L`exécution du budget la reddition des comptes

COURS
destinés aux fonctionnaires
communaux se préparant aux
examens d'admission définitive
et de promotion du secteur
administratif
L'exécution du budget
et
la reddition des
comptes
N.B. Les alinéas marqués d'un trait vertical délimitent la matière abrégée à apprendre pour l'examen
de promotion de l'expéditionnaire.
TABLE DES MATIERES
TABLE DES MATIERES..................................................................................................................................... 1
A. L'exécution du budget
A1
LE PRINCIPE.............................................................................................................................................. 3
A2
L'EXERCICE FINANCIER ....................................................................................................................... 3
A 2.1 La durée de l'exercice ………..……………………………………………………………………………………..3
A 2.2 La distinction d'exercice………..………………………………………………………………………………..…3
A3
LA COMPTABILITE ................................................................................................................................. 5
A 3.1. Le système…………...………………………………………………………………………………………..……5
A 3.2. La gestion financière et comptable des communes……………………………………………………………5
A 3.2.1 LA DUALITE .......................................................................................................................................... 5
A 3.2.2 LA GESTION DU COLLEGE DES BOURGMESTRE ET ECHEVINS.................................................................. 6
A 3.2.3 LA GESTION DU RECEVEUR ................................................................................................................... 6
A 3.2.4 LA COMPTABILITE DU COLLEGE DES BOURGMESTRE ET ECHEVINS ........................................................ 7
A 3.2.5 LA COMPTABILITE DU RECEVEUR .......................................................................................................... 8
A 3.2.5.1 Le journal des recettes et des dépenses........................................................................................ 9
A 3.2.5.2 Les comptes des débiteurs (sommier)......................................................................................... 10
A 3.2.5.3 Le journal auxiliaire .................................................................................................................. 11
A 3.2.5.4 Le livre de caisse........................................................................................................................ 11
A 3.2.5.5 Le carnet des avis de recettes..................................................................................................... 12
A 3.2.6 LA CONSERVATION DES DOCUMENTS DE COMPTABILITE ..................................................................... 12
A 3.2.7 L'INFORMATIQUE AU SERVICE DE LA COMPTABILITE COMMUNALE ...................................................... 12
A 3.3. La gestion des recettes………………………………………………………………………………………..…13
A 3.3.1 LES DEUX CATEGORIES PRINCIPALES DES RECETTES ........................................................................... 13
A 3.3.2 LA CREATION DES RECETTES............................................................................................................... 13
A 3.3.3 LES DEVOIRS ET RESPONSABILITES DU COLLEGE DES BOURGMESTRE ET ECHEVINS............................. 14
A 3.3.3.1 L'exécution des décisions du conseil communal. ....................................................................... 14
A 3.3.3.2 L'établissement des pièces justificatives des recettes ................................................................. 15
A 3.3.3.3 L'approbation des pièces justificatives des recettes................................................................... 16
A 3.3.3.4 Le titre rectificatif ...................................................................................................................... 17
A 3.3.4 LES DEVOIRS ET RESPONSABILITES DU RECEVEUR .............................................................................. 17
A 3.4. La gestion des dépenses……………………………………………………………………………….18
A 3.4.1 L'ORDONNANCEMENT ......................................................................................................................... 18
A 3.4.2 LE MANDATEMENT ............................................................................................................................. 19
A 3.4.3 LE PAIEMENT ...................................................................................................................................... 20
A 3.4.4 LE QUITTANCEMENT ........................................................................................................................... 22
A 3.4.4.1 Paiement à des mineurs ............................................................................................................. 23
A 3.4.4.2 Paiements à des faillis................................................................................................................ 23
A 3.4.4.3 Paiements aux héritiers de créanciers ordinaires...................................................................... 23
A 3.5. Le contrôle de la comptabilité et de la caisse………………………………………………………………....24
A 3.5.1
A 3.5.2
A 3.5.3
A 3.5.4
LA MISSION DU RECEVEUR .................................................................................................................. 24
LA MISSION DU COLLEGE DES BOURGESTRE ET ECHEVINS ................................................................... 25
LA MISSION DU COMMISSAIRE DE DISTRICT ......................................................................................... 27
LA MISSION DU SERVICE DE CONTROLE DE LA COMPTABILITE DES COMMUNES ................................... 28
A 3.6. La comptabilité des établissements publics………………………………………………………………...…29
A 3.6.1
A 3.6.2
A 3.6.3
LA DEFINITION ................................................................................................................................... 29
LES REGLES GENERALES .................................................................................................................... 29
LA COMPTABILITE COMMERCIALE....................................................................................................... 30
Page
1
B. La reddition des comptes
B1
LES COMPTES COMMUNAUX ........................................................................................................... 32
B 1.1. Le compte d'exercice………………………………………………………………………………………………32
B 1.1.1
B 1.1.2
B 1.1.3
B 1.1.4
B 1.1.5
B 1.1.6
B 1.1.7
B 1.1.8
B 1.1.9
B 1.1.10
B 1.1.11
B 1.1.12
B 1.1.13
B 1.1.14
B 1.1.15
B 1.1.16
B 1.1.17
B 1.1.18
B 1.1.19
B 1.1.20
B 1.1.21
LA DEFINITION.................................................................................................................................... 32
LA COMPOSITION DU COMPTE D'EXERCICE ......................................................................................... 32
L'OBJET DU COMPTE ADMINISTRATIF .................................................................................................. 32
LA RESPONSABILITE DU COLLEGE DES BOURGMESTRE ET ECHEVINS .................................................. 33
L'OBJET DU COMPTE DE GESTION........................................................................................................ 33
LA RESPONSABILITE DU RECEVEUR .................................................................................................... 33
LA STRUCTURE DES COMPTES ............................................................................................................ 34
L'INSCRIPTION DES RECETTES AUX COMPTES...................................................................................... 34
L'INSCRIPTION DES DEPENSES AUX COMPTES...................................................................................... 36
LA CONCORDANCE DES COMPTES ...................................................................................................... 36
L'ETABLISSEMENT DES COMPTES ....................................................................................................... 36
LA JUSTIFICATION DES RECETTES ET DES DEPENSES ........................................................................... 38
LES DOCUMENTS SPECIFIQUES A JOINDRE A L'APPUI DU COMPTE DE GESTION .................................... 38
LES DOCUMENTS SPECIFIQUES A JOINDRE AU COMPTE ADMINISTRATIF .............................................. 39
LA VERIFICATION DES COMPTES PAR LE SERVICE DE CONTROLE ........................................................ 39
L'ARRETE PROVISOIRE DES COMPTES PAR LE CONSEIL COMMUNAL. .................................................. 40
L'ARRETE DEFINITIF DES COMPTES ..................................................................................................... 40
LA VOIE DE RECOURS CONTRE L'ARRETE DEFINITIF ............................................................................ 41
LA REVISION DE L'ARRETE DEFINITIF .................................................................................................. 41
LES FORMALITES APRES L'APPROBATION DES COMPTES. .................................................................... 41
LA REGULARISATION DES DEPENSES CRITIQUEES. .............................................................................. 42
B 1.2. Le compte de fin de gestion………………………………………………………………………………………42
B 1.2.1
B 1.2.2
B 1.2.3
B 1.2.4
B 1.2.5
B 1.2.6
LA MUTATION DE RECEVEURS ............................................................................................................ 42
LA DIVISION DE L'EXERCICE ET LES COMPTES A RENDRE. ................................................................... 43
L'ENCHAINEMENT DE DIVERS COMPTES PARTIELS. ............................................................................. 44
L'INSCRIPTION DES RECETTES ............................................................................................................. 44
L'ETABLISSEMENT DES COMPTES........................................................................................................ 45
L'ARRETE DEFINITIF DU COMPTE DE FIN DE GESTION. ......................................................................... 46
B 2 LES COMPTES DES SYNDICATS DE COMMUNES ET DES ETABLISSEMENTS PUBLICS
PLACES SOUS LA SURVEILLANCE DES COMMUNES ........................................................................... 47
Page
2
A. L'EXECUTION DU BUDGET
A1
LE PRINCIPE
Le collège des bourgmestre et échevins est l'organe chargé de
l'exécution des résolutions du conseil communal (art. 57,2° de la loi
communale), de l'ordonnancement des dépenses (art. 130) et de
l'établissement des titres de recettes (art. 135). Il lui appartient de réaliser
le programme politique inhérent au budget adopté par le conseil
communal.
Pour accomplir sa mission, le collège dispose des services du personnel
administratif, surtout du secrétariat et pour les grandes communes, du
service financier. Sur la base de la comptabilité du secrétariat il est à
même de suivre régulièrement l'évolution de l'exécution du budget.
Quant au receveur, il est le fonctionnaire chargé du maniement des
fonds, dont il assume la responsabilité envers le collège. Il est tributaire
des décisions du collège tant pour percevoir les recettes que pour
acquitter les dépenses.
A2
L'EXERCICE FINANCIER
A 2.1
La durée de l'exercice
La comptabilité communale est tenue par exercice. L'exercice financier
commence le premier janvier et finit le trente et un décembre de la
même année. Toutefois, les opérations relatives au recouvrement des
recettes se rapportant à un exercice et au paiement des dépenses
engagées jusqu'au trente et un décembre peuvent se prolonger jusqu'au
trente avril de l'année suivante. A cette date l'exercice est
définitivement clos.
A 2.2
La distinction d'exercice
Chaque exercice exige une comptabilité distincte.
Seules les recettes et les dépenses se rapportant à un exercice déterminé
peuvent figurer dans la comptabilité de cet exercice.
e
Article 116, 3 alinéa: Appartiennent seules à un exercice, les dépenses
engagées et les droits constatés de la commune pendant l'année qui
donne sa dénomination à l'exercice.
Page
3
Par droits constatés au profit de la commune, il faut entendre le montant
des sommes réellement dues à la commune par des débiteurs connus
nommément, et non le montant des prévisions budgétaires, ni celui des
recettes effectives.
Qu'une recette fasse l'objet d'un crédit budgétaire n'implique pas que la
commune ait le droit de prétendre à cette recette ou de la percevoir. En
effet les crédits portés au budget ne sont que des prévisions de recettes à
espérer.
Les droits constatés au profit de la commune ne commencent à exister
qu'à la suite de décisions du conseil communal ou du collège des
bourgmestre et échevins, ou encore d'opérations ou de faits de l'autorité
locale: adoption d'un règlement sur une taxe et établissement des rôles,
conclusion de contrats, prestations de services, etc.
Sont à rattacher:
• les taxes et impositions directes et indirectes, à l'exercice déterminé
selon les stipulations des règlements afférents;
• les remboursements pour fournitures et services prestés, à l'exercice
durant lequel les prestations ont été effectuées;
• les subsides et remboursements de l'Etat, à l'exercice auquel se
rapporte la charge afférente;
• les ventes, locations et autres recettes découlant de contrats, à l'année
fixée dans ces contrats.
Les dépenses engagées constituent des obligations bien définies de la
commune à l'égard de créanciers connus nommément.
La date d'engagement (et non la date de la facture, ni la date du
paiement) détermine l'exercice d'imputation.
Cet exercice est déterminé de la façon suivante:
• pour les travaux et fournitures ayant fait l'objet de contrats, marchés ou
adjudications, par la date de la décision du collège des bourgmestre et
échevins,
• pour les travaux et fournitures ayant fait l'objet de bons de commande,
par la date d'émission de ces bons,
• pour les dépenses pour consommation d'eau, d'électricité ou de gaz,
par l'époque à laquelle les fournitures ont été effectuées,
• pour les traitements, salaires, indemnités ou autres rémunérations du
personnel communal, par l'année du service qui donne lieu à leur
allocation,
Page
4
• pour les frais de voyage, par l'année pendant laquelle les déplacements
ont eu lieu,
• pour la restitution des recettes indûment perçues, par la date de la
décision qui l’autorise,
• pour les intérêts de capitaux d'emprunts et de comptes-courants, par
l'année pendant laquelle ils ont couru,
• pour les abonnements aux revues, périodiques et publications, par la
date de la souscription,
• pour les primes d'assurances, les loyers, les fermages, les annuités
des emprunts, par l'époque de leur échéance.
A3
LA COMPTABILITE
A 3.1
LE SYSTEME
La comptabilité des communes est tenue selon les règles de la
comptabilité publique.
Le système de la comptabilité publique est celui qui est pratiqué par l'Etat
et qui consiste à n'enregistrer que les recettes et les dépenses effectives.
Le système de la comptabilité communale est tout simple. Son but
consiste à permettre le contrôle de l'exécution du budget tout en
faisant apparaître un résultat de caisse dans un compte d'exercice.
Ce système a cependant le défaut de ne pas refléter la situation
financière complète de la commune. Il ne fournit aucune indication sur le
patrimoine de la commune ni sur sa situation d'endettement.
A 3.2
A 3.2.1
LA GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE
DES COMMUNES
La dualité
Art. 143. Il est tenu par exercice financier une comptabilité du collège des
bourgmestre et échevins et une comptabilité du receveur selon les
modalités à déterminer par règlement grand-ducal.
L'administration financière des communes se caractérise par sa dualité et
divise sa gestion en deux branches:
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5
la gestion du collège des bourgmestre et échevins
la gestion du receveur.
Les deux gestions ont des comptabilités séparées, organisées suivant
l'objet spécial et la responsabilité propre de chacune d'elles.
A 3.2.2
La gestion du collège des bourgmestre et échevins
Le collège des bourgmestre et échevins administre les finances de la
commune, sous le contrôle du conseil communal et de l'autorité
supérieure.
Il exécute le budget selon les principes d'économie et de bonne gestion
financière.
En ce qui concerne la gestion des recettes, le collège, qui établit les
titres de recettes, doit mettre le receveur en mesure de recouvrer les
revenus communaux et veiller à ce que les recouvrements soient
effectués.
Quant aux dépenses, il est appelé à disposer des revenus communaux,
dans la limite des crédits budgétaires, et dans les formes et conditions
déterminées par la loi.
Etant chargé, en dehors de l'ordonnancement et du mandatement des
dépenses, de la surveillance de la comptabilité, il détermine, en tenant
compte de l'importance des paiements à faire, le maximum en numéraire
que le receveur peut garder en caisse.
A 3.2.3
La gestion du receveur
Art. 138. Le receveur est chargé seul, sous sa responsabilité d'encaisser
les recettes et d'acquitter les dépenses de la commune. Il est responsable
de la gestion et de la bonne garde des fonds.
La mission du receveur comporte trois facettes:
1. Il est chargé de percevoir toutes les recettes qu'il a été mis en état de
recouvrer. Contre les débiteurs en retard de payer il fait les poursuites
nécessaires;
2. Il doit payer les dépenses régulièrement ordonnancées par le collège
sous réserve d'observer la limitation des crédits budgétaires;
3. Le receveur est responsable de la gestion, du placement et de la bonne
garde des fonds. Il ne conserve en caisse que les fonds nécessaires
et jusqu'à concurrence du maximum à garder en caisse déterminé par
le collège.
Page
6
A 3.2.4
La comptabilité du collège des bourgmestre et échevins
Le collège des bourgmestre et échevins tient une comptabilité
budgétaire. Elle enregistre les dépenses ordonnancées et les droits
constatés sur la base des titres de recettes émis.
A cette fin, un fichier des dépenses et des recettes est tenu par
exercice budgétaire. Il comprend des fiches distinctes pour chaque article
budgétaire.
Le fichier a pour but
• d'informer l'administration communale sur l'état de ses finances et sur
la marche du service,
• de servir d'instrument de contrôle de la gestion du receveur.
Il est tenu par les soins du secrétaire communal ou du service financier.
Sa concordance avec la comptabilité du receveur est à vérifier
périodiquement.
Les mandats de paiement sont enregistrés jour par jour dans l'ordre
chronologique de leur émission.
Le fichier des dépenses indique:
l'objet de la dépense
les montants des crédits alloués
la date des mandats
le nom des bénéficiaires
le montant de chaque mandat
les totaux cumulés
le disponible sur les crédits alloués
les observations éventuelles
Le collège des bourgmestre et échevins est avisé incontinent par le
receveur des paiements effectués sans mandat afin que les fiches des
dépenses du collège puissent être mises en concordance avec les fiches
ou chemises-bordereaux du receveur.
Les mandats du service ordinaire pour salaires, outils, entretien du
matériel roulant et autres dépenses communes à différentes fonctions
budgétaires peuvent être enregistrées en cours d'exercice sur des articles
provisoires.
A la clôture de l'exercice, le collège en fait la ventilation sur les articles
définitifs au moyen d'une ordonnance d'écriture. Cette ordonnance est
remise au receveur dans la première moitié du mois de mai qui suit la
clôture de l'exercice.
Les fiches de recettes renseignent les titres de recettes dans l'ordre
chronologique de leur émission.
Page
7
Elles indiquent:
l'objet de la recette
le montant de la prévision budgétaire
la date du titre ou la date du virement s'il s'agit d'une allocation de l'Etat
le nom des redevables ou le premier nom porté sur les rôles ou titres
collectifs des recettes
le montant des droits constatés
le montant cumulé
la date de la remise des titres, rôles, baux ou autres pièces
justificatives au receveur
la signature du receveur accusant réception des pièces justificatives
Le fichier est clôturé le 30 avril de l'année suivant celle qui donne sa
dénomination à l'exercice. Le compte administratif est établi sur la base
des fichiers du collège.
A 3.2.5
La comptabilité du receveur
Le receveur tient une comptabilité budgétaire et une comptabilité de
trésorerie.
La comptabilité budgétaire enregistre, pour les dépenses, les paiements
effectués par le receveur, et pour les recettes, les droits constatés suivant
les titres de recettes remis par le collège au receveur.
A cette fin, il tient un fichier qui comprend, par exercice, des fiches
distinctes pour chaque article budgétaire tant pour les dépenses que pour
les recettes.
Il inscrit sur les fiches de dépenses les mandats dans l'ordre de la date de
leur paiement. Il porte sur les fiches de recettes les titres de recettes dans
l'ordre chronologique de leur réception. Le but de ce fichier (qui peut
également être tenu sous forme de chemises-bordereaux) est de créer de
l'ordre dans la comptabilité et d'éviter les dépassements de crédits
budgétaires.
Le receveur classe les titres et mandats dans l'ordre de leur inscription.
Ces pièces sont produites à l'appui de son compte de gestion.
La comptabilité de trésorerie enregistre dans un journal les dépenses et
les recettes effectuées soit au comptant, soit par compte bancaire ou
postal.
La comptabilité de trésorerie exige du receveur la tenue des documents
comptables suivants:
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8
•
•
•
•
•
le journal des recettes et des dépenses
les comptes des débiteurs (sommier)
le journal auxiliaire
le livre de caisse
le carnet des avis de recettes.
Indépendamment de ces documents de comptabilité, dont la tenue est
obligatoire, le receveur peut faire usage, pour sa propre gouverne, de
journaux auxiliaires qu'il juge utiles et nécessaires.
Au cas ou le même titulaire cumule plusieurs emplois de receveur,
chacune des différentes gestions fait l'objet d'une comptabilité séparée.
A 3.2.5.1
Le journal des recettes et des dépenses
Le receveur y inscrit , jour par jour, toutes les recettes et toutes les
dépenses faites pour le compte de la commune.
Les écritures au journal sont passées d'une façon indélébile, par ordre de
date d'inscription, sans blancs ni interlignes, ni ratures, ni transports en
marge. Toutes les colonnes du journal doivent être soigneusement
remplies. Outre des colonnes servant à la date, aux noms des parties
prenantes ou payantes ainsi que des modes de recouvrement et de
paiement, une colonne est prévue pour l'inscription des dépenses et une
autre porte le chiffre global des recettes. D'autres colonnes, placées à
côté de la colonne des recettes, sont destinées à la ventilation par
espèces de recettes. Les deux premières colonnes de ventilation sont
destinées l'une, pour l'inscription des restes à recouvrer de l'exercice
précédent, l'autre pour l'inscription des subsides et allocations de l'Etat
rentrés après la clôture définitive de l'exercice précédent. La dernière
colonne sert à spécifier les sommes inscrites dans les colonnes des
restes à recouvrer, des impositions, des subsides et allocations de l'Etat
et des recettes diverses.
Les recettes et dépenses sont additionnées au bas de chaque page et le
total en est reporté à la page suivante. Elles sont également totalisées à
la fin de chaque quinzaine, en vue de la formation des extraits
bimensuels.
Le total de la colonne portant le chiffre global des recettes doit
correspondre avec celui des colonnes de ventilation des recettes.
Selon les règles sur la durée de l'exercice financier, le receveur tient
simultanément deux journaux se rapportant à deux exercices pendant la
er
période du 1 janvier au trente avril.
Chaque opération est inscrite au journal de l'exercice auquel elle
appartient. Des inscriptions erronées produisent des confusions et
occasionnent des recherches souvent compliquées, surtout au moment
de la reddition du compte de gestion.
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9
L'encaisse, qui comprend le numéraire et les avoirs aux comptes
financiers, doit concorder à tout moment avec les soldes du journal et des
journaux auxiliaires. Les vérifications trimestrielles du collège des
bourgmestre et échevins prévues à l'article 146 de la loi communale pour
contrôler la comptabilité du receveur se font sur la base du journal.
Lorsque, à la clôture définitive d'un exercice, toutes les recettes s'y
rapportant sont intégralement rentrées, le total des différentes colonnes
de recettes du journal doit concorder avec celui des titres de recettes du
compte.
Toutes les recettes doivent figurer, pour leur montant intégral, au compte
de l'exercice auquel elles appartiennent. Il s'ensuit que, pour maintenir la
concordance du journal avec le compte, les sommes non rentrées à la
clôture définitive de l'exercice sont provisoirement inscrites en dépense au
compte du même exercice pour figurer de nouveau en recette au compte
de l'exercice suivant. Comme ces reports d'un exercice à l'autre peuvent
facilement donner lieu à des situations embrouillées, il est indispensable
que des dispositions soient prises afin que les opérations de
recouvrement des recettes soient, dans la mesure du possible, terminées
avant la clôture définitive de l'exercice.
Le journal est clôturé définitivement le 30 avril de l'année suivant celle qui
donne sa dénomination à l'exercice. La formule de clôture est la suivante:
"Le journal est définitivement clôturé et arrêté
en recette à la somme de € __________
en dépense à celle de € __________
partant à un excédent de € __________
somme qui est reportée au journal de l'exercice suivant.
_______________ , le 30 avril 20__
Le receveur communal,
(signature)."
Pour les dépenses non moins que pour les recettes, les règles sur la
clôture définitive de l'exercice sont de stricte application. Ainsi, tous les
mandats payés après la clôture sont portés au journal et au compte de
l'exercice nouveau. Si, après la clôture et avant l'établissement définitif du
compte de gestion, des rectifications s'imposent du fait de transferts de ou
à l'exercice nouveau, ou du fait d'erreurs dans les écritures qui changent
le résultat du journal, des écritures de rectification peuvent encore être
faites après la formule de clôture du journal. Il va de soi que ces
rectifications in extremis sont de nature à modifier le boni ou le mali
reporté au journal de l'exercice nouveau.
A 3.2.5.2
Les comptes des débiteurs (sommier)
Les comptes des débiteurs individuels de la commune indiquent les nom,
prénom et adresse du débiteur, la catégorie des recettes, les droits
constatés, les paiements et les restes à recouvrer.
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10
Au fur et à mesure que le receveur fait des recettes, il les inscrit au journal
et aux comptes des débiteurs.
Le total de l'état des restes (recettes restant) à recouvrer doit
concorder à la clôture définitive de l'exercice avec le total des restes à
recouvrer des comptes des débiteurs.
Dès que le receveur est remis en possession de l'état des restes à
recouvrer sur lequel le conseil communal a statué, il marque sur les
comptes individuels les décharges accordées. Toutes les recettes à
poursuivre sont reportées aux comptes des débiteurs de l'exercice
suivant.
Au cas où des rôles ou titres collectifs sont agencés de la même manière
que les comptes des débiteurs, ils remplacent valablement les comptes
des débiteurs.
A 3.2.5.3
Le journal auxiliaire
Le journal auxiliaire renseigne les recettes et les dépenses qui ne font que
transiter par la caisse communale et qui sont destinées à des tiers
(impôts, cotisations sociales, erreurs de virement, etc).
Les traitements, salaires et indemnités étant comptabilisés pour leurs
montants bruts au journal des recettes et des dépenses du receveur, les
retenues effectuées à titre d'impôts et de cotisations sociales sont
comptabilisées en recette au journal auxiliaire, les virements périodiques
aux caisses ayants droit sont comptabilisés par des écritures en déduction
des colonnes afférentes. Toutes les recettes faites par le receveur pour
compte de tiers, ou dont la nature ne lui est pas connue au moment de
leur perception, sont portées également en recette au journal auxiliaire.
Elles sont déduites des colonnes respectives lors de leur versement aux
ayants droit ou lors de leur transcription au journal des recettes et des
dépenses.
Un solde éventuel est reporté au journal auxiliaire de l'exercice suivant.
A 3.2.5.4
Le livre de caisse
Le livre de caisse est tenu séparément pour les périodes du 1er janvier au
er
30 avril et du 1 mai au 31 décembre. Il est dès lors clôturé tant le 31
décembre d'une année que le 30 avril de l'année suivante.
Le receveur y inscrit toutes les opérations qu'il fait au comptant.
Les écritures sont totalisées lors des vérifications bimensuelles à faire par
le receveur et lors des vérifications du collège et continuées après calcul
et inscription du solde créditeur en résultant.
Page
11
A 3.2.5.5
Le carnet des avis de recettes
Le carnet des avis de recettes du receveur a pour objet de fixer les
responsabilités propres tant du receveur que du collège des bourgmestre
et échevins par rapport à la formation régulière des titres de recettes.
Il est tenu par le receveur afin d'informer le collège des recettes perçues
par le receveur sans l'intervention du secrétariat communal.
Il incombe au receveur d'établir un avis de recette en double exemplaire
chaque fois qu'il perçoit une recette n'ayant pas fait l'objet d'un titre ou
d'un rôle approuvés ou n'ayant pas été portée à la connaissance du
secrétariat communal.
Il remet l'original de l'avis au secrétaire communal et classe le double
provisoirement à la fiche ou à la chemise de recette de l'article auquel la
recette se rapporte.
L'avis de recette indique le numéro du journal, la date de la perception de
la recette, la somme reçue, la partie versante, le libellé de la recette, la
date d'émission de l'avis et , si possible, l'exercice et l'article du budget.
Le secrétaire communal enregistre la recette au fichier des recettes du
collège et établit un titre qu'il soumet à la signature du collège des
bourgmestre et échevins tout en y fixant l'avis lui remis par le receveur.
A 3.2.6
La conservation des documents de comptabilité
Art. 168. Les budgets, comptes et autres documents comptables sont
conservés par l'administration communale pendant dix ans au moins.
Celui qui détruit ou supprime des documents de comptabilité est passible
des peines édictées par l' article 241 du code pénal:
Art. 241. Seront punis de la réclusion de cinq à dix ans tous
fonctionnaires ou officiers publics, et toutes personnes chargées d'un
service public, qui auront méchamment ou frauduleusement détruit ou
supprimé des actes ou titres dont ils étaient dépositaires en cette qualité,
ou qui leur avaient été communiqués à raison de leur charge.
A 3.2.7
L'informatique au service de la comptabilité communale
Les communes qui comptabilisent leurs recettes et leurs dépenses sur
ordinateur sont tenues de faire agencer leurs documents et leurs supports
de comptabilité de manière à ce qu'ils respectent les instructions sur la
comptabilité du collège et du receveur.
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12
La sauvegarde des données comptables doit être garantie. La vérification
de la comptabilité par le collège et par l'autorité supérieure ne doit pas
être entravée.
Les abréviations des libellés ne sont admises que si le sens du libellé
reste compréhensible.
Lors de l'inscription des dépenses et des recettes chaque ligne doit
recevoir une inscription et une seule.
Chaque inscription au journal doit être dotée d'un numéro courant.
Des inscriptions erronées sont à redresser par une inscription en sens
inverse. Elles ne peuvent pas être éliminées sans laisser de traces des
écritures faites.
Il est indispensable que les services informatisés observent une stricte
distinction des accès fichiers pour garantir le principe de la séparation
du collège des bourgmestre et échevins et de celle du receveur.
A 3.3
A 3.3.1
LA GESTION DES RECETTES
Les deux catégories principales des recettes
Les communes perçoivent deux catégories de recettes:
1. Les recettes qu'elles doivent recouvrer
2. les recettes qui leur sont attribuées.
Les recettes qu'elles doivent recouvrer sont les impôts et taxes, les
remboursements de frais et les recettes qui découlent de contrats (ventes,
loyers, intérêts de capitaux, prêts, etc.)
Celles qui leur sont attribuées constituent les participations légales de
l'Etat et les subsides et allocations versés par l'Etat, les intérêts créditeurs,
les dividendes, etc.
Alors que la fixation et la perception des revenus de la seconde catégorie
échappent au pouvoir communal, les recettes de la première catégorie
sont de la compétence autonome des administrations communales.
A 3.3.2
La création des recettes
L'initiative de créer des recettes appartient au conseil communal. Elle
résulte des articles 99, 101, 102 et 107 de la Constitution qui disposent
Page
13
• que les communes ont le droit d'établir, de changer ou de supprimer
des impôts
• que ce droit se concrétise par une décision du conseil communal
soumise à l'approbation de l'autorité supérieure
• qu'en créant des impôts, les communes doivent respecter le principe de
l'égalité du citoyen devant l'impôt.
La procédure d'établissement des impôts et taxes communaux est réglée
par la loi.
Art. 105. Sont soumises à l'approbation du Grand-Duc les délibérations
des conseils communaux relatives à l'établissement, au changement et à
la suppression des impositions communales et les règlements y relatifs.
Art. 106. Sans préjudice d'autres dispositions légales spéciales sont
soumises à l'approbation du Ministre de l'Intérieur les délibérations des
conseils communaux portant sur les objets suivants:
7° les règlements ou tarifs relatifs à la fourniture d'eau, de gaz et
d'électricité, au prix de location des places dans les halles, foires,
marchés et abattoirs, aux droits de pesage et à tous les autres tarifs dus
pour rémunération de services prêtés par la commune.
La commune dispose donc d'une certaine autonomie en matière d'impôts.
Néanmoins l'autorité de tutelle conserve un double droit de regard en
contrôlant la légalité et l'opportunité de l'impôt.
Le conseil communal décide de l'introduction d'une recette, sous
l'approbation de l'autorité supérieure, et il inscrit la recette annuellement
au budget.
A 3.3.3 Les devoirs et responsabilités du collège des bourgmestre
et échevins
A 3.3.3.1
L'exécution des décisions du conseil communal.
Le collège des bourgmestre et échevins administre les finances de la
commune, sous le contrôle du conseil communal et de l'autorité
supérieure. S'il incombe au receveur de pourvoir au recouvrement des
recettes, le collège, en établissant les pièces justificatives des
recettes doit mettre le receveur en mesure de recouvrer les revenus
communaux aussitôt que possible.
Le collège doit sauvegarder les droits de la commune en faisant insérer
des clauses afférentes dans les cahiers des charges concernant les
ventes et les locations de biens communaux et en veillant à l'application
Page
14
stricte et impartiale de ces clauses. Dans la pratique, spécialement aux
adjudications des coupes de bois, il s'assure, de concert avec le receveur,
que les acquéreurs fournissent bonne et solvable caution.
Le collège doit veiller à ce que les rôles et les titres de recettes soient
établis à temps. La confection des rôles du dernier trimestre ou semestre
doit être particulièrement hâtée afin qu'un entassement exagéré d'arriérés
soit évité à la clôture définitive de l'exercice.
A 3.3.3.2
L'établissement des pièces justificatives des recettes
L'exécution des décisions du conseil communal en matière de recettes
revient au collège des bourgmestre et échevins en vertu des articles 135
à 137 de la loi communale.
Art. 135. Le collège des bourgmestre et échevins établit les rôles et les
titres de recettes et surveille la rentrée des fonds.
Le bourgmestre ou celui qui le remplace et un échevin signent les titres et
rôles qui sont contresignés par le secrétaire.
Tout comme pour l'ordonnancement des dépenses, l'établissement des
rôles et autres titres de recettes exige une décision formelle du collège
des bourgmestre et échevins disant qu'en exécution de la décision du
conseil communal il y a lieu de recouvrer les recettes dont s'agit sur les
débiteurs désignés nommément.
La mesure d'exécution y relative (comparable au mandatement des
dépenses) est constituée par la signature des rôles et titres par le
bourgmestre ou celui qui le remplace et un échevin et la contresignature
par le secrétaire.
Il en résulte que toutes les recettes doivent être appuyées d'une pièce
justificative appelée titre de recette.
Le terme titre de recette désigne soit
• un rôle d'impôt ou de taxe
• un contrat (vente, bail, etc.)
• une déclaration de recette
Le rôle est un relevé qui énonce nominativement les contribuables et les
sommes dues par chacun d'eux.
Pour les recettes que le receveur doit recouvrer, les titres de recettes
doivent être établis avant le recouvrement et constituent en fait des ordres
données au receveur par le collège d'en effectuer la recette. Pour les
recettes qui sont attribuées aux communes, le titre de recettes constitue
une simple pièce justificative qui est établie ex post. Dans ces cas c'est le
receveur qui informe le collège de la rentrée des fonds et qui le met ainsi
en mesure de compléter sa comptabilité.
Page
15
Les prestations, fournitures ou travaux effectués par les établissements et
services communaux pour compte de particuliers ou d'autres services
communaux donnent lieu à l'émission de factures à joindre aux
déclarations de recettes.
L'établissement des titres de recettes est une formalité qui incombe au
collège des bourgmestre et échevins (secrétariat) d'après les données
fournies par les services de l'administration. Il est interdit au receveur et
aux services de la recette communale de se charger de l'établissement
des titres de recette.
Les titres de recettes indiquent l'objet précis de la créance, l'exercice et
l'article du budget auxquels ils se rapportent, les noms du ou des
débiteurs et le montant à recouvrer. Ils contiennent, d'autre part, des
indications permettant de juger de la réalité de la créance: calcul justifiant
le montant total; référence à une décision du conseil communal
(règlement-taxe).
Les rôles des taxes perçues périodiquement sont établies par trimestre
ou, au moins, par semestre.
Art. 137. Si le collège des bourgmestre et échevins refuse ou omet
d'établir un titre pour une recette due, le ministre de l'Intérieur peut
ordonner que la recette soit immédiatement recouvrée.
Cette décision tient lieu de titre de recette imposant au receveur
l'obligation de faire rentrer les montants en question.
A 3.3.3.3
L'approbation des pièces justificatives des recettes
Les titres de recettes n'ont pas besoin d'être soumis au conseil communal
ni à l'autorité de tutelle sauf les exceptions ci-après:
1) Tous les actes de ventes et tous les contrats de bail et de fermage
doivent être soumis à l'approbation du conseil communal. Il en est de
même des déclarations de recettes concernant les recettes
recouvrées par la commune en l'absence d'un règlement-taxe, tarif
ou d'une autre décision du conseil communal
2) Doivent être soumis à l'approbation du conseil communal et du Ministre
de l'Intérieur les actes relatifs aux
• aliénations et échanges de biens ou de droits immobiliers de la
commune et aux emprunts si la valeur en dépasse 50.000.- euros
• baux immobiliers dont la durée dépasse trois ans et dont le loyer
annuel dépasse la somme de 10.000.- euros
• ventes et échanges qui ont pour objet des créances, obligations,
capitaux et actions appartenant à la commune ou aux établissements
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16
publics placés sous sa surveillance, le tout si la valeur en dépasse
250.000.- euros;
• dispositions entre vifs ou par testament au profit des communes.
3) Les rôles des impositions communales directes sont rendus
exécutoires par le Commissaire de district et, pour la Ville de
Luxembourg, par le Ministre de l'Intérieur. Le visa de ces autorités
donne aux rôles force d'exécution. Il constitue un acte juridique qui
permet de poursuivre le recouvrement de ces impositions. Si le rôle est
établi correctement, le Commissaire de district ou le Ministre de
l'Intérieur, pour la Ville de Luxembourg, sont tenus de le rendre
exécutoire. Cette formalité est à accomplir avant la clôture définitive de
l'exercice auquel l'impôt se rapporte.
Les titres de recettes relatifs à des recettes attribuées ne requièrent
aucune approbation.
A 3.3.3.4
Le titre rectificatif
Art. 136. Le collège des bourgmestre et échevins émet les titres
rectificatifs pour redresser les doubles emplois, les taxations erronées
et les erreurs matérielles et pour accorder les escomptes et
dégrèvements usuels.
L'article 136 de la loi communale permet au collège d'établir des titres
rectificatifs pour redresser les doubles emplois, les taxations erronées et
les erreurs matérielles. L'escompte en matière de vente de bois ne doit
plus figurer à l'état des restants pour décharge mais est à régulariser par
un titre rectificatif. Les titres rectificatifs sont soumis aux mêmes modalités
d'approbation que le titre qu'ils rectifient.
A 3.3.4
Les devoirs et responsabilités du receveur
Selon l'article 94 de la loi communale "le receveur communal est chargé,
seul et sous sa responsabilité, d'effectuer les recettes de la commune..."
Il doit s'assurer de la formation régulière des titres de recettes et les
réclamer au besoin à l'administration communale. Il doit faire les
démarches et poursuites nécessaires pour assurer la perception rapide
des revenus communaux.
Plus le receveur tarde à faire rentrer une recette, plus il risque de se
trouver finalement en présence d'une non-valeur qui sera à sa charge. La
rentrée tardive des recettes oblige la commune de recourir au crédit pour
faire face aux dépenses courantes. Si les restes à recouvrer se
reproduisent ou se multiplient au cours des exercices, ils embrouillent
nécessairement la comptabilité du receveur.
Page
17
Art. 141. Le receveur peut être forcé en recettes par le ministre de
l'Intérieur pour les montants qui n'ont pas été recouvrés deux années
après la clôture définitive de l'exercice auquel ils se rapportent.
Art. 142. Le receveur est forcé d'office en recettes pour les montants
devenus irrécouvrables par sa négligence ou par sa faute.
Il est tenu de verser à la caisse communale les montants pour lesquels il a
été forcé en recettes.
Il est subrogé dans ce cas aux droits et actions de la commune contre les
débiteurs en retard de payer.
e
Art. 138. 2 alinéa. Le recouvrement de recettes déterminées peut être
confié, le cas échéant, par le collège des bourgmestre et échevins, à un
ou plusieurs agents spéciaux. Ceux-ci gèrent les fonds perçus, sous leur
propre responsabilité et sous la surveillance du receveur.
Ils versent périodiquement les sommes encaissées au receveur contre
quittance. Ils ne peuvent, en aucun cas, payer des dépenses
communales au moyen des sommes qu'ils ont perçues.
A 3.4
A 3.4.1
LA GESTION DES DEPENSES
L'ordonnancement
Art. 130. Le collège des bourgmestre et échevins vérifie les droits des
créanciers de la commune et ordonnance les dépenses dans la limite des
crédits autorisés.
L'ordonnancement exige une décision régulière du collège des
bourgmestre et échevins portant qu'il y a lieu de payer telle ou telle
somme déterminée. Il ne peut ordonnancer des dépenses que jusqu'à
concurrence des crédits budgétaires.
A cela une exception!
L'article 132 de la loi communale permet au collège d'ordonnancer des
dépenses impérieuses et de les soumettre ensuite aux délibérations du
conseil communal.
Art. 132. Si le moindre retard est de nature à causer un préjudice à la
commune, le collège des bourgmestre et échevins peut, sous sa
responsabilité, ordonnancer une dépense pour laquelle aucun crédit n'est
prévu au budget, sous condition d'en donner sans délai connaissance au
conseil communal qui y statue.
Page
18
La délibération afférente du conseil communal est soumise à l'approbation
du Ministre de l'Intérieur.
A 3.4.2
Le mandatement
er
Art. 131 - 1 alinéa. Les mandats de paiement sont signés par le
bourgmestre ou celui qui le remplace et par un échevin et contresignés
par le secrétaire communal.
Le mandatement constitue la mesure d'exécution de l'ordonnancement et
réclame trois signatures, celle du bourgmestre ou de son remplaçant,
celle d'un échevin et celle du secrétaire.
Par la contresignature apposée sur le mandat, le secrétaire atteste que
la dépense a été régulièrement ordonnancée et que les signatures sont
authentiques. Le secrétaire ne peut se dispenser de contresigner les
mandats répondant à ces conditions.
e
Art. 131, 2 alinéa. Aucun paiement à charge de la caisse communale ne
peut avoir lieu qu'en vertu d'un mandat établi en due forme.
Les mandats indiquent la date de l'émission, l'exercice d'imputation,
l'article du budget, la nature de la dépense, les noms des créanciers
immédiats et la somme à payer; lors de leur exécution le receveur y inscrit
les numéros du journal et, le cas échéant, du journal auxiliaire ayant reçu
les inscriptions afférentes.
Les mandats peuvent être individuels ou collectifs. Les mandats
collectifs mentionnent les ayants droit et la somme à payer à chacun
d'eux. Ils ne sont employés que pour des dépenses imputables sur un
même article du budget.
Les mandats d'acomptes doivent toujours être spécifiés comme tels.
L'émission d'un mandat de paiement doit être
• postérieure aux formalités d'approbation des décisions par l'autorité
supérieure
• préalable à la dépense.
Les mandats pour fournitures ou travaux doivent être accompagnés des
déclarations ou des factures des bénéficiaires.
Les déclarations ou factures sont certifiées et signées par les véritables
créanciers; elles indiquent la nature, la quantité et le prix des objets
fournis ou des travaux exécutés, avec la date des livraisons. Elles
s’accompagnent des bons de commande éventuellement émis.
Le service communal intéressé, après avoir visé pour réception ou
certification les factures et mémoires, les remet avec toutes les pièces
justificatives établissant la régularité de la dépense au collège des.
Page
19
bourgmestre et échevins chargé de l'ordonnancement et du
mandatement.
Selon la législation sur le régime des marchés publics de travaux et
fournitures, qui est également applicable aux communes, syndicats de
communes et établissements publics placés sous la surveillance des
communes, tous travaux, fournitures ou services doivent faire l'objet de
contrats à passer par adjudication publique, par adjudication restreinte ou
par marché de gré à gré.
A 3.4.3
Le paiement
Art. 94 Le receveur communal est chargé, seul et sous sa
responsabilité, ... d'acquitter les dépenses qui sont ordonnancées dans
les formes et conditions déterminées par la loi.
... Le collège des bourgmestre et échevins lui remet également ampliation
tant du budget établi que du budget arrêté et lui notifie toutes les
modifications budgétaires qui surviennent ultérieurement.
Art. 134. Dès réception des mandats régulièrement établis, le receveur
communal est tenu de les payer dans la limite des crédits budgétaires
autorisés.
Le receveur doit refuser le paiement:
• si le mandat n'est pas dûment rempli ou signé;
• si la dépense n'est pas créditée au budget ou si le crédit afférent est
épuisé;
• si, par quelque motif que ce soit, il n'y a pas de fonds disponibles.
Le receveur ne peut pas refuser le paiement:
• s'il s'agit de mandats pour dépenses obligatoires,
• si le mandat est émis dans les conditions prévues par l'article 132 de la
loi communale relatif aux dépenses très urgentes et imprévues.
Néanmoins, dans le dernier cas, pour se mettre à l'abri de toute
responsabilité, il est en droit de se faire délivrer un extrait du registre aux
délibérations du collège, d'où il ressort que ce mandat a été ordonnancé
dans les conditions prévues par l'article 132 de la loi communale.
Après le paiement d'une dépense dans ces conditions, il refuse
cependant la liquidation de toute dépense ultérieure de même nature et
imputable sur le même article budgétaire tant qu'il n'est pas mis en
possession de l'approbation ministérielle requise pour justifier et appuyer
le paiement antérieur effectué dans les mêmes conditions.
Page
20
C'est dire que le receveur communal fait contrepoids au pouvoir de
gestion du collège des bourgmestre et échevins en l'informant par écrit de
son obligation de surseoir provisoirement au paiement d'un mandat
dépassant le crédit limitatif pour une dépense facultative en attendant
l'autorisation ministérielle requise.
Il vérifie la régularité des mandats et s'assure que l'imputation par
rapport à l'exercice et à l'article du budget est exacte. Il n'a cependant
pas compétence, pour apprécier l'opportunité de la dépense. En d'autres
termes, il ne peut renvoyer un mandat à l'ordonnateur en faisant
remarquer que la dépense est inutile ou excessive.
En cas d'insuffisance des moyens de trésorerie, le receveur donne la
préférence aux mandats se rapportant à des dépenses obligatoires ou à
celles consécutives à des services faits et acceptés.
Les difficultés de trésorerie, leurs causes et les moyens d'y remédier
sont signalés par le receveur au collège des bourgmestre et échevins afin
que ce dernier avise aux moyens d'assurer le fonctionnement régulier du
service de la recette communale.
Si le même titulaire réunit entre ses mains deux emplois de receveur, il ne
peut, en aucun cas, passer les fonds d'une caisse dans une autre pour
parer à un défaut de numéraire, fût-il momentané. Les fonds d'aucune de
ces gestions publiques ne sauraient non plus être confondus avec les
fonds personnels du receveur.
L'inobservation de ces prescriptions, tout en lui rendant difficile le contrôle
de sa gestion, expose le receveur inévitablement à des mesures
disciplinaires.
Les annuités des emprunts, les intérêts débiteurs, les frais de téléphone,
d'électricité et, en général, toutes les sommes prélevées ou les paiements
retenus d'office, sont inscrits par le receveur en dépense sur simple
présentation des avis de paiement, des quittances mêmes ou des extraits
de comptes et sans être en possession de mandats. Il est néanmoins
indispensable que le collège des bourgmestre et échevins soit tenu au
courant des dépenses de l'espèce faites sur la caisse communale afin
que la comptabilité du collège concorde avec celle du receveur, et afin
qu'un mandat de régularisation soit délivré au receveur.
Pour se mettre à l'abri de toute responsabilité, en cas d'acquisition de
propriétés immobilières ou d'échanges d'immeubles, le receveur se fait
délivrer, avant tout paiement , des extraits hypothécaires et certificats
de l'Administration des Contributions et des Etablissements d'Assurances
Sociales, établis après la date de la transcription au bureau des
hypothèques.
Le receveur doit encore s'assurer s'il n'est pas en possession d'une
notification de saisie-arrêt envers un créancier qui touche une
Page
21
rémunération de la part de la commune et, avant de faire des paiements
de l'espèce, se tenir aux prescriptions de la loi du 11 novembre 1970
modifiée par celle du 23 décembre 1978 sur les cessions et saisies des
rémunérations de travail ainsi que des pensions et des rentes.
Par ailleurs, le receveur a le devoir de retenir, lors de la liquidation d’un
mandat toute somme due à la commune par le bénéficiaire du
mandat.
Art. 160, dernier alinéa. Lors de la liquidation d'un mandat au profit d'un
débiteur de la commune, le receveur est tenu de retenir les sommes que
ce dernier doit à la commune.
A 3.4.4
Le quittancement
Les mandats doivent être quittancés par le véritable bénéficiaire ou par
ses ayants droit. Un tiers ne peut donner quittance valable qu'en vertu
d'une procuration notariée ou sous seing privé.
Les mandats indiquent la date à laquelle la quittance a été donnée. Les
virements sont à justifier par la production de l'avis de débit des
établissements bancaires ou financiers.
Les griffes ne sont pas admises comme quittance valable, ni les
signatures données au crayon ordinaire.
Les quittances doivent être données sans réserves ni restrictions, et ne
peuvent contenir ni surcharges ni ratures non approuvées.
A moins de procuration spéciale en due forme autorisant l'un des cointéressés à toucher le montant intégral des créances, les mandats émis
au profit de plusieurs personnes doivent être quittancés par tous les
ayants droit.
Les paiements en espèces ou par chèques s'effectuent sur acquit des
bénéficiaires des mandats ou des personnes ayant reçu procuration à
cette fin ou devenues propriétaires de la créance par suite de cession,
saisie ou décès du créancier.
Les mandats à payer en espèces ou par chèques aux sociétés ou
organismes jouissant de la personnalité civile, sont acquittés par les
personnes à ce habilitées par les statuts de ces sociétés ou organismes.
Les règles suivantes sont à observer pour assurer la régularité de l'acquis
en cas de
Page
22
A 3.4.4.1
Paiement à des mineurs
Lorsque l'administration légale est exercée conjointement par le père et
par la mère, chacun d'eux peut donner quittance pour leur enfant mineur
s'il s'agit de revenus; s'il s'agit de capitaux, les père et mère doivent agir
ensemble.
Lorsque l'un ou l'autre des parents
• est décédé, ou
• a perdu l'exercice de l'autorité parentale ou en est provisoirement privé,
ou
• lorsque les père et mère sont divorcés ou séparés de corps,
respectivement le survivant des père et mère ou le titulaire de l'autorité
parentale peut, au nom du mineur, quittancer les mandats relatifs à ses
revenus; s'agissant de mandats relatifs à des capitaux revenant au
mineur, le survivant des père et mère ou le titulaire de l'autorité
parentale ne peut donner quittance qu'avec l'autorisation du juge des
tutelles.
Lorsque le père et la mère sont tous les deux décédés ou ont perdu
l'exercice de l'autorité parentale ou en sont provisoirement privés, le tuteur
peut seul donner quittance des revenus qu'il reçoit pour le compte du
mineur; le tuteur ne peut donner quittance des capitaux qu'il reçoit pour le
compte du pupille qu'avec le contreseing du subrogé tuteur.
Les paiements à des mineurs émancipés ont lieu sur leur simple acquit,
contre production des pièces qui constatent l'émancipation.
A 3.4.4.2
Paiements à des faillis
Si un créancier de la commune tombe en faillite, le receveur ne peut se
dessaisir des fonds qu'entre les mains du curateur sur la production de
l'extrait du jugement du Tribunal de commerce déclaratif de la faillite et
portant désignation du curateur. Si plusieurs curateurs ont été désignés,
ils ne peuvent agir que collectivement.
A 3.4.4.3
Paiements aux héritiers de créanciers ordinaires
Les héritiers de créanciers ordinaires doivent produire, pour toucher les
sommes revenant à leur auteur, les pièces suivantes:
1) l'acte de décès du créancier,
2) un acte de notoriété, duquel résulte la qualité d'héritier ab intestat,
sinon une copie certifiée conforme du testament ou de l'acte de
donation.
L'acte de notoriété, qui sera établi par le bourgmestre, le juge de paix ou
un notaire, peut être couché sur le mandat même.
Page
23
Lors du paiement, le mandat est acquitté par tous les ayants droit
désignés respectivement dans l'acte de notoriété, l'acte de donation ou le
testament. Si ce document spécifie la part revenant à chaque bénéficiaire,
cette part peut être individuellement touchée par chaque ayant droit sous
la seule signature: Le paiement peut également avoir lieu en vertu d'une
procuration.
A 3.5
LE CONTROLE DE LA COMPTABILITE ET DE LA
CAISSE
La comptabilité du collège des bourgmestre et échevins est contrôlée
par les Commissaires de district et par le Service de contrôle de la
comptabilité des communes.
La comptabilité et la caisse du receveur subissent un quadruple
contrôle:
1. le receveur vérifie lui-même périodiquement sa gestion;
2. le collège des bourgmestre et échevins procède à des vérifications
trimestrielles;
3. les commissaires de district ont de vastes pouvoirs de contrôle en vertu
de l'article 114 de la loi communale;
4. le Ministre de l'Intérieur par l'intermédiaire du Service de contrôle
gouvernemental procède en cours d'exercice à des vérifications
périodiques et approfondies des caisses et de la comptabilité des
communes.
A 3.5.1
La mission du receveur
Le receveur est tenu de soumettre au collège des bourgmestre et
er
échevins et au commissaire de district, le 1 et le 15 de chaque mois, un
extrait de son journal, indiquant le total des recettes et des dépenses
effectuées depuis le commencement de l'exercice jusqu'au moment de la
délivrance de l'extrait ainsi que la situation du livre de caisse, du compte
chèque postal et des autres comptes financiers.
Cette mesure, outre qu'elle oblige le receveur à vouer des soins
incessants à l'accomplissement régulier de ses devoirs, tient les autorités
communales et les instances de contrôle au courant de la gestion du
receveur en général, et de l'état de sa caisse en particulier.
Page
24
A 3.5.2
La mission du collège des bourgestre et échevins
Art. 57. Indépendamment des attributions qui lui sont conférées par
d'autres dispositions légales le collège des bourgmestre et échevins est
chargé:
5° de la surveillance des services communaux;
7° de l'administration des propriétés de la commune ainsi que la
conservation de ses droits;
Art. 135. Le collège des bourgmestre et échevins ...... surveille la
rentrée des fonds.
Art. 146. Le collège des bourgmestre et échevins ou un de ses membres
délégué par lui vérifie au moins tous les trois mois, avec le concours du
secrétaire communal, la comptabilité du receveur.
Dans les communes qui disposent d'un service financier spécial, les
vérifications trimestrielles peuvent se faire par ce service sous la
surveillance du collège des bourgmestre et échevins.
Il résulte des textes légaux qui précédent que le service de la recette
communale est placé sous la surveillance particulière du collège des
bourgmestre et échevins. Celui-ci est, en effet chargé de la direction du
service financier de la commune qui comporte, entre autres, la
préparation et l’exécution du budget, la confection des titres de
recettes, la surveillance de la rentrée des fonds communaux, ainsi
que la bonne garde des fonds encaissés, la direction des travaux, la
vérification des créances communales et l'ordonnancement des
dépenses. En vertu de cette mission, le collège est qualifié mieux que
tout autre organe, pour contrôler la gestion du receveur.
Le collège doit tenir à l'accomplissement régulier et consciencieux de
cette mission légale. Des négligences, sous ce rapport, engagent sa
propre responsabilité. Par exemple, en cas de détournements favorisés
par leur insouciance, les membres du collège peuvent être astreints à
combler le déficit en résultant.
En conséquence, il va de soi que le collège ne se contente pas de signer
purement et simplement le procès-verbal de vérification qui aurait été
dressé d'avance par le receveur. Mais il faut que la vérification elle même
et le contenu du procès-verbal soient son œuvre propre.
Les moyens de contrôle sont fournis par les journaux du receveur qui
doivent être en parfaite concordance avec l'encaisse. Le travail du collège
consiste donc principalement dans une comparaison des journaux avec
l'encaisse du receveur. En raison de la simplicité relative à cette
opération, la loi n'exige pas l'intervention absolue du collège in corpore;
elle autorise le collège à déléguer un de ses membres pour procéder aux
Page
25
vérifications qui ont lieu toutefois au nom et sous la responsabilité
solidaire de tous les membres.
Toutes les irrégularités rencontrées au cours des travaux de révision
sont signalées au commissaire de district et au service de contrôle de la
comptabilité des communes qui reçoivent également le procès-verbal de
vérification.
Le contrôle se fait sous l'assistance et avec le concours du secrétaire
communal. La régularité de la gestion du receveur dépend en grande
partie du zèle et du soin que le secrétaire apporte à l'accomplissement de
ses devoirs propres. C'est lui qui doit remettre en temps utile au receveur
le budget, les titres de recettes, les mandats de paiement etc. De plus,
prenant une part intime à tous les actes de l'administration communale, il
est au courant de toutes les affaires.
Sa participation obligatoire au contrôle l'engage à mettre sa responsabilité
à découvert afin de ne pas se voir déclaré coupable ou complice des
irrégularités provenant de sa négligence plutôt que d'une faute du
receveur.
Les vérificateurs ne négligent pas de s'assurer, à chaque révision, de la
rentrée régulière des fonds, en passant en revue les colonnes du journal
réservées à l'inscription des différentes catégories de recettes.
Un service spécial de contrôle se recommande pour les communes
importantes. Il doit être organisé de façon à présenter les garanties d'un
fonctionnement efficace. C'est ainsi qu'il doit vérifier et enregistrer toutes
les opérations de recettes et de dépenses, avant leur exécution. Les
résultats des écritures passées de part et d'autre doivent toujours
concorder entre eux. Cette concordance est à établir à des intervalles
réguliers.
Certains devoirs compris dans le domaine des attributions du collège des
bourgmestre et échevins peuvent être dévolus à ce service. C'est ainsi
qu'il peut être chargé, sous l'autorité du collège et, au besoin, de concert
avec le secrétaire, de la vérification des créances et des dettes
communales, de la préparation des comptes et des budgets, de
l'établissement des titres de recettes, du contrôle des conventions à
passer avec les entrepreneurs de travaux et fournitures, de la confection
des mandats de paiement etc.
Page
26
A 3.5.3
La mission du commissaire de district
La mission du commissaire de district en matière de contrôle de la
comptabilité et de la caisse est définie à l'article 114 de la loi communale.
Art. 114. Indépendamment des attributions qui leur sont conférées par
d'autres dispositions de la présente loi ou par des lois spéciales, les
commissaires de district ont les attributions suivantes:
4° Les administrations communales et leur personnel sont placés sous
leur surveillance immédiate. Ils veillent à ce qu'ils remplissent les
devoirs qui leur sont imposés par des lois, règlements et instructions. Ils
rendent compte des abus de quelque nature qu'ils soient, commis par des
fonctionnaires communaux à l'occasion de l'exercice de leurs fonctions.....
5° Ils surveillent l'administration régulière des biens et revenus des
communes, celles des fabriques d'église et des cures, en tant que ces
établissements sont placés sous la surveillance tutélaire du
Gouvernement, ainsi que celles des hospices civils et des offices sociaux.
7° Ils examinent les budgets et les comptes des communes, ceux des
établissements publics placés sous la surveillance des communes et ceux
des syndicats de communes et les adressent avec leur avis au ministre de
l'Intérieur pour être arrêtés.
8° Ils rendent exécutoires les rôles des impositions communales dont
le montant est porté aux budgets, ainsi que les contraintes pour
recouvrement d'impositions communales et reliquats de comptes arrêtés.
9° Ils surveillent la gestion des receveurs des communes, des
établissements publics placés sous la surveillance des communes et des
syndicats de communes et ils vérifient leurs caisses aussi souvent qu'ils
le jugent nécessaire; ils s'assurent de la tenue régulière des écritures et
donnent les instructions convenables à cet effet. En cas d'irrégularités
graves constatées ils peuvent prendre toute mesure conservatoire propre
à assurer le service de la recette et les intérêts communaux, notamment
en suspendant les receveurs et les autres agents communaux chargés du
maniement de fonds communaux; ils rendent compte à l'autorité
supérieure de tout ce qu'ils auront fait en semblable occasion, pour y être
disposé.
Page
27
A 3.5.4 La mission du service de contrôle de la comptabilité des
communes
Art. 147. Sans préjudice des attributions spéciales des commissaires de
district, le contrôle des budgets, des comptes, de la comptabilité et des
caisses des communes se fait par un service spécial dénommé "service
de contrôle de la comptabilité des communes". Ce service est placé sous
l'autorité directe du ministre de l'Intérieur.
La mission du service de contrôle de la comptabilité des communes
consiste, en cours d'exercice, à procéder à des vérifications
périodiques et approfondies des caisses de la comptabilité des
communes. Il en est dressé procès-verbal qui est communiqué au collège
des bourgmestre et échevins concerné.
La mission du service de contrôle des communes est générale en ce sens
que ce service procède en cours d'exercice aux vérifications et contrôles
qu'il juge nécessaires tant de la comptabilité du receveur que de celle
du collège des bourgmestre et échevins. Les agents chargés de la
vérification ont le droit d'exiger le libre accès des bureaux de la recette
communale, même s'ils sont situés au domicile privé du receveur.
Le receveur présente aux agents du service de contrôle gouvernemental
tous les journaux, toutes les pièces de recettes et de dépenses, et toutes
les valeurs en caisse, et leur fournit tous les renseignements propres à les
éclairer sur sa gestion, dans son ensemble et dans les détails.
En cas d'omissions intentionnelles constatées dans les inscriptions des
recettes qui représentent des sommes manquant également dans la
caisse, ou si d'autres cas d'irrégularités reviennent à un fait de
détournement, le receveur s'expose à des mesures disciplinaires, voire
même à des poursuites judiciaires.
Les organes de contrôle dressent un procès-verbal qui est signé par eux
et par le receveur. Ils y formulent les observations auxquelles la
vérification a donné lieu.
Pour permettre aux agents de contrôle de procéder à des vérifications de
caisse à des jours non fixés d'avance, les receveurs sont obligés d'être à
leur poste aux jours et heures déterminés par le collège des bourgmestre
et échevins. En cas d'empêchement pendant les jours et heures de
service, le receveur avertit les organes de contrôle.
Page
28
A 3.6 LA COMPTABILITE DES ETABLISSEMENTS
PUBLICS COMMUNAUX ET DES SYNDICATS
A 3.6.1 La définition
Les établissements publics communaux et les syndicats de communes
ont la personnalité juridique et jouissent de l'autonomie financière et
comptable.
Ce sont notamment:
• les offices sociaux (anc. bureaux de bienfaisance)
• les hospices, les hôpitaux, les cliniques et certaines fondations
• les syndicats intercommunaux, qui sont souvent des entreprises de
production, de distribution ou de prestations de services à caractère
industriel ou commercial.
A 3.6.2 Les règles générales
Art. 170. Les dispositions des chapitres 1 à 4 du titre 4 relatifs à la
comptabilité des communes sont applicables aux syndicats de communes
et aux établissements publics placés sous la surveillance des communes,
sous réserve des adaptations et modifications prévues aux articles 171 à
173.
Art. 171. L'organe directeur et le président de l'organe directeur des
syndicats de communes et des établissements publics placés sous la
surveillance des communes exercent les attributions dévolues par les
dispositions des chapitres 1 à 4 du présent titre respectivement au conseil
communal et au bourgmestre.
Le président de l'organe directeur assume également celles qui sont
confiées au collège des bourgmestre et échevins.
Le comité des syndicats de communes exerce les attributions dévolues
par les dispositions des chapitres 1 à 4 du présent titre au conseil
communal, le bureau assume celles qui sont confiées au collège des
bourgmestre et échevins et le président celles du bourgmestre.
Art. 172. Il est tenu par exercice une seule comptabilité selon les
modalités à déterminer par règlement grand-ducal.
Pour les syndicats de communes et les établissements publics placés
sous la surveillance des communes qui ne tiennent pas une comptabilité
commerciale un seul compte est rendu à la fin de l'exercice par l'organe
directeur chargé de l'exécution du budget.
….
Page
29
Art. 173. Les budgets et les comptes des établissements publics placés
sous la surveillance des communes sont soumis à l'approbation du conseil
communal.
Les syndicats et établissements publics ne connaissent pas la dualité de
la gestion comptable, mais ne tiennent qu'une seule comptabilité et
établissent un seul compte à la fin de l'exercice.
Pour les offices sociaux et la plupart des autres établissements publics
communaux de même que pour un certain nombre de syndicats de
communes, il s'agit d'une comptabilité camérale qui enregistre en ce qui
concerne les recettes les droits constatés et en ce qui concerne les
dépenses les paiements effectifs.
Tous les établissements placés sous la surveillance des communes
doivent soumettre leurs budgets et leurs comptes à l'approbation du
conseil communal.
A 3.6.3
La comptabilité commerciale
La comptabilité budgétaire est insuffisante pour les syndicats et
établissements publics qui ont pour but l'exploitation de services
industriels ou la gestion de cliniques ou de maisons de retraite. Ils doivent
pouvoir calculer leur prix de revient en y incluant les charges
d'investissement, les variations de stock et les frais financiers.
C'est pourquoi l'article 172 de la loi communale permet au Ministre de
l'Intérieur de leur imposer une comptabilité commerciale.
Art. 172. Le ministre de l'Intérieur désigne les syndicats de communes
et les établissements publics placés sous la surveillance des communes
qui doivent tenir leur comptabilité selon les principes de la
comptabilité commerciale et selon les modalités à fixer par règlement
grand-ducal. Les crédits pour dépenses d'exploitation de ces syndicats
et établissements publics sont non limitatifs. Leurs comptes d'exercice
sont remplacés par un bilan et un compte de pertes et profits.
........
Leur budget, qui renseigne au service ordinaire les charges et les produits
d'exploitation et au service extraordinaire les investissements, comprend
également des dépenses et des recettes fictives, comme les
amortissements annuels, les dotations aux provisions et les prélèvements
sur fonds de réserve.
Leur compte, qui est signé conjointement par le président de l'organe
directeur et le receveur, consiste en un bilan et un compte de profits et
pertes.
Page
30
Le bilan des syndicats de communes, autorisés à tenir leurs livres selon
les principes de la comptabilité commerciale, comprend, à l'actif,
l'immobilisé et les valeurs réalisables et disponibles et, au passif, le capital
et les dettes à long et à court terme.
L'amortissement doit être l'expression de la dépréciation réelle des
immobilisations.
Les taux d'amortissement à appliquer et les fonds de réserve ou de
renouvellement à constituer par des prélèvements annuels sur le bénéfice
net de l'exploitation sont respectivement arrêtés et décidés par le comité
du syndicat et approuvés par le Ministre de l'Intérieur.
La comptabilité est tenue sous l'autorité et la surveillance du président du
syndicat.
Les écritures sont passées selon la méthode commerciale en partie
double. Les règles propres à cette science sont applicables à la
comptabilité des syndicats.
Une ordonnance d'écriture, signée par le président, est à établir pour toute
comptabilisation qui ne fait pas l'objet d'un mandat ou d'un titre de recette.
Comme leurs charges d'exploitation sont souvent liées aux recettes de
production (pour les syndicats d'eau par exemple, les frais d'énergie pour
le pompage sont fonction des quantités d'eau vendues) les crédits
budgétaires pour dépenses d'exploitation sont non limitatifs.
Leur exercice financier cadre avec l'année civile.
*
*
Page
31
*
B.
B1
LA REDDITION DES
COMPTES
LES COMPTES COMMUNAUX
B 1.1
B 1.1.1
Le compte d'exercice
La définition
Le compte est l'état des recettes réalisées et des dépenses effectuées
pendant la durée d'un exercice.
Tandis que le budget a pour objet les prévisions de toutes les recettes et
de toutes les dépenses que la commune se propose de réaliser au cours
de l'exercice à venir, le compte, établi à la clôture de l'exercice, reflète
l'exécution réelle du budget.
B 1.1.2
La composition du compte d'exercice
Le compte d'exercice se compose
• du compte administratif rendu par le collège des bourgmestre et
échevins,
• du compte de gestion rendu par le receveur.
Art. 161. Dès la clôture définitive de l'exercice, le compte administratif est
établi par le collège des bourgmestre et échevins et le compte de gestion
par le receveur communal.
B 1.1.3
L'objet du compte administratif
Art. 162. Le collège des bourgmestre et échevins justifie par le compte
administratif l'exécution du budget conformément aux lois et aux
règlements.
Le compte administratif a pour objet de fixer les obligations et les
responsabilités du bourgmestre et des échevins en leur qualité
d'administrateurs des finances communales, mission qu'ils accomplissent
sous le contrôle du conseil communal et de l'autorité supérieure.
Le collège des bourgmestre et échevins justifie par le compte administratif
avoir exécuté le budget tel qu'il avait été voté par le conseil communal et
arrêté par le Ministre de l'Intérieur et avoir, en temps opportun, mis le
receveur à même de pouvoir opérer les recettes et que chaque dépense
Page
32
ordonnancée par le collège a été faite légalement, conformément aux
besoins de la commune et avec l'observation de toutes les formes
prescrites par les lois ou règlements.
Il est appuyé de toutes les pièces justificatives.
B 1.1.4
La responsabilité du collège des bourgmestre et échevins
La responsabilité du collège des bourgmestre et échevins est entérinée à
l'article 164 de la loi communale.
Art. 164. Les bourgmestre et échevins peuvent être déclarés
personnellement responsables des dépenses qu'ils ont mandatées en
violation des lois et règlements et des recettes qui n'ont pu être
recouvrées par leur faute. Dans ces cas, le ministre de l'Intérieur ordonne
que l'action en recouvrement soit portée devant le tribunal compétent. Elle
peut être exercée au nom de la commune, soit par citation directe, soit, si
le ministre l'ordonne, par les soins du ministère public.
B 1.1.5
L'objet du compte de gestion
Art. 162. ..... Le receveur justifie par le compte de gestion le recouvrement
des recettes selon les rôles et les titres qui lui ont été remis et le paiement
des dépenses mandatées.
Le compte de gestion a pour objet de fixer les obligations et les droits du
receveur à l'égard de la commune.
Par le compte de gestion le receveur doit, d'une part, justifier que les
recouvrements sont effectués selon les titres et les rôles lui remis
avec indication des causes ayant empêché la rentrée des recettes. Il doit
d'autre part, établir que les paiements ont eu lieu sur le vu de mandats
émis dans les formes et conditions légales et dans la limite des crédits
fixés par le budget ou par les dispositions spéciales.
B 1.1.6
La responsabilité du receveur
Art. 138. Le receveur est chargé seul, sous sa responsabilité, d'encaisser
les recettes et d'acquitter les dépenses de la commune. Il est responsable
de la gestion et de la bonne garde des fonds.
Le receveur communal est personnellement responsable pour ce qui
concerne le recouvrement des recettes et l'acquittement des dépenses. Il
est en outre responsable de la gestion et de la bonne garde des fonds.
Art. 141. Le receveur peut être forcé en recettes par le ministre de
l'Intérieur pour les montants qui n'ont pas été recouvrés deux années
après la clôture définitive de l'exercice auquel ils se rapportent.
Page
33
Art. 142. Le receveur est forcé d'office en recettes pour les montants
devenus irrécouvrables par sa négligence ou par sa faute.
Il est tenu de verser à la caisse communale les montants pour lesquels il a
été forcé en recettes. Il est subrogé dans ce cas aux droits et actions de la
commune contre les débiteurs en retard de payer.
Toute dépense effectuée par le receveur en l'absence d'un mandat en
due forme est rayée du compte par le Ministre de l'Intérieur et mise à
charge du receveur.
Un déficit de caisse dû à des pertes d'argent ou à des erreurs est à
combler par le receveur.
B 1.1.7
La structure des comptes
La structure des comptes est déterminée par le Ministre de l'Intérieur. Elle
est identique à celle du budget. Elle prévoit un chapitre ordinaire et un
chapitre extraordinaire et se base sur la classification fonctionnelle et
économique des recettes et des dépenses.
Le plan comptable uniforme introduit au 1.1.1997 est d'application
obligatoire pour toutes les communes.
Les résultats du compte de gestion sont calculés dans un tableau
récapitulatif qui fait apparaître le résultat ordinaire et extraordinaire propre
à l'exercice, les excédents compte tenu des résultats de l'exercice
précédent, et les résultats (boni ou mali) après inscription d'un transfert
éventuel de ressources ordinaires au service extraordinaire. La décision
du conseil communal sur ce transfert est prise lors de l'arrêté du compte
de gestion par ce même corps.
Les résultats du compte administratif sont calculés dans un tableau
récapitulatif qui totalise le boni éventuel du compte précédent avec les
recettes ordinaires et extraordinaires ainsi que le mali éventuel avec les
dépenses ordinaires et extraordinaires pour ne faire apparaître qu'un
résultat (boni ou mali) global, c.-à-d. non scindé d'après sa nature
ordinaire et extraordinaire.
B 1.1.8
L'inscription des recettes aux comptes
(a) Les recettes sont portées aux comptes d'après le montant brut
accusé par les titres de recettes. Les titres rectificatifs émis par le
collège des bourgmestre et échevins pour redresser les doubles
emplois, les taxations erronées et les erreurs matérielles et pour
accorder les escomptes et dégrèvements usuels (notamment
l'escompte en matière de vente de bois), sont portés en déduction du
total des titres enregistrés.
Page
34
(b) Art. 139. A la clôture définitive de l'exercice, le receveur porte les
recettes non rentrées, par débiteur et par nature, sur un état des
recettes restant à recouvrer.
Le total de ces recettes non rentrées correspond à la différence existant
entre le total des recettes portées au compte et le total des recettes
perçues suivant le journal du receveur.
L'état des recettes restant à recouvrer est soumis au Conseil
communal lors de sa première réunion après la clôture définitive de
l'exercice aux fins d'autoriser les poursuites judiciaires contre les débiteurs
récalcitrants et d'accorder décharge dans certains cas déterminés.
Le total des recettes non rentrées est inscrit au compte en dépense soit
ordinaire, soit extraordinaire (fonction 3600). Il y est ventilé sur quatre
articles différents:
1) "Restes à recouvrer"
2) "Subsides et allocations de l'Etat"
(Il s'agit de subsides et d'allocations qui se rapportent à l'exercice du
compte mais qui ne sont entrées qu'après la clôture définitive de
l'exercice).
3) "Produits irrécouvrables et décharges du collège des bourgmestre et
échevins".
4) "Décharges du conseil communal"
Les sommes sub (1) et sub (2) sont réinscrites en recette ordinaire ou
extraordinaire au compte suivant (à la fonction 3600).
Art. 140. Le receveur est déchargé de la perception des recettes
irrécouvrables ainsi que de celles dont le collège des bourgmestre et
échevins lui donne décharge.
Le collège ne peut accorder décharge totale ou partielle à un débiteur que
dans les cas prévus par la loi, à moins qu'il n'y soit autorisé par le conseil
communal.
L’article 140 accorde d’office décharge au receveur pour les recettes
irrécouvrables. Le fait pour une recette d’être irrécouvrable doit être
prouvé par des pièces écrites qui témoignent des efforts entrepris pour
assurer la rentrée des créances et qui confirment l’inanité de ces efforts
(lettre d’un huissier de justice d’où ressort l’insolvabilité du débiteur, pièce
administratif attestant que l’adresse du débiteur est introuvable, etc.).
Le collège des bourgmestre et échevins peut accorder décharge en
matière d’impôt foncier.
Page
35
Dans tous les autres cas, l’intervention du conseil communal reste
nécessaire.
(c) Tant le collège que le receveur doivent porter dans leurs comptes
toutes les recettes de l'exercice, même celles qui auraient été
recouvrées de façon irrégulière sans base réglementaire ou en
contradiction avec la base réglementaire existante.
B 1.1.9
L'inscription des dépenses aux comptes
Le compte administratif comprend toutes les dépenses ordonnancées et
mandatées par le collège des bourgmestre et échevins à charge du
budget de l'exercice.
Le compte de gestion contient toutes les dépenses acquittées par le
receveur à charge du budget de l'exercice.
Sous aucun prétexte, une dépense ne peut être soustraite du compte
auquel elle se rattache pour être portée dans le compte suivant.
B 1.1.10
La concordance des comptes
Il y a concordance lorsque l'excédent accusé par le compte de gestion
et celui accusé par le compte administratif sont les mêmes.
Normalement il existe une concordance entre les deux comptes, car le
compte de gestion embrasse les mêmes titres de recettes et les mêmes
dépenses que le compte administratif.
Une différence entre les résultats des deux comptes, au moment de leur
établissement, est à justifier par le collège des bourgmestre et échevins
par des indications aussi précises que possible.
Si au compte administratif des dépenses ont été ajournées ou rayées par
l'autorité supérieure, la différence entre les excédents des deux comptes
doit former exactement le montant de ces dépenses ajournées ou rayées,
montant qui figure dans une colonne spéciale intitulée "dépenses en
moins" en regard des dépenses admises au compte administratif.
B 1.1.11
L'établissement des comptes
er
Art. 161, 1 alinéa. Dès la clôture définitive de l'exercice, le compte
administratif est établi par le collège des bourgmestre et échevins et le
compte de gestion par le receveur communal.
er
Art. 116. .L'exercice financier commence le 1 janvier et finit le 31
décembre de la même année.
Page
36
Toutefois, les opérations relatives au recouvrement des recettes se
rapportant à cet exercice et au paiement des dépenses engagées
jusqu'au 31 décembre peuvent se prolonger jusqu'au 30 avril de l'année
suivante. A cette date l'exercice est définitivement clos.
En vertu du principe de la dualité et de la séparation dans la gestion
financière de la commune, il est indispensable que le collège des
bourgmestre et échevins et le receveur établissent leur compte
indépendamment l'un de l'autre sur la base de leur propre comptabilité.
Dans la quinzaine suivant la clôture définitive de l'exercice, le collège des
bourgmestre et échevins remet au receveur une ordonnance d'écriture
indiquant la ventilation des mandats pour salaires, outils, entretien du
matériel roulant, etc., qui avaient été enregistrés en cours d'exercice sur
des articles provisoires.
Le receveur informe, dans les mêmes délais, le collège des bourgmestre
et échevins du montant total des recettes restant à recouvrer à la fin de
l'exercice.
Le compte de gestion est signé et certifié exact par le receveur, le compte
administratif par le collège des bourgmestre et échevins.
Le receveur remet le compte de gestion au collège des bourgmestre et
échevins. Il en informe par écrit le service de contrôle de la comptabilité
des communes.
Le collège des bourgmestre et échevins transmet le compte de gestion
ensemble avec le compte administratif au commissaire de district. Celui-ci
en saisit le service de contrôle de la comptabilité des communes pour
apurement.
Art. 163. Le compte administratif et le compte de gestion sont vérifiés
par le service de contrôle de la comptabilité des communes qui les
transmet avec ses observations éventuelles au conseil communal...
Art. 165. Dans tous les cas où les budgets, comptes ou autres documents
ne sont pas présentés dans les délais prescrits, le ministre de
l'Intérieur ou le commissaire de district peut, conformément à l'article 108
de la présente loi, désigner un commissaire spécial qui exécutera aux
frais des personnes en défaut les travaux en souffrance.
Page
37
B 1.1.12
La justification des recettes et des dépenses
Les recettes des comptes sont justifiées par la production d'un titre de
recette indiquant l'objet précis de la créance, l'exercice et l'article du
budget ainsi que les noms des débiteurs et les montants à recouvrer.
Dans certains cas les titres de recettes doivent avoir été soumis au
préalable au conseil communal et même à l'autorité supérieure pour
approbation.
Par titre de recette on comprend les rôles d'impôts ou de taxes, les
déclarations de recettes établies par le collège des bourgmestre et
échevins et les contrats, actes, conventions, procès-verbaux des ventes,
baux, etc.
Les dépenses des comptes sont justifiées par la production de mandats
acquittés ou accompagnés des avis de débit délivrés par les instituts
financiers. Les mandats sont étayés des pièces justificatives des
dépenses: déclarations ou factures d'usage dûment certifiées exactes et
paraphées pour contrôle mathématique et matériel, états de frais,
décisions, délibérations approuvées, fiches de traitements et de salaires,
contrats et polices d'assurances, actes, certificats, devis approuvés,
adjudications, offres, contrats d'architectes, décomptes des travaux
extraordinaires, etc.
La régularité des acquisitions immobilières est à justifier par le production
des actes approuvés et des certificats de non-inscription hypothécaire
établis après la date de la transcription des actes constatant l'absence de
charges privilégiées. La production de certificats de non-inscription
hypothécaire n'est requise que pour autant que le prix d'acquisition, le prix
de l'emprise ou la valeur de l'immeuble reçu en échange d'un bien
communal ne dépasse pas 2.478,94.- euros.
B 1.1.13 Les documents spécifiques à joindre à l'appui du compte
de gestion
En dehors des pièces comptables proprement dites à joindre pour justifier
les recettes et les dépenses individuelles des comptes, le receveur
communal produit au compte de gestion:
• le journal des recettes et des dépenses
• le journal auxiliaire étayé des quittances de versements et des extraits
mensuels du Centre commun de la sécurité sociale
• les chemises-bordereaux ou fiches de recettes et de dépenses
(contenant les pièces comptables)
• le livre de caisse
• les extraits des comptes financiers couvrant la période du premier
janvier de l'année du compte au trente avril de l'année suivante
• les livrets d'épargne ou une copie certifiée conforme de ces livrets
Page
38
• l'état des recettes restant à recouvrer de l'exercice auquel le compte
se rapporte
• une feuille de réponses aux observations, ajournements et rejets du
compte de gestion précédent, certifiée exacte par le receveur et
contenant les renseignements, explications et justifications demandés
par l'autorité supérieure; les pièces comptables et justificatives ayant
donné lieu à critique sont à joindre à cette feuille.
B 1.1.14 Les documents spécifiques à joindre au compte
administratif
Le secrétaire communal, au nom du collège des bourgmestre et échevins,
produit au compte administratif:
• une feuille de réponses aux observations, ajournements et rejets
contenus dans le compte administratif de l'exercice précédent avec
toutes les pièces régularisatrices, feuille certifiée exacte par le collège
des bourgmestre et échevins
• un relevé des baux à long terme, c.-à-d. les recettes du chef des
loyers, fermages et redevances dépassant la durée d'une année, relevé
certifié exact par le collège des bourgmestre et échevins
• toutes les délibérations sur les rémunérations, indemnités, marchés,
taxes perçues etc..
B 1.1.15 La vérification des comptes par le service de contrôle de
la comptabilité des communes
La vérification du service de contrôle de la comptabilité des communes
porte sur la légalité, la régularité et la justification des opérations de
recettes et des dépenses, ainsi que sur l'exactitude des écritures
comptables.
A ces fins, le service de contrôle doit disposer de toutes les pièces
justificatives concernant les comptes.
Au cas où des recettes ou des dépenses ne sont pas suffisamment
justifiées, si elles sont irrégulières ou contraires à la légalité, le service de
contrôle en fait une mention dans son rapport qui est transmis ensemble
avec les comptes à l'administration communale pour être soumis au
Conseil communal.
La vérification par le service de contrôle, qui est préalable au vote
des comptes par le conseil communal, a pour but d'aider le conseil
communal dans son rôle de contrôleur de la gestion du receveur et du
collège des bourgmestre et échevins.
Page
39
B 1.1.16
L'arrêté provisoire des comptes par le Conseil communal.
Les comptes accompagnés des rapports de vérification sont retournés à
la commune par l'intermédiaire du commissaire de district.
Le receveur et le collège des bourgmestre et échevins procèdent alors
chacun pour ce qui concerne son compte, aux régularisations et
redressements pouvant être opérés de suite.
Ils prennent position par écrit quant aux observations formulées par le
service de contrôle.
Le collège des bourgmestre et échevins soumet les réponses écrites ainsi
que le rapport du service de contrôle au Conseil communal.
Article 163. .....Le conseil arrête provisoirement les deux comptes ......
Il le fera à l'occasion de sa première séance à venir et au plus tard dans
les deux mois suivant le renvoi des comptes à l'administration
communale.
Dans cette même séance, le Conseil communal peut, par des décisions
particulières, régulariser des recettes ou des dépenses qui ont donné lieu
à des observations du service de contrôle.
L'ensemble des pièces justificatives (journaux, fichiers, mandats, titres de
recettes et extraits de banque) doit être alors tenu à la disposition des
membres du conseil communal conformément à l'article 13 de la loi
communale.
Art. 13. ........ Pour chaque point à l'ordre du jour, les documents, actes et
pièces afférents peuvent être consultés, sans déplacement, par les
membres du conseil à la maison communale durant le délai prévu à
er
l'alinéa 1 du présent article. Il peut en être pris copie, le cas échéant
contre remboursement.
B 1.1.17
L'arrêté définitif des comptes
Les comptes arrêtés provisoirement sont retournés sans autre retard au
Ministère de l'Intérieur, par l'intermédiaire du commissaire de district,
ensemble avec les réponses écrites du receveur et du collège des
bourgmestre et échevins ainsi qu'avec les documents régularisateurs
disponibles.
Art. 163. …… Le ministre de l'Intérieur examine les comptes
provisoirement arrêtés et redresse les écritures non conformes à la loi.
Il arrête définitivement les comptes.
Page
40
Il peut y inscrire des recettes d'office et, le cas échéant, rayer des
recettes.
Il peut, d'autre part, y inscrire des dépenses d'office, ajourner l'admission
de dépenses aux comptes et rayer des dépenses.
Au cas où la dépense est ajournée ou rayée au compte administratif, elle
est inscrite dans une colonne spéciale intitulée "dépenses en moins" en
regard des dépenses admises.
Si des dépenses sont ajournées ou rayées au compte de gestion, pour
cause d'irrégularités des mandats de paiements ou d'autres motifs, ces
dépenses ne sont pas non plus admises au compte administratif.
B 1.1.18
La voie de recours contre l'arrêté définitif
Art. 166. Les arrêtés du ministre de l'Intérieur sur le compte de gestion
ont force exécutoire entre le receveur ou ses héritiers et la commune. Ces
arrêtés peuvent être attaqués par voie de recours au tribunal administratif
qui statue comme juge de fond et en dernière instance.
B 1.1.19
La révision de l'arrêté définitif
Conformément à l'article 167 de la loi communale, le ministre de
l'Intérieur peut rectifier les comptes arrêtés définitivement au cas où,
par après, il s'avère que les comptes renferment un faux, une erreur, une
omission ou un double emploi.
Pareils redressements s'opéreront utilement au compte de l'exercice
suivant; en effet, par ce procédé, qui permet de maintenir tel quel le
compte arrêté, on évite des écritures inutiles.
La demande en révision des comptes, si elle émane de la commune, doit
faire l'objet d'une délibération du conseil communal déterminant les faits
précis et justifiant la demande en révision.
B 1.1.20
Les formalités après l'approbation des comptes.
Une copie de chacun des deux comptes arrêtés est renvoyée à
l'administration communale par l'intermédiaire du Commissaire de district.
Les pièces justificatives des comptes sont déposées aux archives
communales et conservées au moins pendant dix années suivant celle
à laquelle les comptes se rapportent. Le journal reste entre les mains du
receveur jusqu'à l'apurement définitif de sa gestion afin qu'il soit en
mesure de découvrir les erreurs que les comptes arrêtés pourraient
contenir.
Page
41
B 1.1.21
La régularisation des dépenses critiquées.
Dès le retour des comptes arrêtés, le receveur fait les diligences
nécessaires aux fins de recouvrer les montants rayés au compte
administratif pour les porter en recette au compte de gestion de
l'exercice suivant. Dans ce cas, une déclaration de recette n'a pas besoin
d'être établie; la recette n'est pas portée au compte administratif.
Les dépenses ajournées ou réajournées aux comptes sont reproduites,
dûment régularisées, aux comptes de l'exercice suivant.
Au cas où le résultat du compte de gestion a été modifié par le ministre de
l'Intérieur lors de l'arrêté définitif, l'excédent reporté au journal du receveur
doit être mis en concordance avec l'arrêté définitif. Cette rectification se
fera par addition ou soustraction dans la colonne du journal de l'exercice
en cours où se trouve inscrit l'excédent reporté.
B 1.2
Le compte de fin de gestion
B 1.2.1 La mutation de receveurs
Art. 161.Le receveur qui quitte ses fonctions en cours d'exercice est tenu
d'établir un compte de fin de gestion à la date de la cessation de ses
fonctions.
En cas de remplacement temporaire du receveur, le ministre de
l'Intérieur peut dispenser le titulaire et le remplaçant, sur leur demande
conjointe, de l'établissement de comptes distincts.
En cas de décès du receveur, le compte est établi par ses héritiers. A
défaut d'héritiers ou en cas de renonciation de ces derniers à la
succession du receveur, le compte de fin de gestion est établi aux frais de
la commune par une personne à désigner par le conseil communal.
Le receveur communal démissionnaire ne cesse ses fonctions qu'après
l'installation de son successeur documentée par la remise de la caisse.
La remise de la caisse se fait sous l'assistance du Service de contrôle
de la comptabilité des communes qui arrête en même temps les livres de
comptabilité du receveur sortant et dresse un procès-verbal de remise de
caisse.
La remise de la caisse implique la remise au nouveau titulaire
1) de l'argent liquide, des quittances et des autres valeurs se trouvant
dans la caisse;
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42
2) des titres de recettes restant partiellement ou entièrement à encaisser;
3) d'un état des recettes restant à recouvrer à la date de la remise et
4) de tous les documents et pièces appartenant au service de la recette
communale.
Le journal, le journal auxiliaire, les titres de recettes, mandats, quittances
et autres pièces justificatives concernant la gestion du receveur sortant,
restent à la disposition de celui-ci jusqu'à l'arrêté définitif de son compte
de fin de gestion.
Si le receveur sortant omet de faire la remise dans le délai imparti, il est
procédé contre lui par les voies de droit.
En cas de révocation, décès, suspension ou absence du receveur
communal, les mesures conservatoires requises en ce qui concerne les
valeurs en caisse, journaux et documents comptables sont prises à
l'intervention du collège des bourgmestre et échevins.
En cas de décès, la remise de la caisse est faite par les héritiers du
receveur. Les pièces comptables sont communiquées aux héritiers ou
autres représentants du défunt en vue de la formation du compte de fin de
gestion.
Conformément à l'article 911 du Code de procédure civil, le scellé peut
être apposé sur la caisse, les titres et autres documents concernant la
gestion du titulaire décédé. Suivant les circonstances, cette formalité est
même de rigueur.
Art. 911. Le scellé sera apposé, soit à la diligence du ministère public, soit
sur la déclaration du bourgmestre ou échevin de la commune, et même
d'office par décision du juge de paix:
3° si le défunt était dépositaire public; dans ce cas le scellé ne sera
apposé que pour raison de ce dépôt et sur les objets qui le composent.
B 1.2.2
La division de l'exercice et les comptes à rendre.
Chaque receveur n'est comptable que des actes de sa propre gestion
personnelle.
En cas de mutation de receveurs, le compte de l'exercice est divisé
suivant la durée de la gestion de chaque titulaire, et chacun d'eux rend
compte séparément des faits qui concernent sa gestion.
On distingue le compte de fin de gestion qui est établi par le receveur
sortant et le compte complémentaire qui est établi par son successeur.
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Dans le cas d'un remplacement temporaire du receveur sortant avant
l'entrée en fonctions du nouveau receveur, ce remplaçant établit un
compte dit intérimaire.
Des comptes distincts sont établis afin de donner décharge au receveur
sortant et afin de fixer les responsabilités du receveur sortant et de celui
qui lui succède.
A la fin de l'exercice un compte de gestion globalisé est établi sur la base
des comptes de gestion partiels. Il est présenté avec ces derniers au
service de contrôle pour vérification.
Le compte administratif n'est jamais fractionné. Il embrasse toujours
l'exercice entier.
B 1.2.3
L'enchaînement de divers comptes partiels.
Le compte de fin de gestion du receveur sortant prend comme point de
départ le dernier compte d'exercice arrêté par le Ministre de l'Intérieur et
embrasse la gestion ultérieure du titulaire jusqu'au jour de la cessation
des fonctions.
Le compte complémentaire du nouveau titulaire prend comme point de
départ le résultat du compte de fin de gestion de son prédécesseur et
s'étend jusqu'à la clôture définitive de l'exercice financier.
er
Lorsque la mutation des receveurs a lieu pendant la période du 1 janvier
au 30 avril, c'est-à-dire à une époque où deux exercices financiers
coexistent, le receveur sortant doit établir deux comptes de fin de gestion
distincts: un compte de fin de gestion pour l'exercice qui se termine et un
compte de fin de gestion pour le nouvel exercice en cours.
Le nouveau titulaire établira, de même, deux comptes complémentaires
reprenant chacun l'excédent respectif du compte de fin de gestion de
l'exercice concerné.
B 1.2.4
L'inscription des recettes
Lorsque le compte de fin de gestion ne porte que sur une partie de
l'exercice, les recettes sont inscrites ou bien pour leur montant brut
accusé par les titres de recettes, ou bien pour leurs montants
effectivement perçus suivant que le titre a été encaissé dans sa majeure
partie ou que l'encaissement n'en a été que commencé.
Dans le premier cas, les recettes non encaissées sont portées sur un
relevé semblable à l'état des restes à recouvrer. Celui-ci n'est cependant
pas soumis au Conseil communal pour décision.
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44
Dans le deuxième cas, le receveur établit une liste des débiteurs ayant
déjà payé. Le compte complémentaire renseignera la différence entre les
recettes accusées par les titres de recettes et celles inscrites au compte
de fin de gestion.
B 1.2.5
L'établissement des comptes.
Le receveur sortant rend lui-même son compte; la reddition du compte
d'un titulaire décédé incombe à ses héritiers.
Le compte de fin de gestion et les comptes intérimaire et complémentaire
sont établis dans les mêmes formes que le compte de gestion et soumis à
cette même procédure d'apurement.
Rappelons que le compte administratif porte toujours sur la durée
entière d'un exercice et est établi à la clôture définitive de l'exercice.
Le compte du receveur sortant de fonctions est rendu dès la cessation
des fonctions.
S'il reste en retard de rendre le compte, ce compte est dressé d'office par
un commissaire spécial à désigner, conformément aux articles 108 et
165 de la loi communale.
Art. 108. Après deux avertissements consécutifs envoyés sous pli
recommandé à la poste avec accusé de réception, le ministre de l'Intérieur
ou le commissaire de district peut charger un ou plusieurs commissaires
spéciaux de se rendre sur les lieux aux frais personnels des autorités
communales en retard de satisfaire aux avertissements, à l'effet de
recueillir les renseignements et observations demandés et de mettre à
exécution les mesures prescrites par les lois et les règlements généraux
ou par les décisions du ministre de l'Intérieur.
Sauf le cas d'urgence dûment constaté dans l'arrêté de nomination du
commissaire spécial, ce dernier ne peut être envoyé qu'après l'expiration
d'un délai de huit jours à partir de la réception du deuxième
avertissement. Contre l'arrêté de nomination du commissaire spécial un
recours est ouvert devant le tribunal administratif. Ce recours doit être
introduit dans les dix jours à partir de la réception du deuxième
avertissement; il n'est pas suspensif. Dans le même délai, copie du
recours est notifiée à l'autorité qui a envoyé les avertissements prévus au
présent article.
A défaut de recours ou si celui-ci est rejeté, le recouvrement des frais
exposés pourra être poursuivi comme en matière de contributions
directes, sur l'exécutoire du ministre de l'Intérieur.
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Art. 165. Dans tous les cas où les budgets, comptes ou autres documents
ne sont pas présentés dans les délais prescrits, le ministre de l'Intérieur
ou le commissaire de district peut, conformément à l'article 108 de la
présente loi, désigner un commissaire spécial qui exécutera aux frais des
personnes en défaut les travaux en souffrance.
B 1.2.6
L'arrêté définitif du compte de fin de gestion.
La procédure d'apurement et d'arrêté du compte de fin de gestion est la
même que la procédure concernant les comptes annuels.
Le compte de fin de gestion, après avoir été vérifié par le Service de
contrôle de la comptabilité des communes et après avoir été arrêté
provisoirement par le conseil communal, est soumis au ministre de
l'Intérieur qui l'arrête définitivement.
Un manque d'argent dans l'encaisse, dûment établi par le compte de fin
de gestion arrêté, doit être versé sans autre retard par le receveur sortant
à son successeur.
En cas de retard ou de refus de faire le versement, il y est forcé par voie
de contrainte conformément à l'article 114,8° de la loi communale.
Art. 114. Indépendamment des attributions qui leur sont conférées par
d'autres dispositions de la présente loi ou par des lois spéciales, les
commissaires de district ont les attributions suivantes:
8° Ils rendent exécutoires -...- les contraintes pour recouvrement
d'impositions communales et reliquats de comptes arrêtés.
Le collège des bourgmestre et échevins prend alors de suite les mesures
conservatoires nécessaires. Ces mesures comportent la prise d'une
inscription hypothécaire sur les biens immeubles du comptable en vertu
des dispositions de l'article 2121 du code civil.
Art. 2121. Les droits et créances auxquels l'hypothèque légale est
attribuée sont ceux des mineurs et interdits, sur les biens de leur tuteur ou
de leur administrateur légal.
Ceux de l'Etat, des communes et des établissements publics, sur les
biens des receveurs et administrateurs comptables.
Art. 2122. Le créancier qui a une hypothèque légale peut exercer son
droit sur tous les immeubles appartenant à son débiteur et sur ceux qui
pourront lui appartenir dans la suite, sous les modifications qui seront ciaprès exprimées.
Tout receveur qui ne fait pas les diligences nécessaires pour recouvrer le
reliquat de son prédécesseur, en devient personnellement responsable.
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B 2 Les comptes des syndicats de
communes et des établissement publics placés
sous la surveillance des communes
Les syndicats de communes et les établissements publics placés sous la
surveillance des communes jouissent de l'autonomie financière et
comptable. Ils établissent des comptes spéciaux et distincts de ceux des
communes.
Sous réserve des stipulations spéciales au chapitre 5 du titre 4 de la loi
communale, toutes les règles sur le budget, l'exécution du budget et
l'établissement des comptes sont applicables aux syndicats de communes
et aux établissements publics placés sous la surveillance des communes.
Contrairement aux communes, il n'est rendu à la fin de l'exercice qu'un
seul compte. Ce compte est rendu conjointement par le comptable et le
président et il est réglé de la même façon que les comptes des
communes.
Art. 173. Les ... comptes des établissements publics placés sous la
surveillance des communes sont soumis à l'approbation du conseil
communal.
Pour les syndicats des communes et les établissements publics placés
sous la surveillance des communes, obligés à tenir leurs livres selon les
règles de la comptabilité commerciale, les comptes annuels
comprennent le bilan et le compte de pertes et profits.
La structure du bilan et celle du compte de pertes et profits, les modalités
régissant l'évaluation des valeurs mobilières et immobilières, les taux
d'amortissement à appliquer et la constitution de réserves et de provisions
seront déterminés sur la base d'un règlement grand-ducal. Il prescrira une
structure uniforme pour les comptes annuels et édictera des modalités
identiques pour les établissements à vocation similaire. Dans ce cas, ces
structures et ces modalités seront applicables d'office aux syndicats
concernés.
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