Un dossier patient informatisé pour fédérer les acteurs de soins de

Un dossier patient informatisé
pour fédérer les acteurs de soins
de santé
L’implémentation du dossier patient informatisé de Polymedis au
sein de l’hôpital Sankt-Nikolaus d’Eupen est un projet ambitieux qui
allie une stratégie de coopération et de gestion entre les nombreux
services hospitaliers spécialisés offerts par l’institution, et une
stratégie de services aux patients, en collaboration avec les autres
acteurs de soins tels que les médecins généralistes ou les prestataires
paramédicaux. Tant l’ampleur que la cohérence du projet supposent
une intégration, une interopérabilité et une ergonomie parfaites de
la suite logicielle, de façon à ce qu’elle soutienne efficacement la
coordination des services médicaux, techniques et administratifs
intra muros et facilite l’implication des acteurs extra muros. Pour
comprendre les différents enjeux qui sous-tendent cette entreprise
majeure, Healthcare Executive a interviewé Mr Danny Havenith
(Directeur général), le Dr Guido Klinkenberg (Médecin chef) et le
Dr Michel Legrand (chargé de l’implémentation du projet).
HEC164F_2011
Danny Havenith (Directeur général Sankt-Nikolaus Eupen)
Guido Klinkenberg (Médecin chef Sankt-Nikolaus Eupen)
Michel Legrand (responsable de l’implémentation du projet)
Afin de saisir la stratégie sous-jacente à
l’introduction du dossier patient informatisé, il faut avoir une vue globale de
l’institution, de ses missions et de sa zone
d’activité. «Sankt-Nikolaus, explique Mr
Havenith, le directeur général de l’institution, est un hôpital régional de 200 lits
dont la mission de base est d’assurer les
soins de santé en langue allemande, avec
une patientèle constituée de 60% de germanophones et de 40% de francophones.
Concrètement, notre équipe de collaborateurs (médecins, infirmières, assistantes psychosociales) est bilingue, voire
trilingue. Nous avions donc besoin d’une
solution informatique spécifique pour le
dossier patient. Il y a 2 ans nous avons décidé – le conseil médical, l’équipe infirmière
et l’administration – d’implanter un dossier
patient qui soit composé d’un dossier infirmier et d’un dossier médical avec, comme
condition sine qua non, qu’il produise une
relation fiable à l’inventairisation de toutes
les données RCM. Pour ce faire, nous avons
fait appel à une société externe pour développer un cahier des charges et lancer un
appel d’offres. C’est ainsi que nous avons
fait la connaissance de la société Polymedis,
dont les solutions présentaient l’avantage
de jumeler les différents aspects que
nous souhaitions voir pris en charge. La
solution complète du dossier patient
informatisé (H+Med, H+Nurse, H+Drug,
H+Result, H+Score) s’implémentait alors
dans 2 autres institutions, aussi avons-nous
phasé le projet en 2 étapes: 1) l’achat du
dossier infirmier, son introduction et la
mise en place des phases préparatoire; puis
2) sur base de l’expérience positive de ces
institutions, l’acquisition du dossier médical (H+Med).»
Un dossier patient
informatisé composé d’un
dossier médical et d’un
dossier infirmier avec une
relation fiable
à l’inventairisation des
données RCM.
Il faut voir, insiste Mr Havenith, que «bien
que notre institution soit petite, notre
souci est de proposer une offre de services
de soins de santé en langue allemande
aussi vaste que possible. Aussi disposonsnous d’une offre de disciplines gigantesque (cardiologie, gériatrie, endoscopie, endocrinologie, néphrologie, ORL,
oncologie, orthopédie, maternité, pédiatrie, chirurgie, sans compter les services
médico-techniques ou encore la physiothérapie): les programmes informatiques
doivent soutenir cette diversité, car nous
ne pouvons nous permettre d’acquérir un
module pour chaque service. Avec la suite
logicielle de Polymedis, nous n’avions pas
cette contrainte.»
A cet égard, souligne le Dr Klinkenberg,
le directeur médical de l’hôpital, «les
tentatives antérieures d’informatisation
étaient ponctuelles et spécialisées. Nous
avions différents systèmes, situés dans
différents services, et dont les dossiers ne
communiquaient pas. Ils n’étaient donc
pas utilisables à l’échelle de l’hôpital, ne
répondaient pas aux besoins de l’institution en tant que telle ni même aux aspects
légaux du dossier informatisé. Une informatisation radicale, de grande ampleur,
de l’institution et non plus des services,
s’imposait donc pour avoir toute l’efficience requise».
«Afin de motiver les médecins à s’impliquer dans cette entreprise majeure, précise
Mr Havenith, l’hôpital a pris l’intégralité
des investissements en charge, mais nous
encourageons également ces derniers à
utiliser les mêmes logiciels dans leur cabinet privé. Nous mettons d’ailleurs nos services à disposition pour l’achat de pc, de
softwares, de même que nous autorisons la
connexion au réseau».
«Le but, ajoute le Dr Klinkenberg, est que
la formule devienne incontournable, de
sorte que les médecins généralistes s’y
connectent également, ce qui ne devrait
pas poser de problème dès lors que le
dossier patient est fonctionnel et facile à
maîtriser. Dans une région rurale comme
la nôtre, il importe de fédérer les différents
acteurs de soins autour du patient, aussi
comptons-nous rendre accessible une
partie du dossier patient informatisé
aux services psycho-sociaux ainsi qu’au
personnel paramédical (kinésithérapeutes,
logopèdes), ce qui est possible via H+Nurse.
La prise en charge des patients en sera
meilleure».
Le partage du dossier
patient informatisé pour
gagner en efficience
communicationnelle et en
efficience de gestion via les
différents modules liés au
RCM (H+ Med) et fédérer les
prestataires de soins
(H+ Nurse).
«En interne, note le Dr Legrand, responsable du projet, le partage du dossier
médical (H+Med) permet de gagner en
efficience communicationnelle dans les
services et entre eux: les médecins sont heureux de disposer de toutes les informations
dans une seule suite logicielle. On gagne
aussi en efficience sur le plan de la gestion,
en particulier pour le remplissage du RCM.
Le logiciel offre des feedbacks rapides qui
permettent aux médecins de réagir promptement, par exemple avec les modules qui
évaluent la valeur des scores et des durées
de séjour ou encore via le système d’alertes
disponible dans la dernière version du logiciel qui signale un code ICD “suspect”. De
la même manière, le dossier infirmier facilite le suivi des patients, qu’il s’agisse des
déplacements ou transferts inter-services
ou plus simplement de l’administration des
médicaments. La transparence des processus se fait via des modules très visuels,
intuitifs, pédagogiques.»
Importante économiquement, cette fédération des métiers autour du dossier
patient informatisé, l’est aussi pour l’implication de tous à la vie de l’institution.
«La discipline, l’esprit de communauté,
l’implication autour de ce projet sont
exemplaires dans l’institution», affirme
Mr Havenith. L’hôpital Sankt-Nikolaus a
consenti de gros efforts pour accompagner le personnel dans le changement:
«Le Dr Legrand a été engagé part-time
pour implémenter le projet avec les
médecins et les infirmières; nous avons
libéré une personne à temps plein pour
les aspects relatifs à l’opérationnel et
à la formation, et dégagé un mi-temps
informaticien pour gérer le hardware/
software».
L’implémentation du dossier patient informatisé de Polymedis est prévue sur
une durée d’un peu plus d’un an. Elle a
débuté, explique le Dr Legrand, «par
la chirurgie et le bloc opératoire et le
médico-technique (avant l’été), pour se
poursuivre avec tous les services cliniques
(opérationnels pour le 15 décembre) et
s’achever avec les services paramédicaux
(en janvier/février 2012). Pour l’accompagner au mieux, le personnel est formé
on the job, dans les services et les stations
afin de lever l’appréhension liée à l’introduction des logiciels et d’insérer ceux-ci
immédiatement dans la pratique quotidienne». «C’est d’autant plus important, précise le Dr Klinkenberg, que nous
constatons un déficit à la formation des
infirmiers et des médecins: les fournisseurs de l’information, des données RCM
notamment, n’y ont jamais été formés
durant leurs études. De ce point de vue,
la convivialité et la maniabilité de la suite
logicielle ont été des arguments déterminants».
Pour pallier ce déficit de formation et
dans la lignée de sa stratégie d’implication
de tous les acteurs régionaux de la
santé autour du patient, intra et extra
muros, l’hôpital Sankt-Nikolaus mettra
à disposition de l’Ecole d’Infirmières
d’Eupen l’installation test de H+Nurse,
avec données anonymisées. Une manière
de fédérer, autour du dossier patient
informatisé de l’hôpital, les dynamismes
futurs de la région germanophone!