", a déclaré un médecin
"…à cette étape du projet c'est surtout l'acceptabilité du dossier par les PS
et la qualité du remplissage qui nous préoccupe ", a déclaré un responsable
central.
D’autre part, une étude qualitative faite en juillet 2013 au niveau du site pilote
concernant la qualité de remplissage des dossiers de famille et l'évaluation de son
utilisation a montré les résultats suivants :
-
L’un des centres de santé remplit correctement les données
signalétiques et le niveau d’instruction
-
le deuxième C/S a un taux de remplissage moindre que les autres
centres
-
le troisième C/S a un taux de remplissage correct y compris pour le
statut vaccinal et le groupe sanguin
-
le quatrième C/S a un taux de remplissage correct pour la signalétique,
moindre pour le statut Socio-économique, un certain taux de
remplissage pour le statut vaccinal, le groupe sanguin et les allergies.
[33]
12
CS 1
CS 2
CS 3
CS 4
Population
17000
12537
7000
5175
DDF attendus
3685
2446
1607
1205
DDF actuels
81
105
381
106
DDF évalués
39
40
85
58
Couverture après 2 mois
2,2
4,3
23,7
8,8
Date de couverture 50%
Février
Avril 2015
Octobre
Avril 2014
2017
2013
De ce qui précède, il en découle que le remplissage du dossier de famille était
laissé à la bonne volonté des PS et que la cadence de couverture de la population
totale par les dossiers de famille reste très lente.
Une étude anglaise a montré qu'il faudrait atteindre au moins 80%
d'enregistrements des facteurs de risque pour obtenir des données utiles en santé
publique. Une autre étude espagnole a montré que les dossiers médicaux sousestimaient nettement l’intervalle écoulé entre le premier symptôme et le
diagnostic. Un accord sur la nature du premier symptôme et sa date de survenue
n'existait que pour 40% des patients. [6]
VI.1.5 Fonctions du dossier de famille :
Les premières traces du dossier médical datent du IXe siècle, époque à laquelle
des médecins arabes, (tels que Rhazès (865-925), Avicenne (930-1037) ou
Avenzoar (1073-1162), créent la médecine clinique. [21]
Thomas Sydenham (1624-1689) est l’un des premiers à avoir insisté sur le rôle et
les fonctions du dossier médical dans le soin des malades et d'autres auteurs ont
établi des nomenclatures adéquates. [32]
Le dossier de famille a cinq fonctions : une fonction symbolique, une fonction
médicolégale, une fonction de soin, une fonction de gestion des activités et une
fonction d’analyse.
Dans notre étude, la moitié des interviewés connait toutes les fonctions du dossier
de famille. Un quart n’en connait que quelques-unes (fonction de soin et
médicolégale) alors que le quart restant n’en connait aucune.
13
VI.1.5.1 Fonction symbolique :
La majorité des usagers interviewés ayant un dossier de famille ressent le
sentiment d'appartenance au centre de santé. "Le dossier de famille m'a donné le
sentiment d'appartenance à ce centre…il doit m'offrir tous les services dont j'ai
besoin… y compris les médicaments "a déclaré une usagère
En effet ce résultat a été confirmé par un responsable de centre de santé :"tous
usagers ayant un dossier de famille doit avoir priorité aux services de soins et de
médication".
Certes, le dossier médical établit un lien permanent entre l'équipe du centre de
santé et le patient. Il est le signe de la prise en charge mutuelle des problèmes de
santé du patient et de sa famille. Il est intégrant au contrat de confiance entre
prestataires et usagers. Il a également une valeur symbolique à l'intérieur du
groupe professionnel : il matérialise la position centrale du médecin généraliste
dans le système de santé [9] [30] [31].
VI.1.5.2. Fonction médico-légale :
Le dossier médical a une place prépondérante dans la pratique quotidienne du
médecin et ceci pour plusieurs raisons, surtout dans le cadre de problèmes de
responsabilité et de traçabilité suite à des contentieux entre les patients et le corps
médical [6] [21]. Ce qui est exprimé par la majorité des interviewés, insistant sur
l'enregistrement adéquat des données pour servir de preuve légale dans des
affaires juridiques (par ex. la responsabilité d’un médecin ou d’une sage-femme)
et également assurer les droits du patient en cas de maladie chronique, d'invalidité
[9]
"… les médecins poursuivis aux tribunaux sont nombreux ces derniers temps, le
dossier de famille peut défendre le PS …" a déclaré un responsable
"…on peut réutiliser les informations contenues dans le dossier, non seulement
pour prendre en charge les patients, mais aussi pour justifier nos décisions…"a
dit un médecin
"…avec le dossier de famille,… on peut donner des certificats médicaux aux
malades chroniques sans crainte…", un infirmier chef.
14
VI.1.5.3. Fonction de soins
La fonction de soins a été considéré par tous les interviewés comme fonction
primordiale du dossier de famille. En effet à l'unanimité les médecins ont déclaré :
"Le dossier de famille est une mémoire pour chaque usager de son histoire de vie
et de son histoire médical "
"…Le dossier de famille sera une base de données qui me permettra d'identifier
les familles à risque …et de les surveiller … " a dit un médecin
" …partie antécédents permet d'alerter sur les allergies du patient. "a ajouté un
autre médecin
Alors que pour la majorité des infirmiers, le dossier de famille constitue un outil
de communication : "…le dossier de famille facilite la communication entre les
prestataires et les usagers, et entre l'équipe elle-même " a déclaré un infirmier
Par conséquent, le dossier médical apparaît comme un outil à facettes multiples,
défini plus par son utilisation que par ses propriétés intrinsèques. Outil de
mémorisation, il permet de stocker les informations concernant le malade, les
problèmes médicaux rencontrés, les décisions médicales prises et les résultats de
ces décisions, venant ainsi compléter la mémoire du médecin. Mais cette
mémorisation est peu intéressante en elle-même. Tout élément mémorisé est un
acte potentiel de communication avec les différents partenaires du système de
santé. Le dossier médical est également outil de communication. [5][21][30][31]
VI.1.5.4. Fonction de gestion :
Les résultats des données de cette fonction a permis de conclure que la majorité
des interviewés ne connais pas cette fonction. En effet, 18 sur 24 interviewées ont
déclarés : "…je sais qu'il permet la gestion, mais je ne sais pas comment…".
Par contre les gestionnaires des centres de sante, voient le dossier de famille
comme moyen de gestion rationnel. "…je peux mieux gérer ma dotation en
médicaments en connaissant les conditions socio-économiques de ma population
desservie", "La consultation des dossiers permet de faire des
rappel à des
patients pour les vaccinations".
Selon F. Bourdillon, le dossier est un outil central de l’organisation des soins [7]:
la mise à jour et la conservation des informations administratives et sociales,
ponctuelle et chronologique, établissement de tableaux prévisionnels, gestion
15
informatique de la prévention, améliorent la gestion de l'établissement et facilite le
travaille. [9]
VI.1.5.5. Fonction analytique
Cette fonction est méconnue par la majorité des interviewés. Or, ceux qui la
connaissent trouvent que le dossier de famille est le lieu de convergence et
d'intégration d'informations provenant de différents niveaux du système de santé,
dont il importe d'effectuer une synthèse et une analyse réfléchie et opératoire pour
décider. Pour l'ensemble des médecins interviewés, le dossier de famille permet le
développement de la recherche et de la science et le système d'information : "…le
dossier de famille permet l'interprétation et l'analyse des données…et ouvre
plusieurs horizons : la recherche, le profil épidémiologique…","…le retour de la
contre référence est un élément qui permet de compléter l'information et faciliter
l'analyse...".
Ses verbatim ont été partagé par la majorité des responsables impliqués dans la
gestion du dossier de famille : "…le dossier permet l'évaluation des pratiques
médicales…"
Donc la fonction d’analyse permet l'audit de pratique, les retours d’information
(patientèle, activité, prescriptions, la référence et la contre référence), la recherche
scientifique et la détermination du profil épidémiologique [9]
V.2. Déterminants organisationnels:
Considéré comme élément qui permet d'encadrer l’équipe, d'assurer la circulation
de l'information avec les différents partenaires, de participer à la motivation du
personnel, de répartir les tâches, d'exécuter les activités relatives à la gestion
administrative, de vérifier, analyser et de partager l’information sanitaire. Cette
partie
traite
les
résultats
qui
sont
organisationnels.
16
liées
aux
différents
déterminants
VI.2.1. Leadership
Le choix du site pilote et les quatre centres de santé n’étaient pas le fruit du hasard
(présence de leadership). Notre étude a pu identifier plusieurs leaders qui ont
accompagné l'équipe dans les différentes étapes du projet : les comportements et
les caractéristiques des leaders représentent une importante source d’influence du
changement, par leurs capacités à mobiliser leurs collaborateurs autour des
initiatives de transformation organisationnelle, Le leader influence et les
collaborateurs suivent. [10]
Tous les PS des quatre centres de santé interviewés ont déclaré être consultés lors
de l'élaboration du dossier de famille, soit directement, par la participation à des
ateliers organisés par l'équipe du DHSA, soit par des réunions locales afin de
modifier et d'améliorer le dossier de famille. En effet, les responsables locaux ont
déclaré à l'unanimité l’implication du niveau opérationnel : " Le dossier de famille
a émergé du niveau opérationnel.", "…Benslimane est entré dans l'histoire, c'est
son PS qui a élaboré ce dossier de famille…".
Quatre médecins (M/C) interviewés ont affirmé qu’ils impliquaient leurs équipes
dans les activités de planification concernant la gestion de dossier de famille et
qu’ils déléguaient des tâches de gestion à leurs collaborateurs. Alors que deux
personnels au niveau d'un centre de santé ont déploré l'absence de leaders : "…Le
leadership… est absent ou négligé dans notre C/S …ce qui entrave la bonne
marche des activités et aggrave les conflits ".
Le besoin de formation en leadership, en management et en réglementation, a été
exprimé par l'ensemble des interviewés. En effet, beaucoup d’auteurs
reconnaissent que le leadership exercé est un élément clé pour la transformation
organisationnelle [10].
VI.2.2 Motivation et travail d’équipe :
Une équipe de soins est un lieu de structuration d’une action collective qui réunit
des membres d’au moins deux groupes professionnels autour d’un but commun, à
travers un processus de communication, de décision, d’intervention et
d’apprentissage, un processus dynamique, évolutif et complexe.[11]
17
Dans notre étude, la moitié des PS interviewés estime que les outils de gestion et
d’organisation du C/S sont insuffisants pour promouvoir le travail d'équipe mais
ils font de leur mieux pour instaurer cette culture. 8 PS ont déploré l’absence
d’encouragement et de motivation de la part de leur hiérarchie. Ils ont aussi
exprimé leur besoin d’être accompagnés dans la réalisation des tâches de gestion
de leur C/S surtout avec le changement déclenché par le dossier de famille.
"…On note que le travail d’équipe est parfois absent …, mais le M/C
essaye d'impliquer tous les membres du centre de santé dans l’accomplissement
de ses activités d’organisation et la gestion du dossier de famille…", d’autre part
cet avis a été partagé par le personnel infirmier : " On nous demande de faire un
travail de plus sans indemnités ni considération des contraintes ".
Ce pendant, la moitié des interviewés a déclaré qu’un certains nombre de valeurs
sont partagées au sein de l’équipe, il s’agit de travail d’équipe, ces valeurs ont été
véhiculé et sauvegardé par les responsables au niveau du CS :"Le médecin chef a
réussi à instaurer l'esprit d'équipe dans notre centre de santé en entreprenant des
actions de motivation et de collaboration (certificats de reconnaissance du mérite,
cotisations pour le personnel en difficulté… " .ce constat, constitue un des points
positives des professionnel à consolider. Selon Beaudry 1994, la qualité des
relations des individus, la volonté de travailler ensemble et la confiance mutuelle
ambitionnent l'organisation des services de santé :" Le fait de partager un projet,
de se faire confiance et de se sentir partenaires, formalise les relations sous forme
d'ententes négociées et consensuelles." [12].
VI.2.3 Communication et promotion de dossier de famille :
Deux médecins interviewés ont affirmé avoir bénéficié d’une formation en
communication. Parmi eux, un a déclaré avoir déjà assuré une communication ou
réalisé un plan de communication autour de son C/S. Mais, pour le projet de
dossier de famille, l’ensemble des PS interviewés affirme qu’aucune campagne de
communication de dossier de famille n'a été fait au niveau des ESSB : l'intérêt et
l'utilité du dossier de famille ont été expliqués d’une façon individuel aux usagers.
Le personnel médical interviewé a révélé une insuffisance de communication, de
sensibilisation et d'information autour de dossier de famille : "Je ne sais pas
pourquoi les responsables n'ont pas réalisé des affiches… et des campagnes de
18
sensibilisation pour informer sur le dossier de famille ". Et dans le souci d’avoir
une réponse, des entretiens avec les responsables ont mis en évidence les résultats
suivant :"…C'est une expérience unique, …et on a peur de l'échec…"
En effet, tous les usagers urbains interviewés ont déclaré qu’ils ne sont pas au
courant de l'existence de dossier de famille :"…Non je ne suis pas informé de
l'existence de dossier de famille…"a déclaré un usager
Au niveau central, les responsables ont confirmé que le dossier n’a pas fait l’objet
d’un plan de communication et d’une large diffusion :"Le dossier de famille est un
grand projet qui n'a pas été valorisé par la diffusion de l'information et de ses
objectifs".
Ces résultats concluent qu’on n’a pas accordé l’intérêt nécessaire au volet
communication autour du dossier de famille qui revêt une importance capitale
pour la promotion de l’utilisation et du remplissage du dossier de famille surtout
en milieu urbain.
VI.2.4 Collaboration avec les parties prenantes :
VI.2.4.1. Collaboration avec la commune, la société civile
et les associations :
Les théories de l'échange voient la collaboration comme un moyen d’optimiser les
bénéfices (17). Mais l'équipe de Benslimane a choisi de ne pas impliquer la
société civile et la commune dans la promotion du dossier de famille. Trois
médecins ont affirmé avoir établi au moins une relation avec des acteurs sociaux
ou des responsables d’association. Mais pour le dossier de famille, les acteurs
externes sont totalement absents.
"Nous n'avons pas impliqué les acteurs externes et la population pour
éviter certains problèmes et surtout que le projet est à son début", a déclaré un
responsable.
"…La commune préfère initier elle-même les projets, proposer des gens
pour remplir le dossier par exemple. " a affirmé une sage femme.
"Des responsables d’associations sollicitent le centre pour les doter en
médicaments, leur offrir quelques services sanitaires et pour leur envoyer des
19
adhérents" ce qui concorde avec la théorie qui voit la collaboration par le pouvoir
et les conflits prenant source dans la diversité des valeurs des individus et des
groupes, de leurs buts et de leurs ressources. [13]
VI.2.4.2. Collaboration interprofessionnelle
L'équipe
de
Benslimane
a
commencé
à
découvrir
la
collaboration
interprofessionnelle grâce au dossier de famille qui a motivé plusieurs rencontres
et réunions avec les différents niveaux. Dix PS ont affirmé avoir participé à des
réunions de coordination et de collaboration avec les responsables des directions
centrales (DHSA, DELM, DP) pour discuter les procédures de la référence et
contre référence et les modalités d'extension du dossier de famille aux autres
régions.
Les médecins interviewés participant à ces réunions déclarent que le dossier de
famille a motivé des rencontres avec les médecins spécialistes pour renforcer la
communication
entre
les
deux
niveaux
via
la
référence
et
contre
référence. :"…J'ai beaucoup apprécié ces réunions…. elle nous a permis de
communiquer avec nos confrères et …nous nous mettons d'accord sur la fiche de
référence et contre référence", l’avis des responsables sur ses réunions était très
positive :"...Ce genre de réunions, renforce la communication entre les deux
niveaux …ce qui va permettre au dossier de famille de jouer son rôle de
facilitateur de prise de décision".
Ce qui concorde avec la théorie D’Amour qui divise le processus de collaboration
interprofessionnelle en quatre dimensions qui s’influencent mutuellement. Les
deux dimensions relationnelles impliquant une connaissance mutuelle des valeurs
et des cadres disciplinaires ainsi que des rapports de confiance, et un consensus
autour
du
partage
de
responsabilités.
Quant
aux
deux
dimensions
organisationnelles, la formalisation signifie l’ensemble des règles nécessaires pour
réguler l’action par un renforcement des structures, alors que la gouvernance traite
de la centralité, du leadership, de l’expertise et de la connectivité. [13]
20
V.3. Déterminants techniques :
Consistent à la disponibilité de ressources humaines, compétences et matérielles,
pour l'utilisation de l'information (dossier de famille) ;
VI.3.1. Ressources humaines :
Tous les PS interviewés réclament le besoin en secrétaires médicaux dont parlent
les responsables , en effet la majorité des médecins ont déclaré : "Les
responsables parlent des secrétaires médicaux pour gérer les dossiers de famille,
j'espère qu'on n'attendra pas longtemps pour les recruter", pour les responsable
au niveau centrale , ce besoin ne peut être satisfait :« …Il manque actuellement
des secrétaires médicaux, ce sont des acteurs importants …qui doivent être
introduits pour faciliter l'utilisation des dossier de famille et la prise de décision
… » . Cependant, la gestion des dossiers de famille requiert l’intervention d'un
nouveau profil qui participe à l'écoute, à l’aide des patients, à la mise à jour des
dossiers médicaux et à leur classement.
Le Ministère de la Santé ne dispose pas du profil de secrétaire médical. Ce
dernier est un métier à la fois technique et relationnel. Il s’occupe tout
particulièrement des dossiers médicaux des patients, à la fois les dossiers papiers,
et de plus en plus les dossiers informatisés ; il les classe et les archive. C’est un
acteur essentiel dans le respect des droits des patients, en particulier le droit au
respect de la confidentialité et du secret médical, mais aussi le droit pour les
patients d’accéder aux informations médicales qui les concernent. [15]
Le manque de ressources humaines est peut-être la plus grande difficulté à
laquelle se heurte le système de santé Marocain. «…à défaut d’adopter une bonne
stratégie de gestion de ces ressources humaines, tous les autres efforts de
renouvellement des soins seraient voués à l’échec » [14]
Selon D'Amours, et plusieurs auteurs, la réussite du changement nécessite la
contribution du
personnel de soutien (secrétaire et technicienne en
administration). [2]
21
VI.3.2. Supports du dossier de famille et matériel
informatique :
Tous les PS interviewés ont déclaré qu’ils ont eu des difficultés à promouvoir et à
couvrir leur population en constituant de nouveaux dossiers suite à la rupture
inattendue des supports de dossier de famille qui a dépassé cinq mois, ce qui a
retentit sur l'utilisation des dossiers et leur remplissage.
"Je suis venu plusieurs fois pour ouvrir mon dossier mais l'infirmière me
dit à chaque fois que les supports ne sont pas disponibles", a déclaré un usager
rural
"Je crois qu'ils ont arrêté cette expérience de dossier, ça fait longtemps
qu’on a pas reçu de supports", a dit une infirmière
" Nous avons arrêté de remplir les dossiers parce qu'ils seront modifiés,
nous attendons la nouvelle version et nous avons même arrêté l'information et la
sensibilisation de la population", a déclaré un médecin. Pour apporter plus
d’éclaircissements des responsables centraux ont déclaré :
"La rupture est due à l'intégration des modifications et améliorations
proposées par les différentes directions".
Pour le matériel informatique, aucun centre de santé n'est doté de ce genre de
matériel. De ce fait, le dossier de famille comme changement de l’organisation de
la prise en charge des patients, s’avère nécessaire la disponibilité de ressources
financières, techniques et informationnelles pour garantir la réussite [17]
VI.3.3. Archivage du dossier :
L'archivage des dossiers a plusieurs buts : la traçabilité des actes médicaux et des
soins prescrits, un intérêt médico-légal en conservant des documents, un intérêt
médico-économique et une opportunité de mener des recherches et des études.
[16]La totalité des médecins insiste sur la réutilisation du dossier de famille "…on
peut réutiliser les informations contenues dans le dossier, non seulement pour
prendre en charge ses patients, mais aussi pour justifier ses décisions".
Dans notre étude, La solution proposé par les responsables pour archiver les
dossiers était suffisante pour les deux tiers des interviewés :"… Je suis satisfait
22
maintenant de ce placard, mais je crois qu'il sera insuffisant après un certain
temps." a dit un infirmier chef
Pour le reste, cette solution est insuffisante. "…des placards en bois sans
serrure… ne permet pas le respect de la confidentialité…" a déclaré un médecin
Pour pallier à ce problème, les responsables au niveau central ont annoncé :"…à
partir de l'année prochaine, ce sont les régions et les provinces qui vont se
charger de l'archivage et les supports du dossier selon leur besoin et leur manière
de voir les choses. ",
De même, la responsabilité de la préservation et de la sécurité des dossiers de
famille n'était pas clarifiée :" …pour nous c’est l'infirmier chef qui est responsable
des dossier de famille et je ne sais pas ce qui se fait dans les autres centres…", a
déclaré un médecin.
Mais dans plusieurs pays, dont la France depuis l’arrêté de 1936, la relation de
soins devient contractuelle et la traçabilité des décisions sont devenues
importantes. On note aussi que le droit à la sécurité des données résulte de
l'obligation au secret professionnel. De plus, la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978
relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (106) stipule que le
responsable du fichier (il s'agit ici du médecin responsable des dossiers, qu'ils
soient informatisés ou non) s'engage à prendre "toutes précautions utiles afin de
préserver la sécurité des informations, et notamment d'empêcher qu'elles soient
déformées, endommagées, ou communiquées à des tiers non autorisés".
VI.3.4. Informatisation du dossier de famille :
La majorité des PS interviewés voient que l'informatisation du dossier de famille
ouvre plusieurs horizons à l'exploitation des dossiers de familles. Selon
F. Bourdillon, le dossier médical informatisé permet une gestion dynamique des
informations et l’intégration de nouvelles fonctionnalités elles-mêmes garantes de
qualité et de sécurité des soins (aide à la décision, à la prescription et au suivi du
patient). [7]
La majorité des interviewés a demandé l’informatisation du dossier de famille
" La forme papier du dossier ne permet pas le partage et la communication de
l'information". a déclaré un médecin. La confrontation de ses propos avec les
déclarations des responsables au niveau centrale, a mis en évidence que
23
l’informatisation du dossier de famille est prévue, et qu’elle va permettre
l’ouverture du dossier de famille sur d’autres fonctionnalités : "Le dossier
informatisé s’ouvre à d'autres fonctionnalités : l'aide à la décision ; le suivi des
indicateurs de santé, l'évaluation des pratiques professionnelles…". Par contre, la
tenue manuelle du dossier patient existe toujours dans plusieurs organisations de
santé. Le virage technologique, du papier à l’informatique, n’est pas encore
effectif dans toutes les organisations de santé. La complexité et la lenteur de ce
virage s’expliquent par la complexité des processus médicaux et par la
problématique de la gestion du changement en santé. [5] Ce qui concorde avec les
déclarations de trois des interviewés qui trouvent que la forme papier du dossier
de famille permet inéluctablement d'assurer la fonction d’aide à la prise de
décision.
"…La consultation des dossiers avant de les arranger permet de détecter
les problèmes et déclencher des réunions pour analyser la situation et prendre les
décisions… " a affirmé un infirmier chef
"... la forme papier des documents n'a jamais entravé la recherche et la
prise de décision…" a dit un responsable
VI.3.5 Matériels médico- techniques :
Les PS interviewés demandent de renforcer les centres de santé par des ressources
nécessaires (échographe, ECG, otoscope, automate…) pour le personnel médical,
la majorité des interviewés a exprimé :"…je suis capable de bien suivre mes
parturientes …si seulement j'ai les moyens nécessaires : un échographe, un
automate…".
La disponibilité des ressources matérielles, pour les usagers permet d’améliorer la
confiance de la population dans le système de soins :"Gagner la confiance de la
population c'est répondre à ses besoins, pas les référer chaque fois…"
De ce fait, le dossier de famille comme changement de l’organisation de la prise
en charge des patients, nécessite la disponibilité de ressources financières,
techniques et informationnelles pour garantir sa réussite [17]
24
VI.3.6 Compétences des professionnels de santé :
Les compétences des équipes des établissements de soins de santé de base (ESSB)
visent surtout à répondre de façon efficace et acceptable aux problèmes des
usagers. Il ne s’agit pas uniquement de compétences biomédicales, mais aussi
d’aptitudes à établir une relation de confiance avec les patients et adapter les
réponses aux singularités de chaque cas particulier et aussi la capacité de prendre
des décisions. [18]
Les trois quarts des PS interviewés ignorent comment traiter et analyser les
données sanitaires. Les responsables au niveau locaux ont déclaré que
l’information collectée n’est pas bien interprétée :"… On collecte les données et
on les transfère sans analyse ni interprétation…", d’autre part les médecins à
l’unanimité ont dit :"…je ne sais pas interpréter toutes les données sanitaires, on
n'a pas appris ça pendant notre cursus de formation de base".
Tous les médecins généralistes interviewés ont exprimé leurs besoins en
formation pour renforcer leurs compétences en médecine de famille, en
communication, en gestion, en analyse des données et en prise de décision… Dans
le contexte actuel de réforme de santé, il devient nécessaire de renforcer les
compétences du personnel exerçant sur le terrain en mettant en place un système
de formation continue efficace. Les responsables au niveau périphérique, doivent
donner une impulsion à cette activité grâce à un contact direct et régulier avec le
personnel [19] et selon Marie-Noëlle Des Planches, "la formation continue
constitue une fonction essentielle dans l’accompagnement des personnels en
termes d’évolution de carrière, de promotion sociale et de développement
professionnel et personnel" [20]
VI.3.7 Décision et processus de prise de décision :
Des centaines de décisions sont prises chaque jour dans les établissements de
soins de santé. Elles concernent les différents types d’activités : On peut ainsi
distinguer les décisions médicales, managériales et organisationnelles. Ces
décisions supposent que les décideurs disposent de l'information complète et
agissent rationnellement en suivant le processus décisionnel. Dans notre étude
tous les responsables, 3/7 des médecins, 2/8 des infirmiers connaissent le
25
processus de prise de décision et le reste réclame une formation en gestion,
analyse et prise de décision.
Le dossier de famille a une fonction d'aide à la décision, c’est sur quoi s’accordent
tous les PS interviewés.
« En enregistrant et en structurant les informations pertinentes rendent la prise de
décision facile. Exemple: "Etablir les données significatives de la consultation,
Conclusion /synthèse de la consultation, Décision médicale : Prescription de
biologie, de médicaments, de soins infirmiers, Avis spécialisé…" a déclaré un
médecin
Concernant la décision organisationnelle et managériale, un quart des PS
interviewés ignore le processus pour le personnel infirmier interviewés, la
majorité ont annoncé :"…Je ne sais pas comment le dossier de famille permet de
prendre ce type de décision…",
Par contre, les trois quarts des PS interviewés trouvent que l'exploitation
collective des données contenues dans les dossiers de famille facilite la prise de
décision de type organisationnel et managérial. En effet pour les responsables au
niveau local
"...L'analyse des données des dossiers de famille permet d'évaluer la filière de
soins, identifier les contraintes, renforcer la coordination et la collaboration entre
les différents niveaux de soin, afin de pallier aux dysfonctionnements".
" … l'évaluation des pratiques professionnelles, l'identification des insuffisances
en compétences, conduit à l’organisation des programmes de formation
continue…" a déclaré un responsable central.
En effet le système de planification, les différents modes de coordination, le
système de traitement et de transmission des informations permettront la
cohérence des procédures et orienteront le comportement de membres de
l’organisation à la prise des décisions. [28]
26
V.4. Réglementation:
C'est l'ensemble de règles à suivre concernant la tenue de dossier, sa sécurité, sa
communication et la confidentialité de données. Dans notre étude tous les
interviewés ont soulevé l'absence de textes de loi concernant le dossier de
famille :"Le dossier de famille n'était pas accompagné par une réglementation qui
organise sa manipulation ", a déclaré un médecin.
Et pour le niveau central :"La réglementation est une contrainte qu'on va discuter
ultérieurement ".
Selon ces résultats, on note une absence d'aspects juridique et réglementaire
définissant le contenu du dossier de famille, la sécurité des données, les conditions
d’accès au dossier de famille (confidentialité), la conservation des dossiers de
famille (archivage) ….
Par contre, en France, il s'agit essentiellement de l'article 45 du Code de
Déontologie Médicale, décret 95-1000 du 6/9/95 : Indépendamment du dossier de
suivi médical prévu par la loi, le médecin doit tenir pour chaque patient une fiche
d’observation qui lui est personnelle ; cette fiche est confidentielle et comporte les
éléments actualisés, nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques.
En Belgique, l'article 38 du Code de Déontologie Médicale précise que le médecin
doit en principe tenir un dossier médical pour chaque patient. Quant à l'article 46,
il prévoit que le médecin est tenu de conserver les dossiers médicaux pendant 30
ans ; le cas échéant il doit veiller à leur destruction, le respect du secret
professionnel étant assuré. [6]
Il y a même certains pays anglo-saxons ou existent des listes de critères destinées
au processus de recertification des médecins. Ces critères sont nettement plus
exigeants que les textes réglementaires. Ils traduisent la volonté des
gouvernements et des structures professionnelles de perfectionner la qualité des
dossiers [16].
VI.
Conclusion et recommandations
La présente étude, consistait à l'identification des déterminants liés à l'utilisation
du dossier de famille en tant qu'outil d'aide à la prise de décision. L'utilisation du
cadre conceptuel de la présente étude a permis l'atteinte les objectifs.
27
En effet, des résultats concluants ont permis de dresser un état des lieux des
déterminants qui peuvent être à l' origine de l'utilisation du dossier de famille
comme aide à la prise de décision.
Les principaux déterminants sont liés aux facteurs individuels, organisationnels,
techniques, et réglementaires.
Au terme de cette étude, qui se veut d'être complémentaire avec les autres
recherches menés pour le dossier de famille au niveau du site de l'étude. On a pu
soulever les points forts à consolider et les opportunités d'amélioration qui
peuvent optimiser l'utilisation du dossier de famille en tant qu’outil d'aide à la
prise de décision.
En effet, l'environnement politique actuel, caractérisé par le renforcement des
SSP par le développement de médecine de famille, constituera une opportunité à
saisir pour proposer les recommandations suivantes :
Au niveau central :

Renforcer l'équipe centrale de gestion du dossier de famille, pour soutenir
les équipes opérationnelles.

Renforcer la communication autours du dossier de famille au niveau des
différentes divisions et directions du ministère.

Diffuser des circulaires insistant sur l'intérêt de l'implantation et de
l'utilisation du dossier de famille.

Intégrer le dossier de famille dans le cursus de formation de base des
futurs médecins de famille et des infirmiers.

Promouvoir la formation continue ciblée de chaque profil en priorisant les
compétences identifiées (médecine de famille, gestion, processus de
décision….)

Assurer l'approvisionnement des ESSB par les supports de dossier de
famille, matériel informatique

Institutionnaliser le dossier de famille par des textes de loi qui renforce
l'obligation de son utilisation.

Etablir les textes juridiques qui définissent le contenu du dossier, la
sécurité des données, les conditions d'accès aux dossiers et la conservation
des dossiers (archivage)
28
Au niveau provincial

Consolider les acquis vis-à-vis de la perception positive de l'utilité et
l'utilisation du dossier de famille par les professionnels et la population et
ce par le Renforcement de la sensibilisation.

Valoriser les gestionnaires du C/S (M/C et infirmier chef).

Développer le travail en équipe et la polyvalence au niveau de la province.

Accompagner l'équipe du centre de santé et de la province dans la
planification des activités concernant le dossier de famille.

Assurer un suivi et une évaluation régulière du dossier de famille.

Plaidoyer pour la mise à niveau des établissements de soins.

Concevoir une carte par famille comportant le numéro de dossier …
Au niveau local :

Améliorer la qualité du remplissage des dossiers.

Accélérer la cadence de la couverture.

Impliquer la commune et la société civile dans la promotion du dossier de
famille.

Renforcer la polyvalence et le travail d'équipe…
29
VII. BIBLIOGRAPHIE:
1. Starifie B, Shi L, Machinki J. Contribution of Primary care to health systems
and health. Milbank Q. 2005;83:457-502.
2. L’implantation des Groupes de médecine de famille : le défi de la
réorganisation de la pratique et de la collaboration interprofessionnelle. Etude
de cas dans cinq GMF de la première vague au QUÉBEC Avril 2006.
3.
La construction de la médecine de famille dans les pays en développement
Sylvie Dugas et Monique Van Dormael D/2003/0450/4 ISBN 90-76070-27X
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Programmes de médecine de famille - Faculté de médecine et université
Saint-joseph faculté de médecine comite d'études post doctorales programme
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www.fm.usj.edu.lb/docsresidanat/medecinefamille.pdf
5. Facteurs d’acceptabilité d’un Système d’Information Clinique (SIC):
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recommandations. Septembre1996. France.
7. Le dossier du patient The patient file F. Bourdillon Service de santé publique
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8. Mauricio Soto: Facteurs liés à l’adoption du Dossier médical électronique
(DME) : Une étude de cas sur le processus d'implantation d’un DME dans un
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9. Dr Michel Arnould. Le dossier médical informatisé du médecin généraliste
décembre 2013. France.
10. Leadership dans le contexte de transformation des organisations de santé de
première ligne au Québec : étude de la création et de l’implantation des
groupes de médecine de famille (GMF) par Nathalie Clavel Département
d’administration de la santé Faculté de Médecine.
11. Le travail d’équipe auprès des malades : Ressource ou souffrance Par Margo
Phaneuf PhD. http://www.psychologue.levillage.org/team/index.html
30
12. la collaboration entre les infirmières et les médecins de famille .Pourquoi et
dans quelles conditions? Danielle D'Amour université Montréal.2001.
13. Collaboration interprofessionnelle Faculté d’éducation École en chantier.
Cadre de référence. Document de travail, Manon Robidoux, octobre 2007.
14. Le Conseil canadien de la santé (Rapport 2007-2008 sur les pharmacies
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15. Métiers du soin. Secrétaires médical. Qui ; comment ; pourquoi faire Guy
Isambart. France 2009.
16. Evaluation des pratiques professionnelles dans les établissements de santé
dossier du patient : réglementation et recommandations juin 2003. France.
17. Yordanov Y.2012. Un modèle systémique d’analyse de changement dans (les
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Europe en France.
18. Mr.Abdelatif azzouz. Evaluation des compétences et des pratiques des
médecins généralistes des établissements de soins de sante de base dans la
prise en charge du diabète au niveau de la préfecture de Skhirat-Temara,
Mémoire de fin d’étude, INAS, Rabat, Maroc 2013.
19. Mr. Benhmad Abderrahmane. Approche d’amélioration de la supervision des
programmes de santé au niveau des établissements de soins de santé de base
de Salé. Mémoire de fin d’étude, INAS, Rabat, Maroc 2006.
20. Marie-Noëlle Des planches La formation continue à l’hôpital, acteurs,
méthodes et outils ; assistance publique- hôpitaux de paris (2003).
21. Grégoire Moutel. Le dossier médical : Enjeux médico-légaux et éthiques
Faculté de Médecine-Université Paris Descartes www.ethique.inserm.fr
22. Dossier médical DHSA 04/02/2006. Maroc.
23. F. kohler. E .Toussaint. Le dossier médical. L'information du malade .le secret
médical septembre 2005.fac de médecine de nancy.uhp.
31
24. Qualité de la tenue du dossier médical au niveau du CHP de khmisset.
Mémoire de fin d'étude. INAS (2004-2006).
25. Lévine P. & J. Pomerol (1989) : « Systèmes interactifs d’aide à la décision et
systèmes experts », Editions Hermes.
26. Mintzberg, H. (1979): “The structuring of Organization”, Prentice Hall.
27. Introduction aux décisions et processus décisionnels. (1). 2009. Bernard
Espinasse.
28. Le processus décisionnel - Cours BTS MUC - Over Blog cours-de-btsmuc.over-blog.com/article-chp
29. Diriger et décider Be Reader: Les décisions et les processus décisionnels.
bereader.free.fr/PDF/Management/mng_1_ch3.pdf
30. Fonctions de dossier médical. Marc Jamoulle et Michelle Roland juillet 1997.
31. Dossier Médical du médecin libéral. Patrice Marie.12 avril 2007. France.
32. Traitement de l’information médicale Méthodes et applications hospitalières
Patrice Degoulet, Marius Fieschi 27 mars 2010 par USMCS.
33. Livrable N°5: Rapport documentant l'expérimentation pilote du dossier de
famille. juillet 2013. Ministère de la santé - DHSA - Maroc.
32
VIII. ANNEXES
ANNEXES 1 : Etat des connaissances
:
Définitions
La médecine de famille: MF est la spécialité médicale qui offre des
soins continus et compréhensifs pour l’individu et sa famille. C’est
une spécialité qui intègre les sciences biologiques, psychologiques et
sociales. Son champ de pratique englobe tous les âges, les deux sexes,
tous les organes et toute entité pathologique. La médecine de famille
est venue en réponse à des besoins médico-psychosociaux auxquels la
médecine classique spécialisée n’a pas pu répondre. [4]La formation
vise à produire des médecins de famille conscients de la nécessité de
compléter et de mettre à jour leur propre formation, capables de mener
à terme une recherche individuelle ou en équipe visant à améliorer la
pratique et initiés aux principes de gestion des ESSB et de gestion des
systèmes de santé. La formation met aussi en valeur l’importance de la
globalité, de l'intégrité et de la continuité des soins, depuis
l’intervention communautaire pour promouvoir la santé et prévenir la
maladie, à la gestion des soins aigus et chroniques ambulatoires et
hospitaliers, jusqu’aux soins à domicile et aux soins palliatifs. Le
médecin de famille en formation est préoccupé par l’équité et
l’accessibilité aux soins et par l’évaluation continue de la qualité de
ces soins [4] [3]
Le dossier médical: Est un dossier médical qui contient un ensemble
d'
informations
socio-économiques,
médicales,
soignantes,
et
administratives qui permettent d’assurer la prise en charge
33
harmonieuse et coordonnée d’un patient en termes de soins et de santé
par les professionnels qui en assurent la prise en charge.
C’est à partir du dossier (outil de réflexion) que l’on assure la
traçabilité de la démarche de prise en charge et c’est à partir de vues
différentes des données qu’il contient que l’on évalue la pratique des
soins, élabore des bilans d’activité, des travaux de recherche et des cas
types pour l’enseignement. [21] [22] [23] [24]
Le dossier et sa représentation
Des données de base
- Information initiale
 Données de l’interrogatoire et du discours du patient
(expression du patient)
 Données textuelles structurées (carte d’identité, niveau
socio-économique …)
 Données de l’examen clinique exprimées par le
professionnel de santé (langage spécialisé)
 Données quantitatives (poids, taille …)
 Données non textuelles (images statiques, dynamiques,
sons)
- Les données initiales vont alimenter un raisonnement
médical le plus souvent hypothético-déductif qui va
permettre à un professionnel d’élaborer une information
synthétique et une stratégie diagnostique et thérapeutique
- L’influence du temps va être importante dans la pertinence
des données.
34
Synthèse : le dossier permet de
– Se remémorer des contenus des rencontres précédentes.
– Disposer à tout moment d’une histoire médicale
actualisée et synthétique comportant les éléments utiles à
la prise de décision.
– Structurer le recueil d’information au moment des
rencontres.
– Expliciter les arguments qui sous-tendent les décisions.
– Planifier et assurer un suivi personnalisé en tenant
compte du patient (pathologies présentes, facteurs de
risques…).
– Favoriser la transmission à un autre soignant.
– Minimiser le risque iatrogène.
– Documenter les faits relatifs à la prise en charge
Représentation des données
– Les données peuvent être brutes (sexe masculin, 98 kilos,
1,50 m) : dans ce cas cela nécessitera un travail
d’interprétation et de synthèse à chaque lecture.
• « compte tenu de sa taille et de son sexe, il a une
surcharge pondérale »
• ou encore synthétisée en un diagnostic ; « il est
porteur d'une obésité due à un excès calorique »
• que l'on peut coder « dans la classification
internationale des maladies de l'OMS en E66.0 ».
– Les
données
brutes
peuvent
également
recouvrir
différents types de données informatiques.
– L’utilisation des données peut être facilitée par des liens
sémantiques.
35
– Le passage entre données brutes, données interprétées,
synthèse, fait appel à des connaissances du domaine et ne
peut que très rarement être automatisé [21, 22, 23,24]
2. Décision et processus de décision :
2.1 Décider: c'est choisir, parmi plusieurs actes possibles, celui qui
apparaît comme le plus pertinent pour atteindre un résultat envisagé,
dans un délai jugé souhaitable et possible, en utilisant au mieux les
informations et les ressources disponibles.
2.2 Décision : Le terme décision a plusieurs définitions. Il est assimilé
à un acte, une action ou un processus de résolution de problème Pour
la plupart des écoles rationalistes-analytiques, la décision est définie
comme un choix entre plusieurs alternatives [25]
Une décision est une action qui est prise pour faire face à une
difficulté ou répondre à une modification de l’environnement, c’est à
dire, pour résoudre un problème qui se pose à l’individu ou à
l’organisation [26]
Selon Mintzberg [27] une décision, qu’elle soit individuelle ou
résultant d’un travail de groupe, peut être définie comme
l’engagement dans une action, c’est à dire, une intention explicite
d’agir.
2.3 Processus de décision : La plupart des décisions ne sont pas
instantanées, elles prennent du temps, on parle de « processus
décisionnel »
Contributions majeures à la modélisation des processus décisionnels :
36
Les classiques (néo-classiques) : Condorcet (1743-1794)…. Les
modernes : John Dewey (1910) ; Simon (1960) ; Brim et al. (1962) ;
Witte (1972) ; Mitzberg, Raisinghani et Théorêt (1976) [28]
Les étapes de processus décisionnel
En 1950 Herbert SIMON à proposé un schéma explicatif de ce
processus sous le nom de IMC (Intelligence, Modélisation et Choix),
la prise de décision se décompose nécessairement en trois phases
distinctes :
Intelligence, au cours de cette phase le décideur analyse le problème
posé, connaître les enjeux, les contraintes.
Modélisation, conception des solutions. Il doit formuler et évaluer les
solutions qui s’offrent à lui.
Choix, il faut choisir la meilleure solution parmi différentes
alternatives.
Le processus décisionnel va être plus ou moins long selon qu’il s’agit
d’une décision stratégique ou opérationnelle. [29]
PHASE DE
CHOIX
PHASE DE
MODELISATION
PHASE DE
RENSEINEMENT
données
significatives de la
rencontre
.synthèse de la
rencontre
.analyser
.conseiller
.prescrire
.orienter
.utiliser :examen
clinique.ex .biol...
Le processus de décision managériale - by Simon(35)
37
ANNEXE 2 : Entretiens semi-directif
Je vous remercie d’avoir accepté cet entretien dont l’objet est déterminé les
conditions qui permette au dossier de famille de faciliter la prise de décision.
Je vous informe que toutes les informations communiquées resteront anonymes.

Vous faites partie d’un groupe de professionnels de santé qui vont
participer à cet entretien

Prévoir environ trente minutes pour réaliser cet entretien

Répondre à toutes les dimensions ou thèmes de façon naturelle et
spontanée

Vous pouvez exprimez de ce que vous croyez
Grille d'entretien pour les personnes de source au niveau
central
Sur quelle base êtes-vous appuyés pour adopter le dossier de famille ?
Comment s’est déroulée l’élaboration du projet du dossier de famille ? Et
sa mise en place ? Et comment assurez-vous le suivi des activités ?
Comment les rôles et les responsabilités des différentes parties prenantes
ont-ils été déterminés ?
Quels sont les systèmes d’incitation mis en place pour faciliter l'utilisation
de dossier de famille comme outil de prise de décision
Comment qualifierez-vous les ressources déployées ?
Quelles sont les activités de formation offertes dans le cadre du dossier de
famille ?
comment le dossier de famille permettra d'améliorer la prise de décision à
votre niveau ? et quels sont ces décisions
Est-ce que le dossier de famille dans les conditions actuelles permet de
prendre des décisions ?
Quel sont les éléments de l'environnement (réglementation) pouvant
influencer l'utilisation de dossier de famille comme outil de prise de
décision ?
Quel sont les améliorations proposées pour rendre le dossier de famille
outil de prise de décision ?
38
Grille d’entretien : gestionnaires locaux
Que pensez-vous du dossier de famille ?
Quel est votre rôle dans la mise en place du dossier de famille ?
Les professionnels de santé ont-ils été consultés lors de l’élaboration du
dossier de famille ?
Quelles sont les activités de formation offertes dans le cadre de dossier de
famille ?
Vous avez désigné un point focal ? Quel est son rôle ?
Selon vous les ressources déployées sont-elles suffisantes pour l’utilisation
de dossier de famille ?
Est-ce que les caractéristiques des structures (la taille des établissements,
les caractéristiques des gestionnaires, ...) influencent l'utilisation du dossier
de famille comme moyen de prise de décision ?
Quels sont les mécanismes de communication entre les différents niveaux
de la filière de soins ? Et Comment peut-on améliorer ces mécanismes de
communication ?
Comment le dossier de famille peut-il améliorer le système de référence et
contre référence entre les différents niveaux de référence ?
Comment le dossier de famille peut-il permet de prendre des décisions ?
Quels types de décisions ?
Quels sont les éléments de l'environnement pouvant influencer l'utilisation
de dossier de famille comme outil de prise de décision ?
39
Grille d’entretien : niveau opérationnel
Que pensez-vous du dossier de famille ?
Avez-vous été consultés lors de l’élaboration du dossier de famille ?
Qu’est-ce qu’elle a apporté par rapport à votre façon de travailler ?
Que pensez-vous des systèmes d’incitation mis en place pour faciliter
l'utilisation du dossier de famille ?
Selon vous, les ressources déployées sont suffisantes pour que le dossier
de famille soit un outil de prise de décision ?
Comment qualifierez-vous le mode de gestion du patient à travers le
dossier de famille ?
Quelles sont les activités de formation avez-vous reçu dans le cadre du
dossier de famille ?
Comment percevez-vous la collaboration avec les parties prenantes (la
commune, la société civile…..)
Quels sont les obstacles rencontrés lors de l'utilisation du dossier de
famille comme aide à la prise de décision ?
D’après vous, quels sont les éléments de l’environnement institutionnel
pouvant influencer l'utilisation de dossier de famille dans la prise de
décision ?
Comment communiquez-vous (équipe du C/S) par rapport au dossier de
famille ?
Quelles sont les améliorations proposées pour utiliser le dossier de famille
comme moyen de décision ?
40
Grille d'entretien : population
L'entretien avec la population a porté sur les axes suivant :
La perception vis-à-vis du dossier de famille
L'utilité du dossier de famille
Les fonctions du dossier de famille
La communication autour du dossier de famille
Annexe n° 3 : Grille de focus groupe
La date : Le 28 mai 2014
Le lieu : Salle de réunion à la délégation de Benslimane
Durée : 1 heure
Objectifs : le focus groupe va permettre de mieux comprendre les opinions des
professionnels de santé concernant le dossier de famille et les déterminants de son
utilisation comme facilitateur de la prise de décision.
Principes :
- Engagement réciproque et le volontariat des médecins
- Les réponses sont traitées de façon confidentielle et anonyme
- La non monopolisation de la discussion
- L’endroit était accepté par toute la présence
- Respect des opinions des autres
- Respect du temps
Profil des participants :
- les M/C de quatre centres de santé sujette d'implantation de dossier de famille.
41
Axes de discussion
Aspect individuel :

Perception

L'utilité et l'utilisation du dossier de famille

Les problèmes du remplissage du dossier de famille

Les différentes fonctions du dossier de famille
Aspect organisationnel :

Leadership

Travail d'équipe et motivation du personnel

Coordination avec les différentes parties prenantes

L’établissement d’un plan de communication autour du centre de santé

L’établissement des relations avec les responsables des départements
ministériels de la préfecture ou de la province

L’établissement des relations avec les responsables des associations
Aspect technique :

Ressources humaines et matériels

Compétences
42