BILAN COMPTABLE FOULEES DE GUER 2008 DEBIT Gros lots tirage au sort x 4 (Ecomarché- Galode Laurence) CREDIT 174,43 Lots individuels coureurs (tour cou+sac+tee-shirt) 0 Coupes et médailles 0 Affiches x 50 (Imprimerie Pierre) ? Jambon pour sandwich (Boucherie Etienne) 0 Pain (Boulangerie Louis) Publicité internet (Yanoo.net -Jacques Salaun) pré-inscrits : 176*6 1056 non-inscrits : 28*8 224 Buvette-sandwichs 57 8,02 8 Achats clés (Tabac Trusson-Bahon elisabeth) 12,9 Ravitaillements (Champion Guer- Kessler Christian) 153,3 TOTAL DEPENSES : Inscriptions aux 10Km 356,7 TOTAL RECETTES : SOLDE DES FOULEES 2008: 1337 980,35 PRESTATIONS DE SPONSORING ET/OU MECENAT NON FACTUREES A LA SECTION: LOTS OFFERTS PAR LES COMMERCANTS POUR TIRAGE AU SORT 600 INTEGRALITE DES RAVITAILLEMENTS (CHAMPION) 150 FLEURS AUX FEMININES (FLEURISTES GUER ET BELLEVUE) 90 COUPES (8 coupes collectées) 40 SOUTIEN SANTE (secouristes bénévoles) 100 TOTAL 1052 GUER COETQUIDAN GUER DEBRIEFING SUR L’ORGANISATION COETQUIDAN *AVANT COURSE : Publicité, inscriptions, affiche, presse, site internet… Associer des photos aux articles de presse- donner l’adresse du site (ticket à l’arrivée) pour voir les photos - prévoir un fléchage au sol pour la boucle des 3,3Km *LE JOUR DE LA COURSE : préparatifs, horaires de mise en place,ravitaillements, jalonneurs,cérémonie,pot VIP, résultats presse…. Bloquer les grands axes dès la course enfants –préparer au mieux l’arrivée pour plus de fluidité – prévoir doublure informatique avec SEB. *APRES COURSE : point matériel. Aménagement pour la prochaine édition. Achats de tréteaux pour autonomie matérielle des ravitaillements(à charge Christian EDITION 2009 : DIMANCHE 15 NOVEMBRE Parcours à l’identique que cette année GUER COETQUIDAN REPAS DU 19 DECEMBRE ….. OU, QUI, QUOI, COMMENT et A QUELLE HEURE…?. Salle des fêtes de St Malo de Beignon – à partirde 20h00 – Avec ou sans enfants Inscriptions auprès de E. Bahon (avant le 16/12) –Apéritif : Marc Mauny – entrées : Mix buffet (Anne-Laure ou thierry Le moignic) – Plat chaud commande chez Y.Etienne –Pains, café :C.Kessler – Desserts et boissons : Tous Animation : Sono (André) GUER COETQUIDAN TENUES CLUB ….. Résultats du vote + propositions P.Bourel Choix du survêtement pour les hommes – produit différent pour les femmes (encore à l’étude…!!) Acquisition gratuite cette année du survêtement pour tous, pour les années suivantes participation pour la moitié du coût de la tenue. Acquisition de la tenue (maillot-short) seulement en 2°année d’inscription. ATTENTION : DATE LIMITE DE PAIEMENT ASAEC (fin d’année scolaire) PERENNISATION DU PRODUIT…? GUER RAPPEL FONCTIONNEMENT ASAEC COETQUIDAN - Organigramme (président,secrétaire,trésorier,secrétaire administrative,comité directeur) - Réservation de véhicules : tel au secrétariat – ou par e-mail : [email protected] Contact possible aussi avec Seb.GIBOULOT - Accès au camp et sur la piste d’athlétisme. Demande pour une utilisation nocturne le jeudi soir de 19h00 à 21h00 (à charge André) Constat section course hors-stade : Effectif en hausse constante 50 membres au 1° décembre Nécessité d’une affiliation F.F.A pour la formation d’entraineur hors-stade. Effectif à la rentrée 2009 Difficulté pour gérer l’entrainement et l’administratif (licences, manifestations…) La solution : Désignation d’un bureau pour une meilleure répartition des tâches. GUER COETQUIDAN Fonctions : ELECTION DU PRESIDENT DE SECTION *Porte-parole de la section course hors-stade *Interlocuteur privilégié avec le comité directeur ASAEC *Responsable juridique pour les manifestations *Présence à l’AG FFA + calendrier CDCHSet l’ASAEC. *Détermine les dâtes des organisations. *Valide les projets proposés par la section. LE GALLIC ANDRE GUER COETQUIDAN Fonctions : ELECTION DU SECRETAIRE ET ADJOINT *Organisation et gestion des inscriptions en début d’année *Gestion des licences F.F.A et affiliation. *Interlocuteur privilégié avec la secrétaire ASAEC *Participe à l’AG de l’ASAEC (2 x an) *Prépare les réunions section et compte-rendu pour site internet *Réalisation des dossiers préfecture pour les courses. LAURENCE GALODE – SECRETAIRE ANNE-LAURE LE MARREC - ADJOINTE GUER COETQUIDAN Fonctions : ELECTION DU TRESORIER ET ADJOINT *Etablit le prévisionnel financier de la section *Interlocuteur privilégié avec le trésorier ASAEC *Etablit le bilan financier des manifestations. *Elabore les demandes de subventions (mairie, Conseil général communauté de communes,FCSAD…) *Détermine la faisabilité des projets de la section (équipements, courses, stages….) CHRISTIAN KESSLER - Trésorier ANNE CORVOISIER - Adjoint GUER TACHES ORGANISATIONS COETQUIDAN Responsable parcours TRAIL : YANNICK BAHON Responsable parcours 10Km : MARC MAUNY Recherche jalonneurs – élabore l’organisation du nettoyage- balisage du parcours. Recherche jalonneurs – élabore l’organisation du circuit- balisage du parcours et panneau kilo. Responsable Accueil : Mise en place et gestion de l’équipe accueil ANNE-SOPHIE TROSSAIL Responsable Récompenses : Achats – récupération lots- MEP cérémonie Responsable Ravitaillement : Commande et organise les ravitaillements. ELISABETH BAHON PHILIPPE RENIMEL et J-MI LE GOFF Responsable Secours-santé : Identifie les moyens et la mise en place des secours PIERRICK EDET Responsable Publicité : Coordonne les actions publicitaires pour les organisations EMMANUEL MARTIN Responsable Presse-sponsor: Responsable des relations avec la presse locale et EMMANUEL MARTIN les sponsors . Responsable Informatique : Gestion des inscriptions aux courses et anime le SEB.GIBOULOT et PATRICE BOUREL site internet de la section. Responsable « soirée »: Coordonne et organise la mise en place des soirées section GALODE LIONEL, BAHON ELISABETH, ANNE-LAURE LE MARREC