Préparer le monitoring d`un essai clinique

Visite de pré-sélection
Visite de Mise en place
Murielle COURREGES-VIAUD, ARC
Laurence GUERY, ARC – responsable Assurance Qualité
Véronique JOUIS, Coordinatrice des ARCs Responsable Logistique
Unité de Recherche Clinique
St Louis - Lariboisière – Fernand Widal
Le 03 Février 2012
DIU Chef de projet Session
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Le monitoring
Visite de sélection
Visite de Mise en Place
Visite de Monitoring
Clôture
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Rappel dé
définition
Contrôle qualité qui garantit que la conduite de la
recherche, les enregistrements et les rapports sont
réalisés conformément :
-
au protocole
aux Procédures Opératoires Standard du promoteur
aux bonnes pratiques cliniques et
aux obligations réglementaires en vigueur
Surveillance de l’avancement de l’essai clinique
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Rappel but
Vérifier que les droits et le bien être des participants
sont protégés
Vérifier que les données reportées dans le CRF sont
complètes, exactes et vérifiables dans le dossier source
Vérifier que l’essai est fait dans le respect des bonnes
pratiques cliniques, en accord avec le protocole et ses
amendements et réponds aux exigences réglementaires
Par le biais des visites sur site, le monitoring a également
pour but d’assurer le soutien et la motivation des
équipes de recherches et de garantir une bonne
coordination.
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Quels sont les acteurs du monitoring ?
Chez le PROMOTEUR:
Chef de projet / ARC
Sur site:
INVESTIGATEUR
TEC et/ou IRC
Pharmacien
Autres intrevenants…
intrevenants…
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Rappels :
Responsabilité
Responsabilité de l’
l’Attaché
Attaché de Recherche Clinique (ARC)
ou moniteur
L’Attaché de Recherche Clinique est le principal lien entre le
promoteur et l’investigateur.
L’ARC intervient dès la phase de sélection du centre et réalise la
mise en place de l’essai
L’ARC a un rôle de contrôle qualité :
c’est de lui dont dépend la qualité des données cliniques recueillies
tout au long de l’essai.
Le contrôle de qualité
qualité devrait être appliqué
appliqué à chaque étape de
transcription des donné
données afin de s’
s’assurer qu’
qu’elles sont sû
sûres et
qu’
qu’elles ont été correctement reporté
reportées.
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Visite
Visite
Visite
Visite
de
de
de
de
sélection
Mise en place
suivi
clôture de l’essai et des centres
C’est le promoteur qui décide de la nature, de l’étendue et la
fréquence du monitoring en tenant compte des
considérations suivantes: objectif(s) de l’essai, phase, la
complexité de l’étude, du taux de recrutement et du rapport
bénéfice risque pour le patient
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La visite de sé
sélection
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Objectif :
Évaluer la faisabilité de l’essai dans le centre
qualifier le centre
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2 modes de sélections des centres
Centre dé
déjà identifié
identifié par le promoteur
(Institutionnel : liste fournie par le coordonnateur de l’é
l’étude
’étude
Industrie: liste connue des investigateurs avec lesquels le laboratoire
laboratoire à déjà travaillé
travaillé,
sollicitation via les dé
délégué
gués mé
médicaux, leader d’
d’opinion)
Centre non identifié
identifié
◦ enquête de faisabilité
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Procédures (1/4)
Évaluation de la faisabilité
faisabilité l’essai clinique
- peut être réalisée au moyen d’un questionnaire
- peut être réalisée au moyen d’une visite sur site si nécessité d’un
plateau technique
dont les réponses / résultats permettront
à l’investigateur / chercheur qualifié d’évaluer l’adéquation de
son site au protocole
au promoteur de prendre une décision éclairée sur la
faisabilité de l’essai sur le site
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Procédures (2/4)
Items de l’évaluation :
Expé
Expérience en recherche clinique
- Expérience du centre = nombre d’essais réalisés sur la
pathologie dans le centre
- Expérience de l’investigateur
Le centre participe-t-il à des essais concurrents ?
Le centre possède-t-il le potentiel de recrutement :
- population cible pour ce protocole selon les critères
d’inclusion (CI) et critères de non inclusion (CNI) ?
- en nombre suffisant
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Procédures (3/4)
Le centre possède-t-il les ressources humaines suffisantes au sein
de l’équipe de recherche ?
◦ en terme de qualifications: investigateurs, IRC, TEC, MEC(médecin
d’étude clinique)…
◦ En nombre suffisant…
Le centre a-t-il suffisamment de temps ?
nombre d’études en cours, consultations, remplissage des CRF,
visites de monitoring…
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Procédures (4/4)
Le circuit patient, correspond-il à celui du protocole ?
Le centre possède-t-il les locaux / infrastructures adaptés
Le centre possède-t-il l’équipement nécessaire au bon
déroulement de l’essai ou a t-il besoin besoin d’être équipé ?
ex : téléphone pour IVRS,
informatique / accès internet pour e-CRF,
lieu de stockage des médicaments/ DM sécurisé,
moyens réfrigérés…?
Tout cela conformément aux BPC, au protocole et pour la durée
prévue de l’essai.
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C’est estimer le potentiel patient pour une étude
qui soit le plus en rapport avec la ré
réalité
alité
Les bases de données «patient» peuvent nous y
aider
- Bases de données internes, institutionnelles,…
- Dossier médical commun informatisé (DMC)
- Programme de Médicalisation des Systèmes
d’information (PMSI)
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Visite de sélection:
Quizz de l’investigateur (évaluation des connaissances de la
réglementation)
Respecter le protocole de l’étude sans déviations
Respecter la réglementation (BPC et GSP)
Information des patients et recueil du consentement
Déclaration des EIGs au promoteur dans les délais
définis par le protocole
Permettre un accès direct aux documents sources aux
ARCs, auditeurs…
Accepter la fréquence des visites de l’ARC
Le principe des audits et des inspections
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Accord de confidentialité
CV de l’investigateur principal daté et signé
Certains CPP demandent une autorisation des Chefs de
Service / chefs d’établissement de mener une recherche
(comité interne d’établissement)
Avoir l’assurance de l’adhésion à la réglementation
Conditions de rémunération (CNOM et CDOM)
Sélection du centre pour préparer la Mise en Place
Le déroulement de l’étude dans le centre
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La visite de Mise en Place
(MEP)
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L’investigateur principal du centre et son équipe doivent
avoir toutes les informations utiles pour inclure et
suivre les patients
Tout doit être prêt pour le déroulement de l’essai dans
chaque centre (CRFs disponibles, matériel de l’étude,
traitements, …)
Logistique en adéquation (laboratoire ou centre
d’imagerie centralisé, pharmacie, transport patient…)
1ère Inclusion à T0 + 1 minute
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Elle peut se faire au cours :
- d’une visite sur site
- d’une réunion investigateurs
- d’une réunion téléphonique
(Phases IV + post AMM)
(Phases IV +post AMM)
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Est ré
réalisé
alisée obligatoirement aprè
après obtention de tous les
accords ré
réglementaires:
1- Déclaration EUDRACT
2 - Souscription du promoteur à une police d’assurance
3 - Avis favorable du CPP ou CEERB
4 - Autorisation de l’Autorité Compétente
(ANSM: Agence Nationale de Sécurité du Médicament
ex AFSSAPS)
5 - Eventuellement du CCTIRS et de la CNIL selon le type de recherche
6 – Déclaration « Clinical trial » impérativement avant inclusion du premier patient,
non réglementairement obligatoire mais demandé par la plupart des grandes revues
internationales pour la publication
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Et aussi aprè
après :
Information du directeur de l’Hôpital par courrier du
promoteur sur la conduite de la recherche
Information du Pharmacien Chef et l’ensemble des
participants au projet par courrier du promoteur sur la
conduite de la recherche (si applicable)
Envoi et Retour des conventions financières signées
◦ Avis de démarrage du promoteur
◦ Envoi des unités de traitement pour la date de MEP
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Pré
Préparation de la mise en place / documents
A partir du protocole :
-
Présentation de l’étude sous forme PWT
-
Préparation des plaquettes (tryptiques)
-
Circuit des patients (changent de service, ….)
-
Circuit médicaments, prélèvements, autres …
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Pré
Préparation de la mise en place / documents
-
Documents / logiciel prévus (ordonnance, levée d’insu,
randomisation…)
-
Mode de recueil des données : papier, e-CRF…
- Identifier les difficultés de l’essai (en terme de
réalisation, de prise de rendez vous…)
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Pré
Préparation de la mise en place / prise de RDV
-
Contacter les plateaux techniques
-
Identifier avec l’investigateur principal les
collaborateurs pour les convier à la visite de mise en
place
-
S’assurer que la faisabilité dans le centre est toujours
d’actualité (nombre de recherches menées, études
concurrentielles au sein du centre, potentiel patient…)
-
Identifier les personnes référentes de la recherche dans
les centres (interlocuteur privilégié)
- prévoir l’organisation logistique pour l’installation des
logiciels (droits administrateurs, poste d’installation,
version compatible, CD-Rom,…..)
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Le promoteur (l’ARC) envoie un courrier /mail de
confirmation de mise en place qui doit comporter :
◦ le lieu, la date et l’heure de la mise en place
◦ l’ordre du jour de la visite
◦ le nom des personnes devant être présentes
Il est extrêmement important de convier à la MEP,
les chefs de chaque service impliqués dans la
recherche (en particulier dans les études
transversales sur plusieurs spécialités)
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L’ARC doit s’assurer :
de la présence de l’investigateur principal lors de la
prise du rendez-vous de la date de la mise en place
de la présence de toute personne du centre
impliquée dans l’essai clinique :
- IRC / TEC
- pharmacien ou responsable de la matériovigilance
(si essai impliquant un médicament ou DM )
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Au cours de la MEP faire signer les documents
réglementaires :
1- Engagement de responsabilité
2 -Page de signature du protocole
3- Formulaire de Délégation des Tâches (FDT) daté et
signé
3’- Rassembler les CV de l’ensemble des collaborateurs
daté et signé
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4 – Registre de Monitoring2011/2012
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4.1.5. L’investigateur établit par écrit et tient à jour la liste fixant
les fonctions respectives des différents membresde l’équipe à
qui il les délègue dans le cadre de la recherche,selon leur
compétence.
Chaque collaborateur de l’investigateur établit un curriculum vitae
daté et signé et le tient à jour.
1.9. Collaborateur de l’investigateur :
Toute personne désignée par écrit par l’investigateur dans un lieu
de recherches pour exercer, sous sa surveillance, des fonctions
dans le cadre de la recherche ou prendre des décisions
importantes concernant cette recherche.
Cette personne peut être un médecin ou non.
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Visite de Mise en Place - Déroulement
Sont présentés :
Le protocole de la recherche
Les CI et CNI
Les objectifs de l’étude
Les critères d’évaluation
Les différentes visites prévues au protocole
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Visite de Mise en Place -Déroulement
Procédure d’obtention et de recueil du consentement
avec présentation du formulaire d’information et de
consentement à l’appui pour mode de remplissage
La procédure de randomisation et outils (test en direct)
Les traitements / DM du protocole et documents liés
(circuits, reconstitution, ordonnances de régularisation…)
Les documents spécifiques de l’étude (ex: fax d’inclusion
…)
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Visite de Mise en Place -Déroulement
La gestion des EIG (délais, formulaires de déclaration…)
La gestion des arrêts de traitement, de levée d’insu, de
de sorties d’étude
le CRF : avec formation des investigateurs sur mode de
recueil et de correction des données
Inscription des patients sur le fichier national des
personnes (si applicable)
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Visite de Mise en Place -Déroulement
Pré
Présentation du classeur investigateur :
1/ documents initiaux
Protocole, BI, note d’info
Avis et autorisation (CPP, AC = autorité compétente)
Convention financière
Circuit pharmaceutique (ordonnance…)
Procédure de levée d’aveugle
Procédure de déclaration des EIG
Courrier au directeur d’Hôpital
/ Pharmacie
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Visite de Mise en Place -Déroulement
2/documents évolutifs:
Certificat d’accréditation des laboratoires et
Normes biologiques pour tous les examens pratiqués
FDT + CV
Liste de screening
Liste d’identification des patients inclus
Registre des éligibles non inclus
Correspondance avec le promoteur
Registre de Monitoring
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Visite de Mise en Place -Déroulement
Les documents en rapports avec le circuit pharmaceutique
(ex : ordonnances – registre de comptabilité, dotations,
destruction… = tous les documents de traçabilité)
Les documents en rapport avec les autres circuits mis en
place
Les règles d’archivage des documents en fin d’étude
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Il s’agit également lors de cette visite :
d’expliquer aux investigateurs le déroulement des
visites de monitoring qui suivront
confirmer l’adhésion du centre au protocole
de sensibiliser le centre aux possibilités d’audit et
d’inspection
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Présenter le circuit
Les documents annexes (fiches de
comptabilité, levée d’aveugle…)
Faire signer un registre de monitoring
Remise d’un classeur (cf BPC)
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Après la mise en place, l’ARC :
Rédige son rapport de MEP qu’il envoie à son n +1
(chef de projet, coordinateur…)
Le rapport doit être validé par le n + 1 (1 copie est
archivée dans le classeur investigateur)
Répond aux questions posées lors de la MEP
Fait évoluer ses tableaux de suivi et les documents de
l’étude
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Cette visite est une visite essentielle qui
doit être minutieusement préparée par tous
afin de permettre :
la déclaration officielle de l’ouverture du centre
le démarrage des inclusions dans le(s) centre(s)
T0 + 1
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Et le rôle de Chef de Projet…
Projet…
Elabore
◦ Des procédures, le plan de monitoring
◦ Des documents types pour faciliter le monitoring des ARCs
Etablit
◦ Des plannings et calendrier d’avancement
◦ Des tableaux de reporting
◦ Des formulaires : rapports, check list
◦ Lit, corrige et valide les rapports
◦ Prépare des newsletter, mailing
◦ Coordonne l’activité des ARCs
◦ Participe aux visites de MEP
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