Actualités Avec DATAMED, le laboratoire de l’Institut Central des Hôpitaux du Valais et Riviera Chablais en Suisse déploie la prescription électronique pour les cliniciens hospitaliers et les médecins de ville Josiane COTTER, Coordinatrice et responsable projets labo-informatique du laboratoire de l’Institut, nous présente la solution mise en œuvre. A ctualités Spectra Biologie : Pouvez-vous nous présenter votre laboratoire ? Josiane COTTER, Coordinatrice et responsable projets labo-informatique, Hôpital du Valais : Notre laboratoire fait partie d’un pôle d’activité transversal de l’Hôpital du Valais, l’Institut Central des Hôpitaux. Il comporte 9 sites, tous situés en milieu hospiJosiane COTTER Coordinatrice et talier, répartis sur deux responsable projets labo-informatique cantons, le Valais et une partie du canton de Vaud. Nous traitons l’activité biologique de trois hôpitaux publics et nous gérons les prescriptions de plusieurs cliniques, soit une quinzaine d’établissements au total. 15 % de notre activité provient aussi de prescriptions de nombreux médecins de ville installés à proximité de nos sites. Spectra Biologie : Pourquoi êtes-vous implantés sur 9 sites ? Josiane COTTER : Nous avons centralisé à l’Hôpital du Valais, à Sion, un plateau technique polyvalent qui traite la routine et les spécialités de tous les sites en dehors des urgences. Nous maintenons un site dans tous les établissements qui ont une activité d’urgence. Sur certains sites, nous avons un niveau de spécialisation plus élevé, adapté à l’activité particulière de l’établissement où ils sont situés. C’est le cas par exemple de la toxicologie dans un centre psychiatrique. Notre organisation est adaptée à l’activité hospitalière de la région et tient aussi compte du circuit des prélèvements. Par ailleurs, du fait de notre rattachement à deux hôpitaux cantonaux, l’hôpital du Valais et l’hôpital Riviera Chablais qui sera reconstruit avec une activité renforcée en 2019, nous sommes soumis à des règlementations cantonales et fédérales qui nous imposent de respecter certaines obligations, notamment en termes de permanence des soins. 6 Spectra Biologie n° 226 • Décembre 2016 Spectra Biologie : Quel est le volume de votre activité et quel est l’effectif de votre laboratoire ? Josiane COTTER : Les prélèvements proviennent à la fois des services cliniques hospitaliers et des cabinets médicaux, où ils sont réalisés par les médecins avec lesquels nous avons établi un contrat. Nous traitons environ 60 000 dossiers par mois avec un personnel de 120 ETP (Equivalent Temps Plein), composé pour l’essentiel de techniciens et de cadres détenteurs d’un diplôme universitaire (médecin, chimiste ou biologistes) ayant suivi une formation de responsable de laboratoire FAMH (Fédération Analytique Médicale Helvétique). Cette formation FAMH est organisée par domaine (Hématologie, Biochimie, Microbiologie, Immunologie). De plus, pour pouvoir rendre des résultats d’examens d’un domaine et les facturer, nous avons une contrainte légale qui impose, outre un dispositif de contrôle qualité, l’existence d’un poste de responsable FAMH dédié au domaine concerné. Spectra Biologie : Avez-vous suivi une démarche d’accréditation ? Josiane COTTER : Oui, notre laboratoire est certifié ISO/ CEI 17025:2005 et accrédité conformément à la norme ISO 15189:2012. Cette démarche nous a conduit à faite un gros effort d’harmonisation des méthodes et des instruments utilisés sur tous nos sites. C’est d’autant plus important que les patients peuvent être pris en charge successivement sur plusieurs sites d’un même établissement. Spectra Biologie : Quelle est l’architecture de votre système d’information ? Josiane COTTER : Nous utilisons un système d’information commun à l’ensemble des sites avec une base de données unique. Il s’agit de la solution DGLab, déployée en 2013, de la société DATAMED, notre partenaire informatique depuis 1987. L’historique biologique de nos patients est en ligne depuis 2001. Spectra Biologie : Comment avez-vous choisi cette solution ? Josiane COTTER : Nous avons établi un cahier des charges en 2011 et nous avons lancé une consultation ouverte. Nous avons présélectionné trois solutions qui étaient très proches en termes de fonctionnalités. Nous avons choisi DGLab en privilégiant la poursuite de notre relation avec notre fournisseur DATAMED qui avait jusqu’alors accompagné notre croissance. Actualités Publi-reportage A ctualités Hôpital du Valais à Sion (Suisse) Spectra Biologie : Avez-vous régulièrement des contacts avec d’autres utilisateurs de la solution DGLab ? Josiane COTTER : Nous avons tout d’abord les réunions organisées par DATAMED qui nous présente le contenu des versions successives de la solution. Nous échangeons aussi beaucoup directement entre utilisateurs pour partager des paramétrages et nos expériences respectives. Spectra Biologie : Vous bénéficiez d’un service support de la part de DATAMED ? Josiane COTTER : DATAMED fait évoluer DGLab sur un rythme soutenu puisque nous bénéficions de trois nouvelles versions par an. Nous avons accès à un service hot line qui nous a toujours fourni une réponse dans l’heure en cas d’appel urgent. Spectra Biologie : Parmi les points forts de votre solution, vous avez mis en œuvre une prescription connectée sur une large échelle. Pouvez-vous nous faire part de votre expérience ? Josiane COTTER : Nous avons tout d’abord mis en place une prescription connectée avec les médecins de ville. Pour cela, nous utilisons un portail web, DGWeb, sur lequel se connectent les cabinets médicaux. Nous avons choisi une interface proche des feuilles de demandes que nous utilisons dans le circuit de documents au format papier. Cette solution fonctionne depuis 3 ans maintenant. Cela nous permet de gagner du temps au laboratoire lors de la réception des prélèvements. Nous n’avons qu’à vérifier la prescription et faire l’acquittement de la demande pour lancer la mise en production. En Suisse, le laboratoire est rétribué d’une somme forfaitaire de 24 CHF pour le traitement administratif de chaque dossier pris en charge. Lorsque la prescription est dématérialisée, nous rétrocédons une partie de ce montant au médecin prescripteur. La prochaine évolution de cette prescription sera de mettre en place une interface directe avec les logiciels qui équipent les cabinets médicaux. Nous commençons avec l’un d’eux sous la forme d’un lien URL qui donne un accès contextuel à DGWeb. Spectra Biologie : Par cette prescription électronique, recevez-vous des informations cliniques ? Josiane COTTER : Les médecins remplissent des champs prévus à cet effet : pathologie, traitement, poids et taille du patient et remarques éventuelles. Ces informations s’intègrent directement au laboratoire dans le dossier biologique du patient. Elles sont disponibles notamment lors de la phase de validation et d’interprétation des résultats. Nous avons aussi des algorithmes disponibles qui, en fonction du contenu de la prescription, demandent au médecin de saisir des informations complémentaires nécessaires au laboratoire. Par exemple pour la coagulation, une fenêtre s’ouvre pour saisir les données spécifiques au traitement anticoagulant pris par le patient. Spectra Biologie : L’outil permet-il aux médecins d’avoir des renseignements sur les conditions de prélèvement des échantillons ? Josiane COTTER : Oui, Vademecum, notre catalogue de prélèvements, est intégré à DGWeb de sorte que les informations nécessaires au prélèvement s’affichent lorsque la souris pointe sur le code de prescription de l’examen. Spectra Biologie : Comment identifiez-vous le patient dans ce circuit de prescription avec les médecins de ville ? Josiane COTTER : Si le patient est déjà connu du laboratoire, le médecin peut directement le sélectionner pour ensuite créer une prescription qui lui est associée. Du fait Spectra Biologie n° 226 • Décembre 2016 7 Actualités Publi-reportage de notre large implantation sur notre territoire, et notamment de notre connexion en temps réel avec les bases d’identité des hôpitaux du secteur, c’est le cas d’une majorité de patients. Si le patient n’est pas trouvé, le médecin peut renseigner ses traits d’identité et le laboratoire appliquera alors une procédure particulière consistant à effectuer une nouvelle recherche d’identité avant de le créer définitivement. Cette procédure utilise une fonctionnalité de DGLab qui recherche et établit une liste de tous les patients connus comportant des similitudes avec cette nouvelle identité proposée. Parmi le personnel du laboratoire, 5 personnes sont habilitées pour prendre la décision d’affecter la prescription à un patient connu ou de créer un nouveau patient. Elles ont aussi accès à une base de données externe qui permet de consulter les identités et les adresses de la population vivant en Suisse. A ctualités Spectra Biologie : Vous avez aussi mis en place une prescription électronique avec les services hospitaliers ? Josiane COTTER : Oui, sous deux formes. Depuis un an, nous déployons une prescription de biologie médicale à partir du dossier patient de l’hôpital du Valais, avec le même type d’intégration via un lien URL sur notre serveur de prescription DGWeb. La particularité intra hospitalière est la production d’étiquettes de laboratoire. Les soignants peuvent ainsi étiqueter les échantillons dès le prélèvement. Avec l’hôpital Riviera Chablais, nous avons fait un autre choix, celui d’utiliser un module fonctionnel du dossier patient de l’établissement pour réaliser la prescription biologique. Le DPI (dossier patient informatisé) est donc interfacé avec DGLab par un échange de données. Nous devons périodiquement assurer la concordance de nos dictionnaires. Pour l’instant, ce travail est réalisé manuellement deux fois par mois. 8 chaque patient hospitalisé au CH du Valais, nous transmettons de l’hôpital vers INFOMED un récapitulatif biologique de séjour au format PDF. Ils comportent la liste des examens réalisés durant le séjour, les résultats obtenus à l’admission du patient, les derniers résultats avant sa sortie et les valeurs maximales et minimales constatées durant l’hospitalisation. Ces éléments paraissent satisfaire pleinement les médecins de ville qui ont accès à INFOMED. L’accès direct du patient à INFOMED n’est pas encore autorisé pour des raisons de sécurité informatique. Nous avons été sollicités pour travailler sur l’alimentation d’INFOMED avec des documents structurés au format HL7 CDA niveau 3. Un modèle unique doit être défini au niveau de la Confédération pour utiliser les nomenclatures disponibles, notamment LOINC et SNOMED CT. Nous avons sollicité DATAMED pour réaliser ensemble ce projet. D’autre part, toujours dans le même format HL7 CDA niveau 3, nous devons prochainement dématérialiser les déclarations d’infectiologie. Nous sommes en cours de tests avec un modèle unique de document qui a été établi au niveau fédéral. Spectra Biologie : La Suisse est un pays multilingue. Vous devez donc avoir une solution adaptée ? Josiane COTTER : DGLab est une solution bilingue, français et allemand, ce qui correspond au recrutement de notre patientèle, le canton du Valais étant bilingue et le canton de Vaud francophone. Les outils internes au laboratoire sont paramétrés dans la langue de l’utilisateur et le compte-rendu est produit dans la langue du prescripteur et du patient. Dans la base du dictionnaire, à chaque code est associé deux libellés, un dans chaque langue. Spectra Biologie : Quelles évolutions allez-vous prochainement mettre en œuvre ? Josiane COTTER : Nous avons fait l’acquisition d’une solution de type BI (Business Intelligence) fournie par DATAMED. Il s’agit d’un outil adapté à notre domaine avec une interface compréhensible par les gens du métier de la biologie. Nous allons pouvoir l’utiliser au service de notre relation avec les prescripteurs en disposant de tableaux de bord d’activité personnalisés. Plus globalement, nous disposerons d’un outil statistique très ouvert et puissant pour réaliser tout type d’étude destinée à mesurer et piloter la gestion de notre laboratoire. Spectra Biologie : Comment transmettez-vous les résultats aux prescripteurs ? Josiane COTTER : Ils sont mis à disposition des prescripteurs via la solution DGWeb qui fait aussi fonction de serveur de résultats dématérialisés. Nous alimentons aussi plusieurs dossiers patients informatisés (DPI) hospitaliers, publics ou privés, par des liaisons HL7. Avec DATAMED, nous avons élaboré des outils qui permettent d’alimenter les différents DPI en fonction des besoins de leurs utilisateurs. C’est très modulable. Par exemple, les résultats sont transmis au fil de l’eau dès validation du laboratoire vers les DPI hospitaliers, à la clôture d’un domaine biologique (hématologie par exemple), avec tout ce qui est disponible à ce moment-là vers les logiciels de cabinets médicaux privés, etc. Lors du dernier envoi, on joint systématiquement un compte-rendu global au format PDF qui constitue le document de référence pour le laboratoire. Ces dispositions font partie des conventions signées entre le laboratoire et ses correspondants. • Contact laboratoire : Josiane COTTER - [email protected] Hôpital du Valais - Institut Central des Hôpitaux Av. Grand-Champsec 86, 1950 Sion (Suisse) www.hopitalvs.ch Spectra Biologie : Votre laboratoire doit-il communiquer avec des solutions de partage d’information médicale au niveau d’un territoire ? Josiane COTTER : Nous alimentons INFOMED, un entrepôt régional de résultats au niveau du canton du Valais. Pour • Contact DATAMED : Stephan THOMMEN - [email protected] www.datamed.ch Spectra Biologie n° 226 • Décembre 2016