Réunion de préparation Soirée Welcome Jeudi 7 mars
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Club Welcome de l’UTBM Printemps 2013 Réunion de préparation ­ Soirée Welcome Jeudi 7 mars 2013 – 18h30 Salle Rantanplan Soirée Welcome Préparation : de 18h30 à 20h Soirée : de 20h à minuit Liste pour les courses : Boissons : 20 L de coca 20 L de limonade Accessoires : Achat de 200 serviettes et 200 assiettes Quantités prévues pour 400 ­ 500 crêpes : farine 15 kg lait 30 L Oeufs : 40 (ou 180?) Sucre 2 kg 2 pots de Nutella de 600 g 25 tranches de dinde 25 tranches de jambon 4 sachets de 500 g de fromage La pâte pour 250 crêpes sera faite lors de la préparation de la salle. Si la demande est forte, la pâte pour les 250 crêpes supplémentaires sera faite pendant la soirée. Sinon les ingrédients seront utilisés pour une soirée ultérieure. /!\ Pas d’alcool (bière, rhum,...) dans la pâte. Musique : 1 Club Welcome de l’UTBM Printemps 2013 Playlist à mettre à jour directement sur un compte Spotify ? Playlist présente sur le disque dur (10.5 Go de musique) Quelqu’un à vérifier les différentes musiques présentes sur le DD ? Réservations à effectuer : 2 crépières de l’AE Plaques chauffantes ? Machine à tickets + ordinateur AE Projecteur + panneau blanc Table de brasseur ? (en salle Lucky Luke) Club Kara’UT Matériel présent de 20h à 23h. Apporter un PC sous Windows. Préparation du Power Point : Planning du semestre Liens importants : page Facebook, ... Faire de la publicité pour devenir membre de l’AE Photos Préparation des affiches : Création de l’affiche par notre responsable Com’. Modération par l’équipe com’ de l’AE et impression le plus vite possible. 5 affiches format A3, couleur : devant l’A 200, dans le bâtiment B, 2 à Sévenans, 1 à Montbéliard 10 affiches format A4, couleur : foyer, ME, (bâtiment C), tableau affichage BU, couloir derrière l’A 200, Sevenans, Montbéliard, … 2 Club Welcome de l’UTBM Printemps 2013 Flyers en noir et blanc (format plus petit) pour distribuer au Village international. Bar : Le bar sera ouvert au cours de la soirée, à partir de 21h ou 22h, en fonction de la demande exprimée. Il y a une formation barmen organisée par le BDF le lundi 11 mars à 20h30, au foyer bien sûr. Toutes les personnes qui souhaiteraient tenir le bar lors d’une soirée du semestre sont priées d’assister à cette formation ! Mettre les noms ci­dessous pour ceux qui sont intéressés par cette formation : ­ Sébastien ­ Rémi ­ Diego ­ Adrien ­ Laurent ­ Ramick ­ Iliyess Tickets : 1 crèpe + 1 soft gratuit à l’entrée (faire une croix au marqueur ) 1 ticket : 1 crêpe au sucre + 1 soft 2 tickets : 1 crêpe sucrée garnie (Nutella ou confiture) + 1 soft 3 tickets : 1 crêpe salée + 1 soft Distribution des tâches : (merci de remplir les cases vides) Responsables crêpes : 20h­21h Adrien Thomas D. Gautier C. 21h­22h Diego Thomas D. Gautier C. 22h­23h Hugo 3 Club Welcome de l’UTBM Printemps 2013 23h­00h Responsables bar : 20h­21h Yiying Paul Pas de vente MAIS gestion de la musique et de la cuisine 21h­22h Gauthier B Iliyess Pas de vente MAIS gestion de la musique et de la cuisine 22h­23h Ramick Laurent Tricklin 23h­00h Rémi Diego Responsables tickets : 20h­21h Renaud Juliano Clément 21h­22h Jihane Hugo 22h­23h Jihane Paul ////////////////////////////////// 23h­00h Medhi Iliyess ////////////////////////////////// Est ce que l’on prendra les noms des gens ? (Uniquement les étrangers) Ouais, bonne idée, comme ça on a leurs noms au moins. Dans ce cas on ramène nos PC persos ? (On risque d’en avoir besoin de toute façon avant la commission) Oui, on peut prendre quelques PCs. Fermeture foyer et nettoyage : (merci de remplir les cases vides) Rémi Diego Clément WTF ?! Adrien (si fin à 00h) Sébastien Bon ok Désolé mec, tu fais le fermeture avec moi à 5h ;) Diego je sais que c’est toi 4 Club Welcome de l’UTBM Printemps 2013 Courses : Ramick, Paul, Adrien, Hugo SOREL On fait les courses à quelle heure? Lundi à 16H (Hugo ne peut pas avant, ou soit entre 10H et 14H)? On se retrouve devant l’accueil? => RDV devant foyer 18h15 Préparation repas : Sébastien, Franck, Thomas Dietlin, Gauthier Claisse Préparation foyer : Juliano, Clément Savere, Pierre Vaurs, Jihane Chaouad Powerpoint : Adrien Planning pour la suite du semestre : Samedi 9 mars, de 10h à 17h Sevenans Village international lors des Journées Portes ouvertes Mardi 12 mars, 19h (préparation) et 20h (début de la soirée) jusqu’à minuit Foyer Soirée Welcome lundi 18 mars Salle Jolly Jumper Réunion pour la mise en place de l’aide aux étudiants étrangers Salle Jolly Jumper Réunion pour la première soirée à thème Mercredi 27 mars Foyer Première soirée à thème 5
