Lettre d`information n°19 - janvier 2017

JANVIER 2017
LETTRE D’INFO
Edito
Les plus beaux projets ne se réalisent jamais seuls. En 2016, Télésanté Lorraine a
franchi de nouveaux paliers d’un déploiement efficace de la e-santé en région, en
accompagnant ses adhérents avec écoute et plaisir. Vous êtes aujourd’hui plus de
49 000 professionnels à bénéficier d’un ou de plusieurs services sante-lorraine.
En 2017, nous poursuivrons sur la même voie en prenant de nouveaux
engagements pour transformer le rapprochement engagé avec GCS e-santé
Alsace et Champagne-Ardenne, en une réalité opérationnelle Grand Est. Au-delà
du partage des expériences et des savoirs faire et avec le soutien de l’Agence
régionale de santé Grand Est, nous souhaitons désormais avancer ensemble pour
gagner en efficience et en cohérence tout en renforçant nos liens de proximité
avec les membres.
Bien entendu, transformer l’addition de trois en un seul acteur efficace, innovant
et fédérateur, est un processus qui prendra du temps et exigera quelques efforts.
C’est pourtant l’objectif que nous nous fixons, et que nous souhaitons atteindre
collectivement dans le respect des équilibres et des valeurs qui nous animent.
Au nom de toute l’équipe de Télésanté Lorraine, je vous souhaite une année 2017
pleine de promesses, de bonheur, de succès et de collaboration !
Didier Mathia, directeur de Télésanté Lorraine
01
TÉLÉMÉDECINE EN EHPAD : DES APPELS AU
SAMU... EN IMAGES !
Constatant que les appels au centre 15 provenant des EHPAD* posaient problème
aux régulateurs dans près de deux tiers des cas en raison de l’imprécision et de
l’insuffisance d’informations, Télésanté Lorraine, en association avec le SAMU54,
le SAMU88 et l’Agence Régionale de Santé Grand Est, a mis en place une
expérimentation innovante : un dispositif de télémédecine en EHPAD, permettant
d’optimiser les prises de décision lors des appels au SAMU, et par conséquent les
prises en charge des résidents en situation d’urgence.
Du fait de l’imprécision de l’information ou d’une méconnaissance des signes de
gravité, le résident est souvent transporté vers un service d’accueil des urgences
pour un examen clinique qui ne justifie pas toujours le recours à une prise en
charge par les urgences. D’autant plus que le transfert peut se révéler très
déstabilisant pour une personne âgée, souvent polypathologique. A l’inverse,
l’imprécision des transmissions au centre 15 peut retarder l’intervention du SAMU,
si les signes de gravité ne sont pas immédiatement reconnus par le professionnel
de l’EHPAD.
Grâce à la version mobile du service de télémédecine Odys, déployée dans
17 EHPAD vosgiens et meurthe-et-mosellans, il est maintenant possible de
transmettre des séquences vidéo au SAMU, ou d’entrer en visioconférence, lors
de l’appel téléphonique. Ce dispositif simple permet donc, via une application sur
tablette mise à disposition des EHPAD, d’associer l’image et le son afin d’améliorer
l’évaluation par le médecin régulateur à distance, et faciliter les interactions avec le
résident. Les EHPAD peuvent également transmettre des informations médicales
avancées, comme un électrocardiogramme, les traitements et antécédents du
résident, ou encore l’état de dépendance du résident. Sur la base de ces éléments
fiables et précis, une prise de décision rapide peut être engagée pour le résident,
dans des délais raccourcis. Plutôt que de passer plusieurs minutes à poser des
questions au téléphone, le médecin régulateur jauge la criticité de la situation en
quelques secondes, avec la vidéo.
Cette expérimentation démontre que la télémédecine au service des personnes
âgées optimise la chaîne d’informations en faveur d’une aide rapide à la décision
qui apporte une expertise médicale optimisée, quelle que soit la distance.
A terme, ce dispositif d’aide à la régulation en urgence devrait permettre de
réduire de 50% le nombre d’hospitalisations des patients transportés aux
urgences, et d’apporter un service complémentaire d’aide à la décision pour les
médecins régulateurs, notamment pour les pathologies traumatologiques, la
somnolence, l’inconscience et les crises convulsives.
Avec le recul, ce service de télémédecine est considéré comme un dispositif
simple, pratique et peu coûteux, laissant envisager un déploiement dans d’autres
EHPAD courant 2017, en réponse à la préoccupation d’un parcours coordonné et
innovant des patients âgés.
02
* Etablissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes
02
N°
19
NOUVEAU SERVICE DE TÉLÉRADIOLOGIE :
IMPLICATION ET INNOVATION
Le service de téléradiologie actuel T-Lor a été imaginé en 2008 par un groupe de
médecins radiologues et neurologues sous l’impulsion du Professeur Picard, puis
mis en service en 2009. Depuis, les usages se sont multipliés et T-Lor est devenu
incontournable dans la prise en charge des patients. Le service a largement
convaincu les professionnels de l’imagerie, pour divers usages : permanence
des soins, continuité des soins, réunions de concertation pluridisciplinaire,
télé-expertises neurologiques… Plus de 70 000 actes de téléradiologie ont été
réalisés via T-Lor, avec désormais une moyenne autour de 2 000 actes par mois.
Au fil du temps, les acteurs du terrain ont ressenti que, pour accroître les usages
et les consolider, il fallait revoir l’ergonomie de ce service pour le rendre plus
convivial. Même si T-Lor est apprécié, le concept de téléradiologie mérite
d’évoluer en Lorraine, et de s’adapter aux nouveaux besoins de l’imagerie.
Depuis 2014, un Club Utilisateurs T-Lor, composé d’une vingtaine d’utilisateurs
volontaires, se réunit et met avant des demandes d’évolution visant à améliorer
l’ergonomie et les fonctionnalités du logiciel. Avec l’appui de ce Club et des
équipes médicales des établissements adhérents, Télésanté Lorraine a souhaité
aller plus loin, et faire naître un nouveau service de téléradiologie innovant qui
répondrait aux besoins de tous.
C’est ainsi que courant 2016, ce Club a été réactivé pour imaginer une nouvelle
version du service de téléradiologie. D’octobre à décembre, Télésanté Lorraine
a programmé plusieurs sessions extraordinaires du Club sur des thématiques
diverses. Au cours de ces réunions de travail, l’ensemble de la chaîne des
utilisateurs a été consultée (soit près d’une quarantaine de professionnels),
afin que ce nouveau service soit l’expression des besoins du terrain. Tous ont
contribué à la rédaction d’une demande d’information envoyée aux éditeurs
de solution de téléradiologie, permettant d’obtenir une vision des solutions
existantes sur le marché. La demande d’information et les retours qui ont été fait
rendront possible la rédaction du cahier des charges de renouvellement.
A l’issue de ces sessions, il en ressort que l’actuel T-Lor doit évoluer pour
répondre plus efficacement aux exigences fonctionnelles, ergonomiques et
organisationnelles d’un service plus souple, intégré aux systèmes d’information
hospitaliers, et surtout s’appuyant sur le partage et l’archivage d’imagerie
médicale Médiale. Il a notamment été demandé que le nouveau service soit
disponible en mobilité, ou encore d’imaginer un service qui permette à Télésanté
Lorraine de gérer personnellement des workflows, afin d’adapter ces processus
d’utilisation métier selon les cas d’usages, et selon les établissements. Chaque
structure utilisatrice du service de téléradiologie pourrait alors bénéficier d’un
workflow personnalisé. Il a aussi été demandé la conception d’une fonction
«Place de Marché», qui permettra de gérer l’adéquation entre les besoins en
téléradiologie émanant des centres demandeurs et l’offre de compétences
radiologiques disponible.
03
MÉDIALE : PREMIERS EXAMENS D’IMAGERIE
ARCHIVÉS
Depuis novembre 2016, le Centre Hospitalier de Remiremont est le 1er
établissement à archiver ses examens et comptes-rendus d’imagerie dans
Médiale, en toute sécurité. D’ici quelques semaines, le partage sera également
activé, permettant à l’ensemble des praticiens de la structure d’accéder à ces
dossiers archivés, et de prendre ainsi des décisions médicales plus suivies dans
le temps.
On estime à 48 000 le nombre d’examens réalisés chaque année dans cet hôpital,
et qui pourront désormais être archivés dans Médiale en temps réel, et partagés
avec les professionnels de santé de la région, qu’ils travaillent en établissement de
santé ou qu’ils soient libéraux. Ces premiers usages tendent à asseoir la position
de Médiale pour l’année 2017 dans le paysage sanitaire lorrain, faisant de ce
service le véritable socle de l’imagerie médicale en région, au service des plateaux
techniques d’imagerie, des médecins de ville, des cliniciens et in fine des patients.
Le Centre Hospitalier de l’Ouest Vosgien est le second site engagé dans la
démarche et archivera également, d’ici quelques semaines, sa production
annuelle de 38 000 examens d’imagerie. Les études sont également en cours
pour intégrer les Centres Hospitaliers Emile Durkheim, Saint-Dié et Gérardmer,
afin de couvrir intégralement le territoire vosgien.
04
HÔPITAL EN TENSION : UN DISPOSITIF GRAND
EST VOIT LE JOUR !
La tension hospitalière est une situation exceptionnelle, conséquence d’une
inadéquation entre les moyens disponibles (structure, lits d’hospitalisation,
personnels..), le flux de patients présents aux urgences et les besoins immédiats
d’hospitalisations non programmées. Cette situation critique est le plus souvent
la résultante de facteurs associés, comme l’affluence de patients liée à une
épidémie ou à une saisonnalité, l’insuffisance de personnel ou encore la carence
de lits d’aval entraînant un déficit du flux sortant dans les différents secteurs.
Pour parvenir à une organisation régionale harmonisée des tensions
hospitalières, l’ARS Grand Est a souhaité créer un groupe de travail « Hôpital en
Tension » (HET) en 2016, constitué de l’ARS, des Réseaux des Urgences et des
Observatoires Régionaux des Urgences des ex-territoires régionaux, des GCS
e-santé des 3 ex-régions, de médecins urgentistes et de Directeurs et présidents
de CME d’établissements de santé. Le groupe de travail s’est appuyé sur les
dispositifs HET existants notamment sur l’outil de Champagne Ardenne et sur les
recommandations de la FEDORU pour déterminer un dispositif Grand Est hôpital
en tension pour l’hiver 2016-2017 qui est en place depuis le 19 décembre 2016.
A l’issue de cette première campagne et grâce aux retours d’expérience prévus
avec les professionnels, les recommandations et outils auront vocation à évoluer
au plus près des besoins des différents acteurs.
Pour rappel, HET est un dispositif d’organisation propre à chaque établissement,
distinct du plan blanc, proposant des mesures d’adaptation de l’établissement
de santé lors d’une situation ponctuelle de tension. Pour pouvoir mettre en
place ces mesures rapidement, la cellule de veille de l’ARS a besoin d’être alertée
à temps, en cas de tension hospitalière. Pour cela, et avec le concours des GCS
e-santé, l’outil HET prévoit un système d’alertes. Une alerte peut se déclencher,
soit lors d’un dépassement de seuil d’un ou de plusieurs indicateurs, soit par un
signalement de la part d’un établissement.
Chaque partie prenante du projet apporte son expertise complémentaire
aux autres. Télésanté Lorraine, membre du comité ORU, apporte son expertise
technique et son expérience dans la gestion des données et des flux pour une
meilleure qualité du dispositif. Le dispositif « hôpital en tension » évite ainsi
à l’établissement de compromettre ses missions, tout en faisant face à une
situation critique de régulation de l’activité non programmée. L’’identification
précoce d’une situation de tension permet ainsi au directeur d’établissement
de déclencher le plan HET et de mettre en œuvre un panel de mesures
exceptionnelles permettant de maintenir la continuité des soins, sans fragiliser
la sécurité des patients et des personnels : ouverture d’un secteur, ajout de lits
dans les unités, rappel de personnel…. L’outil permet l’historisation et le suivi des
actions, tant celles réalisées par l’établissement en tension que celles réalisées par
l’ARS (tension solidaire, communication à la population…)
TEMOIGNAGE DU DR BRUNO MAIRE
Praticien Hospitalier CH Verdun / CHRU de Nancy
Président du réseau Lorraine Urgences et Président du
Collège Lorrain de Médecine d’Urgence
« Les intérêts de la mise en place de ce dispositif sont multiples.
Tout d’abord il permet aux établissements de santé qui
ne disposaient pas d’un plan HET abouti de bénéficier de
l’expérience d’autres établissements mais aussi d’accéder à des référentiels
régionaux voire nationaux comme ceux de la FEDORU. Ensuite, ce dispositif
permet une visualisation quasi temps réel d’indicateurs partagés utilisant des
seuils communs issus de l’historique de chaque établissement. Enfin, il permet une
information précoce et précise des différents intervenants avec son corollaire en
termes d’actions correctives à périmètres volontiers élargis dont un des exemples
est la déclaration d’une tension solidaire (action relevant de l’ARS et consistant
à demander et à suivre l’aide apportée à un établissement en tension par des
établissements de proximité ou d’aval). Fort de cette réalisation ambitieuse, il
nous reste maintenant à affiner ce dispositif pour améliorer sa performance. »
05
ROR : TROIS LETTRES POUR UN SEUL DÉPLOIEMENT
Depuis le jeudi 8 septembre 2016, les Répertoires Opérationnels des Ressources
d’Alsace, de Champagne-Ardenne et de Lorraine ne font plus qu’un seul et unique
ROR pour la région Grand Est. Le ROR devient le premier service e-santé Grand Est,
donnant accès à une description formalisée, fiable et actualisée de l’offre de santé
et de services en région.
La fusion des ROR nécessitait d’amorcer une gestion de projet unique, pour un
service unique. En effet, les trois ex-régions ayant eu des directives différentes
jusqu’à la fusion effective des ARS en juin 2016, ne disposaient pas de
méthodologie de déploiement équivalente sur leur territoire, et se retrouvaient
de fait, face à des états d’avancement assez disparates.
Par conséquent, il devenait nécessaire d’homogénéiser les démarches de
déploiement d’un service devenu unique. C’est ainsi que fut lancée une phase
de finalisation de déploiement Grand Est du ROR, sous l’impulsion de la DGOS, en
suivant une méthodologie unifiée s’appuyant sur l’expérience des trois régions.
Depuis mi 2016, c’est à un chef de projet inter-régions que revient la tâche de
gérer une équipe de déploiement répartie sur les trois régions, pour finaliser le
déploiement du ROR Grand Est. Tous les services de MCO, Psychiatrie et SSR ont,
de fait, renseigné leurs offres de soins dans le ROR pour la fin d’année 2016. .../...
.../... En Lorraine, les équipes du Centre de services se sont rapprochées fin 2016
de sept structures psychiatriques, pour les former à la saisie de leurs offres de
soins. Les temps de saisie étaient parfois fastidieux, puisque certaines structures
juridiques rassemblent des dizaines de sites géographiques. Sans oublier que de
nombreux établissements MCO devaient également renseigner leurs offres de
soins psychiatriques, jusqu’à présent non concernés par ce volet. Pour les SSR, la
Lorraine s’est rapprochée d’une vingtaine de structures qui n’avaient pas encore
complété et validé leur offre de soins reprise de la solution d’orientation iMad.
06
ZOOM SUR UN MÉTIER
Cédric DUPONT
Responsable du Système d’Information du GHEMM (Groupe
Hospitalier de l’Est de la Meurthe-et-Moselle)
Centres Hospitaliers de Lunéville, de St Nicolas de Port, 3H
Santé et EHPAD de Gerbéviller
Quel est votre rôle au sein du GHEMM ?
Au quotidien, je suis en charge de la politique du système d’information
(SI) des établissements et du suivi du Schéma Directeur (SDSI), dans le but
d’apporter les outils adaptés aux différents corps de métier tout en garantissant les
performances. Je suis également chargé de coordonner les équipes intervenant
sur le SI.
Les établissements du GHEMM ont fait le choix de se lancer dans l’automatisation
de leurs fichiers de peuplement, pour la création des comptes sante-lorraine : en
quoi cela consiste-t-il ?
C’est l’annuaire régional qui permet d’administrer les habilitations sur les services
régionaux sante-lorraine. Jusqu’à présent, afin que Télésanté Lorraine sache quels
droits d’accès délivrer aux salariés, il nous fallait remplir un fichier de peuplement,
sous forme de tableau Excel. A réception de ce document, Télésanté Lorraine se
chargeait alors d’implémenter ces créations ou ces modifications de comptes
dans l’annuaire. Ces étapes demandaient du temps, et une mise à jour régulière
et manuelle des droits.
En 2015, Télésanté Lorraine m’a convié à participer à un groupe de travail sur
l’automatisation des fichiers de peuplement. Au fil des réunions, la démarche
m’est apparue comme très avantageuse ; l’objectif est d’automatiser l’intégration
des données des acteurs de santé dans l’annuaire régional, mais aussi la création
et les mises à jour des comptes, en supprimant au maximum les actions manuelles
au niveau des peuplements.
Au sein du GHEMM, et avec l’appui de Stéphane Krebs, responsable de la cellule
technique, nous avons commencé le projet d’automatisation par le CH de
Lunéville durant l’été 2016, puis 3H Santé à l’automne. Prochaine étape, le CH de
Saint-Nicolas de Port.
Concrètement, la création des comptes utilisateurs émane du logiciel de ressources
humaines de nos établissements, qui alimente une base centrale d’utilisateurs. La
mise en place d’un module de règles permet d’appliquer des règles génériques
pour donner accès à tel ou tel service, dès qu’un nouveau salarié est renseigné
dans le logiciel RH. Par exemple, notre matrice d’habilitation identifie tous les
médecins de l’hôpital comme des profils ayant droit à une messagerie sécurisée
sante-lorraine. La démarche inverse est également effective : lorsqu’un salarié
quitte le GHEMM et est donc retiré de notre logiciel RH, son compte sante-lorraine
est alors automatiquement supprimé.
Pourriez-vous nous rappeler l’avantage principal à l’automatisation des fichiers de
peuplement ?
Le gain de temps est vraiment important, surtout côté Télésanté Lorraine. Alors
que le traitement d’un fichier de peuplement nécessitait parfois une semaine,
l’automatisation de ce processus permet une génération des comptes en continu.
Ainsi, le fichier fourni est traité dès sa réception. Aucune action d’une tierce
personne n’est nécessaire. Pour nous, les comptes sont créés beaucoup plus
rapidement, sans action de notre part.
Quelles pistes suggéreriez-vous pour optimiser ce processus d’automatisation ?
Aujourd’hui, l’automatisation des fichiers de peuplement permet la création
et la modification des comptes, mais l’initialisation des mots de passe reste
encore manuelle. Il serait aussi opportun de recevoir régulièrement des rapports
d’intégration, permettant de tracer les intégrations : y a-t-il eu des rejets lors de la
création de comptes, des doublons ? Quels comptes ont bien été intégrés ?
Date de publication : Janvier 2017
Directeur de publication : Didier Mathia
Rédacteur : Ségolène Humbert
Participation : Olivier Croissant, Abdoulaye Diallo, Cédric Dupont, Bruno Maire,
Thierry Maloni, Didier Mathia, Pascale Perrot, Christophe Pompey, Arnaud Vezain
www.sante-lorraine.fr