La méthodologie patient-traceur Pilotage et formation à la méthode Plan de la formation 1. Contexte de la méthodologie patient-traceur a. Historique b. Définition 2. Conduite de projet (matin) a. b. c. d. e. Initiation Désignation des chefs de projet Constitution du groupe projet Conduite de projet Communication 2 Plan de la formation 3. Mise en œuvre de la méthode (après-midi) • • • • • • • • • • Qu’est-ce que la méthode du parcours patient-traceur? Quels sont les objectifs ? Quels acteurs sont concernés? Comment commencer ? Quels patients sélectionner ? Qui participe ? Comment se déroule un parcours patient-traceur ? Quelle traçabilité et quel archivage ? Quel bilan ? Quels écueils éviter ? Facteurs de succès 3 La méthodologie patient-traceur: pilotage et formation à la méthode 1. CONTEXTE 4 a. Historique • Méthode utilisée depuis 2002 aux USA par la Joint Commission pour l’accréditation des établissements de santé. • Première présentation en France par la HAS en avril 2012 : – Nouvelle méthode de certification, – Méthode d’EPP validante pour le DPC. 5 b. Définition • La méthodologie du parcours patient-traceur est un audit qualité qui s’intéresse aux pratiques réelles via le parcours d’un patient Rapport d’évaluation rédigé en terme de: CONFORMITE NON-CONFORMITE • Il consiste en une analyse rétrospective d’une section choisie du parcours d’un patient en s’appuyant: – Sur un entretien patient – Sur l’analyse en équipe de son dossier médical 6 Apports de cette nouvelle méthode Evaluation de la réalité des pratiques Analyse des interfaces Vision dynamique d’un processus et de son évolution Parcours patienttraceur Intégration de l’expérience du patient Comparaison aux bonnes pratiques 7 La méthodologie patient-traceur: pilotage et formation à la méthode 2. CONDUITE DE PROJET 8 Conduite de projet Initiation Chefs de projet • Soutien institutionnel • Origine de la demande • Définition claire de la finalité et des objectifs de la réalisation du parcours • Allocation des moyens • Binôme : Médecin / Personne-ressource QualiSanté • Formation à la méthode et à l’audit Groupe de projet • Pluri-professionnel • Compétences du service • Compétences méthodologiques • 4 à 5 professionnels formés/sensibilisés à la méthode Conduite de projet • Définir le projet (fiche-projet) • Etablir le plan de communication • Mener les différentes réunions • Définir le plan d’action 9 a. Initiation du projet • Volonté institutionnelle de l’établissement de santé : – Inscrit dans le projet d’établissement – Soutien des instances : portage du projet par la CME, la coordination générale des soins, la coordination de la qualité et de la gestion des risques de la DURQ. • Origine de la demande : service source ou demande institutionnelle. 10 Initiation du projet • Définition claire de la finalité et des objectifs du parcours patient-traceur à mener: à quelles questions veut-on répondre en réalisant ce parcours patient-traceur ? • Exemples: – « Quelles sont les pratiques de vérification d’identité pour un patient de chirurgie digestive ? (hospitalisation, examens de laboratoire et d’imagerie, bloc, etc …) » – « Quelle est la prise en charge effective de la douleur dans mon service de pédiatrie ? » ! Ne jamais initier un parcours patienttraceur sans avoir défini les questions d’intérêt !! ? Se limiter à 4 questions d’intérêt 11 b. Désignation des chefs de projet • Binôme obligatoire pour mener à bien le projet: – Médecin du service qui apporte la compétence médicale sur les pratiques, – Méthodologiste (Personne Ressource QualiSanté) qui apporte ses compétences organisationnelles. • Tous deux doivent être formés à la méthode du parcours patient traceur et au travers d’elle, à la méthodologie de l’audit. Si aucun médecin disponible: possibilité de recruter le cadre ou un infirmier du service motivés pour mettre en place le parcours. !! ATTENTION !! Prévoir de dégager un temps dédié conséquent !! 12 Chefs de projet Attitudes et qualités d’un auditeur - Ouverture d’esprit Diplomatie Observateur Perspicacité Ténacité Capacité de décision - Autonomie - Polyvalence - Intégrité / déontologie - Capable de travail en équipe - Courtois - Naturel - Ferme - Curieux - Compréhensif 13 Chefs de projet Rôle principal du binôme-chefs de projet: manager le parcours patient-traceur au travers des différentes réunions Missions Compétences Constituer et animer les équipes Connaître et savoir appliquer la méthode du parcours patient-traceur Garantir le respect de la méthode Planifier et utiliser les différentes ressources Définir, coordonner et déléguer les responsabilités Planifier les étapes du parcours patient-traceur et les mettre en œuvre Connaissances des pratiques évaluées et des documents de référence Capacités d’animation et de conduite de réunions Conduite des différentes réunions du parcours patient-traceur Savoir amener l’équipe à élaborer les conclusions Etablir un rapport d’évaluation avec un plan d’action Savoir préparer et établir le rapport de synthèse Etablir et assurer les plans de communication Savoir assurer une fonction de représentation et de communication 14 c. Constitution du groupe-projet Soutien institutionnel Binôme chefs-projet • • • • Portage de projet Projet d’établissement Médecin du service-source Personne Ressource QualiSanté Groupe projet • • • • Groupe pluri-professionnel 4 à 5 professionnels suffisent Formés à la méthode Temps dédié Compétences méthodologiques Personnel de la structure qualité d’appui Compétences propres au service Equipe soignante et médicale du service volontaires et motivés (appel à candidature) 15 d. Conduite de projet Définir le projet: Fiche projet spécifique patient-traceur Modèle QQOQCP • • • • QUI: composition des groupes de travail QUOI: Processus concernés, profil retenu OU: Service-source QUAND: Dates envisagées et planification horaire • COMMENT: Modalité de fonctionnement du groupe-projet, référentiels choisis, modalités de suivi, plan de communication, investissement, formation et assistance à prévoir • POURQUOI: Questions d’intérêt 16 Conduite de projet Animer les différentes réunions du parcours patient-traceur Type de réunion Objectifs Déroulement Documents Fiche de présence Présentation du projet Fiche-projet Lancement Initier la constitution de Présentation des membres l’équipe-projet Présenter la méthode Répartition du travail travail en amont Elaborer les grilles (groupe-projet) Définir les modalités de communication Modalités de fonctionnement et calendrier et 2 à 3 réunions Grilles génériques et guide Référentiels à utiliser Rétro-planning ou programme horaire du parcours à réaliser Elaboration des grilles Plan de communication Avertir le service évalué Envoi d’un avis d’évaluation Fiche d’avis d’évaluation parcours patient-traceur 17 Conduite de projet Animer les différentes réunions du parcours patient-traceur Type de réunion Objectifs Déroulement Documents Respect du planning Mise en œuvre (avec l’équipe du service-source) Détecter les écarts Réunion d’ouverture Prise de conscience des professionnels Analyse du dossier avec remplissage des grilles Grilles et éventuel guide de remplissage Entretien patient Dossier-patient Planification sur une Première réflexion sur les actions demi-journée d’amélioration à mettre en œuvre Réunion de restitution 18 Conduite de projet Animer les différentes réunions du parcours patient-traceur Type de réunion Objectif Déroulement Documents Rédiger une synthèse de la réalisation du Travail d’aval Rédaction de la synthèse parcours Fiche-synthèse (groupe-projet) Restitution des résultats Valoriser les réussites et tour de table sur Fiche DPC Lors de la réalisation Partager l’expérience l’impact de la démarche de l’évaluation Validation DPC Travail d’aval (service-source) 1 réunion Définir un plan d’action Synthèse et hiérarchisation des actions d’amélioration Elaboration du plan d’action Fiches-action Plan d’action 19 Conduite de projet Définir le plan d’action • Hiérarchiser : Matrice impact/effort • Organiser : Plan d’action (responsables, délais réalistes, dates de début et de fin, coordination avec les autres projets de la structure). • Planifier ces actions : Diagramme de Gantt (rétro-planning) • Communiquer : réunion avec le personnel du service-source pour communiquer sur la réalisation et le planning défini du parcours patient-traceur, note interne, affiche, journal interne, intranet, mail, … 20 e. Communication • Portée par les chefs de projet • Formalisée lors des réunion de travail en amont dans un plan de communication 21 Communication Identifier les destinataires • Instances directionnelles • Professionnels de terrain • Patients Définir les objectifs de communication • Lancement du projet: informer et promouvoir • Visibilité des moments-clés du projet • Communication des résultats Déterminer les messages prioritaires • Résultats • Destinataires Sélectionner les méthodes de communication • Canaux habituels de l’établissement • Intranet, journal interne, notes d’information • Conférences, staff, entretiens 22 La méthodologie patient-traceur: pilotage et formation à la méthode 3. MISE EN ŒUVRE PRATIQUE DU PARCOURS PATIENT-TRACEUR 23