FICHE DE POSTE – Assistante médico
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Assistante Médico-Administrative GROUPE HOSPITALIER : HOPITAUX UNIVERSITAIRES PARIS-SEINE-SAINT DENIS (HUPSSD) POLE : ACTIVITES CANCEROLOGIQUES SPECIALISEES (ACS) / ICARE ETABLISSEMENT(S) : HOPITAL AVICENNE / HOPITAL RENE MURET SERVICE : ONCOGERIATRIE / UNITE DE COORDINATION EN ONCOGERIATRIE (UCOG93)/ MEDECINE GERIATRIQUE ADRESSE(S) : 125 rue de Stalingrad 93000 Bobigny / Avenue du Docteur Schaeffner 93270 Sevran PERSONNE A CONTACTER : 01.41.52.57.34 DATE DE MISE A JOUR 5/1/2017 POSTE VACANT A COMPTER DU 1/3/2017 INTITULE DU POSTE SECRETAIRE MEDICALE METIER GESTION MEDICO-ADMINISTRATIVE ET TRAITEMENT DE L’INFORMATION MEDICALE CODE METIER 40L20 GRADE ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE STRUCTURE POLE ACTIVITES CANCEROLOGIQUES SPECIALISEES (ACS) Le Pôle ACS se compose sur l’hôpital Avicenne des services suivants : Chirurgie Thoracique et Vasculaire, Dermatologie, Explorations Fonctionnelles, Hématologie, Oncogériatrie, Oncologie, Médecine du sport et Pneumologie. Avec Jean verdier, les services suivants sont proposés : Endoscopie Hépato-Gastro, Explorations Fonctionnelles, Hépato-Gastroentérologie. Trois équipes mobiles de soins palliatifs sur chacun des sites du GH. POLE ICARE Le Pôle ICARE se compose sur l’hôpital Avicenne des services suivants : Médecine Interne et Aval des Urgences, Rhumatologie, Maladies infectieuses et tropicales. Sur l’hôpital Jean Verdier, les services suivants sont proposés : Médecine Interne et Aval des Urgences. Sur l’hôpital René Muret, les services suivants sont proposés : SSR Médecine Physique et de Réadaptation, SSR gériatrique, SLD, Polycliniques médicales, HDJ Gériatrie. SERVICE Le service d’Oncogériatrie, bi-site Avicenne – René Muret, est composé de : er • Un secteur d’hospitalisation complète (court séjour) de 8 lits situé au 1 étage du bâtiment Larrey sur l’Hôpital Avicenne. ème • Un secteur d’hospitalisation complète (soins de suite) de 15 lits situé au 2 étage du bâtiment Galien sur l’Hôpital René Muret • Une Unité de Coordination en Onco-Gériatrie (UCOG) situé au rez de chaussé du bâtiment Madeleine Brès sur l’Hôpital René Muret Le service de médecine gériatrique, sur le site René Muret est composé de : • Un secteur d’hospitalisation complète (soins de suite) de 37 lits situé au 2ème étage du bâtiment Galien COMPOSITION DE L’EQUIPE PERSONNEL MEDICAL (13.5) • 1 Chef de service (PH) • 2.5 Praticiens Hospitaliers • 1 Pharmacien • 2 Praticiens Attachés • 3 internes • 4 étudiants DRH AP-HP – Octobre 2016 PERSONNEL PARAMEDICAL (5) • 1 Cadre de santé paramédical • 2 secrétaires médicales • 3 secrétaires hospitalières LIAISONS HIERARCHIQUE DIRECT • • • Mme Sarah LESAGE, cadre de santé Mme Elsa OLIVIERI, cadre paramédicale de pôle Mme Corinne VILAIN, cadre administrative de pôle 01.41.52.57.97 01.48.95.51.22 01.48.95.55.55 dect 5.23.14 [email protected] [email protected] [email protected] FONCTIONNELLES • • • • • • Chef de Pôle Chef de Service Personnel médical et paramédical du service et du pôle Personnel des différents services cliniques Personnel du plateau médico-technique Personnel administratif, technique et biomédical ACTIVITES MISSIONS GENERALES • • • • • Assurer la continuité du fonctionnement du secrétariat médical en collaboration avec l’équipe médicale et paramédicale du service. Planifier les activités (agenda des consultations, admissions, etc.) Accueillir et renseigner les patients et leurs familles Saisir et classer les informations relatives au dossier patient Gérer et organiser l’enseignement universitaire MISSIONS PERMANENTES • Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des étudiants • Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité • Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions…) • Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation) • Suivi et aide à la réalisation de documents relatifs à l’activité du service (statistiques) • Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) • Tenue à jour du dossier patient • Organisation et diffusion de la présence médicale (tableaux de service, permanences médicales) • Accueil et gestion des étudiants en médecine (internes et externes) • Organisation des staffs hebdomadaires • Organisation de l’enseignement universitaire (UFR Paris 13) : Préinscription, sélection, confirmation en lien avec la faculté, accueil des étudiants, surveillance examen, organisation du planning des enseignements à la faculté, lien avec les intervenants o DU Personnes Agées et Cancer o DU Personnes Agées – Réseaux de soins et prise en charge institutionnelle et ambulatoire (gérontologie) • Mise à jour du site internet UCOG93. MISSIONS SPECIFIQUES • Secrétariat du Chef de Service • Communication du dossier médical dans le respect de la réglementation • Commande du matériel de bureautique • Collaboration avec les secrétaires hospitalières • Collaboration avec la faculté QUOTITE DE TRAVAIL 100% 35 heures par semaine Amplitude de 7h36 si mutation APHP ou Amplitude de 7h30 de rigueur HORAIRES DE TRAVAIL Du lundi au vendredi de 9h30 à 17h06 ou de 10h00 à 17h36 Secrétariat fermé les week-ends et jours fériés. 30 mn pause déjeuner DRH AP-HP – Octobre 2016 COMPETENCES REQUISES SAVOIR FAIRE REQUIS • • • • • • • • • • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, Identifier les informations communicables à autrui dans le respect du secret professionnel Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers Hiérarchiser les activités de secrétariat CONNAISSANCES ASSOCIEES • • • • • • • • Outils bureautiques : Word, Excel, Access, Powerpoint Logiciels métiers : Orbis, Agenda, GDM, CHIMIO Internet, intranet Outlook Organisation et fonctionnement interne de l’établissement Droit des usagers du système de santé Réglementation des archives Vocabulaire médical PRE-REQUIS BAC sciences médico-sociales BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL Formation à la protection incendie Formation à la prévention des risques TMS Formation à la gestion du stress FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE Oui Non Si Oui, précisez GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP Oui Non SURVEILLANCE MEDICALE « Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé ». « Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer ». EVOLUTIONS POSSIBLES DU METIER ET DE SON ENVIRONNEMENT EVOLUTIONS POSSIBLES VERS D’AUTRES METIERS Assistante médico-administrative classe supérieure Assistante médico-admnistrative classe exceptionnelle Adjoint des cadres hospitaliers PASSERELLES Technicien de l’information médicale Archiviste Encadrant archives DRH AP-HP – Octobre 2016
