Note relative au remboursement des frais de voyage et d’hôtel Réunion de lancement de notre projet « Soutenabilité & Compétences – Machines-outils & Robotique » Bruxelles, 17 mars 2015 I Règles générales Tous les participants doivent préfinancer eux-mêmes les frais de voyage et d’hôtel. Le cas échéant, industriAll European Trade Union remboursera les frais des participants (dans leur totalité ou partiellement) après la réunion, et ce conformément aux conditions stipulées ciaprès. II Conditions spécifiques 1 Frais de voyage Les frais de voyage (du lieu d’origine du participant jusqu’au lieu de la réunion) sont remboursés sur la base suivante : Les trajets doivent être les plus directs et les plus économiques possibles. Pour les voyages en train et en voiture, les frais sont remboursés sur la base du trajet le plus court et le plus économique en train 1ère classe. Pour les voyages en avion, les tarifs spéciaux servent de référence. Le « plein tarif en économie » sera accepté au cas par cas sur la base de justificatifs évidents. Les voyages en avion sont autorisés uniquement pour une distance supérieure à 800 km (400+400). Les frais seront remboursés sur la base du tarif le plus économique disponible au moment de l’invitation et permettant la participation à la réunion et un voyage pendant la semaine de travail. Le remboursement des frais de taxi ou de parking n’est pas autorisé. Il n’est pas permis de rembourser les frais de voyage pour les distances inférieures à 100 km. 2 Frais d’hébergement Les participants doivent régler leurs notes d’hôtel sur place et envoyer la facture à industriAll Europe (ou la remettre au représentant d’industriAll Europe sur place à la réunion) pour remboursement. Une nuitée seulement sera remboursée pour cette réunion (sans le bar et autres services) International Trade Union House (ITUH) - Boulevard du Roi Albert II 5 (bte 10) - B-1210 Brussels Tel: +32 (0)2/227 10 10 [email protected] www.industriall-europe.eu III Documents nécessaires à la procédure de remboursement Afin d’être remboursés, les participants qui demandent un remboursement doivent fournir les documents suivants : Le formulaire de remboursement dûment complété et signé incluant le prix du billet, le numéro de TVA, le numéro de compte bancaire, les coordonnées bancaires (nom de la banque, codes SWIFT et IBAN) Le billet original aller-retour (avion/train) et les cartes d’embarquement (originaux). Le tarif doit apparaître sur les billets. Autrement, un reçu officiel mentionnant le tarif doit être fourni. Les documents originaux relatifs au voyage ainsi que la facture de l’hôtel doivent être envoyés à industriAll Europe dans les quinze jours suivant la réunion. Pour les participants se rendant sur le lieu de réunion en voiture, veuillez indiquer l’équivalent du prix du trajet le plus court et le plus économique en train 1 ère classe sur la facture. Cependant, nous rembourserons les frais d’essence s’ils sont moins chers que les billets de train 1ère classe. Merci de garder toutes les factures d’essence, les tickets de péage etc. et de nous les envoyer après la réunion. International Trade Union House (ITUH) - Boulevard du Roi Albert II 5 (bte 10) - B-1210 Brussels Tel: +32 (0)2/227 10 10 [email protected] www.industriall-europe.eu Merci de signer et de renvoyer ce formulaire immédiatement après la réunion avec tous les documents de voyage (cartes d’embarquement, billets train, factures d’essence, etc..) et la facture de l’hôtel à : avec le soutien financier des la Commission européenne FORMULAIRE DE REMBOURSEMENT industriAll European Trade Union Katja Grosser ITUH, Boulevard du Roi Albert II, 5 (Bt. 10) B-1210 Bruxelles Belgique A COMPLETER EN LETTRES CAPITALES Réunion de lancement du projet « Soutenabilité & Compétences – Machines-outils & Robotique » Numéro de projet : 424006 Date : 17 mars 2015 NOM: Lieu : Bruxelles (Belgique …………………………………………………………………………………………… Organisation: …………………………………………………………………………………………… Adresse: ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………… DETAILS BANCAIRES Nom de la banque/Adresse ………………………………………………………………………………………………….. Ville / Agence: ………………………………………………………………………………………….. Pays: …………………………………………………………………………………………………. Numéro de compte (IBAN) : ………………………............................................................... Code BIC: ………………………………………………………………………………………………… Nom du titulaire du compte: …………………………………………………………………………………. Adresse du titulaire du compte: …………………………………………………………………………….…. …………………………………………………………………………….…. TRAJET (mission entière) Départ de ……………………………… (ville) le …………………………………… (Jour/Mois/Année/Heure) Retour à ……………………………… (ville) le …………………………………… (Jour/Mois/Année/Heure) Total en heures: ……………………………………………….. FRAIS Voyage: Avion: …………………………………………… Train: …………………………………….……… Voiture (gare la plus proche) ……………………. Transport public: ………………………………… Hébergement: ………………………………………………… (nombre de nuitées X prix par nuitée) Divers: ……………………………………………………………………………… (sur la base de reçus) SIGNATURE: ……………………………………………………………………………….. A compléter par le Secrétariat: Taux de change: ………………………….. Total (€)