Guide technique de l’appel à projets CSP 2013 Maquette : 130M€ dont 65M€ de FSE (taux intervention 50%) Dépôt : 04/03/2013 Période d’engagement : 01/01/2013 au 31/12/2013 (éventuelle ré-ouverture par voie d’avenant) Période d’éligibilité des dépenses : 01/01/2013 au 31/12/2015 Publics concernés Les demandeurs d’emploi inscrits dans les dispositifs CSP (éventuellement les CRP/CTP tardifs) ex salariés, licenciés pour motif économique d’entreprises établies en métropole. Critères d’éligibilité et dépenses Le financement par le FPSPP, avec le soutien du FSE, s’interrompt à l’échéance du dispositif CSP, CRP ou CTP. Le financement est donc limité à 12 mois contre 18 mois dans les précédents appels à projets. Seule la prise en charge du FPSPP/FSE est limitée. Postes de dépenses éligibles - dépenses liées aux participants : coûts pédagogiques dont évaluations préformatives (les évaluations préformatives non suivies de formation ne sont pas éligibles); - dépenses liées à la mise en œuvre de l’opération : dépenses directes de personnel, dépenses directes de fonctionnement, prestations externes. Modalités d’intervention financières du FPSPP et du FSE La participation du FPSPP/FSE sera établie sur les dépenses prises en charge par le porteur, déduction faite de toutes les autres ressources mobilisées. Pour les actions de formation, dans la limite maximale d’un coût horaire de 15€ par année d’engagement. Le respect du coût horaire moyen de 15€ sera vérifié à l’issue du bilan final de l’opération pluriannuelle. Pour les actions liées à la mise en œuvre de l’opération, participation du FPSPP/FSE plafonnée à 5.65% des dépenses liées aux participants retenues : - 3.5% de gestion administrative sur la base du montant retenu après contrôle ; - 1.4% d’information générale et de sensibilisation sur la base du montant conventionné ; - 0.75% les frais d’ingénierie sur la base du montant conventionné. Modalités de suivi En vue de piloter l’annexe financière de la Convention cadre, deux modalités de suivi ont été retenues par les partenaires sociaux : - une enquête mensuelle (calendrier conforme à celui de la DGEFP) : montant total engagé, nombre d’heures totales engagées, nombre de participants engagés. Ces données sont à décliner régionalement (cette enquête est provisoire, l’extranet DGEFP sera utilisé dès que possible) ; - une enquête annuelle déclinée en deux temps : Guide technique de l’appel à projets CSP - Service Projets / JS-AB / Février 2013 o sur les engagements au 09/02/N+1 : indicateurs identiques aux précédents AAP; FOCUS : le FPSPP consolidera l’outil de suivi (complétude et cohérence des données ; ex. éligibilité publics, période engagement…) pour déterminer le montant définitif des engagements pris en année N afin de procéder à la levée de condition suspensives et dans un second temps à l’exploitation des données dans le cadre des rapports d’activité du FPSPP. o sur les actions effectuées au moment du bilan annuel : indicateurs identiques aux précédents AAP. FOCUS : le FPSPP consolidera l’outil de suivi (complétude et cohérence des données ; ex. vérification que les dépenses sont rattachées à la bonne année engagement, période d’éligibilité des dépenses…) Bilan annuel Le bilan porte sur les acquittements effectués entre le 01/01/2013 et le 31/12/2015 liés aux actions de formation engagées en 2013, comme suit : 1ère tranche annuelle : du 01/01/2013 au 31/03/2014 ; 2ème tranche annuelle : du 01/04/2014 au 31/03/2015 ; 3ème tranche annuelle : du 01/04/2015 au 31/12/2015. Cela permet ainsi de simplifier la gestion en évitant les difficultés liées aux acquittements tardifs et aux formations à cheval. Le bilan comporte également une partie qualitative décrivant les actions réalisées, les modalités de mise en œuvre et expliquant les écarts avec ce qui a été conventionné. L’outil de suivi, pour la partie dédiée aux actions effectuées, est annexé au bilan (voir ci-dessus). FOCUS : le FPSPP consolidera le bilan en termes d’indicateurs et de montants sur la base de l’outil de suivi. Modalité de contrôles Sur la base de la partie qualitative, le FPSPP détermine le périmètre de l’opération réalisée et rattachera les dépenses afférentes à ce dernier. La réalité des dépenses, déclarées dans le bilan et dans l’outil de suivi pour les dépenses liées aux participants, sont vérifiées sur la base de pièces. Certaines dépenses liées à la mise en œuvre peuvent être vérifiées de manière exhaustive ou sur échantillon, selon leur volumétrie, alors que celles liées aux participants sont échantillonnées de façon aléatoire et statistique. Pour les actions de formation, les pièces attendues sont : - la demande de gestion, - la fiche instruction signée, visant à vérifier l’effectivité de l’adhésion au dispositif. L’éligibilité du demandeur d’emploi incombe à Pôle Emploi. Le FPSPP exigera lors du CSF, une copie de la fiche d’instruction signée sur les dossiers échantillonnés. Les fiches d’instruction originales sont à conserver par le porteur de projets. - la convention ou contrat de prestation de service entre l’organisme de formation et l’OPCA, et ses éventuels avenants, - les factures acquittées (ou toute autre preuve d’acquittement de la dépense), - les feuilles d’émargement (dans l’attente du rapport d’audit de la Commission Européenne). En cas de FOAD, elles pourront être remplacées par une attestation de suivi de la formation basée sur toutes preuves relatives à la réalité de la formation. Pour les actions liées à la mise en œuvre de l’opération, les pièces attendues sont : - pour les dépenses directes de personnels : Guide technique de l’appel à projets CSP - Service Projets / JS-AB / Février 2013 2 o o tout document attestant du salaire annuel chargé (bulletins de salaires et/ou livre de paie et/ou DADS) et de son acquittement ; FOCUS : Si des primes sont valorisées, il convient de justifier leur caractère conventionnel. A défaut elles seront rejetées. une fiche de suivi des temps (période journalière ou hebdomadaire, les jours et heures concernés, la tâche accomplie et, si personne est mobilisée sur plusieurs missions, préciser s’il s’agit d’ingénierie, de communication ou de tâches administratives). FOCUS : Cette fiche devra être signée du salarié et du responsable hiérarchique. La date de signature doit être antérieure à la date de remise du bilan. Si le temps valorisé se rapporte à des réunions, il conviendra de présenter des feuilles d’émargement et/ou comptes rendus. - pour les dépenses directes de fonctionnement : o factures acquittées (ou toute autre preuve d’acquittement de la dépense) o si achat de biens et services : preuve de la mise en concurrence FOCUS : Pour les dépenses de personnels en région, les pièces attendues sont identiques aux dépenses directes de personnel, accompagnant les factures acquittées de la délégation à destination du siège. - pour les dépenses directes de prestation : o factures acquittées (ou toute autre preuve d’acquittement de la dépense) ; o preuve de mise en concurrence. Mise en concurrence : Lorsque des achats de biens et services doivent être effectués par le bénéficiaire pour les besoins de la réalisation de l’opération et constituent des dépenses figurant dans une rubrique de coûts directs éligibles du budget prévisionnel, le bénéficiaire est tenu d’effectuer une mise en concurrence des candidats potentiels et de sélectionner l’offre économiquement la plus avantageuse, c’est-à-dire celle qui présente le meilleur rapport coût/avantage, dans le respect des principes de transparence, d’égalité de traitement des contractants potentiels et en veillant à l’absence de conflit d’intérêts. Acquittement (cf. instruction DGEFP n°2012-11 du 29 juin 2012): L’acquittement d’une dépense est justifié selon l’une des modalités suivantes : - relevé bancaire faisant apparaître le mouvement financier et les informations permettant d’identifier la dépense déclarée ; - mention de l’encaissement portée par le fournisseur sur la facture ; - visa de la liste des pièces comptables, établi par le commissaire aux comptes et concernant spécifiquement les dépenses déclarées au titre de l’opération cofinancée ; Le visa du commissaire aux comptes ne vaut preuve d’acquittement de la dépense que s’il se prononce sur le décaissement des dépenses correspondant aux pièces comptables mentionnées dans cette liste. L’attestation doit ainsi faire état de l’acquittement des dépenses et pas seulement de leur engagement comptable. L’acquittement des charges salariales et patronales intégrées aux dépenses de rémunération déclarées dans le bilan est justifié : - par le visa de l’acquittement des dépenses du bilan établi par le commissaire aux comptes ; - à défaut, par les attestations établies par l’URSSAF et les services fiscaux indiquant que la structure bénéficiaire est à jour du paiement de ses cotisations. Si le bénéficiaire n’est pas en capacité de produire les justificatifs attendus, il peut choisir de ne valoriser dans le bilan d’exécution que le salaire net payé au personnel pour l’opération cofinancée. Guide technique de l’appel à projets CSP - Service Projets / JS-AB / Février 2013 3 Paiements - Avance : après signature de la convention avec le FPSPP, possibilité d’un paiement pouvant aller jusqu’à 20% de la part FSE conventionnée et 70% de la part FPSPP conventionnée. Les pièces à communiquer sont un courrier de demande signé paritairement et une attestation de démarrage de l’opération ou l’outil de suivi. - Acompte : après contrôle de service fait du bilan intermédiaire et validation des résultats, le FPSPP met en paiement la part FPSPP et FSE. - Solde clôturant une tranche ou solde final : après contrôle de service fait du bilan annuel et validation des résultats, le FPSPP met en paiement la part FPSPP et FSE. Obligations - Publicité : Toute communication ou publication du bénéficiaire concernant l’opération, y compris lors d’une conférence ou d’un séminaire, doit mentionner la participation du Fonds social européen et du FPSPP. Le bénéficiaire s’engage à indiquer la participation financière du FSE et du FPSPP aux cofinanceurs nationaux de l’opération, à tous les organismes associés à sa mise en œuvre, au public concerné et aux participants à l’opération. Le bénéficiaire s’engage ainsi à mentionner le soutien financier du FSE et du FPSPP et à apposer les logos sur l’ensemble des documents relatifs à l’opération. La preuve de cette publicité pourra être demandée lors de tout contrôle, elle devra être conservée selon les mêmes modalités que les autres preuves de réalisation. La circulaire du Premier ministre du 12 février 2007 prévoit, notamment, que : « A compter du 1er janvier 2007, pour tous les projets dont la participation publique totale excède 500 000 euros […], l'autorité de gestion devra s'assurer, avant le versement du solde de la subvention, de la mise en place par le maître d'ouvrage d'une signalisation permanente du cofinancement communautaire. Une photo fournie par l’organisme bénéficiaire attestant de la publicité européenne ou toute autre preuve devra figurer dans le dossier soumis au contrôle du service fait.» - Archivage : Toutes les pièces des opérations conventionnées relevant de l’annexe financière 2013 doivent être conservées jusqu’en 2021. - Traçabilité : La traçabilité consiste en la capacité à remonter à l’origine de l’ensemble des dépenses, depuis la phase de conventionnement jusqu’à l’acquittement du porteur en passant par les coûts relatifs à chaque participant. Il s’agit de : - traçabilité de l'action : elle est garantie par la détermination et la justification d'indicateurs et par la mise en place de documents de suivi ; - traçabilité des dépenses : elle est garantie par la tenue d'une comptabilité séparée de l'opération, d'une codification comptable adéquate ou d'un système extracomptable par enliassement des pièces justificatives ; - traçabilité des ressources : elle est garantie par l'obtention de certificats des cofinancements. Les dépenses et les ressources doivent pouvoir être liées dans le système d’information du porteur. Evaluation et Capitalisation Le FPSPP souhaite s’engager davantage sur ces problématiques. Les porteurs seront tenus de communiquer leurs productions dans l’optique de valoriser et de partager ces productions et les bonnes pratiques mises en place au sein des OPCA. Guide technique de l’appel à projets CSP - Service Projets / JS-AB / Février 2013 4