Avril 2010 Mail aux entreprises agréées au sujet des

Avril 2010
Mail aux entreprises agréées au sujet des conséquences de l'ICR
Objet: la reconnaissance optique des titres-services
Madame, Monsieur,
Depuis avril 2010, les titres-services papier de couleur orange qui sont introduits chez Sodexo
pour paiement, sont soumis à une procédure de reconnaissance optique. Les objectifs de cette
reconnaissance optique sont, d'une part, d'améliorer le contrôle du système titres-services et
d'autre part d'obtenir des données statistiques précises.
Par la présente, je voudrais vous informer des conséquences de cette nouvelle procédure.
Rapport relatif aux résultats de votre entreprise
Depuis août 2010, vous recevez régulièrement un rapport reprenant les résultats de la
reconnaissance optique pour les chèques introduits par votre entreprise agréée. Vous recevrez à
nouveau un rapport ce mois-ci mais, afin de vous accompagner dans les actions que vous
pouvez entreprendre pour améliorer les résultats, celui-ci a été modifié, en concertation entre
l'ONEM et Sodexo.
Vu l'important volume de titres-services traité chaque jour par Sodexo, il n'est pas possible de
donner une explication personnelle pour chaque rapport, ni de transmettre les images de vos
chèques. Les rapports sont en effet générés de manière automatique.
Les rapports que vous recevez de Sodexo indiquent, pour une période déterminée, le nombre
d'anomalies (champs vides, incorrects ou pas reconnus) sur les chèques de votre entreprise qui
ont été traités de manière optique. Ce nombre peut être différent du nombre de chèques que vous
avez introduits dans cette même période.
Conséquences pour les entreprises agréées
Pour l'instant, les résultats de la reconnaissance optique n'entraînent pas le non-paiement des
titres-services mal complétés. Je voudrais insister sur le fait que si vous vous efforcez à
compléter vos chèques de manière correcte, il n'y aura pas non plus de problèmes à l'avenir lors
du paiement de vos chèques.
L'ONEM prévoit trois phases dans la mise en oeuvre de la procédure de reconnaissance optique.
D'abord une période de test et d'information qui dure déjà depuis plus de six mois. Celle-ci sera
suivie d’un contrôle et de recommandations sur place. Ce n’est qu’au terme de ces deux périodes
que des sanctions éventuelles seront prises pour les entreprises qui font preuve de mauvaise
volonté persistante.
1ère phase - période de test et d'information
L'ONEM et Sodexo informent les entreprises agréées et les utilisateurs sur la manière de
compléter les titres-services et sur la procédure de reconnaissance optique. Les entreprises ont
l'opportunité de s'adapter à la nouvelle procédure. Cette phase est en cours.
Les entreprises dont les chèques présentent un nombre d'anomalies supérieur à la moyenne lors
du remplissage, recevront, par le biais de réunions d'information, des informations détaillées au
sujet de ces erreurs et des moyens pour y remédier. Si vous faites partie de ce groupe, vous
serez invité à participer à une telle réunion dans les prochaines semaines.
2ème phase - contrôle
Seront contrôlées sur place par l'ONEM, les entreprises pour lesquelles la reconnaissance
optique des chèques a révélé que, systématiquement et sciemment, elles ne complètent pas
certains champs ou qu'elles les complètent de manière illisible. Cette phase va bientôt démarrer.
Dans l'appréciation de la manière de compléter les chèques, l'ONEM ne se base pas uniquement
sur les résultats des rapports mais également sur les images des chèques. Sauf dans le cas de
fraudes, les entreprises auront encore la possibilité de s’adapter après ces contrôles.
3ème phase - sanctions éventuelles
Seules les entreprises agréées pour lesquelles le contrôle a révélé qu'elles commettaient une
fraude ou qu'elles persistaient à empêcher le contrôle du système en ne complétant pas les
chèques ou en les complétant de manière incorrecte, seront sanctionnées sur la base de la
législation titres-services. Les sanctions possibles sont : une interdiction de paiement des
chèques introduits, la récupération des subsides fédéraux, une amende pénale ou administrative,
le retrait de l'agrément, avec ou sans sursis.
Je voudrais souligner que les entreprises qui sont de bonne foi, qui agissent dans l'esprit de la
législation et qui prouvent qu'elles ont fait les efforts nécessaires pour compléter les titresservices de manière correcte, ne seront pas sanctionnées.
Les résultats de cette nouvelle procédure seront évalués. S'il y a, à l'avenir, des changements au
niveau des conséquences de la reconnaissance optique, l'ONEM en informera à temps les
entreprises.
Je vous remercie de votre collaboration.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée.
Georges Carlens
Administrateur général de l'ONEM