FINANCES PUBLIQUES
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1 FINANCES PUBLIQUES COURS N° 2 : L’EXECUTION BUDGETAIRE Plan du cours n° 2 I. II. III. IV. Le principe de séparation des ordonnateurs et des comptables Les ordonnateurs et les comptables : définition et responsabilités Les phases de la dépense et de la recette Les documents comptables I. Le principe de séparation des ordonnateurs et des comptables Ce principe, de droit public, se trouve énoncé à l’article 20 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique : il indique que "les fonctions d’ordonnateur et de comptable public sont incompatibles" ; c’est pourquoi les opérations de la comptabilité publique (dépenses et recettes) se trouvent exécutées par 2 catégories d’agents publics qui ont des missions et des responsabilités différentes et se contrôlent les uns les autres. Ce principe connaît des dérogations (les régies de dépenses et de recettes que nous étudierons ultérieurement) et des aménagements, plus particulièrement au sein des établissements de l’éducation nationale où il est courant que ces 2 fonctions soient confiées à la même personne. Il s’agît alors néanmoins de 2 fonctions différentes, même si elles sont confiées au même agent : ● Celui-ci est dans la première fonction ordonnateur délégué, chef des services financiers situé hiérarchiquement sous la responsabilité de l’ordonnateur dont il prépare le budget et en suit l’exécution. Il n’est dans cette fonction que titulaire d’une délégation de signature à titre personnel et n’agît pas en son nom propre. ● Il est dans sa deuxième fonction agent comptable à part entière. Il se trouve alors en responsabilité directe, nommé avec l’accord du ministre des finances ; il n’est plus soumis à l’autorité de l’ordonnateur qu’il assiste et contrôle. Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 1 2 II. 7 Les ordonnateurs et les comptables questions sur les définitions relatives aux ordonnateurs et aux comptables et à leurs responsabilités QUESTION II. 1 : Les ordonnateurs, qui sont-ils, que font-ils ? ● ● ● ● Ils prescrivent traditionnellement l’exécution des recettes et des dépenses constatent les droits des organismes publics, liquident les recettes engagent et liquident les dépenses (art 6 du décret du 29/12/1962). Ce sont donc eux qui jugent de l’opportunité de la dépense et décident de la recette. La LOLF, du fait de la globalisation des crédits et de leur fongibilité au sein des programmes et des actions introduit de véritables libertés de gestion en contrepartie d’une responsabilisation accrue des gestionnaires et de l’obligation de rendre compte de la qualité de leur action. Des modifications dans les processus d’exécution des dépenses et des recettes pourraient donc intervenir au fur et à mesure de l’application de la nouvelle réglementation. Ils sont : ● ordonnateurs principaux (les ministres, les élus - les maires, les présidents des collectivités territoriales - les chefs d’établissements, …) ● ordonnateurs secondaires (le préfet, le recteur) ● ou ordonnateurs délégués (agents publics ayant reçu une délégation de signature). Ils ne manient pas les fonds publics sauf dérogations très encadrées (les régies). QUESTION II. 2 : les comptables, qui sont-ils, que font-ils ? Ils sont chargés traditionnellement : ● de la prise en charge et du recouvrement des ordres de recettes émis par les ordonnateurs ● du paiement des dépenses ● de la garde et de la conservation des fonds et valeurs ● du maniement des fonds ● de la conservation des pièces justificatives des opérations ● et de la tenue de la comptabilité. La LOLF va leur donner de nouvelles attributions qui vont les rapprocher de l’ordonnateur. Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 2 3 Les nouvelles modalités de la gestion des crédits vont en effet les rendre responsables de la qualité de la comptabilité. Ils devront désormais en conséquence : ● comptabiliser les recettes et les dépenses non seulement par nature mais également par destination ● compléter l’enregistrement des flux d’investissement par la mesure du patrimoine ● et constater la dépréciation des actifs en liaison avec les procédures d’amortissement (voir ci-dessous). Ils sont : ● comptables principaux (cela signifie qu'ils rendent leurs comptes à la Cour des comptes ou aux chambres régionales des comptes) ● comptables secondaires (leurs opérations sont centralisées par un comptable principal) ● comptables délégués (ce sont des agents publics qui bénéficient d’une délégation de signature ; ils prennent en général le nom de fondé de pouvoir). Les comptes des comptables principaux sont jugés par la Cour des comptes ou les chambres régionales des Comptes. Ils sont responsables des écritures passées par les comptables secondaires dont ils centralisent les opérations. QUESTION II. 3 : quelles sont les responsabilités des ordonnateurs et des comptables publics ? Ces 2 catégories de personnel supportent des responsabilités différentes, portant plus particulièrement : ● sur la régularité des comptes pour les comptables ● et sur la qualité de la gestion pour les ordonnateurs. Cette distinction pourrait se réduire du fait de l’intervention de la LOLF qui réintroduit la notion de responsabilité individuelle concernant la qualité de la gestion publique. a) Les responsabilités des ordonnateurs ● Les ministres, les membres du gouvernement, les élus, ont une responsabilité politique devant les électeurs et les citoyens (celle-ci est prévue dans la Constitution pour les ministres). La Constitution prévoit en outre (article 68-1) que les membres du gouvernement sont pénalement responsables des actes accomplis dans l’exercice de leurs fonctions et sont jugés par la Haute Cour de justice. ● Les ordonnateurs autres que les ministres ont une responsabilité disciplinaire , civile, pénale et sont responsables de leurs fautes de gestion devant la Cour de discipline budgétaire et financière. Lorsqu’ils sont constitués comme comptables de fait 1, ils peuvent être traduits devant la Cour des Comptes et les Chambres Régionales des comptes. b) Les responsabilités des comptables Est comptable de fait l’agent qui, sans avoir la qualité de comptable public, s’est comporté, volontairement ou non, comme un comptable, maniant les fonds publics en recettes ou en dépenses. Il est alors contraint de tenir une comptabilité retraçant très précisément les mouvements de ces fonds, d’apporter la preuve qu’il n’y a pas eu de malversations, … Même dans ce cas il est passible de sanctions prononcées par la Cour des comptes ou la Chambre régionale des comptes compétente. 1 Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 3 4 Quel que soit le lieu où ils exercent, les comptables publics sont personnellement et pécuniairement responsables, sur leurs biens propres et ceux de leur conjoint (hypothèque légale) : ● du recouvrement des recettes ● du paiement des dépenses ● de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés à l’Etat, aux collectivités locales et organismes publics ● du maniement des fonds ● de la conservation des pièces justificatives des opérations et documents de comptabilité ● ainsi que de la tenue de la comptabilité du poste comptable qu’ils dirigent. Cette responsabilité s’étend aux opérations des comptables publics et des régisseurs2 placés sous leur autorité ; elle peut être mise en jeu, concernant la gestion de leurs prédécesseurs, pour les opérations prises en charge, dès lors qu’ils n’ont pas émis de réserves lors de leur installation. Les comptables publics dont la responsabilité pécuniaire est engagée (arrêt de mise en débet pris par la Cour des comptes ou les chambres régionales des comptes) ont l’obligation de verser de leurs deniers personnels une somme égale au montant de la perte subie par l’organisme. Toutefois leur responsabilité ne peut être mise en cause pour des questions concernant l’opportunité de la dépense, mais uniquement pour celles concernant la régularité de celle-ci. Outre cette responsabilité pécuniaire, les comptables publics peuvent également encourir des sanctions disciplinaires et être mis en cause civilement ou pénalement en cas de malversations. QUESTION II. 4 : quels contrôles doit faire le comptable public ? Nommés par, ou avec l’accord du ministère des finances, le comptable public est tenu, avant de payer les dépenses ou d’encaisser les recettes, d’effectuer les contrôles suivants (article 11 du décret de décembre 1962). Il doit : ● pour les recettes, vérifier la régularité des ordres de recettes, de leur annulation ou de leur réduction, conformément aux textes et aux règlements en vigueur pour l’organisme dans lequel il est nommé ; ● pour les dépenses, contrôler - la qualité de l’ordonnateur (à un ordonnateur donné correspond obligatoirement un comptable qui lui est assigné d’où la mention de "comptable assignataire") - la présence des pièces justificatives - la disponibilité des crédits - la bonne imputation de la dépense - la validité de la créance (justification du service fait, exactitude des calculs) 2 Lorsqu’un établissement public ne dispose pas d’un comptable sur place et afin de faciliter son fonctionnement quotidien, l’ordonnateur peut, en accord avec le comptable et si son statut d’établissement en prévoit la possibilité, créer une régie : de recettes s’il s‘agit de collecter des fonds (tickets de cantine par exemple), d’avance s’il s’agit d’effectuer de menues dépenses, de régler de petits frais (papeterie par ex). Cette tâche est confiée à un agent de l’ordonnateur qui est investi personnellement de cette fonction de régisseur sous la responsabilité directe du comptable. L’agent doit alors se comporter comme un comptable public, tenir des écritures retraçant les mouvements des fonds, … Il peut être soumis à un cautionnement, peut prendre une assurance et perçoit en contrepartie de la responsabilité qui devient la sienne, une petite indemnité. Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 4 5 - le caractère libératoire du règlement (qui doit solder entièrement la créance : un agent comptable ne paye pas à tempérament !). Il doit également s’assurer que les règles de prescription et de déchéance quadriennale 3 ne s’appliquent pas, qu’il n’y a pas d’opposition de la part d’un créancier du bénéficiaire (liquidation judiciaire de l’entreprise ; nantissement du marché) ainsi que de l’intervention des contrôles requis (contrôleur financier, TPG, …). ● pour le patrimoine, l’agent comptable doit s’assurer de la conservation des droits, privilèges et hypothèques et de la conservation des biens dont il tient le recueil et la comptabilité matière. QUESTION II. 5 : quelles sont les sujétions qui pèsent sur un comptable public ? Compte tenu de l’importance de ses responsabilités, l’agent comptable, qui est personnellement et pécuniairement responsable des opérations qui lui sont confiées, est astreint à la constitution de garanties : il est soumis à un cautionnement qui doit garantir l’établissement en cas de défaillance et à une prestation de serment. Il supporte également une hypothèque légale sur ses biens propres et ceux de son conjoint. Il peut souscrire une assurance pour des faits qui ne seraient pas de sa responsabilité. L’agent comptable constitué en débet (c'est-à-dire à qui il manque de l’argent dans sa caisse) peut obtenir, de la part du ministre des finances, une remise gracieuse de tout ou partie des sommes dues, s’il peut prouver qu’il n’est pas responsable de ces manquements. QUESTION II. 6 : quelle est la différence pour un comptable public entre un cautionnement et une assurance? ● Le cautionnement des comptables publics est obligatoire si le comptable n’en est pas expressément dispensé (dans l’acte constituant la régie par exemple). Il sert cependant à couvrir l’établissement contre les fautes de gestion imputables à l’agent comptable et non sa personne. ● Par contre la prise d’une assurance par le comptable est facultative et sert à le couvrir des pertes financières éventuelles s’il n’est pas responsable des difficultés rencontrées (en cas de cambriolage par exemple). QUESTION II. 7 : peut-on réquisitionner un comptable public ? Lorsqu’un comptable public refuse de payer une dépense ordonnancée ou mandatée par l’ordonnateur, il notifie à cet ordonnateur sa décision de refus en la motivant. Si ce dernier maintient sa décision, il peut réquisitionner le comptable qui exécutera alors l’opération, sauf : ● s’il y a insuffisance des crédits disponibles ● ou si les crédits sont irrégulièrement ouverts ● ou si l’imputation budgétaire ne correspond pas à l’objet de la dépense ● ou encore s’il constate une absence de service fait ou de caractère libératoire de la dépense (le destinataire des fonds n’est pas le bon, par exemple). 3 Les dettes de l’Etat sont prescrites (c’est-à-dire éteintes), sauf en ce qui concerne les impôts, 4 ans après l’année au cours de laquelle elles sont dues, lorsqu’il n’y a pas eu d’interruption par relance écrite du créancier, c’est ce que l’on appelle la déchéance quadriennale. Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 5 6 Dans ces conditions c’est l’ordonnateur qui endossera la responsabilité du comptable et devra rendre compte sur ses biens propres de l’exécution de la dépense. Il pourra être mis en débet par la Cour des Comptes, ou la Chambre Régionale des Comptes s’il s’agit d’une collectivité locale ou d’un établissement rattaché. Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 6 7 III. DEPENSE ET RECETTE PUBLIQUES III. 1. La dépense publique, ses différentes phases. L’exécution de la dépense publique comporte 2 phases, l’une de la responsabilité de l’ordonnateur, l’autre de celle du comptable. A. La phase de l’ordonnateur comprend : ● l’engagement juridique et financier qui est l’acte par lequel un organisme public crée ou constate une obligation de laquelle résultera une charge (contrat, marché, commande, …) ● la liquidation qui a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la dépense ; celle-ci doit permettre □ de vérifier la réalité du service fait ( pour éviter les fausses factures par exemple) □ et de calculer le montant de la dette qui peut varier par rapport à l’engagement financier initial (intérêts moratoires par exemple, ou si la totalité de la commande n’a pu être honorée par le fournisseur). ● l’ordonnancement (ou le mandatement pour les établissements publics) qui est l’acte administratif donnant l’ordre au comptable de payer. Cet acte doit être accompagné des pièces justificatives permettant au comptable d’exercer les contrôles qui lui incombent. B. La phase du comptable comprend : ● Le paiement : il s’agit de la phase qui permet de payer le créancier après que le comptable ait contrôlé la régularité du paiement, la validité de la créance et son caractère libératoire. Ce dernier doit donc avoir effectué avant paiement les contrôles obligatoires sous peine de mettre en jeu sa responsabilité pécuniaire. Question III. 1. 1 : quels contrôles le comptable doit-il obligatoirement effectuer avant de payer ? - la qualité de l’ordonnateur - la disponibilité des crédits - l’exacte imputation de la dépense - le caractère libératoire du règlement - la justification du service fait - l’exactitude des calculs - l’intervention des contrôles requis (contrôleur financier, TPG..) - la présence des pièces justificatives - l’absence d’opposition de la part d’un créancier du bénéficiaire (liquidation judiciaire de l’entreprise ; nantissement du marché..) - l’absence de déchéance quadriennale. Si ces contrôles sont positifs, l’agent comptable peut payer. Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 7 8 QUESTION III. 1. 2 : que se passe-t-il si le comptable paye alors que 4 années se sont écoulées depuis le fait générateur de la dépense? Si un comptable public paye une dépense alors que la déchéance quadriennale 4 est intervenue, il sera mis en débet des sommes payées à tort et devra compenser cette dépense irrégulière sur ses fonds propres. Sa responsabilité personnelle sera donc mise en jeu. QUESTION III. 1. 3 : avec la LOLF que devient le rôle du comptable public ? La LOLF modifie le rôle du comptable public qui doit désormais certifier la qualité et la sincérité du budget et de la comptabilité tenue par l’ordonnateur et s’assurer que ces comptes représentent fidèlement la situation financière et le patrimoine de l’Etat. Il lui sera donc confié une mission générale d’appréciation des décisions prises par l’ordonnateur ayant une incidence comptable, ce qui peut conduire à des conflits. Par ailleurs les contrôles effectués par l’ordonnateur et le comptable au niveau du traitement des factures sont redondants, c’est pourquoi il est prévu que ce soit désormais le comptable et ses services qui effectuent la totalité du travail allant de la réception de la facture à son traitement et à son paiement. Il va de soi que des modifications importantes dans le fonctionnement des 2 services de facturation qui avaient l’habitude de fonctionner séparés et en parallèle vont devoir intervenir. II. 2. La recette publique, ses différentes phases C’est l’ordonnateur qui constate l’existence d’une créance de l’Etat et qui doit, en conséquence, émettre un ordre de recette. Ce titre de recette, assorti des pièces justificatives correspondantes, est adressé à l’agent comptable qui en vérifie la régularité : qualité de l’ordonnateur, réalité de la recette, qualité du débiteur, montant, et la prend en charge. Dés cette prise en charge, l’agent comptable est tenu d’assurer le recouvrement des sommes dues par tous moyens, y compris le recours à l’huissier si nécessaire. Si l’agent comptable recouvre des recettes alors qu’aucun ordre n’a été émis par l’ordonnateur, il est en faute et peut être sanctionné par la Cour des comptes ou la chambre régionale des comptes. Lorsqu’il se trouve dans cette situation, il doit impérativement en demander la régularisation à l’ordonnateur et exiger l’émission de l’ordre de recettes correspondant. 4 Quatre années pleines se sont écoulées après l’année qui a vu se produire l’acte générateur de la créance, sans qu’aucune relance n’ait été faite susceptible d’interrompre la prescription. Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 8 9 QUESTION III. 2. 1 : que peut faire le comptable en cas de non paiement par le créancier ? Lorsqu’un agent comptable qui a pris régulièrement en charge des ordres de recettes, ne peut obtenir le règlement des sommes dues par le créancier, celui-ci ayant par exemple disparu, ou la société étant en faillite ou pour toute autre raison légitime, il peut demander à l’ordonnateur auquel il est rattaché d’admettre les montants irrécouvrables en non valeur. Si l’ordonnateur juge que le comptable "a fait toutes les diligences nécessaires" pour recouvrer les sommes dues, il accepte cette admission en non valeur qui l’oblige à compenser la perte subie par l’organisme au moyen de crédits budgétaires existants qui ne pourront en conséquence être utilisés pour d’autres achats. Cette procédure qui représentera une perte sèche pour l’établissement nécessite donc de s’assurer de l’impossibilité absolue de ce recouvrement. Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 9 10 IV. LA COMPTABILITE PUBLIQUE, LES DOCUMENTS COMPTABLES Définition de la comptabilité publique Le système de comptabilité publique est un langage, un ensemble de signes et de modes de classement qui permet aux services de l’Etat de se comprendre et surtout de se contrôler les uns les autres, afin d’éviter les gaspillages et les malversations. Ce langage repose sur des catégories de comptes mises en place par le plan comptable général, applicable aussi bien au privé qu’aux organismes publics, même si pour ces derniers quelques ajustements sont nécessaires. Ce système, créé en 1947 et révisé à plusieurs reprises depuis, permet de retracer l’ensemble des opérations effectuées par les entreprise privées, l’Etat et les organismes publics, tant au niveau de leur fonctionnement courant que de leur trésorerie ou de leur patrimoine mobilier et immobilier. La LOLF prévoit pour l’Etat la mise en place dès 2006 d’une nouvelle comptabilité plus proche de la comptabilité privée. L’article 30 de la LOLF indique que les règles applicables à la comptabilité de l’Etat ne se distinguent de celles applicables aux entreprises qu’en raison des spécificités de son action ; de plus, la LOLF prévoit que les comptes de l’Etat seront désormais certifiés par la Cour des comptes. Elle précise en conséquence que les comptes de l’Etat doivent être : ● réguliers ● sincères ● et donner une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière ce qui devrait modifier la présentation des comptes, les rendant plus clairs et plus lisibles. C’est également pour cette raison que la tenue des comptes des organismes publics devra être complétée pour pouvoir tenir compte de l’ensemble des éléments constituant leurs budgets et en prévoir les évolutions concernant en particulier leur patrimoine immobilier et leur masse salariale. Jusqu’à présent ces données n’étaient pas prises en compte par de nombreux organismes publics qui ne payaient pas eux-mêmes leur personnel et n’assuraient pas l’entretien de leurs bâtiments. Dorénavant, tous les établissement devront connaître le coût des personnels qu’ils emploient et pratiquer un amortissement réel de leurs biens à l’égal du privé. La comptabilité générale de l’Etat va donc être adaptée pour tenir compte de ces nouvelles exigences. Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 10 11 Elle était jusqu’à présent tenue de façon hétérogène : ● les opérations budgétaires étant retracées selon une (comptabilisation au jour le jour des recettes et des dépenses), logique de caisse ● alors que d’autres opérations étaient tenues selon une logique d’exercice : les opérations étaient reliées à leur année de référence, quelle qu’ait été l’année d’exécution (les opérations de trésorerie par exemple). Elle doit donc désormais être fondée sur le principe de la constatation des droits et des obligations. Dans cette optique, l’Etat a conduit depuis 2003 un travail approfondi qui a permis la mise en place (en accord avec l’Union Européenne) de 13 nouvelles normes comptables permettant de se rapprocher, chaque fois que possible, de la comptabilité privée. Elles permettent en particulier d’identifier, de recenser et d’évaluer les immobilisations corporelles qui lui appartiennent : il ne sera bientôt plus possible de dire que l’Etat ne connaît pas son patrimoine ! Les normes comptables sont déclinées en une nomenclature budgétaire et comptable qui précise les dépenses et les recettes par nature et par destination. Dorénavant les comptabilité. agents comptables devront tenir une triple ● une comptabilité de caisse pour les opérations budgétaires qui retracera, comme actuellement, les entrées et les sorties pour le budget en cours (dépenses et recettes) au moment où elles se produisent ● une comptabilité générale dite d’exercice : les opérations seront prises en compte au titre de l’exercice auquel elles se rattachent quelle que soit la date réelle de paiement ou d’encaissement (même si plusieurs années les séparent) ● une comptabilité d’analyse permettant de connaître le coût réel des politiques publiques. QUESTION IV. 1 : en quoi consiste l’amortissement ? En fonction de la durée de vie fixée pour les différentes catégories d’équipements, conformément au plan comptable et aux usages (en général 3 ans pour les ordinateurs, 5 à 10 ans pour les matériels, 15 à 20 ans pour les constructions, …), il doit être provisionné chaque année au budget des établissements, un crédit correspondant à la valeur de rachat des équipements ou de rénovation des bâtiments. Il est calculé comme suit : le montant initialement payé pour ce matériel, divisé par le nombre d’années d’utilisation fixé. Un matériel dit amorti n’a plus de valeur comptable, (celle qui est reprise dans les bilans étant égale à 0), même si cet équipement est encore opérationnel et continue à être utilisé. La différence entre l’amortissement privé (les montants provisionnés sont mis en réserve jusqu’au rachat des biens de remplacement et bénéficient de conditions fiscales favorables) et l’amortissement public tient actuellement au temps qui sépare la mise en réserve de l’utilisation, le montant provisionné étant dans le public immédiatement réutilisé comme une subvention d’investissement. Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 11 12 QUESTION IV. 2 : quelles sont les classes de comptes utilisées, quel est leur rôle ? Les classes de comptes permettent de retracer les opérations et de les classer de façon cohérente. Elles sont déclinées en 10 classes de comptes dans le plan comptable général. La classe 1 La classe 2 La classe 3 La classe 4 La classe 5 La classe 6 La classe 7 Les classes 8 à 10 permet de retracer les opérations de capitaux. concerne les opérations d’investissement (mobilières et immobilières). retrace les comptes de stocks (marchandises, matières premières, produits finis, …). sert à inscrire les opérations avec des tiers (les opérations faites avec les fournisseurs, les clients, les personnels,…). Elle retrace les opérations en cours ou en attente. est celle des services financiers : comptes de chèques, trésor, CCP, comptes bancaires (lorsqu’ils sont autorisés pour les établissements publics). retrace les dépenses courantes de fonctionnement et de personnel. est celle des recettes. Les classes 1 à 5 sont intitulées "comptes de bilan" car elles retracent les avoirs. Les classes 6 et 7 sont intitulées "comptes de gestion" ; ce sont ces 2 dernières classes que l’on retrouve dans les prévisions budgétaires. permettent de retracer des opérations particulières (compte de résultat pour la 8, comptabilité analytique pour la 9). QUESTION IV. 3 : Quels sont les documents comptables produits et par qui ? a) Ils sont élaborés : ● d’une part, par les ordonnateurs qui doivent tenir une comptabilité de leurs engagements financiers et de leurs ordonnancements (mandatements pour les établissements) ● et d’autre part par les comptables qui tiennent, en contradiction avec les ordonnateurs, un journal où sont inscrites au jour le jour (ordre chronologique) les opérations qu’ils exécutent. Ces opérations sont inscrites à la suite les unes des autres et sont assorties d’un numéro et d’une date qui permettent de les retrouver. b) Les comptables tiennent également un grand livre qui permet de consigner ces opérations, classées par nature et par destination, dans les différents comptes d’exécution afin de permettre de suivre et de contrôler l’activité des services. Les comptables tiennent également un suivi de leurs paiements. Ces opérations s’effectuent à l’aide d’ une comptabilité dite en partie double, c’est-àdire que chacune d’elles met 2 comptes en mouvement pour pouvoir être exécutée. Pour payer un fournisseur par exemple, les crédits correspondant à la facture sont prélevés dans un compte de classe 6 (dépenses) et sont transférés dans un compte de classe 4 (compte de tiers) avant d’être versés sur le compte de ce fournisseur par l’intermédiaire d’un compte de classe 5 (CCP par exemple). Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 12 13 Ces doubles transferts sont un moyen supplémentaire de suivre les différentes opérations, ce que ne permettrait pas un simple débit/crédit qui ne se traduirait que par des soldes (comptabilité dite de caisse). c) Les autres documents comptables ● Les comptables doivent établir de façon périodique une balance, en général une fois par mois, ce qui leur permet de vérifier que leurs comptes sont en équilibre réel. ● En fin d’année, le compte financier (compte général pour l’Etat) est établi contradictoirement à partir des écritures des agents comptables et de celles des ordonnateurs. ● Il permet de mettre d’accord les 2 services et d’établir le bilan de la gestion de l’année et de ses résultats. ● Un compte de résultat présente le solde de la gestion : déficit ou bénéfice, même si ces notions n’ont pas la même signification lorsqu’il s’agit de l’Etat. Il fait apparaître le bilan du service ou de l’établissement : actif, passif , fonds de roulement, réserves, … Une base de données commune entre tous les services ministériels : "la base accord" devrait, lorsqu’elle sera pleinement opérationnelle, permettre à tous les services de gestion et de contrôle de suivre au jour le jour l’activité de l’Etat. Cours de Claude Wittebroodt, SGASU, pour le bureau de la formation des personnels de l'administration centrale DPMA C3, 2005 13
